Đang tải... (xem toàn văn)
ODC
THAY ĐỔI VÀ PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC CHẨN ĐOÁN TỔ CHỨC (ORGANIZATIONAL DIAGNOSIS) MBA 2012 Giảng viên: Trương Thị Lan Anh NỘI DUNG CHÍNH • Chẩn đốn tổ chức gì? • Hai cách tiếp cận chẩn đốn: cách tiếp cận giải vấn đề (problem solving approach) cách tiếp cận tích cực (positive approach) • Cách tiếp cận tích cực: Phương pháp Khai thác điểm mạnh (Appreciative Inquiry method) Org diagnosis - Dr Lan Anh Managing the OD Process Three basic components of OD programs: Diagnosis Continuous collection of data about total system, its subunits, its processes, and its culture Action All activities and interventions designed to improve the organization’s functioning Program All activities designed to management ensure success of the program Org diagnosis - Dr Lan Anh CHẨN ĐỐN TỔ CHỨC • Là q trình cộng tác thành viên tổ chức/nhóm có dự án OD với nhà tư vấn OD để thu thập thơng tin cần thiết, phân tích, xác định mục tiêu thay đổi • Cung cấp thơng tin đầu vào hiểu biết tổ chức phục vụ cho trình hoạch định kế hoạch hành động cho can thiệp OD • Đây đặc tính khác biệt rõ ràng dự án OD so với dự án thay đổi ứng phó khác: phải chẩn đoán tổ chức trước can thiệp Thay đổi có hoạch định Org diagnosis - Dr Lan Anh CHẨN ĐỐN TỔ CHỨC • Mục đích chẩn đoán: ‒ Problem-solving approach: Xác định nguyên nhân vấn đề cần giải Giống bác sĩ chẩn đoán bệnh (Clinical diagnosis) ‒ Positive approach (AI): Xác định mạnh giúp vươn tới tầm nhìn tổ chức Org diagnosis - Dr Lan Anh CHẨN ĐỐN TỔ CHỨC • Xem tổ chức hệ thống mở (opensystem): ‒ Xác định ranh giới tổ chức mức độ kiểm soát dự án OD ‒ Nhận dạng phận hệ thống (subsystems) giảm bớt phức tạp hệ thống lớn ‒ Xác định yếu tố môi trường tác động ‒ Xác định tương tác hệ thống • Phân tích vấn đề Org diagnosis - Dr Lan Anh CHẨN ĐỐN TỔ CHỨC • Đầu việc chẩn đoán (outputs): vấn đề cần cải thiện, điểm yếu cần khắc phục, điểm mạnh cần phát huy • Đề xuất từ chẩn đốn ‒ Mơ hình (model) hay khung hướng dẫn (framework) thay đổi giúp có nhìn hệ thống, kiểm tra tiêu chí thay đổi, bảo đảm khơng bị sơ sót ‒ Các can thiệp (interventions) cần thiết để phát triển tổ chức Org diagnosis - Dr Lan Anh Các vấn đề nghiên cứu OCD liên quan đến chẩn đoán tổ chức • Sự phát triển mơ hình chẩn đốn (development of organizational diagnostic models); • Việc lựa chọn quy trình phương pháp thu thập thơng tin chẩn đoán (the choice of procedures and methods for data collecting in diagnosis); • Phương pháp kỹ thuật xử lý liệu kết luận (methods and techniques of data processing and making conclusions) (Nguồn: Hayes, 2002) Org diagnosis - Dr Lan Anh Đối tượng chẩn đốn • Hai khía cạnh tổ chức: – Khía cạnh “cứng” (hard, formal): cấu trúc tổ chức hệ thống Organizational Design – Khía cạnh “mềm” (soft, informal): người hành vi họ người khác Organizational Behavior • Cân khía cạnh chẩn đoán để tránh sai lệch Org diagnosis - Dr Lan Anh Các cấp độ chẩn đốn • Ba cấp độ – Tổ chức – Nhóm – Cá nhân • Có thể thực cấp độ ba cấp độ Org diagnosis - Dr Lan Anh 10 Org diagnosis - Dr Lan Anh 34 Org diagnosis - Dr Lan Anh 35 Example: AI in GTE Telops (By Tom White, president) • Organizational culture change, in 14 months • Change agent team: internal + external • AI activities: – – – – – – – – Training more than 50 internal change agents in Appreciative Inquiry Introducing 800 frontline employees to Appreciative Inquiry Creating a “story center” for sharing “good news” stories Embedding storytelling into existing processes For example, the annual President’s Leadership Award focused on storytelling about the winning employees, their teams, and customer service Adding open-ended questions to the company employee survey and tracking the ratio of positive to negative comments Creating an Appreciative Inquiry storybook as an employee teaching tool Introducing a new partnership model for the unions and company management using Appreciative Inquiry Org diagnosis - Dr Lan Anh 36 5-D Appreciative Inquiry Cycle DEFINITION Decide what to learn about, how and who to involve in each phase DELIVER (DESTINY) Enact Pilots And Improvise Expand AI learning Competencies D D DESIGN Invent the organizational architecture which will make your dreams inevitable Create Pilot Projects D DISCOVERY D D Org diagnosis - Dr Lan Anh Conduct the inquiry, Establish and share insights Make public the inquiry results DREAM Envision desired results as if those insights and the positive core were fully alive 37 Org diagnosis - Dr Lan Anh 38 Organizational Strengths What does it produce? Organizational Strengths – Positive Core Organizational Issues: – The organization’s mission, vision and values – Organizational and Decisionmaking Structures – Marketing strategies – Financial strategies – Measurement systems – Policies on social responsibility – Customer relations Process Issues: – – – – – Work flows Information flows Business processes Communication systems Technology systems Human Resources Issues: – Job design – Education, training, and leadership development – Compensation and incentive systems – Strategies for attracting and retaining talent – Performance review process – Intellectual Capital Org diagnosis - Dr Lan Anh 39 What does it produce? Culture Alignment with Positive Core Elevates –Positive emotions of hope, inspiration, confidence, joy Increases –Creativity, better decision making, increased collective capacity Undoes –Negative impacts - letting go, makes irrelevant, finishes the residual of negative past Protects – Increases health-ability; resilience; accumulation of power; like an increase in immune system functioning Org diagnosis - Dr Lan Anh 40 Hội nghị “AI Organizational Summit” • Tất tham gia • Nhiệm vụ chiến lược xác định rõ • Tập trung vào tương lai & Tìm kiếm khơng ngừng • • • • Tự quản trao đổi Câu chuyện thành công Từ sân chơi chung đến hành động cảm hứng Sự kiện kéo dài 2-3 ngày/cho khoảng 100 đến 1000 người tham dự • Hành động khác thường / Tạo đà khởi động Org diagnosis - Dr Lan Anh 41 The AI Summit can be adapted in many ways • Web casts and video conferencing • Small “rapid design” summits—like kaizen events for small wins, project launches, alliance formation Key Success Factors: It is easy when… • Right Task • Right People - multiple stakeholders • Right Questions - AI continuity search and future search • Right match - with the organizational, and community culture What does it produce? Energized, unified workforce Roadway Express, 65 AI Summits, 10,000 people engaged • Creating a culture of 25,000 employees thinking and acting like owners of the business • Reduced grievances from 300 to zero; eliminated need for formal grievance process • Increased throughput from 47 to 64% • Reduced average transit speed: 2.3 to 2.1 days • Stock Prices rise $14 to $41 per share • Powerful Learning Partnerships: Alcoa, Boeing, Cisco, Harley-Davidson, US Navy • Recently Featured in Fast Company and Forbes Org diagnosis - Dr Lan Anh 43 Gợi ý câu hỏi thảo luận AI Q1: Thành tích vượt trội hay kinh nghiệm đỉnh cao bạn? Nhóm? Tổ chức? Q2: Những đáng giá … • Bản thân bạn? • Bản chất cơng việc bạn? • Tổ chức bạn? Q3: Những yếu tố cốt lõi việc làm tổ chức “sống” được? Q4: Ba điều ước bạn để nâng cao sức khỏe sinh khí (của bạn, nhóm, tổ chức) gì? Org diagnosis - Dr Lan Anh 44 Questions in AI (Nguồn: Stavros & Hinrichs, 2007) Org diagnosis - Dr Lan Anh 45 Some Organizations Using AI… TDL Retail American Express British Petroleum US Agency for International Development (USAID) US National Intelligence Community YWCA Glaxo Smith Kline Major Private & Public Universities United Nations Development Programme (UNDP) Metro Health Systems Schools (US, Canada, South America, Africa) Points of Light Foundation: Volunteer Center Natl Network American Red Cross Newark Beth Israel Medical Center Org diagnosis - Dr Lan Anh 46 Appreciative Inquiry Summit Method at the UN Global Compact With 500 CEOs and Civil Society Leaders Key Issues for AI Practitioners Chỉ dùng thuật ngữ tích cực, khơng dùng từ tiêu cực Chuyển đổi qua lại hai kiểu quản lý (two paradigms of management): top-down & bottom-up Áp dụng khung trình vĩ mô (a macro process frame) chiến lược vi mơ (micro strategies) để hỗ trợ cho nhóm lớn Cân rủi ro áp lực việc thay đổi có tham gia qui mơ lớn Org diagnosis - Dr Lan Anh 48 ... constructive approach to organization development and change Org diagnosis - Dr Lan Anh 33 Org diagnosis - Dr Lan Anh 34 Org diagnosis - Dr Lan Anh 35 Example: AI in GTE Telops (By Tom White, president)... Inquiry Introducing 800 frontline employees to Appreciative Inquiry Creating a “story center” for sharing “good news” stories Embedding storytelling into existing processes For example, the annual... grievances from 300 to zero; eliminated need for formal grievance process • Increased throughput from 47 to 64% • Reduced average transit speed: 2.3 to 2.1 days • Stock Prices rise $14 to $41 per share