TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Chương 4 I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: 1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định. 2. Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán. 3. Chuẩn bị hàng để xuất khẩu. 4. Kiểm tra hàng xuất khẩu. 5. Làm thủ tục hải quan. 6. Thuê phương tiện vận tải. 7. Giao hàng cho người vận tải. 8. Mua bảo hiểm cho hàng hoá. 9. Lập bộ chứng từ thanh toán. 10. Khiếu nại. 11. Thanh lý hợp đồng. 1.1 Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định của nhà nước: - Hàng hoá xuất khẩu phải phù hợp với ngành hàng đăng ký trong giấy phép kinh doanh. - Hàng hoá phải nằm trong danh mục được phép xuất khẩu. - Hàng hoá xuất khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về kiểm dịch động thực vật, vệ sinh, an toàn thực phẩm. - Phải có giấy phép, hạn ngạch, … nếu hàng hoá xuất khẩu nằm trong danh mục yêu cầu. 1.2 Thực hiện những công việc bước đầu của khâu thanh toán: • Nếu thanh toán bằng TT trả trước: - Nhắc nhở đối tác trả tiền trước đúng hạn. - Chờ ngân hàng báo “Có” mới giao hàng. • Nếu thanh toán bằng CAD: - Nhắc nhở đối tác mở tài khoản tín thác đúng hạn. - Liên hệ với ngân hàng để kiểm tra đủ: điều kiện thanh toán, các chứng từ xuất trình, người cấp, số, …mới tiến hành giao hàng. • Nếu thanh toán bằng L/C: - Nhắc người mua mở L/C theo yêu cầu. - Kiểm tra L/C. Nếu phù hợp mới giao hàng. Nếu thanh toán bằng Clean Collection, D/A, D/P thì người bán phải giao hàng rồi mới thực hiện yêu cầu thanh toán. 1.3 Chuẩn bị hàng để xuất khẩu: Đối với những đơn vị xuất khẩu: - Chuẩn bị nguyên nhiên vật liệu để sản xuất hàng theo đúng yêu cầu. - Đóng gói, kẻ, ký mã hiệu theo yêu cầu người mua. Đối với những đơn vị chuyên kinh doanh XNK: - Thu gom hàng hoá đầy đủ theo yêu cầu. - Đầu tư trực tiếp, gia công, đặt hàng, đổi hàng, … 1.4 Kiểm tra hàng xuất khẩu: Đối với cấp cơ sở: - Bộ phận kiểm tra chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp (KCS) chứng nhận, có chữ ký của thủ trưởng đơn vị. - Nếu người mua yêu cầu, có thể mời các cơ quan giám định độc lập kiểm tra: Vinacontrol, Foodcontrol,… Đối với cấp cửa khẩu: - Hải quan thẩm tra lại KQ kiểm tra ở cấp cơ sở. Quy trình giám định hàng hoá: a. Nộp hồ sơ giám định: (giấy yêu cầu, hợp đồng, L/C) b. Cơ quan giám định tại hiện trường: (phân tích mẫu ở phòng TN) c. Cơ quan giám định thông báo kết quả, cấp giấy CN tạm. d. Kiểm tra vệ sinh hầm hàng: (gạo, nông sản, ) e. Giám sát quá trình xuất hàng:(tại Nmáy, kho hàng, hiện trường) f. Cơ quan giám định cấp chứng thư chính thức 1.5 Làm thủ tục hải quan: - Khai và nộp tờ khai hải quan. - Đưa hàng hoá, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định kiểm tra. - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác. 1.6 Thuê phương tiện vận tải: - Người bán phải thuê phương tiện vận tải nếu bán theo điều kiện nhóm C,D. Thuê tàu chợ: - Số lượng hàng không lớn, chủ yếu hàng khô, hàng đã vào bao. - Cước phí, tuyến đường, thời gian quy định trước. - Thủ tục đơn giản, cước phí cao. Thuê tàu chuyến: - Số lượng hàng lớn: ngũ cốc, khoáng sản, phân bón. - Giá cước thấp. - Yêu cầu nghiệp vụ thuê tàu cao. 1.7 Giao hàng cho người vận tải: Giao hàng bằng đường biển (SEA): Nếu người mua thuê phương tiện thì yêu cầu người mua cung cấp: tên, số hiệu, thời gian, địa điểm… phương tiện sẽ đến nhận hàng. - Lập Cargo list  nhận Shipping Order (S/O)  nhận Mate’s Receipt (MR)  đổi Clean Bill of Lading. Giao hàng bằng hàng không (AIR): Hiện nay chủ yếu thông qua các công ty, đại lý, giao nhận vận tải. - Chủ hàng mang hàng ra sân bay: Người giao nhận và nhân viên sân bay tiếp nhận, bốc xếp, cân, kiểm, đóng gói, … - Người giao nhận mang hàng ra sân bay cùng với nhân viên sân bay … Giao hàng bằng đường sắt (Train) Giao hàng cho đường sắt hoặc đăng ký toa xe, bốc hàng lên toa xe, giao cho đường sắt và nhận vận đơn đường sắt. Lưu ý đối với giao hàng bằng đường biển: + Liên hệ với các cơ quan hữu quan để nắm những thông tin về tàu, hàng + Liên hệ với công ty đại lý tàu biển để nắm thông tin về tàu, lấy sơ đồ xếp hàng… + Liên hệ với cảng để: nắm ngày giờ bốc hàng lên tàu; ký các HĐ thuê nhân công, dụng cụ, bốc dỡ + Liên hệ với cơ quan giám định: để lập các biên bản cần thiết + Liên hệ công ty giao nhận: để nắm ngày giờ giao hàng + Liên hệ Hải Quan để làm thủ tục liên quan đến xuất khẩu. + Cung cấp các giấy tờ cần thiết cho các bên liên quan. + Cử người theo dõi để giải quyết những vướng mắc trong quá trình giao nhận hàng hoá + Thu thập các số liệu của mỗi ca giao hàng + Chuẩn bị vận đơn để khi có biên lai thuyền phó sẽ thực hiện ký phát vận đơn. [...]... nại, tổn hại đối phương gây ra cho mình, u cầu giải quyết) - Các chứng từ kèm theo: Hợp đồng, hố đơn thương mại, các thư từ,fax,…giao dịch 2 bên… Khi người mua khiếu nại: - Nghiên cứu hồ sơ tìm phương hướng giải quyết 1.11 Thanh lý hợp đồng: Quyết tốn cơng nợ, thừa-thiếu tiền hàng và các vấn đề khác có liên quan II TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG NHẬP KHẨU: 1 Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định 2 Thực hiện. .. thương mại - Vận đơn sạch - Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF/CIP) - Hố đơn thương mại - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hố - Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hố - Phiếu đóng gói - Giấy kiểm dịch động thực vật (nếu có) Lưu ý: Theo u cầu của L/C, mỗi loại chứng từ sẽ có bao nhiêu bản chính và bản copy 1.10 Khiếu nại: Khi người bán khiếu nại: - Đơn khiếu... thiếu Đối với tổn thất chung: - Văn bản tun bố tổn thất chung của chủ tàu - Bảng tính tốn phân bổ tổn thất chung Đối với tổn thất tồn bộ: - Thư thơng báo của người chun chở về tổn thất tồn bộ - Xác nhận của người chun chở về lơ hàng đã được xếp lên tàu - Thư khiếu nại hãng tàu Gửi hồ sơ trực tiếp đến hãng bảo hiểm hoặc đại lý của bảo hiểm 2.9 Thanh tốn: Thanh tốn bằng L/C: - Nếu bộ chứng từ hồn hảo thì... bán: - Các khiếu nại: Khơng giao hàng, giao hàng chậm, thiếu, phẩm chất hàng khơng đúng, bao bì xấu, ký mã hiệu sai, khơng giao hoặc giao chậm tài liệu kỹ thuật, … - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng, vận đơn, biên bản giám định Khiếu nại người vận tải: - Các khiếu nại: Khơng có tàu, tàu chậm đến, hàng hố bị tổn thất, mất mát, thiếu hụt, kém phẩm chất, … do lỗi của người chun chở - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng. .. lưu ý trong trường hợp người bán mua bảo hiểm hàng hố từng chặng 2.5 Làm thủ tục hải quan: - Khai và nộp tờ khai hải quan nhập khẩu - Đưa hàng hố, phương tiện vận tải đến địa điểm quy định kiểm tra - Nộp thuế và thực hiện các nghĩa vụ tài chính khác 2.6 Nhận hàng: - Ký hợp đồng uỷ thác cho cảng nhận hàng - Trước khi tàu đến, hãng tàu sẽ gửi “giấy báo tàu đến” cho người nhận Người nhận hàng mang theo... CIF/CIP: - Người bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của người mua - Nếu hợp đồng hoặc L/C khơng quy định thì người bán chỉ cần mua theo điều kiện tối thiểu: C Bán hàng theo điều kiện nhóm D: - Người bán mua bảo hiểm vì quyền lợi của mình - lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an tồn cho hàng hố và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất 1.9 Lập bộ chứng từ thanh tốn: Bộ chứng từ thanh tốn: Thường gồm - Hối phiếu thương. .. tải 4 Mua bảo hiểm cho hàng hố 5 Làm thủ tục hải quan 6 Nhận hàng 7 Kiểm tra hàng nhập khẩu 8 Khiếu nại 9 Thanh tốn 10 Thanh lý hợp đồng 2.1 Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định của nhà nước: - Hàng hố nhập khẩu phải phù hợp với ngành hàng đăng ký trong giấy phép kinh doanh - Hàng hố phải nằm trong danh mục được phép nhập khẩu - Hàng hố nhập khẩu phải đảm bảo các quy định liên quan về kiểm dịch động thực. .. bảo hiểm: - Hồ sơ khiếu nại: hợp đồng hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm gốc, vận đơn gốc, bản sao hố đơn gốc và các hố đơn chi phí, chứng từ xác nhận số lượng, trọng lượng, thư kèm tính tốn số tiền khiếu nại Đối với hàng hố hư hỏng hay mất mát: - Biên bản giám định bảo hiểm cấp - Biên bản đổ vỡ do tàu gây ra Đối với hàng hố thiếu ngun kiện: - Biên bản kết tốn với tàu - Xác nhận hàng thiếu Đối với tổn thất... chuyến: - Số lượng hàng lớn: ngũ cốc, khống sản, phân bón - Giá cước thấp - u cầu nghiệp vụ th tàu cao 2 .4 Mua bảo hiểm cho hàng hố: Mua hàng theo điều kiện EXW,FCA,FAS,FOB,CFR,CPT: - Người mua phải mua bảo hiểm vì quyền lợi của mình - Lựa chọn điều kiện sao cho đảm bảo an tồn cho hàng hố và đạt được hiệu quả kinh tế cao nhất Mua hàng theo điều kiện nhóm D: - Người mua lưu ý trong trường hợp người... diện: - Người bán (nếu có) - Người mua - Cơ quan kiểm định - Đại diện hãng tàu - Hải quan giám sát, hải quan kiểm hố - Đại diện cảng, Bảo hiểm (nếu nghi ngờ hàng có hư hại) + Nhân viên giao nhận thường xun cập nhật số liệu + Cơ quan giám định lấy mẫu kiểm tra + Bảo hiểm xác định mức độ thiệt hại (nếu có), lập biên bản + Cảng “lập biên bản hàng đổ vỡ, hư hỏng”, bảng kê hàng hố + Ký “Biên bản tổng kết . TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG Chương 4 I. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢP ĐỒNG XUẤT KHẨU: 1. Làm thủ tục xuất khẩu theo quy định. 2. Thực hiện những công việc bước đầu của. Thanh lý hợp đồng: Quyết toán công nợ, thừa-thiếu tiền hàng và các vấn đề khác có liên quan. II. TỔ CHỨC THỰC HIỆN HỢPĐỒNG NHẬP KHẨU: 1. Làm thủ tục nhập khẩu theo quy định. 2. Thực hiện những. sạch. - Đơn hoặc giấy chứng nhận bảo hiểm (nếu bán CIF/CIP) - Hoá đơn thương mại. - Giấy chứng nhận phẩm chất hàng hoá. - Giấy chứng nhận số lượng/chất lượng. - Giấy chứng nhận xuất xứ hàng hoá. -