GIÁO TRÌNH QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Văn Thâm,Soạn thảo xử lí văn quản lí nhà nước (TB lần 3), NXB Chính trị Quốc gia, H., 2003 Lê Văn In, Mẫu soạn thảo văn (dùng cho quan quyền địa phương, đơn vị hành nghiệp, tổ chức kinh tế), NXB Chính trị Quốc gia, H., 2003 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Soạn thảo văn công tác văn thư lưu trữ, NXB Lao động xã hội, 2006 Đồng Thị Thanh Phương – Nguyễn Thị Ngọc An, Quản trị hành chánh văn phòng, NXB Thống kê, 2005 NỘI DUNG     ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG HOẠCH ĐỊNH - TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG – NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG CƠNG TÁC VĂN THƯ - LẬP HỒ SƠ CÔNG VIỆC VÀ CÔNG TÁC LƯU TRỮ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN HÀNH CHÍNH MỘT VÀI KHÁI NIỆM CƠ BẢN 1 CHƯƠNG VĂN PHÒNG ĐẠI CƯƠNG VỀ QUẢN TRỊ 1.1 VĂN PHỊNG 1.1.1HÀNH CHÍNH PHỊNG KHÁI NIỆM VĂN VĂN PHỊNG Văn phịng máy điều hành tổng hợp quan, doanh nghiệp; nơi thu thập thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lí; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan tổ chức 1.1.2 CHỨC NĂNG Văn phòng có chức : - Chức tham mưu (văn bản), tổng hợp (thông tin) - Chức hậu cần 1.1.3 NHIỆM VỤ Văn phịng có nhiệm vụ sau : - Hoạch định chương trình tổ chức thực chương trình - Thu thập, xử lí, quản lí sử dụng thơng tin - Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng - Xây dựng, củng cố tổ chức máy văn phòng - Tổ chức giao tiếp, đối nội, đối ngoại - Duy trì hoạt động thường xun liên tục văn phịng - Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lí vật tư tài sản quan 1.1.4 HIỆN ĐẠI HĨA CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Hiện đại hóa cơng tác văn phịng theo hướng : * Văn phịng điện tử * Văn phịng khơng giấy * Văn phịng tự động hóa * Văn phịng kỉ 21 Phương pháp đại hóa : - Tổ chức máy văn phòng tinh gọn, chức - Tin học hóa cơng tác văn phịng, sử dụng mạng nội bộ, mạng LAN (local area network), mạng Internet, mạng WAN (wide area network) - Trang bị thiết bị văn phịng phù hợp (máy tính, máy fax, điện thoại, máy photocoppy, Internet…) - Không ngừng phát triển kĩ thuật nghiệp vụ hành chính… 1.2 QUẢN TRỊ 1.2.1 KHÁI NIỆM Quản trị phối hợp tất tài ngun thơng qua tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo kiểm tra nhằm đạt mục tiêu đề Tài nguyên bao gồm : - Tài nguyên hữu hình : vốn, nhân lực, thơng tin… - Tài ngun vơ hình : trình độ quản lí, … 1.2.2 CHỨC NĂNG - HOẠCH ĐỊNH (PLANNING) Là việc đề mục tiêu cho tương lai lựa chọn giải pháp thích hợp để hồn thành mục tiêu - TỔ CHỨC (ORGANIZING) Bao gồm việc thành lập nên phận quan, doanh nghiệp để đảm nhiệm hoạt động cần thiết xác định mối quan hệ nhiệm vụ, quyền hành trách nhiệm phận - LÃNH ĐẠO (LEADING) Lãnh đạo nhân viên cách phân công nhiệm vụ cụ thể để đạt mục tiêu tổ chức - KIỂM SOÁT (CONTROLLING) Thường xuyên kiểm tra, kịp thời uốn nắn sai lệch so với mục tiêu 1.3 QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHỊNG 1.3.1 KHÁI NIỆM Quản trị hành văn phòng việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa kiểm sốt hoạt động xử lí thơng tin 1.3.2 CHỨC NĂNG - Hoạch định cơng việc hành - Tổ chức cơng việc hành văn phịng - Lãnh đạo cơng việc hành văn phịng - Kiểm sốt cơng việc hành văn phịng - Dịch vụ cơng việc hành văn phịng d PHÂN LOẠI HP ĐỒNG     Có loại : Hợp đồng dân Hợp đồng kinh tế Hợp đồng lao động 1/ HP ĐỒNG DÂN SỰ   Những HĐ nhằm đáp ứng nhu cầu sinh hoạt, tiêu dùng cá nhân hay tập thể cá nhân gọi HĐ dân Bao gồm : – HĐ mua bán tài sản – HĐ vay tài sản – HĐ thuê tài sản – HĐ mượn tài sản - HĐ dịch vụ - HĐ vận chuyển - HĐ gia công - HĐ bảo hiểm - HĐ ủy quyền - HĐ sử dụng đất - HĐ tác phẩm - HĐ chuyển giao công nghệ 2/ HP ĐỒNG KINH TẾ   Là thỏa thuận VB, tài liệu giao dịch bên kí kết việc thực công việc sản xuất, trao đổi hàng hóa, dịch vụ, nghiên cứu, ứng dụng tiến KHKT thỏa thuận khác có mục đích kinh doanh với quy định rõ ràng quyền nghóa vụ bên để xây dựng thực kế hoạch HĐ kinh tế kí kết nhằm mục đích kiếm lời  Bao gồm : – HĐ mua bán hàng hóa – HĐ ủy thác xuất nhập – HĐ vận chuyển hàng hóa – HĐ kinh tế dịch vụ – HĐ giao nhận thầu xây dựng – HĐ gia công đặt hàng – HĐ hợp tác kinh doanh 3/ HP ĐỒNG LAO ĐỘNG  HĐ lao động thỏa thuận người lao động người sử dụng lao động việc làm có trả công, điều kiện lao động, quyền nghóa vụ bên quan hệ lao động; kí kết VB, làm thành bên giữ  Các loại hợp đồng lao động : – Hợp đồng lao động không xác định kì hạn – Hợp đồng lao độngxác định kì hạn - Hợp đồng lao động theo mùa vụ e NỘI DUNG CÁC LOẠI HP ĐỒNG  Nội dung thường có phần : – Phần pháp lí thực tế  Nêu VBQPPL làm sở pháp lí cho HĐ  Nêu thực tế trao đổi chủ thể để thiết lập giao kết có tính chứng pháp lí – Phần xác lập chủ thể giao kết  Nêu bên giao kết, phân định vị trí giao kết  Nêu thông tin liên quan đến chủ thể giao kết (địa chỉ, chức vụ, tài khoản, mã số thuế…) – Phần nội dung thỏa thuận giao kết  Được thể thông qua điều khoản KỸ THUẬT BIÊN TẬP VĂN BẢN Để nâng cao chất lượng văn soạn thảo, việc biên tập văn có vai trò quan trọng 3.1 BIÊN TẬP NỘI DUNG Trước hết cần ý đến việc biên tập nội dung văn Biên tập nội dung văn nhằm giải nhiệm vụ sau :    Đảm bảo cho nội dung văn đạt yêu cầu đề trình điều hành công việc tổ chức, quan Đảm bảo cho văn có kết cấu hợp lí Làm cho nội dung văn diễn tả cách rõ ràng xác  Một số yêu cầu có tính kỹ thuật biên tập : - Làm cho văn rõ ràng cụ thể nội dung - Bảo đảm tính khoa học văn chuẩn bị công bố - Làm cho văn trở nên dễ hiểu với đa số quần chúng nhân dân - Mục tiêu cuối làm cho văn có tính khả thi cao, tránh tình trạng văn bị biến thành giấy tờ vô dụng, làm tăng thêm bệnh quan liêu mà thực tế diễn 3.2 BIÊN TẬP HÌNH THỨC   Thuộc nhiệm vụ có yêu cầu : Bảo đảm cho văn ban hành với thể thức Nhà nứơc quy định Các từ ngữ văn sử dụng phải bảo đảm tính xác, thích hợp với văn hành Câu văn sử dụng với yêu cầu diễn đạt nội dung trình điều hành  Bên cạnh cần ý : Các chữ viết tắt, thuật ngữ khó hiểu cần phải giải nghóa Cần ý văn in mẫu tự, co chữ thích hợp; sửa chữa sai sót cách viết hoa, chữ nước (nếu có)  Biên tập văn công việc quan trọng Người biên tập mặt phải thông thạo nghiệp vụ, đồng thời phải có hiểu biết pháp lí, ngôn ngữ Ở quan lớn, công việc thường giao cho chuyên gia thực trứơc trình cho thủ trưởng kí ban hành ... Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn ngắn hạn quan, doanh nghiệp Chức năng, nhiệm vụ quan, doanh nghiệp Tình hình thực tế giai đoạn xu phát tri? ??n thời đại – – Theo mùa (khô/ mưa…) Theo lễ (Tết/... giải quản lí văn quan , doanh nghiệp 1.2 YÊU CẦU CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ - Nhanh chóng - Chính xác - Bảo mật - Đúng pháp luật 1.3 Ý NGHĨA CỦA CÔNG TÁC VĂN THƯ     Giải công việc quan chế độ, nguyên... đề tên quan, chức danh thủ trưởng quan, dấu mật + Loại khơng bóc bì : Chỉ vào sổ khơng bóc bì, chuyển bì gồm cơng văn gửi Đảng ủy, đồn thể CV ngồi bì có ghi rõ tên người nhận  Bước : Mở phong