TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO TIỂU LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN GVHD : THS. NGUYỄN VĂN NĂM Lớp : QTKD.VB2 SVTH : 1. Lê Thành Vinh MSSV: 33101020596 2. Nguyễn Thị Vui MSSV: 33101026678 3. Nguyễn Thanh Vũ MSSV: 33101026308 4. Trương Anh Vũ MSSV: 33101024462 5. Nguyễn Nguyên Đan Vy MSSV: 33101024195 6. Hồ Công Xuân MSSV: 33101026898 7. Đặng Như Ý MSSV: 1068210440 8. Phan Vũ Thuận Yến MSSV: 33101024989 9. Vũ Lê Hải Yến MSSV: 33101024194 10. Nguyễn Hoàng Zico MSSV: 33101020807 11. Hoàng Thương Vũ MSSV: 33101026073 TP Hoà Chí Minh, 08/2010 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 1 Nhóm 15 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ KHÁCH SẠN G15 1. Mô tả hệ thống: G15 là một khách sạn cỡ lớn nhiều phòng, một nhà hàng bán đồ ăn thức uống, một sàn nhảy và một phòng giải trí. Doanh số đạt được nhờ cho thuê phòng và bán đồ ăn, thức uống. Ban giám đốc đặc biệt quan tâm công việc của Phòng Tiếp tân. Chính khâu này mà khách hàng liên hệ đặt phòng, tìm phòng thuê, nhận chìa khá phòng, đặt tiệc, yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, dọn phòng, tham quan, ) và thanh toán tiền lúc rời khách sạn. Khách đặt phòng phải liên hệ với nhân viên của phòng tiếp tân, nhân viên này phải phân tích yêu cầu của khách và tham khảo hồ sơ dành chỗ và hiện trạng của khách sạn để giải quyết yêu cầu của khách. Cần phải biết khách có bao nhiêu người, từ ngày nào đến ngày nào, khách cần phòng hạng nào ( phòng hạng sang hay phòng bình dân), có yêu cầu gì đặc biệc không? Để dành phòng cho khách nếu đến thời điểm khách đến phòng còn trống ( phòng chưa ai đặt hoặc không còn khách ở). Khi khách hàng đến Đa số khách đến khách sạn đã có đặt phòng trước. Số còn lại đến thuê ngay với hy vọng còn thuê được phòng để thuê. Khi khách hàng đến, nhân viên tiếp nhận sẽ hỏi xem vị khách đó có đặt phòng trước hay không và đặt trước với tên nào. Như vậy phải cần tham khảo đến hồ sơ đặt phòng trước. Đôi khi khách cứ khăn khăng đã có đặt phòng, trong khi thật ra không có. Khi khách đến không đặt phòng trước, nhân viên tiếp nhận phải xem còn phòng trống hay không. Nếu không, nhân viên phải thông báo tên cho khách tên một số khách sạn có khả năng còn phòng. Nếu có phòng đáp ứng yêu cầu của khách nhân viên tiếp tân yê cầu khách xuất trình giấy tờ và giữ lại giấy chứng minh nhân dân hay giấy tờ tùy thân khác( nếu khách không có CMND). Giấy tờ này sẽ trả lại khi khách hoàn tất thủ tục rời khách sạn. Mỗi căn phòng tùy theo kiểu, vị trí và những tiện nghi bố trí bên trong mà có một biểu giá riêng. Khi khách đến thuê, nhân viên tiếp tân phải ghi nhận phiếu thuê phòng. Mỗi phiếu thuê phòng chỉ lập cho một người khách, thường là người chịu trách nhiệm thanh toán sau này. Trên phiếu thuê phòng cần phải ghi rõ khách được bố trí ở phòng nào, vào khoản thời gian nào ( ngày nào) để thuận tiện trong việc khai báo tạm trú, tạm vắng khi nhà chức trách đến kiểm tra. Nhân viên tiếp tân cho biết giá phòng của từng người hoặc cả nhóm ( nhóm đi chung, mướn nhiều phòng và trả tiền chung). Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 2 Nhóm 15 Nếu khách có yêu cầu dịch vụ ( giặt ủi, gọi điện thoại, karaoke…), nhân viên tiếp tân phải lập một bản kê. Mỗi bản kê có một số thứ tự và lập cho một khách, ghi tất cả những dịch vụ mà khách yêu cầu trong suốt quá trình lưu trú tại khách sạn. Trong đó phải ghi chi tiết khách yêu cầu dịch vụ gì vào thời điểm nào, chi phí tương ứng là bao nhiêu. Bảng kê chi phí này nhân viên tiếp tân giữ lại và sẽ yêu cầu khách thanh toán khi rời khỏi khách sạn sau đợt nghỉ. Nếu khách có yêu cầu đặt tiệc, nhân viên tiếp tân phải lập một hóa đơn. Trên hóa đơn ghi nhận những món mà khách yêu cầu. Qua hóa đơn đó thể hiệncác yêu cầu của khách (số lượng, thẩm mỹ, cách và thời gian bay trí, ) và từ đó nhân viên tiếp tân thỏa thuận với khách hàng đơn giá cho từng món. Một bản sao hóa đơn được giao cho nhà hàng để bộ phận phục vụ chuẩn bị. Mỗi hóa đơn có một số thứ tự và ghi cho chỉ một khách hàng. Khách hàng có thể thanh toán hóa đơn ngay hoặc tiếp tân giữ lại yêu cầu khách trả sau này. Khi khách đi: Mọi thủ tục cũng diễn ra ở Phòng tiếp tân. Lúc đó phiếu thuê phòng, bảng kê dịch vụ và hóa đơn tiệc tùng chưa thanh toán là cơ sở yêu cầu khách phải trả. Bộ phận phục vụ kiểm tra các phòng mà khách đã ở xem có hư hao gì không và xác nhận vào phiếu thuê phòng. Nếu khách làm hư hại đồ đạc trong phòng thì khách phải đền bù họăc trả thêm tiền để khách sạn sắm sửa lại. Khi khách hàng trả tiền thì một phiếu thu sẽ được lập. Mỗi phiếu thu có số thứ tự, thu tiền của chỉ một khách hàng, ngày thu, lý do ( thu của phiếu thuê phòng, bản kê, các hóa đơn nào) với số tiền thu được là bao nhiêu. Nhân viên tiếp tân lập hóa đơn chịu trách nhiệm nhận tiền khách, ký xác nhận vào phiếu thu, và lập thành 2 liên một liên dữ lại còn một liên giao cho khách hàng. Ban Giám đốc muốn tin học hóa các công việc: đặt phòng trước, theo dõi sự lưu trứu, yêu cầu dịch vụ, đặt tiệc và thanh toán của khách hàng Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3 Nhóm 15 2. Sơ đồ dòng dữ liệu bằng sơ đồ ngữ cảnh. Hình 2.1: Sơ đồ ngữ cảnh hệ thống thông tin quản lý khách sạn Yêu cầu cập nhật danh mục d ị ch v ụ Yêu c ầ u c ậ p nh ậ t phi ế u đ ặ t ti ệ c Yêu c ầ u c ậ p nh ậ t danh m ụ c Yêu c ầ u c ậ p nh ậ t danh m ụ c th ứ c Hệ thống thông tin quản lý khách sạn Yêu cầu thuê phòng Trả lời yêu cầu thuê Yêu cầu đặt phòng Tr ả l ờ i yêu c ầ u đ ặ t Khách Yêu c ầ u d ị ch v ụ Trả lời yêu cầu dịch Yêu c ầ u đ ặ t ti ệ c Tr ả l ờ i yêu c ầ u đ ặ t Yêu c ầ u tr ả Yêu cầu báo Báo cáo Yêu c ầ u thông tin khách Thông tin khách lưu Yêu c ầ u c ậ p nh ậ t danh m ụ c Yêu cầu cập nhật danh mục loại Ban quản lý L ậ p phi ế u thu Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 4 Nhóm 15 3. Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách sạn (BFD) Hình 3.1: Sơ đồ chức năng hệ thống thông tin quản lý khách sạn 3.1 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý đặt phòng Quản lý tài nguyên hệ th ố ng Quản lý khách sạn Quản lý phòng Quản lý dịch vụ Quản lý đặt phòng Quản lý thuê phòng Quản lý khách lưu trú Quản lý trả phòng Quản lý đặt tiệc Quản lý đặt phòng 1. Tra cức thông tin phòng còn trống 2. Cập nhật phiếu đặt phòng 3. Cập nhật danh mục khách hàng Hình 3.1: Sơ đồ chức năng quản lý phòng Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5 Nhóm 15 3.2 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ thuê phòng. Hình 3.2: Sơ đồ chức năng quản lý thuê phòng 3.3 .Sơ đồ chức năng nghiệp vụ quản lý khách lưu trú. Hình 3.3: Sơ đồ chức năng quản lý khách lưu trú 1. Tra cứu thông tin khách hàng 2. Đổi phòng cho khách (N ế u khách có yêu c ầ u) Quản lý khách lưu trú Quản lý thuê phòng 1. Tra cứu thông tin khách đặt phòng 2. Tra cứu thông tin phòng còn trống 3. Cập nhật phiếu thuê phòng 4. Cập nhật danh mục khách hàng Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 6 Nhóm 15 3.4 .Sơ đồ chức năng trả phòng Hình 3.4: Sơ đồ chức năng quản lý trả phòng 3.5 .Sơ đồ chức năng quản lý tài nguyên hệ thống Hình 3.5: Sơ đồ chức năn quản lý tài nguyên hệ thống Quản lý tài nguyên hệ thống Cập nhật danh mục dịch vụ Cập nhật danh mục món ăn Cập nhật danh mục thức uống Cập nhật danh mục Phòng Cập nhật danh mục loại phòng Quản lý trả phòng 1. Kiểm tra phòng và xác nhận phiếu thuê phòng 2. Cập nhật phiếu thu. Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 7 Nhóm 15 3.6 .Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ. Hình 3.6: Sơ đồ chức năng quản lý dịch vụ 3.7 .Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc: Hình 3.7: Sơ đồ chức năng quản lý đặt tiệc Quản lý dịch vụ 1. Cập nhật bản kê dịch vụ 2. Cập nhật danh mục dịch vụ Quản lý đặt tiệc 1. Cập nhật phiếu đặt tiệc 2. Cập nhật danh mục khách hàng 3. Cập nhật danh mục món ăn 4. Cập nhật danh mục thức uống Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 8 Nhóm 15 4. Sơ đồ dòng dữ liệu logic (DFD) Các ký hiệu: Quá trình xử lý dữ liệu Tác nhân bên ngoài Tác nhân bên trong Lưu trữ dữ liệu Dòng dữ liệu 4.1 Quản lý đặt tiệc: Khách hàng 1. Cập nhật phiếu đ ặ t ti ệ c Phi ế u đ ặ t 2. Cập nhật danh m ụ c khách hàng 3. Cập nhật danh m ụ c món ăn 3. Cập nhật danh m ụ c th ứ c u ố ng Danh m ụ c khách Danh m ụ c th ứ c Danh m ụ c th ứ c Ban quản lý A1 A31 A32 A311 A321 A2 A33 A331 B1 B2 Hình 4.1: S ơ đ ồ dòng d ữ li ệ u qu ả n lý đ ặ t ti ệ c Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 9 Nhóm 15 A1: Cập nhật phiếu đặt tiệc khi có khách hàng đặt tiệc. A2: Lưu phiếu đặt tiệc. A31: Cập nhật danh mục khách hàng ( nếu là khách hàng mới). A311: Lưu thông tin khách hàng mới. A32: Cập nhật danh mục món ăn (nếu là món ăn mới). A321: Lưu thông tin món ăn mới A33: Cập nhật danh mục thức uống (nếu là thức uống mới). A331: Lưu thông tin thức uống mới. Điều chỉnh phiếu đặt tiệc B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt tiệc ( do sai sót trên phiếu đặc tiệc). B2: Lấy phiếu đặt tiệc từ cơ sở dữ liệu lên cập nhật rồi lưu lại. 4.2 .Quản lý đặt phòng: Khách hàng 1. Tra cứu thông tin phòng còn trống Ban quản lý 2. Cập nhật phiếu đặt phòng Phi ế u đ ặ t phòng 3. Cập nhật danh mục khách hàng Danh m ụ c khách hàng A1 A2 A3 A4 A5 A6 B1 B2 Hình 4.2: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý đặt phòng [...]... liệu lên cập nhật và lưu lại 4.4 Quản lý khách lưu trú: 4.4.1 Tra cứu thông tin khách lưu trú Ban quản lý Yêu cầu cập nhật thông tin khách lưu trú Thông tin khách Quản lý khách lưu trú Danh mục khách hàng Hình 4.4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tra cứu thông tin khách lưu trú 11 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 4.4.2 Đổi phòng cho khách: Khách hàng A1 A2 Tra cứu thông tin phòng còn trống A3 Phiếu thuê.. .Hệ thống thông tin quản lý khách sạn A1: Tiếp nhận thông tin đặt phòng của khách hàng A2: Từ chối yêu cầu của khách vì không còn phòng A3: Cập nhật phiếu đặt phòng cho khách A4: Lưu thông tin phiếu đặt phòng A5: Cập nhật danh mục khách hàng nếu là khách hàng mới A6: Lưu thông tin khách hàng B1: Ban quản lý yêu cầu điều chỉnh phiếu đặt phòng B2: Lấy thông tin phiếu đặt phòng từ... chỉnh và lưu lại 4.3 Quản lý thuê phòng: Khách hàng A1 Ban quản lý A2 1 Tra cứu thông tin đặt phòng A4 B1 A3 2 Cập nhật phiếu thuê phòng A5 2 Tra cứu thông tin phòng trống A6 B2 Phiếu thuê phòng A7 3 Cập nhật danh mục khách hàng A8 Danh mục khách hàng Hình 4.3: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý thuê phòng 10 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn A1: Tiếp nhận yêu cầu thuê phòng của khách A2: Cập nhật... phòng cho khách A1: Tiếp nhận thông tin đổi phòng của khách A2: Trả lời yêu cầu đổi phòng của khách A3: Cập nhật lại phiếu đặt phòng nếu có phòng đổi cho khách 12 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 4.5 Quản lý trả phòng Khách hàng B1 Ban quản lý A1 A5 Cập nhật phiếu thu B2 A2 Phiếu thu A3 Phiếu thuê Bản kê dịch vụ A4 Phiếu đặt tiệc Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý trả phòng A1: Khách hàng... dòng dữ liệu quản lý trả phòng A1: Khách hàng trả phòng A2: Lấy thông tin từ phiếu thuê phòng A3: Lấy thông tin từ bản kê dịch vụ A4: Lấy thông tin từ phiếu đặt tiệc 13 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 4.6 Quản lý tài nguyên hệ thống: Danh mục loại Danh mục A2 B2 Cập nhật danh mục phòng Cập nhật danh mục loại phòng B1 A1 Ban quản lý C1 D1 Cập nhật danh mục dịch vụ Cập nhật danh mục món ăn C2... Hình 4.5: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý tài nguyên hệ thống A1: Yêu cầu cập nhật danh mục phòng A2: Lưu thông tinh danh mục phòng B1: Yêu cầu cập nhật danh mục loại phòng B2: Lưu thông tin danh mục loại phòng C1: Yêu cầu cập nhật danh mục dịch vụ C2: Lưu thông tin danh mục dịch vụ 14 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn D1: Yêu cầu cập nhật danh mục món ăn D2: Lưu thông tinh danh mục món ăn E1: Yêu... E2: Lưu thông tin danh mục thức uống 4.7 Quản lý dịch vụ Khách hàng A1 Cập nhật bản kê dịch vụ A2 Danh mục bản kê dịch vụ Hình 4.6: Sơ đồ dòng dữ liệu quản lý dịch vụ A1: Nhận yêu cầu dịch vụ của khách A2: Lưu thông tin yêu cầu dịch vụ vào danh mục Bản kê dịch vụ 5 Sơ đồ logic: Các ký hiệu: Quy trình thực hiện Truy vấn đúng sai Tiến trình 15 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.1 Quản lý đặt... trên sơ đồ trên hệ thống thông tin quản lý khách sạn gồm những thực thể chính sau: Phòng, Loại phòng, Phiếu đặt phòng, Phiếu thuê phòng, Phiếu thu, Khách, Dịch vụ, Phiếu đặt tiệc, Món ăn, Thức uống Đối với các mối quan hệ n-n thì thêm thực thể mới vào để làm rõ thêm nghiệp vụ: 24 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn  Khách – Dịch vụ: Thêm thực thể Bản kê dịch vụ( để ghi nhận khách sử dụng những... thuê phòng là mẫu tin đầu tiên (PDP0001) S Kết thúc Kết thúc Gán số phiếu thuê phòng là mẫu phát sinh kế tiếp(PDP0002) Kết thúc 19 Nhóm 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn 5.4 Quản lý khách lưu trú ( đổi phòng cho khách) : Bắt đầu Tra cứu trong CSDL tìm phòng Còn phòng trống S Kết thúc Đ Cập nhật phiếu thuê phòng Hình 5.4: Sơ đồ logic đổi phòng cho khách 5.5 Quản lý tài nguyên hệ thống: Bắt đầu Cập... 15 Hệ thống thông tin quản lý khách sạn KHÁCH HÀNG Tên thuộc tính Ghi chú Mã khách hàng Thuộc tính khóa Tên khách hàng Thông tin định danh Số CMND, Hộ chiếu, bằng lái xe Địa chỉ Điện thoại Fax Nước Khách đến từ nước nào DỊCH VỤ Tên thuộc tính Ghi chú Mã dịch vụ Thuộc tính khóa Tên dịch vụ Mô tả dịch vụ BẢNG KÊ Tên thuộc tính Ghi chú Số bản kê Thuộc tính khóa Mã khách hàng Ngày sử dụng 27 Nhóm 15 Hệ thống . tin khách lưu trú Hình 4.4.1: Sơ đồ dòng dữ liệu tra cứu thông tin khách lưu trú Danh mục khách hàng Thông tin khách Quản lý khách lưu trú Yêu cầu cập nhật thông tin. cáo Yêu c ầ u thông tin khách Thông tin khách lưu Yêu c ầ u c ậ p nh ậ t danh m ụ c Yêu cầu cập nhật danh mục loại Ban quản lý L ậ p phi ế u thu Hệ thống thông tin quản lý khách sạn. Tra cứu thông tin khách hàng 2. Đổi phòng cho khách (N ế u khách có yêu c ầ u) Quản lý khách lưu trú Quản lý thuê phòng 1. Tra cứu thông tin khách đặt phòng 2. Tra cứu thông tin phòng còn