Đang tải... (xem toàn văn)
Tài liệu tập huấn theo dõi, giám sát hoạt động dinh dưỡng
1 DỰ ÁN HỖ TRỢ CHĂM SÓC SỨC KHỎE CHO NGƯỜI NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC VÀ TÂY NGUYÊN (HEMA) TÀI LIỆU TẬP HUẤN THEO DÕI, GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG DINH DƯỠNG (dành cho cán chuyên trách) Hà Nội, 2009 MỤC LỤC Nội dung Trang Bài 1: Những kiến thức theo dõi, giám sát, báo cáo Bài 2: Hệ thống theo dõi Dự án dinh dưỡng Bài 3: Quy trình kỹ thuật đánh giá tình trạng dinh dưỡng trẻ em 34 BÀI NHỮNG KIẾN THỨC CƠ BẢN VỀ THEO DÕI, GIÁM SÁT CHẤT LƢỢNG VÀ HỆ THỐNG BÁO CÁO Mục tiêu: Sau học xong này, học viên cần đạt yêu cầu sau: Phân biệt khác theo dõi đánh giá Có thể đưa ví dụ phương pháp định tính định lượng Trình bày sơ đồ theo dõi, đánh giá Dự án chức năng, nhiệm vụ tuyến triển khai Nội dung buổi học: Giới thiệu học Giảng Thảo luận Nhắc lại điểm cần lưu ý Kiểm tra cuối buổi Chuẩn bị: Slide nội dung giảng Máy tính, máy chiếu, bút Giấy Ao bảng Bút viết II Giới thiệu học phút Giới thiệu ngắn gọn mục đích, mục tiêu học III Giảng 130 phút Sử dụng phương pháp giảng dạy tích cực Chiếu slide có sẵn nội dung giảng Yêu cầu học viên chủ động đưa ý phần nội dung trước chiếu slide, tóm tắt lại phần nội dung vừa học Nên thực nội dung thảo luận sau phần trình bày để thay đổi khơng khí học tập, tránh nhàm chán Minh họa thêm hình ảnh, tranh lật chuẩn bị sẵn Động não: 10 phút Giảng viên lần lƣợt đƣa nội dung để lớp thảo luận: Vai trò theo dõi, đánh giá hoạt động Dự án Sự khác theo dõi, đánh giá Thực tế ứng dụng kết theo dõi, đánh giá vào hoạt động Dự án NỘI DUNG Các nội dung I THEO DÕI Dự án gì? Dự án chuỗi hoạt động/can thiệp nhằm giải số vấn đề đặc hiệu thời hạn định địa bàn định Các hoạt động/can thiệp "đầu vào" thời gian, kinh phí, nguồn nhân lực vật lực Trước đạt mục tiêu dự án, dự án phải qua số giai đoạn (vòng đời dự án) Theo dõi diễn ra, thực tất giai đoạn vòng đời dự án Ngay bắt đầu triển khai hoạt động, giai đoạn thực bắt đầu Trong thời điểm đó, phải theo dõi việc thực hiện, theo dõi xảy bảo đảm tất xảy theo kế hoạch Mối quan hệ lập kế hoạch, thực theo dõi: Lập kế hoạch mô tả cách triển khai theo dõi phải thực Thực theo dõi hướng dẫn kế hoạch thực hoạt động Theo dõi cung cấp thông tin cho lập kế hoạch thực hoạt động dự án Theo dõi 2.1 Theo dõi gì? Theo dõi định kỳ giám sát việc triển khai thực hoạt động đầu tư, thời gian, tiến độ, hành động cần thiết khác sản phẩm mong đợi diễn theo kế hoạch để kịp thời đề hành động điều chỉnh sửa chữa thiếu hụt sai sót mắc phải Theo dõi định kỳ kiểm tra giám sát giúp cho việc triển khai có hiệu hoạt động dự án Theo dõi quan sát ghi nhận hoạt động diễn dự án Theo dõi q trình thu thập thơng tin thường xuyên tất giai đoạn dự án Theo dõi kiểm tra xem hoạt động dự án diễn Theo dõi việc quan sát cách hệ thống với mục tiêu rõ ràng Theo dõi có tác dụng kiểm tra cách có hệ thống diễn biến tình hình, ví dụ thay đổi tình trạng dinh dưỡng, sức khỏe bà mẹ, trẻ em Theo dõi liên quan tới việc phản hồi tiến độ, tiến dự án tới nhà tài trợ, người thực người hưởng lợi dự án 2.2 Mục đích theo dõi gì? Theo dõi cung cấp thơng tin hữu ích sau: Phân tích tình hình, thực trạng dự án cộng đồng Xác định nguồn lực, đầu vào sử dụng Phát vấn đề cộm cộng đồng dự án tìm cách giải Đảm bảo tất hoạt động thực hợp lý người thích hợp thời gian thích hợp Cung cấp báo cáo cách hệ thống trình thực dự án Xác định phương pháp lập kế hoạch thích hợp, hợp lý nhằm đạt mục tiêu đề 2.3 Tổ chức theo dõi nhƣ nào? Vì cơng cụ quản lý, công tác theo dõi phải tổ chức cấp độ quản lý, phải phù hợp với hệ thống quản lý Qua báo cáo định kỳ, thăm thực địa, kế hoạch hoạt động chi tiết thời gian biểu hoạt động 2.4 Theo dõi gì? Cần phải chọn tiêu, mà tiêu câu hỏi xảy cho thấy hoàn thành mục tiêu hay chưa? Để định thiết lập/chọn tiêu cần phải nhớ lại xem mục tiêu hoạt động (hay kết mong đợi) đối tượng hoạt động (hay người sử dụng dịch vụ đó) ai? Có nhiều hoạt động nên lập nhiều tiêu Tuy nhiên nên chọn số tiêu 2.5 Theo dõi nhƣ nào? Cần sử dụng tối đa thơng tin số liệu sẵn có Cả phương pháp định lượng định tính sử dụng để kiểm tra định kỳ chương trình/dự án Ai tham gia theo dõi? Và nào? Ai tiến hành theo dõi? Theo dõi nên thực cán bộ, quan phối hợp triển khai dự án Theo dõi tiến hành thức thơng qua hệ thống thiết lập, thiết kế khoa học để tiếp nhận thông tin, phản hồi định từ xã, huyện tỉnh trung ương.Tuy thông tin thực dự án giá trị nhiều tù nguồn khơng thức Do nhiều thơng tin nhạy cảm thường không viết thành văn mà trao đổi thảo luận họp hành khơng thức Kết hợp hai phương pháp khơng thức thức đem lại kết tốt hơn, xác Tổ chức qui trình báo cáo tiến độ phản hồi báo cáo, xác định rõ người thu thập thông tin số liệu tiêu nào, vào thời điểm nhận? Báo cáo tiến độ cách theo dõi hầu hết hệ thống theo dõi Hầu hết việc thu thập phân tích thơng tin số liệu thực nhân viên dự án cấp khác Phải có kế hoạch giám đốc điều hành cần thu thập số liệu để chuẩn bị báo cáo tiến độ, nộp cho Thường thường báo cáo định kỳ làm hàng quí tháng - bao gồm thông tin kỹ thuật tài chính, theo mẫu qui định 2.6 Thế theo dõi tốt? Đúng lúc: nghĩa vào thời điểm cần thiết Giản đơn: để tránh lãng phí thời gian nhầm lẫn Tối thiểu: nghĩa kiểm tra thật cần thiết Linh họat: để tránh hoang mang né tránh 2.7 Tiến hành theo dõi nhƣ nào? Đối với việc triển khai: Bản mô tả công việc nêu trên, kế hoạch tuần, tháng, họp giao ban, báo cáo Đối với thời hạn triển khai: Ta xử dụng thời gian biểu xác để đối chiếu Đối với nguyên liệu, thiết bị vật tư: Cần báo cáo thường xuyên nguồn cung cấp dự trữ Tiến hành theo dõi có nghĩa trả lời câu hỏi " Điều xảy triển khai dự án?" Vai trò theo dõi quan trọng giai đoạn triển khai dự án đảm bảo dự án thực thi theo kế hoạch.Theo dõi trình liên tục nên bắt đầu tiến hành trước dự án khởi động Do nội dung theo dõi phải bàn tính có mặt kế hoạch hoạt động dự án bên triển khai dự án trí tham gia Một dự án khơng triển khai mong muốn, việc theo dõi cung cấp thông tin giúp xác định vấn đề giúp nhà quản lý điều chỉnh Theo dõi giúp đo lường mức độ đạt so với mục tiêu đề Theo dõi có vai trị quản lý quan trọng nhiều bên tham gia Do nhiều người, nhiều bên tham gia cấp phải tham gia công tác theo dõi Tầm quan trọng mối liên quan theo dõi đánh giá: 3.1 Cả theo dõi đánh giá công cụ quản lý Trong theo dõi, thu thập thường xuyên thông tin để đối chiếu hoạt động thực với kế hoạch tiến độ vạch trước nhằm kịp thời điều chỉnh sửa chữa cần thiết Khi kết sử dụng để theo dõi thành tựu phát triển (hiệu quả, tác động) theo dõi xem đánh giá trình Đánh giá mang tính giai đoạn so với theo dõi Đánh giá xuất phát, định hướng hoạt động theo dõi Đánh giá sử dụng nhiều nguồn thông tin số liệu hơn, có nhiều nguồn thơng tin số liệu xác định trình theo dõi Xem xét kiểm điểm lại xem đầu vào/đầu tư lại không dẫn đến sản phẩm/đầu dự kiến Đánh giá thường tập trung trả lời câu hỏi đặc thù có liên quan đến hiệu tác động dự án ảnh hưởng tới chương trình, dịch vụ, tình trạng tương lai 3.2 Phân biệt khác / giống theo dõi đánh giá: Nội dung Tần xuất Hành động Mục đích Tập trung vào Nguồn thông tin Người thực Nộp báo cáo cho Đánh giá hiệu Theo dõi Đánh giá Thường xuyên/từng giai đoạn Thời điểm Theo dõi/Giám sát qúa trình Đánh giá kết quả, hiệu Tăng cường / Cải thiện hiệu Tăng cường / Cải thiện hiệu quả, tác động, xây dựng Điều chỉnh kế hoạch hành động chương trình Đầu tư / đầu vào, sản phẩm / Như theo dõi; đầu ra, kết mong đợi, Cộng với phù hợp, tác KH hành động động giá thành hiệu Hàng ngày từ hệ Như theo dõi; thống tiền tiêu, quan sát thực tế, Cộng với điều tra, báo cáo tiến độ, đánh giá nghiên cứu nhanh Các CB điều hành, nhân viên Các CB điều hành, giám cộng đồng, cộng đồng (nhóm sát viên, người định hưởng lợi), giám sát viên, CS, CB đánh giá dự án, nhà tài trợ cộng đồng (nhóm hưởng lợi) Các CB điều hành, nhân viên Các CB điều hành, giám cộng đồng, cộng đồng (nhóm sát viên, người định hưởng lợi), giám sát viên, CS, CB đánh giá dự án, nhà tài trợ cộng đồng (nhóm hưởng lợi) thường khó khăn nguyên nhân khó xác định, thêm cơng việc địi hỏi chi phí cao thời gian Tuy nhiên người điều hành dự án (managers) cần phải biết rõ hiệu hoạt động dự án nhóm hưởng lợi ích dự kiến q trình triển khai thực Hiệu đánh giá khơng thức thơng qua đối thoại với nhóm hưởng lợi, với phụ nữ người cao tuổi địa phương Điều giúp người điều hành điều chỉnh chiến lược hoạt động trình triển khai cần thiết tiếp tục triển khai hoạt động khơng có hiệu II QUẢN LÝ THƠNG TIN: Mục tiêu quản lý thơng tin làm cho tất người có liên quan tới dự án tiếp nhận thông tin dự án cách lúc Quản lý thông tin: Quản lý thơng tin q trình phân tích sử dụng thông tin thu thập lưu trữ để giúp nhà quản lý dự án cấp đưa định Để thông tin giúp ích cho việc đưa định đắn, thông tin phải quản lý tốt khâu thu thập, lưu trữ phân tích Thơng tin sử dụng giải vấn đề cộng đồng, xác định nguồn lực.Chia sẻ thông tin: Thông tin cần chia sẻ đầy đủ cho cấp bên tham gia Hai nhiệm vụ quản lý thơng tin : Xác định, đăng ký xắp xếp vào hồ sơ: lập rõ ràng thông tin chấp thuận làm để thông tin tiếp cận tới tất người có liên quan tới dự án Phân phối, chấp thuận thay đổi: thông tin cung cấp miêu tả rõ ràng trình để chấp thuận thay đổi III HỆ THỐNG BÁO CÁO Báo cáo hoạt động thiết yếu trình theo dõi dự án Báo cáo cách thông tin triển khai đầu hoạt động chia sẻ bên tham gia Hai hình thức báo cáo : báo cáo miệng báo cáo văn Báo cáo miệng: trình báo cáo thơng qua ngơn ngữ nói Đây phương tiện thông dụng báo cáo Cộng đồng thấy cách dễ dàng hiệu Lợi ích báo cáo miệng là: Tạo điều kiện cho nhiều người tham gia báo cáo Nhiều người cộng đồng chữ, ngại cầm bút viết Họ thích trình bày miệng, cố gắng viết cung khơng đủ cung cấp thơng tin theo dõi cho Thông tin theo dõi cung cấp rõ ràng kịp thời Báo cáo miệng luôn tiến hành sau công việc tiến hành Thông tin tin cậy cập nhật thông văn Người báo cáo có hội thảo luận với cộng đồng nhận phản hồi điều có ích cho việc đưa định Chi phí thấp, báo cáo miệng tiết kiệm thời gian nguồn lực để báo cáo Những thách thức báo cáo miệng : Báo cáo chưa xác, Một số thành viên cộng đồng cố ý đưa thông tin sai để bảo vệ quyền lợi họ Báo cáo miệng "tạm thời" người báo biết chẳng có loại bỏ báo cáo Khó khăn lưu trữ, nhân thiếu quán Báo cáo văn bản: Trong trình theo dõi, báo cáo hoạt động kết hoạt động quan trọng Báo cáo văn dự án viết mà người theo dõi quan sát kết hợp với xem xét báo cáo cán triển khai, cán kỹ thuật Lợi ích báo cáo văn là: Cung cấp thống tin tin cậy cho mục tiêu quản lý dự án (có thể kiểm tra lại, kiểm tra chéo).Giúp cán triển khai đưa thông tin đầy đủ dự án Báo cáo văn dễ dàng cho việc quản lý, lưu trữ Những thách thức báo cáo văn là: Viết báo cáo hàng ngày hoạt động theo dõi dự án thường hay bi quên lãng Báo cáo văn tiêu tốn tiền bạc thời gian MỘT SỐ PHƢƠNG PHÁP THU THẬP SỐ LIỆU THỰC HIỆN TRONG THEO DÕI VÀ GIÁM SÁT DINH DƢỠNG I SỰ KHÁC NHAU GIỮA THÔNG TIN ĐỊNH TÍNH VÀ ĐỊNH LƢỢNG Thơng tin định lƣợng Là thu thập thơng tin đếm đo lường Ví dụ: Số bà mẹ cho bú Số trẻ em - tuổi số trẻ bị suy dinh dưỡng Số người mắc bệnh thiếu máu Số trường hợp có dấu hiệu lâm sàng thiếu Vitamin A Tăng cân bà mẹ có thai Sự giảm cân số bệnh tật Thơng tin định tính: Là thu thập thông tin đếm đo lường Các thông tin không thu thập số liệu cụ thể số, mà thu thập thông tin giúp hiểu biết, 10 ... (HEMA) TÀI LIỆU TẬP HUẤN THEO DÕI, GIÁM SÁT HOẠT ĐỘNG DINH DƯỠNG (dành cho cán chuyên trách) Hà Nội, 2009 MỤC LỤC Nội dung Trang Bài 1: Những kiến thức theo dõi, giám sát, báo cáo Bài 2: Hệ thống theo. .. sẵn Động não: 10 phút Giảng viên lần lƣợt đƣa nội dung để lớp thảo luận: Vai trò theo dõi, đánh giá hoạt động Dự án Sự khác theo dõi, đánh giá Thực tế ứng dụng kết theo dõi, đánh giá vào hoạt. .. chữa thiếu hụt sai sót mắc phải Theo dõi định kỳ kiểm tra giám sát giúp cho việc triển khai có hiệu hoạt động dự án Theo dõi quan sát ghi nhận hoạt động diễn dự án Theo dõi q trình thu thập thơng
