Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum CHƯƠNG 6 LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN Khái niệm Kế hoạch tiến độ dự án là bản kế hoạch trình bày trình tự và thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo dự án thực hiện đúng thời hạn quy định trong mối quan hệ với thành quả và nguồn lực dành cho dự án. Đặc điểm - Là cơ sở để huy động và quản lý chi phí và các yếu tố nguồn lực khác. Do vậy phải tiến hành trước. - Hoạt động quản lý phức tạp do tính phức tạp của môi trường dự án. Các công cụ lập kế hoạch tiến độ Biểu đồ GANT Sơ đồ mạng + Phương pháp AOA (Activities On Arrow) + Phương pháp AON (Activities On Node) - Sơ đồ PERT/CPM I. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ GANTT (Gantt Chart Method) 1. Định nghĩa “Phương pháp sơ đồ Gantt là kỹ thuật quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án trên trục tọa độ 2 chiều, trong đó trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện hoạt động, trục tung biểu diễn trình tự tiến hành các hoạt động: 2. Lịch sử sơ đồ Gantt Mang tên nhà hoá học người Mỹ (Henry LGantt) để tưởng niệm ông, người đã phát minh ra phương pháp này khi quản trị một dự án nghiên cứu và triển khai (R&D – Research & Development) vào năm 1917 - Ví dụ: Áp dụng phương pháp sơ đồ Gantt để quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động ( công việc) của dự án nghiên cứu có các thông số dưới đây : 3. Nội dung phương pháp sơ đồ Gantt - Các bước để tạo sơ đồ Gantt Bước 1/ Phân tích các hoạt động (công việc) của dự án một cách chi tiết. Bước 2/ Sắp xếp trình tự thực hiện các hoạt động một cách hợp lý. Bước 3/ Xác định độ dài thời gian thực hiện từng công việc một cách thích hợp Bước 4/ Quyết định thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công việc công việc. Chú ý : Các hoạt động có thể thực hiện đồng thời, song song với nhau Bước 5/ Xây dựng bảng phân tích các hoạt động , trong đó nêu rõ nội dung trình tự thực hiện, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động Bước 6/ Vẽ sơ đồ Gantt với các quy định sau: - 1 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 1/ Trục hoành biểu diễn thời gian thực hiện hoạt động (ngày, tuần lễ, tháng, năm…) 2/ Trục tung biểu diễn trình tự tiến hành các hoạt động 3/ Độ dài thời gian thực hiện hoạt động biểu diễn bằng thanh ngang 4/Thời điểm bắt đầu và kết thúc hoạt động được kí hiệu bằng mũi tên Hoặc ngoặc đơn ( ), hoặc móc đơn [ ] 4. Bài tập nghiên cứu Đề bài: Áp dụng phương pháp sơ đồ Gantt để quản trị tiến trình và thời hạn các hoạt động (công việc) của dự án nghiên cứu có các thông số dưới đây TT Hoạt động Ký hiệu Thời gian thực hiện (tháng) Thời gian bắt đầu 1 San lấp mặt bằng địa điểm A 1 Ngay từ đầu 2 Hợp đồng cung ứng MMTB B 1 Ngay từ đầu 3 Xây dựng nhà xưởng C 6 Sau A 4 Chờ máy móc thiết bị về D 6 Sau B 5 Lắp đặt máy móc thiết bị E 4 Sau C,D 6 Điện, nước F 2 Sau C 7 Chạy thử máy và nghiệm thu G 1 Sau E, F - 2 - Hoạt động Thời gian G F E D C B A 1 2 7 8 9 10 11 12 133 4 5 6 14 Tổng thời gian thực hiện: 12 tháng Tháng Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum 5. Đặc điểm của phương pháp sơ đồ Gantt - Ưu điểm: 1/ Phương pháp sơ đồ Gantt cho biết nhiệm vụ cụ thể từng hoạt động, thứ tự thực hiện các hoạt động, độ dài thực hiện từng hoạt động, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động 2/ Cho khả năng nhận biết tổng thời gian cần thiết để thực hiện dự án 3/ Phương pháp sơ đồ Gatt cho thấy một trạng thái động “của tiến tình dự án”, khi sử dụng thêm các ký hiệu mô tả một số trạng thái cần kiểm tra giám sát tiến trình dự án - Hạn chế: 1/ Phương pháp sơ đồ Gantt không cho nhà quản trị gia dự án thấy rõ mối liên hệ cụ thể và tác dụng tương hỗ giữa các hoạt động 2/ Không biểu thị cho quản trị gia dự án biết cách phải làm như thế nào để rút ngắn tổng thời gian thực hiện dự án - Ứng dụng: 1/ Với đặc điểm đơn giản dễ làm dễ hiểu, phương pháp sơ đồ Gantt được ứng dụng phổ biến trong quản trị dự án 2/ Bổ sung cho phương pháp sơ đồ Gantt, trong quản trị dự án còn áp dụng phổ biến phương pháp sơ đồ PERT được trình bày dưới đây Một số kí hiệu kiểm tra giám sát tiến trình dự án trên sơ đồ Gantt TT Nội dung Ký hiệu 1 Thời điểm bắt đầu hoạt động < ; ( ; [ 2 Thời điểm kết thúc hoạt động >; ) ; ] 3 Thời gian hoạch định từng hoạt động 4 Hoạt động đã thực hiện 5 Thực hiện chậm trễ so với kế hoạch 6 Thời điểm cần giám sát 7 Kết thúc hoạt động quan trọng 8 Kết quả quan trọng cần đạt 9 Báo cáo tài chính quan trọng cần làm - 3 - Nét mảnh Nét đậm Hoạt động Thời gian G F E D C B A 1 2 7 8 9 10 11 12 133 4 5 6 14 Tổng thời gian thực hiện: 12 tháng Tháng Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Tại thời điểm cuối tháng thứ 6, cần làm báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính này có tầm quan trọng vì ở giữa chu kỳ thực hiện dự án, thường đòi hỏi chi phí lớn về nhân lực và vật lực. - Tại thời điểm cuối tháng 7, cần có sự giám sát và kiểm tra kết quá quan trọng cần đạt là xây dựng nhà xưởng xong (hoạt động C) và tập kết đủ máy móc thiết bị (hoạt động D) - Qua kiểm tra giám sát cho thấy, khối lượng công việc của hoạt động C không được hoàn thành đủ, mà chỉ tương đương với khối lượng cần làm trong 4 tháng, do đó đã chậm hai tháng so với kế hoạch - Tại thời điểm cuối tháng 11 cần kết thúc hoạt động quan trọng (hoạt động E) là lắp đặt xong máy móc thiết bị. II. PHƯƠNG PHÁP SƠ ĐỒ MẠNG CPM (Critical Path Method) hay đường găng - 4 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Việc quản lý dự án thường được xem là yếu tố mấu chốt trong sự thành công của một dự án. Nghĩa là thành công sau này của một dự án được xác định ngay từ khi lập kế hoạch, khi nhóm quản lý dự án được hình thành. Nhóm này phải theo dõi tất cả các chi tiết của dự án, đặc biệt các khía cạnh thiết kế, lập tiến độ và kiểm tra. Họ phải tìm kiếm và phân tích các thông tin để: - Xác định được tất cả các công việc trong dự án, sự phụ thuộc lẫn nhau và cuối cùng xác định được trình tự thực hiện các công việc. - Ước lượng thời gian thực hiện của mỗi công việc, tổng thời gian thực hiện dự án và thời điểm mỗi công việc phải kết thúc để đảm bảo đúng thời gian kết thúc dự án. - Xác định các công việc căng nhất về mặt thời gian để hoàn thành dự án đúng hạn, thời gian thực hiện tối đa của mỗi công việc mà không làm trễ dự án. - Ước lượng chi phí và lên kế hoạch thực hiện sao cho tối thiểu hoá chi phí tổng cộng. - Hoạch định và phân phối tài nguyên sao cho mục tiêu dự án đạt được một cách hiệu quả nhất. - Chỉ đạo quá trình thực hiện, phản ứng nhanh với những lệch lạc so với kết quả và hiệu chỉnh kế hoạch khi cần thiết. - Dự báo các sự cố và tìm biện pháp để tránh nó. - Lập các báo cáo về tiến trình, thể hiện các thông tin liên quan đến dự án một cách dễ hiểu nhất. Phương pháp phân tích sơ đồ mạng có thể sử dụng cho hầu hết các loại dự án, nhưng hiệu quả hơn cả là cho các dự án lớn (liên quan đến vốn đầu tư lớn đáng để tập hợp và xử lý dữ liệu) và phức tạp (dễ sai lầm trong quá trình tiến hành). Các dự án như vậy thường mang tính độc nhất nên không có những kinh nghiệm trong quá khứ có thể áp dụng trực tiếp được. Những dự án tiêu biểu bao gồm dự án xây dựng, tổ chức các sự kiện lớn, tung ra sản phẩm mới 1. Một số khái niệm và kí hiệu - Mạng công việc Là kĩ thuật trình bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau. Mạng công việc là sự nối kết các công việc và các sự kiện. Sơ đồ mạng của một dự án bao gồm các nút liên hệ với nhau bằng các mũi tên hoặc các cung. - Tác dụng của sơ đồ mạng + Phản ánh mối quan hệ tương tác giữa các công việc + Phản ánh đầy đủ thời gian các công việc, thời gian hoàn thành dự án, thời gian dự trữ của công việc và sự kiện - 5 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Là cơ sở để lập kế hoạch kiểm soát, theo dõi tiến độ và điều hành dự án; để phân phối điều hòa các nguồn lực của dự án … - Sự kiện (Event) Là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay một nhóm công việc đã hòan thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp. - Đường hay còn gọi là tiến trình (Path) Đường là sự kết nối liên tục các công việc tính từ sự kiện đầu đến sự kiện cuối. - Mũi tên - Mũi tên chỉ ra quan hệ giữa các công việc, phương và chiều dài của nó không có ý nghĩa. - Hướng của mũi tên trong sơ đồ mạng chỉ ra trình tự thực hiện, một công việc đi trước (preceding activity) phải kết thúc trước khi công việc đi sau (Following Activity) bắt đầu thực hiện, một công việc đi sau có thể bắt đầu ngay sau khi mà công việc đi trước đã kết thúc. - Sau khi đã vẽ sơ đồ mạng, chúng ta sẽ khảo sát vấn đề thời gian, để tiện lợi ta giả thiết rằng thời điểm bắt đầu dự án là thời điểm 0 và đi tính toán thời điểm bắt đầu và kết thúc của các công việc. - Khi đã có lịch trình thực hiện của dự án trong đó chỉ rõ thời điểm bắt đầu và kết thúc của mỗi công việc, ta có thể hoạch định tài nguyên cho từng công việc khi cần thiết - Công tác (công việc- Activity) Công tác là hoạt động sản xuất ở giữa 2 sự kiện. Công tác được mô tả bởi một mũi tên nối 2 sự kiện và được ký hiệu bằng các số của 2 sự kiện trước và sau hoặc bằng một mẫu tự. Như vậy, một sơ đồ mạng bao gồm các công việc (công tác) và các sự kiện. -Ví dụ 8.7: Có 2 công việc A, B và 3 sự kiện. Sự kiện 1 là bắt đầu công việc A, sự kiện 2 là kết thúc công việc A và bắt đầu công việc B, sự kiện 3 là kết thúc công việc B - 6 - i 1 2 4 3 1 2 3 A (t 1 ) B(t 2 ) Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum Ý nghĩa: Công tác A hay công tác 1-2 là một hoạt động sản xuất giữa 2 sự kiện 1 và 2.Tương tự công tác B. Thời gian thực hiện công tác A, B là t 1 và t 2 - Có 3 loại công tác: + Công tác thực là hoạt động sản xuất cần tài nguyên (gồm nhân vật lực ) và thời gian. Công tác thực được biểu diễn bằng mũi tên liền + Công tác giả (công việc ảo – Dummy): Dùng chỉ mối liên hệ giữa các công tác không đòi hỏi tài nguyên và thời gian. Công tác giả được biểu diễn bằng mũi tên nét đứt liền. Có hai trường hợp cần phải sử dụng công việc giả trong sơ đồ mạng: + Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng 8.1 sau: Công việc Phụ thuộc vào A - B A C A D B,C Giải - Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau : - Như vậy sẽ vi phạm quy tắc giữa hai sự kiện chỉ được nối với nhau bằng một công việc, ta đưa vào công việc giả X(có thời gian thực hiện bằng không và không cần tài nguyên) ta sẽ biểu diễn lại dự án như sau : + Trường hợp các công việc phụ thuộc nhau như bảng 8.2 sau: Công việc Phụ thuộc vào D - E - F D,E G D - Nếu không dùng công việc giả ta phải biểu diễn như sau: - Cách mô tả này cho thấy cả hai công việc F và G đều phụ thuộc vào hai công việc D và E, không đúng vì chỉ có công việc F phụ thuộc vào D và E còn G chỉ phụ thuộc vào D mà thôi. - 7 - 1 2 A B 3 4 C D D 2 5 3 4 1 A B X C 2 5 3 4 1 D F G E Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Khi dùng công việc giả ta sẽ có sơ đồ mạng như sau : - Ví dụ 8.8: Biến X trong hình sau cho biết công việc C chỉ bắt đầu được thực hiện khi cả 2 công việc A và B đã hoàn thành. + Công tác chờ đợi: Là công tác không cần tài nguyên mà chỉ cần thời gian. Công tác chờ đợi được biểu diễn bằng mũi tên liền 2. Lịch sử phương pháp sơ đồ mạng - Bắt đầu sử dụng năm 1957 bởi công ty DuPont - Nhằm cân đối giữa chi phí và thời gian - Phương pháp sử dụng mô hình xác định (tất định). Theo đó thời gian hoàn thành mỗi công việc (công tác) là hằng số.Mạng dự án bao gồm các nút và các cung. Có 2 loại kiểu biểu diển: - Phương pháp AOA (Activities On Arrow): Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trên mũi tên” + Đặc điểm: Dùng mũi tên để thể hiện các công việc - 8 - 4 6 3 5 2 1 X A(7 tuần) B(4 tuần) D(4 tuần) E(3 tuần) F(4 tuần) C(3 tuần) 2 6 4 5 1 D G F 3 E i T s (i) T m (i) S(i) Kí hiệu sự kiện Thời gian dự trữ Công việc k Thời điểm của công việc k Thời điểm bắt đầu sớm của sự kiện i Thời điểm bắt đầu muộn của sự kiện i 1 54 3 2 Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum - Phương pháp AON – Activities On Node: Là phương pháp mô tả mạng công việc bằng kỹ thuật “Đặt công việc trong các nút” - Đặc điểm: Dùng các nút để thể hiện các công việc - Các nguyên tắc xây dựng AON + Thứ nhất. Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật). Những thông tin trong hình chữ nhật gồm tên công việc, ngày bắt đầu, ngày kết thúc và độ dài thời gian thực hiện công việc. + Thứ hai. Các mũi tên chỉ thuần tuý xác định thứ tự trước sau của các công việc. + Thứ ba Tất các các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau. Tất các các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước. - 9 - a 1 2d Thu 10/15/91 Fri 10/18/98 d 2 4d Thu 10/15/98 Tue 10/20/98 Tên công việc Thứ tự CV Thơi gian thực hiện CV Thời gian bắt đầu Thời gian kết thúc Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum c 4 5d Wed10/21/98 Thu 10/29/98 b 2 4d zThu 10/15/98 Tue 10/20/98 3. Một số nguyên tắc khi vẽ sơ đồ mạng a. Một số lưu ý khi vẽ sơ đồ mạng Phương pháp đường găng (CPM) khác phương pháp PERT là ở chỗ phương pháp CPM xem thời gian thực hiện một công việc hằng số và đã biết, trong khi đó PERT xem thời gian thực hiện thay đổi theo một phân phối đã biết. Các dự án nhỏ do số công việc ít nên có thể dễ dạng sử dụng bảng quan hệ phụ thuộc (Dependence Table) của các công việc để vẽ sơ đồ mạng, còn đối với các dự án lớn cần phải áp dụng phương pháp sau: - Bắt đầu vẽ từ bên trái các công việc không phụ thuộc vào công việc nào cả. Sau đó thêm vào cột các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc thứ nhất, rồi tiếp theo là các công việc chỉ phụ thuộc vào các công việc vừa thêm vào Tiếp tục như vậy cho đến khi không còn công việc nào nữa. - Mỗi công việc được thực hiện bằng một đường thẳng nối 2 đỉnh (sự kiện) và có mũi tên chỉ hướng Trước khi một công việc bắt đầu, các công việc đi trước nó phải được kết thúc. Tất cả các công việc trong sơ đồ mạng phải hướng từ trái sang phải không được quay trở lại sự kiện mà chúng xuất phát, nghĩa là không được lập thành vòng kín. - Ví dụ 8. 9 - 10 - e 5 3d Wed 10/21/98 Fri 10/23/98 4 65 7 [...]... gian thực hiện dự tính của công việc - Trong quản trị dự án, đòi hỏi quản trị gia dự án nhận dạng được xác suất thời gian hoàn thành dự án trước hoặc sau thời gian thực hiện đã được dự tính ban đầu (T E – chiều dài đường găng), để có căn cứ quyết định huy động các nguồn lực nhằm hoàn thành dự án một cách hợp lý 2 Phương sai, độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án - Thời gian hoàn thành dự án bằng... GIAN THỰC HIỆN DỰ ÁN 1 Đặt vấn đề - Việc hoàn thành dự án với thời gian thực hiện dự tính bằng chiều dài đường găng (TE) là điều mong muốn của quản trị gia dự án, nhưng đó chỉ là một trong ba khả năng có thể xảy ra về thời gian hoàn thành dự án - Hai khả năng còn lại là: + Hoàn thành dự án trước thời gian dự tính TE - 20 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum + Hoàn thành dự án sau thời gian dự tính... 18,52 20,58 2σ 4σ 6σ 4 Đánh giá khả năng hoàn thành dự án với thời hạn cho trước - Các khả năng có thể xảy ra đối với thời gian hoàn thành dự án + Gọi TN là thời gian phải hoàn thành dự án theo quy định của nhà quản lý + Các khả năng có thể xảy ra đối với TN  TN = TE - Dự án hoàn thành đúng tiến trình  TN < TE - Dự án hoàn thành trước tiến trình  TN > TE - Dự án hoàn thành sau tiến trình - Yêu cầu... Dự án có sự phân chia các hoạt động rành mạch và hợp lý 2/ Các hoạt động phải có thời gian thực hiện cụ thể 3/ Các hoạt động phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc rõ ràng 4/ Dự án không bao hàm nhiều nhiệm vụ có mối quan hệ ràng buộc quá phức tạp 4 Tính toán thời gian trong sơ đồ PERT/CPM (Dự án với thời gian hoạt động ngẫu nhiên) Đối với dự án lặp đi lặp lại, dựa vào dữ liệu quá khứ và kinh... gian thực hiện đối với một công việc là giá trị bình phương của độ lệch chuẩn b Công thức ∂ ij = δ2ij Trong đó: ∂ ij: Phương sai của thời gian thực hiện hoàn thành mỗi công việc δij: Độ lệch tiêu chuẩn của thời gian thực hiện hoàn thành mỗi công việc 4.3 Độ lệch chuẩn của thời gian thực hiện công việc tij trong sơ đồ PERT (δ ij – Standard Deviation) a Đinh nghĩa Độ lệch chuẩn của thời gian thực hiện. .. thành dự án vì thời gian thực hiện dự tính t ij của các công việc trong dự án được xác định căn cứ vào ba khả năng là thời gian lạc quan, thời gian thường gặp, thời gian bi quan, mà theo quy luật phân phối β , việc tính toán có những sai số gặp phải như: Phương sai, độ lệch chuẩn về thời gian thực hiện của công việc - Xác suất thời gian hoàn thành dự án phụ thuộc vào các giá trị phương sai hay độ lệch... trị dự án POLARIS đã cho khả năng phối hợp chặt chẽ 3.000 công việc phức tạp trong dự án đạt kết quả khả quan là rút ngắn được thời gian thục hiện dự án 2 năm - Từ đó phương pháp sơ đồ PERT đã trở thành một công cụ quản trị hữu hiệu, được áp dụng trong hành chính, quân sự và dân sự 3 Điều kiện áp dụng Có 4 điều kiện tiên quyết để áp dụng phương pháp sơ đồ PERT tong quản trị dự án bao gồm: 1/ Dự án có... các sự kiện dự án hoàn thành trước và sau thời hạn TE để có biện pháp huy động và điều hòa nguồn lực nhằm hoàn thành dự án một cách hợp lý 5 Phương pháp tính xác suất thời gian hoàn thành dự án so với thời hạn TN Bước 1: Vẽ sơ đồ PERT của dự án Bước 2: Xác định đường Găng và chiều dài đường Găng TE Bước 3: Xác định phương sai, độ lệch chuẩn của TE - Phương sai của thời gian hoàn thành dự án TE n σ 2... hoàn thành dự án TE n σ 2 E= ∑ ∂ ij 2 i =1 - Độ lệch chuẩn của thời gian hoàn thành dự án TE σ E= ∂ 2 ij - Phương sai của công việc găng ij: - 22 - Phân hiệu đại học Đà Nẵng tại Kon Tum b − a 2 2 ∂ ij =   6   Bước 4: Gọi TN là thời gian hoàn thành dự án thực tế có thể xảy ra TNTE Dự án hoàn thành sau thời hạn dự tính 50% TE Bước 5: Tính hệ số phân bố... nghĩa của đường găng: + TE – Chính là kỳ vọng thời hạn thực hiện dự án + Nếu một công việc găng bị chậm trễ thì dẫn đến tòan bộ công trình bị chậm trễ + Các công việc găng chiếm tỷ lệ nhỏ và nó là trọng tâm của quản lý tiến độ + Các công việc không găng có thể co giãn được trong phạm vi thời gian dự trữ của chúng + Muốn rút ngắn thời gian thực hiện dự án phải rút ngắn đường găng tức làm giảm thời gian . 6 LẬP KẾ HOẠCH TIẾN ĐỘ THỰC HIỆN DỰ ÁN Khái niệm Kế hoạch tiến độ dự án là bản kế hoạch trình bày trình tự và thời gian thực hiện từng công việc và toàn bộ dự án nhằm đảm bảo dự án thực hiện. hoạt động < ; ( ; [ 2 Thời điểm kết thúc hoạt động >; ) ; ] 3 Thời gian hoạch định từng hoạt động 4 Hoạt động đã thực hiện 5 Thực hiện chậm trễ so với kế hoạch 6 Thời điểm cần giám sát 7 Kết. thứ tự thực hiện các hoạt động, độ dài thực hiện từng hoạt động, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng hoạt động 2/ Cho khả năng nhận biết tổng thời gian cần thiết để thực hiện dự án 3/ Phương