ĐỖ THẾ VINH QUẢN LÝ DỮ LIỆU BẰNG EXCEL Microsoft Excel là phần mềm mạnh chuyên dùng trong lĩnh vực bảng tính điện tử được cài đặt sử dụng trong môi trường Windows và được dùng rộng rãi trên thế giới. Với Microsoft Excel người dùng có thể thực hiện tổ chức, phân tích và trình bày số liệu một cách khoa học, nhanh chóng với nhiều phép xử lý tính toán từ đơn giản đến phức tạp, nhờ đó nâng cao hiệu suất công tác cho người dùng ở bất cứ môi trường nào – Trên các máy tính cá nhân hay trên hệ thống máy tính. Microsoft Excel có những chức năng chủ yếu sau đây: − Nhập, lưu trữ, tính toán trên số liệu − Biểu diễn số dưới dạng đồ thị − Quản lý dữ liệu với số lượng lớn − Tự động hoá các công việc cần lặp đi lặp lại nhiều lần − Tạo được các báo biểu có tính chuyên nghiệp. 4.1. Bắt đầu làm việc với Excel 4.1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel a) Khởi động Microsoft Excel Microsofl Excel được viết để sử dụng trong môi trường Windows. Cách khởi động và thoát khỏi Excel cũng theo nguyên tắc chung giống như các chương trình khác trong Windows. Ta có thể Khởi động Microsoft Excel theo nhiều cách khác nhau trong HĐH Windows. Hình 4.1 Khởi động Excel 1 C1: Nháy chuột vào biểu tượng Excel C2: Chọn Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2003 ĐỖ THẾ VINH Cách 1: Nháy chuột vào biểu tượng Microsoft Office Excel 2003 trên màn hình nền. Cách 2: Nhấn Start chọn Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2003 rồi nháy trái chuột hoặc gõ Enter. Cách 3: Mở cửa số My Computer sau đó tìm và khởi động Microsoft Excel bằng cách nháy đúp chuột tại tệp EXCEL.EXE (thông thường tệp này được đặt tại thư mục OFFICE11 theo đường dẫn: C:\Program Files\Microsoft Office\OFFICE11). Sau khi khởi động xong màn hình giao diện của Microsoft Excel được hiển thị có dạng căn bản như sau: Hình 4.2 Màn hình giao diện của Microsoft Excel − Thanh tiêu đề (Title Bar): Chứa tên của tệp (Workbook) với phần mở rộng mặc định là XLS, tên tệp mặc định là Book1, cứ mỗi lần mở thêm Book mới thì tên mặc định được thay đổi tăng thêm 1, ví dụ Book 2, Book 3, Book4,… − Thanh thực đơn ngang (Menu Bar): liệt kê tên các mục lệnh chính của Excel. Ứng với mỗi một mục chọn trên thanh menu có một thực đơn dọc, trong đó ta có thể lựa chọn thực hiện các lệnh của Microsoft Excel. Dòng thực đơn chứa các nhóm lệnh chính và cơ bản nhất của Excel: File Edit View Insert Format Tools Data Windows Help Cách sử dụng cũng giống như trong các chương trình khác trong Windows. Để mở một menu dọc ta chỉ cần nháy chuột vào tên mục hoặc cũng có thể sử dụng tổ hợp phím Alt+ kí tự đặc trưng có gạch chân. 2 Địa chỉ ô hiện hành Thanh Menu Thanh Tiêu đề Thanh Chuẩn Thanh Định dạng Thanh Công thức Ô (Cell) Các trang tính Thanh cuốn Tên hàng Tên cột ĐỖ THẾ VINH − Thanh chuẩn (Standard Bar): chứa một số lệnh thông dụng của Excel dưới dạng các nút có biểu tượng, các lệnh có thể thực hiện trực tiếp bằng chuột. Trên thanh chuẩn có các nút lệnh: New, Open, Save, Print, Print Preview, Cut, Copy, Paste, Format Painter… khi đặt con trỏ chuột lên trên các nút lệnh này thì tên của chúng sẽ xuất hiện. − Thanh định dạng (Formatting Bar) chứa các lệnh dưới dạng các nút có biểu tượng hoặc các ô để định dạng dữ liệu của bảng tính như kiểu, loại font, cỡ font, căn lề,… − Thanh công thức (Formula Bar): Dùng để hiển thị toạ độ ô (cell) hiện hành, hiển thị nội dung dữ liệu, nhập hoặc huỷ bỏ dữ liệu vào ô hiện hành. − Không gian làm việc, còn gọi là sổ tính (Workbook) cúa bảng tính: là cửa sổ chứa nội dung tệp. − Hai thanh trượt (Scroll Bar): dùng để hiển thị những phần bị che khuất của bảng tính trên màn hình. − Dưới cùng màn hình là thanh trạng thái (Status Bar): dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lệnh hiện hành của bảng tính và các tình trạng hiện hành của hệ thống. b) Thoát khỏi Microsoft Excel Để Thoát khỏi Microsoft Excel ta có thể thực hiện bằng 1 trong các cách sau: − Nhấn tổ hợp phím Alt+F4 − Nháy trái chuột vào nút Close − Chọn File/ Exit − Nháy đúp trái chuột vào Control Box Nếu có bất kỳ sửa đổi nào trong bảng tính trước đó mà ta chưa kịp lưu lại thì khi thực hiện thao tác thoát khỏi Excel, chương trình sẽ đưa ra hộp thoại thông báo: Hình 4.3 Thông báo khi thoát khỏi Excel Nếu chọn Yes, Microsoft Excel sẽ ghi lại những thay đổi đó lên đĩa trước khi thoát, trái lại nếu chọn No những thay đổi đó sẽ không được ghi lại, còn nếu chọn Cancel lệnh thoát sẽ huỷ bỏ. 3 ĐỖ THẾ VINH 4.1.2. Một số khái niệm cơ bản a) Bảng tính, hàng, cột, ô Mỗi bảng tính trong Microsoft Excel có thể được xem như một quyển (book) gồm nhiều trang tính (Sheet), tối đa 255 trang. Mỗi trang xem như tờ giấy kẻ ô gồm các cột (Column) và các hàng (Row), tối đa 256 cột và 65.536 hàng. Các trang tính được đặt tên mặc định là Sheet1, Sheets2, Sheet3,… (lưu ý: người dùng có thể đặt lại tên cho các Sheet, chẳng hạn muốn đặt tên cho Sheet hiện hành, ta bấm phím phải chuột vào tên Sheet, chọn Rename rồi gõ tên mới cho Sheet đó). Để phân biệt, các cột được đặt nhãn từ trái sang phải (còn gọi là ký hiệu cột), bắt đầu là A, B, C…Z, kế tiếp là AA, AB,…AZ rồi BA, BB,…BZ…cuối cùng là IA, IB,…đến IV (256 cột). Các hàng được đánh số liên tục từ 1 đến 65.536. Số thứ tự ô còn gọi là tọa độ ô hay địa chỉ ô. Ô (Cell) là giao của một dòng với một cột. Trong ô sẽ chứa dữ liệu, ô là đơn vị cơ sở để xử lý bảng tính. Thông thường, tại một thời điểm, có một khung chữ nhật bao xung quanh một ô, đó gọi là con trỏ ô. Ô có con trỏ ô gọi là ô hiện hành (Select cell). Con trỏ ô giúp nhập dữ liệu cho ô và thực hiện các thao tác khác. Một ô có thể chứa tối đa 320000 ký tự. Hình 4.4 Các thành phần trên thanh công thức Để phân biệt ô này với ô khác trên cùng một trang tính, Microsoft Excel gán cho mỗi ô một địa chỉ (cell address). Địa chỉ của ô là toạ độ cột và dòng của ô đó, ví dụ: A1, D5, F12,… 4 Địa chỉ ô hiện hành Ô hiện hành Nút hủy bỏ Nút chọn Hiển thị dữ liệu trong ô hiện hành ĐỖ THẾ VINH Để phân biệt ô này với ô khác giữa các trang tính khác nhau, ta phải ghi thêm tên của Sheet đứng trước địa chỉ ô và được phân cách bởi dấu chấm than (!), ví dụ: Sheet5!B12 là ô nằm trên cột B hàng 12 của Sheet5. b) Dữ liệu (Data) Dữ liệu được nhập từ bàn phím, nó được thể hiện đồng thời trên thanh công thức và trong ô hiện tại. Điểm chèn sẽ xuất hiện ngay trên thanh công thức cho phép các thao tác tinh chỉnh trực tiếp với số liệu và các ký tự của dữ liệu. Khi nhập dữ liệu vào dòng nhập, Excel tự động nhận biết kiểu của dữ liệu (dựa vào ký tự đầu tiên được nhập vào). Excel phân biệt các loại dữ liệu sau: − Dữ liệu dạng chuỗi (Text): Gồm các ký tự từ A đến Z và các dấu căn lề là “, ’, ^, \. Dạng mặc nhiên của Excel là căn lề trái với ký tự ‘ định sẵn đứng trước các ký tự chữ. Qui ước của các dấu căn lề trong ô như sau: ‘ là căn lề trái, “ là căn lề phải, ^ là căn chính giữa và \ là lặp lại ký tự, sau dấu này đến hết chiều rộng của ô. − Dữ liệu số (Number): Phải được bắt đầu từ các chữ số từ 0 đến 9 và các dấu +, -, (*, $. Dạng mặc nhiên của chữ số là General và căn lề bên phải. Nếu nhập toàn số mà muốn Excel hiểu là chuỗi ký tự thì phải bắt đầu bằng dấu ‘. Lưu ý: dữ liệu ngày (date) và thời gian (time) cũng là dữ liệu số. + Kiểu ngày (Date): dữ liệu ngày là một số nguyên tính từ 1/1/1900 đến ngày ta nhập, ngày 1/1/1900 là ngày 1. Muốn nhập ngày hiện tại vào một ô ta ấn Ctrl + “;”. Trật tự nhập ngày tháng năm do Windows quy định. Mặc định trật tự nhập ngày tháng năm theo cách viết của người Anh (Mỹ). Để thay đổi cách nhập ngày tháng năm (chẳng hạn theo cách viết của Việt Nam (Pháp) dùng lệnh Start/ Settíngs/ Control Panel/ Regional Options, để mở hộp thoại Regional Options và tiến hành thay đổi. Tập hợp các dạng của dữ liệu ngày trong lệnh Format/ Cells phụ thuộc vào cách thiết lập dạng ngày trong Windows. Hai ngày trừ cho nhau cho ta kết quả là số nguyên, khi cộng một giá trị ngày với một số nguyên cho ta một giá trị ngày. + Kiểu thời gian (Time) là một số thập phân, 12 giờ trưa là 0.5. Hai dạng thời gian thường dùng khi nhập là: 15:24:45, 3:24:45 PM. Excel quy ước cách thể hiện dữ liệu dạng ngày tháng, thời gian như sau: m/d/y 3/2/99 d-mmm-yy 1-may-99 d-mmm 3-Jan mmm-yy Jan-99 m/d/y h:mm 2/3/99 20:30 5 ĐỖ THẾ VINH h:mm:ss AM/PM 2:00:00 PM. h:mm 14:00. h:mm:ss 14:00:00 − Dữ liệu dạng công thức (Formular): Quy ước công thức phải bắt đầu bởi dấu “=”. Khi nhập công thức vào một ô thì kết quả trả về của công thức được gán cho ô đó (còn bản thân công thức được thể hiện trên thanh Formula). Các toán tử sử dụng trong công thức bao gồm: + Các toán tử số học: + (cộng), - (Trừ), * (nhân), / (chia), ^ (luỹ thừa), % (phần trăm). Ví dụ 4.1. Với dữ liệu trong hình 4.5, công thức: =E5+F5+G5 cho kết quả 22. + Toán tử so sánh quan hệ: =(bằng), <>(không bằng), >(lớn hơn), <(nhỏ hơn), >=(lớn hơn hoặc bằng), <=(nhỏ hơn hoặc bằng). Ví dụ 4.2. Với dữ liệu trong hình 4.5, công thức: =B1>=7.0 cho kết quả True. + Toán tử liên kết: & (liên kết chuỗi ký tự). Ví dụ 4.3. Công thức: =“Net”&”Sales” cho kết quả: NetSales. Thứ tự ưu tiên của các toán tử như sau: Biểu thức trong dấu (…), luỹ thừa, nhân, chia, cộng, trừ. Hình 4.5 thể hiện một số kiểu dữ liệu trong phạm vi bảng (Cột A, D, E, F, G có dữ liệu kiểu số, cột B, C có dữ liệu kiểu chuỗi, cột H, I có dữ liệu kiểu công thức) Hình 4.5 Một số kiểu dữ liệu trong bảng tính c) Các loại địa chỉ của ô 6 ĐỖ THẾ VINH Như đã nêu ở trên, trong Excel mỗi ô được xác định bởi một địa chỉ gọi là địa chỉ ô. Dạng địa chỉ của ô liên quan mật thiết đến các thao tác xử lý tính toán trên bảng tính. Ví dụ: tại ô C1 (trong hình 4.6) nhập công thức: = A1*B1. Sao chép công thức trong ô C1 đến ô C3 bằng cách nhấn chuột trên ô C1 (ô nguồn cần sao chép) rồi nháy chuột vào nút Copy trên thanh công cụ, tiếp theo nhấn chuột trên ô C3 (ô đích cần sao chép) sau đó nhấn nút Paste . Có thể thấy công thức tại ô C3 là: = A3*B3. Công thức này thể hiện sự thay đổi tương đối theo địa chỉ của ô nguồn và ô đích giúp tính toán và xử lý dữ liệu một cách linh hoạt và hữu hiệu trong bảng tính Excel. Các dạng địa chỉ ô được Excel cung cấp gồm: - Địa chỉ tương đối: Là loại địa chỉ tham chiếu đến ô có dạng: <cột><dòng>. Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng đích sẽ thay đổi theo cả phương chiều và khoảng cách (tính theo địa chỉ cột và hàng của địa chỉ tham chiếu ). Ví dụ 4.4. Nhập dữ liệu vào các ô ở cột A, cột B như bảng ở hình 4.6: Hình 4.6 Thí dụ về địa chỉ tương đối Tại ô C1 gõ vào công thức: = A1*B1, kết quả trả về của công thức ở ô này là 16. Sao chép công thức tại ô C1 đến các ô C2, C3, D1, D2, D3. Kết quả là: Giá trị ở ô C2 được tính bằng công thức: = A2*B2; Giá trị ở ô C3 được tính bằng công thức: = A3*B3, Giá trị ở ô D1 được tính bằng công thức: = B1*C1; Giá trị ở ô D2 được tính bằng công thức: = B2*C2; Giá trị ở ô D3 được tính bằng công thức: = B3*C3. Trong Ví dụ trên, công thức ở ô C1 tham chiếu các địa chỉ là A1, B1. Khi sao chép công thức đó đến các ô C2, C3, D1, D2, D3 thì công thức ở ô C2 sẽ tham chiếu các địa chỉ: A2, B2; công thức ở ô C3 sẽ tham chiếu các địa chỉ: A3, B3; công thức ở ô D1 sẽ tham chiếu các địa chỉ: B1, C1.v.v - Địa chỉ tuyệt đối: Là loại địa chỉ tham chiếu đến ô có dạng: $<cột>$<dòng>. Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng đích sẽ giống như địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng nguồn. Ví dụ 4.5. Vẫn với dữ liệu ở các ô trong cột A, B như Ví dụ trên, nhưng nhập công thức tại ô C1 là: =$A$1*B1: 7 ĐỖ THẾ VINH Hình 4.7 Thí dụ về địa chỉ tuyệt đối Sau đó sao chép công thức này đến các ô C2, C3, D1, D2, D3. Kết quả ô C2 có trị trả về bằng trị của ô A1 nhân với trị của ô B2, ô D1 có trị trả về bằng trị của ô A1 nhân với trị trong ô trị trong ô C1, Như vậy địa chỉ tham chiếu của vùng đích và vùng nguồn đều có chung địa chỉ tuyệt đối $A$1. - Địa chỉ hỗn hợp: Là loại địa chỉ có dạng: $<cột><dòng>: Tuyệt đối cột, tương đối dòng; <cột>$<dòng>: Tương đối cột, tuyệt đối dòng. Khi sao chép đến vùng đích thì địa chỉ tham chiếu của ô tại vùng đích sẽ chỉ thay đổi ở phần tương đối. 4.1.3. Xây dựng bảng tính Để xây dựng bảng tính ta cần nhập dữ liệu cho các ô trong bảng tính, hiệu chỉnh và sửa đổi dữ liệu để được bảng tính theo yêu cầu. Muốn vậy cần tìm hiểu các thao tác sau: a) Di chuyển con trỏ ô (điểm chèn) trên bảng tính Để di chuyển con trỏ ô ta có thể thực hiện theo các cách thức sau: Sử dụng các phím mũi tên điều khiển từ bàn phím ←, →, ↑, ↓, hoặc nháy chuột hoặc dùng các tổ hợp phím: Home hoặc End + ← di chuyển về cột đầu tiên – cột A. End + → di chuyển về cột cuối cùng – cột IV End + ↑ di chuyển về dòng đầu tiên – dòng 1 End + ↓ di chuyển về dòng cuối – dòng 65536 PageUp, PageDown di chuyển lên xuống một trang màn hình. F5 (Go to) nhập địa chỉ ô cần chuyển đến, nhấn Enter. Ctrl + Home di chuyển về ô A1 b) Nhập dữ liệu vào bảng tính Để nhập dữ liệu cho bảng tính ta sử dụng con trỏ ô để nhập dữ liệu cho từng ô trong bảng. Muốn vậy ta tiến hành theo trình tự sau: − Nháy chuột vào ô cần nhập dữ liệu (hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó). 8 ĐỖ THẾ VINH − Nhập dữ liệu từ bàn phím theo dạng thức quy định. − Kết thúc việc nhập dữ liệu bằng cách: + Nhấn phím Enter, hoặc + Nháy chuột vào ô khác, hoặc + Dùng các mũi tên từ bàn phím để di chuyển viền khung sang ô khác. Nếu cùng một lúc muốn nhập một hằng trị cho 1 nhóm các các ô đã chọn, thực hiện nhập hằng trị vào ô hiện hành sau đó nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter. Còn muốn nhập công thức cho 1 nhóm các ô thì thay vì nhấn tổ hợp phím Ctrl+Shift+Enter ta nhấn tổ hợp phím Ctrl+Enter. Ngoài việc nhập dữ liệu cho một ô, ta còn có thể nhập lời giải thích cho nó. Lời giải thích cho một ô nào đó chính là nội dung đưa vào để giải thích hay chú dẫn cho ô, nó chỉ hiển thị ra màn hình khi ta di chuột vào ô đó. Ta có thể đưa lời giải thích vào ô bằng cách sau: Chọn ô (cần đưa vào lời giải thích), bấm phím phải chuột rồi chọn Insert Comments sau đó soạn nội dung của lời giải thích. c) Hiệu chỉnh dữ liệu − Xoá dữ liệu. Để xoá dữ liệu của một ô ta thực hiện theo các bước sau đây: + Nháy chuột vào ô cần xóa (hoặc di chuyển con trỏ ô đến ô đó). + Nhấn phím Delete nếu chỉ muốn xóa dữ liệu. Hoặc tại menu bar, ta chọn Edit/Clear và chọn một trong các lệnh: All để xoá cả dữ liệu, định dạng và chú thích, Formats: để chỉ xoá định dạng, Contents: để chỉ xoá dữ liệu, Comments: để chỉ xóa giải thích. Trong trường hợp xoá nhầm có thể khôi phục bằng lệnh Edit/Undo. − Hiệu chỉnh dữ liệu. Để hiệu chỉnh dữ liệu trong ô, thực hiện các thao tác sau: + Nháy chuột trên ô cần hiệu chỉnh. + Nhấn phím F2 từ bàn phím, khi đó trên dòng trạng thái ở cuối màn hình xuất hiện chữ Edit. + Tiến hành sửa đổi dữ liệu ngay trên thanh công thức hoặc trong ô hiện tại. + Nháy chuột vào ô khác hoặc nhấn phím Enter để di chuyển điểm chèn ra khỏi ô cần hiệu chỉnh để kết thúc. Nếu muốn thay đổi toàn bộ dữ liệu trong ô thì ngay sau khi nháy chuột trên ô, nhập thẳng dữ liệu mới đè lên dữ liệu cũ. 4.1.4. Các thao tác với file bảng tính a) Mở một tệp mới Thông thường, sau khi khởi động Microsoft Excel màn hình làm việc của Excel xuất hiện và mở sẵn 1 file mới có tên mặc định là book1, ta có thể làm việc 9 ĐỖ THẾ VINH ngay với bảng tính với trang đầu tiên là Sheet1. Trường hợp muốn mở 1 tệp mới chỉ cần chọn File/ New (phím tắt Ctrl + N) hoặc nhấp trái chuột vào biểu tượng new trên thanh Standard. b) Mở một tệp đã lưu trên bộ nhớ - Để mở một tệp đã lưu trên bộ nhớ ta chọn File/ Open (phím tắt Ctrl + O) hoặc nháy trái chuột vào biểu tượng Open trên thanh Standard. Khi ấy, màn hình xuất hiện hộp thoại Open: Hình 4.8 Hộp thoại Open - Thực hiện theo trình tự các bước như trên hình 4.8 để mở file. c) Ghi tên tệp vào đĩa Chọn File/Save (hoặc nhấn tổ hợp phím Ctrl + S) hoặc nháy phím trái chuột vào biểu tượng Save trên thanh Standard. Nếu là lần đầu tiên ghi vào đĩa thì trên màn hình Excel xuất hiện hộp thoại Save As, ta cần thực hiện các bước theo hướng dẫn trên hình 4.9. Khi đặt tên file bạn không cần gõ phần mở rộng, Excel sẽ tự gán phần mở rộng XLS cho tên file. 10 Bước 1: Chọn Folder chứa file cần mở Bước 2: Chọn file cần mở Bước 3: Nháy chuột vào nút Open hoặc nhấn Enter [...]... hay mt vn bn thỡ Fill Handle ch n gin l sao chộp d liu nh trờn dũng 1 Nu s dng Fill Handle vi mt cụng thc, Excel s sao chộp kốm theo vic iu chnh cỏc tham s tng ng khi lp y cụng thc - T ng in d liu bng Data/Table Lnh ny c thc hin trong trng hp cn in d liu trong cựng mt lỳc vo bng bng cụng thc Excel cho phộp t ng lm vic ú nu cụng thc ch ph thuc vo mt hoc hai bin Ngi s dng thng dựng Data/Table khi cn... chn khi ụ gm cỏc giỏ tr mun th v cỏc cụng thc cn th + Gi lnh Data/Table Trong hp hi thai xut hin Microsoft Excel s hi a ch ca ụ u vo (Column Input Cell nu tr th ct bờn trỏi, hoc Row Input Cell nu tr th hng trờn cựng) Gừ a ch hoc tờn ụ nu cú t tờn, hoc nhp vo ụ ú cng c + Cui cựng chn OK Microsoft Excel s thay th tng giỏ tr th vo cho ụ u vo v ghi nhn kờt qu tng ng vo cỏc ụ bờn phi (nu tr th ct trỏi)... biu thc n gin do ngi dựng t to, kt xut nhanh chúng cỏc dng thụng tin cung cp cho ngi dựng, Microsoft Excel cung cp mt lot cỏc hm giỳp lm vic thun tin v hiu qu trong mụi trng bng tớnh Dng thc tng quỏt khi nhp hm vo ụ nh sau: = () Trong ú: Tờn hm l tờn hm mu c Microsoft Excel qui nh Hm cng nh cỏc cụng thc u phi c bt u bi du = cú th l danh sỏch cỏc giỏ... nh s lm nn cho trang ú, ri nhn Insert xỏc nhn 4.2.2 Cỏc thao tỏc vi ct, hng, khi ụ a) Chn vựng d liu Trc khi thc hin 1 thao tỏc x lý no ú, cn phi chn phm vi s thao tỏc, tc l phi chn vựng s x lý Trong Excel, vựng bao gm 1 hoc nhiu ụ liờn tc, nú c xỏc nh bi a ch ụ u tiờn v ụ cui cựng, vớ d B2:E5, hay $A$3:$F$6,.v.v chn (hay bụi en) mt vựng cú th thc hin nh sau: - Chn 1 ụ: Nhỏy chut ti ụ ú - Chn ct:... nhiu trng hp gim bt vic ghi a ch cng nh gim bt s sai sút khi lp cỏc cụng thc phc tp, phi tham chiu n nhiu vựng a ch ng thi tng s thõn thin v tin li cho quỏ trỡnh truy cp n cỏc ụ thuc vựng, Microsoft Excel cho phộp ngi dựng t tờn cho vựng Tờn ca vựng c nh ngha bng cỏch thc hin cỏc thao tỏc sau: - Chn vựng cn t tờn - Trờn MenuBar chn Insert/Name/Define Hp thoi Define Name xut hin: a ch vựng s c t tờn... ngi s dng ghi trong ct Trong khung Row Input Cell, gừ (hoc nhp) di chuyn ca ụ cũn li trong s 2 ụ ngi s dng mun giỏ tr ca chỳng bin thiờn Cui cựng chn OK 20 TH VINH Hỡnh 4.19 S dng Data/Table Microsoft Excel ln lt thay cỏc giỏ tr v cho hin ra kt qu tng ng trong cỏc ụ giao nhau gia hng v ct g) Chốn, xoỏ ụ, dũng, ct trong bng tớnh - Chốn thờm ct + Chn v trớ cn chốn ct V trớ ct c chốn s bờn trỏi ct ta... dung, gi nguyờn gii thớch v nh dng Ch xoỏ li gii thớch Vi la chn Contents Del cú th thc hin bng cỏch bm phớm phi chut chn Clear Contents b) iu chnh cao dũng, rng ca ct - iu chnh cao dũng Microsof t Excel luụn t thay i cao ca dũng cho phự hp vi ký t cao nht trong dũng Tuy nhiờn ta cng cú th thay i chiu cao ca dũng bng cỏch: + Chn dũng (hoc cỏc dũng) cn thay i cao + a con tr chut n v trớ phõn cỏch... hin v nhn OK Hỡnh 4.22 iu chnh rng ct 4.2.3 nh dng d liu bng tớnh a) Thay i dng hin th d liu bng tớnh trỡnh by cú tớnh thm m, tớnh chuyờn nghip cao, cn phi s dng thnh tho cỏc kiu nh dng m Microsoft Excel ó cung cp, bao gm nh dng s-Number, canh v trớ d liu-Alignment, nh dng ký t-Font, to khung-Border, lm nn-Patterns v bo v d liu Protection - nh dng d liu s nh dng d liu kiu s, ta thc hin theo cỏc... gia trang Right Section : tiờu s c cn phi - t cỏc thụng s trang in khỏc Trong khung hi thoi Page Setup chn chc nng Sheet Hỡnh 4.31 t cỏc thụng s in khỏc + Print area: vựng cn in Nu khụng chn vựng in, Excel s in ton b vựng d liu trờn bng tớnh + Row to repeat at top: Cỏc dũng cn lp li u mi trang khi ta cn phi in bng tớnh ln, tri di trờn nhiu trang giy Vớ d mun trờn mi trang in ra u lp ni dung trờn dũng... vựng ụ thnh mt ụ hp nht D liu c cn gia hng trong ụ ny thc hin ta chn vựng d liu ri nhỏy chut vo nỳt Merge and Center ( ) trờn thanh nh dng 17 TH VINH f) T ng in d liu vo vựng bng tớnh - ỏnh s th t Excel cho phộp t ng in s th t vo mt vựng bng tớnh Vựng ny nm trờn mt hng hoc mt ct ca bng tớnh v phi cú ti thiu l mt s ó c in sn S ny thng nm ụ u tiờn ca vựng Vic ph d liu tin hnh nh sau: + Chn (bụi en) . Bắt đầu làm việc với Excel 4.1.1. Khởi động và thoát khỏi Excel a) Khởi động Microsoft Excel Microsofl Excel được viết để sử dụng trong môi trường Windows. Cách khởi động và thoát khỏi Excel cũng. tác với file bảng tính a) Mở một tệp mới Thông thường, sau khi khởi động Microsoft Excel màn hình làm việc của Excel xuất hiện và mở sẵn 1 file mới có tên mặc định là book1, ta có thể làm việc. Microsoft Excel theo nhiều cách khác nhau trong HĐH Windows. Hình 4.1 Khởi động Excel 1 C1: Nháy chuột vào biểu tượng Excel C2: Chọn Start/ Programs/ Microsoft Office/ Microsoft Excel 2003 ĐỖ