CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 1 of 8 4/2/2008 11:22 AM CHƯƠNG VII. TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP I. Ý NGHĨA VÀ NHIỆM VỤ CỦA TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG DN: Trong DN kế toán đo lường, tính toán, ghi chép toàn bộ mọi hoạt động kinh tế - Tài chính ph á sinh, xử lý tổng hợp, cung cấp các thông tin kinh tế tài chính về tình hình và kết quả hoạt động SX – KD, tình hình tài chính của DN – Là căn cứ đề ra các quyết định kinh tế liên quan đến h động của DN. Kế toán là một bộ phận quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế tài chính .Vì vậy việ c chức tốt công tác kế toán có ý nghĩa sau: 1.Ý nghĩa của tổ chức công tác kế toán: Tổ chức công tác kế toán khoa học hợp lý nhằm đảm bảo cho kế toán thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu quy định, phát huy được vai trò của kế toán trong quản lý kinh tế, để kế toán trở thành công cụ quản lý kinh tế đắc lực của doanh nghiệp (DN). Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp (DN): Ph ải phù hợp với chuẩn mực và chế độ kế toán hiện hành. Phải phù hợp với đặc điểm SX – KD, quy mô, địa bàn hoạt động của DN Phải phù hợp với khả năng và trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán. Phải xuất phát từ nhu cầu thông tin của người ra quyết định. Phải đảm bảo tiết kiệm và có hiệu quả. 2.Nhiệm vụ củ a tổ chức công tác kế toán: - Tổ chức khoa học và hợp lý công tác kế toán ở DN, tổ chức hợp lý bộ máy kế toán, phân c ô nhiệm vụ rõ ràng từng bộ phận kế toán - mối quan hệ giữa các bộ phận. - Vận dụng đúng hệ thống tài khoản kế toán, áp dụng hình thức kế toán phù hợp. - Trang bị, sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán, thông tin hiện đại vào công tác kế toán, nân g cao trình độ đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán. - Quy định mối quan hệ giữa phòng kế toán với các phòng, ban bộ phận khác trong DN có liê n quan đến công tác kế toán. - Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ DN. II/ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN: 1.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán áp dụng cho các DN do Nhà Nước ban hành gồm Ctừ bán hàng, chứng từ thanh toán, chứng từ hàng tồn kho, chứng từ tiền tệ, chứng từ lao động tiền lương, ch ứng từ TSCĐ… Đối với các loại chứng từ bắt buộc, kế toán DN phải tuân thủ về biểu mẫu, nội dung, phươn g pháp lập. Đối với các loại chứng từ hướng dẫn, kế toán DN có thể vận dụng phù hợp theo yêu cầu quản lý hoạt động của DN. Kế toán trưởng DN phải quy định trình tự và xử lý Ctừ kế toán: lập đầy đủ, kịp thời các Ctừ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kiểm tra, hoàn thiện Ct ừ kế toán, tổ chức luân chuyển Ctừ theo từng loại cho các bộ phận để theo dõi ghi sổ, lưu trữ Ctừ. Phòng kế toán DN phải tổ chức quản lý cấp phát, in sẵn Ctừ chặt chẽ.Ctừ hạch toán ban đầ u chuyển, xử lý Ctừ kế toán khoa học đúng với chế độ quy định, phải hợp với hoạt động SX – K D CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 2 of 8 4/2/2008 11:22 AM của DN. 2.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán: Hệ thống TK kế toán DN được xây dựng phù hợp - đáp ứng yêu cầu, đặc điểm của nền kinh tế thị trường ở nước ta hiện nay.Vận dụng, đáp ứng y.cầu xử lý thông tin = máy tính Hệ thống TK kế toán DN gồm 9 loại TK trong bảng và 1 loại TK ngoài bảng CĐKT. Việc sắp xế p và phân loại TK kế toán đảm bảo tính cân đối giữa Vốn - Nguồn vốn; giữa Thu nhập – Chi phí trong hoạt động SX – KD. Căn cứ vào mức độ lưu động giảm dần của Tài sản v bảo đảm mối quan hệ với các báo cáo kế toán DN. Đồng thời, xây dựng danh mục và cách thứ c ghi chép các TK cấp III, cấp IV…phục vụ quản lý của DN. 3.Tổ chức vận dụng hình thức kế toán: Có 4 hình thức tổ chức sổ kế toán (đã nêu cụ thể trong chương VI phần II). Mỗi hình thức kế toán đều có quy định các loại sổ kế toán sử dụng, có ưu - nhược điểm riêng. Căn cứ vào đặc điểm SX – KD, quy mô hoạt động của DN, khả năng trình độ của đội ngũ cán bộ kế toán, điều kiện và phương tiện kỹ thuật hiện có của đơn vị mà áp dụng 1 trong các hình thức kế toán phù hợp. 4.Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán: Cuối mỗi kỳ (cuối tháng, quý, năm) kế toán tổng hợp số liệu lập Báo cáo tài chính theo Quy định để phản ánh tình hình tài chính tháng, quý, năm đó.Các Báo cáo Tài chính quý, năm phải được gửi đi kịp thời theo đúng chế độ quy định cho các nơi nhận báo cáo. Báo cáo Tài chính bắt buộc: Bảng cân đối kế toán,Báo cáo kết quả hoạt động SX KD Báo cáo lưu chuyển tiền tệ,Bản thuyết minh tài chính bổ xung - phải tổ chức ghi chép theo đúng mẫu biểu, chỉ tiêu quy định. Báo cáo hướng dẫn: Phải căn cứ vào quy định và yêu cầu quản lý của ngành, DN để xây dựng biểu mẫu, chỉ tiêu p h hợp nhằm cung cấp số liệu chính xác, kịp thời phục vụ công tác quản lý, điều hành hoạt động của DN. 5. Tổ chức trang bị và ứng dụng các phương tiện và kỹ thuật tính toán: Việc sử dụng các phương tiện, kỹ thuật tính toán hiện đại trong công tác kế toán là hết sức cầ n thiết, nhằm đáp ứng kịp thời thông tin cần thiết cho công tác quản lý. Mỗi đơn vị cần trang bị các phương tiện và kỹ thuật tính toán, đồng thời có kế hoạch bồi dưỡng nhân viên kế toán có trì n chuyên môn và khả năng sử dụng thành thạo các phương tiện toán hiện đại. 6. Tổ chức bộ máy kế toán: Điều 48, Luật kế toán Việt Nam quy định: “Đơn vị kế toán phải tổ chức bộ máy kế toán, bố trí người làm kế toán hoặc thuê làm kế toán”. * Bộ máy kế toán của một đơn vị là tập hợp những người làm công tác kế toán trong đơn vị cùng những trang thi ết bị, phương tiện kỹ thuật tính toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán của đơn vị. Các dơn vị kế toán phải bố trí người làm kế toán, người làm kế toán trưởng theo đúng tiêu chuẩn. - Người làm kế toán phải có các tiêu chuẩn sau đây : + Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật + Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ kế toán - Ng ười làm kế toán có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. - Người làm kế toán có trách nhiệm tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thực hiện c công việc được phân công và chịu trách nhiệm về chuyên môn, nghiệp vụ của mình - CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 3 of 8 4/2/2008 11:22 AM Khi thay đổi người làm kế toán, người làm kế toán cũ phải có trách nhiệm bàn giao công việc toán và tài liệu kế toán cho người làm kế toán mới. Người làm kế toán cũ phải chịu trách nhiệm về công việc kế toán trong thời gian mình làm kế toán. * Tổ chức bộ máy kế toán phải hợp lý, gọn nhẹ, hoạt động có hiệu quả nhằm cung c ấ thông tin kịp thời, chính xác, đầy đủ và hữu ích cho công tác quản lý III/ KẾ TOÁN TRƯỞNG VÀ KIỂM TRA KẾ TOÁN 1. Kế toán trưởng: Điều 49, Luật kế toán Việt Nam quy định: Người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán phải bố trí người hoặc thuê người làm kế toán trưởng hoặc phụ trách kế toán theo đún g tiêu chuẩn và điều kiện pháp luật quy định. Đơn vị kế toán là các cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp doanh nghiệp thuộc các thành phầ n kinh tế được thành lập và hoạt động theo pháp luật Việt Nam, chi nhánh, văn phòng đại diện doanh nghiệp nước ngoài hoạt động tại Việt Nam, hợp tác xã, hộ kinh doanh cá thể, tổ hợp tác. · Các tiêu chuẩn của kế toán trưởng: - Có phẩm chất đạo đức nghề nghiệp, trung thực, liêm khiết, có ý thức chấp hành pháp luật - Có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán - Có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ bậc trung cấp trở lên. - Thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 2 năm đối với người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán từ trình độ đại học tr ở lên và thời gian công tác thực tế về kế toán ít nhất là 3 năm đố i người có chuyên môn, nghiệp vụ về kế toán bậc trung cấp. - Người làm kế toán trưởng phải có chứng chỉ qua lớp bồi dưỡng kế toán trưởng. · Trách nhiệm của kế trưởng: - Tổ chức, chỉ đạo công tác kế toán, công tác thống kê và bộ máy kế toán, thống kê cho phù hợp của đơn vị kế toán. - Kế toán trưởng là kiểm soát viên kinh tế - tài chính của Nhà nước tại đơn vị. - Kế toán trưởng là người đề xuất, tham gia với giám đốc về các quyết định phù hợp với hoạt SXKD của đơn vị. · Quyền hạn của kế toán trưởng: - Kế toán trưởng có quyền độc lập về chuyên môn, nghiệp vụ kế toán. Kế toán trưởng của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức có sử dụng kinh phí Nhà nước, đơn vị sự nghiệp, tổ chức sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước và doanh nghiệp Nhà nước, ngoài các quyền đã nêu trên còn có các quyền: +Có ý kiến bằng văn b ản đối với người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán về việc tuyển dụng, thuyên chuyển, tăng lương, khen thưởng, kỷ luật người làm kế toán, t kho, thủ quỹ. +Yêu cầu các bộ phận liên quan trong đơn vị kế toán cung cấp đầy đủ, kịp thờI tài liệu liên qu a đến công việc kế toán và giám sát tài chính kế toán trưởng. + Bảo lưu ý kiến chuyên môn bằng văn bản khi có ý kiến khác với ý kiến của người ra quyết định. + Báo cáo bằng văn bản cho người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán khi có phát hiện các vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán trong đơn vị, trường hợp vẫn phải CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 4 of 8 4/2/2008 11:22 AM chấp hành quyết định thì báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định hoặc cơ quan N nước có thẩm quyền và không phải chịu trách nhiệm về hậu quả của việc thi hành quyết định đó. 2. Kiểm tra kế toán Kế toán có chức năng kiểm tra thông qua các phương pháp kế toán và trình tự ghi chép. Với phương pháp lập chứng từ cho phép kiểm tra tính pháp lý của các nghiệp vụ kinh tế tài ch í phát sinh, hoặc phương pháp ghi sổ kép cho phép kiểm tra đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế đã được ghi sổ kế toán…Nhưng quan trọng là yếu tố con người: Vì thực tế nhiều trường hợp kế toán trưởng và kế toán viên không thực hiện đầy đủ và đúng đắn các phương pháp kế toán, nên cầ n thiết phải kiểm tra kế toán. Kiểm tra kế toán là một biện pháp bảo đảm cho các quy định về kế toán được chấp hành ng h chỉnh, số liệu kế toán được chính xác trung thực, khách quan. Thông qua kiểm tra kế toán, các cơ quan thẩm quyền thực hiện việc kiểm soát đối với hoạt động của các đơn vị. Kiểm tra kế toán cần tập trung vào nội dung sau: - Kiểm tra việc thực hiện các nội dung công tác kế toán. - Kiểm tra việc tổ chức bộ máy kế toán và người làm kế toán - Kiểm tra việc tổ chức quản lý và ho ạt động nghề nghiệp kế toán. - Kiểm tra việc chấp hành các quy định khác của pháp luật về kế toán - Kiểm tra kế toán có thể được thực hiện thường kỳ hoặc bất thường Kiểm tra thường kỳ: là kiểm tra kế toán thường kỳ trong nội bộ đơn vị là trách nhiệm của thủ trưởng và kế toán trưởng đơn vị nhằm đảm bả o chấp hành các chế độ, thể l ệ kế toán, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, kịp thời các số liệu, tài liệu kế toán Kiểm tra bất thường: được tiến hành trong những trường hợp cần thiết theo đề nghị của các cơ quan có thẩm quyền. Cán bộ kiểm tra: Để công tác kiểm tra được chính xác, cán bộ kiểm tra phải có phẩm chất đạo đức, có trình đ chuyên môn nghiệp vụ cao, khi kiểm tra phải thận trọng, trung thực, khách quan. Tài liệu kiểm tra là các Ctừ kế toán, Sổ sách kế toán, Báo cáo kế toán trong DN và các chế độ chính sách về kinh tế, tài chính, kế toán. IV/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY: Tổ chức bộ máy kế toán phải đảm bảo những nguyên tắc sau: + Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với quy định pháp lý về kế toán của NN + Đảm bảo sự chỉ đạo toàn diện, tập trung, thống nhất công tác kế toán, thống kê thông tin kinh tế trong DN của kế toán trưởng. + Tổ chức bộ máy kế toán phải gọn nhẹ, hợp lý, đúng năng lực. + Phù hợp với tổ chức SX – KD và yêu cầu quản lý của DN. + Tạo điều ki ện cơ giới hoá công tác kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán có 2 hình thức 1.Tổ chức bộ náy kế toán theo hình thức tập trung DN có 1 bộ máy kế toán tập trung các công việc kế toán của DN: từ tập hợp, phân loại, kiểm tr a lập Ctừ, ghi sổ kế toán chi tiết - tổng hợp, lập Báo cáo kế toán. Ở đơn vị phụ thuộc không có bộ máy kế toán riêng, chỉ có nhân viên kế toán thực hiện ghi ché p CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 5 of 8 4/2/2008 11:22 AM ban đầu như thu thập, tổng hợp, kiểm tra xử lý sơ bộ Ctừ, số liệu kế toán gửi lên phòng kế toán. Ưu: lãnh đạo tập trung thống nhất đối với công tác kế toán, cung cấp thông tin kịp thời, thuận tiện cho việc phân công, chuyên môn hoá cán bộ kế toán, cơ hoá công tác kế toán. Nhược: Hạn chế việc kiểm tra, kiểm soát các hoạt động SX – KD ở đơn vị phụ thuộc, luân chuyển Ct ừ và ghi sổ kế toán thường chậm. Áp dụng: đối với DN vừa và nhỏ, SX – KD tập trung Cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức tập trung Cơ cấu bộ máy kế toán theo hình thức phân tán CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 6 of 8 4/2/2008 11:22 AM 2.Tổ chức bộ náy kế toán theo hình thức phân tán DN có 1 bộ máy kế toán tập trung Các đơn vị phụ thuộc cũng tổ chức bộ máy kế toán riêng 2.1.Bộ máy kế toán đơn vị phụ thuộc Lập Ctừ ban đầu, ghi sổ sách kế toán, lập Báo cáo kế toán của đơn vị phụ thuộc gửi Báo cáo và các tài liệu liên quan đến phòng kế toán tập trung của DN theo quy định. 2.1.Bộ máy kế toán tậ p trung Bộ máy kế toán tập trung của DN thực hiện hạch toán kế toán chung toàn DN, tổng hợp số liệu kế toán của các đơn vị phụ thuộc gởi lên, lập Báo cáo kế toán toàn DN, đồng thời hướng dẫn, kiể m tra về mặt chuyên môn - kiểm tra thực hiện các chính sách chế độ kinh tế - tài chính, chế độ kế toán bộ máy kế toán ở đơn vị phụ thuộc. Ưu: Công tác kế toán gắn liền với hoạt động SX – KD ở đơn vị phụ thuộc, vì vậy kiểm tra, kiểm soá t có hiệu quả, cung cấp kịp thời thông tin phục vụ cho quản lý, điều hành hoạt động SX – KD Nhược: Số lương nhân viên kế toán nhiều, khó cho việc phân công, chuyên môn hoá cán bộ kế toán, c ơ giới hoá công tác kế toán Áp dụng: đối với DN lớn, địa bàn hoạt động rộng, phân tán có nhiều đơn vị phụ thuộc ở xa và hoạt độ n tương đối độc lập CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 7 of 8 4/2/2008 11:22 AM CÂU HỎI ÔN TẬP CHƯƠNG VII: 1. Sự cần thiết phải tổ chức bộ máy kế toán ? 2. Nôi dung tổ chức công tác kế toán ? 3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng trong các doanh nghiệp ? 4. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp hiện nay ? CHƯƠNG VII http://www.dayhoctructuyen.com/file.php/23/CHUONG_VII.htm 8 of 8 4/2/2008 11:22 AM MỤC LỤC CHƯƠNG TRÌNH MÔN HỌC NGUYÊN LÝ KẾ TOÁN (DÙNG CHO CHUYÊN NGÀNH KẾ TOÁN BẬC TRUNG CẤP) TỔNG SỐ TIẾT : 75 TIẾT Tên chương Từ trang Đến trang Tổng số tiết Trong đó: Lý thuyêt Bài tập Kiểm tra H ƯƠNG I: Bản chất, đối tượng và phương h áp hạch toán kế toán 01 10 15 11 3 1 H ƯƠNG II: Phương pháp chứng từ kế o án 11 19 05 05 H ƯƠNG III: Phương pháp tài khoản kế o án K èm bảng Hệ thống tài khoản kế toán) 20 37 16 12 3 1 H ƯƠNG IV: Phương pháp tính giá và kế o án quá trình sản xuất kinh doanh chủ yếu o ng các DN 38 48 16 12 3 1 H ƯƠNG V: Phương pháp tổng hợp và cân ố i 49 55 10 07 2 1 H ƯƠNG VI:Sổ kế toán và hình thức kế o án. 56 71 07 07 H ƯƠNG VII: Tổ chức công tác kế toán o ng DN 72 77 04 04 Hệ thống ôn tập 02 02 Tổng cộng 75 60 11 4 Tài liệu tham khảo: + Giáo trình Lý thuyết hạch toán kế toán - Đại học kinh tế quốc dân - Nhà xuất bản Tài chính - Hà nội năm 2002 + Bộ tài chính (Vụ chế độ kế toán và kiểm toán) - Chế độ kế toán doanh nghiệp – Quyển 2 – Báo cáo tài chính, chứng từ và sổ kế toán – Nhà xuất bản Tài chính Hà Nôi năm 2006 + Giáo trình Nguyên lý kế toán - Tập thể tác giả Đại học ngân hàng TP Hồ Chí Minh Nhà xuất bản Thống kê - Năm 2007 . phải tổ chức bộ máy kế toán ? 2. Nôi dung tổ chức công tác kế toán ? 3. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của kế toán trưởng trong các doanh nghiệp ? 4. Tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp. đến công tác kế toán. - Tổ chức thực hiện kiểm tra kế toán trong nội bộ DN. II/ NỘI DUNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN: 1 .Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán Hệ thống chứng từ kế toán. Ctừ kế toán, Sổ sách kế toán, Báo cáo kế toán trong DN và các chế độ chính sách về kinh tế, tài chính, kế toán. IV/ TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP HIỆN NAY: Tổ chức bộ máy kế toán