1 Học viện quản lý giáo dục *** Tiểu luận Thông tin phản hồi trong quản lý Họ và tên: Đỗ Trờng Sơn Lớp: K2A Chuyên ngành Quản lý Giáo dục Đơn vị: Thái Thụy, Thái Bình Hà nội , năm 2010 M U t nc ta ang trong giai on quỏ i lờn ch ngha xó hi, mun thc hin thnh cụng giai on ny cn cú nhng ngi qun lý tht s tõm huyt, cú năng lực và trình độ để lãnh đạo và điều hành tổ chức hoạt động có hiệu quả. Một ngời quản lý với quyết tâm cao và làm việc mang tính kế hoạch hóa cao, biết xây dựng kế hoạch của tổ chức một cách khoa học, phù hợp thực tiễn, biết tổ chức, chỉ đạo và kiểm tra hon thnh chc nng ca mỡnh gúp phn xõy dng t nc theo ỳng đờng lối của Đảng và Nhà nớc. Để làm đợc điều đó, trong giai đoạn hiện nay thì thông tin quản lý có vai trò vô cùng quan trọng góp phần làm nên thành công của một tổ chức. Trong hệ thống thông tin quản lý thì thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản, với phơng pháp ngày càng tăng cờng dân chủ hóa, mở rộng dân chủ để huy động đợc trí tuệ của tập thể thì thông tin phản hồi có ý nghĩa rất quan trọng. Hơn nữa, trong giai đoạn hiện nay, mọi mặt của đời sống xã hội đang thay đổi từng ngày, từng giờ thì thông tin phản hồi trong quản lý ngày càng trở lên đặc biệt quan trọng đối với mỗi nhà quản lý, đòi hỏi mỗi nhà quản lý phải có đợc những thông tin phản hồi đảm bảo chính xác, kịp thời và đầy đủ nhất để có những quyết định, quyết sách phù hợp cho sự phát triển của tổ chức của mình. Bản thân tôi thấy đây là một vấn đề vô cùng cần thiết cho công tác quản lý của mình, cần phải nắm đợc bản chất của vấn đều sau khi học môn thông tin và hệ thống thông tin quản lý Giáo dục thông qua phơng pháp nghiên cứu lý luận và đúc kết kinh nghiệm từ thực tiễn công tác của bản thân. Nội dung Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con ngời, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những ngời soạn thảo và ban hành các quyết định trong một tổ chức. Thông tin quản lý có thể đợc lấy từ bên trong tổ chức hoặc bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thờng đợc lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, Chính phủ, Nh chỳng ta ó bit, vic qun lý con ngi, tp th l nhim v chớnh ca vic qun lý khụng ch i vi ton xó hi v i vi tng cp, ngnh, xó hi. Cú th núi, con ngi cú vai trũ ch o trong h thng qun lý. Trong lnh vc qun lý ngi ta xem xột con ngi v hot ng ca con ngi trờn 3 gúc . - Con ngi vi t cỏch l ch th qun lý: cựng vi nng lc, uy tớn, nhõn cỏch ca mỡnh giỳp co ngi a ra cỏc quyt nh qun lý ca mỡnh. iu ny nh hng trc tip n hiu qu hot ng ca t chc v s phỏt trin ca t chc. - Con ngi vi t cỏch l khỏch th qun lý (hay i tng qun lý): ú l nhng ngi di quyn nhiu cp cỏ nhõn, tp thvi nhng c im vn hoỏ, nhõn cỏch riờng ca h. 2 - Th 3 nhỡn nhn con ngi trong mi quan h gia ch th v khỏch th qun lý (mi quan h gia nhng ngi lónh o v ngi di quyn) Chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn bó chặt chẽ với nhau, không tách rời nhau mà cùng tồn tại trong hoạt động của một tổ chức. Tuy nhiờn, con ngi v tp th khụng th ng trc tỏc ng qun lý bi mi ngi u cú ý chớ, ý thc, cú nhng li ớch v nhu cu riờng, cú nhn thc v cỏc s kin. Trong h thng qun lý, con ngi cú th tip nhn cỏc quyt nh qun lý, tuõn theo nú hoc cú th khụng tip nhn hay ch tip nhn mt mc nht nh. Chớnh vỡ th trong vic qun lý con ngi khụng th theo cỏc quyt nh cng nhc m mang tớnh linh hot, mm do. Qun lý núi chung v thụng tin l hai lnh vc cú liờn h mt thit vi nhau. Nu khụng cú thụng tin, qun lý s khụng tn ti vi t cỏch l qun lý. Cú th thy, nhng quỏ trỡnh thu thp, x lý thụng tin v truyn t thụng tin chớnh l c s ca qun lý. Hn na, nu xột v c cu thỡ thụng tin l mt yu t bờn trong, cú tớnh cht ni ti ca qun lý V bn thõn quỏ trỡnh qun lý cng chớnh l quỏ trỡnh trao i thụng tin gia h thng qun lý vi h thng b qun lý, gia ton b h thng vi mụi trng xung quanh ca nú. ú l ta xột nhng nột i th v quan h gia thụng tin v qun lý núi chung. Nhng vn cn bn õy l gia thụng tin phn hi v thụng tin qun lý cú quan h nh th no? Trc ht, xỏc nh khỏi nim thụng tin phn hi, chỳng ta cn xut phỏt t khỏi nim thụng tin. V khỏi nim thụng tin, cho n nay, ó cú nhiu bi vit cp n vn ny. Tuy cũn cú nhiu cỏch kin gii khỏc nhau, nhng tu trung u thng nht tha nhn: thụng tin l biu hin ca quỏ trỡnh tỏc ng ln nhau gia cỏc i tng vt cht, nú gn lin vụi quỏ trỡnh phn ỏnh v mang tớnh khỏch quan. Nh vy, thụng tin l thuc tớnh vn cú ca th gii vt cht. Ch cú iu, xột t gúc nhn thc lun, s trao i thụng tin gia hai i tng vt cht khỏc nhau s c chia thnh vt truyn tin v vt mang tin. Nhng, nhỡn theo gúc khỏi quỏt, khi tỏc ng n mt vt khỏc, mi mt vt s va l vt truyn tin, va l vt mang tin. õy l tớnh cht cn c lu ý khi phõn tớch quỏ trỡnh qun lý xó hi. Vỡ quỏ trỡnh qun lý cng chớnh l quỏ trỡnh trao i thụng tin gia i tng qun lý (ch th) v i tng b qun lý (khỏch th). Thông tin và thông tin phản hồi luôn gắn bó chặt chẽ với nhau bởi vì trong quản lý, mối quan hệ giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau. Quan hệ thông tin và phản hồi thông tin là quan hệ tơng đối, sự phản hồi từ khách thể quản lý tới chủ thể quản lý và ngợc lại từ chủ thể quản lý tới khách thể quản lý. Phản hồi có thể hiểu là phản ứng, là thái độ, là kết quả thực hiện các quyết định quản lý của đối tợng quản lý. Vì vậy, chủ thể quản lý cần có thông tin phản hồi. Phản hồi còn giúp cho ngời lãnh đạo, ngời quản lý điều chỉnh hành vi, thái độ và cao nhất là điều chỉnh các quyết định quản lý. 3 Thông tin phản hồi là đưa ra thông tin xác nhận lại hay đóng góp những ý kiến để phát triển những thông tin có được. Việc đưa ra thông tin phản hồi hiệu quả sẽ giúp nâng cao tinh thần làm việc cũng như thành tích làm việc. Trong hệ thống thông tin thì thông tin phản hồi là loại thông tin, phức tạp và phong phú nhất. Nếu xét con người trong quan hệ với thế giới thì thông tin là nội dung của thế giới bên ngoài, được thể hiện trong sự nhận thức của con người. Còn thông tin phản hồi sẽ hẹp hơn. Đó chính là thông tin mà con người trao đổi với nhau trong sự giao tiếp. Vì thế, thông tin xã hội gắn liền với hoạt động thực tiễn của con người. Nó khác với các loại thông tin khác ở cách thể hiện và ở nội dung thông tin. Nếu ở thế giới vật chất, thông tin chỉ là những đấu vết để lại giữa các sự vật trong quá trình tác động lẫn nhau thì ở thông tin phản hồi dấu vết đó lại mang tính gián tiếp, trừu tượng khi mà vật mang thông tin được thể hiện bằng "từ,,, bằng "câu". Chính vì thế mà thông tin phản hồi, dù có tính khách quan, vẫn mang đấu ấn giai cấp, dân tộc. Từ đó dễ thấy rằng, thông tin phản hồi là loại thông tin liên quan đến các quan hệ xã hội và những lợi ích xã hội của con người. Khi xem xét thông tin phản hồi trong quan hệ với thông tin quản lý, chúng ta có thể chia nó thành hai loại: thông tin về khách thể quản lý và thông tin của chủ thể quản lý. Thông tin về khách thể quản lý giúp cho chủ thể quản lý hiểu rõ về đối tượng mà mình quản lý để từ đó đưa ra những chỉ thị, quyết định quản lý phù hợp. Nếu xét từ khía cạnh chất lượng thì có thể chia thành thông tin khoa học và thông tin đánh giá. Cả hai loại thông tin này đều đóng vai trò quan trọng đối với việc ra quyết định quản lý của chủ thể quản lý. Nhờ dựa vào hai loại thông tin này, chủ thể quản lý không chỉ biết được quyết định quản lý của mình có chính xác và phù hợp hay không, mà còn hiểu được phản ứng tốt hoặc xấu của đối tượng bị quản lý khi tiếp nhận quyết định này. Như vậy, thông tin phản hồi có nội dung rất đa dạng và phức tạp. Việc đi sâu vào phân tích những nội dung đó sẽ có ý nghĩa rất lớn đối với công tác quản lý. Việc làm này phụ thuộc rất lớn vào trình độ phát triển của hệ thống xã hội cũng như trình độ phát triển của bản thân kỹ thuật thu thập và xử lý thông tin. Đây là khía cạnh không có giới hạn đối với sự phát triển của con người. Bởi vì, Thông tin phản hồi có 2 dạng: Phản hồi tích cực và phản hồi tiêu cực. Phản hồi tích cực là lời khen ngợi nhưng ở mức độ cao hơn bằng cách xác định cụ thể các hành động xuất sắc. Phản hồi tiêu cực giống như một “bản cáo trạng” nhưng hiệu quả nó mang lại rất lớn. Nó giúp người lãnh đạo quản lý nhìn thấy những điểm yếu của mình, của đơn vị mình mà khi ngồi trên cao, ta không thể nhận thấy. Quá trình quản lý, xét từ quan điểm thông tin, về đại thể sẽ diễn ra như sau: - Mức độ tổng quát là quan hệ trao đổi thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý. ở góc độ này, quá trình quản lý là quá trình khép kín. Chủ thể quản lý tiếp nhận các thông tin về khách thể quản lý, sau đó xử lý chúng và đưa ra những mệnh lệnh, quyết định quản lý đến đối tượng quản lý. Như vậy, thông tin từ đối tượng quản lý đến chủ thể quản lý là mối liên hệ ngược. Tất nhiên, đây là xét theo một chu trình quản lý, còn quá trình quản lý sẽ diễn ra liên tục theo kiểu: nhận - phát - nhận Vì thế, sau khi ra quyết định quản lý, chủ thể quản lý phải thường xuyên giám sát, kiểm tra (cũng đồng thời là tiếp tục tiếp nhận và xử 4 lý các thông tin mới về đối tượng quản lý) để có sự điều chỉnh kịp thời, bổ sung cho những quyết định đã ban ra của mình. - Mức độ diễn biến cụ thể của quá trình quản lý. Vấn đề này hiện còn còn có nhiều ý kiến khác nhau. ở đây, khó khăn lớn nhất là việc xác định khâu nào là sự bắt đầu của quá trình quản lý. Chẳng hạn, nếu coi thu thập thông tin về đối tượng quản lý là bước khởi đầu thì các bước tiếp theo thường là: xử lý thông tin, ra quyết định, đưa quyết định đến với đối tượng bị quản lý; giám sát và kiểm tra việc thực hiện quyết định quản lý. Còn nếu coi thông tin quyết định là điểm xuất phát thì quá trình quản lý chỉ còn hai bước: tổ chức thực hiện và kiểm tra việc thực hiện đó. Ý kiến khác cho rằng, khi coi việc chuẩn bị và đưa ra các quyết định quản lý là sự bắt đầu của quá trình quản lý thì các bước tiếp theo sẽ là tổ chức thực hiện, điều chỉnh và hoàn thiện đần các quyết định trong quá trình thực hiện, cuối cùng là kiểm tra việc thực hiện quyết định quản lý. Như vậy, nếu ý kiến thứ nhất đã tách việc đặt mục đích cho hoạt động quản lý ra ngoài quá trình quản lý và do đó, vai trò của thông tin xã hội chỉ còn giới hạn ở bước thu thập và xử lý thông tin, thì ý kiến thứ hai lại tách việc thu thập và xử lý thông tin ra khỏi quá trình quản lý. Những quan điểm này không có gì sai nhưng ít nhiều đã không chú trọng đến vai trò của thông tin xã hội trong suốt quá trình quản lý. Vì, việc thu thập thông tin và bổ sung thông tin thường xuyên luôn tồn tại trong suất quá trình quản lý xã hội. Một số người cho rằng, quan điểm thứ ba đã khắc phục được hạn chế trên khi cho rằng, quá trình diễn ra hoạt động quản lý luôn gắn liền với việc thu nhận và xử lý thông tin. Đối với quan điểm này, ngay cả việc ra quyết định quản lý cũng sẽ trải qua các bước: 1 - Đặt mục đích; 2- Thu thập thông tin; 8 - Phân tích thông tin; 4 - Trên cơ sở thông tin đã có, xây dựng mô hình tương lai của khách thể quản lý (dự đoán tương lai, phát triển của đối tượng bị quản lý); 5 - Xây dựng các biến thể và lựa chọn biến thể tối ưu; 6 - Sửa đổi quyết định trong tiến trình thực hiện. Trong cả 6 bước này, thông tin phản hồi đều thể hiện vai trò của mình. Đặc biệt thực hiện với phương pháp "tăng cường dân chủ hóa trong quản lý" thì vai trò của thông tin phản hồi sẽ có mặt ở tất cả các khâu, các bước của quá trình quản lý. Qua phân tích trên, chúng ta thấy vai trò của thông tin phản hồi đối với hệ thống quản lý được thể hiện như là cơ sở, điều kiện cần thiết để tiến hành quá trình quản lý. Vì quản lý là hoạt động có tính hai chiều, chủ thể quản lý không thể không đón nhận các thông phản hồi cũng như sẵn sàng đưa ra phản hồi. Không có phản hồi từ người khác sẽ không thể có giao tiếp. Và không có giao tiếp thì nhà quản lý không thể biết được liệu những quyết định quản lý có rõ ràng và hoàn chỉnh hay không. Nếu bước đầu thiếu thông tin, hoặc thông tin không chính xác về hệ thống xã hội cần quản lý thì chủ thể quản lý không thể đề ra được mục đích cho hoạt động quản lý của mình. Thông tin phản hồi còn thể hiện vai trò là cơ sở của việc quản lý xã hội một cách khoa học. Thông tin không đầy đủ, nội dung thông tin thiếu khách quan . . . sẽ dẫn đến kết quả quản lý ngược với mục tiêu đề ra, hoặc rơi vào 5 khuynh hướng điều hành xã hội một cách chủ quan, duy ý chí và tất nhiên, dẫn đến sự thất bại. Một vai trò nữa của thông tin phản hồi đối với thông tin quản lý là nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý các thông tin quản lý. Cùng với khả năng xử lý tốt thông tin của chủ thể, nếu thông tin phản hồi đầy đủ, chính xác. . . sẽ góp phần làm tăng hiệu quả quản lý và do đó, thúc đẩy sự phát triển của quá trình quản lý. Ngược lại, nếu thông tin không đầy đủ, thiếu chuẩn xác . . . sẽ làm giảm hiệu quả quản lý. xã hội và đương nhiên, làm chậm tốc độ phát triển. Vai trò đặc biệt quan trọng của thông tin phản hồi là ở chỗ, nó góp phần quan trọng trong sự thành công hay thất bại của quá trình quản lý. Do vậy, việc có đầy đủ thông tin và xử lý thông tin một cách khoa học ở tất cả các khâu, các bước của quá trình quản lý là tối cần thiết. Hay nói cách khác, quá trình quản lý cũng chính là quá trình liên tục thu thập và xử lý thông tin (trong đó có cả những thông tin phản hồi, cả tích cực và tiêu cực). Rõ ràng, thông tin phản hồi đóng vai trò đặc biệt quan trọng trong hệ thống thông tin quản lý. Nhưng để phát huy vai trò đó, thông tin phản hồi phải đảm bảo những tính chất như: chân thật, khách quan, kịp thời, liên tục và có hệ thống. Đây là những yêu cầu có tính nguyên tắc nhằm tránh sự bóp méo, xuyên tạc thông tin, cũng như tránh sự lạc hậu của thông tin. Một điểm nữa cần lưu ý là muốn phát huy vai trò tích cực của thông tin phản hồi, nguồn thu thập thông tin phải đa dạng, phương tiện thu thập thông tin phải ngày càng hiện đại, tiên tiến. Bởi vậy, tổ chức tốt việc thu thập thông tin, đầu tư đầy đủ ngân sách cũng như cơ sở vật chất kỹ thuật cho việc thu thập và xử lý thông tin trong đó có thông tin phản hồi là đặc biệt cần thiết. ở mỗi quốc gia, điều này sẽ được thể hiện ở việc đào tạo đội ngũ cán bộ, cũng như tỷ lệ ngân sách đầu tư cho việc phát triển khoa học công nghệ. Chúng ta đều biết, việc sử dụng những phương tiện mới để thông tin giữa chủ thể quản lý và khách thể quản lý, cũng như việc hợp nhất những dòng thông tin khác nhau sẽ tạo ra những tiền đề cần thiết để nâng cao vai trò của thông tin quản lý trong quá trình quản lý. Nghĩa là thông tin phản hồi muốn giữ được vai trò của mình Nghĩa là thông tin phản muốn giữ được vai trò của mình trong quá trình quản lý xã hội thì còn cần phải kết hợp với rất nhiều dòng thông tin phi xã hội khác. 6 KÕt luËn Ngày nay chúng ta đang triển khai dân chủ hoá trong quản lí cũng là một trong những biện pháp nhằm tăng cường sự phản hồi thông tin. Thông tin luôn sẵn sàng chia sẻ cho mọi người, các cá nhân hoặc nhóm có thể tự do sử dụng thông tin và bàn bạc với người khác thông qua tổ chức. Mặt khác, thông tin là một phần rất quan trọng của sự phi tập trung việc ra quyết định trong một tổ chức. Một tổ chức có thể tham gia tăng các nguồn lực thông tin bằng một hệ thống uỷ quyền ra quyết định cho cấp có thông tin, hơn là chuyển thông tin tới địa điểm ra quyết định. Những điều này cũng làm giảm sự quá tải thông tin vào một số bộ phận hoặc một số cá nhân và cũng tránh tình trạnh sự ôm đồm hoặc lấn sân hoặc bao sân trong quản lý. Tình trạng này diễn ra không ít trong thực tế quản lí đặc biệt là trong các cơ quan hành chính sự nghiệp. Tuy nhiên tình trạng này cũng làm nảy sinh nguy cơ lạm dụng vầ thâu tóm thông tin trong tổ chức, vì sự truyền đạt thông tin nhiều khi diễn ra không hoàn toàn khách quan (tam sao thất bản). Ta thấy chủ thể quản lý và khách thể quản lí luôn gắn kết với nhau, không thể tách rời nhau. Thông tin phản hồi là phản ứng, là kết quả thực hiện các quyết định quản lí của khách thể quản lý. Thông tin phản hồi thông báo về mặt mạnh, mặt yếu của chủ thể quản lý. Thông tin phản hồi và thông tin quản lý luôn có sự gắn kết chặt chẽ với nhau và quá trình quản lý bao giờ cũng cần đến những thông tin phản hồi. Bởi vậy, để tăng cường hiệu quả quản lý xã hội và "tăng cường dân chủ hóa trong quản lý" trong tình hình và điều kiện mới, cần coi trọng việc thu thập thông tin phản hồi , xử lý chúng một cách đúng đắn, khoa học và trên cơ sở đó, có những quyết định phù hợp, kịp thời. Thông tin phản hồi là một thành phần cơ bản của thông tin quản lý, chúng có mối gắn kết chặt chẽ với nhau.Vì vậy mỗi người quản lý, mỗi cơ quan quản lý trong quá trình thực hiện và chỉ đạo thực hiện các quyết định cần luôn chú ý tới thông tin phản hồi để kịp thời điều chỉnh và ra các quyết định cho hợp lí, góp phần nâng cao hiệu quả của công tác quản lí, từ đó nâng cao chất lượng hoạt động của một tổ chức nhằm từng bước góp phần xây dựng cơ quan, tổ chức, đất nước theo đúng định hướng đã chọn, phù hợp với tình hình thực tiễn hiện nay. 7 . của thông tin phản hồi đối với thông tin quản lý là nó có ảnh hưởng trực tiếp đến việc xử lý các thông tin quản lý. Cùng với khả năng xử lý tốt thông tin của chủ thể, nếu thông tin phản hồi. nhau. Thông tin phản hồi là phản ứng, là kết quả thực hiện các quyết định quản lí của khách thể quản lý. Thông tin phản hồi thông báo về mặt mạnh, mặt yếu của chủ thể quản lý. Thông tin phản hồi. nó thành hai loại: thông tin về khách thể quản lý và thông tin của chủ thể quản lý. Thông tin về khách thể quản lý giúp cho chủ thể quản lý hiểu rõ về đối tượng mà mình quản lý để từ đó đưa ra