Đang tải... (xem toàn văn)
Nội dung Text: Tiểu luận: Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp tại công ty cổ phần vật liệu xây dựng. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 0 36Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm MỤC LỤC CHƢƠNG I...................................................................................................................... 3 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ......................................... 3 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ........................ 3 1.1.1. Khái niệm chung ......................................................................................... 3 1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý ................................................ 6 1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG .................. 7 CHƢƠNG II .................................................................................................................... 8 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY ......................................................................... 8 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY .............................................................. 8 2.1.1. Cơ cấu ......................................................................................................... 8 2.1.2. Sơ đồ tổ chức ............................................................................................ 10 2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH ..................................................................... 10 CHƢƠNG III ................................................................................................................ 11 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG........................................................ 11 3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG ......................................... 11 3.2. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ ........................................................................ 11 3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty ................................................................ 11 3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh ........................................................................................ 0 3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng.......................................................................... 0 3.2.4. Mô tả chi tiết chức năng lá ........................................................................ 16 3.3. MÔ HÌNH HÓA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ ....................... 18 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0 .......................................................... 18 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1..................................................................... 19 3.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU ........................................................ 23 Trang 1 36Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm 3.4.1. Các thực thể .............................................................................................. 23 3.4.2. Mô hình ER ............................................................................................. 26 3.4.3. Mô hì nh quan hê ....................................................................................... 27 ̣ 3.5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG .......................................................... 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................................ 35 Trang 2 36Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1. Khái niệm chung 1.1.1.1. Hệ thống thông tin Khái niệm Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để đạt đƣợc một mục đích. Thông tin: đƣợc hiểu theo nghĩa thông thƣờng là một thông báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tƣợng. Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con ngƣời, quá trình và dữ liệu. Con ngƣời theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu đƣợc xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đƣợc dùng: Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thƣờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Trang 3 36
Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 0 / 36 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 1 / 36 MỤC LỤC CHƢƠNG I 3 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3 1.1.1. Khái niệm chung 3 1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý 6 1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 7 CHƢƠNG II 8 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 8 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 8 2.1.1. Cơ cấu 8 2.1.2. Sơ đồ tổ chức 10 2.2. NGÀNH NGHỀ KINH DOANH 10 CHƢƠNG III 11 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VẬT LIỆU XÂY DỰNG 11 3.1. MỘT SỐ YÊU CẦU CƠ BẢN CỦA HỆ THỐNG 11 3.2. MÔ HÌNH HÓA NGHIỆP VỤ 11 3.2.1. Nghiệp vụ bán hàng tại công ty 11 3.2.2. Biểu đồ ngữ cảnh 0 3.2.3. Biểu đồ phân rã chức năng 0 3.2.4. Mô tả chi tiết chức năng lá 16 3.3. MÔ HÌNH HÓA LOGIC QUÁ TRÌNH XỬ LÝ NGHIỆP VỤ 18 3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu Logic mức 0 18 3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 19 3.4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ DỮ LIỆU 23 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 2 / 36 3.4.1. Các thực thể 23 3.4.2. Mô hình E-R 26 3.4.3. Mô hình quan hệ 27 3.5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 3 / 36 CHƯƠNG I TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG 1.1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1.1. Khái niệm chung 1.1.1.1. Hệ thống thông tin Khái niệm Hệ thống: là một nhóm các thành tố tác động qua lại lẫn nhau để đạt đƣợc một mục đích. Thông tin: đƣợc hiểu theo nghĩa thông thƣờng là một thông báo hay tin nhận đƣợc làm tăng sự hiểu biết của đối tƣợng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện mối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tƣợng. Hệ thống thông tin: là một nhóm các thành tố tác động lẫn nhau để tạo ra thông tin. Hệ thống thông tin tối thiểu bao gồm: con ngƣời, quá trình và dữ liệu. Con ngƣời theo các quá trình để xử lý dữ liệu tạo ra thông tin. Dữ liệu là sự ghi nhận các số liệu của các quan sát; dữ liệu đƣợc xử lý để tạo ra các báo cáo liên quan đến thực tiễn nào đó. Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức Có 2 cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hay đƣợc dùng: Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra: Mặc dù các hệ thống thƣờng sử dụng các công nghệ khác nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 4 / 36 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction proccessing System) Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System) Hệ thống chuyên gia ES (Expert System) Hệ thống thông tin tăng cƣờng khả năng cạnh tranh ISCA (Information System Competitive Advantage) Phân loại hệ thống thông tin theo tổ chức trong doanh nghiệp: Các thông tin trong tổ chức đƣợc phân chia theo cấp quản trị và trong mỗi cấp quản lý, chúng lại đƣợc chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Có thể xem bảng phân loại các hệ thống thông tin trong một doanh nghiệp sản xuất để hiểu cách phân chia này. Tài chính chiến lƣợc Maketing chiến lƣợc Nhân lực chiến lƣợc Kinh doanh và sản xuất chiến lƣợc Hệ thống thông tin văn phòng Tài chính chiến thuật Maketing chiến thuật Nhân lực chiến thuật Kinh doanh và sản xuất chiến thuật Tài chính tác nghiệp Maketing tác nghiệp Nhân lực tác nghiệp Kinh doanh và sản xuất tác nghiệp 1.1.1.2. Hệ thống thông tin quản lý Khái niệm Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống thông tin nhằm cung cấp các thông tin cần thiết cho nhà quản lý ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản lý. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 5 / 36 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Thông tin không phải là vật chất, nhƣng không tồn tại ngoài vật chất, tức là vật mang tin đó là: tài liệu, số liệu, sách báo, hình ảnh … Thông tin trong quản lý có số lƣợng lớn, có nhiểu mối quan hệ; vì vậy mỗi ngƣời, mỗi hệ thống đều có thể trở thành trung tâm thu phát thông tin. Thông tin phản ánh trật tự và cấp quản lý Thông tin mang tính hội nhập thông qua các siêu xa lộ thông tin: các mạng thông tin lớn của các nƣớc, các tập đoàn … Vai trò của hệ thống thông tin quản lý trong doanh nghiệp Mục tiêu của hệ thống thông tin quản lý là làm thế nào để sử dụng hệ thống thông tin trong các tổ chức phục vụ cho quá trình quản lý. Thông tin quản lý có ảnh hƣởng rất lớn đến hoạt động của doanh nghiệp từ giai đoạn lập kế hoạch, quá trình tổ chức, đến quá trình kiểm soát. Trong giai đoạn lập kế hoạch: Hệ thống thông tin quản lý cung cấp các thông tin hiện tại của doanh nghiệp, các thông tin này kết hợp với kiến thức, trình độ, kinh nghiệm của nhà quản lý, từ đó nhà quản lý đƣa ra dự báo cho tƣơng lai. Hệ thống thông tin quản lý còn có thể giúp lập kế hoạch tối ƣu, làm thế nào để đạt đƣợc các mục tiêu … Trong quá trình tổ chức: Hệ thống thông tin quản lý giúp cho việc tổ chức, phân công công việc cho các nhóm ngƣời; thiết lập một tiến độ thực hiện chung nhằm đạt đƣợc hiệu quả cao nhất, tối ƣu nhất. Trong quá trình kiểm soát: Hệ thống thông tin quản lý sẽ tiến hành so sánh giữa thông tin thực hiện thực tế vừa thu thập với mục tiêu kế Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 6 / 36 hoạch đã đƣa ra, từ đó phân tích độ lệch. Các thông tin về độ lệch sẽ giúp nhà quản lý đánh giá việc thực hiện kế hoạch, bản thân kế hoạch và có những kiến nghị, biện pháp sửa chữa và uốn nắn kịp thời. 1.1.2. Một số mô hình hệ thống thông tin quản lý 1.1.2.1. Mô hình Logic Mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy ra cho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra. Mô hình này trả lời các câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?”. Nó không quan tâm tới phƣơng tiện đƣợc sử dụng cũng nhƣ địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liệu đƣợc xử lý. Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốc dịch vụ mô tả thuộc mô hình logic này 1.1.2.2. Mô hình vật lý ngoài Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy đƣợc của hệ thống nhƣ là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cũng nhƣ hình thức của đầu vào và của đầu ra, phƣơng tiện để thao tác với hệ thống, những dịch vụ, bộ phận, con ngƣời và vị trí công tác trong hoạt động xử lý, các thủ tục thủ công cũng nhƣ những yếu tố về địa điểm thực hiện xử lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím đƣợc sử dụng. Mô hình này cũng chú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra. 1.1.2.3. Mô hình vật lý trong Liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống tuy nhiên không phải là cái nhìn của ngƣời sử dụng mà là của nhân viên kỹ thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị đƣợc dùng để thực hiện hệ thống, dung lƣợng kho lƣu trữ và tốc độ xử lý của thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc của các chƣơng trình và ngôn ngữ thể hiện. Mô hình này giải đáp câu hỏi: “Như thế nào?” Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 7 / 36 Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn định khác nhau, mô hình logic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là hay biến đổi nhất. 1.2. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ BÁN HÀNG Trong nền kinh tế thị trƣờng định hƣớng XHCN, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãm nhu cầu của thị trƣờng với mục tiêu là lợi nhuận. Để đạt đƣợc mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện đƣợc giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng. Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa gắn với phần lớn lợi ích hoặc rủi ro cho khách hàng, đồng thời đƣợc khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán. Bán hàng là giai đoạn cuối của quá trình sản xuất – kinh doanh, đây là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán. Vì vậy, đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kỳ kinh doanh, tăng nhanh vòng quay của vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 8 / 36 CHƯƠNG II GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY 2.1. CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY 2.1.1. Cơ cấu Bộ phận lãnh đạo gồm có: Đại hội cổ đông Hội đồng quản trị Ban giám đốc Ban kiểm soát Các bộ phận khác: Trụ sở chính: Đây là nơi làm việc của Giám đốc, Phó Giám đốc, các phòng nghiệp vụ: Văn phòng Công ty, Phòng Kế hoạch - Đầu tƣ, Phòng Tổ chức hành chính, Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Kỹ thuật, Phòng vận tải, Phòng Đầu tƣ Xây dựng,. Văn phòng Công ty: Là đơn vị quản lý công tác, hành chính quản trị; hậu cần an ninh; an toàn cơ quan; mua sắm và quản lý các tài sản thuộc cơ quan công ty; phục vụ và chăm lo điều kiện làm việc, sinh hoạt cho cán bộ công nhân viên trong toàn Cty Phòng Kỹ thuật: Hỗ trợ ban Giám đốc và tổ chức thực hiện công tác quản lý về chất lƣợng sản phẩm hàng hóa, quản lý kỹ thuật xe máy, thiết bị máy móc; quy định giao nhận, hao hụt vật tƣ, định mức sử dụng nguyên nhiên vật liệu, vật tƣ; nghiên cứu cải tiến kỹ thuật, công nghệ trong sản xuất kinh doanh. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 9 / 36 Phòng Kế toán - Tài chính: Hỗ trợ Giám đốc và chịu trách nhiệm trƣớc ban Giám đốc Công ty trong việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán – tài chính của toàn công ty. Phòng Kế hoạch – Đầu tư: Hỗ trợ cho Hội đồng quản trị, ban Giám đốc và tổ chức thực hiện các quyết định về công tác kế hoạch hóa, công tác quản lý sản xuất kinh doanh phù hợp với chiến lƣợc phát triển của công ty, đảm bảo hiệu quả kinh doanh, tổng hợp thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh, đề xuất các biện pháp điều hành hoạt động kinh doanh của công ty. Phòng vận tải: Hỗ trợ ban Giám đốc về công tác vận tải và kinh doanh vận tải nhằm đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh của công ty; tổ chức thực hiện công tác vận tải và kinh doanh vận tải. Phòng Tổ chức lao động: Hỗ trợ ban Giám đốc về cơ cấu tổ chức, bộ máy quản lý của công ty, công tác lao động tiền lƣơng và thực hiện chế độ chính sách đối với ngƣời lao động theo quy định của Nhà nƣớc và Công ty. . Các thực thể 23 3.4.2. Mô hình E-R 26 3.4.3. Mô hình quan hệ 27 3 .5. MA TRẬN THỰC THỂ CHỨC NĂNG 33 TÀI LIỆU THAM KHẢO 35 Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD:. nhau nhƣng chúng phân biệt nhau trƣớc hết bởi loại hoạt động mà chúng trợ giúp. Theo cách này có 5 loại: Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm. Tổ chức hệ thống thông tin quản lý doanh nghiệp GVHD: ThS. Nguyễn Văn Năm Trang 5 / 36 Đặc điểm của hệ thống thông tin quản lý Thông tin không phải là vật chất, nhƣng không