Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.DOC

Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

Lời mở đầu

Trong nền kinh tế thị trờng, kế toán với chức năng của mình có vai trò đặc biệt quan trọng trong việc phản ánh và cung cấp thông tin kinh tế tài chính phục vụ trực tiếp cho yêu cầu quản lý kinh doanh của từng doanh nghiệp nói riêng và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nói chung.

Đối với doanh nghiệp thì các thông tin do kế toán cung cấp giúp cho chủ doanh nghiệp và những ngời quản lý nắm đợc tình hình hoạt động, kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và sử dụng vốn của doanh nghiệp, thấy rõ mặt mạnh, và mặt yếu để có những quyết định cần thiết.

Đối với Nhà nớc, kế toán là công cụ quan trọng để tính toán xây dựng và kiểm tra việc chấp hành ngân sách Nhà nớc, để điều hành và quản lý nền kinh tế quốc dân

Nh vậy kế toán không chỉ là công việc ghi chép số liệu kế toán mà còn bao gồm nhiều hơn thế Ngời làm kế toán phải có khả năng thiết kế hệ thống kế toán, thu thập xử lý và phân tích số liệu của các quá trình kinh tế phức tạp diễn ra thờng xuyên trong doanh nghiệp để cung cấp và sử dụng thông tin một cách hữu ích phục vụ tốt cho các yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cũng nh của Nhà nớc và những đối tợng quan tâm khác.

Chính vì vậy mà trong quá trình thực tập giai đoạn 1 tại Công ty đầu t xây dựng Hà Nội em đã tìm hiểu và đa ra " Báo cáo tổng hợp giai đoạn I".

Báo cáo gồm các phần:

I Quá trình hình thành xây dựng và phát triển của Công ty

II.Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sản xuất kinhdoanh của công ty.

III Tổ chức công tác kế toán tại Công ty.

Em xin cảm ơn cô giáo Trần Nam Thanh và tập thể các phòng ban của Công ty đầu t xây dựng Hà Nội đã giúp đỡ em hoàn thành báo cáo thực tập này.

I Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển củaCông ty đầu t xây dựng Hà Nội

Thực hiện Nghị quyết Đại hội VIII của Đảng uỷ thành phố Hà Nội nói chung và ngành xây dựng nói riêng hăng hái tổ chức thực hiện chơng trình cải cách, sắp xếp lại doanh nghiệp cho phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh, Công ty đầu t xây dựng Hà Nội (tên giao dịch Hà nội Construction Investmen Company, tên viết tắt HANCIN) thuộc sở xây dựng Hà Nội đợc thành lập theo Quyết định số 1893/QT-UB ngày 16/05/1997 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội Trên cơ sở sát nhập hai Công ty: Công ty vật liệu và xây dựng Hà Nội và Công ty xây lắp điện Hà Nội Hai Công ty tiền thân đều có quá trình sản xuất kinh doanh gắn liền với quá trình sản xuất của ngành Công ty đầu t xây dựng Hà Nội là doanh nghiệp đầu tiên của ngành xây dựng thủ đô ra đời trong công cuộc đổi mới, sắp xếp lại doanh nghiệp năm 1997 của Uỷ ban nhân dân thành phố Hà Nội.

Hiện nay Công ty có trụ sở chính tại: 76 Đờng An Dơng - Phờng Yên Phụ - Quận Tây Hồ - Thành phố Hà Nội.

Sau khi sát nhập Công ty đầu t xây dựng Hà Nội cũng đã phát huy thế và lực mới, khắc phục những khó khăn của ngành cũng nh của đất nớc Để đáp ứng đợc nhu cầu mới của nhân dân cũng nh xã hội và để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty đã tuyển thêm nhiều kỹ s trẻ có trình độ, tuyển thêm lực lợng cán bộ kỹ thuật năng động, và bổ sung thêm đội ngũ công nhân kỹ thuật giỏi, lành nghề tạo đà chủ động cho Công ty Đồng thời Công ty đã mạnh dạn đầu t thêm các trang thiết bị nh ôtô, máy xúc, máy ủi và các thiết bị thi công phục vụ cho công tác thi công, trúng thầu các công trình lớn của thủ đô cũng nh của các tỉnh bạn trong cả nớc Công ty cũng thực hiện những nhiệm vụ có qui mô lớn hiện đại và phức tạp về mặt kỹ thuật, mỹ thuật công trình cũng nh tiến độ thi công Đặc biệt là lĩnh vực t vấn xây dựng nh lập dự án xây dựng, giải phóng mặt bằng, các thủ tục xây dựng

Hiện nay, Công ty đã có tiềm năng về cơ sở vật chất vững vàng, đội ngũ cán công nhân viên có trình độ chuyên môn kỹ thuật, có nghiệp vụ cao, có kinh nghiệm quản lý và tổ chức thi công những công trình lớn Công ty cũng đã và đang đầu t thêm các trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến nh: Dây chuyền sản xuất gạch Block, tàu hút cát, máy xúc, ôtô, máy ủi, máy thi công

Nhiệm vụ chính của Công ty đợc phân công theo Quyết định thành lập bao gồm 8 nhiệm vụ và đợc chia thành 3 nhóm chính:

Nhóm 1: Khối hoạt động kinh doanh mang tính chất đầu t ( gọi tắt làkhối quản lý đầu t);

- Lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu t xây dựng.

- Làm t vấn cho các chủ đầu t trong và ngoài nớc về lĩnh vực lập và tổ chức thực hiện dự án, lĩnh vực đất - xây dựng và giải phóng mặt bằng.

- Thi công xây lắp đờng dây và trạm biến áp, điện dân dụng, công nghiệp thuỷ lợi, sản xuất vật liệu.

- Thi công xây lắp trang trí nội, ngoại thất cho các công trình xây dựng gia dụng khung nhôm kính chất lợng cao, dây chuyền công nghệ ý và Đài Loan cung cấp.

Nhóm 3: Khối hoạt động kinh doanh mang tính chất khai thác, sảnxuất vật liệu xây dựng:

- Sản xuất vật liệu xây dựng: Là đại lý vật t thiết bị xây dựng và trang thiết bị xây dựng nội, ngoại thất.

- Khai thác và kinh doanh cát xây dựng bao gồm cát bãi, cát hút, cát vàng, đá, sỏi.

- Kinh doanh xuất, nhập khẩu vật t vật liệu xây dựng, chuyển giao sản phẩm

Hiện nay cả ba lĩnh vực trên Công ty đều kinh doanh có hiệu quả và có doanh thu Khả năng thị trờng đang đợc mở rộng và có uy tín.

Một số kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty những năm gần đây: Khi mới thành lập, trong 6 tháng cuối năm 1997, vừa ổn định kiện toàn tổ chức, vừa sản xuất kinh doanh, công ty đã đạt doanh thu 16 tỷ đồng Năm 1998, doanh thu đạt đợc là 5,5 tỷ và cho đến năm 1999 tăng 125% Dự kiến, sản xuất năm 2000 Tốc độ tăng trởng hàng năm:

Đơn vị: tỷ đồng

II Tổ chức bộ máy quản lý và tổ chức hoạt động sảnxuất kinh doanh của Công ty.

Ra đời trong điều kiện nền kinh tế thị trờng công ty không phải chiụ ảnh hởng của cơ chế cũ để lại nh nhân sự, cơ cấu tổ chức, trình độ chuyên môn nghiệp vụ đã tạo cho công ty những thuận lợi nhất định trong việc bố trí và sử dụng lao động phù hợp Đến nay tổng số cán bộ công nhân viên toàn công ty là 915 ngời bao gồm:

- Thạc sỹ - kỹ s : 167 ngời chiếm gần 20% - Trung cấp kỹ thuật : 49 ngời chiếm 5% - Công nhân kỹ thuật bậc cao : 394 ngời chiếm 40% - Công nhân lao động và nhân viên : 415 ngời

Đội ngũ cán bộ chuyên môn nghiệp vụ, công nhân kỹ thuật chiếm xấp xỉ 60% trong tổng số cán bộ công nhân viên và đợc phân bố đều cho các lĩnh vực, các nhóm ngành điều này nói lên chất lợng lao động của công ty là cao.

Đại học Cao đẳng CNKT cao

Sửa chữa chế tạo 2

Với số lợng là 915 ngời và đội ngũ cán bộ chuyên môn, công nhân kỹ thuật bậc cao thì công ty có thể đáp ứng dợc đầy đủ các yêu cầu trong việc quản lý và tổ chức thi công những công trình lớn.

Để thực hiện công tác quản lý và chỉ huy sản xuất, kỹ thuật, nghiệp vụ tài chính, chế độ chính sách và lao động Công ty đã tổ chức bộ máy quản lý của mình theo kiểu trực tuyến chức năng Nó hoạt động theo chế độ một thủ trởng, các phòng ban chức năng và các xí nghiệp thành viên đều phải chịu sự quản lý chung của giám đốc thông qua các phó giám đốc Riêng đối với Trung tâm t vấn đầu t xây dựng thì trực tiếp chịu sự quản lý của giám đốc.

Công ty có 15 đơn vị thành viên gồm :

- Chi nhánh của Công ty tại Hà Tĩnh - Chi nhánh của Công ty tại Hng Yên.

- Văn phòng đại diện của Công ty tại nớc CHDCND Lào - Trung tâm t vấn và đầu t xây dựng.

- Trung tâm ứng dụng công nghệ xuất nhập khẩu và xây dựng - Xí nghiệp xây dựng điện và công trình dân dụng.

- Xí nghiệp xây lắp điện I - Xí nghiệp xây lắp điện II.

- Xí nghiệp xây dựng kỹ thuật hạ tầng - Xí nghiệp xây dựng dân dụng.

- Xí nghiệp xây dựng nội ngoại thất.

- Xí nghiệp sản xuất kinh doanh vật liệu và xây dựng - Đội xây dựng công trình I.

- Đội xây dựng công trình II - Xí nghiệp GAS.

Tất cả 15 đơn vị thành viên của Công ty đều đã và đang hoạt động sản xuất kinh doanh có hiệu quả và mang lại những nguồn lợi nhuận lớn cho Công ty.

* Nhiệm vụ, chức năng của từng phòng, ban trong Công ty

1 Giám đốc Công ty: Chịu trách nhiệm điều hành các hoạt động

chung của Công ty theo Pháp luật và trực tiếp điều hành kinh doanh của khối đầu t Chịu trách nhiệm trớc các cơ quan cấp trên về hiệu quả công việc của Công ty

2 Các phó giám đốc: Giúp giám đốc tổ chức, thực hiện các nhiệm vụ

mang tính chất xây lắp công trình, trực tiếp phụ trách các khối đơn vị thi công xây lắp, thi công cơ giới, trực tiếp quản lý kỹ thuật, an toàn lao động, vật t phục vụ khai thác, sản xuất kinh doanh vật liệu xây dựng Giúp giám đốc các mặt công tác quản trị hành chính, xây dựng kỹ thuật cơ bản nội bộ, sáng kiến cải tiến kỹ thuật.

3 Phòng tổ chức lao động

- Phải quản lý đợc số lao động thực đang làm việc của từng đơn vị, trách nhiệm của ngời lao động và ngời sử dụng lao động cho từng đối tợng ký hợp đồng, giám sát việc thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động.

- Phải tính toán, quản lý đợc đơn giá tiền lơng chung cho mỗi ngành nghề của Công ty trên cơ sở đơn giá đợc duyệt mỗi năm Căn cứ vào đó để quản lý việc thanh toán tiền nhân công của từng công trình.

4 Phòng kế hoạch kinh doanh

Quản lý việc ký kết các hợp kinh tế, tình hình thực hiện hợp đồng, để nh vậy Công ty cần quán triệt các hợp đồng kinh tế nhất thiết phải qua phòng kế hoạch kinh doanh , vào số trớc khi trình giám đốc ký chính thức

- Quản lý đợc việc tổ chức thi công, tiến độ thi công công trình, tiến độ thực hiện các hợp đồng kinh tế thơng mại theo đúng kế hoạch đã đề ra Giám sát, đôn đốc các đơn vị trong công tác an toàn lao động, đảm bảo chất lợng công trình

- Quản lý đợc định mức chi phí của từng hợp đồng trên cơ sở dự toán đấu thầu, nếu hợp đồng nào không có dự toán đấu thầu thì yêu cầu lập dự toán thi công Kiểm tra xác nhận đợc số tiền xin ứng tơng đơng với khối l-ợng đã hoàn thành, kiểm tra chứng từ công trình đơn vị chuyển trả về định mức và khối lợng thi công đợc quyết toán để ký duyệt.

- Phải có các quyết định giao việc trớc khi hợp đồng đợc thực hiện Căn cứ hồ sơ quyết toán, thanh lý A-B và quyết định giao việc, tính toán số liệu chi phí và số trích nộp Công ty để lập thanh lý trình giám đốc ký Phải có cán bộ quản lý đợc tình hình hàng hoá nhập, xuất kho, phải theo dõi đợc chi tiết cho từng loại hàng hoá với những giá nhập khác nhau

- Đối với công tác đầu t thiết bị: Phòng kế hoạch kinh doanh cần kiểm tra đợc tính chính xác của phơng án hiệu quả, tính khả thi của dự án ( công suất, thị trờng, khả năng trích nộp khấu hao) trớc khi ký vào dự án Sau khi đã đầu t mua sắm thiết bị bằng vốn vay, vốn tự có, thiết bị có sẵn của công ty, khi phòng kế hoạch kinh doanh làm quyết định bàn giao sử dụng cho đơn vị nào thì phải có trách nhiệm lập ngay phơng án khoán cho đơn vị đó, chuyển phòng kế toán thu hàng tháng để đảm bảo việc bảo toàn vốn và hoàn trả nợ ngân hàng đúng thời hạn.

5 Phòng hành chính quản trị:

Có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc hành chính, văn th bảo mật, đảm bảo công tác văn phòng giúp các phòng ban khác hoạt động có hiệu quả.

6 Phòng thống kê kế toán

- Kiểm tra kiểm soát việc chi tiêu đúng với qui định của Nhà nớc về chế độ quản lý tài chính.

- Đảm bảo việc bảo toàn và phát triển vốn của Nhà nớc.

- Tổ chức công tác kế toán, thông kê và bộ máy kế toán thống kê phù hợp với tổ chức sản xuất kinh doanh của Công ty.

- Hớng dẫn, kiểm tra đôn đốc các Phòng, Ban, Xí nghiệp, các đơn vị thành viên thu thập hồ sơ chứng từ để phục vụ công tác thanh quyết toán, thu hồi vốn

- Xác định và phản ánh chính xác, kịp thời đúng chế độ tình hình, kết quả hoạt động của Công ty Lập đầy đủ và gửi đúng hạn các báo cáo kế toán, thồng kê và quyết toán của xí nghiệp theo đúng chế độ qui định

- Thông qua công tác tài chính kế toán, tham gia nghiên cứu cải tiến tổ chức, cải tiến quản lý kinh doanh nhằm khai thác khả năng tièm tàng Khai thác và sử dụng có hiệu quả mọi nguồn vốn vào sản xuất, đảm bảo và phát huy tính tự chủ tài chính của đơn vị.

Sơ đồ bộ máy quản lý của công ty

III Tổ chức công tác kế toán tại Công ty đầu t xây dựng

Tổ chức công tác thống kê, kế toán và bộ máy kế toán Tổ chức ph -ơng pháp ghi chép cho phù hợp và khoa học nhất với đơn vị mình

- Tổ chức kiểm tra, kiểm soát việc chấp hành đúng chế độ, chính sách của Nhà nớc về quản lý tài chính.

- Phải nắm rõ định hớng phát triển của Công ty để điều hành hoạt động của Phòng Chịu trách nhiệm chung về phơng pháp hạch toán, quyết định phân bổ chi phí vào các đối tợng phù hợp

- Phải kiểm soát việc thực hiện các kế hoạch tài chính, kế hoạch đầu t xây dựng cơ bản, các dự toán chi phí sản xuất.

- Kiểm tra việc chấp hành các chính sách kinh tế, tài chính, các chế độ tiêu chuẩn chi tiêu, kỷ luật tài chính của Nhà nớc, việc thực hiện chế độ thanh toán tiền mặt, vay tín dụng và các hợp đồng kinh tế

- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế nhằm đánh giá đúng đắn tình hình, kết quả và hiệu quả sản xuất kinh doanh của đơn vị để có biện pháp khắc phục.

- Chịu trách nhiệm trớc Giám đốc, trớc pháp luật về các số liệu báo cáo, về tính đúng đắn của báo cáo tài chính do phòng lập nên.

- Chịu trách nhiệm trớc Nhà nớc về các chứng từ hoá đơn chấp nhận thanh toán, về tính trung thực của các báo cáo tài chính.

- Cân đối các nguồn vốn để đáp ứng tối đa cho hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.

2 Kế toán 1: Kế toán TSCĐ, vật t hàng hoá, các khoản thanh toán với CNV, các quĩ cơ quan:

- Kế toán có trách nhiệm lập kế hoạch tính trích khấu hao năm gửi cho Cục quản lý vốn tài sản Thông báo các thủ tục cần thiết để thanh lý tài sản, ghi tăng tài sản Theo dõi riêng số phải thu khấu hao của từng đơn vị

- Theo dõi lợng vật t hàng hoá xuất nhập hàng tháng, cùng các phòng ban liên quan kiểm kê định kỳ vật t hàng hoá tồn kho vào ngày 31 tháng 12 hàng năm Lập biên bản với các trờng hợp thiếu thừa.

- Tính toán quĩ lơng theo thông báo đã đợc duyệt của Sở LĐTBXH, trích BHXH, BH ytế, Công đoàn theo đúng chế độ.

- Theo dõi tình hình biến động các quĩ cơ quan.

3 Kế toán 2: Kế toán thanh toán, thuế VAT đầu vào, doanh thu:

- Theo dõi chi tiết từng khoản tạm ứng, thanh toán theo đối tợng và theo từng công trình Hàng tháng tổng hợp số d nợ để đốc thúc việc thanh toán Cuối mỗi công trình thanh quyết toán phải đối chiếu toàn bộ công nợ của công trình và tất toán với đơn vị

- Tính toán thuế VAT phải nộp, thuế đã nộp đầu vào để tính toán số còn phải nộp cho từng công trình.

- Đôn đốc các đơn vị gửi báo cáo doanh thu kịp thời để lập báo cáo doanh thu hàng tháng gửi ra Cục thuế đúng hạn.

- Cuối mỗi công trình thanh lý, phải chủ động tính doanh thu để chuyển cho bộ phận tính kết quả hoạt động SX KD để tính lãi - lỗ.

4 Kế toán 3: Kế toán tiền mặt, tập hợp chi phí trực tiếp, chi phí quản lý Công ty và tính giá thành công trình.

- Căn cứ vào số liệu các bộ phận gửi sang, kế toán phải tập hợp chi phí trực tiếp cho từng công trình, theo từng nội dung chi phí.

- Cuối mỗi niên độ kế toán, phải chủ động tổ chức, hớng dẫn các đơn vị đánh giá giá trị các công trình thi công dở dang, tính toán số chi phí trong kỳ để tính giá thành công trình chuyển cho bộ phận tính lãi - lỗ.

- Tập hợp chi phí quản lý Công ty theo từng nội dung chi phí để phục vụ công tác quản trị kinh doanh Cuối kỳ chuyển cho bộ phận tính lãi - lỗ.

- Kiểm tra lại tính hợp pháp, hợp lệ của các chừng từ chi trớc khi viết phiếu thu - chi Mở sổ theo dõi việc luân chuyển tiền tệ, cuối ngày, tuần, tháng phải đối chiếu khớp với thủ quĩ.

5 Kế toán 4: Kế toán tiền gửi, tiền vay