Ch.I HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Ch.1: Những Khái Niệm Cơ Bản Tháng 9-2007 ThS Nguyễn Anh Hào Ch.I GIỚI THIỆU MƠN HỌC  Hệ thống thơng tin quản lý máy biến đổi liệu (và thông tin) thu thập thành thông tin hữu ích cho người quản lý thực vai trị họ (quản lý tổ chức)  Các vấn đề sau cần tìm hiểu: Hệ thống, tổ chức, quản lý Người quản lý ai, họ làm cho tổ chức, họ cần Dữ liệu đầu vào hệ thống, thông tin đầu Vậy liệu thơng tin khác sao, thơng tin hữu ích cho người quản lý Hệ thống thơng tin quản lý hình thành phát triển sao, loại hệ thống thông tin quản lý HTTTQL phương tiện thay người quản lý xử lý liệu thành thơng tin => có tính đặc thù cao => làm để hiểu rõ nhằm thiết lập HTTTQL mong muốn (khảo sát, phân tích, thiết kế, triễn khai ứng dụng) Dự án để phát triển hệ thống thông tin quản lý Ch.I GIỚI THIỆU MÔN HỌC Tài liệu tham khảo (Để hiểu rõ cho nội dung môn học)  Information Systems Concepts Raymond McLEOD, Prentice Hall, 1994  Modern System Analysis and Design Jeffrey A.Hoffer, Joey F.George, Joseph S.Valacich, Addition Wesley, 2002  Management Information Systems Kenneth C.Laudon, Jane P.Laudon, Prentice Hall, 2002 Ch.I Hệ thống (system)  Định nghĩa: Hệ thống tập họp liên kết nhiều thành phần hoạt động chung với môi trường để thực vài chức cho mục đích chung Đây khái niệm tổng quát cho tất máy có xử lý Interface Component Boundary Input Output Environment Inter-relationship Ch.I Các yếu tố tạo thành hệ thống  Một hệ thống tồn có lý để tồn tại; mục đích hệ thống Mục đích hệ thống thừa nhận hệ thống có giá trị sử dụng mơi trường Mơi trường tồn bên ngồi ranh giới có ảnh hưởng quan trọng hệ thống, cung cấp nguồn tài nguyên cho hệ thống, công nhận giá trị hệ thống  Giá trị sử dụng hệ thống có từ liên kết hoạt động thành phần hệ thống, thể qua chức xử lý (giao tiếp, đầu vào, đầu ra) Vậy hệ thống cần phải có giao tiếp, inputs, outputs phù hợp để thích nghi với mơi trường  Hệ thống cần thỏa mãn ràng buộc cần phải thực hiện, cách mà thực Ví dụ: Nhà hàng Hoosier Burger Ch.I Tiền trả Nhà cung câp (cung ứng) Ngun liệu Văn phịng (điều khiển) Ngun liệu Chính phủ (ban hành luật) Nhà bếp (chế biến) Môi trường Đối thủ (cạnh tranh) Kho (lưu trữ) Hàng hóa, Dịch vụ Khách hàng (tiêu thụ) Thông tin, mệnh lệnh Thức ăn Quầy phục vụ (bán) Tiền trả Tiền thu Hình I.2 Xem nhà hàng bán thức ăn nhanh (Hoosie Burger) hệ thống Ra nh giớ i củ a nh hà ng Ch.I Các tính chất hệ thống Open System hệ thống có tương tác với môi trường Vd: Hệ thống thông tin Ngược lại, Closed System hệ thống bị cắt bỏ tất tương tác với mơi trường (rất xảy điều kiện bình thường) System thinking: Xem hệ thống thành phần tương tác hệ thống lớn hơn, dựa đặc trưng bản: Mục đích: gía trị sử dụng hệ thống hệ thống đích lớn Chức năng: hệ thống phải làm cho mục đích Xử lý: làm để thực chức lý Vận hành: tương tác với thành phần khác (hoặc hành môi trường hệ thống lớn) Vd: CBIS hệ thống xử lý thơng tin & liệu nhanh & xác cho hệ thống thông tin quản lý tổ chức Ch.I Các tính chất hệ thống Coupling mức độ bị phụ thuộc (ràng buộc) lẫn thành phần hệ thống Mỗi thành phần có chức khác nhau; nhiên việc thực chức bị phụ thuộc vào thành phần khác Nếu thành phần bị hư hỏng, thành phần bị phụ thuộc vào thành phần không thực thi chức VD: nhà bếp (chế biến) phụ thuộc nhà kho (lưu trữ) • Phụ thuộc nhiều hệ thống khó hoạt động, hệ thống hoạt động tốt coupling thấp Cohesion mức độ cấu kết (hợp tác) lẫn thành phần để thực chức hệ thống VD: nhà bếp quầy phục vụ thực chức kinh doanh • Liên kết chặt chẽ hệ thống bền vững, hệ thống hoạt động tốt Cohesion cao Ch.I Các tính chất hệ thống Hồi tiếp cân bằng: thay đổi tác động lên thành phần hệ thống thành phần gây tác động lên thành phần có liên quan tạo thành chuổi dây chuyền phản ứng mà đó, tác động thành phần dây chuyền làm giảm bớt biên độ thay đổi ban đầu Nhiệt độ mong muốn to Nhiệt độ phòng - + Bộ đo chênh lệch nhiệt độ (-) + Điều khiển làm lạnh Hình I.4 Vịng hồi tiếp cân máy lạnh Luồng khí lạnh + Ch.I Các tính chất hệ thống 10 Hồi tiếp tăng cường: tác động hồi tiếp lại tăng cường thêm cho tác nhân kích thích lúc ban đầu mà kết sau chu kỳ hồi tiếp biên độ kích thích phóng to thêm VD: cạnh tranh để chiếm thị phần Hiệu ứng lề: tác động hệ thống tạo kết nằm dự kiến mong đợi VD: thuốc trừ sâu làm tăng sản lượng, làm nhiễm nguồn nước Trì hỗn tác động: khoảng thời gian cần thiết để tác động bộc lộ hết hiệu lực VD: Sự nhiễm nguồn nước bộc lộ rõ rệt sau khoảng thời gian sử dụng thuốc trừ sâu Ch.I Giải vấn đề: Chọn giải pháp (tt) 25 Phương diện vận hành (Operational Feasibility): Đánh giá mức độ thoả mãn yêu cầu kết chuyển giao từ phương án Các phân tích cho biết khả sử dụng (ích lợi) chuyển giao phương án áp dụng Phương diện kế hoạch (Schedule Feasibbility): Đánh giá mức độ đáp ứng thời gian hoàn tất yêu cầu (deadlines, milestone), để bảo đảm có chuyển giao tiến độ hoạch định Phương diện pháp lý (Legal and Contractual Feasibility): Đánh giá khả thỏa mãn quy định pháp lý nhà nước (luật lao động, luật quyền, ) điều khoản hợp đồng Phương diện trị xã hội (Political Feasibility): Đánh giá mức độ hài lòng – ủng hộ – stakeholders phương án Stackholders người giữ vài vai trò có ý nghĩa vấn đề giải quyết, bao gồm phủ cộng đồng dân cư Ch.I Giải vấn đề: Thực thi giải pháp & đo lường 26  Thực thi giải pháp để giải vấn đề thực tế Thực thi giải pháp áp dụng ý tưởng giải pháp vào thực tế để tạo kết thực giới thực  Đo lường kết (đối chiếu) để kiểm chứng kết dự kiến từ giải pháp kết thực tế có sau áp dụng giải pháp, để tìm điểm không phù hợp dự kiến thực tế Kết thực tế không giải trọn vẹn vấn đề, làm phát sinh nguy khác cho tổ chức; người quản lý cần đo lường kết để định hành động như: ngưng áp dụng giải pháp, cải tiến giải pháp, hay chờ đợi thời phù hợp với giải pháp Ch.I Vai trò thông tin việc giải vấn đề 27  Giải vấn đề trình tương tác thông tin giới thực giới ý niệm để hướng dẫn hoạt động giới thực đạt kết dự kiến Thông tin giúp người quản lý nhận thức vấn đề tồn giới thực (hiện trạng), liên kết người quản lý người cộng tác để tìm giải pháp, định, phân công thực đánh giá kết (thế giới ý niệm) Giải pháp Kết dự kiến Nhận thức vấn đề (thế giới thực) Vấn đề Áp dụng giải pháp Đối chiếu kết Hiện trạng Hiện trạng Kết thực tế Ch.I Vai trị thơng tin việc giải vấn đề 28  Thông báo biểu vấn đề, dựa kênh thông tin tiêu chuẩn (mục tiêu, tiêu, quy định) tổ chức Bằng cách so sánh kết kinh doanh với tiêu doanh thu, người quản lý phát lợi nhuận giảm, chi phí tăng dự án trể tiến độ, tín hiệu nguy tổ chức  Xác định vấn đề phương án giải dựa kênh thông tin hổ trợ làm việc nhóm (thư điện tử, hội nghị truyền hình, groupware) người quản lý chuyên viên phân tích nguyên nhân xác định vấn đề tổ chức Các quy tắc suy diễn, trích lọc thơng tin tích hợp chương trình phần mềm để giúp tự động hóa cơng việc phân tích nhóm Ch.I Vai trị thông tin việc giải vấn đề 29  Đánh giá xếp hạng phương án dựa tiêu chí HTTT phổ biến tiêu chí đánh giá cách đánh giá phương án cho thành viên giam gia Qua thảo luận, mức độ quan trọng tiêu chí đánh giá mục tiêu đánh giá thống nhóm để làm sở xếp hạng cho phương án dựa trọng số tiêu chí tổng hợp điểm đánh giá thành viên  Thực thi giải pháp đối chiếu kết thực tế HTTT môi trường ban hành định (phân công), liên lạc người quản lý người thực hiện, giám sát công việc đo lường kết quả, cung cấp phản hồi cho người quản lý sau giải pháp áp dụng Ch.I 30 Các cấp quản lý nhu cầu thông tin  Tùy theo cấp quản lý mà thơng tin cho người quản lý có tính chất khác nhau, gắn liền với tầm hoạch định (planning horizon) thể mức độ trách nhiệm người quản lý tổ chức Phạm vi trách nhiệm người quản lý hẹp, tầm hoạch định cơng việc cho tổ chức ngắn, mức độ chi tiết công việc nhiều chuyên sâu Mức quản lý Tầm hoạch định Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp Số năm hoạch định cho tương lai: Ch.I 31 Các cấp quản lý nhu cầu thông tin  Ở mức tác nghiệp (operational control) người quản lý làm việc với thông tin/dữ liệu chi tiết, chi tiết tài khoản (kế tốn), chi tiết cơng nợ khách hàng (kinh doanh), lương nhân viên (nhân sự), kết thực công việc (điều hành) để điều khiển công việc  Ở mức chiến thuật (management control), người quản lý cần thơng tin có xu hướng thể mức độ tăng giảm theo định kỳ để lập kế hoạch thực Ví dụ: báo cáo thống kê lượng hàng tồn kho cuối kỳ, tình hình doanh thu, chi phí so với mục tiêu năm  Ở mức chiến lược (strategic planning), người điều hành cấp cao (CEO) cần phân tích trạng thái (điểm mạnh, điểm yếu) tổ chức môi trường mà tổ chức vận hành, bao gồm thơng tin bên bên tổ chức tất lĩnh vực chun mơn tài chính, sản xuất, kinh doanh Vì vậy, thơng tin trợ giúp cho họ thường mang tính khái qt (khơng chi tiết), phân tích thị phần, phân tích xu hướng cơng nghệ, loại thơng tin có chu kỳ sống dài có tính khái qt (trên biểu đồ) Ch.I 32 Dữ liệu & Thông tin  Dữ liệu: mơ tả kiện, tính chất, tên gọi cho vật, tượng giới thực Vd: “Nhiệt độ phòng 42 độ” Dữ liệu = Mơ tả trung thực, khách quan đặc tính vốn có đối tượng giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)  Thông tin: hình thành từ liên kết nhóm liệu với kiến thức hiểu biết sẵn có người, để tạo nhận thức cá nhân Vd: “Căn phịng q nóng” Thơng tin = Dữ liệu qua xử lý, có ý nghĩa thiết thực việc giải vấn đề Thế giới thực Nhận biết, Nhận biết, đo lường đo lường “trung thực” Dữ liệu Suy diễn, Thơng tin Suy diễn, trích lọc trích lọc “chủ quan” Ngữ cảnh Ngữ cảnh Ch.I Dạng thể Dạng thông tin/dữ liệu 33 Kênh truyền tin Phương tiện lưu Chử viết (tiếng Việt, Anh, Arập) Công văn, bảng hiệu, Email, nhắn tin SMS Hồ sơ giấy, CDRom Âm (tiếng nói, âm nhạc) Cuộc họp, mạng điện thoại Băng từ, Compact disk Hình ảnh (biểu đồ, đồ thị, tranh.) Tiếp thị - cánh bướm, điện hoa, thuyết trình có đèn chiếu Hồ sơ, CD-ROM, slide Đa phương tiện (Tivi, phim) Sóng VHF/UHF, Cáp truyền hình, mạng máy tính, rạp chiếu phim Dĩa cứng, băng video, phim nhựa Ch.I Thể thơng tin 34 Thơng tin hình thức: thơng tin có tính chất pháp lý, có xác nhận thức nguồn gốc, có quy định kèm theo Vd: cơng văn, định, báo cáo • Kênh thơng tin hình thức: kênh thơng tin quy thức định tổ chức để truyền tải thơng tin hình thức Vd: hệ thống văn thư, họp giao ban Thơng tin phi hình thức: thơng tin để giúp cho người nhận biết thức thêm họ quan tâm Vd: mẫu quảng cáo, dư luận • Kênh thơng tin phi hình thức: kênh thơng tin cung cấp thức thêm nội dung Vd: Internet, hội thảo, chương trình truyền hình Ch.I Đặc tính & chất lượng thơng tin ĐẶC TÍNH 35 CHẤT LƯỢNG Thời gian (sống): Thơng tin có • Đúng lúc, kịp thời • Khơng bị lạc hậu ý nghĩa cịn mơ tả • Tần suất lặp lại vật tượng Nội dung: Mô tả cho vật tượng mà người ta quan tâm • Chính xác •Thiết thực & phù hợp người nhận • Hồn chỉnh ý nghĩa • Ngắn gọn, súc tích, ý tập trung Hình thức: đặc tính thể • Trung thực, kiểm chứng thơng tin phương tiện lưu • Rõ ràng, đầy đủ chi tiết • Có trình tự, mạch lạc, liên kết tin truyền tin Ch.I Xử lý liệu thông tin 36 Thu thập liệu • Bao gồm tìm kiếm, phân loại, gộp nhóm, trích lọc liệu • Mơ tả thực tế (trung thực) Lưu trữ liệu • Để chia với nhiều người, sử dụng lại nhiều lần • Lưu trữ phải thuận tiện cho tham khảo cập nhật  Không cấu trúc : văn bản, có cấu trúc : CSDL Phân tích tổng hợp thành thơng tin • Là xử lý có dự định trước (có mục đích) • Phụ thuộc cách thực hiện: cá nhân, đội, nhóm Truyền đạt phổ biến thơng tin (chia nhận thức) • Truyền đạt mệnh lệnh, cảnh báo nguy cơ, thơng báo,… • Phụ thuộc khả tiếp thu người nhận ngữ cảnh Ch.I 37 Tầm quan trọng thông tin tổ chức  Đối với tổ chức, nhận biết kịp thời tượng, kiện diễn môi trường hội để tổ chức tìm nguyên nhân, xác định vấn đề giải vấn đề Hầu hết tổ chức cần thông tin để mở rộng thị phần, định hướng cho sản phẩm dịch vụ thay đổi cách hoạt động nhằm đương đầu với áp lực cạnh tranh  Có ngun nhân làm cho thơng tin ngày trở nên quan trọng tổ chức: Ch.I Tầm quan trọng thông tin tổ chức 38 Sự xuất kinh tế toàn cầu Công nghệ lĩnh vực truyền thông xử lý thông tin mạng Internet tạo hội tốt để mở rộng kinh doanh toàn cầu với chi phí thấp Sự tồn cầu hóa gây nhiều áp lực cạnh tranh cho tổ chức nước: Nhu cầu giao dịch 24 ngày với khách hàng nhà cung cấp toàn giới đòi hỏi tổ chức phải nhận thức kịp thời hội thách thức Sự chuyển dịch từ kinh tế công nghiệp sang kinh tế dịch vụ dựa thông tin tri thức Để đáp ứng sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng thời gian ngắn với chất lượng cao, kiến thức thông tin trở thành nguồn lực quan trọng để cải tiến dòng cơng việc (work-flow) hướng đến dịch vụ: thay tự sản xuất bán sản phẩm, doanh nghiệp tận dụng lợi từ ‘out-sourcing’ với tổ chức khác có lực cao để giảm chi phí sản xuất vận chuyển Ch.I 39 Tầm quan trọng thông tin tổ chức Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt Thay quản lý theo cấu trúc phân cấp, tập trung dựa tập hợp thủ tục chuẩn (quy định sẵn) để cung cấp vài sản phẩm phổ biến với số lượng lớn, doanh nghiệp sử dụng cấu trúc phân cấp quản lý “mỏng” (ít phân cấp hơn), linh hoạt để chuyển giao nhiều loại sản phẩm đặt hàng (customized products) phục vụ cho yêu cầu đặc thù Sự linh hoạt cấu trúc tổ chức lợi lớn kinh doanh, giúp cho tổ chức thích nghi với nhu cầu thị trường tốt hơn, địi hỏi nguồn thông tin tốt để trợ giúp người quản lý hoạch định mục tiêu, nguồn lực kế hoạch thực yêu cầu đa dạng khách hàng Sự xuất doanh nghiệp số (digital firm) Doanh nghiệp số doanh nghiệp mà tiến trình kinh doanh (phối hợp công việc, thông tin, kiến thức để tạo sản phẩm dịch vụ) xử lý máy tính Sự số hóa tiến trình kinh doanh tạo môi trường trao đổi thông tin suốt khách hàng, nhà cung cấp tổ chức, giúp cho tổ chức nhận biết ứng phó với mơi trường cách nhanh chóng, có hội tái cấu trúc nguồn lực mở rộng phạm vi hợp tác toàn cầu ... chức, quản lý Người quản lý ai, họ làm cho tổ chức, họ cần Dữ liệu đầu vào hệ thống, thông tin đầu Vậy liệu thơng tin khác sao, thơng tin hữu ích cho người quản lý Hệ thống thơng tin quản lý hình... HỌC  Hệ thống thơng tin quản lý máy biến đổi liệu (và thông tin) thu thập thành thông tin hữu ích cho người quản lý thực vai trị họ (quản lý tổ chức)  Các vấn đề sau cần tìm hiểu: Hệ thống, ... phần khác (hoặc hành môi trường hệ thống lớn) Vd: CBIS hệ thống xử lý thơng tin & liệu nhanh & xác cho hệ thống thông tin quản lý tổ chức Ch.I Các tính chất hệ thống Coupling mức độ bị phụ thuộc