Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm 1.DOC

Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bưu điện trung tâm

Lời nói đầu

Hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng luôn tiềm ẩn các rủi ro Trong điều kiện hiện tại, khi mà xu hớng tự do hóa và toàn cầu hóa nền kinh tế ngày càng phát triển thì nguy cơ gặp phải rủi ro của các doanh nghiệp ngày càng lớn Việc chủ động phòng ngừa rủi ro, đảm bảo an ninh tài chính và khả năng phát triển bền vững của các doanh nghiệp trở thành vấn đề thời sự, cấp thiết trong quá trình hội nhập kinh tế quốc tế của các doanh nghiệp Trong quá trình quản lý và điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh, một trong những yếu tố quan trọng tác động đến kết quả hoạt động của doanh nghiệp là việc huy động và sử dụng tài sản bằng tiền Do đó, nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý là luôn giữ đợc sự cân bằng hợp lý giữa các luồng tiền vào và luồng tiền ra của doanh nghiệp, hay nói cách khác là luôn duy trì đợc một lợng tiền nhất định đủ để đáp ứng các yêu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh.

Bu điện trung tâm 1 là đơn vị trực thuộc Bu điện Hà Nội, trong thời gian qua cũng đã quan tâm đến công tác quản lý ngân quỹ, song gặp không ít những khó khăn Với chiến lợc phát triển của ngành Bu điện trong xu thế hội nhập cạnh tranh, quản lý tốt ngân quỹ đã và đang là một yêu cầu đối với Bu điện trung tâm 1.

Vì vậy, sau một thời gian thực tập tại Bu điện trung tâm 1, em đã chọn

đề tài: “Giải pháp hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bu điện trungtâm 1” cho luận văn tốt nghiệp của mình Nội dung luận văn tốt nghiệp của

em đợc trình bày theo 3 chơng:

Chơng 1: Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng.

Chơng 2 : Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ của Bu điện trung tâm 1 Chơng 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác quản lý ngân quỹ tại Bu điện trung tâm 1.

Em xin cảm ơn cô giáo, Thạc sỹ Lê Phong Châu, khoa Ngân hàng-Tài chính đã hớng dẫn em tận tình trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp Em cũng xin cám ơn các cô chú cán bộ tại Bu điện trung tâm 1 và đặc biệt là các cán bộ phòng Tài chính-Kế toán của trung tâm đã giúp em trong quá trình thực tập và hoàn thành luận văn tốt nghiệp này.

Chơng 1:

Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanhnghiệp trong nền kinh tế thị trờng

1.1.1 Doanh nghiệp và chức năng tài chính của doanh nghiệp

Doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế, nơi kết hợp các yếu tố cần thiết để sản xuất và bán các sản phẩm, dịch vụ tạo ra với mục đích thu lợi nhuận Hoạt động của doanh nghiệp đợc đặc trng bởi 2 dạng:

+ Sản xuất : Thực hiện chế biến các sản phẩm và dịch vụ mua vào để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán.

+ Trao đổi : Mua các yếu tố đầu vào (cung ứng) để phục vụ cho việc sản xuất ra các sản phẩm, dịch vụ và đem bán (thơng mại).

Hình 1.1 thể hiện hai chức năng cơ bản của doanh nghiệp là thơng mại và cung ứng-sản xuất Hai chức năng này đợc gọi chung là hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Hình 1.1 : Dòng biến đổi vật chất của doanh nghiệp

Hoạt động trao đổi tạo ra dòng vật chất và tài chính đối ứng (Hình 1.2) Để có thể tạo ra các sản phẩm và dịch vụ có thể bán đợc, doanh nghiệp cần dùng vốn để mua sắm các tài sản và sử dụng các tài sản đó để tạo ra giá trị gia tăng.

Hình 1.2: Dòng vật chất và dòng tài chính của doanh nghiệp

Tạo ra vốn và phân bổ hợp lý vốn vào các tài sản dùng trong hoạt động sản xuất kinh doanh để tạo ra giá trị gia tăng ổn định, ngày càng lớn và phân chia lợi ích tạo ra cho các chủ thể liên quan là hoạt động cơ bản hình thành nên chức năng thứ ba của doanh nghiệp là tài chính hay còn gọi là hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Chức năng tài chính hay hoạt động tài chính trớc hết có nhiệm vụ hỗ trợ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tiến hành ổn định và có hiệu quả bằng các tài sản dùng trong sản xuất kinh doanh Ngoài ra, hoạt động này cũng có thể tạo ra những thu nhập ngoài sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp bằng các tài sản tài chính Hai mảng hoạt động tài chính này cấu thành hoạt động tài chính trọn vẹn trong doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với nhau cho dù mỗi mảng có đặc trng riêng

Đối với doanh nghiệp, trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thờng xuyên đợc xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trởng đều đặn và liên tục theo định hớng chiến lợc Vì vậy trong quản lý tài chính ngắn hạn, quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng.

1.1.2 Vai trò của ngân quỹ đối với hoạt động của doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trờng

1.1.2.1 Khái niệm ngân quỹ

Ngân quỹ là khái niệm dùng để chỉ tiền ( bao gồm tiền mặt trong két tại doanh nghiệp và tiền gửi ngân hàng) và các khoản tơng đơng tiền nh chứng khoán dễ bán Các loại chứng khoán giữ vai trò nh một “ bớc đệm ” cho tiền mặt, vì nếu số d tiền mặt nhiều doanh nghiệp có thể đầu t vào chứng khoán có khả năng thanh khoản cao, nhng khi cần thiết cũng có thể chuyển đổi chúng sang tiền mặt một cách dễ dàng và ít tốn kém chi phí Những khoản phải thu có khả năng thu đợc tiền ngay khi cần cũng đợc coi là một phần của ngân quỹ.

Chúng ta có thể hiểu ngân quỹ là khoản chênh lệch giữa thực thu ngân quỹ và thực chi ngân quỹ tại một thời điểm nhất định của doanh nghiệp.

Ngân quỹ tác động tới cả đầu vào và đầu ra của hoạt động sản xuất kinh doanh Đây là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện việc thanh toán các khoản chi, trao đổi hàng hoá… nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một mức dự trữ tiền dơng là nhằm để có phơng tiện giao dịch giúp doanh nghiệp mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các khoản chi cần thiết cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp trong hiện tại cũng nh những khoản chi bất thờng hay những nhu cầu về tiền đột xuất trong tơng lai Tiền giúp doanh nghiệp thực hiện đợc điều đó vì tiền có các chức năng chủ yếu: tiền là phơng tiện lu thông, tiền là phơng tiện thanh toán, tiền là phơng tiện đo lờng giá trị, tiền là phơng tiện dự trữ về mặt giá trị.

1.1.2.2Ngân sách hoạt động hàng năm và sự hình thành ngân quỹ

a) Các loại ngân sách hoạt động hàng năm của doanh nghiệp a.1) Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh

Ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp tổng hợp các dòng tài chính vào và ra trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, đó là doanh thu và các khoản chi có xuất quỹ liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh Các dòng tài chính đợc thiết lập căn cứ trên giá trị phát sinh trong từng khoảng thời gian xem xét Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ làm xuất hiện các thành phần liên quan đến tài sản lu động và nợ ngắn hạn Việc thiết lập ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh thờng theo từng tháng và tập hợp thành các ngân sách theo chức năng trên cơ sở ngân sách hoạt động của các bộ phận

Các ngân sách chức năng trong ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm:

+ Ngân sách bán hàng là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận bán hàng.

Ngân sách bán hàng hình thành hai dòng tài chính cơ bản:

- Dòng doanh thu phụ thuộc vào khối lợng bán ra và biểu giá bán - Dòng chi liên quan đến chi phí cho hoạt động bán hàng không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong bán hàng.

Chính sách tín dụng đối với khách hàng của doanh nghiệp sẽ tác động đến ngân sách bán hàng và làm xuất hiện khoản Phải thu dự tính.

Hình 1.3 -Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh-+ Ngân sách sản xuất là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận sản xuất.

Ngân sách sản xuất chỉ bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình sản xuất chế biến : Chi mua nguyên vật liệu, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung, không tính đến chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong sản xuất Ngân sách sản xuất đợc hình thành từ chơng trình sản xuất của doanh nghiệp căn cứ vào chơng trình bán hàng dự kiến có tính tới mức tồn kho thành phẩm đầu kỳ, mức tồn kho thành phẩm cuối kỳ mong muốn.

Ngân sách sản xuất sẽ bao gồm trong nó cả ngân sách cung ứng vì quá trình sản xuất sẽ làm xuất hiện nhu cầu tiêu hao nguyên vật liệu Từ mức tồn kho nguyên vật liệu đầu kỳ, mức tồn kho nguyên vật liệu cuối kỳ mong muốn

và nhu cầu sử dụng phát sinh sẽ xác định tổng giá trị nguyên vật liệu cần mua, phơng thức cung ứng Từ ngân sách sản xuất sẽ xác định đợc mức Tồn kho và khoản Phải trả dự tính.

+ Ngân sách quản lý chung là tổng hợp toàn bộ ngân sách của các bộ phận gián tiếp.

Ngân sách quản lý chung chỉ bao gồm các khoản chi phục vụ quản lý và cũng không tính tới chi phí khấu hao tài sản cố định dùng trong quản lý a.2) Ngân sách đầu t

Đầu t là một hoạt động nằm trong chiến lợc của doanh nghiệp Tuy nhiên, việc đầu t thờng đòi hỏi một khoản tiền lớn, sẽ ảnh hởng đến ngân quỹ khi thực hiện các khoản chi đầu t theo lịch giải ngân đã đợc hoạch định Trong phạm vi quản lý tài chính ngắn hạn, ngân sách đầu t sẽ liên quan đến dòng tài chính ra nhằm mua sắm tài sản cố định dùng trong sản xuất kinh doanh (đầu t bên trong) , bao gồm:

Các khoản chi đầu t hàng năm (đầu t thay thế ).

Các khoản chi cho đầu t phát triển ( mở rộng, hiện đại hoá ).

Hình 1.4 Sơ đồ hình thành ngân sách đầu t -a.3) Ngân sách hoạt động tài chính

Ngân sách hoạt động tài chính liên quan đến các hoạt động vay, cho vay và đầu t tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh, bao gồm các dòng tài chính vào nh thu tiền ứng với các khoản cho vay, thu tiền từ các tài sản tài chính dài hạn, và các dòng tài chính ra nh trả tiền ứng với các khoản đi vay, trả tiền cho các tài sản tài chính dài hạn, góp vốn liên doanh

Đầu t phát triển đầu t hàng năm

Ngân sách đầu t

Đầu t thay thếĐầu t mở rộng hiện đại hoá

Hình 1.5 Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động tài chính a.4) Ngân sách hoạt động bất thờng

Ngân sách này, khi lập kế hoạch, chỉ xét đến các khoản thu và chi do bán tài sản cố định cần thanh lý Các khoản thu, chi bất thờng khác không đợc xem xét Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp thực hiện điều chỉnh các quỹ dự phòng thì việc điều chỉnh sẽ đợc thể hiện ở ngân sách này:

Điều chỉnh tăng các quỹ dự phòng đợc xem nh dòng tài chính ra tức là khoản chi bất thờng.

Điều chỉnh giảm các quỹ dự phòng đợc xem nh dòng tài chính vào tức là khoản thu bất thờng

Hình 1.6 - Sơ đồ hình thành ngân sách hoạt động bất thờng-b) Sự liên kết của các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ

Để xác lập đợc trạng thái ngân quỹ cần phải liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận Trớc khi liên kết các ngân sách hoạt động bộ phận, cần có sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh Sự điều chỉnh đối với ngân sách hoạt động sản xuất kinh doanh sẽ căn cứ trên chính sách th-ơng mại dự kiến của doanh nghiệp và chính sách của Ngời bán đối với cách mua dự kiến mà doanh nghiệp lựa chọn.

Hình 1.7 -Sơ đồ liên kết các ngân sách hoạt động hình thành ngân quỹ-Chính sách thơng mại của doanh nghiệp đợc thể hiện ở cách thức thanh toán áp dụng cho khách hàng Điều này làm cho khoản thực thu trong kỳ xem xét có thể khác biệt so với doanh thu Việc điều chỉnh là để xác định dòng thực thu của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét sau khi đã loại bỏ lợng tiền mà doanh nghiệp cung cấp tín dụng (tín dụng thơng mại) cho khách hàng (Phải thu).Việc điều chỉnh đối với khoản thu từ bán hàng sẽ cho thấy một phần khả năng tài trợ bên trong thực tế của doanh nghiệp từ hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chính sách của Ngời bán cũng đòi hỏi việc điều chỉnh theo cách tơng tự Tất nhiên nó sẽ có tác động đối với khoản chi mua của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và cho biết một phần nhu cầu tài trợ thực tế phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Việc điều chỉnh cũng có thể phải áp dụng đối với ngân sách hoạt động bất thờng liên quan đến thanh lý tài sản cố định Việc điều chỉnh các quỹ dự phòng sẽ cha thực hiện ở bớc này.

Các ngân sách đầu t và ngân sách hoạt động tài chính cũng sẽ không điều chỉnh ở bớc thiết lập ngân quỹ đầu tiên vì các ràng buộc hợp đồng đối với các khoản vay hoặc các ràng buộc chiến lợc đối với việc đầu t trực tiếp và đầu t gián tiếp.

Tổng hợp các ngân sách hoạt động sẽ xác định ngân quỹ của doanh nghiệp trong thời kỳ xem xét và là cơ sở để đa ra các quyết định tài chính của doanh nghiệp

1.1.2.3Vai trò của ngân quỹ trong hoạt động của doanh nghiệp

Chu trình tài chính của doanh nghiệp có 3 chu kỳ: Chu kỳ tạo vốn; chu kỳ sử dụng vốn; chu kỳ phân chia thu nhập Đối với một doanh nghiệp đang hoạt động thì ba chu kỳ này đan xen nhau, có lúc kế tiếp, có lúc song hành và cũng có lúc gián đoạn Điều này tơng ứng với tính chất đan xen trong việc hình thành nhu cầu cũng nh khả năng tài trợ của doanh nghiệp trong suốt một thời kỳ nhất định Trong giai đoạn ngắn hạn, việc đảm bảo cân bằng giữa khả năng và nhu cầu tài trợ thờng xuyên đợc xem là mục tiêu chính của quản lý tài chính Việc đảm bảo cân bằng tài chính ngắn hạn sẽ giúp cho doanh nghiệp hoạt động ổn định, có hiệu quả, cơ sở của sự tăng trởng đều đặn và liên tục theo định hớng chiến lợc Vì vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong

hoạt động của doanh nghiệp, với mục tiêu kiểm soát quá trình hoạt động của doanh nghiệp theo thời gian

Các doanh nghiệp dự trữ tiền mặt vì 3 động lực chính: động lực giao dịch; động lực dự phòng; động lực đầu cơ.

Động lực dự trữ tiền để giao dịch nghĩa là doanh nghiệp dự trữ tiền để có thể mua sắm hàng hoá, nguyên vật liệu và thanh toán các chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tuỳ vào đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp mà doanh nghiệp có thể cần nhiều tiền hay ít Đối với các doanh nghiệp bán lẻ, hầu nh hoạt động nào cũng đòi hỏi cần đến tiền Có những thời điểm, nhu cầu tiền của doanh nghiệp rất cao, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp dịch vụ vào các dịp lễ tết hay các doanh nghiệp có ngành nghề kinh doanh theo mùa vụ… nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một Đến thời điểm này, nhu cầu tiền của doanh nghiệp lên rất cao để mua hàng hoá, nguyên vật liệu Ngoài ra, khi ngân quỹ thặng d tiền sẽ giúp doanh nghiệp có khả năng thanh toán nhanh cho nhà cung ứng, điều này có thể là thuận lợi cho doanh nghiệp rất nhiều vì uy tín doanh nghiệp đợc nâng cao và doanh nghiệp có thể hởng lợi thế chiết khấu.

Doanh nghiệp giữ tiền nhằm phòng ngừa khả năng thu chi tiền trong t-ơng lai biến động không thuận lợi nh sự thay đổi các chính sách của nhà nớc, đình công, hỏa hoạn, khó khăn do yếu tố thời vụ và chu kỳ kinh doanh Điều đó cũng có nghĩa là nếu khả năng dự báo thu chi bằng tiền trong tơng lai của doanh nghiệp kém thì nhu cầu tiền dự phòng là cao và ngợc lại, nếu doanh nghiệp nắm rõ đợc dòng tiền vào ra trong thời gian tới thì nhu cầu tiền dự phòng sẽ thấp… nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một Doanh nghiệp sẽ không thể duy trì hoạt động bình thờng để tồn tại và cạnh tranh trên thị trờng nếu không có một mức tồn quỹ rộng rãi đủ để bù đắp sự mất mát về máy móc, nguyên vật liệu… nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một

Ngoài ra, doanh nghiệp giữ tiền vì động lực đầu cơ nhằm chuẩn bị sẵn sàng để lợi dụng ngay các cơ hội tốt trong kinh doanh, đầu t khi phát sinh những cơ hội đem lại lợi nhuận, thờng là đầu t vào các chứng khoán dễ bán Việc đầu t vào chứng khoán dễ bán còn nhằm mục đích dự phòng mà không phải giữ tiền mặt.

Nh vậy, ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của một doanh nghiệp, là phơng tiện giúp doanh nghiệp duy trì đợc hoạt động sản xuất kinh doanh và đảm bảo khả năng thanh toán Doanh nghiệp sẽ phải làm thế nào để ổn định mức cân đối ngân quỹ, tránh những trờng hợp biến động bất thờng xảy ra Điều này đòi hỏi phải quản lý tốt ngân quỹ.

1.2Công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trờng

1.2.1 Sự cần thiết phải quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp trong nềnkinh tế thị trờng

Mục tiêu của quản lý tài chính là cực đại hóa giá trị của doanh nghiệp Một cách cụ thể, quản lý tài chính là việc thiết lập và thực hiện thủ tục phân tích, đánh giá và hoạch định tài chính, giúp cho nhà quản lý đa ra các quyết định đúng đắn cũng nh kiểm soát hữu hiệu quá trình thực hiện các quyết định về mặt tài chính với các nguyên tắc:

 Không bao giờ để thiếu tiền đảm bảo khả năng thanh toán  Đa ra các quyết định đầu t đúng, đạt hiệu quả cao.

 Đa ra các quyết định tài trợ hợp lý với chi phí vốn thấp.

Ngân quỹ là một bộ phận của vốn lu động có tính lỏng cao nhất, với hai bộ phận chủ yếu là tiền mặt và tiền gửi ngân hàng liên quan đến các dòng tiền vào ra doanh nghiệp - có nghĩa là nó liên quan tới các khoản thu chi bằng tiền Bất cứ khi nào phát sinh các khoản thu chi liên quan đến tiền, mức dự trữ tiền trong ngân quỹ đều biến động Mặt khác, các khoản thu chi tiền mặt lại không đồng thời và thờng diễn ra bất thờng, ảnh hởng không nhỏ tới mức dự trữ tiền Vì vậy, để tránh những trờng hợp biến động bất th-ờng của ngân quỹ đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lí ngân quỹ.

1.2.1.1Đảm bảo khả năng thanh toán của doanh nghiệp

Doanh nghiệp luôn quan tâm tới mức dự trữ tiền vì ngân quỹ biến động theo chiều hớng bất lợi sẽ ảnh hởng tới sự tồn tại và phát triển của mỗi doanh nghiệp Nh vậy, một vai trò quan trọng của quản lý ngân quỹ là giúp cho doanh nghiệp đảm bảo khả năng thanh toán Khả năng thanh toán là khái niệm dùng để chỉ khả năng đáp ứng các khoản nợ hay các khoản chi khi đến hạn Do sự khác biệt về thời điểm ghi nhận giữa thu nhập và chi phí với thu và chi ngân quỹ, lợi nhuận trên báo cáo kết quả kinh doanh của doanh nghiệp chỉ là con số trên sổ sách kế toán, lợi nhuận này nếu không đợc biểu hiện dới hình thái tiền, thì cho dù cao đến mức nào cũng không thể hiện đợc khả năng tái sản xuất mở rộng cũng nh đảm bảo khả năng thanh toán doanh nghiệp đợc diễn ra bình thờng Trong nhiều trờng hợp doanh nghiệp không đủ tiền để trang trải các khoản nợ, khoản chi phát sinh do các dòng tiền vào, ra doanh nghiệp không diễn ra cùng thời điểm, độ lớn, cùng chu kỳ Trong khi đó, việc dự đoán khi nào phát sinh các khoản thu, các khoản chi bằng tiền, số lợng là

Vì vậy, khả năng thanh toán tốt có ý nghĩa quan trọng với doanh nghiệp bởi lẽ nó quyết định tới mối quan hệ của doanh nghiệp với khách hàng, ảnh hởng tới uy tín của doanh nghiệp Một doanh nghiệp thờng xuyên thanh toán đúng hạn có thể đợc hởng chiết khấu hay các u đãi khác, duy trì đợc mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, có đợc nguồn hàng ổn định Ngoài ra, một doanh nghiệp có khả năng thanh toán tốt sẽ dễ dàng vay tiền từ ngân hàng hay tìm kiếm các nguồn tài trợ khác cả trong ngắn hạn lẫn dài hạn Ví dụ, doanh nghiệp có thể xin đợc hởng chính sách tín dụng thơng mại hay phát hành chứng khoán ra công chúng để huy động vốn Vì vậy, doanh nghiệp cần nhận thức đợc tầm quan trọng của công tác quản lí ngân quỹ để dự báo những trờng hợp có thể dẫn đến thiếu hụt tiền, có thể đẩy doanh nghiệp vào trạng thái khó khăn, từ đó có biện pháp khắc phục nh tìm nguồn tài trợ hay tìm cách tăng thu giảm chi Đồng thời dự báo những trờng hợp ngân quỹ có thể thặng d để có biện pháp sử dụng tiền nhàn rỗi, tạo thêm nguồn cho ngân quỹ, phòng ngừa cho biến động bất thờng có thể xảy ra trong tơng lai.

1.2.1.2Lựa chọn nguồn tài trợ với chi phí thấp

Khi ngân quỹ thâm hụt do phát sinh nhiều các khoản chi nhằm duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, doanh nghiệp phải tìm cách tạo nguồn ngắn hạn để bù đắp thâm hụt, tránh tình trạng mất khả năng thanh toán Doanh nghiệp có nhiều cách để tìm nguồn tài trợ ngắn hạn nhng vì những lí do nào đó, doanh nghiệp không thể tìm đợc nguồn chi phí thấp mà phải vay các tổ chức, vay cá nhân, hay huy động từ các nguồn có chi phí cao hơn Nếu nh doanh nghiệp có kế hoạch phòng ngừa trờng hợp này, doanh nghiệp đã có thể có biện pháp khắc phục tối u Chẳng hạn, doanh nghiệp có thể giảm các khoản phải thu khách hàng; tăng cờng quan hệ tốt với nhà cung cấp bằng cách thanh toán nhanh để có thể đợc hởng các u đãi về giá hay trả chậm trong tơng lai; đầu t tiền vào chứng khoán và đặc biệt là có kế hoạch vay ngân hàng và các tổ chức tín dụng, hạn chế các khoản vay không cần thiết để vay trong tơng lai Nếu doanh nghiệp không có kế hoạch chủ động trớc sẽ khiến doanh nghiệp có thể phải “vay nóng” từ các tổ chức, cá nhân có chi phí cao, phải chịu các điều kiện ràng buộc bất lợi cho doanh nghiệp

Nh vậy, các hình thức tài trợ với chi phí lớn khiến chi phí vốn của doanh nghiệp cao, làm chi phí của doanh nghiệp trong tơng lai tăng lên, ảnh hởng tới lợi nhuận đồng thời hạn chế khả năng huy động vốn của doanh nghiệp trong tơng lai Và đặc biệt trong trờng hợp doanh nghiệp không thể tìm đợc nguồn tài trợ nào, doanh nghiệp sẽ có nguy cơ mất khả năng thanh toán.

Rõ ràng, nếu không có sự quản lí chặt chẽ ngân quỹ, để tình trạng thâm hụt ngân quỹ bất lợi xảy ra, hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp sẽ bị ảnh hởng và việc tối thiểu hoá chi phí vốn sẽ không đạt đợc.

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, mọi khoản chi lớn thờng đã phát sinh vào kì trớc, đến kì sau, doanh nghiệp mới thực hiện cung ứng dịch vụ và đồng thời nhận đợc các khoản thu bằng tiền Nh vậy, ngân quỹ của doanh nghiệp sẽ thặng d tiền vì thu bằng tiền của doanh nghiệp vợt trội các khoản chi trả bằng tiền trong kỳ Tiền để tại két của doanh nghiệp hay gửi không kì hạn vào ngân hàng không đem lại mấy lợi nhuận Doanh nghiệp cũng không thể tính tới việc đầu t dài hạn vì đây chỉ là khoản tiền tạm thời nhàn rỗi trong ngắn hạn; cho dù đầu t dài hạn sẽ hứa hẹn nhiều lợi nhuận thì nó cũng tiềm ẩn nhiều rủi ro khi doanh nghiệp có nhu cầu thanh toán Một số doanh nghiệp sẽ tìm cách đầu t ngắn hạn tiền nhàn rỗi vào tài sản sinh lợi mà độ rủi ro có thể chấp nhận Tuy nhiên sẽ có những doanh nghiệp không đầu t tiền nhàn rỗi mà chỉ gửi tiền vào tài khoản ở ngân hàng bởi họ luôn duy trì một mức dự trữ tiền rộng rãi Nh vậy, quản lí ngân quỹ tốt sẽ sẽ tạo cơ hội sinh lợi, tăng lợi nhuận và và lựa chọn nguồn tài trợ phù hợp với chi phí thấp.

1.2.1.3Dự phòng cho những biến động bất thờng

Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp không tránh khỏi những biến động bất thờng nh thiên tai, đình công, khách hàng của doanh nghiệp mất khả năng thanh toán Những tác động trên có thể trực tiếp làm giảm các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp hay buộc doanh nghiệp phải chi những khoản chi bất thờng Vì vậy, doanh nghiệp phải dự trữ một khoản tiền nhất định để dự phòng cho những biến động bất thờng đó Chi phí cho việc dự phòng những biến động bất thờng đó chính là khoản thu nhập mà doanh nghiệp có thể thu đợc nếu sử dụng khoản tồn quỹ đó vào kinh doanh

Khi xảy ra những tổn thất, khoản đợc doanh nghiệp sử dụng ngay để thanh toán cho những tổn thất là ngân quỹ Nếu mức tồn quỹ không đủ tài trợ cho những tổn thất có nghĩa là thời điểm đó có thể doanh nghiệp đã mất khả năng thanh toán Vì vậy, công tác quản lý ngân quỹ đóng vai trò rất quan trọng đối với doanh nghiệp

1.2.2 Nội dung công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp

1.2.2.1Dự tính thu nhập và chi phí

Để có thể dự tính đợc thu nhập và chi phí trong kỳ tới, doanh nghiệp cần phải thờng xuyên tiến hành nghiên cứu thị trờng, xác định đợc nhu cầu của thị trờng về sản phẩm của đơn vị mình trong kỳ tới là bao nhiêu, xây dựng

doanh nghiệp có thể dự tính lợng hàng hoá, dịch vụ đợc cung cấp trong từng kỳ Ngoài ra, doanh nghiệp phải dự tính trớc những biến động trên thị trờng sắp tới về cung các hàng hóa, nguyên vật liệu đầu vào để từ đó có thể tính đ ợc các chi phí mà doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra trong kỳ Nh vậy, hệ thống kế hoạch của doanh nghiệp phải bao hàm đầy đủ thông tin phản ánh tình hình hoạt động doanh nghiệp trong kỳ và dự tính mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp trong kỳ tới

 Căn cứ vào nguồn hình thành, thu nhập của doanh nghiệp gồm: +)Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh

Thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh là khoản thu chủ yếu trong thu nhập của doanh nghiệp Doanh thu bán hàng là nguồn thu chủ yếu trong thu nhập từ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nh vậy, thời điểm để xác định doanh thu là khi ngời mua chấp nhận thanh toán, không phụ thuộc tiền đã thu đợc hay cha

Đối với doanh nghiệp dịch vụ, doanh thu từ hoạt động kinh doanh là toàn bộ tiền bán sản phẩm, hàng hoá, cung ứng dịch vụ sau khi trừ khoản giảm giá hàng bán (nếu có chứng từ hợp lệ) đợc khách hàng chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu đợc tiền hay cha Ngoài ra, doanh thu từ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp còn bao gồm các khoản phí thu thêm ngoài giá bán nếu có, phụ thu theo quy định của nhà nớc mà doanh nghiệp đợc hởng đối với dịch vụ cung cấp trong kỳ.

+ )Thu nhập từ hoạt động tài chính :

Thu nhập hoạt động tài chính đợc xác định tại thời điểm tính lãi thu đ-ợc, không phụ thuộc tiền lãi đã thu đợc hay cha.

+)Thu nhập từ hoạt động bất thờng

Thời điểm để xác định thu nhập từ hoạt động bất thờng là khi các đối tác của doanh nghiệp chấp nhận thanh toán cho các khoản trên, không phụ thuộc tiền đã thu đợc hay cha.

 Căn cứ vào nguồn hình thành, chi phí của doanh nghiệp gồm:

+ )Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh

Chi phí cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm các chi phí nh: Chi phí nguyên, nhiên vật liệu, khấu hao tài sản cố định, tiền l-ơng và các khoản chi phí có tính chất ll-ơng, chi phí dịch vụ mua ngoài Các chi phí này phát sinh có tính chất thờng xuyên và gắn liền với quá trình sản xuất sản phẩm

Đối với doanh nghiệp thơng mại dịch vụ, chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh bao gồm các chi phí từ khi mua hàng cho đến khi cung cấp dịch vụ cho khách hàng và bảo hành cho khách hàng trong một khoảng thời gian nhất định Nói cách khác, chi phí kinh doanh dịch vụ bao gồm chi phí vận chuyển, chi phí quản lý, chi phí bằng tiền khác

+) Chi phí cho hoạt động tài chính :

Chi phí cho hoạt động tài chính bao gồm những khoản lãi mà doanh nghiệp chi trả cho việc đầu t ra bên ngoài nhằm mục đích sử dụng hợp lý các nguồn vốn, chi trả tiền vay ngân hàng, chi trả lãi cho bên góp vốn liên doanh và các khoản chi khác có liên quan đến hoạt động tài chính của doanh nghiệp đều đợc coi là những khoản chi phí cho hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

+) Chi phí cho hoạt động bất thờng

Chi phí cho hoạt động bất thờng của doanh nghiệp bao gồm : Chi phí phạt vi phạm hợp đồng, chi phí thanh lý tài sản và các chi phí cho các hoạt động bất thờng khác.

1.2.2.2Dự tính nhu cầu tiền

Trên cơ sở thu nhập và chi phí đợc dự tính cho kỳ sau, nhà quản lý tài chính cần dự tính nhu cầu tiền của doanh nghiệp Nguồn tiền của doanh nghiệp là những khoản doanh nghiệp thực thu đợc trong kỳ và mức tồn quỹ của kỳ trớc còn việc sử dụng nguồn tiền chính là việc chi trả trong kỳ

Việc dự tính này nhằm hai mục đích: thứ nhất, giúp các nhà quản lý nắm đợc nhu cầu tiền trong tơng lai; thứ hai, cho biết khả năng thu đợc tiền để đáp ứng các nhu cầu chi tiêu Việc dự tính các khoản thu chi là không dễ song doanh nghiệp có thể căn cứ vào thu chi của kỳ trớc, kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh kỳ này để ớc lợng một cách tơng đối thời điểm, chu kỳ, khối lợng các dòng tiền vào, ra Từ đó doanh nghiệp có thể xác định mức cân đối tiền mặt khi có nhu cầu thu chi phát sinh.

Trớc hết, doanh nghiệp cần phải dự đoán tiền thu ngân quỹ Các khoản thực thu ngân quỹ bao gồm: Thu tiền bán hàng trong kỳ; Thu tiền nợ kỳ trớc của khách hàng; Thu từ hoạt động tài chính; Thu từ hoạt động bất thờng Doanh nghiệp phải xác định thời gian trả tiền trung bình của các khoản phải thu khác nhau Từ đó, doanh nghiệp có thể xác định đợc tỷ lệ phần trăm doanh thu đợc chuyển thành tiền trong kỳ.

Sau khi dự tính các khoản thu vào ngân quỹ, nhiệm vụ tiếp theo là cần dự toán các khoản chi ra từ ngân quỹ nh: Thanh toán các khoản phải trả; Chi tiền lơng cho công nhân viên, nhà quản lý và chi khác; Thanh toán thuế, lợi

Cuối cùng từ những dự báo về thực thu, thực chi ngân quỹ nhà quản lý sẽ tìm ra chênh lệch thu chi ngân quỹ, đối chiếu với mức tồn quỹ tiền mặt tối -u của doanh nghiệp trong từng thời kỳ để thấy đợc nh-u cầ-u tiền mặt của doanh nghiệp trong kỳ tới.

1.2.2.3áp dụng phơng pháp quản lý ngân quỹ thích hợp

Sau khi có đợc những thông tin về nhu cầu tiền, căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh và khả năng của doanh nghiệp, doanh nghiệp cần áp dụng một phơng pháp quản lý ngân quỹ thích hợp Có rất nhiều phơng pháp quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp, các doanh nghiệp chủ yếu lựa chọn hai phơng pháp sau:

a) Ph ơng pháp quản lý theo mô hình Baumol

Trong quá trình hoạt động kinh doanh, doanh nghiệp phải tính toán mức tiền mặt dự trữ hợp lí và hiệu quả nhất sao cho chi phí cơ hội của doanh nghiệp là nhỏ nhất đồng thời doanh nghiệp gặp ít rủi ro thanh toán nhất Vì vậy, doanh nghiệp sẽ thờng tìm cách đầu t số tiền mặt nhàn rỗi vào hình thức đầu t ít rủi ro nhất đó là đầu t vào tín phiếu kho bạc.

Tín phiếu kho bạc là loại chứng khoán đợc coi là ít rủi ro nhất và dễ chuyển hoá thành tiền nhất Vì thế chúng ta có thể coi chi phí cơ hội của việc giữ tiền là lãi suất tín phiếu kho bạc Việc dùng tiền nhàn rỗi để đầu t vào tín phiếu kho bạc sẽ đem lại cho doanh nghiệp khoản lợi nhất định Tuy nhiên, tín phiếu kho bạc không phải là phơng tiện thanh toán nên khi doanh nghiệp cần tiền mặt phải tìm cách bán tín phiếu Điều này làm phát sinh chi phí bán các tín phiếu kho bạc Nh vậy, chi phí cơ hội tăng lên nếu dự trữ tiền tăng lên đồng thời chi phí bán tín phiếu sẽ giảm đi nếu số lần phải bán tín phiếu ít đi tức là dự trữ tiền tăng lên Do đó mức tiền dự trữ hợp lí và hiệu quả nhất đạt đ-ợc khi tổng chi phí cho việc duy trì lợng tiền đó trong ngân quỹ là nhỏ nhất

L ợng tiền dự trữ

Chi phí cơ hội của dự trữ tiền

Chi phí do dự trữ tiền gây ra

Chi phí do thiếu tiền

điểm cực tiểu

L ợng dự trữ tối u

Tổng chi phí do dự trữ tiền

Mức dự trữ tiền mặt tối u (mức tồn quỹ tối u) đạt đợc khi:

Chi phí do thiếu tiền cận biên = Chi phí cơ hội của dự trữ tiền cận biên

Khi hết tiền trong ngân quỹ doanh nghiệp mới đem bán tín phiếu nên tại thời điểm đó, lợng tiền mặt dự trữ bằng 0 Khi doanh nghiệp bán tín phiếu doanh nghiệp có đủ lợng tiền dự trữ tính toán Nh vậy, lợng tiền dự trữ bình quân trong doanh nghiệp là:

lợng tiền dự trữ (tính toán) 2

Vậy chi phí cơ hội của việc giữ tiền là:

lợng tiền dự trữ (tính toán) x chi phí cơ hội của lợng tiền dự trữ

2 lợng tiền dự trữ

Chi phí cơ hội của việc dự trữ tiền cận biên là:

chi phí cơ hội của một đơn vị tiền dự trữ 2

Từ đó, ta có thể tính đợc lợng dự trữ tiền tối u là:

2 x tổng nhu cầu tiền để chi trả các hoá đơn trong năm x chi phí do mỗi lần thiếu tiền chi phí cơ hội của một đơn vị tiền dự trữ

Theo giả định ban đầu, toàn bộ tiền nhàn rỗi sau khi đã tính lợng tiền dự trữ hợp lí đợc đầu t toàn bộ vào tín phiếu kho bạc nên áp dụng cho trờng hợp này ta suy ra đợc công thức tính lợng tiền dự trữ tối u nh sau:

2 x tổng nhu cầu tiền để chi trả các hoá đơn trong năm x chi phí cho mỗi lần bán tín phiếu

lãi suất

Nh vậy mô hình Baumol giả định việc chi trả các hoá đơn là đều đặn, chủ động mà không tính đến sự bất thờng của các dòng tiền đi ra doanh nghiệp, và hơn thế nữa không tính đến các khoản thu bằng tiền của doanh nghiệp cũng làm thay đổi mức dự trữ tiền mặt mà giả định khi thu về, tiền đợc dùng để chuyển hoá luôn thành tín phiếu Do đó, các nhà kinh tế học đã xây dựng mô hình phù hợp hơn với thực tế, tức là mô hình này có tính đến cả những khả năng tiền ra vào ngân quỹ

b) Ph ơng pháp quản lý theo mô hình Miller- o rr

Để khắc phục tình trạng biến động tiền mặt trong doanh nghiệp, các nhà kinh tế học đã đa ra mô hình kiểm soát ngân quỹ căn cứ sự biến động của Q =

Q= ==

dòng vào và dòng ra với đơn vị thời gian là ngày có tên gọi là mô hình Miller – Orr Mô hình này cho phép nhà quản lý nắm giữ tiền ở mức độ hoàn toàn tự do trừ khi nó đạt tới điểm giới hạn trên và giới hạn dới

Ta có đồ thị sau:

Trong mô hình này, nhà quản lý cần xác định đợc 3 chỉ tiêu: Giới hạn trên, giới hạn dới của cân đối tiền mặt và mức tồn quỹ theo thiết kế Tại giới hạn trên hoặc giới hạn dới, doanh nghiệp sẽ phải điều chỉnh mức tồn quỹ bằng cách đầu t ngắn hạn hoặc tài trợ cho ngân quỹ để có mức tiền mặt theo thiết kế ban đầu Khoảng dao động của mức cân đối tiền mặt trong mô hình phụ thuộc các yếu tố: nếu nh mức dao động của thu chi ngân quỹ hàng ngày rất lớn hoặc là chi phí cố định của việc đầu t ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên quy định khoảng dao động tiền mặt lớn Ngợc lại, nếu nh lợi tức khoản đầu t ngắn hạn cao thì doanh nghiệp nên thu hẹp khoảng dao động tiền mặt Khoảng dao động tiền mặt đợc xác định theo công thức sau đây:

Doanh nghiệp thờng thiết kế mức cân đối tiền mặt ở điểm một phần ba khoảng cách kể từ giới hạn dới lên giới hạn trên Mức tiền mặt theo thiết kế

Mô hình Miller–Orr trên đây chỉ ra rằng nếu doanh nghiệp duy trì đợc mức tiền mặt theo nh thiết kế ban đầu thì doanh nghiệp sẽ tối thiểu hoá chi phí giao dịch và chi phí do lãi suất gây ra.

Mô hình Miller–Orr có thể thích ứng với nhu cầu kiểm soát ngân quỹ trong đơn vị thời gian rất ngắn (ngày) và phù hợp với một thị trờng tài chính năng động Mô hình này xem xét mức dao động của ngân quỹ trong hành lang giới hạn trên, giới hạn dới của mức cân đối tiền và coi một nửa của mức dao động này thể hiện nhu cầu cần điền đầy mức thiếu hụt tiền Cách đặt vấn đề này cho phép xem xét đồng thời dòng vào và ra nhng đòi hỏi doanh nghiệp phải dự báo đợc dòng vào và ra một cách chi tiết (hàng ngày là tốt nhất) Vì vậy, khi doanh nghiệp có những trở ngại trong công tác dự báo ngân quỹ, mô hình Baumol vẫn có giá trị ứng dụng nhất định vì sự đơn giản của nó

Những mô hình quản lý ngân quỹ trên đây sẽ là những định hớng cho nhà quản lý tài chính trong quá trình thực hiện công tác quản lý ngân quỹ Tuy nhiên, đã là mô hình thì sẽ ít nhiều mang tính cứng nhắc và không thể hoàn toàn tất cả những biến động của thực tế Vì vậy, để vận dụng tốt đợc mô hình, các doanh nghiệp cần chú trọng nâng cao nhận thức và trình độ của đội ngũ cán bộ tài chính trong doanh nghiệp

1.2.2.4Lập kế hoạch quản lý ngân quỹ

Việc lập kế hoạch quản lý ngân quỹ bao gồm các quyết định để sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi khi có thặng d ngân quỹ vợt qua giới hạn trên theo mô hình mà doanh nghiệp áp dụng và các quyết định tìm nguồn tài trợ khi có ngân quỹ xuống thấp hơn giới hạn cho phép của mô hình Đối với hình thức tài trợ hay sử dụng ngân quỹ nào thì doanh nghiệp cần phải xem xét có phù hợp với chu kỳ kinh doanh và chu kỳ tiền mặt của đơn vị mình hay không.

Chu kỳ kinh doanh là khoảng thời gian mà tất cả các bớc của quá trình

tái sản xuất phải trải qua nh: nguyên vật liệu – sản phẩm dở dang – bán thành phẩm – thành phẩm – giao hàng – chờ thu tiền về.

Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ dự trữ + Chu kỳ chờ thu tiền

Chu kỳ dự trữ là khoảng thời gian từ lúc bắt đầu mua nguyên vật liệu

nhập kho cho đến khi xuất kho sản phẩm giao cho khách hàng.

Chu kỳ chờ thu tiền đợc tính từ khi giao hàng cho khách đến khi nhận

lại tiền bán hàng.

Chu kỳ kinh doanh còn tính theo chu kỳ trả tiền và chu kỳ tiền mặt

Chu kỳ kinh doanh = Chu kỳ trả tiền + Chu kỳ tiền mặt

Chu kỳ tiền mặt là khoảng thời gian từ khi trả tiền cho nhà cung cấp

cho đến khi thu đợc tiền của khách hàng Nh vậy, trong quản lý ngân quỹ doanh nghiệp cần phải quan tâm đến chênh lệch độ dài chu kỳ thu tiền và độ dài chu kỳ trả tiền để đa ra những quyết định phù hợp cho công tác quản lý ngân quỹ.

 Các nguồn tài trợ ngắn hạn cho ngân quỹ

 Bán chứng khoán ngắn hạn, giấy tờ có giá

Khi mức tồn quỹ thực tế nhỏ hơn mức tối u, doanh nghiệp có thể bán chứng khoán để tài trợ cho ngân quỹ Các chứng khoán sẽ đợc bán trên thị tr-ờng trớc hết là để đáp ứng nhu cầu tiền mặt, thứ hai là để thực hiện lợi nhuận cho các khoản đầu t Các chứng khoán dễ bán có thể đợc bán trên thị trờng tiền tệ nh tín phiếu kho bạc, hoặc có thể đem thơng phiếu đến ngân hàng để chiết khấu

 Vay ngân hàng

Nếu doanh nghiệp không có các chứng khoán thanh khoản để bán hoặc doanh nghiệp cha muốn bán chứng khoán thì doanh nghiệp có thể vay ngân hàng Doanh nghiệp có thể vay ngân hàng theo nhiều phơng thức khác nhau với các điều kiện nh thời hạn trả, số d tối thiểu, cách hoàn trả nợ vay với mức lãi suất tơng ứng Ngân hàng có khả năng đáp ứng những nhu cầu này cho doanh nghiệp với thời hạn có thể từ vài ngày đến cả năm, có thể đảm bảo hoặc không có đảm bảo Với hình thức tài trợ này, doanh nghiệp cần phải so sánh giữa vay ngân hàng và việc bán chứng khoán Lãi suất mà doanh nghiệp phải trả cho ngân hàng có thể cao hơn lãi suất mà doanh nghiệp nhận đợc từ việc bán chứng khoán Nếu doanh nghiệp không chắc chắn về thu chi ngân quỹ trong tơng lai thì doanh nghiệp cần phải giữ mức cân đối tiền mặt lớn với mục đích là sẽ không phải đi vay Ngợc lại, nếu doanh nghiệp biết chắc chắn về khả năng thu chi ngân quỹ trong tơng lai thì có thể giữ tiền mặt ở mức thấp hơn.

 Tín dụng thơng mại

Doanh nghiệp nhận chính sách tín dụng thơng mại của nhà cung cấp sẽ làm cho cân đối tiền mặt của ngân quỹ bớt căng thẳng do doanh nghiệp không cần phải chi ngay các khoản tiền mua hàng Khi đó doanh nghiệp sẽ phải trả thêm một khoản tiền do việc thanh toán chậm và phải chấp nhận với một giá thanh toán cao hơn Tuy nhiên, doanh nghiệp phải rất thận trọng vì khoản tiền doanh nghiệp trả chậm trong kỳ này sẽ có thể trở thành gánh nặng cho ngân quỹ trong các kỳ sau.

 Các biện pháp sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi

 Đầu t vào các chứng khoán thanh khoản cao trên thị trờng

Việc đầu t chứng khoán của doanh nghiệp là nhằm tận dụng khoản tiền nhàn rỗi tạm thời Có rất nhiều những chứng khoán dễ bán mà doanh nghiệp có thể lựa chọn nh: tín phiếu kho bạc, chấp nhận thanh toán của ngân hàng, thơng phiếu Vì thế, việc quyết định đầu t vào chứng khoán hay không và đầu t vào loại nào phụ thuộc vào: lãi suất, tính thanh khoản, ngày đáo hạn Thực hiện hoạt động này doanh nghiệp cần phải quản lý một danh mục đầu t hợp lý sao cho lợi nhuận thu đợc đủ bù đắp các rủi ro và mức lợi tức mong muốn Đối với các doanh nghiệp lớn, chi phí giao dịch để mua và bán chứng khoán không đáng kể so với chi phí cơ hội của viêc giữ tiền mặt nên các doanh nghiệp này cần chú ý tới công cụ đầu t này

 Cung cấp tín dụng cho khách hàng

Cung cấp tín dụng cho khách hàng là một công cụ quan trọng mà doanh nghiệp cần phải chú trọng Chính sách cung cấp tín dụng thơng mại cho khách hàng có nhiều u điểm nh : Doanh nghiệp có thể bán đợc nhiều hàng hoá hơn với mức giá cao hơn; Hiệu quả sử dụng tiền của doanh nghiệp tăng do cung cấp các khoản phải thu sẽ thu đợc mức lãi cao hơn hẳn so với việc đầu t vào các khoản mục khác đồng thời doanh nghiệp có thể tạo lập mối quan hệ lâu dài với những khách hàng lớn Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro khi khách hàng không thanh toán đúng hạn Vì vậy, việc doanh nghiệp có cung cấp tín dụng thơng mại cho một khách hàng hay không cần phải đợc cân nhắc và tìm hiểu kỹ lỡng, doanh nghiệp nên chọn những khách hàng có uy tín, quan hệ lâu dài

 Trả trớc cho nhà cung cấp

Doanh nghiệp cũng có thể sử dụng nguồn tiền nhàn rỗi của mình để thanh toán trớc cho nhà cung cấp Khi thực hiện việc này, doanh nghiệp sẽ đợc nhà cung cấp cho hởng một khoản chiết khấu tiền mặt.

1.3 Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ củadoanh nghiệp

1.3.1 Các chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua đánhgiá khả năng thanh toán của doanh nghiệp

Để đánh giá khả năng thanh toán của doanh nghiệp, ngời ta sử dụng các chỉ tiêu:

 Khả năng thanh toán hiện hành

Tài sản lu động Tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành =

Nợ ngắn hạn

Tỷ lệ này cho biết một đồng nợ ngắn hạn của doanh nghiệp đợc đảm bảo bằng bao nhiêu đồng giá trị tài sản lu động Tài sản lu động thờng bao gồm tiền, các chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhợng, các khoản phải thu và dự trữ (tồn kho) Nợ ngắn hạn thờng bao gồm các khoản vay ngắn hạn ngân hàng và các tổ chức tín dụng khác, các khoản phải trả nhà cung cấp, các khoản phải trả, phải nộp khác

Tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành thể hiện khả năng thanh toán tổng quát của doanh nghiệp, nó cho biết mức độ các khoản nợ của các chủ nợ ngắn hạn đợc trang trải bằng các tài sản có thể chuyển thành tiền trong một giai đoạn tơng đơng với thời hạn của các khoản nợ đó Nếu tỷ lệ khả năng thanh toán hiện hành >1 thì doanh nghiệp đợc coi nh đang ở trạng thái thuận lợi Tuy nhiên hệ số này cha đủ chặt chẽ trong việc đánh giá cân bằng tài chính ngắn hạn vì còn tính đến khoản mục Hàng tồn kho Nếu khoản mục này chiếm tỷ trọng đáng kể trong tài sản lu động và thời gian chuyển hoá cần thiết đủ dài thì vẫn tồn tại nguy cơ mất cân bằng ngắn hạn.

 Khả năng thanh toán nhanh

Tài sản lu động - Tài sản dự trữ (tồn kho) Tỷ lệ khả năng thanh toán nhanh =

Nợ ngắn hạn

Đây là tỷ số giữa các tài sản quay vòng nhanh với nợ ngắn hạn Tài sản quay vòng nhanh là những tài sản có thể nhanh chóng chuyển đổi thành tiền, bao gồm: Tiền, chứng khoán ngắn hạn, các khoản phải thu Tài sản dự trữ (tồn kho) là các tài sản khó chuyển thành tiền hơn trong tổng tài sản lu động và dễ bị lỗ nhất nếu đợc bán Do vậy, khả năng thanh toán nhanh cho biết khả năng hoàn trả các khoản nợ ngắn hạn không phụ thuộc vào việc bán tài sản dự trữ

Khả năng thanh toán tức thời thể hiện khả năng thanh toán ngay bằng tiền cho các khoản nợ đến hạn Nếu tỷ lệ khả năng thanh toán tức thời cao thì

tỷ lệ này có thể minh chứng cho khả năng thanh toán tốt nhng mặt khác lại thể hiện sự kém hiệu quả trong việc sử dụng nguồn lực tài chính với một ngân quỹ ứ đọng Còn với một giá trị đủ nhỏ thì nguồn lực tài chính đợc sử dụng dờng nh có hiệu quả nhng khả năng thanh toán sẽ yếu đi, đặc biệt khi các thành phần khác của tài sản lu động có khả năng luân chuyển kém (nhất là đối với các doanh nghiệp mà hoạt động có đặc trng mùa vụ).

Ngoài các chỉ tiêu trên, các nhà quản lý còn xem xét đến chỉ tiêu vốn lu động ròng và nhu cầu vốn lu động ròng Hai chỉ tiêu này cũng là yếu tố quan trọng và cần thiết cho việc đánh giá điều kiện cân bằng tài chính của một doanh nghiệp.

Vốn lu động ròng (VLĐR) là khoản chênh lệch giữa tổng tài sản lu

động (TSLĐ) và tổng nợ ngắn hạn hoặc giữa nguồn dài hạn và tài sản cố định (TSCĐ):

VLĐR = Nguồn vốn dài hạn - TSCĐ = TSLĐ - Nguồn vốn ngắn hạn

+ Vốn lu động ròng < 0, có nghĩa nguồn vốn dài hạn không đủ đầu t cho TSCĐ Doanh nghiệp phải đầu t vào TSCĐ một phần nguồn vốn ngắn hạn, TSLĐ không đủ đáp ứng nhu cầu thanh toán nợ ngắn hạn, cán cân thanh toán của doanh nghiệp mất cân bằng, doanh nghiệp phải dùng một phần TSCĐ để thanh toán nợ ngắn hạn đến hạn trả Nh vậy, doanh nghiệp phải tăng cờng huy động vốn ngắn hạn hợp pháp hoặc giảm quy mô đầu t dài hạn hoặc thực hiện đồng thời cả 2 giải pháp đó.

+ Vốn lu động ròng > 0, nguồn vốn dài hạn d thừa sau khi đầu t vào TSCĐ, đồng thời TSLĐ > nguồn vốn ngắn hạn do vậy khả năng thanh toán của doanh nghiệp tốt Tuy nhiên, nếu vốn lu động ròng quá cao thì sẽ làm giảm hiệu quả đầu t vì lợng tài sản lu động quá nhiều so với nhu cầu và phần d thêm này

Tỷ lệ này cho biết dự trữ chiếm bao nhiêu phần trăm vốn lu động ròng.

Trên đây mới chỉ là ràng buộc về mặt giá trị mang tính chất chung Với doanh nghiệp cụ thể, thờng có thể xác định gần đúng “độ hóa lỏng” của tài sản cố định căn cứ vào đặc trng công nghệ và hoạt động thơng mại Khi độ

hóa lỏng của tài sản lu động lớn hơn tính cấp thiết của khoản nợ ngắn hạn thì một mức vốn lu động ròng âm cũng không gây ra sự mất cân bằng nh đối với các công ty kinh doanh siêu thị chẳng hạn Trong trờng hợp ngợc lại, vẫn có thể xảy ra mất cân bằng khi vốn lu động ròng dơng không vợt qua một giá trị an toàn nhất định.

Nhu cầu vốn lu động ròng là lợng vốn ngắn hạn doanh nghiệp cần để

tài trợ cho 1 phần tài sản lu động, đó là hàng tồn kho và các khoản phải thu.

Nhu cầu vốn lu động ròng = Tồn kho và các khoản phải thu - Nợ ngắn hạn

+ Khi nhu cầu VLĐR > 0, tức là tồn kho và các khoản phải thu > nợ ngắn hạn, nghĩa là các sử dụng ngắn hạn của doanh nghiệp lớn hơn các nguồn vốn ngắn hạn mà doanh nghiệp có đợc từ bên ngoài, doanh nghiệp phải dùng nguồn vốn dài hạn để tài trợ vào phần chênh lệch.

+ Khi nhu cầu VLĐR < 0, tức là tồn kho và các khoản phải thu < nợ ngắn hạn, nghĩa là các nguồn vốn ngắn hạn từ bên ngoài đã d thừa để tài trợ các sử dụng ngắn hạn của doanh nghiệp Doanh nghiệp không cần nhận vốn ngắn hạn để tài trợ cho chu kỳ kinh doanh.

1.3.2 Chỉ tiêu đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ thông qua đánh giákhả năng hoạt động

 Vòng quay tiền

Vòng quay tiền là chỉ tiêu quan trọng đánh giá tốc độ vận động của tiền trong doanh nghiệp.

Tỷ lệ này đợc tính bằng cách chia doanh thu tiêu thụ trong năm cho tổng số tiền mặt và các tài sản tơng đơng tiền bình quân (chứng khoán ngắn hạn dễ chuyển nhợng), nó cho biết số vòng quay của tiền trong năm.

Doanh thu tiêu thụ trong năm

Vòng quay tiền = Tiền + Các chứng khoán ngắn hạn

Vòng quay tiền phụ thuộc vào tốc độ sử dụng tiền của doanh nghiệp Khi tốc độ tăng lên của doanh thu không bằng với tốc độ tăng của việc sử dụng tiền của doanh nghiệp sẽ làm cho tiền và các chứng khoán ngắn hạn giảm xuống, vòng quay tiền sẽ lớn Ngợc lại, khi tốc độ tăng lên của doanh thu nhanh hơn so với tốc độ tăng của việc sử dụng tiền sẽ làm cho vòng quay tiền giảm đi

 Vòng quay dự trữ (hàng tồn kho)

Vòng quay dự trữ là một chỉ tiêu khá quan trọng để đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Vòng quay dự trữ đợc xác định bằng tỷ lệ giữa doanh thu tiêu thụ trong năm và giá trị tài sản dự trữ (nguyên vật liệu, vật liệu phụ, sản phẩm dở dang, thành phẩm, hàng hóa) bình quân.

Doanh thu tiêu thụ trong năm

Vòng quay dự trữ = Dự trữ bình quân

Vòng quay dự trữ càng cao thì việc kinh doanh đợc đánh giá càng tốt, bởi doanh nghiệp chỉ đầu t cho tài sản dự trữ thấp nhng vẫn đạt đợc doanh số cao.

 Vòng quay các khoản phải thu

Vòng quay các khoản phải thu phản ánh tốc độ chuyển đổi các khoản phải thu thành tiền của doanh nghiệp.

Doanh thu tiêu thụ trong năm Vòng quay các khoản phải thu =

Các khoản phải thu bình quân

Nếu các khoản phải thu đợc thu hồi nhanh thì số vòng quay các khoản phải thu sẽ cao và doanh ít bị chiếm dụng vốn Tuy nhiên, số vòng quay các khoản phải thu nếu quá cao sẽ không tốt vì có thể ảnh hởng đến khối lợng hàng tiêu thụ do phơng thức thanh toán quá chặt chẽ (chủ yếu là thanh toán ngay hay thanh toán trong thời gian ngắn).

 Kỳ thu tiền trung bình

Kỳ thu tiền trung bình phản ánh số ngày cần thiết để thu đợc các khoản phải thu.

Kỳ thu tiền trung bình = Vòng quay các khoản phải thu

Nếu số ngày này lớn hơn thời gian bán chịu quy định cho khách hàng thì việc thu hồi các khoản phải thu là chậm và ngợc lại, số ngày quy định bán chịu cho khách hàng lớn hơn thời gian này thì có dấu hiệu chứng tỏ việc thu hồi nợ đạt trớc kế hoạch về thời gian.

Tuy nhiên, kỳ thu tiền trung bình cao hay thấp trong nhiều trờng hợp cha thể có kết luận chắc chắn mà còn phải xem xét cụ thể các mục tiêu và chính sách của doanh nghiệp nh: mục tiêu mở rộng thị trờng, chính sách tín dụng của doanh nghiệp Ngoài ra, kỳ thu tiền trung bình còn phụ thuộc vào

loại hình doanh nghiệp Đối với các doanh nghiệp thơng mại bán lẻ thì hệ số này rất nhỏ

1.3.3 Các chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất th-ờng

Tùy vào từng tình hình cụ thể của từng doanh nghiệp, vào mức độ hoạt động sản xuất kinh doanh mà doanh nghiệp lập ra các loại quỹ dự phòng Trong doanh nghiệp thờng có các khoản dự phòng nh: Dự phòng giảm giá đầu t ngắn hạn, dự phòng các khoản phải thu khó đòi; dự phòng giảm giá hàng tồn kho; dự phòng giảm giá đầu t dài hạn; quỹ dự phòng tài chính và quỹ dự phòng mất việc làm.

Với các nhà quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp cần phải quan tâm đến các khoản dự phòng này vì nó có thể là một nguồn tài trợ tức thời cho ngân quỹ trong ngắn hạn, nâng cao độ an toàn cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Nh vậy, khi đánh giá hiệu quả quản lý ngân quỹ họ cũng phải tính đến các chỉ tiêu đánh giá khả năng dự phòng những biến động bất thờng của doanh nghiệp.

1.4 Các nhân tố ảnh hởng đến công tác quản lý ngân quỹ củadoanh nghiệp

1.4.1 Những nhân tố thuộc về doanh nghiệp

1.4.1.1Quan điểm của nhà lãnh đạo doanh nghiệp về quản lý ngân quỹ

Mục tiêu của quản lý tài chính là cực đại hoá giá trị của doanh nghiệp Vì vậy, mặc dù quản lý ngân quỹ là một trong các bộ phận của quản lý tài chính doanh nghiệp nhng mục tiêu quản lý ngân quỹ có tính chất bao trùm các bộ phận khác.

Công tác quản lý ngân quỹ tại một doanh nghiệp bị chi phối sâu sắc bởi ngời lãnh đạo doanh nghiệp Doanh nghiệp có thể thực hiện chính sách đầu t vốn lu động “lỏng lẻo”, theo đó ngời ta duy trì một khối lợng lớn tiền mặt, đồng thời doanh thu bán ra đợc khuyến khích bằng các khoản bán chịu rộng rãi, nhờ đó khoản phải thu cũng tăng lên Đây là chính sách an toàn cho doanh nghiệp trớc khả năng nhu cầu thị trờng tăng lên đột ngột, tuy nhiên thu nhập của doanh nghiệp sẽ thấp Ngợc lại, doanh nghiệp có thể theo đuổi chính sách vốn lu động “chặt chẽ” Theo đó ngời ta cố gắng duy trì một khối lợng hạn chế tiền mặt, chứng khoán dễ bán và hàng tồn kho, đồng thời kiểm soát chặt chẽ các khoản bán chịu để giảm tới mức thấp nhất các khoản phải thu Đây là một chính sách có thể mang lại thu nhập cao, nhng đồng thời cũng là một chính sách rủi ro nếu có những biến động bất thờng.

Quan điểm của nhà lãnh đạo doanh nghiệp là nhân tố quan trọng, con ngời đợc đề cập đến đây là bộ máy quản lý và lực lợng lao động trong doanh nghiệp, mà trớc hết là giám đốc doanh nghiệp (chủ doanh nghiệp) Giám đốc doanh nghiệp là ngời toàn quyền quản lý và sử dụng toàn bộ tài sản và tiền vốn của doanh nghiệp và là ngời chịu trách nhiệm, quyết định mọi vấn đề về tài chính doanh nghiệp Quyết định của các nhà quản lý tài chính trong doanh nghiệp là đúng đắn, phù hợp xu hớng phát triển thì doanh nghiệp kinh doanh có lãi, đồng vốn đợc sử dụng một cách tiết kiệm và đem lại hiệu quả cao Ngợc lại, nếu quyết định đó là sai lầm, không phù hợp sẽ dẫn đến thua lỗ trong kinh doanh.

1.4.1.2Đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp

Công tác quản lý ngân quỹ trong doanh nghiệp chịu tác động lớn bởi đặc điểm sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Tính chất ngành kinh doanh ảnh hởng tới thành phần và cơ cấu vốn kinh doanh của doanh nghiệp, do đó ảnh hởng tới tốc độ luân chuyển vốn, cách thức đầu t và thể thức thanh toán chi trả Đối với các doanh nghiệp mà các dòng tiền vào và ra tơng đối cân đối về mặt thời gian và khối lợng, nhu cầu vốn lu động giữa các thời kỳ trong năm thờng không có biến động lớn thì nội dung và phơng pháp công tác quản lý sẽ đơn giản Trong khi đó, rất nhiều doanh nghiệp chịu ảnh hởng của tính chất thời vụ trong hoạt động kinh doanh, đặc biệt là trong các hoạt động bán lẻ hoặc trong ngành du lịch, dịch vụ, sản xuất các mặt hàng có nhu cầu không thờng xuyên Trong thời kỳ nhu cầu hạ thấp, nhu cầu tiền tệ giảm mạnh, thậm chí còn xuất hiện hiện tợng dôi thừa tiền tệ Ngợc lại, khi đến gần thời vụ kinh doanh, hàng hoá cần đợc tích trữ, do đó hoạt động kinh doanh cần đợc hỗ trợ từ các nguồn tiền bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp Tại thời điểm chính vụ, nhu cầu này vẫn tồn tại trong thời gian ngắn do sự tăng lên của các khoản phải thu của khách hàng sau đó sẽ đợc bù đắp khi các khoản phải thu đầu tiên đến thời hạn thu hồi Đối với các doanh nghiệp này, việc tổ chức đảm bảo nguồn vốn cũng nh đảm bảo sự cân đối giữa thu và chi bằng tiền của doanh nghiệp khó khăn hơn nên đòi hỏi công tác quản lý ngân quỹ càng phải đợc chú trọng hơn, phải có phơng pháp quản lý phù hợp.

1.4.1.3Chiến lợc sản xuất kinh doanh

Chiến lợc hoạt động kinh doanh trong thời gian tới cũng có ảnh hởng tới nhận thức cũng nh việc tổ chức quản lí ngân quỹ trong doanh nghiệp Việc xác định mục tiêu của chiến lợc kinh doanh có ý nghĩa cực kỳ quan trọng.

Thông thờng mục tiêu chiến lợc kinh doanh gồm: Lợi nhuận, tạo thế lực trong cạnh tranh, an toàn tránh rủi ro Để tăng lợi nhuận cần phải tăng thu, giảm chi phí (trong đó có giảm chi phí vốn), một trong rất nhiều biện pháp là phải quan hệ tốt với bạn hàng, cả nhà cung cấp lẫn ngời mua… nhằm mục tiêu sinh lợi Doanh nghiệp duy trì một mà để làm điều đó có vai trò quan trọng của công tác quản lí ngân quỹ Đối với các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ, chiến lợc kinh doanh là phơng hớng hoạt động của doanh nghiệp trong một thời gian dài, nó quy định loại sản phẩm hoặc dịch vụ mà doanh nghiệp đảm nhận, quy mô kinh doanh, các nguồn lực của sản xuất, khả năng sinh lời cũng nh triển vọng phát triển của doanh nghiệp Việc đảm bảo khả năng thanh toán cũng nh có các chính sách tín dụng thơng mại hấp dẫn sẽ giúp cho các doanh nghiệp này thu đợc nhiều lợi nhuận, có chỗ đứng vững chắc và an toàn trong kinh doanh, chủ động thích ứng với môi trờng

1.4.1.4Cơ chế quản lý tài chính của doanh nghiệp

Đó là những nguyên tắc về quản lý tài chính đối với hoạt động của doanh nghiệp trong đó quy định cụ thể việc quản lý, sử dụng vốn và tài sản, quản lý doanh thu chi phí trong hoạt động sản xuất kinh doanh Cơ chế quản lý tài chính trong doanh nghiệp vừa là cụ thể hoá những quy định về tài chính của nhà nớc vừa là những quy định áp dụng riêng cho doanh nghiệp Quản lý ngân quỹ cũng là một hoạt động quản lý tài chính nên không nằm ngoài sự điều chỉnh của quy chế Do vậy, hiệu quả của quản lý ngân quỹ ít nhiều chịu ảnh hởng của những quy định trong quy chế tài chính của doanh nghiệp

1.4.1.5Hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý ngân quỹ

Hoạt động của ngân quỹ biến động từng ngày, từng giờ và tác động đến nhiều bộ phận của doanh nghiệp nên quản lý ngân quỹ đòi hỏi quá trình xử lý thông tin và đa ra các quyết định nhanh chóng, chính xác Kinh nghiệm thành công của nhiều doanh nghiệp cho thấy việc nắm các thông tin cần thiết, biết xử lý và sử dụng các thông tin đó kịp thời là điều kiện rất quan trọng để ra các quyết định kinh doanh có hiệu quả cao, đem lại thắng lợi trong cạnh tranh Vì vậy, để đạt đợc thành công trong kinh doanh, các doanh nghiệp cần thu thập và xử lý thông tin về hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị mình Ngoài ra, các doanh nghiệp cần nắm đợc các thông tin có liên quan đến lĩnh vực kinh doanh của mình tỷ giá, lãi suất, đối thủ cạnh tranh để phục vụ cho việc phân tích, so sánh làm cơ sở cho công tác quản lý ngân quỹ Do đó, các doanh nghiệp cần phải áp dụng kỹ thuật công nghệ hiện đại, đặc biệt là công nghệ thông tin để xây dựng hệ thống thông tin phục vụ cho công tác quản lý ngân quỹ

1.4.2 Những nhân tố bên ngoài doanh nghiệp

1.4.2.1Trạng thái của nền kinh tế

Tình hình nền kinh tế đang trong thời kỳ suy thoái hay tăng trởng cũng có ảnh hởng quan trọng tới công tác quản lý ngân quỹ Nền kinh tế phát triển ổn định, có tăng trởng bền vững là điều kiện cho sự phát triển của doanh nghiệp Ngợc lại, nền kinh tế suy thoái sẽ ảnh hởng tiêu cực tới hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Sự vận động chu kỳ và khủng hoảng kinh tế là các ảnh hởng do sự thay đổi các điều kiện kinh tế trong trong toàn bộ nền kinh tế hoặc trong từng ngành và có tác động lâu dài đến hoạt động của doanh nghiệp Những ảnh hởng này không đều đặn, khó dự đoán trớc và thờng đi kèm với rất nhiều yếu tố khác, ví dụ nh thay đổi về lợng cung và giá cả nguyên vật liệu, lạm phát, các điều kiện cạnh tranh, nhu cầu đầu t vốn Khi nền kinh tế rơi vào trạng thái suy thoái, các nhà quản lý cần kịp thời nhận biết tình hình, từ đó có các chính sách cắt giảm vốn bằng tiền, hàng tồn kho, giảm nhân công và các chi phí khác, thận trọng trong sử dụng và cung cấp các khoản tín dụng Ngợc lại, khi nền kinh tế phục hồi thì việc chậm trễ trong quá trình ra quyết định có thể dẫn đến sản lợng và hàng hoá tồn kho không đủ để thực hiện hoạt động kinh doanh Điều tất yếu nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp sẽ thay đổi

1.4.2.2Môi trờng hoạt động của doanh nghiệp

Môi trờng kinh doanh là một thực thể khách quan bao gồm tất cả các chủ thể kinh doanh trên thị trờng và tổng thể các yếu tố, các mối quan hệ tác động, chi phối mọi hành vi, hoạt động của họ

Sự ổn định của thể chế chính trị có tác động tích cực cho việc thu hút vốn đầu t, tạo môi trờng kinh doanh tin cậy cho ngời đầu t và khả năng huy động vốn kinh doanh của doanh nghiệp trên thị trờng Bên cạnh đó, môi trờng pháp luật thông thoáng sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Ngợc lại, sự không ổn định của pháp luật và chính sách kinh tế có thể gây ra những tác động bất lợi đối với doanh nghiệp Môi tr ờng kinh doanh trong đó thói quen coi trọng chữ tín và đạo đức của ngời kinh doanh hoặc các thông tin liên quan tới hoạt động kinh doanh và tình hình tài chính của doanh nghiệp đợc công khai minh bạch theo các quy định của luật pháp cũng tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Từ đó, chúng tác động tới mức tồn quỹ, vòng quay tiền và các dòng thu, chi ngân quỹ.

1.4.2.3ảnh hởng của môi trờng cạnh tranh

Tác động qua lại lẫn nhau giữa các đối thủ cạnh tranh có ảnh hởng nhất định đến môi trờng kinh doanh, từ đó ảnh hởng đến công tác quản lý ngân quỹ

khấu, uy tín, thị phần của doanh nghiệp thay đổi dẫn đến nhu cầu về vốn bằng tiền thay đổi Ví dụ, trong trờng hợp giá bán giảm xuống với điều kiện số lợng hàng bán không đổi làm cho giá trị các khoản phải thu giảm nhng chỉ bù đắp đợc một phần nào sự tổn thất doanh thu của doanh nghiệp và kết quả là nhu cầu tiền tệ tăng lên Hiện tợng này sẽ kết thúc khi doanh nghiệp thực thi các quyết định cắt giảm quy mô kinh doanh Để kiểm soát yếu tố này, doanh nghiệp cần phải xác định vị thế của mình trong lĩnh vực kinh doanh, khả năng và chiến lợc cạnh tranh, từ đó xây dựng chiến lợc huy động huy động vốn đáp ứng kịp thời nhu cầu tiền tệ phát sinh hoặc có chính sách cắt giảm kịp thời đảm bảo hiệu quả của doanh nghiệp.

1.4.2.4ảnh hởng của chính sách tài chính tiền tệ và chính sách thuế củanhà nớc

Các chính sách về tài chính tiền tệ cũng nh chính sách thuế, kế toán có tác động lớn đến công tác quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Trong trờng hợp chính phủ cắt giảm các khoản chi tiêu ngân sách hoặc giảm thuế sẽ làm cho lợi nhuận tăng lên, hoạt động đầu t của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao hơn, và kết quả là doanh nghiệp có điều kiện để xây dựng các kế hoạch đầu t mới dẫn đến nhu cầu tiền tệ phát sinh Mặt khác, khi chính phủ thực hiện các chính sách tiền tệ biểu hiện bằng sự tăng hoặc giảm mức cung tiền tệ hoặc phá giá đồng tiền, thậm chí sử dụng chính sách thả nổi tỷ giá thì nó sẽ ảnh hởng nhanh chóng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp Ví dụ, khi chính phủ tăng mức cung tiền trong toàn bộ nền kinh tế sẽ dẫn đến lãi suất tiền gửi hạ xuống và từ đó khuyến khích các doanh nghiệp tăng cờng đầu t cho hoạt động sản xuất kinh doanh, kết quả là làm tăng thêm nhu cầu tiền tệ của doanh nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp phải chú trọng đến công tác quản lý ngân quỹ để đạt hiệu quả trong đầu t

1.4.2.5Các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng thơng mại

Ngân hàng là một tổ chức kinh tế, hoạt động kinh doanh trên lĩnh vực tiền tệ Nghiệp vụ chủ yếu của ngân hàng là: nhận tiền gửi, sử dụng số tiền đó để cho vay và làm phơng tiện thanh toán Ngày nay, các doanh nghiệp thờng sử dụng các dịch vụ của ngân hàng trong hoạt động thanh toán của mình Nh vậy, ngân hàng càng cung cấp nhiều dịch vụ thì các doanh nghiệp càng thuận lợi hơn trong thanh toán với nhà cung cấp và khách hàng của mình Hoạt động thanh toán của ngân hàng càng đa dạng và hiện đại sẽ đẩy nhanh quá trình thanh toán Có thể nói, các dịch vụ thanh toán qua ngân hàng thơng mại là một yếu tố ảnh hởng tới công tác quản lý ngân quỹ.

1.4.2.6Khách hàng của doanh nghiệp

Trong kinh tế thị trờng, khách hàng quyết định sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp Đây là yếu tố ảnh hởng không nhỏ tới việc quản lý ngân quỹ của doanh nghiệp Những khách hàng kinh doanh thờng xuyên thua lỗ, sẽ trì trệ trong thanh toán, làm ảnh hởng tới ngân quỹ của xí nghiệp Vì vậy, doanh nghiệp phải nghiên cứu khách hàng của mình trên thị trờng để xác định những đặc điểm tâm lý, sinh lý, thị hiếu của khách hàng Nghiên cứu nhu cầu để dự báo đợc thay đổi nhu cầu, khả năng thanh toán Các nhà quản lý thờng duy trì mức tồn quỹ lớn hơn để dự phòng khả năng không thu hồi nợ đúng hạn, đồng thời cũng tăng cờng theo dõi, lên kế hoạch tài trợ cho ngân quỹ ngay từ đầu

Chơng 2 :

Thực trạng công tác quản lý ngân quỹ tại Bu điện trung tâm 1

2.1 Giới thiệu chung về Bu điện trung tâm 1

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bu điện trung tâm 1

Bu điện trung tâm 1 đợc thành lập căn cứ vào quyết định 5041/QĐ -TCCB ngày 25/12/2002 của Tổng giám đốc Tổng công ty Bu chính viễn thông Việt Nam Đây là một doanh nghiệp trực thuộc Bu điện Hà Nội, làm việc theo chế độ thủ trởng Mọi hoạt động dựa trên nguyên tắc tập trung dân chủ thống nhất theo các quy định của Nhà nớc, Bộ Bu chính viễn thông, Bu điện Hà Nội.

Bu điện trung tâm 1 hoạt động kinh doanh và phục vụ trong lĩnh vực bu chính - viễn thông, đợc Bu điện giao quyền quản lý vốn và tài sản tơng ứng với nhiệm vụ kinh doanh và dịch vụ của Bu điện trung tâm 1, có trách nhiệm sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn đợc giao.

Dịch vụ mà Bu điện trung tâm 1 cung cấp không phải là vật chất cụ thể mà là hiệu quả của việc truyền tin tức đợc kết tinh trong sản phẩm của các ngành kinh tế dịch vụ khác.

Đối với Bu điện trung tâm 1, kinh doanh và dịch vụ là hai mặt của quá trình sản xuất kinh doanh Ngoài mục tiêu kinh doanh là lợi nhuận, Bu điện trung tâm 1 còn có mục tiêu là dịch vụ, đáp ứng yêu cầu của cộng đồng, thực hiện các nhiệm vụ an ninh quốc phòng trên địa bàn thủ đô.

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Bu điện trung tâm 1

2.1.2.1 Chức năng

Chức năng phục vụ

Bu điện trung tâm 1 là một ngành quản lý độc quyền có chức năng phục vụ các dịch vụ bu chính, viễn thông, phát hành báo chí cho sự chỉ đạo của Đảng và Nhà nớc đồng thời tổ chức tốt phục vụ nhu cầu thông tin của nhân dân, ở đâu có dân là ở đó phải có điện thoại phục vụ Bu điện trung tâm 1 là ngành sản xuất dịch vụ.

Chức năng kinh doanh

Bên cạnh việc phục vụ, Bu điện trung tâm 1 có chức năng tổ chức mọi hoạt động sản xuất kinh doanh mạng lới bu chính với phơng châm kinh doanh có lãi để phục vụ tốt hơn Tuy nhiên việc phân biệt giữa công ích và kinh doanh trong hoạt động của ngành bu chính-viễn thông vẫn còn tồn tại cha giải quyết đợc vì đây là vấn đề phức tạp.

2.1.2.2 Nhiệm vụ

Bu điện trung tâm 1 có nhiệm vụ khai thác các dịch vụ bu chính, phát hành báo chí, các dịch vụ viễn thông, tin học trả trớc trên địa bàn quận Hoàn Kiếm và khu vực các phờng Phúc Xá, Nguyễn Trung Trực, Quan Thánh, Điện Biên, Kim Mã, Giảng Võ, Thành Công thuộc quận Ba Đình Đảm bảo thông tin liên lạc phục vụ sự chỉ đạo của cơ quan Đảng, chính quyền các cấp, phục vụ yêu cầu thông tin trong đời sống kinh tế xã hội các ngành và nhân dân trên

Bu cục Giảng Võ

Bu cục phát hành báo chí Đội vận chuyển và phát th báo Đội kiểm tra kiểm soát

2.1.4 Đặc điểm kinh doanh, phục vụ của ngành Bu điện trong nền kinh tếthị trờng

2.1.4.1 Sản phẩm của ngành Bu điện

Bu điện là ngành sản xuất đặc biệt vì sản phẩm của ngành Bu điện chính là hiệu quả có ích của việc truyền đa thông tin, lu chuyển bu phẩm Sản phẩm bu chính viễn thông không mang hình thái vật chất mà là hiệu quả có ích của quá trình truyền đa tin tức từ ngời gửi đến ngời nhận Sản phẩm của ngành tồn tại dới nhiều dạng, có sản phẩm tồn tại dới dới dạng vật chất cụ thể nh con tem, các phơng tiện, thiết bị để lu truyền thông tin Sản phẩm bu chính viễn thông thể hiện dới dạng dịch vụ.

Để tạo ra sản phẩm dịch vụ nói chung và sản phẩm bu chính viễn thông nói riêng đều cần có sự tham gia của các yếu tố sản xuất nh lao động, t liệu lao động và đối tợng lao động.

Sản phẩm bu chính viễn thông là sản phẩm đặc biệt, để tạo ra sản phẩm, trong quá trình sản xuất không tạo ra bất cứ một sự thay đổi nào ngoài sự thay đổi về vị trí không gian: các bu phẩm phải đợc đảm bảo nguyên vẹn, các thông tin mã hoá phải đợc giải mã chính xác, nếu tạo ra bất cứ một sự thay đổi nào khác là bu điện đã vi phạm chất lợng Nh vậy, sản phẩm bu chính viễn thông không phải là hình thái vật chất cụ thể, không tồn tại ngoài quá trình sản xuất, không thể đa vào kho cũng nh không thể thay thế đợc.

Mặt khác, do đặc thù của sản phẩm bu chính viễn thông là mang tính vô hình, không tồn tại ở một dạng vật chất cụ thể, các doanh nghiệp bu chính viễn thông không cần nguyên vật liệu chính, phải bỏ tiền ra mua ngoài các vật liệu phụ nh dây gai, ấn phẩm Điều này ảnh hởng đến cơ cấu chi phí sản xuất kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông: chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng nhỏ, chi phí lao động sống chiếm tỷ trọng lớn và tạo nên sự khác biệt lớn trong ph-ơng thức tính giá thành sản phẩm và chế độ hạch toán kế toán của doanh nghiệp bu chính viễn thông so với doanh nghiệp sản xuất khác.

2.1.4.2 Đặc điểm kinh doanh của ngành bu điện

 Quá trình cung cấp dịch vụ bu chính viễn thông mang tính dâychuyền

Quá trình cung cấp dịch vụ trong ngành bu điện đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải có hệ thống mạng lới thông tin, mạng lới tổ chức con ngời và hoạt động sản xuất kinh doanh rộng khắp Quá trình sản xuất cung cấp dịch vụ bu chính viễn thông mang tính dây chuyền Điểm đầu và điểm cuối của một quá trình truyền đa tin tức có thể cùng một thành phố, cùng quốc gia hay tại các n-ớc khác nhau Để truyền đa một tin tức hoàn chỉnh từ ngời gửi đến ngời nhận thờng có hai hay nhiều cơ sở bu điện tham gia, mỗi cơ sở chỉ thực hiện một giai đoạn nhất định của quá trình truyền đa tin tức hoàn chỉnh đó Việc chi phí cho một quá trình sản xuất bu điện rải rác ở nhiều đơn vị bu điện song việc thu cớc (giá cả bán sản phẩm bu điện) của toàn trình lại đợc thực hiện ở một nơi, đó là nơi ký gửi tin tức Do vậy, doanh thu cớc của một đơn vị bu điện không đặc trng cho kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị đó Chính do đặc điểm này nên trong giai đoạn hiện nay, toàn khối thông tin đợc hạch toán tập trung Toàn bộ doanh thu đợc tập trung về một mối, chi phí cân đối từ một nguồn, những đơn vị có doanh thu, lợi nhuận cao hỗ trợ cho các đơn vị có doanh thu thấp.

 Quá trình cung cấp gắn liền với quá trình tiêu thụ sản phẩm

Chu kỳ tái sản xuất sản phẩm nói chung là Sản xuất – Phân phối – Trao đổi – Tiêu dùng Nh vậy, thông thờng tiêu dùng sản phẩm nằm sau quá trình sản xuất Đối với các doanh nghiệp, sản phẩm sau khi sản xuất đợc đa vào kho, sau đó thông qua mạng lới thơng nghiệp thực hiện phân phối, trao đổi và sau đó ngời tiêu dùng mới tiêu dùng đợc Còn trong hoạt động bu chính viễn thông, quá trình tiêu thụ sản phẩm không tách rời quá trình sản xuất và tiêu dùng nên chất lợng bu chính viễn thông đòi hỏi ngày càng cao Sản phẩm của các ngành khác sau khi sản xuất phải trải qua khâu chất lợng rồi mới đợc đa ra thị trờng Ngời tiêu dùng có thể từ chối không mua sản phẩm có chất l-ợng kém hoặc chấp nhận mua những sản phẩm cạnh tranh với giá rẻ hơn Còn đối với các dịch vụ bu chính viễn thông thì dù muốn hay không, ngời tiêu dùng vẫn phải tiêu dùng những sản phẩm do Ngành tạo ra Hơn thế nữa, một sản phẩm bu chính viễn thông kém chất lợng không thể thay thế bằng một sản phẩm khác chất lợng tốt hơn, sản phẩm bu chính viễn thông kém chất lợng có thể tạo ra những tổn thất to lớn cả về vật chất lẫn tinh thần

 Tải trọng không đồng đều theo không gian và thời gian

Trong quá trình khai thác sản xuất gắn liền với tiêu thụ, yêu cầu thông tin liên lạc phải thông suốt, tức là cung ứng 24/24 giờ trong ngày Trong khi

đó nhu cầu sử dụng lại phân bố không đều theo thời gian và không gian, điều đó dẫn tới khi thì quá tải, khi thì d thừa năng lực không khai thác hết.

Hiệu quả sử dụng thực tế của sản phẩm bu chính viễn thông rất khác nhau đối với những ngời sử dụng khác nhau và ở những vùng khác nhau Mỗi tổ chức bu chính viễn thông đều thực hiện hai chức năng kinh doanh và dịch vụ, cung cấp cho xã hội những loại hình dịch vụ khác nhau, phục vụ cho nhiều loại đối tợng, trên nhiều địa bàn Từ đó việc chấp nhận mức giá của sản phẩm bu chính viễn thông của một loại dịch vụ cung cấp cũng khác nhau

Các sản phẩm dịch vụ bu chính viễn thông có khả năng thay thế lẫn nhau trong một giới hạn nhất định, bởi vì mỗi lợng tin tức ngời ta có thể ký thác dới dạng này hay dạng khác để truyền đa qua mạng bu điện.

2.1.5 Tình hình sản xuất kinh doanh của Bu điện trung tâm 1

Bu điện trung tâm 1 là đơn vị trực tiếp tạo ra sản phẩm bằng các hoạt động mang tính chất dịch vụ của mình Giá trị của sản phẩm là những hao phí về lao động sống và lao động vật hoá làm thay đổi đối tợng lao động (tin tức) từ không gian này đến không gian kia Trong một khoảng thời gian cho phép nào đó, sản phẩm của một đơn vị thực chất chỉ là một công đoạn của sản phẩm toàn ngành bởi quá trình sản xuất và tiêu thụ sản phẩm dịch vụ bu điện là một dây chuyền liên tục và phải có sự tham gia của ít nhất hai đơn vị bu điện trở lên Các sản phẩm, dịch vụ của Bu điện trung tâm 1 là:

Dịch vụ Bu chính bao gồm: Bu phẩm; bu kiện; Bu chính uỷ thác; Dịch vụ chuyển tiền (bao gồm th chuyển tiền, điện chuyển tiền, chuyển tiền nhanh, điện hoa); Dịch vụ tiết kiệm bu điện.

Dịch vụ viễn thông bao gồm: Dịch vụ đàm thoại ghisê (bao gồm dịch vụ điện thoại nội hạt, dịch vụ gọi 171, dịch vụ điện thoại Collect-call, HCD ); Dịch vụ điện thoại thẻ.

Dịch vụ phát hành báo chí bao gồm: Nhận đặt báo dài hạn; Bán báo lẻ.

Bảng 2.1 : Phân tích doanh thu kinh doanh Bu chính-Viễn thông

Doanh thu bu chính viễn thông  Doanh thu dịch vụ bu chính  Doanh thu dịch vụ viễn thông  Doanh thu dịch vụ PHBC

Nguồn : Báo cáo tổng hợp doanh thu chi phí năm 2003, 2004

Qua bảng phân tích doanh thu kinh doanh Bu chính-Viễn thông năm 2003 và 2004 ta thấy, năm 2004 chỉ tiêu doanh thu đợc hởng của Bu điện trung tâm 1 tăng lên 11,1% so với năm 2003 thể hiện nhu cầu sử dụng các dịch vụ Bu điện trên thị trờng tăng lên Doanh thu kinh doanh dịch vụ bu chính viễn thông năm 2004 thấp hơn so với năm 2003 là 5051 triệu đồng