Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu chức năng AutoShapes và Microsoft Visio để vẽ quy trình kế toán bán hàng, mua hàng, kế toán tiền lương và tài sản cố định,tin học ứng dụng TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CỦA AUTOSHAPES ĐỂ VẼ QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG
TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHIỆP TP.HCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN GVHD: Nguyễn Thanh Tùng Mã HP: 212701803 Thành viên nhóm : MSSV: Nguyễn Mạnh Hùng Cường 09078651 Nguyễn Ngọc Đức 09083931 Nguyễn Trung Hiếu 09077861 Hà Huy Luân 09078761 Đỗ Thị Thu Mai 09074491 Trần Văn Thanh 09080321 Hồ Thị Ngọc Thịnh 09081811 Trần Thị Thùy Trang 09079221 Hồ Thị Thủy Trúc 09081821 TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CỦA AUTOSHAPES ĐỂ VẼ QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG: 1) Mở Autoshapes trong microsoftword: - Vào Insert/Picture/Autoshapes ta sẽ thấy xuất hiện toolbar Autoshapes. Và ta cũng có thể sử dụng Autoshapes trên Toolbar Drawing. - Autoshapes cho phép ta vẽ các theo mẫu đã có sẵn, từ đó có thể sửa chữa định dạng theo ý ta. 2) Các bước vẽ quy trình kế toán mua hàng: Dự báo về yêu cầu tiền mặt Phân tích mua hàng Tập tin dữ liệu Dữ liệu hóa đơn và thanh toán Hóa đơn mua hàng Thanh toán Đăt mua hàng Báo cáo mua hàng Phiếu yêu cầu xuất kho Báo cáo mua hàng Nhận hàng Yều cầu mua hàng Đặt mua hàng Mô- đun hàng tồn kho Mô- đun đặt mua hàng Mô- đun công nợ phải trả Bộ phận sản xuất Nhà cung cấp Nhà quản lý Bộ phận kiểm soát hàng tồn kho Thông báo về hàng mua QUY TRÌNH KẾ TOÁN MUA HÀNG - Để vẽ quy trình trên, ta chủ yếu sử dụng các hình trong mục Flowchart của Autoshapes. Trong Flowchart của Autoshapes gồm các hình để vẽ sơ đồ và nêu chức năng của chúng để thể hiện thông tin gì trong sơ đồ. Để tiện cho quá trình vẽ sơ đồ, ta có thể đem thanh công cụ gồm các hình Flowchart ra ngoài bằng cách để chuột vào phần đánh dấu rồi drag ra ngoài. - Theo quy trình trên có 2 loại khối chính là và , mỗi loại ta vẽ 1 hình. Sau đó để đánh được chữ trong hình ta chọn hình rồi right-click chọn addtext. Khi vẽ hình ta có thể giữ phím Shift để vẽ các dạng đặc biệt như hình vuông, hình tròn, đường thẳng nằm ngang, đường thẳng thẳng đứng, …v/v… Ta đánh chữ vào trong hình, và chọn khối có nhiều chữ nhất có trong quy trình. Sau khi đánh chữ xong, ta điều chỉnh hình sao cho vừa với chữ. Khi điều chỉnh hình, ta drag các point trắng trên khung hình , còn point xanh dùng để xoay hình. Khi thực hiện các thao tác này, ta có thể nhấn thêm phím Shift, Ctrl , Alt hoặc nhấn nhiều phím cùng lúc để tăng hiệu quả định dạng. - Mục đích của việc chọn làm khối có nhiều chữ nhất trước là để tạo ra sự đồng nhất về kích cỡ các khối làm cho sơ đồ trông đẹp hơn. Tiếp theo ta copy các khối trên (để copy dễ dàng ta giữ phím Ctrl rồi drag đối tượng cần copy) rồi sửa lại nội dung, và điều chỉnh chữ nằm ngay giữa hình bằng cách vào Format/ Autoshapes vào tab Textbox. Tuy nhiên việc định dạng này không tiện dụng cho lắm. Ngoài ra ta cũng có thể định dạng các thuộc tính khác trong hình như: • Colors and Lines: đổ màu hình, điều chỉnh nét vẽ. • Size: quy định các thuộc tính về kích thước của hình. • Layout: Nếu trong Drawing Canvans thì điều chỉnh vị trí hình trong Canvans. (Drawing Canvans) Nếu ngoài Drawing Canvans thì Wrapping Style quy định vị trí của hình so với text (tức chữ trong văn bản): + In line with text: hình sẽ được xem như là text và không thể tự do di chuyển được. + Square: hình có thể tự do di chuyển và chữ bao quanh khung của hình. + Tight: hình có thể tự do di chuyển và chữ ôm sát hình. + Behind text: hình có thể tự do di chuyển và hình nằm dưới chữ (tức chữ che hình). + In front of text: hình có thể tự do di chuyển và hình nằm trước chữ (tức hình che chữ). Đối với khối , ta làm như sau: + Vẽ 1 đường thẳng rồi copy 1 đường khác để vị trí song song. + Tao một Textbox (giống như 1 hình chữ nhật đã add text, nhưng khác là khi muốn định dạng cho Textbox, ta vào Format/ Texbox) hoặc một hình đã addtext, để vào vị trí giữa 2 đường thẳng, sau đó định dạng Noline. + Để di chuyển toàn bộ khối này, ta phải chọn một lúc tất cả 3 đối tượng chi tiết bằng cách giữ phím Ctrl sau đó nhấp chọn từng đối tượng hoặc dùng công cụ Select Objects . Tốt nhất là ta nên Group các đối tượng nhỏ lại thành 1 đối tượng lớn bằng cách chọn các đối tượng, trên Toolbar Drawing vào Draw Group hoặc vào Format/ Autoshapes tab Color and Lines Line. - Di chuyển các khối, sắp xếp vị trí như trong quy trình. Khi di chuyển ngoài việc drag chuột để di chuyển, ta có thể nhấn thêm phím Alt để việc di chuyển “mịn” hơn. Hoặc khi cần di chuyển ở mức độ nhỏ, ta chọn đối tượng, sử dụng các phím mũi tên; khi cần di chuyển mức độ nhỏ hơn nữa, ta giữ thêm phím Ctrl. - Sắp xếp xong, ta vẽ mũi tên liên hệ các khối bằng Connectors hoặc Lines trong Autoshapes: • Connectors: Ta có thể dễ dàng nối với các khung với nhau vì có sẵn các điểm nối với nhau. Sau đó ta có thể điều chỉnh mũi tên theo ý ta muốn. Cái lợi việc dùng Connectors là khi ta di chuyển đối tượng, đường liên hệ vẫn được duy trì giữa các đối tượng. Connector có sẵn đường gấp khúc , có thể đưa về nhưng việc sử dụng đường này khó định dạng theo ý ta. Mặt hạn chế là connector luôn dính vào các điểm mặc định trên hình, ta có thể dị chuyển đường liên hệ nối với chỗ khác bằng cách giữ phím Atl nhưng lúc này đường liện hệ trở thành Lines. Han chế tiếp theo là Connector chỉ có thể sử dụng trong Drawing Canvans. • Lines: Có thể gọi đây là vẽ “tay” vì ta phải tự di chuyển, điều chỉnh các mũi tên sao cho khớp với các khung hình. Và vẽ “tay” như thế này rất khó khăn khi vẽ mũi tên gấp khúc , ta phải ghép đường thẳng với sau đó Group chúng lại với nhau để cho chúng trở thành 1 khối thống nhất. Để định dạng cho các Connectors và Lines, ta vào Format/ Autoshapes Colors and Lines Lines, ta định dạng được hình dạng 2 đầu của đường, màu đường, độ dày, độ đứt, …v/v… - Cuối cùng tạo các chú thích trên các đường liên hệ bằng các Textbox Noline. Lưu ý: Khi vẽ sơ đồ ta nếu xảy ra hiện tượng chồng hình (hình trên này che lấp hình dưới) . Nguyên nhân là do thứ tự tạo, hình mới tạo sẽ nằm trên hình vừa tạo. Để đinh dạng việc này, trên thanh Toolbar Drawing, ta vào Draw/ Order điều chỉnh vị trí trên dưới giữa các hình với nhau. Riêng Textbox không bị ảnh hưởng thứ tự trên dưới. - Sau khi vẽ xong quy trình, ta nên Group tất cả lại để tiện việc di chuyển và định dạng Wrapping Style. Đưa lên trên cùng Đưa xuống dưới cùng Đưa lên một bậc Đưa ra sau một bậc Đưa lên trước text (chữ) Đưa ra sau text (chữ) * Một số chức năng thông dụng của Toolbar Drawing liên quan đến Autoshapes: - Tao hiệu ứng đổ bóng: - Tạo hiệu ứng 3D: - Định dạng đơn giản nét vẽ các hình, connnector và lines: Hình dạng Connectors, Lines Độ đứt nétĐộ dày Màu nét vẽ - Sửa đối tượng sang hình dạng khác có cùng kích thước khung hình. - Quay hình: - Định dạng vị trí đối tượng so với text trong văn bản: Quay hình tự do Quay sang trái 90 độ Quay sang phải 90 độ Lật hình theo phương dọc Lật hình theo phương ngang QUY TRÌNH KẾ TOÁN BÁN HÀNG: - Tương tự các bước như trên ta vẽ được quy trình kế toán bán hàng. Kiểm tra việc thanh toán Hàng bán bị trả lại Thỏa thuận thanh toán Thông tin khách hàng Hóa đơn Dữ liệu bán hàng Báo cáo tuổi nợ, các khoản phải thu khó đòi Chuyển tiền thanh toán Đơn đặt hàng Báo cáo phân tích Dự báo khoản phải thu Nhà quản lý Mô-đun bán hàng hóa và dịch vụ Khách hàng Mô-đun quản lý công nợ khách hàng Bộ phận nhận hàng Khách hàng Mô-đun công nợ phải thu Tập tin dữ liệu Bộ phận thanh toán [...]... TÌM HIỂU CHỨC NĂNG CỦA MICROSOFT VISIO ĐỂ VẼ QUY TRÌNH XỬ LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH: 1) Mở MS Visio: - Sau khi cài đặt chương trình MS Visio, ta vào Start/ Program/ Microsoft Office/ Microsoft Visio để khởi động chương trình 2) Các bước vẽ quy trình xử lý TSCĐ: - Sau khi khởi động chương trình MS Visio, ta chọn sơ đồ mà ta sẽ vẽ ở Category bên trái hoặc vào File/New (chọn kiểu sơ đồ) Một vài kiểu... được Các connectors trong MS Visio có thể addtext lên để thể hiện nội dung bước đi của quy trình Drag point vàng để điều chỉnh vị trí ô text của connectors - Để thêm tên quy trình bằng cách nhấp chọn Text Tool (A) trên thanh công cụ , nhấp vào phía dưới quy trình rồi gõ chữ vào QUY TRÌNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ VÀ TIỀN LƯƠNG: - Tương tự như quy trình trên, dùng chương trình MS Visio với các bước tuần tự như... bản vẽ - Trong quy trình, gồm 3 loại khối là , và , ta drag mỗi loại 1 hình vào bản vẽ Để nhập chữ vào hình, ta double-click vào đối tượng hoặc click chọn đối tượng rồi nhấn F2 Chọn khối có nội dung dài nhất để nhập, đồng thời định dạng text trong khối Mục đích cũng là để khi copy khối này ra, vẫn giữ được kích thước khối và định dạng, tạo nên sự đồng nhất giữa các khối Ta có thể vào Format/