Chức năng tổ chức – Quản trị học I.KHÁI NIỆM, PHÂN LOẠI, VAI TRÒ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC 1.1Khái niêm Về mặt danh từ, tổ chức là một hệ thống gồm nhiều người cùng hoạt động một cách có ý thức vì mục đích chung của tổ chức. Với định nghĩa này thì tổ chức có 3 đặc điểm: - Tổ chức bao giờ cũng có nhiều người - Các thành viên tham gia luôn có ý thức về vai trò, nhiệm vụ, quyền lợi và trách nhiệm của mình một cách rõ ràng trong quá trình tham gia hoạt động của tổ chức đơn vị - Tổ chức bao giờ cũng có muc tiêu chung và cụ thể Về mặt động từ, theo nghĩa rộng tổ chức là quá trình triển khai các kế hoạch Về mặt động từ, theo nghĩa hẹp tổ chức là một chức năng của quá trình quản trị bao gồm việc phân bổ, sắp xếp nguồn lực con người và gắn với con người là các các nguồn lực khác nhằm thực hiện thành công công tác kế hoạch của tổ chức. Vậy tổ chức là hoạt động quản trị nhằm thiết lập các một hệ thống các vị trí cho mỗi cá nhân và bộ phận sao cho cá nhân và bộ phân đó phối hợp với nhau một cách hiệu quả để thực hiện mục tiêu của tổ chức 1.2Phân loại tổ chức Các tổ chức kinh doanh mưu lợi: là những tổ chức hoạt động với mục đích tạo ra lợi nhuận trong điều kiện pháp luật cho phép Các tổ chức cung cấp dịch vụ phi lợi nhuận: là những tổ chức cung cấp các dịch vụ àm không vì mục đích lợi nhuận. Quỹ hoạt động của tổ chức dựa vào sự hiến tặng, trợ cấp, tài trợ mang tính nhân đạo… Các tổ chức hoạt động vì quyền lợi chung của tập thể: những tổ chức loại này được thành lập để bảo vệ quyền lợi cho chúng. Bao gồm các nghiệp đoàn, tổ chức chính trị, các hiệp hội, Các tổ chức cung ứng các dịch vụ công cộng: những tổ chức loại này được thành lập nhằm cung cấp các cho xã hội những dịch vụ công cộng. Bao gồm các đơn vị cảnh sát, quân đội… 1.3Vai trò của tổ chức Phạm Văn Tuấn Page 1 Chức năng tổ chức – Quản trị học - Bao hàm các mục tiêu và kế hoạch sẽ đưa vào triển khai trong thực tế - Tạo ra môi trường làm việc thích hợp cho các cá nhân và cho cả tập thể - Có tác dụng trong việc sử dụng các nguồn lực trong tổ chức hiệu quả để đạt được kết quả tốt nhất - Giảm thiểu những sai sót và lãng phí trong hoạt động quản trị 1.4 Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức là sự sắp xếp các bộ phận, các đơn vị nhỏ trong tổ chức thành một thể thống nhất, xác lập các mối quan hệ về nghiệp vụ và quyền hành giữa các cá nhân và đơn vị nhằm tạo môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt được mục tiêu. -Mối quan hệ theo chiều dọc -Mối quan hệ theo chiều ngang II. YÊU CẦU VÀ NGUYÊN TẮC VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC 2.1 Tầm hạn quản trị vấn đề khoa học xây dụng cơ cấu tổ chức - Tầm hạn quản trị là một khái niệm dùng chỉ số lượng người báo cáo trực tiếp với nhà lãnh đạo + Tầm hạn quản trị hẹp là nhà quản tri giám sát số lượng nhân viên ít + Tầm hạn quản trị rộng là nhà quản trị giám sát được nhiều người -Tầm hạn quản trị của một tổ chức rộng hay hẹp phụ thuộc vào các yếu tố sau: + Trình độ, tay nghề và phẩm chất của cấp dưới + Mức độ ủy quyền + Tính kế hoạch của công việc + Kỹ thuật trang bị và phương tiện thông đạt + Tính đồng nhất của nhiệm vụ 2.2 Yêu cầu cơ bản về cơ cấu tổ chức Phạm Văn Tuấn Page 2 Chức năng tổ chức – Quản trị học Xây dựng được một cơ cấu tổ chức hoạt động hữu hiệu luôn là mong muốn của mọi nhà quản trị, bởi lẻ nó là điều kiện cốt yếu đầu tiên để thực hiện tốt tất cả các chức năng còn lại của nhà quản trị và ảnh hưởng rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để làm được điều đó nhà quản trị phải đáp ứng những yêu cầu sau: - Bộ máy doanh nghiệp phải đảm bảo tính tối ưu: các khâu các bộ phận không thừa, cũng không thiếu - Tính linh hoạt: có khả năng co giãn trước những yếu tố biến động bên trong cũng như bên ngoài - Tính tối ưu: cơ cấu tổ chức quản trị phải mang tính năng động cao, luôn luôn đi sát và phục vụ sản xuất kinh doanh - Tính tin cậy lớn: phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hục vụ sản xuất kinh doanh - Tính tin cậy lớn: phải đảm bảo tính chính xác của tất cả các thông tin sử dụng trong doanh nghiệp, nhờ đó bảo đảm sự phối hợp tốt tất tốt tất cả các hoạt động trong doanh nghiệp - Tính kinh tế: phải sử dụng chi phí quản trị đạt hiệu quả cao nhất - Cơ cấu tổ chức phải bảo đảm sự cân xứng giữa chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận quản trị, thể hiện sự phân cấp và phân bố hợp lý các chức năng - Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện nghiêm ngặt chế độ thủ trưởng và trách nhiệm cá nhân - Cơ cấu tổ chức phải được thiết kế và thực hiện cho một thời gian dài và chỉ nên thay đổi khi thực sự cần thiết, doanh nghiệp mục tiêu quản trị đòi hỏi 2.3 Các nguyên tắc xây dụng cơ cấu tổ chức - Nguyên tắc thống nhất - Nguyên tắc kiểm soát được - Nguyên tắc hiệu quả Phạm Văn Tuấn Page 3 Chức năng tổ chức – Quản trị học - Nguyên tắc đảm bảo hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp - Nguyên tắc không bỏ sót hoặc trùng lặp các chức năng quản lý - Nguyên tắc phù hợp với quy mô sản xuất, đặc điểm kinh tế - kỹ thuật của doanh nghiệp III. CÁC KIỂU CƠ CẤU TỔ CHỨC 3.1 Cách phân chia các bộ phận cở bản của tổ chức - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo đơn vị số lượng nhân viên - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo thời gian công việc - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo chức năng hay nhiệm vụ - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo loại sản phẩm - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo lãnh thổ - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo khách hàng - Phân chia các bộ phận trong tổ chức theo quy trình hay thiết bị 3.2 Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy 3.2.1 Mô hình cơ cấu chức năng Phạm Văn Tuấn Page 4 Chức năng tổ chức – Quản trị học 3.2.1.1 Đặc điểm: - Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức năng quản trị. - Mối liên hệ giữa các nhân viên trong tổ chức rất phức tạp. - Những người thừa hành nhiệm vụ ở cấp dưới nhận mệnh lệnh chẳng những từ người lãnh đạo của doanh nghiệp mà cả từ những người lãnh đạo các chức năng khác nhau. 3.2.1.2Ưu điểm - Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề chuyên môn một cách thành thạo hơn, - Giảm bớt gánh nặng về quản trị cho người lãnh đạo. 3.2.1.3Nhược điểm Người lãnh đạo doanh nghiệp (lãnh đạo chung) khó phối hợp hoạt động của những người lãnh đạo chức năng, dẫn đến tình trạng người thừa hành trong một lúc có thể phải nhận nhiều mệnh lệnh, thậm chí các mệnh lệnh lại trái ngược nhau. 3.2.2 Mô hình cơ cấu trực tuyến Phạm Văn Tuấn Page 5 PX 1 PX 2 PX 3 Ch 1 Ch 2 Ch 3 Phòng kế hoạch Phòng tài chính Phòng kế toán Phòn nhân sự PGĐ Tiêu Thụ Giám Đốc PGĐ Sản Xuất Chức năng tổ chức – Quản trị học 3.2.2.1Đặc điểm: - Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị. - Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực hiện theo đường thẳng. - Người thừa hành mệnh lệnh chỉ làm theo mệnh lệnh của một cấp trên trực tiếp. 3.2.2.2 Ưu điểm: thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng. 3.2.2.3Nhược điểm. - Người lãnh đạo cần phải có kiến thức toàn diện, tổng hợp - Hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ cao về từng mặt quản trị; - Khi cần phối hợp, hợp tác công việc giữa hai đơn vị ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì thông tinphải đi đường vòng theo kênh liên hệ đã quy định. 3.2.2.4 Áp dụng: ở những tổ chức nhỏ, sản phẩm không phức tạp 3.2.3 Mô hình cơ cấu trực tuyến – chức năng Phạm Văn Tuấn Page 6 Giám Đốc PGĐ Sản Xuất PGĐ Tiêu Thụ PX 1 PX 2 PX 3 CH 1 CH 2 CH 3 Chức năng tổ chức – Quản trị học 3.2.3.1 Đặc điểm: - Lãnh đạo doanh nghiệp được sự giúp sức của người lãnh đạo chức năng để chuẩn bị các quyết định, hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quyết định. - Lãnh đạo doanh nghiệp vẫn chịu trách nhiệm về mọi mặt công việc và toàn quyền quyết định - Việc truyền mệnh lệnh vẫn theo tuyến đã quy định, 3.2.3.2 Ưu điểm: kết hợp cơ cấu trực tuyến và chức năng, 3.2.3.3 Nhược điểm: - Lãnh đạo doanh nghiệp phải giải quyết thường xuyên mối quan hệ giữa bộ phận trực tuyến với bộ phận chức năng. - Mỗi khi lãnh đạo các bộ phận chức năng có nhiều ý kiến khác nhau, lãnh đạo doanh nghiệp phải họp hành nhiều không ra được những quyết định có hiệu quả mong muốn. Phạm Văn Tuấn Page 7 Giám Đốc Phòng Kế hoạch Phòng Tài chính Phòng kế toán Phòng nhân sự PGD Sản Xuất PGD Tiêu Thụ Px 1 PX 2 Px 3 Ch 1 Ch 2 Ch 3 Chức năng tổ chức – Quản trị học => Vì thế, lãnh đạo sử dụng tham mưu giúp việc qua nhóm chuyên gia hoặc chỉ là một cán bộ trợ lý nào đó. 3.2.4 Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu ma trận 3.2.4.1 Đặc điểm: - Ngoài những người lãnh đạo theo tuyến và các bộ phận chức năng, còn có những người lãnh đạo đề án hay sản phẩm, của các bộ phận thực hiện một dự thảo nào đó. - Mỗi nhân viên (hoặc bộ phận của bộ phận trực tuyến) được gắn với việc thực hiện một đề án hoặc một sản phẩm nhất định. Đồng thời mỗi một nhân viên của bộ phận chức năng cũng được gắn với một đề án hoặc sản phẩm nhất định. Phạm Văn Tuấn Page 8 Ban GĐ Thiêts kế Cung ứng Sản xuất Tiêu thụ Dự án 1 Dự án 2 Dự án 3 Dự án 4 NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV NV Chức năng tổ chức – Quản trị học - Sau khi hoàn thành đề án, những nhân viên trong các bộ phận thực hiện đề án hay sản phẩm không chịu sự lãnh đạo của người lãnh đạo theo đề án ấy nữa, mà trở về đơn vị trực tuyến hay chức năng cũ của mình. 3.2.4.2Ưu điểm: - Có tính năng động cao; dễ dàng chuyển các nhân viên từ việc thực hiện một dự án này sang việc thực hiện một dự án khác; - Sử dụng nhân viên có hiệu quả hơn. 3.2.4.3 Nhược điểm: thường chỉ áp dụng để thực hiện các mục tiêu ngắn hạn và trung hạn mà thôi. 3.2.4.4 Phạm vi áp dụng: trong những điều kiện có sự thay đổi nhanh chóng và sâu sắc về kỹ thuật và công nghệ sản xuất IV. PHÂN QUYỀN VÀ ỦY QUYỀN TRONG QUẢN TRỊ 4.1 Quyền hành trong quản trị 4.1.1 Khái niệm Quyền hành là quyền tự chủ trong quá trình quyết định và quyền đòi hỏi sự tuân thủ quyết định gắn liền với một vị trí quản trị nhất định trong cơ cấu tổ chức 4.1.2 Các yếu tố ảnh hưởng đến quyền hành - Cấp bậc của nhà quản trị - Hạn chế mặt xã hội - Hạn chế về mặt sinh học chẳng hạn như quan hệ về giới, huyết thống - Hạn chế về mặt kỹ thuật - Hạn chế về mặt kinh tế… 4.2 Phân quyền 4.2.1 Khái niệm Phân quyền là xu hướng chia quyền hành ra quyết định trong một cơ cấu tổ chức. Phân quyền là hiện tượng tất yếu khi tổ chức đạt tới quy mô và trình độ phát triển nhất Phạm Văn Tuấn Page 9 Chức năng tổ chức – Quản trị học định làm cho một người hay một cấp quản trị không thể đảm đương mọi công việc quản trị. 4.2.2 Các loại hình phân quyền - Phân quyền chức năng: Hình thức phân quyền này không gắn với chế độ trách nhiệm kép - Phân quyền theo chế dộ trách nhiệm kép, hình thức này chỉ áp dụng cho các tổ chức cơ sở nỏ và vừa 4.2.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến sự phân quyền - Giá trị ( tầm quan trọng) của các quyết định - Nhu cầu về sự thống nhất trong các chính sách - Quy mô của tổ chức và phương tiện liên lạc - Quá trình lịch sử của doanh nghiệp - Đường lối, tính khí của các nhà quản trị cấp cao - Trình độ và số lượng các nhà quản trị cấp cơ sở - Khả năng và các kỹ thuật kiểm tra - Các quyết định được đề ra ở cấp thấp càng quan trọng thì mức độ phân quyền càng lớn - Phạm vi tác động bởi các quyết định được đề ra ở các cấp dưới càng lớn thì mức độ phân quyền càng lớn 4.3 Ủy quyền 4.3.1 Khái niệm Ủy quyền là hành vi của cấp trên trao cho cấp dưới một số quyền hành để họ nhân danh mình thực hiện một số công viêc - Ủy quyền mang tính chất tạm thời, manh tính cá nhân Phạm Văn Tuấn Page 10 [...].. .Chức năng tổ chức – Quản trị học - Người được ủy quyền không phải chịu trách nhiệm về các quyết định mà họ đưa ra 4.3.2 Những vấn đề cần lưu ý khi ủy quyền - Cấp trên chỉ ủy quyền cho cấp dưới khi có thực quyền - Không thể giao phó toàn bộ quyền hạn của mình cho cấp dưới - Sự ủy quyền không bao gồm giao phó trách nhiệm - Có thể duy trì sự ủy quyền khi xét thâý cần thiết 4.3.3 Nguyên tắc của sự... mình cho cấp dưới - Sự ủy quyền không bao gồm giao phó trách nhiệm - Có thể duy trì sự ủy quyền khi xét thâý cần thiết 4.3.3 Nguyên tắc của sự uỷ quyền - Ủy quyền theo kết quả mong muốn - Ủy quyền theo chức năng - Ủy quyền theo cấp bậc - Ủy quyền theo bậc thang - Mệnh lệnh thống nhất - Tính tuyệt đối trong trách nhiệm - Tính cân đối về quyền hạn và trách nhiệm Phạm Văn Tuấn Page 11 . Đốc PGĐ Sản Xuất Chức năng tổ chức – Quản trị học 3.2.2.1Đặc điểm: - Người lãnh đạo tổ chức thực hiện tất cả các chức năng quản trị. - Các mối liên hệ giữa các thành viên trong tổ chức được thực. tổ chức bộ máy 3.2.1 Mô hình cơ cấu chức năng Phạm Văn Tuấn Page 4 Chức năng tổ chức – Quản trị học 3.2.1.1 Đặc điểm: - Nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn vị riêng biệt theo các chức. cơ cấu tổ chức Phạm Văn Tuấn Page 2 Chức năng tổ chức – Quản trị học Xây dựng được một cơ cấu tổ chức hoạt động hữu hiệu luôn là mong muốn của mọi nhà quản trị, bởi lẻ nó là điều kiện cốt yếu