BÀI THU HOẠCH Môn: Nghiệp vụ văn thư KHÁI QUÁT TỔ CHỨC BỘ MÁY VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ Ở CƠ QUAN 1. Tổ chức bộ máy cơ quan: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC 2. Khảo sát tình hình công tác văn thư ở cơ quan: a. đặc điểm tình hình công tác văn thư, những thuận lợi, khó khăn: - Đặc điểm tình hình: Hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và cơ quan trường học nói riêng, người làm công tác văn thư thường chưa qua lớp đào tạo. Cán bộ văn thư thường phải kiêm nhiệm rất nhiều viêïc, nên ảnh hưởng không nhỏ đến công tác xây dựng quản lý, ban hành văn bản của cơ quan. - Thuận lợi: BAN ĐẠI DIỆN CHA MẸ HỌC SINH HIỆU TRƯỞNG CÔNG ĐOÀN Tổ Hành chính Phó Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng Thanh tra Nhân dân Văn phòng Kế toán Thư viện Khối 1 Khối 2 Khối 3 Khối 4 Khối 5 ĐOÀN ĐỘI Trong những năm gần đây được sự quan tâm và nhìn nhận tầm quan trọng của công tác quản lý, ban hành văn bản của các cấp lãnh đạo trong công tác văn thư, tạo điều kiện để công tác văn thư hoạt động có hiệu quả như: đầu tư cơ sở vâït chất, trang thiết bò văn phòng cho công tác văn thư, đưa cán bộ đi bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ để làm tốt hơn công tác văn thư của cơ quan. - Khó khăn: Hiện nay công tác văn thư còn chưa được đánh giá đúng tầm quan trọng trong công tác quản lý nhà nước. Người làm công tác văn thư thường là nhân viên hợp đồng phải kiêm nhiệm nhiều công việc, thậm trí theo quan điểm của một số cán bộ trong cơ quan xem người làm công tác văn thư như người để sai vặt (nhân viên phục vụ…) Từ những nhận thức như thế đã ảnh hưởng đến công tác văn thư ở cơ quan, đôi khi cán bộ lãnh đạo làm luôn công tác văn thư. b. Công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư: Từ việc nhận thức được tầm quan trọng của việc ban hành, quản lý và giải quyết công việc bằng văn bản thì không thể thiếu được vai trò của người làm công tác văn thư. Do đó lãnh đạo cơ quan đã đặc biệt quan tâm và chỉ đạo chặt chẽ về việc thực hiện nghò đònh 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư ban hành ngày 08/4/2004, tăng cường đầu tư mua sắm trang thiết bò văn phòng như: Bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy vi tính, máy in….trong điều kiện cho phép của cơ quan, tạo điều kiện tốt để cho công tác văn thư hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư thực hiện chưa có bài bản, khoa học, chưa có quy đònh rõ rành trong công tác soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản của cơ quan, chưa có nội quy, quy đònh trong việc sử dụng và bảo quản con dấu của cơ quan. Việc thực hiện công tác văn thư diễn ra một cách tự phát, không có kế hoạch cụ thể. c. Tình hình thực hiện những nội dung, nghiệp vụ văn thư của cơ quan. - Tình hình ban hành và sử dụng văn bản của cơ quan: Cơ quan trường học thường ban hành các loại văn bản như: Kế hoạch, quyết đònh cá biệt, báo cáo, thông báo, thư mời, biên bản, giấy giới thiệu, giấy đi đường. - Về thể thức văn bản của cơ quan đanh trình bày so với quy đònh của nhà nước là đủ 9 thành phầøn bắt buộc bao gồm: + Quốc hiệu + Tên cơ quan ban hành văn bản + Số và ký hiệu văn bản + Đòa danh, ngày tháng, năm ban hành văn bản + Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản + Nội dung văn bản + Chức vụ, họ tên và chữ ký của ngøi có thẩm quyền + Dấu của cơ quan + Nơi nhận Việc trình bày các thành phần của văn bản còn nhiều sai sót cụ thể như sau: Ví dụ: Việc soạn thảo một quyết đònh: Thể thức Phần đúng Chưa đúng Cần sửa chữa - Quốc hiệu - Tên cơ quan ban hành văn bản - Số và ký hiệïu văn bản - Đòa danh, ngày tháng, năm - Tên loại Trích yêùu nội dung - Thẩm quyền ban hành - Nội dung - Thẩm quyền ký - Nơi nhận Cỡ chữ, kiểu chữ Cỡ chữ, kiểu chữ Đúng vò trí Cách trình bày Cách trình bày Vò trí Vò trí Vò trí Vò trí Vò trí Vò trí Trình bày bằng số Ả Rập Đúng thẩm quyền Vò trí Cách thức Dòng dưới chưa đậm Chưa ghạch chân Sau số “:” chưa có dấu cách In đậm Còn ghi cả tác giả của quyết đònh Còn có dấu ( ) Chữ nghiêng Không có ghạch chân - Sai phần căn cứ có dấu ghạch - Đầu dòng cuối mỗi căn cứ có dấu chấm câu Không có dấu (: ) Các điều 1, Điều 2 … chưa thẳng nhau Còn đậm Đậm dòng dưới Cần ghạch chân Sau số ( : ) cần đánh dấu cách Không đậm Bỏ phần tác giả Bỏ dấu ( ) kiểu chữ đứng đậm có dấu ghạch chân - Bỏ dấu ghạch đầu dòng cuối mỗi căn cứ đánh dấu (.) căn cứ cuối dấu (,) Sau từ quyết đònh có dấu (:) Cần cài Tap cho thẳng nhau, chữ đậm, đứng, không ghạch chân sau chữ điều 1, điều 2 có dấu ( . ) Cần cách dòng Cần đậm, nghiêng chữ nơi nhận nghiêng Có ghạch cân sau điều 1, điều 2 Có dấu ( : ) - Chưa cách dòng với nội dung văn bản chữ nơi nhâïn còn chưa đậm, nghiêng, sau mỗi nơi nhận chưa có dấu ( :) Sau mỗi nơi nhận có dấu ( ; ) Nơi nhận cuối có dấu chấm ( . ) - Tình hình tổ chức quản l ý văn bản đi của cơ quan: Việc ban hành và soạn thảo văn bản chủ yếu của bộ phận nào, bộ phận đó trực tiếp soạn thảo sau đó tự đem trình lên cho Hiệu trûng ký, cán bộ văn thư đóng dấu cơ quan, dấu tên và lưu lại 1 bản và chuyển văn bản ra ngoài. Như vậy việc quản lý và ban hành văn bản đi của cơ quan còn rất nhiềøu sai sót cần chỉnh sửa lại như: Trước khi đưa cho người có thẩm quyền ký và chuyển văn bản ra ngoài, tất cả các văn bản đầu phải qua văn thư kiểm tra về mặt thể thức. Nêùu có sai sót thì phải chỉnh sửa sau đó văn thư đưa lên cho người có thẩm quyền ký, văn thư trực tiếp đóng dấu cơ quan vào văn bản, ghi số, vào sổ đăng ký văn bản đi và lưu l 1 văn bản ở tập hồ sơ lưu văn bản đi và gửi ra ngoài. - Tình hình tổ chức quản lý văn bản đến của cơ quan: Văn bản đến của cơ quan không nhiều, chủ yếu là công văn chỉ đạo của Phòng giáo dục, hướng dẫn thực hiện giáo dục của Sở giáo dục, một số thông báo… được gửi vào cư quan qua đường bưu điện; trực tiếp; cán bộ đi hội họp mang về, sau đó đưa cho văn thư vào sổ đăng ký văn bản đến và chuyển giao cho các bộ phận có trách nhiệm giải quyết. Việc theo dõi thực hiện giải quyết công văn này chủ yếu do Hiệu trưởng quản lý, cán bộ văn thư còn chưa coi đó là nhiệm vụ của mình. Cơ quan chưa có dấu đăng ký văn bản đến. - Tình hình tổ chức, sử dụng, quản lý con dấu của cơ quan: cơ quan hiện có những loại con dấu như: Dấu cơ quan, dâùu Công đoàn, dấu tên Như vậy cần bổ sung con dấu như: Dấu Đến theo đúng mẫu quy đònh. Hầu hết các dấu tên và chức vụ của Hiệu trưởng, P. Hiệu trưởng chưa đúng theo quy đònh như: Chữ nghhiêng cần sửa lại là kiểu chữ đứng đậm. Việc quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan còn lỏng lẻo như: Chưa có tủ kệ để đựng và bảo quản con dấu, nhiều cán bộ giáo viên tự đóng dấu vào văn bản ( như sổ liên lạc, sổ điểm, học bạ ) Trên đây là tình hình thực tế việc thực hiện công tác văn thư của cơ quan, so với những kiến thức mà em tiếp thu được qua quá trình học lớp thư ký văn phòng 4/ 2005, em thấy cơ quan còn rất nhiều thiếu sót. Sau khi học xong khóa này, khi về cơ quan dù có được phân công phụ trách công tác văn thư hay không, em sẽ cố gắng đem những hiểu biết đã tiếp thu được để vận dụng vào công tác ở cơ quan sao cho phù hợp với điều kiện thực tế của cơ quan để công tác văn thư của cơ quan ngày càng tốt hơn. Người viết bản thu hoạch Mai Thò Lụa . tình hình công tác văn thư, những thu n lợi, khó khăn: - Đặc điểm tình hình: Hiện nay công tác văn thư ở các cơ quan nói chung và cơ quan trường học nói riêng, người làm công tác văn thư thường. làm tốt hơn công tác văn thư của cơ quan. - Khó khăn: Hiện nay công tác văn thư còn chưa được đánh giá đúng tầm quan trọng trong công tác quản lý nhà nước. Người làm công tác văn thư thường là. để cho công tác văn thư hoạt động có hiệu quả. Tuy nhiên công tác chỉ đạo của cơ quan đối với công tác văn thư thực hiện chưa có bài bản, khoa học, chưa có quy đònh rõ rành trong công tác soạn