NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO HƯỚNG DẪN TRỘN TÀI LIỆU TRONG WORD Trộn tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong thực tiễn, trong đời sống quanh ta. Ví dụ như việc phải làm giấy báo dự thi cho các thi sinh của 1 trường đại học có 12.000 hồ sơ đăng ký dự thi tuyển sinh, như vậy thì phải làm tất cả là 12.000 giấy báo dự thi. Việc gõ tên, năm sinh của từng thí sinh, SBD, phòng thi, … đã mất rất nhiều thời gian và sức lực, thậm chí lên đến hàng tháng trời. Bằng cách trộn tài liệu này, ta chỉ cần mất 5 phút là đã có thể hoàn thành xong công việc trên, nó vừa nhanh lại vừa rất chính xác và đã giúp cho chúng ta tiết kiệm được rất nhiều thời gian và công sức so với cách làm thông thường. Trong tài liệu này xin hướng dẫn cách trộn tài liệu đối với một văn bản mẫu là ĐƠN XIN RÚT TÍN CHỈ và cần được điền đầy đủ các thông tin vào đơn này theo một bảng dữ liệu đã có sẵn như sau: Họ và tên Lớp Mã sinh viên Số tín chỉ Môn học Ký tên Nguyễn Thành Trung 46/01.03 0872115602 3 Xác suất và thống kê toán Đã ký Nguyễn Bích Nhàn 46/01.02 0872115605 3 Tư tưởng HCM Đã ký Nguyễn Hoài Thanh 46/01.04 0872115606 3 Đường lối ĐCS VN Đã ký Phượng Mỹ Linh 46/01.06 0872115610 3 Toán cao cấp Đã ký Để tiến hành trộn một tài liệu ta phải tiến hành theo các bước sau:  Bước 1: Mở văn bản mẫu Sau đó vào Tools  Letters and Mailings  Mail Merge… ta sẽ thu được dao diện Mail Merge như sau: ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 1 NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO  Bước 2: Kích vào Next 2 lần (Step 3 of 6)  Browse… (mở văn bản dữ liệu cần trộn) sẽ thu được cửa sổ Mail Merge Recipients  Bước 3: Chọn tên sinh viên cần điền vào đơn  Ok  Next (Step 4 of 6)  More items… (điền trường (tên cột) vào vị trí thích hợp trong văn bản mẫu dựa vào tên trường đã có trên cửa sổ Insert Merge Field) Ví dụ bỏ tên sinh viên Nguyễn Bích Nhàn, ta thu được dao diện sau: ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 2 NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO  Bước 4: Kích vào Next 2 lần (Step 6 of 6)  Edit individual letters…  Ok ta sẽ thu được 4 đơn xin tương ứng đã điền đầy đủ hết các thông tin vào văn bản mẫu. Các thông tin trên cửa sổ Merge to New Document: All: Hiện tất cả các bản ghi (ở đây là 4 bản ghi) Current record: Hiện bản ghi hiện thời From … To …: Hiện từ bản ghi nào tới bản ghi nào, ví dụ: From 1 To 3 tức là hiện từ bản ghi thứ 1 đến bản ghi thứ 3. Ví dụ một văn bản mẫu đã hoàn thành sau khi thực hiện trộn tài liệu (trong trường hợp này bản ghi đầu tiên cũng chính là bản ghi hiện thời): ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 3 NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nếu các bạn gặp khó khăn trong việc trộn các tài liệu như không thực hiện được do bị vướng mắc ở một bước nào đó trong các bước trên thì hãy xin liên hệ với tác giả ở địa chỉ giaitricaudo@gmail.com. Xin cảm ơn! Chúc các bạn thành công! ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 4 . NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO HƯỚNG DẪN TRỘN TÀI LIỆU TRONG WORD Trộn tài liệu được ứng dụng rất nhiều trong thực tiễn, trong đời sống quanh ta. Ví dụ như việc phải. thông thường. Trong tài liệu này xin hướng dẫn cách trộn tài liệu đối với một văn bản mẫu là ĐƠN XIN RÚT TÍN CHỈ và cần được điền đầy đủ các thông tin vào đơn này theo một bảng dữ liệu đã có sẵn. sau khi thực hiện trộn tài liệu (trong trường hợp này bản ghi đầu tiên cũng chính là bản ghi hiện thời): ỨNG DỤNG TIN HỌC VÀO CÁC BÀI TOÁN THỰC TIỄN 3 NGUYỄN THÀNH TRUNG _ TÀI LIỆU THAM KHẢO Nếu