BÀI BÁO CÁO VỀ TIẾN TRÌNH THƯƠNG LƯỢNG MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN GVHD: THẦY GIÁO LÊ HỒNG TUYÊN SINH VIÊN: TRẦN QUỐC HOÀN LỚP : 08 QTCA5. 195 MỤC LỤC MỤC LỤC 2 gày nay, mọi lĩnh vực đều cần đến sự thương lượng. Do vậy, lợi ích của việc trở thành một người có khả năng thương lượng càng trở nên rõ ràng hơn bao giờ hết. Kỹ năng thương lượng thường được chúng ta sử dụng hàng ngày. Những kỹ năng này rất cần thiết cả trong cuộc sống cá nhân và trong nghề nghiệp. Dù chúng ta điều hành một công ty lớn hay nhỏ, thì chúng ta phải truyền đạt và thuyết phục một cách hiệu quả. Để đạt được những gì mình hướng tới. Vậy thương lượng là gì? Thương lượng là một giao dịch mà kết thúc quá trình thương lượng hai bên đạt được những gì đề ra trước đó hoặc cả hai bên đều có quyền bác bỏ kết quả cuối cùng. Nó đòi hỏi sự đồng thuận tự nguyện cả hai bên. Đây là một quy trình cho và nhận, trong đó các mục tiêu hay điều kiện tiên quyết của một giao dịch được nhất trí trên cơ sở hai bên có thể chấp nhận được. Thương lượng là một vấn đề chúng ta thường gặp phải, trong kinh doanh thương lượng có thể được dùng để trao đổi mua bán,vay mượn, bố trí nhân viên, giao dịch hoặc bất cứ lĩnh vực nào bạn thấy phù hợp cho công việc của mình. Thương lượng luôn được coi như là việc dàn xếp để hòa giải một cuộc tranh luận hay một vấn đề nào đó mang lại lợi ích nhiều nhất cho bản thân hay tổ chức của chúng ta. Thương lượng có thể được giải thích một cách đơn giản là "làm việc với người khác để giành được một kết quả có lợi". Và thật May mắn là, đây là một kỹ năng thực hành có thể học ở trường học, học những người đi trước (ông bà, cha mẹ, những người nổi tiểng, sếp mình…vv). Nó không phải là một đặc điểm di truyền hay bẩm sinh. Vì thế, cho dù chúng ta đang ở độ tuổi nào, và ở vị trí nào, nếu chúng ta phát triển thái độ về cách thương lượng, chú ý mài sắc kỹ năng này, cuộc sống của chúng ta sẽ diễn ra êm ả. Và sự thăng tiến trong công việc hay sự thành công trong sự nghiệp sẽ đến với tất cả chúng ta. Để một cuộc thương lượng diễn ra theo ý muốn thì giai đoạn chuổn bị là vô cùng quan trọng: Ông bà xưa kia thường dạy chúng ta rằng :“Biết người biết ta, trăm trận trăm thắng”. Do đó, sự chuẩn bị cho cuộc thương lượng phải được bắt đầu bằng hình thức tự đánh giá bản thân. Tức là tự xem xét, đánh giá kiến thức, các kĩ năng, đồng thời cần rèn luyện một số kĩ năng cần thiết: sự nhạy bén, chính xác và kiên nhẫn trong việc tìm tòi những dữ kiện, thông tin về đối tác; phải biết kềm chế cảm xúc, tập tính nhạy cảm để có thể tiên đoán những gì đối tác sẽ làm; và một trong những kĩ năng quan trọng nhất là nghệ thuật lắng nghe. Ngoài ra, cũng nên lưu ý: chính xác chúng ta muốn thương lượng về vấn đề gì? Hãy đặt ra các mục tiêu. Cũng cần xem xét tới việc nó sẽ có lợi cho người khác như thế nào? (như đưa ra các hình thức khuyến mãi). Ví dụ: Khi thương lượng với đối tác nhật bản : • Mục đích: xuất khẩu gạo sang thị trường nhật bản • Mục tiêu là: mỗi năm xuất khẩu 3 triệu tấn • Giá cả thấp hơn với mức giá xuất khảu sang các nước châu âu. (có lợi cho đối tác) Chuẩn bị ở nhà, nghiên cứu người hoặc công ty mà mình sẽ thương lượng. Đó là một công ty tiến bộ hay trì trệ. Người đó được biết tới là một người sáng tạo hay cổ hủ? Với tất cả các thông tin sẵn có trên Internet như hiện nay, chúng ta chẳng khó khăn gì có thể tìm được những điều này. Nếu không, mình có thể làm theo cách truyền thống, đó là đi tìm hiểu. Hỏi các đồng nghiệp trong ngành (không phải là đối thủ cạnh tranh) và người quen. Sẽ chẳng có gì ngạc nhiên khi mọi người thích nói về việc hoặc người mà họ biết. Dành thời gian cho đối tác: Cố gắng để biết về thời hạn của đối tác mà không để lộ thời hạn của mình. Bởi vì nếu phía bên kia biết thời hạn của ta phải giải quyết một vấn đề hoặc một thoả thuận, họ có thể đưa ra các quyết định mà bên phía chúng ta khó có thể từ chối. Đừng để rơi vào thế bị động như thế. Cần chú ý tới địa điểm đàm phán với quan điểm chung là địa điểm đàm phán cần phải thoải mái, tiện nghi và phù hợp với hai bên. Ví dụ như khi đàm phán với người Nga thì nên chọn những vùng có thời tiết mát mẻ và nhiệt độ trong phòng hơi lanh lơn so với các cuộc đàm phán khác vì ở nga nhiệt độ trong bình là -25 độ. Và những người đó sẽ không chựu được nếu như nhiệt đọ quá cao. Việc ta có được nhiều thông tin về đối tác là điều cực kỳ quan trọng và luôn luôn có lợi. Bởi vì, nhờ thế mà ta có thể có những hành động, những chiến thuật hợp lý khi thương lượng với đối tác. Đây là một số điểm cần biết về quá trình thương lượng. Thực hành kỹ năng thương lượng sẽ mất thời gian và công sức? Nhưng trở thành một người thương lượng hiệu quả và thông minh hơn sẽ mang lại cho chúng ta rất nhiều lợi thế cả trong công việc cũng như cuộc sống cá nhân. Và để có một cuộc thương lượng như ý: ta cần phải tìm hiểu, chuẩn bị đầy đủ và chi tiết các thông tin, các tài liệu có liên quan về lĩnh vực làm ăn của doanh ngiệp cũng như đối tác. Tuy vậy, đó mới chỉ là bước chuẩn bị còn phần quan trọng nhất đó là khi ta gặp trực tiếp đối tác. Về tiến trình thương lượng khi ta gặp đối tác ta có thể chia nhỏ thành các giai đoạn khác nhau, để từ đó ta có thể tìm hiểu và chuẩn bị sao cho chi tiết hơn. Ta có thể chia nhỏ tiến trình thương lượng thành năm phần: • Mở đầu • Trao đổi thông tin • Đưa ra đề nghị • Thương lượng • Kết thúc. Bước 1: Mở đầu: Ông bà ta có câu “lời chào cao hơn mâm cỗ” và trong khi bắt đầu cuộc thương lượng khi ta gặp đối tác thì phải chào hỏi, làm quen. Đến đây ta dễ dàng nhìn nhận ra lợi ích của việc có được nhiều thông tin về đối tác. Và nếu ta biết được thói quen hay sở thích của đối tác mình gặp thì thật là hữu ích cho việc tạo một ấn tượng mở đầu tích cực cho cuộc thương lượng. ví dụ khi gặp đối tác người “Trung Quốc” thì có thể cúi đầu hoặc khom người chào có thể bắt tay, nhưng không bao giờ gặp nhau lại vỗ lưng, ôm người.  Các việc nên làm ở giai đoạn này: • Tạo không khí tiếp xúc • Tạo sự tin cậy có thể (bằng hành động) • Thăm dò đối tác (biết người biết ta trăm trận cũng thắng) • Tìm tiếng nói chung • Thống nhất chương trình - Tạo không khí tiếp xúc: Để cuộc thương lượng đạt kết quả thì việc tạo ra bầu không khí cởi mở, tin cậy lẫn nhau, thành thật hợp tác là rất cần thiết. Trước khi thương lượng, một vài câu chuyện xã giao ban đầu sẽ là những cầu nối làm quen khá hiệu quả. - Tạo sự tin cậy: từ cái bắt tay, ôm hôn hay từ cái ánh mắt chúng ta phải thể hiện làm sao để tạo sự tin tưởng cho đối tác. Nên thực hiện những việc đã hứa, đến đúng thời gian giao ước vì có khi chỉ cần một lần thất hứa thì sự tin cậy giữa hai bên cũng giãm bớt, khó mà có lại được. - Thăm dò đối tác: việc đặt những câu hỏi mở sẽ có tác dụng rất lơn trong việc thăm dò. Ví dụ đối với những dối tác trong nước thì chúng ta có thể hỏi 1 số câu hỏi mở như: “dạo này công ty anh làm ăn thế nào?” vv Để việc thăm dò có hiệu quả, bạn cần quan sát qu hành vi, cử chỉ, lời nói của họ trên cơ sở thận trọng và tế nhị. Tiến hành phân tích lại những thông tin đó, chính xác hóa những nhận định ban đầu để thẩm tra lại những vấn đề nào đó mà trước đây chưa rõ. - Tìm tiếng nói chung: tìm tiếng nói chung có nghĩa là mục đích mà các bên gặp nhau trong cuộc thương lượng hôm nay là gì? Chúng ta cùng đối tác cung cấp cho nhau những thứ các bên cần, muốn có nhằm thỏa mãn mục đích của các bên. Và qua cuộc tiếp xúc này chúng ta sẽ nhận được đối tác thực sự có thiện chí cho cuộc gặp ngày hôm nay hay không. Để có kế hoạch cho những bước tiếp theo. - Thống nhất chương trình: việc này rất quan trọng, vì với mỗi nhà quản trị thì thời gian vô cùng quan trọng. và nếu như thống nhất được chương trình làm việc thì việc dàm phán sẽ diễn ra theo những dự định của cả hai bên. Bước 2, Trao đổi thông tin: - Giai đoạn này đóng vai trò quan trọng vì nó chuyện tại thông tìn, thể hiện ý đồ, thăm dò vị thế “lời nói chẳng mất tiền mua, lựa lời mà nói cho vừa lòng nhau” Chúng ta nên đặt cho đối tác các câu hòi. Câu hỏi mở để đạt được thông tin khái quát liên quan đến vấn đề có liên quan, câu hỏi thăm dò để gợi thêm nhiều thông tin, câu hỏi đóng để xác minh những điểm nhất định về sự kiện và để nhận được những câu trả lời đơn giản là có hoặc không, câu hỏi giả thuyết để khai thác những ý kiến của bên kia về một vấn đề nhất định. Đồng thời lắng nghe những câu hỏi hay ý kiến của đối tác. Trong phần này ta xét các khía cạnh sau như: Xác định thời điểm phù hợp, Nghệ thuật đưa ra đề nghị, Nghệ thuật tiếp nhận đề nghị và Việc sắp xếp lại các đề nghị. Điều chỉnh lại các kế hoạch (nếu cần). Nên nói chuyện với người biết rõ về phía bên kia việc này nhằm khai thác được những thói quen, sở thích, điểm mạnh, điểm yếu của đối tác. Bước 3, Đưa ra các đề nghị: Khi một cuộc đàm phán càng kéo dài, càng có nguy cơ khó đi đến thỏa thuận. Để tránh lãng phí thời gian, chi phí và công sức để theo đuổi những cuộc đàm phán kéo dài mà có khi không thành công, ta phải tinh đến phương thức khuyến khích đối phương chấp nhận đề nghị của ta càng nhanh càng tốt. Nhưng Đưa ra lời đề nghị làm sao mà thuyết phục được đối tác cho đối tác thấy được lời đề nghị là tối ưu về mọi mặt cho đối tác. Nhưng cũng không quên nhắc tới những lợi ích tương tự của chúng ta nếu cả hai bên cùng hợp tác. Bởi vì, ở trên đời không ai làm lợi vô điều kiện cho ai cả nếu đã là các đồi tác của nhau. Đề nghị phải bao gồm tất cả các yếu tố của sự thỏa thuận và thông thường sẽ bao gồm cơ sở cho một hợp đồng mà nghi thức hóa thỏa thuận đó. Nếu ta thực hiện một giao dịch mà không có tất cả các chi tiết cụ thể, ta có thể nhận thấy sau đó rằng sẽ không có một cuộc họp thiện chí với đối phương. Điều cơ bản cho một bản hợp đồng nên bao gồm: giá đề nghị (trong mệnh giá thích hợp), báo cáo công việc (cơ hội), sự nhận dạng và số lượng hàng hóa hoặc dịch vụ, lịch phân phối, sự khích lệ hiệu suất ưu đãi (nếu có), chuyển phát bảo đảm (nếu có), điều khoản và điều kiện, và bất kỳ tài liệu khác… Đàm phán cho một trong những yếu tố khác - như một mức giá thấp hơn cho một lịch trình thoải mái hơn - là một chiến thuật phổ biến. Những mẹo đàm phán bạn cần giữ cho đến khi cần để kết thúc sự thỏa thuận và có được giá bạn mong muốn. Trong khi tập trung chính của chúng ta thường về giá cả, thì ta nên luôn luôn giữ tất cả các thành phần khác của thỏa thuận này. Không được gây áp lực trong việc chấp nhận bản hợp đồng khi miêu tả như “tiêu chuẩn trong ngành” hoặc cái gì đó như “chúng tôi luôn luôn sử dụng”. Để tránh gây hiểu lầm, các yêu cầu nên được trình bày bằng bản viết gồm các yếu tố của sự thỏa thuận. Đó là ý tưởng tốt để lưu giữ những chú ý quan trọng cho cả hai bên. Thông qua cuộc đàm phán, hãy cố gắng nhận ra cái mà bạn tin tưởng để có được kết quả có thể chấp nhận cho đối tác. Nó có thể là một sự kết nối của những điều khác mà không quá mắc về giá cả. Chẳng hạn, ngày phân phối là điều kiện quan trọng nhất đối với đối tác, trong khi chất lượng sản phẩm quan trọng đối với chùng ta. Hiểu được ưu tiên của đối tác quan trọng như là hiểu bản thân, vì thế, hãy chỉ ra mình sẽ làm gì nếu mình ở địa vị của đối phương. Khi xây dựng yêu cầu, hãy cố gắng làm cho đối phương hài lòng nếu như chúng không quá ảnh hưởng nhiều đến vị trí của chúng ta. Hãy sẵn sàng từ bỏ những điều nhỏ để đổi lấy những thứ lớn. Cùng với việc đưa ra đề nghị, ta cũng phải chuẩn bị cho việc tiếp nhận đề nghị từ chính phía đối phương. Tiếp nhận đề nghị làm sao? Như thế nào? Cũng không đơn giản chỉ là chuyện chấp nhận hay không chấp nhận. Mà chính thái độ của chúng ta phần nào ý định khi tiếp nhận lời đề nghị thông qua ánh mắt, lời nói ,cử chỉ, điệu bộ… “chờ đối tác kết thúc rồi mới được phản hồi lại” Bước 4, Thương lượng:  Quá trình này bao gồm các bước: • Truyền đạt thông tin • Thuyết phục • Nhượng bộ • Phá vớ bế tắc. - Truyền đạt thông tin: quá trình truyền đạt thong tin bao gồm:  Truyền đạt thông tin là quá trình 2 chiều  Biết chính xác giá trị cái mà mình muốn nói.  Nói như thế nào thường quan trọng hơn là nói cái gì  Quan sát bên kia khi nói với họ.  Cách bố cục những câu nói có định hướng tác động mạnh mẽ đến đối thủ. - Thuyết phục:  Hướng về người ra quyết định.  Nêu ra lợi ích của phía bên kia nếu họ chấp thuận.  Nêu ra hậu quả đối với phía bên kia nếu họ không chấp thuận.  Dẫn chứng bằng xác nhận của bên thứ 3.  Khuyên bảo và gợi ý: - Nhượng bộ: khi chúng ta nên đưa ra kiện nhượng bộ thì cần đặt ra các vấn đề:  Có nên thực hiện bây giờ hay không?  Nên nhượng bộ bao nhiêu?  Sẽ được trả lại cái gì? [...]... sung  Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho đối tác biết về việc này  Sử dụng người thứ ba: yêu cầu một người ngoài hành động như là một người hòa giải, người dàn xếp hay người trọng tài Dù chúng ta đang thương lượng với các công ty hay khách hàng, các nhà cung cấp thì thương lượng hiệu quả cũng nằm trong các nguyên tắc: + Tách con người ra khỏi các vấn đề Hãy đặt... Thống nhất lại các điều kiện, điều khoản cần thiết; cơ sở pháp lý; đối chiếu hợp đồng; thống nhất ngôn ngữ.… • Những điều khoản cần có như: điều khoản về tên hàng, số lượng hàng hóa, điều khoản về chất lượng, quy cách hàng hóa, bao bì, những thỏa thuận về giao nhận hàng, giá cả và cách thanh toán, điều khoản đảm bảo thực hiện thỏa thuận cũng như giải quyết các tranh chấp  Kết thúc đàm phán khi không... chứ không chú ý đến quan điểm Khi thảo luận về những quan điểm hai bên cùng quan tâm, những người thương lượng có thể vẫn mềm mại và tính đến thỏa hiệp + Hãy nghĩ ra những lựa chọn thỏa mãn được hai bên Ví dụ nếu một bên yêu cầu phải có một hạn cuối cùng, như thế cũng tốt, vì qua đó có thể biết được điều gì khiến cho họ phải đưa ra yêu cầu đó + Nhấn mạnh về tiêu chuẩn khách quan Tán thành các tiêu... ra yêu cầu đó + Nhấn mạnh về tiêu chuẩn khách quan Tán thành các tiêu chuẩn công nghiệp, pháp luật hoặc nghề nghiệp, bạn có thể loại được những người thương lượng mạnh hơn hoặc những người hay sử dụng đến những mánh khóe bẩn thỉu Bước 5, Kết thúc: Quá trình kết thúc no yes yes no yes no Khi bạn cảm thấy việc đàm phán đã đạt được những thỏa thuận chủ yếu, bạn có thể kết thúc bằng những công việc sau:... cùng: - Làm cho dễ hiểu những điều kiện của thảo thuận - Tự hỏi những câu hỏi: Ai đạt được bao nhiêu của cái gì, khi nào? - Lập thỏa thuận thành văn bản Có những cuộc thương lượng đi đến thoả thuận cuối cùng những cũng có những cuộc thương lương mà cả hai bên đều không đi đến thoả thuận không đạt được những gì mình mong muốn “Nếu như cảm thấy không hài long với cuộc đàm phán thì không ký gì hết.” ... Thông báo cho phía bên kia về hậu quả nếu không đạt được một giải pháp nào cả  Chuyển sang thảo luận một vấn đề khác ít quan trọng hơn cả 2 bên có thể thỏa thuận  Nhượng bộ một điểm nào đó không quan trọng  Tạo ra thời gian ngừng đàm phán để suy nghĩ vấn đề và đàm phán lại sau đó Đưa ra yêu cầu nếu cần những thông tin bổ sung  Chuyển từ đàm phán song phương sang đàm phán đa phương và thông báo cho...- Phá vỡ bế tắc: o Nguyên nhân cơ ban của bế tắc:  Chưa hiểu biết lẫn nhau  Cả hai bên có những mục tiêu khác xa nhau  Một bên nhầm lẫn sự kiên quyết với sự cứng nhắc về quan điểm lập trường và sẽ không nhượng bộ ngay cả để giữ cho một cuộc đàm phán tồn tại  Vì một chiến thuật thận trọng trong đàm phán để bắt ép phía bên kia xem xét lại quan điểm của họ và nhượng bộ... mạnh lợi ích mang đến cho họ, khuyến khích và hoan nghênh đề nghị của họ, và giữ thể diện cho họ • Dù không đạt kết quả như mong muốn nhưng chúng ta vẫn nên vui vẻ với đối phương và thể hiện thiện chí về những cuộc đàm phán sau này Hết Em rất mong được sự góp ý của thầy giáo để em hoàn thành tốt môn học Em xin chân thành cảm ơn! Tp.Hồ Chí Minh ngày 01/11/2010 Học sinh Trần Quốc Hoàn . BÀI BÁO CÁO VỀ TIẾN TRÌNH THƯƠNG LƯỢNG MÔN HỌC: KỸ NĂNG GIAO TIẾP VÀ ĐÀM PHÁN GVHD: THẦY GIÁO LÊ HỒNG TUYÊN SINH. đối tác. Đây là một số điểm cần biết về quá trình thương lượng. Thực hành kỹ năng thương lượng sẽ mất thời gian và công sức? Nhưng trở thành một người thương lượng hiệu quả và thông minh hơn sẽ. tác. Về tiến trình thương lượng khi ta gặp đối tác ta có thể chia nhỏ thành các giai đoạn khác nhau, để từ đó ta có thể tìm hiểu và chuẩn bị sao cho chi tiết hơn. Ta có thể chia nhỏ tiến trình thương