Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình Kỹ thuật nghiệp vụ ngoại thương - Chương 4
NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG CHƯƠNG IV ĐÀM PHÁN HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG I ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU: Khái niệm, đặc điểm, nguyên tắc đàm phán: a Khái niệm: Đàm phán trình trao đổi thiện chí người mua người bán nhằm đạt thỏa thuận thống nội dung hợp đồng mua bán ngoại thương, sau trình đàm phán, người mua người bán đến ký kết hợp đồng b Đặc điểm: Đàm phán hợp đồng ngoại thương trình tự điều chỉnh nhu cầu, quyền lợi bên đàm phán nhằm mục đích cuối ký kết hợp đồng ngoại thương Như đàm phán hợp đồng ngoại thương, bên bàn bạc thỏa thuận điều khoản hợp đồng, bảo vệ lợi ích mà cịn phải biết chấp nhận nhượng bộ, điều chỉnh điều kiện để hai bên có lợi mong ký hợp đồng có tính khả thi Đàm phán hợp đồng ngồi thương q trình thống lợi ích giữ mối quan hệ tốt đẹp đôi bên hợp đồng Khi thực điều này, hai bên đối tác cần tránh vụ việc xảy ra: o Tâm lý ln ln nhượng bộ: muốn giữ quan hệ tốt đẹp, nên chấp nhận điều kiện đối phương, tự gánh chịu hết thiệt thịi ký kết thực hợp đồng mua bán quốc tế o Tâm lý kiên bảo vệ mình: hai khăng khăng giữ lấy lập trường mình, tâm bảo vệ quyền lợi cho riêng mình, khơng quan tâm giữ gìn mối quan hệ hai bên làm, đàm phán tan vỡ Có cố tâm dồn đối tác vào bất lợi, phải ký hợp đồng khơng thể thực ký kết Đàm phán hợp đồng ngoại thương mơn khoa học, đồng thời nghệ thuật địi hỏi người thực đàm phán phải nắm vững nghiệp vụ kinh doanh ngoại thương mà cịn ln trao dồi lực, kỹ đàm phán mong đạt thành cơng c Ngun tắc đàm phán: - Lợi ích chung đôi bên hợp đồng ngoại thương phải quan tâm hàng đầu Chính thế, bên nên biết tự bảo vệ quyền lợi mình, vừa biết thỏa TS NGUYEN VAN NAM p.1 NGHIEÄP VU NGOẠI THƯƠNG mãn lợi ích đáng đối tác, cuối đến hài hoà mở rộng lợi ích chung cho đơi bên - Đàm phán hợp đồng ngoại thương phải mang tính cơng khai bình đẵng, thiết phải tránh dùng gian kế, không nên đưa đối phương vào bẫy, ngược lại, phải tạo mối quan hệ tốt đẹp lâu dài với bạn hàng nói riêng giữ uy tín đơn vị thương trường nói chung - Người đàm phán hợp đồng ngoại thương phải người có tài thỏa hiệp, biết lập phương án xác định mục tiêu đàm phán Đôi cục diện đàm phán thay đổi hồn tồn, từ khơng tốt đẹp ban đầu trở thành thân mật, đến ký kết hợp đồng trị giá hàng triệu đô, ngược lại, chủ yếu tuỳ thuộc vảo trình độ, lực tài thỏa hiệp người đàm phán Các kiểu đàm phán kinh doanh: a Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường” (Positional bargaining): Theo kiểu đàm phán này, bên đứng vị trí cơng ty đưa lập trường đó, bảo vệ nhượng để đến thỏa thuận Dựa vào cách bảo vệ lập trường, có: đàm phán kiểm mềm đàm phán kiểu cứng * Đàm phán theo kiểu Mềm (Soft negotiation) cịn gọi đàm phán kiểu hữu nghị, người đàm phán cố gắng tránh xung đột, dễ dàng nhượng bộ, nhằm đạt thỏa thuận giữ gìn mối quan hệ đơi bên Họ đặt mục đích phải đạt thỏa thuận lên hàng đầu, không nhấn mạnh phải chiếm ưu Người đàm phán theo kiểu Mềm không coi đối phương địch thủ, mà xem họ bạn bè, thân hữu; đàm phán cố gắng xây dựng gìn giữ mối quan hệ, ký cho hợp đồng, hiệu kinh tế không vấn đề quan trọng Vì vậy, kiểu đàm phán thường diễn bước: đưa đề nghị, tin cậy đối tác, chịu nhượng bộ, giữ gìn mối quan hệ thân thiết, tránh đối lập, nhằm đạt thỏa thuận (thậm chí có phải khuất phục đối phương, chấp nhận thỏa thuận bất lợi cho mình) * Đàm phán kiểu Cứng (Hard negotiation) kiểu đàm phán, người đàm phán đưa lập trường cứng rắn, tìm cách bảo vệ lập trường mình, phải thắng đối phương Trong kiểu đàm phán này, người đàm phán cố gắng bảo vệ lập trường đưa ra, cương không chịu nhượng TS NGUYEN VAN NAM p.2 NGHIEÄP VU NGOẠI THƯƠNG Đàm phán theo kiểu “quan điểm lập trường”, dù theo kiểu Mềm hay Cứng, tối ưu, kết đàm phán coi tốt đạt ba tiêu chuẩn sau: a Khi ký kết hợp đồng, nội dung thỏa thuận phải sáng suốt (đáp ứng lợi ích đáng hai bên, giải đối kháng cách công thuyết phục, thỏa thuận lâu bền có tính đến lợi ích cộng đồng) b Kết đàm phán phải mang lại hiệu cho công việc c Kết đàm phán phải nâng cao, mang tính tích cực đến quan hệ hai bên Mà đàm phán theo kiểu “mặc lập trường” lại không đáp ứng ba tiêu chuẩn b Đàm phán theo kiểu “nguyên tắc thương lượng ” (Principled negotiation): Đàm phán kiểu nguyên tắc gọi “ Cách đàm phán Harvard”, có đặc điểm: Con người: Tách rời người, cá nhân khỏi vấn đề ; chủ trương: người - ôn hòa, việc - cứng rắn Lợi ích: Cần tập trung vào lợi ích đôi bên, không cố giữ lập trường cá nhân, chủ trương: thành thực, công khai, không dùng gian kế, không cố bám vào lập trường Các phương án: Cần đưa phương án khác để lựa chọn, thay Tiêu chuẩn: Kết thỏa thuận cần dựa tiêu chuẩn khách quan khoa học Trong kiểu đàm phán đàm phán theo kiểu nguyên tắc có nhiều ưu cả, nên nhiều nước nghiên cứu áp dụng , muốn áp dụng thành cơng phải có số điều kiện định, điều kiện tiên phải có đội ngũ đàm phán giỏi TS NGUYEN VAN NAM p.3 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG Bảng so sánh kiểu đàm phán: Đàm phán kiểu quan điểm lập trường Mềm Xem đối tác bạn bè Cứng Xem đối tác địch thủ Đàm phán kiểu nguyên tắc thương lượng Xem đối tác cộng Mục tiêu: Đạt thỏa Mục tiêu: Giành thắng lợi thuận, giữ mối quan hệ giá Mục tiêu: giải vấn đề hiệu thân thiện Chủ trương: Nhượng Chủ trương: ép đối tác để giữ quan hệ nhượng Tách người khỏi vấn đề Mềm với người Cứng rắn với người vấn đề lẫn vấn đề Mềm mỏng với người cứng với vấn đề Giải vấn đề độc lập với lịng tin Tin đối tác Khơng tin đối tác Dể thay đổi lập trường Bám chặt lấy lập trường Tập trung vào lợi ích, khơng vào lập trường Đưa đề nghị Đe dọa Cùng xác định quyền lợi Không giấu giới hạn cuối Đánh lạc hướng giới hạn cuối Khơng có giới hạn cuối Chấp nhận thiệt hại đơn Địi lợi ích đơn phương làm phương để đạt thỏa giá cho thỏa thuận thuận Thiết kế phương án để tất đạt mục đích Chỉ tìm câu trả lời Chỉ tìm câu trả lời mà mà đối tác chấp thuận chấp nhận Xây dựng phương án trước lựa chọn sau Cố gắng đạt thỏa thuận Khăng khăng giữ lập trường Kết phải dựa tiêu chuẩn khách quan Cố tránh phải đấu đầu Phải thắng đấu đầu Cố đạt kết dựa tiêu chuẩn khách quan Lùi bước trước áp lực Gây áp lực Lùi bước trước nguyên tắc, không lùi bước trước áp lực Hình thức đàm phán: có hình thức đàm phán TS NGUYEN VAN NAM p.4 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG a Đàm phán giao dịch thư tín: Đây hình thức qua thư từ gởi bưu điện, telex, fax, email, người mua người bán đàm phán thoả thuận với điều khoản cần thiết hợp đồng Ưu điểm: - Ít tốn - Người viết thư có thời gian điều kiện để cân nhắc, tham khảo ý kiến nhiều nhười khác trước gửi - Cùng thời gian, người viết giao dịch đàm phán thư với nhiều bạn hàng khác Nhược điểm: Thời gian đàm phán kéo dài, trải qua nhiều lần viết thư đạt kết cuối LƯU Ý: -Khi sử dụng thư tín để giao dịch đàm phán, cần luôn nhớ thư từ sứ giả đến với khách hàng phải thận trọng viết, phải đảm bảo yêu cầu lịch sự, xác, kiên nhẫn -Nơi dung phải trình bày xác, lý lẽ diễn đạt đầy đủ không rườm rà, tránh lỗi không đáng, dễ gây hiểu lầm trình bày khơng rõ ràng, khơng khúc chiết, sử dụng từ ngữ khơng xác -Giấy viết thư cần chuẩn bị chu đáo: tiêu đề ghi rõ ràng: tên, địa chỉ, số điện toại, số fax… -Thư viết mặt, thư nên đề cập vấn đề kinh doanh -Lời lẽ thư cần lịch sự, mực, phù hợp với cách xưng hô, chào hỏi nước, thứ tiếng, tránh cộc lốc tránh cầu kỳ Xu hướng thư cần viết ngắn gọn, rõ ràng, ngôn ngữ dùng thứ tiếng khách hàng quen dùng để gây thiện cảm thu hút ý khách - Tránh dùng văn phong quí tộc, cao cấp Đối tác khó hiểu khơng phải người q tộc -Nên kiên trì viết thư nhiều lần mục đích q trình đàm phán chưa đạt Ưu tiên đeo đuổi viết thư cho bạn hàng cũ có quan hệ bn bán từ trước đến b Đàm phán qua điện thoại: Đây hình thức qua đường dây điện thoại quốc tế, người mua người bán thực giao dịch đàm phán với để đến ký kết hợp đồng ngoại thương Ưu điểm: Có kết đàm phán nhanh chóng, Nhược điểm: -Rất tốn TS NGUYEN VAN NAM p.5 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG -Trình bày khơng -Trao đổi qua điện thọi trao đổi miệng, làm chứng cho thỏa thuận, định trao đỗi Cần lưu ý sử dụng điện thoại trường hợp thật cần thiết, khẩn trương, sợ lỡ thời trường hợp điều kiện thỏa thuận xong chờ xác nhận, xác nhận vài chi tiết để làm rõ hợp đồng -Trước giao dịch điện thoại, cần phải chuẩn bị nội dung định nói với bạn hàng cách kỹ Sau trao đổi điện thoại xong, cần có thư xác nhận nội dung thoả thuận qua điện thoại - Rất quan trọng người giao dịch điện thoại phải có trình độ ngoại ngữ vững vàng c Gặp mặt trực tiếp để đàm phán: Đây hình thức đàm phán có ưu điểm so với hai hình thức đàm phán qua thư từ điện thoại Ưu điểm: -Đàm phán trực tiếp giúp đẩy nhanh tốc độ đàm phán -Cho phép giải bất đồng phức tạp bên gặp gở, tạo thông hiểu lẫn trì mối quan hệ hợp tác lâu dài với -Kết đàm phán có xác nhận pháp lý bên khiến cho hợp đồng mau chóng vào thực Nhược điểm: Chi phí đàm phán tốn Lưu ý - Việc ký hợp đồng thường tiến hành kịp thời có đủ điều kiện ký kết chín mùi, khơng nên tỏ nơn nóng việc ký kết dù thời gian đàm phán kết thúc Vì đơi bên đối tác nắm ý định ta muốn ký hợp đồng, đối tác có nhiều lợi - Trong thực tế có hợp đồng ký kết tiễn khách sân bay, khơng nên mà khơng ký có điều kiện - Người tiến hành đàm phán cần biết sử dụng ngôn ngữ dùng để đàm phán, chủ động linh hoạt, nâng cao tốc độ đàm phán - Khi cần dùng phiên dịch, người phiên dịch nên chuẩn bị để nắm rõ nội dung cần giao dịch trước tiến hành đàm phán Việc giúp cho người phiên dịch nhiều việc hiểu dịch trung thành ý tứ bên TS NGUYEN VAN NAM p.6 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG - Khi đàm phán có đơng người tham dự nên thống người phát ngôn ngữ để tránh sơ hở đối đáp, nên tránh việc bàn bạc trao đổi ý kiến với trước mặt khách hàng vừa khơng lịch sự, vừa khơng có lợi, đặc biệt khách hàng hiểu ngơn ngữ nói - Mỗi buổi đàm phán cần ghi thành biên để theo dõi, việc theo dõi có lợi cho việc tìm hiểu khách hàng cách chu đáo hơn, có lợi cho việc rút kinh nghiệm trình đàm phán sau II QUI TRÌNH THỰC HIỆN ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT HỢP ĐỒNG NGOẠI THƯƠNG: Đàm phán theo hình thức trực tiếp : giai đoạn: a Giai đoạn chuẩn bị đàm phán: Giai đoạn nhà kinh doanh cần thực công việc cụ thể sau: * Nghiên cứu thông tin: Những nội dung thông tin cần nắm : cơng dụng, tính chất hàng hóa, tình hình sản xuất, thời vụ, công nghệ chế biến, khả cung ứng đối tác, giá thị trường … Thu thập thông tin thông qua báo địa phương, tạp chí chuyên ngành kinh tế, hiệp hội, tổ chức xúc tiến thương mại phủ, tổ chức quốc tế … Dựa thông tin ghi chép được, nhà kinh doanh tiến hành phân tích, đánh giá độ xác, cần đơi phải thực kiểm tra thơng tin xem có độ tin cậy cao hay không? Cuối nhà kinh doanh đưa nhận xét, dự báo kết luận làm làm sở cho việc lập phương án đàm phán sau * Lập phương án đàm phán: Mục tiêu đàm phán cần đạt ? Phương thức đàm phán tiến hành ? Đối tượng đàm phán tiếp xúc ? Những nội dung chi tiết (về mẫu mã, giá cả, hay thời gian giao hàng…) cần bàn bạc thống bên đàm phán để tiến tới ký kết hợp đồng ngoại thương Đưa biện pháp khắc phục khó khăn có * Tổ chức đồn đàm phán: Là cơng việc đặc biệt quan trọng khâu chuẩn bị đàm phán, xem nhẹ TS NGUYEN VAN NAM p.7 NGHIEÄP VU NGOẠI THƯƠNG Thành phần đồn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật thương mại Trong đó, chun gia thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường phân cơng trưởng đồn Nếu thiếu ba loại chuyên gia kể hợp đồng ngoại thương ký kết khó bảo đảm tính khả thi, tính pháp lý có hiệu cao Tuy nhiên, tổ chức đoàn đàm phán với đầy đủ thành phần việc làm khó khăn thực tế tình hình Việt nam nay, chưa quen thiếu chuyên gia pháp luật, nhà kinh doanh thường bao ln phần việc, lâu dài cơng ty nên có sách đào tạo, tuyển dụng nhằm đáp ứng yêu cầu hội nhập vào kinh tế thị trường sau Tổ chức cho thành viên đoàn đàm phán tiếp cận với hồ sơ, nội dung đàm phán gặp gở, thông hiểu bổ sung kiến thức cho xung quanh vấn đề đàm phán tới Nếu khơng khó tránh khỏi bất đồng quan điểm, không thống với cách nhìn nhận đánh giá vấn đề, dẫn đến tình trạng lực đồn đàm phán khơng đủ mạnh để bảo vệ lợi ích phía mình, trước đối tác khơng có thiện chí * Chuẩn bị địa điểm đàm phán: Tuỳ theo tầm quan trọng hợp đồng, giá trị lớn hay nhỏ, đối tác thân quen hay lạ, họ thuộc quốc gia nào: Âu hay Á, Châu Mỹ hay Châu Phi… mà tìm địa điểm đàm phán thích hợp làm cho hai bên cảm thấy thoải mái, tiện nghi * Chuẩn bị thời gian đàm phán: Các múi giới khác nhau, nên cố gắng bố trí thời gian đàm phán thời điểm thuận tiện tránh mệt mỏi cho bên Nên có lịch đàm phán gởi trước cho bên đối tác Trong lịch nên chuẩn bị ngày đàm phán dự phòng kết ngày đàm phán trước chưa đến trí b Giai đoạn tiến hành đàm phán thử: Sau có chuẩn bị, nên gặp gỡ hay trao đổi qua thư từ, điện thoại để thử đàm phán nhằm thăm dò thái độ, quan điểm bên đối tác khả đàm phán thật chắn Chỉ có thế, nhà kinh doanh có điều kiện đánh giá lại tồn thơng tin thu thập được, kịp thời điều chỉnh lại phương án đàm phán cho thích hợp c Giai đoạn thực tiếp xúc đàm phán: Tạo khơng khí hữu nghị tin cậy giúp cho đàm phán diễn thuận lợi dễ dàng thành công Muốn vậy, nhà kinh doanh cần phải: - Làm cho phía đối tác tin cậy việc thể thành ý hợp tác họ biết xem trọng lợi ích chung hai bên TS NGUYEN VAN NAM p.8 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG Lúc đàm phán cần phải tuân thủ: - Tôn trọng phong tục, tập qn, thói quen, sở thích tư tưởng bên đối tác không cười vơ nghĩa làm cho người khác hiểu lầm hay khó chịu, làm việc với phái đồn Châu Âu, nên đặc biệt lưu ý lịch đến thành viên nữ đoàn - Tuyệt đối tránh, không tranh cãi vấn đề liên quan đến trị, tơn giáo, đạo đức, chủng tộc đàm phán - Lịch thiệp sai trái đối phương sai trái vơ tình, thiếu hiểu biết họ phong tục tập quán ta - Hạn chế trao đổi riêng, mang tính chất nội đàm phán, tỏ sơ hở, thiếu chuẩn bị, thiếu tính quán thành viên đồn, vừa khơng lịch trước mặt đồn đàm phán - Đưa đề nghị phù hợp với tình hình đàm phán chấp nhận bên đối tác Muốn vậy, nhà khinh doanh cần phải: - Nhạy bén đánh giá tình hình diễn biến đàm phán để định nên mức độ vừa phải - Vận dụng khả thương lượng, thuyết phục mà tích luỹ q trình cơng tác, đồng thời phát triễn kinh nghiệm thương lượng giới công nhận _ Phải biết nhượng vào lúc nào, mức độ nhằm đảm bảo vừa có lợi cho ta đồng thời thoả mãn phía đối phương - Phải làm để đạt điều khoản hợp đồng mà đề - Chú ý định chiến lược kinh doanh nước ngoài, đặc biệt nước mà kỷ cương xã hội lõng lẻo, nhà kinh doanh nên làm theo điều thấy tiện lợi điều cảm thấy sai d Giai đoạn sau đàm phán: Nên có họp lại đồn phía sau đàm phán để đánh giá việc thực phương án đàm phán đạt kết sao, đúc kết lại thỏa thuận với bên đối tác, rút kinh nghiệm cho lần đàm phán sau Có thể xác nhận lại với bên đối tác điều chưa rõ đàm phán (nếu có) để đạt thống hoàn toàn tất điều khoản hợp đồng trước đến ký kết Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương TS NGUYEN VAN NAM p.9 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG e Giai đoạn ký kết hợp đồng ngoại thương: Tránh qui định dùng tập quán thương mại địa phương để giải tranh chấp xảy Tránh đưa vào hợp đồng điều khoản trái với luật hành nước người bán, nước người mua, trái với thông lệ quốc tế… Tránh dùng từ ngữ mập mờ, suy diễn nhiều cách để diễn đạt nội dung hợp đồng Ngôn ngữ sử dụng ngôn ngữ hai bên thông thạo Nếu hợp đồng bên đối tác soạn thảo, phải kiểm tra kỹ trước ký kết Những người tham gia ký kết hợp đồng phải người đại diện hợp pháp cho bên, người khác ký phải có giấy ủy quyền hợp lệ Đàm phán theo giao dịch thư tín : a Hình thức thư thương mại: Letter head (Tên, địa người gửi) File preference (mã số hồ sơ) Date line (ngày, tháng) Inside address (Tên, địa người nhận) Salutation (Gentlemen, Dear Sirs …) The opening paragraph (mở đầu thư) The body of letter (nội dung thư) The closing paragraph (câu kết thư) Signature (ký tên) Stenographic Reference (ký hiệu riêng) Enclosure (phần đính kèm) Carbon copy notation (nơi gửi sao) b Cách viết thư thương mại Cuộc đàm phán thư (Fax, Telex …) thông thường diễn theo trình tự sau: Hỏi hàng Chào hàng Hoàn giá Chấp thuận TS NGUYEN VAN NAM p.10 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG Đặt hàng Xác nhận (ký kết hợp đồng) Dưới đây, giới thiệu loại thư * Thư hỏi hàng (the enquiry) Hỏi hàng việc người mua đề nghị người bán cho biết giá điều kiện cần thiết khác để tiêu dùng Cách viết thư hỏi hàng Nội dung thư: Thơng báo cho chủ hàng biết cần loại hàng gì, yêu cầu chủ hàng gửi Catalog, mẫu hàng … đồng thời cho biết giá cả; chất lượng hàng hóa, số lượng có khả cung cấp, thời hạn giao hàng, điều kiện toán điều kiện cần thiết khác a Ví dụ b Một số điểm cần lưu ý hỏi hàng * Thư chào hàng, báo giá (offer) Trong buôn bán, chào hàng - báo giá việc người bán thể rõ ý định bán hàng Cách viết thư chào hàng Có nhiều loại chào hàng: Nếu xét theo mức độ chủ động người xuất có: + Chào hàng thụ động + Chào hàng chủ động Chào hàng thụ động: chào hàng người xuất trước nhận yêu cầu (thư hỏi hàng) người nhập (Chào hàng thụ động cịn có tên gọi “trả lời thư hỏi hàng” – “Reply to enquiry”) Chào hàng chủ động: người xuất chủ động chào hàng chưa nhận “Thư hỏi hàng” người nhập Chào hàng chủ động gồm: Phần nội dung chính: Tự giới thiệu cơng ty mặt hàng sản xuất kinh doanh Gửi kèm theo catalog, hàng mẫu, giá biểu điều kiện mà mong muốn để bán hàng Chào hàng cố định (firm offer): việc chào bán lơ hàng chất định, TS NGUYEN VAN NAM p.11 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG nêu rõ thời gian mà người chào hàng bị ràng buộc trách nhiệm vào lời đề nghị Thời gian cịn gọi thời gian hiệu lực chào hàng cố định Trong thời gian hiệu lực, người mua chấp nhận hoàn tồn lời chào hàng hợp đồng coi ký kết Chào hàng tự (free offer): loại chào hàng không ràng buộc trách nhiệm người phát nó, lúc với lơ hàng người ta chào hàng tự cho nhiều khách hàng Trong chào hàng tự cần ghi rõ “chào hàng không cam kết” – “Offer without engagement” Chào hàng tự trở thành hợp đồng có xác nhận lại người xuất Người mua trách người bán sau chấp thuận chào hàng, người bán khơng ký hợp đồng với * Thư hoàn giá (Counter - offer): Hoàn giá lại đề nghị bên mua (hoặc bán) đưa ra, sau nhận chào hàng (hoặc đặt hàng) bên kia, khơng chấp thuận hồn tồn chào hàng (hoặc chào hàng) hồn giá, chào giá trước coi hủy bỏ Trong bn bán quốc tế, lần giao dịch thường phải qua nhiều lần hoàn giá đến kết thúc * Thư chấp nhận (Acceptance) Sau bên bán bên mua qua lần báo giá (chào hàng) trả giá (hoàn giá), đặt hàng, cuối đến ký kết hợp đồng mua bán Khi ấy, Fax Telex cần viết chữ chấp nhận ACCEPT đủ Nhưng sau phải viết thư chấp nhận theo nguyên tắc Cách viết thư chấp nhận: ** Bên mua viết cho bên bán: Phần mở đầu: Nêu rõ chấp thuận điều kiện bên bán đưa Nếu gửi Fax rồi, xác nhận lại lần cho rõ ràng Phần nội dung chính: - Thơng báo, gửi “Phiếu xác nhận mua” “Đơn đặt hàng” cho bên bán - Báo cho bên bán biết chuẩn bị mở L/C cho họ Phần kết thúc: Mong bên bán quan tâm đến đơn đặt hàng ** Bên bán viết cho bên mua: Phần mở đầu: Nêu rõ chấp nhận điều kiện bên mua đưa Nếu gửi điện cần xác nhận rõ thêm Phần nội dung thư: Nói rõ phiếu xác nhận bán hợp đồng gửi kèm theo thư cho bên mua Yêu cầu bên mua mở thư tín dụng cho TS NGUYEN VAN NAM p.12 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG Phần kết thúc: Cảm ơn đơn đặt hàng, bảo đảm thực tốt hợp đồng hai bên ** Đặt hàng (Order) Trên sở chào hàng, báo giá chấp nhận giá bên bán đưa ra, bên mua lập đơn đặt hàng gửi cho bên bán, thông thường, đơn đặt hàng đầy đủ gồm có mục sau: Tên hàng, chất lượng, số lượng, giá cả, thời hạn giao hàng, phương thức toán * Thư xác nhận (Confirmation) Sau thống với điều kiện giao dịch, hai bên mua bán ghi lại kết đạt được, trao cho đối phương Đó văn kiện xác nhận Văn kiện bên bán lập gọi giấy xác nhận bán hàng, văn kiện bên mua lập gọi giấy xác nhận mua hàng Xác nhận thường lập thành hai văn bản, bên lập xác nhận ký trước, gửi bên kia, bên ký xong giữ lại gửi trả lại Kỹ thuật phá găng đàm phán Trong đàm phán, đến giai đoạn đó, xãy tình trạng bế tắc Đơi bên có cảm giác khơng thể nhượng nữa, đàm phán rơi vào trạng thái gay go, có nguy tan vỡ a Nguyên nhân : • Khoảng cách lợi ích mà hai bên đề lớn • Tranh chấp lập trường • Một bên dùng mạnh để ép buộc bên • Do khơng hiểu • Năng lực cán đàm phán yếu b Kỹ thuật giải tình bế tắc ( găng ) đàm phán: b1 Tập trung vào lợi ích khơng tập trung vào lập trường Cần nhận thức lợi ích có bên cạnh lập trường mà công ty bám giữ Đàng sau lập trường bất đồng tồn lợi ích chung TS NGUYEN VAN NAM p.13 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG Xác định rõ lợi ích phiá đối tác, trao đổi lợi ích bên, đồng thời tìm cách gắn lợi ích khác gần với b2.Tạo phương án để đạt mục đích Trước hết cần sáng tạo phướng án, đánh giá lựa chọn phướng án đưa đàm phán, thảo luận với phía đối tác, đồng thời đến định phương án tối ưu b3 Đưa tiêu chuẩn khách quan Hãy xem đàm phán tìm kiếm chung tiêu chuẩn khách quan Hãy lập luận lắng nghe lập luận đối tác để xem tiêu chuẩn khách quan, phù hợp Chỉ lùi trước nguyên tắc, không lùi trước áp lực đối tác b4 Áp dụng thuật nhu đạo Không cơng kích lập trường đối tác, mà tìm hiểu, phát lợi ích sau Dùng bảo vệ ý kiến bạn mà đề nghị đối tác góp ý kiến khuyên bạn, sau hỏi xem họ làm họ địa vị bạn Chuyển cơng kích nhắm vào bạn thành công giải vấn đề b5 Thay cán đàm phán Cần nói nguyên nhân thay đổi cho đối tác Chỉ thay đổi thấy cần thiết, không nên tùy tiện Không làm thể diện nhân viên b6 Tập trung vào nhân vật chủ chốt Cần tìm nhân vật chủ chốt người cịn chưa đồng ý với ý kiến cơng ty TS NGUYEN VAN NAM p.14 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG để tập trung thuyết phục b7 Nắm lấy điểm yếu, chủ chốt để công Trong đàm phán cần nắm vấn đề chất, nắm lấy chổ sơ hở đối phương, tập trung công vào điểm yếu họ b8 Lợi dụng mâu thuẫn Nếu thấy nội phía bên có vấn đề mâu thuẩn, nên đấu tranh khéo léo, đẩy trách nhiệm gỡ găng cho phía bên kia, từ làm găng biến b9 Ván lật ngữa Nếu cuối cùng, đàm phán lâm vào găng cuối cùng, cố ý tuyệt đối hóa điều kiện đàm phán, đem đặt toàn vấn đề lên bàn đàm phán,chứng minh khơng có đường khác để thối lui, hy vọng đối phương nhượng bộ, không đành chấp nhận kết cục đàm phán tan rã TS NGUYEN VAN NAM p.15 ... phán với để đến ký kết hợp đồng ngoại thương Ưu điểm: Có kết đàm phán nhanh chóng, Nhược điểm: -Rất tốn TS NGUYEN VAN NAM p.5 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG -Trình bày khơng -Trao đổi qua điện thọi trao... kết Chuẩn bị soạn thảo hợp đồng ngoại thương TS NGUYEN VAN NAM p.9 NGHIỆP VU NGOẠI THƯƠNG e Giai đoạn ký kết hợp đồng ngoại thương: Tránh qui định dùng tập quán thương mại địa phương để giải tranh... NGOẠI THƯƠNG Thành phần đồn đàm phán hợp đồng ngoại thương phải hội đủ chuyên gia ba lĩnh vực: pháp luật, kỹ thuật thương mại Trong đó, chuyên gia thương mại giữ vị trí quan trọng nên thường phân