Chương III Soạn thảo văn với Microsoft Word 97 Các khái niệm 1.1 Hệ soạn thảo văn gì? Theo nghĩa thơng thường ta hiểu văn giấy tờ có liên quan đến cơng việc văn phịng, chẳng hạn đơn từ, báo cáo, thị, v.v Chúng ta hiểu văn theo nghĩa rộng hơn: văn có nhiều dạng nội dung phong phú (như chứa hình ảnh minh họa) dung lượng chúng thay đổi từ trang đến vài trăm trang, chí hàng nghìn trang Thay cho cách thức soạn thảo văn cổ điển bút giấy, với phát triển công nghệ thơng tin, sử dụng máy tính cá nhân để soạn văn cách nhanh chóng đẹp Chúng ta nhập nội dung văn từ bàn phím, lưu nội dung tệp tin gọi tệp văn Tệp văn tệp chứa từ (các chữ a, b, c ) ký hiệu thông dụng (các dấu chấm câu, dấu +, dấu , v.v.) thường sử dụng ngôn ngữ người Khác với tệp tin thực thi, tệp văn làm nhiệm vụ lưu giữ có chúng Người ta tạo tệp văn chương trình biên tập Chương trình biên tập phần mềm thiết kế để thu nhận ký tự gõ vào từ bàn phím lưu giữ chúng tệp văn Để cung cấp thao tác xử lý nhanh, trình biên tập thường có tính sao, cắt, dán tìm kiếm phần văn Nhu cầu công việc văn phịng kích thích phát triển chương trình định dạng văn Ví dụ tạo chữ đậm, nghiêng, thụt lề đoạn văn, v.v Trước chương trình định dạng trình biên tập văn chương trình riêng rẽ Để in văn bản, người ta phải sử dụng trình biên tập văn để tạo tệp văn bản, dùng trình định dạng để định dạng văn hướng dẫn máy in cách in văn định dạng Để thấy kết việc định dạng cách trực tiếp hình trước in văn bản, vịng 20 năm trở lại đây, trình biên tập trình định dạng kết hợp vào chương trình Kết phần mềm “thấy nấy” (WYSIWYG), hiển thị kết hầu hết lệnh định dạng hình WordStar phần mềm thuộc loại cho máy tính cá nhân sử dụng phổ biến Vào năm 1981, WordPerfect, chương trình loại WYSIWYG khác, xuất ý đặc biệt Người ta gọi chương trình kết hợp hệ soạn thảo văn Như vậy, hệ soạn thảo văn chương trình ứng dụng nhằm để biến máy tính thành cơng cụ tạo, xử lý (biên tập, duyệt sửa, định dạng) in văn Việc sử dụng hệ soạn thảo văn tương đương việc sử dụng giấy, bút, máy chữ, tẩy, v.v., chí từ điển, cơng cụ điện tử (máy tính, bàn phím, chuột…) Các chương trình soạn thảo văn thường chương trình phổ biến sử dụng nhiều nơi, người cần tới: văn phịng để tạo cơng văn hay tài liệu, người lập trình dùng để viết chương trình Tùy theo chương trình thiết bị sử dụng, hệ soạn thảo văn hiển thị văn chế độ ký tự (làm sáng, gạch hay dùng màu sắc khác để mơ tả 71 hình chữ đậm, nghiêng hay định dạng khác) chế độ đồ họa (hiển thị hình giống in giấy) Mọi hệ soạn thảo văn có khả định dạng nhiều hay ít, ví dụ thay đổi phơng chữ, chừa lề, bố trí trang Hầu hết hệ soạn thảo văn ngày cung cấp khả kiểm tra lỗi tả ngữ pháp, tìm từ đồng nghĩa, kết hợp hình ảnh đồ họa tạo từ phần mềm khác, đặt cơng thức tốn học thực số tính tốn đơn giản Cho tới nhiều hồn thiện trình kiểm tra tả, từ điển điện tử khả phông chữ bổ sung thêm Với phát triển hệ thống giao diện đồ họa (GUI) Macintosh máy PC chạy hệ điều hành Microsoft Windows, chương trình đạt khả hiển thị phơng chữ hình Phần mềm soạn thảo văn thực cơng việc ấn lốt văn phịng đơn giản, đồng thời cung cấp cho người viết tất công cụ cần thiết để tạo lập, biên tập, duyệt sửa, định dạng in văn Các hệ soạn thảo văn thông dụng WordPerfect Microsoft Word Chương trình bày kiến thức cần thiết để sử dụng Microsoft Word 97 việc soạn thảo văn 1.2 Khởi động kết thúc Word Ta khởi động hệ soạn thảo Word theo hai cách: khởi động Word với tệp văn trống khởi động Word với tệp văn cụ thể có a Khởi động Word với tệp văn trống Sau cài đặt, biểu tượng Word hình chữ W màu xanh - , tệp khởi động chương trình soạn thảo Word tệp tin Winword.exe Chúng ta khởi động Word tương tự khởi động chương trình ứng dụng khác Dưới vài cách khác Khởi động từ bảng chọn Programs (Chương trình): Nếu chấp nhận tùy chọn ngầm định chương trình Setup (Cài đặt) đề nghị cài đặt Word, biểu tượng Word đặt bảng chọn Programs Để khởi động, ta nháy chuột nút Start (Bắt đầu), đưa trỏ chuột vào dòng Programs nháy chuột biểu tượng Word Khởi động từ công cụ Office: Khi cài đặt Word từ phần mềm Office 97, tạo công cụ Office (Office Tool Bar), hình, để khởi động cách nhanh chóng Word, ta cần đưa trỏ chuột vào biểu tượng công cụ nháy chuột (xem hình dưới) Khởi động từ biểu tượng tắt (shortcut) Nếu tạo biểu tượng tắt hình làm việc để trỏ tới chương trình Word, nháy đúp chuột biểu tượng hình cách để khởi động Word Khi khởi động Word với cách trên, Word nạp văn trống sẵn sàng để soạn thảo Tệp văn trống đặt tên tạm thời Document1 Khi kết thúc làm việc với Word, chương trình hỏi lại xem có muốn lưu tệp văn không b Khởi động Word với tệp văn cụ thể Để khởi động Word với tệp văn cụ thể, cần hiển thị tên tệp văn lên hình nháy đúp chuột tên tệp tin Một tệp tin Word soạn thảo, nháy đúp chuột đó, Windows 95 tự biết phải khởi động chương trình Word để mở tệp văn Để tìm tệp văn bản, nháy đúp biểu tượng My Computer hình sử dụng chương trình Windows Explorer ? Windows 95 cịn hỗ trợ cách đơn giản để mở nhanh văn soạn thảo trước khơng lâu: Dùng bảng chọn Documents (Văn bản) bảng 72 chọn Start Khi trỏ chuột tới Documents bảng chọn Start, ta thấy danh sách tên tệp mở gần (số tên tệp danh sách cố định, mở thêm tệp không cịn chỗ để đưa thêm tên tệp vào, Windows 95 xóa tên tệp cũ đưa thêm tên tệp vào) Để mở tệp văn có tên danh sách này, ta cần nháy chuột dịng tên c Khởi động Word sau khởi động máy tính Ngồi cách cịn sử dụng nhiều cách khác để khởi động Word (cũng khởi động chương trình ứng dụng khác), chẳng hạn đưa biểu tượng vào bảng chọn Start hay đưa vào nhóm StartUp (Khởi động) để Word tự khởi động sau ta khởi động Windows 95 (xem lại Chương III, Hệ điều hành Windows 95 thực hành cuối mục) d Kết thúc phiên làm việc với Word Sau thực việc soạn thảo văn với Word, phải lưu giữ kết làm việc đĩa cứng máy tính hay đĩa mềm Để đề phòng cố (chẳng hạn, điện), ta nên thường xuyên thực thao tác lưu giữ kết Khi lưu, ta mở lại văn để sửa đổi hay làm việc tiếp với Thực thao tác sau để lưu văn bản:  Nháy nút Save (Lưu) công cụ chuẩn  Chọn File\Save bảng chọn Nếu lần lưu tệp có tên ngầm định Document1, ta hiển thị cửa sổ hình để đưa vào thơng số tùy chọn (ví dụ tên tệp văn bản) Từ lần sau trở đi, lưu văn bản, cửa sổ không hiển thị nữa, tệp văn tự động lưu với tên Ta cho tên tệp văn (chẳng hạn Doc1) vào ô File name (Tên tệp) Chú ý tên thư mục ô Save in (Lưu tại) để dễ tìm mở văn lần sau Trên hình minh họa trên, tên thư mục Documents Sau chắn tệp văn lưu, ta đóng tệp văn lại để tiết kiệm nhớ Việc đóng tệp văn thực hai thao tác sau:  Nháy chuột nút góc bên phải cửa sổ  Chọn File\Close (Đóng) bảng chọn 73 Nếu ta chưa lưu sửa đổi văn mô tả trên, Word hỏi lại hộp thoại minh họa hình có muốn lưu hay không để tránh trường hợp thông tin Nháy Yes (Đồng ý) để lưu, nháy No (Không) trường hợp ta không muốn lưu nháy Cancel (Bỏ qua) chưa muốn kết thúc làm việc với văn Nếu khơng làm việc với Word nữa, ta khỏi Word cách nháy chuột tiếp nút góc bên phải hình chọn File\Exit (Thốt) 1.3 Màn hình làm việc Word Cũng ứng dụng khác chạy Windows, Word hoạt động cửa sổ riêng Nếu hệ soạn thảo Word cài đặt theo cấu hình ngầm định, sau khởi động ta nhận cửa sổ soạn thảo tương tự minh họa hình Trên hình, phần cửa sổ dịng hiển thị thơng tin chung công cụ thường sử dụng việc soạn thảo văn bản: tên tệp văn bản, bảng chọn công cụ chuẩn cơng cụ định dạng Ngồi ra, nhìn thấy thước đo, trạng thái hình, - ngang trạng thái, đứng nằm bên phải hình - dấu chèn nằm vùng soạn thảo vị trí ký tự gõ vào Chúng ta làm quen với đối tượng a Tên tệp Dòng cửa sổ biểu tượng chương trình soạn thảo văn Microsoft Word với tên tệp văn Tất tệp văn soạn thảo Word có ngầm định doc, trừ ta cho khác Vì ta cần cho phần tên tệp đủ Khi ta nháy chuột nút bên phải bảng chọn, vùng soạn thảo tách thành cửa sổ riêng, gọi cửa sổ văn Lúc tên tệp văn nằm tiêu đề riêng văn 74 b Thanh bảng chọn Trong chư ng trình ứng dụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng dụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn cho phép truy nhập vào lệnh Cácp v lệnh Cáco l ệnh Cácnh Các lệnh Cácnh đư c nhóm l i v i thào lệnh Cácnh nhóm có tên hiển thị bảng chọn.ng nhóm có tên đư c hiển thị bảng chọn.n thị bảng chọn b ảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng ch ọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn Thanh bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn Word có nhóm lệnh sau đây:a Word có nhóm lệnh Cácnh sau đây: File Gồm lệnh xử lý tệp văn bản, Open (Mở), Close (Đóng), Save (Lưu); Edit Gồm lệnh biên tập nội dung văn bản, Copy (Sao), Paste (Dán); View Gồm lệnh hiển thị văn bản, Normal (Chuẩn), Toolbar (Thanh công cụ); Insert Các lệnh chèn đối tượng vào văn bản: Page Number (Số trang), Picture (Hình); Format Gồm lệnh định dạng, Font (Phông chữ), Paragraph (Đoạn văn); Tools Gồm lệnh để thiết đặt hay kích hoạt công cụ; Table Gồm lệnh chèn bảng biểu; Windows Gồm lệnh liên quan đến hiển thị cửa sổ Help Trợ giúp Ta mở bảng chọn cách nháy vào tên bảng chọn, lệnh bảng chọn Các lệnh có mũi tên bên phải cịn chứa thêm lệnh phụ, di chuột đến có bảng chọn phụ xuất Khi nháy chuột để mở bảng chọn đó, cần di chuyển chuột sang tên bảng chọn khác bảng chọn mở c Thanh cơng cụ Thanh công cụ chứa nút lệnh biểu tượng gắn Các nút lệnh cho phép truy cập nhanh tới lệnh thường hay sử dụng thao tác nháy chuột đơn giản Sử dụng nút lệnh nhanh dễ dàng hơn, chẳng hạn nháy nút công cụ chuẩn để mở tệp có sẵn thao tác tương đương với thao tác nháy chuột File (Tệp) nháy dòng Open (Mở) bảng chọn Để sử dụng có hiệu cơng cụ ta cần quen biểu tượng nút lệnh Word cho phép ta hiển thị mười công cụ khác Một vài công cụ hiển thị cách ngầm định cài đặt, số lại hiển thị theo tùy chọn Chúng ta phân công cụ làm hai loại: cố định di động  Thanh công cụ cố định “gắn” từ xuống dưới, bảng chọn cịn gắn đáy hình Ta khơng đóng di chuyển tùy ý công cụ cố định cách trực tiếp Chúng luôn hiển thị cho ta sử dụng Thanh công cụ di động hiển thị dạng cửa sổ nhỏ, với tên cửa sổ (chính tên cơng cụ) dấu đóng (dấu nhân) bên phải Như tên gọi nó, dịch chuyển vị trí hình động tác trỏ chuột vào tiêu đề kéo, thả chuột, “đóng” cửa sổ cách nháy chuột nút dấu nhân thay đổi hình dáng, kích thước cửa sổ tương tự với cửa sổ khác Windows Các công cụ hiển thị dạng cố định hay di động theo nghĩa hồn tồn tương đối Ta chuyển công cụ cố định thành di động ngược lại  Hiển thị dấu cơng cụ Ta hiển thị cơng cụ cách tùy ý cách sau đây: 75 Chọn View\Toolbars (Thanh công cụ) Danh sách cơng cụ hiển thị hình trên, bên trái Để hiển thị danh sách ta cịn nháy chuột phải công cụ  Nháy Tools\Customize (Tùy chỉnh) để làm xuất cửa sổ hình trên, bên phải: Trong hai cách nói trên, cơng cụ chọn có dấu bên trái dòng tương ứng Nếu cần hiển thị cơng cụ cần nháy chuột ô bên trái Nếu muốn không hiển thị công cụ đánh dấu, ta nháy chuột chỗ dấu chọn biến Thanh cơng cụ khơng xuất hình Thơng thường cần dùng tới ba công cụ sau: Standard (Chuẩn), Formatting (Định dạng) Drawing (Vẽ), cần tới công cụ cho thao tác đặc biệt nên hiển thị hình  Thêm bớt nút lệnh cơng cụ Ta thấy nháy chuột biểu tượng công cụ tương đương với việc lệnh cho chương trình thực hay loạt thao tác gán cho biểu tượng Các công cụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Các thư ng gồm biểu tượng khác nhau; biểu tượng nhóm lại theom biển thị bảng chọn.u tư ng khác nhau; biển thị bảng chọn.u tư ng đư c nhóm l i theo nhóm có tên hiển thị bảng chọn.ng nhóm chứng dụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácc n ng Word cung cấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútp cho ngư i sử dụng nhiều nút Những nút dụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng r ấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútt nhi ều nút Những nútu nút nh v ập vào lệnh Cácy Nh ững nútng nút nhìn thấp cho người sử dụng nhiều nút Những núty đư c chư ng trình cào lệnh Cáci đặt định sẵn phần sốt đị bảng chọn.nh sẵn phần sốn phần số l lệnh Các m ột phần sốt phần sốn r ấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútt s ố Khi cần thực thường xuyên lệnh đó, để tiết kiệm thời gian người ta thường đưa thêm nút lệnh tương ứng lên cơng cụ Trong trường hợp có nút lệnh sử dụng đến nên loại bỏ chúng khỏi công cụ để dành chỗ cho nút lệnh khác Ví dụ Giả sử ta cần đưa nút lệnh định dạng kiểu chữ SMALL CAPS lên công cụ định dạng Các bước cần thực sau: Chọn Tools\Customize Nháy trang Commands (Các lệnh) hộp thoại Customize (hình bên) Trong hộp bên trái với tiêu đề Categories nháy dòng Format, hộp Commands bên phải dùng để chọn lệnh Nháy chọn kéo chuột để di chuyển nút lệnh vào vị trí cơng cụ định dạng thả nút chuột Nút lệnh nằm vị trí ta đặt vào Nháy nút Close (Đóng) để quay cửa sổ Word 76 Ngược lại, để loại bỏ nút lệnh khỏi công cụ, ta thực bước hộp hội thoại Customize hiển thị, dùng chuột kéo khỏi vùng cơng cụ d Thước đo Để kiểm tra kích thước “trang viết” cách tương đối, Word cung cấp hai thước đo, thước đo ngang thước đo đứng Có thể hiển thị chúng cách tùy chọn Thước ngang hiển thị cách tùy chọn chế độ hiển thị, cịn thước đứng hiển thị chế độ View/Page Layout (Bố trí trang) Để hiển thị thước ngang, ta nháy chuột mục chọn View\Ruler (Thước) Cịn thước hiển thị nháy chuột thước thơi khơng hiển thị Để phù hợp với nhiều tập quán sử dụng đơn vị đo khác nhiều vùng địa lý, lựa chọn đơn vị đo chiều dài thước Ta có bốn lựa chọn: theo đơn vị chuẩn quốc tế centimeter, theo đơn vị đo inch point thường sử dụng nước thuộc Liên hiệp Anh Mỹ, theo đơn vị đo pica, đơn vị đo truyền thống ấn loát Để thay đổi đơn vị đo ta thực bước sau: Nháy chuột lựa chọn Tools\Options chọn mục General Mở hộp lựa chọn dòng cuối Measurement units (Đơn vị đo) nháy chuột đơn vị đo ưa thích Nháy nút OK để đóng hộp thoại Ngồi số đo, thước cịn có trỏ dùng để lề đoạn văn e Thanh trạng thái Ở cửa sổ trạng thái chứa thông tin thời công việc thực Thanh trạng thái hiển thị mô tả ngắn gọn lệnh chọn nút lệnh công cụ Nếu ta chọn lệnh mà việc thực thời gian chút, ví dụ ghi lưu văn vào đĩa cứng (Save) trạng thái xuất thông báo cho biết công việc tiến hành 1.4 Di chuyển văn a Dấu chèn di chuyển dấu chèn u chèn di chuyển dấu chèn di chuyển dấu chèn n dấu chèn di chuyển dấu chèn u chèn Dấu chèn (đơi cịn gọi dấu nhắc nhấp nháy liên tục) hình nơi xuất ký tự ta gõ vào Khi gõ liên tục ký tự vào văn bản, dấu chèn di chuyển từ trái sang phải từ xuống cho nhìn thấy dấu chèn hình Nếu muốn chèn ký tự hay đối tượng nào, chẳng hạn hình vẽ, vào vị trí đó, ta phải di chuyển dấu chèn tới vị trí Cách đơn giản để di chuyển dấu chèn dùng chuột: Di chuột cho trỏ chuột có dạng , đưa trỏ tới nơi ta muốn nháy chuột Ngoài ra, cịn sử dụng 77 phím mũi tên bàn phím Để di chuyển dấu chèn sang trái hay sang phải ký tự, ta nhấn phím  hay phím  Nhấn phím  hay phím  đưa dấu chèn lên hay xuống đưa dấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútu chèn lên hay xuống dư i phần sốt dịng Bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng sau liệnh Cáct kê thao tác di chuyển thị bảng chọn.n nhanh d ấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútu chèn b ằng cách sử dụng cácng cách s dụng nhiều nút Những nút d ụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng phím mũi tên:i tên: Để dịch chuyển dấu chèn Sang trái hay phải từ Tới đầu hàng hay cuối hàng Tới đầu đoạn văn có chứa dấu chèn Tới đầu đoạn văn Tới đầu đoạn văn trước Giở trang hình (lên hay xuống) Tới đầu hay cuối văn Về vị trí vừa soạn thảo trước Nhấn phím CTRL +  hay CTRL +  HOME hay END CRTL +  CTRL +  CTRL + hai lần  PAGE UP hay PAGE DOWN CTRL + HOME hay CTRL + END SHIFT + F5 b Các Màn hình cho thấy số dịng định văn Để nhanh chóng di chuyển dấu chèn tới vị trí chưa nhìn thấy hình, ta sử dụng nằm bên phải cuối hình soạn thảo để hiển thị vị trí cần thiết nháy chuột Tại hai đầu có hai nút hình tam giác chúng nút hình chữ nhật Muốn văn theo chiều nào, ta cần nháy chuột nút hình tam giác có mũi nhọn hướng chiều Bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng sau tóm tắt cách sử dụng cuốn:t cách sử dụng nhiều nút Những nút dụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácng cuốn: Để Cuốn lên dòng Cuốn lên hình Cuốn xuống dịng Cuốn xuống hình Cuốn tới vị trí tương đối Cuốn sang trái Cuốn sang phải Cuốn đầu trang trước Cuốn đầu trang sau Thực Nháy nút Nháy vùng nút đứng Nháy nút Nháy vùng nút đứng Kéo thả nút Nháy nút Nháy nút Nháy nút Nháy nút 78 Ngồi ra, cuối đứng cịn có nút trịn để hiển thị phương thức đặc biệt, chẳng hạn theo đề mục, theo hình vẽ hay theo bảng biểu, v.v (xem hình dưới) ? Việc sử dụng để hiển thị văn hình khơng làm thay đổi vị trí dấu chèn văn Vì vậy, sau hình, muốn gõ ký tự vào vùng văn hiển thị, ta phải dùng chuột nháy vào vị trí Nếu không, gõ ký tự vào, hình hiển thị đoạn văn có chứa dấu chèn ký tự gõ vào xuất chỗ dấu chèn c Các chế độ hiển thị văn hình Với Word, ta hiển thị văn hình năm chế độ khác chế độ xem chi tiết văn khía cạnh khác Vị trí dấu chèn khơng thay đổi chuyển từ chế độ hiển thị sang chế độ hiển thị khác Ngồi ta “phóng to” hay “thu nhỏ” văn cần xem tùy theo mức độ chi tiết hay “toàn cảnh” Muốn chuyển đổi chế độ hiển thị, ta mở bảng chọn View (Xem) Ở phần có năm lệnh với biểu tượng kèm Để chuyển sang chế độ hiển thị đó, ta cần nháy chuột dịng lệnh Dưới ba chế độ hiển thị thông dụng Normal (Chuẩn): Hiển thị văn dạng đơn giản hóa Đây cách hiển thị thích hợp cho nhiều mục đích, cho việc soạn thảo văn từ bàn phím định dạng văn di chuyển phần văn phạm vi Page Layout (Bố trí trang): Dùng để xem kiểu dáng bố trí văn tồn trang, chẳng hạn vị trí hình vẽ trang in vị trí tương đối đoạn văn trang Chế độ hiển thị thích hợp để xem văn lần cuối trước in giấy, nhiên tốc độ hiển thị bị chậm cách đáng kể Outline (Phác thảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cáco): Như tên gọn cho phép truy nhập vào lệnh Cáci Word có nhóm lệnh sau đây:a nó, chế độ hiển thị chủ yếu dùng để phác thảo đột phần số hiển thị bảng chọn.n thị bảng chọn lệnh Cácy chủa Word có nhóm lệnh sau đây: yế độ hiển thị chủ yếu dùng để phác thảou dùng đển thị bảng chọn phác thảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cáco cấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútu trúc Word có nhóm lệnh sau đây:a phần sốt v n bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn Dùng chế độ hiển thị chủ yếu dùng để phác thảo đột phần số hiển thị bảng chọn.n thị bảng chọn lệnh Cácy đển thị bảng chọn phác thảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cáco cấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútu trúc Word có nhóm lệnh sau đây:a v n bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn, sau so n thảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cáco chi tiế độ hiển thị chủ yếu dùng để phác thảot nhóm có tên hiển thị bảng chọn.ng nút Những nút mụng, bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácc phần sốt Rấp cho người sử dụng nhiều nút Những nútt thích h p cho vi ệnh Cácc di chuy ển thị bảng chọn.n t ừng nhóm có tên hiển thị bảng chọn nh ững nútng đo n v n cách xa văn dài cách xa v n bảng chọn cho phép truy nhập vào lệnh Cácn lệnh Cáci Trong chế độ hiển thị ta phóng to hay thu nhỏ chi tiết hình Tại góc phải cơng cụ chuẩn có hộp điều khiển Nháy chuột mũi tên chọn tỷ lệ phần trăm thích hợp để hiển thị hình theo tỷ lệ Nếu danh sách khơng có tỷ lệ mong muốn (ví dụ 130%), ta nháy chuột chữ số, “bôi đen” số phần trăm gõ số vào Sau nhấn ENTER, văn hiển thị hình theo tỷ lệ vừa gõ vào 1.5 Gõ văn tiếng Việt Để soạn thảo văn ngơn ngữ, ta phải có hai loại phần mềm: phông chữ đặc trưng cho ngôn ngữ chương trình điều khiển bàn phím Phơng chữ điều khiển cách thức hiển thị ký tự máy in, cịn chương trình điều khiển bàn phím (đơi cịn gọi chương trình gõ) chuyển đổi mã từ bàn phím thông thường thành ký tự 79 ngôn ngữ Tùy theo ngôn ngữ, nhiều nước người ta thiết kế trình điều khiển bàn phím phơng chữ khác Cũng nhiều chương trình ứng dụng khác, Office 97 (trong có Word) phát triển để sử dụng môi trường tiếng Anh, phơng chữ cài đặt cách ngầm định phơng tiếng Anh Do có nhiều tính phong phú, cách hiển thị trực quan dễ sử dụng nên Word hệ soạn thảo văn phổ biến giới Việc sử dụng Word nhiều nước làm nảy sinh nhu cầu soạn thảo văn ngôn ngữ khác Hiện tại, Word hỗ trợ việc soạn thảo văn nhiều ngôn ngữ khác tiếng Anh Tuy nhiên cịn nhiều ngơn ngữ khác (trong có tiếng Việt chúng ta), muốn soạn thảo văn Word ngơn ngữ phải cài đặt thêm phần mềm bổ sung Đối với tiếng Việt, có nhiều hệ phơng chữ đầy đủ chương trình điều khiển bàn phím khác ABC, VietWare, VietKey, VNI, v.v., phổ biến phơng chữ chương trình gõ phần mềm ABC Trong sách đề cập tới cách gõ văn tiếng Việt chương trình gõ ABC a Chương trình gõ ABC Để soạn thảo văn tiếng Việt, trước hết ta phải cài đặt ABC Các phông Windows quản lý ta làm việc với phông tiếng Việt phông tiếng Anh, nghĩa việc chọn phông chữ thực hồn tồn với phơng tiếng Anh ABC chương trình tiện ích hệ thống giúp ứng dụng Windows hiểu xử lý tiếng Việt Chương trình phát phím bấm chuyển đổi chúng thành ký tự theo chế xác định trước Ta sử dụng chương trình gõ ABC bảng tính Excel, chương trình soạn thảo văn bản, chương trình xuất số ứng dụng khác chạy môi trường Windows Ngồi việc gõ tiếng Việt, ta cịn hỗ trợ chế kiểm tra dấu tiếng Việt với khả tự động chuyển đổi tiếng Việt với tiếng nước Điều giúp cho người thường xun phải làm việc với nhiều ngơn ngữ khơng cịn cần chuyển đổi chế độ liên tục Với ABC, chế FastCorrect (sửa nhanh), sửa dấu trực tiếp, giúp cho việc biên tập văn nhanh Một chế tốc ký xây dựng sẵn hệ thống, giúp việc nhập hay dùng thuật ngữ cách nhanh Sau cài đặt, chương trình khai báo tệp phông chữ tiếng Việt cho Windows quản lý hiển thị bảng điều khiển Tùy theo việc chọn loại bảng điều khiển mà ta thấy bảng điều khiển đầy đủ hay bảng điều khiển động hiển thị hình minh họa b Cách gõ tiếng Việt Ta gõ tiếng Việt theo mã Tiêu chuẩn Việt Nam phương thức gõ phím kiểu Telex Để gõ tiếng Việt, ta nháy nút Tiếng Việt hàng nút bảng điều khiển để có dạng lõm xuống Khi muốn trở lại chế độ gõ tiếng Anh, ta nháy chuột lại nút Khi gõ tiếng Việt cần ý chữ có dấu Bảng liệt kê cách gõ chữ có dấu theo kiểu Telex: Để gõ chữ Â Đ Ê Ơ Nhấn phím Nhấn phím A hai lần Nhấn phím D hai lần Nhấn phím E hai lần Nhấn phím O hai lần Để gõ dấu Huyền Sắc Nặng Hỏi Nhấn phím F Nhấn phím S Nhấn phím J Nhấn phím R 80 ... thiết để sử dụng Microsoft Word 97 việc soạn thảo văn 1.2 Khởi động kết thúc Word Ta khởi động hệ soạn thảo Word theo hai cách: khởi động Word với tệp văn trống khởi động Word với tệp văn cụ thể có... vùng soạn thảo vị trí ký tự gõ vào Chúng ta làm quen với đối tượng a Tên tệp Dòng cửa sổ biểu tượng chương trình soạn thảo văn Microsoft Word với tên tệp văn Tất tệp văn soạn thảo Word có ngầm... việc với Word lệnh File\Exit Định dạng văn bảnnh dạng văn bảnng văn bảnn bảnn Định dạng văn biến đổi dáng vẻ phần văn để trình bày chúng dạng cụ thể Định dạng văn nhằm mục đích:  Trình bày văn