Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP ĐỀ TÀI: “KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH.” Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NĨI ĐẦU Cơng tác văn thư lưu trữ lĩnh vực hoạt động quan trọng toàn hoạt động quản lý nhà nước ,đảm bảo cung cấp thông tin văn có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động quan góp phần cải cách thủ tục hành nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý giảm tối thiểu bệnh quan liêu giấy tờ.Nó đóng vai trị quan trọng liên quan đến lĩnh vực hoạt động tồn quan.Để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhằm phổ biến, hướng dẫn, phản ánh tình hình lên quan cấp trên, trao đổi phối hợp với quan hữu quan, ghi lại kiện, vụ việc xảy trình hoạt động hàng ngày quan Vì quan đơn vị cơng tác Văn thư – Lưu trữ lĩnh vực vô quan trọng, thiếu hoạt động quan dù lớn hay nhỏ Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, chất lượng xác, đảm bảo nguyên tắc bí mật Đảng, Nhà nước quan tổ chức, giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan, đơn vị Với ý nghĩa tác dụng to lớn việc quản lý cơng tác văn thư lưu trữ cần thiết đòi hỏi phải có cán văn thư có trình độ, kiến thức định ,kết hợp với phương châm “Học đơi với hành” phát huy tính sáng tạo ,bồi dưỡng tính chủ động ,xây dựng phong cách làm việc người cán văn phịng có phẩm chất đạo đức tốt yêu ngành yêu nghề Quá trình học tập trường thời gian thực tập cuối khóa để học viên tiếp cận với thực tế, trực tiếp thực công tác văn thư Làm sở đánh giá khả hiểu biết nghiệp vụ đồng thời vận dụng kiến thức học để đối chiếu lý thuyết vào công việc thực tế Qua đợt thực tập môn Văn thư em gặp phải thuân lợi khó khăn sau: * Thuận lợi: Được hướng dẫn bảo tận tình Thầy, Cô khoa văn thư đặc biệt Thầy Phạm Văn Năm Sự hướng dẫn trực tiếp nhiệt tình cán Văn thư Ban lãnh đạo trường tiểu học Phan Chu Trinh quan tâm tạo điều kiện tốt giúp em hoàn thành nhiệm vụ đợt thực tập Thực tập quan công tác nên việc thuận lợi *Khó khăn : Do thời gian thực tập có hạn, giáo viên giảng dạy hướng dẫn thực tập vấn đề vấn đề thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung báo cáo + Kết đạt sau đợt thực tập Sau thời gian thực tập môn Văn Thư trường tiểu học Phan Chu Trinh, em hoàn thành báo cáo thực tập gồm có phần Thắc mắc phải trao đổi gián tiếp qua điện thoại nên có phần bị hạn chế đến nội dung báo cáo + Kết đạt sau đợt thực tập Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Sau thời gian thực tập môn Văn Thư trường tiểu học Phan Chu Trinh, em hồn thành báo cáo thực tập gồm có phần Phần 1: Nhận xét chung ( tình hình ,kết nghiên cứu khảo sát công tác văn thư lưu trữ ) Phần 2: Trình bày phụ lục kèm ( công tác văn ,quản lý văn bản, lập hồ sơ ) Mặc dầu thân có nhiều cố gắng suốt thời gian tham gia thực tập nhiên khơng thể tránh khỏi thiếu sót Kính mong đóng góp xây dựng bổ sung kiến thức quý báu q Thầy, Cơ nhằm tạo điều kiện cho em hồn thành tốt cơng tác Để có điều em xin chân thành nói lời cảm ơn đến quý thầy, Cô giáo khoa Văn thư Trường Trung học Văn Thư- Lưu trữ Trung ương II Ban lãnh đạo ,các anh chị làm công tác văn thư trường tiểu học Phan Chu Trinh tạo điều kiện xếp thời gian giúp em hoàn thành tốt báo cáo Cù Bị , ngày 30 tháng năm 2009 Học viên Lê Thị Hà Trinh Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm BÁO CÁO CHUNG Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Phần I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU TRINH I CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ,TỔ CHỨC TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH 1.Quá trình hình thành phát triển trường TH Phan Chu Trinh : Để công tác phát triển giáo dục khu vực địa bàn xã Láng Lớn xã Cù Bị nói riêng huyện Châu Đức ,tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu nói chung ngày đồng bộ,đạt hiệu chuẩn công tác phổ cập giáo dục tiểu học Đồng thời tạo điều kiện thuận lợi cho trẻ em thơn Việt Cường Hiệp Cường có điều kiện đến trường sở phù hợp với việc phát triển tâm sinh lý lứa tuổi học sinh tiểu học Căn chức ,quyền hạn Sở Giáo dục – Đào tạo quy định thông tư số :41/TT-LB ngày 14/8/1991 liên Bộ Giáo dục –Đào tạo ban Tổ chức cán Chính Phủ ; Căn vào quy định tạm thời quản lý tổ chức ,biên chế công chức ,viên chức hành nghiệp ban hành kèm theo định số 315/ QĐ – UBT ngày 01/7/1994 uỷ ban nhân dân Tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ; Căn công văn số 959/ CV-TCCQ ngày 23/8/1997 ban tổ chức quyền tỉnh Về việc tách thành lập thêm số trường phổ thông huyện Châu Đức ; Theo đề nghị trưởng phòng tổ chức cán tỉnh ; Ngày 30/8/1997 Giám Đốc sở Giáo dục & Đào tạo tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu ban hành định số :03/QĐ-TC Về việc tách thành lập trường tiểu học Phan Chu Trinh huyện Châu Đức Chức trường TH Phan Chu Trinh: Tổ chức giảng dạy ,học tập hoạt động giáo dục đạt chất lượng theo mục tiêu,chương trình giáo dục tiểu học Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành Nhiệm vụ trường TH Phan Chu Trinh : Huy động trẻ em học độ tuổi ,vận động trẻ em tàn tật ,khuyết tật ,trẻ em bỏ học đến trường ,thực kế hoạch phổ cập giáo dục chống mù chữ cộng đồng Nhận bảo trợ quản lý hoạt động giáo dục sở giáo dục khác thực chương trình giáo dục tiểu học theo phân cơng cấp có thẩm quyền Tổ chức kiểm tra cơng nhận hồn thành chương trình tiểu học học sinh nhà trường trẻ em địa bàn quản lý trường Quản lý cán ,giáo viên ,nhân viên học sinh Quản lý ,sử dụng đất đai ,cơ sở vật chất ,trang thiết bị tài theo quy định pháp luật Phối hợp với gia đình ,các tổ chức cá nhân cộng đồng thực hoạt động giáo dục Tổ chức cho cán quản lý ,giáo viên ,nhân viên học sinh tham gia hoạt động xã hội cộng đồng Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tổ chức máy trường TH Phan Chu Trinh: Trường tiểu học cấp có thẩm quyền định thành lập cho phép thành lập đảm bảo điều kiện sau : - Phù hợp với quy hoạch mạng lưới trường học , đáp ứng yêu cầu phát triển kinh tế -xã hội địa phương ,tạo thuận lợi cho trẻ em đến trường nhằm đảm bảo thực phổ cập giáo dục tiểu học - Có đủ cán quản lý ,giáo viên nhân viên tất phận chức : +Cán quản lý gồm : Hiệu trưởng ,phó hiệu trưởng +Về giáo viên : Có giáo viên chủ nhiệm trực tiếp đứng lớp giaó viên môn ,giáo viên làm công tác tổng phụ trách +Về nhân viên : Văn thư ; Kế toán ; Thư viện thiết bị ; Phục vụ ; Bảo vệ ; Y tế học đường + Về phận chức : Hội đồng trường Hội đồng thi đua khen thưởng ,hội đồng tư vấn Tổ chức đảng cộng sản Việt Nam đoàn thể nhà trường Tổ chun mơn Tổ văn phịng Ban đại diện cha mẹ học sinh - Có sở vật chất ,trang thiết bị theo quy định chương IV điều lệ trường tiểu học : Phòng học , thư viện ,phòng thiết bị phòng chức SƠ ĐỒ TỔ CHỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH HIỆU TRƯỞNG CƠNG ĐỒN TỔ VĂN THƯ TỔ CHUN MƠN PHĨ HIỆU TRƯỞNG TỔ CHUYÊN MÔN TỔ CHUYÊN MÔN ĐỒN ĐỘI TỔ CHUN MƠN TỔ CHUN MƠN II TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH 1/ Đặc điểm tình hình cơng tác văn thư quan: Trường tiểu học Phan Chu Trinh chưa có phịng văn thư riêng, có cán văn thư kiêm công tác lưu trữ bố trí ,tham mưu giúp việc cho hiệu trưởng việc xây dựng ban hành văn bản, soạn thảo văn ,báo cáo …phục vụ Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm cho nhu cầu hoạt động quan Quản lý văn bản, thống chặt chẽ từ khâu tiếp nhận, phát hành, phân loại văn bản, soạn thảo, trình ký, in lưu trữ đảm bảo yêu cầu chung quan hàng ngày xác, kịp thời Quản lý sử dụng dấu quan: Trực tiếp đóng dấu vào văn quan loại cơng văn, giấy tờ khác có chữ ký người có thẫm quyền tránh nhiệm Tổ chức quản lý giải văn đi, đến hàng ngày quan Trường có đầy đủ sở vật chất ,máy móc ,trang thiết bị phục vụ trình soạn thảo ,in lưu giữ văn nhanh chóng ,đáp ứng kịp thời nhu cầu cơng việc quan ngày Biên chế có 01cán làm cơng tác văn thư vừa kiêm cơng tác lưu trữ hồ sơ, cịn giai đoạn học bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ chuyên ngành ,nên khả đáp ứng nhu cấu công việc chưa cao Như trình bày nội dung cơng tác văn thư đóng vai trị khơng nhỏ việc quản lý, giải công việc hàng ngày quan Nhưng trình thực gặp số thuận lợi khó khăn sau : * Thuận lợi: Được quan tâm lãnh đạo nhà trường việc hướng dẫn ban hành văn phục vụ công tác văn thư quan tốt Nhân viên văn thư ý thức việc học tập bồi dưỡng nghiệp vụ ,nhằm nâng cao trình độ chun mơn ,có trách nhiệm công việc Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc tương đối đầy đủ nên q trình xử lý văn nhanh chóng, xác, khơng để tồn đọng văn * Khó khăn: Cơ sở vật chất chưa có phịng văn thư lưu trữ riêng nên việc xếp hồ sơ ,công văn gọn gàng , khoa học dễ tra cứu gặp nhiều khó khăn 2/Cơng tác đạo quan công tác văn thư: - Được quan tâm lãnh đạo nhà trường, tạo điều kiện thời gian để nhân viên làm công tác văn thư tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ nâng cao trình độ chun mơn - Ban hành văn quy định chức nhiệm vụ văn thư quan.Đồng thời thường xuyên đôn đốc nhắc nhỡ ,kiểm tra việc thực khâu nghiệp vụ ,đề phương hướng giải hàng ngày kịp thời Trang bị tương đối đầy đủ trang thiết bị văn phịng đại : máy vi tính, máy in, máy photocopy, điện thoại giúp cho trình giải cơng việc nhanh chóng, xác, hiệu quả, theo thời gian yêu cầu 3/ Tình hình thực nội dung nghiệp vụ văn thư trường tiểu học Phan Chu Trinh : 3.1 Tình hình ban hành sử dụng văn quan : a) Các loại văn quan ban hành : Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhà trường phổ thơng ,thì trường tiểu học Phan Chu Trinh khơng có thẩm quyền ban hành văn Quy phạm pháp luật mà ban hành văn cá biệt văn hành Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp thông thường, cụ thể sau: * Về văn cá biệt : Trường tiểu học Phan Chu Trinh ban hành văn cá biệt để giải công việc đối tượng cụ thể áp dụng khoảng thời gian niên khóa Các loại văn cá biệt quan ban hành thường có loại sau: + Quyết định bổ nhiệm giáo viên ,nhân viên + Quyết định thành lập tổ chuyên môn + Quyết định thành lập hội đồng tư vấn ,thi đua khen thưởng + Quyết định điều động cán ,giáo viên ,nhân viên + Quyết định khen thưởng cán ,giáo viên ,nhân viên + Quyết định khen thưởng học sinh + Quyết định nâng bậc lương thường xuyên cho cán ,giáo viên, nhân viên Ví dụ: PHỊNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự –Hạnh phúc Số : /QĐ-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 QUYẾT ĐỊNH V/v Thành lập tổ chuyên môn năm học 2008-2009 HIỆU TRƯỞNG TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH - Căn chức quyền hạn hiệu trưởng quy định định số 51/2007/QĐ –BGD& ĐT ngày 31/8/2007 Bộ trưởng giáo dục & đào tạo - Căn cứ…………………………………………………………………………; - Căn cứ…………………………………………………………………………; Xét lực giáo viên ……………………………………………………, QUYẾT ĐỊNH : Điều …………………………………………………………………… Điều …………………………………………………………………… Điều ………………………………………………………………… / Nơi nhận: HIỆU TRƯỞNG - Các ông bà có tên điều (t h ) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) * Đối với văn hành thơng thường : Cơ quan ban hành loại văn hành thơng thường để thực chức năng, nhiệm vụ giải công việc hàng ngày quan,thơng tin, báo cáo, phản ánh tình hình lên cấp trên; đạo, hướng dẫn, đơn đốc, kiểm tra cấp dưới, liên hệ công tác với quan, đơn vị địa phương Các loại văn hành thơng thường quan ban hành thường có loại Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp sau: + Kế hoạch : Cơ quan thường ban hành kế hoạch để đưa tiêu biện pháp để thực tháng ,học kỳ ,năm Ví dụ: PHỊNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự –Hạnh phúc Số : /KH-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 KẾ HOẠCH V/v Xây dựng trường học thân thiện học sinh tích cực Chủ đề : “Mơi trường –vịng tay xanh thân yêu” I/ Đặc điểm tình hình :…………………………………………………… II/ Nội dung kế hoạch :…………………………………………………… III/ Biện pháp thực :………………………………………………… IV/ Chỉ tiêu phấn đấu :…………………………………………………… HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng giáo dục (B/c) ; - Các ban ngành ,giáo viên (t/h) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) + Báo cáo : Cơ quan ban hành báo cáo để phản ánh kết việc thực kế hoạch như: Báo cáo tháng, báo cáo quý, báo cáo năm quan, báo cáo cơng tác vận động quỹ tình nghĩa tình thương ,báo cáo việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin giảng dạy Ví dụ: PHỊNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự –Hạnh phúc Số : /BC-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BÁO CÁO Tổng kết năm ứng dụng công nghệ thông tin Giai đoạn ( 2004 – 2009 ) Kính gởi :Phịng giáo dục I/ Thực trạng đơn vị :……………………………………………………… II/ Nội dung thực * Ưu điểm :…………………………………………………………… Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp * Tồn :…………………………………………………………… III/ Kết :……………………………………………………………… HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT (02b) + Tờ trình : Cơ quan ban hành tờ trình đề nghị với cấp xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn cho cán ,giáo viên ,nhân viên Ví dụ: PHỊNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự –Hạnh phúc Số : /TTr-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 TỜ TRÌNH V/v xin phê duyệt nâng lương trước thời hạn ông : Nguyễn Văn A Kính gởi : Phịng nội vụ Huyện Châu đức Nội dung :………………………………………………………………… HIỆU TRƯỞNG Nơi nhận: - Phòng nội vụ (b/c) ; - Phòng giáo dục (b/c) ; - Lưu :VT ,PCT(02b) + Biên : Cơ quan ban hành biên ghi lại diễn biến, kết vụ việc cụ thể như: họp, hội nghị Ví dụ: PHỊNG GD&ĐT CHÂU ĐỨCCỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG TH PHAN CHU TRINH Độc lập –Tự –Hạnh phúc Số : /BB-PCT Cù Bị ,ngày ….tháng ….năm 2009 BIÊN BẢN V/v xét nâng lương trước thời hạn cho cán giáo viên ,nhân viên năm 2009 Thời gian :………………………………………………………………… I/ Thành phần tham dự : 1.Ông (bà): ……………………………………………….(chủ tọa) Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 10 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm đảm nhiệm Hiệu trưởng người kiểm tra, đôn đốc, nhắc nhở thực nhằm đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ cho hoạt động quản lý * Cơ quan tiến hành tổ chức quản lý văn theo trình tự sau: + Đánh máy văn bản: Văn cán văn thư đảm nhiệm soạn thảo, sau thảo ký duyệt (bản gốc), tiến hành đánh máy không giao cho người khơng có trách nhiệm Q trình đánh máy văn cần trình bày rõ ràng, quy định, sau kiểm tra lại nội dung văn ,nhằm đảm bảo nội dung đánh máy xác với gốc duyệt, sau trình hiệu trưởng ký ban hành văn Văn mật (đề thi)giao cho người có trách nhiệm đánh máy phải thực nơi đảm bảo mật, người đánh máy phải thực qui chế bảo mật, văn thư phải tuyệt đối giữ gìn bí mật nội dung văn + Trình ký văn bản: Tất văn sau đánh máy xong, trước trình hiệu trưởng ký ban hành phải kiểm tra lại nội dung, thể thức ký tắt (ký nháy) chữ cuối phần nội dung văn Chữ ký tắt thể trách nhiệm người giao trách nhiệm làm tham mưu cho lãnh đạo văn xem qua bảo đảm văn có tính xác cao, văn trình ký thẩm quyền + Đóng dấu lên văn bản: Sau văn lãnh đạo ký chuyển đến phận văn thư để đóng dấu Dấu quan đóng vào văn có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, thủ trưởng, phó thủ trưởng (khơng đóng khống chỉ).Việc đóng dấu lên văn trường TH Phan Chu Trinh thực nghiêm chỉnh theo quy định * Các loại dấu trường TH Phan Chu Trinh sử dụng: - Dấu quan : khơng có hình quốc huy có giá trị pháp lý đóng lên tất loại văn quan ban hành - Loại dấu việc quản lý công văn giấy tờ hay công việc nội quan: dấu chức vụ, dấu họ tên, dấu công văn đến loại dấu hiệu trưởng giao cho cán văn thư trực tiếp quản lý ,và tự tay đóng dấu lên văn giấy tờ người có thẩm quyền ký * Cơng tác quản lý sử dụng dấu trường TH Phan Chu Trinh: Trường TH Phan Chu Trinh quản lý sử dụng dấu theo quy định nhà nước.Việc quản lý sử dụng dấu thể sau: Trường sử dụng dấu theo mẫu quy định đăng ký Công an tỉnh Bà Rịa Vũng Tàu Tất văn lấy danh nghĩa quan để ban hành, sau có chữ ký hợp lệ người có thẩm quyền, nhân viên văn thư tự tay đóng dấu, trường hợp đặc biệt cần thiết để giải công việc xa quan Lãnh đạo mang dấu theo chịu trách nhiệm việc mang dấu khỏi quan Mực in dấu thống dùng màu đỏ Người giữ dấu phải tự đóng dấu lên văn bản, khơng tự ý giao dấu cho người khác chưa có ý kiến Hiệu trưởng Dấu đóng phải ngắn rõ Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 19 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm ràng, chiều, đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái Khơng đóng dấu lên giấy trắng, giấy in sẵn, giấy giới thiệu chưa ghi rõ họ tên người sử dụng mục đích sử dụng Những dự thảo chương trình, kế hoạch gửi cấp xin ý kiến dự thảo báo cáo đưa Hội nghị, đề án, danh sách, phụ lục văn để xác nhận tính hợp pháp văn đóng dấu treo lên tên tác giả tên loại văn Đóng dấu giáp lai đóng vào lề trang văn để khẳng định trang văn trung thực Dấu sau sử dụng xong treo lên giá bỏ vào tủ ngắn,cẩn thận không để trầy xước, hết làm việc (hoặc ngày nghỉ theo quy định Nhà nước) dấu bỏ vào tủ có khố chắn niêm phong cẩn thận * Tóm lại việc quản lý sử dụng dấu trường TH Phan Chu Trinh thực chặt chẽ, nghiêm túc,đúng theo tinh thần Nghị Định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu ∗ Đăng ký văn đi: Văn sau trình ký cán văn thư hoàn chỉnh thể thức văn bản,cụ thể như: Lấy số thứ tự, ghi ngày, tháng,cho văn Khi thể thức kiểm tra xác, ghi đầy đủ thành phần, vị trí, nhân đầy đủ số lượng ghi thành phần nơi nhận Đăng ký văn phải mở sổ để ghi chép số điều cần thiết văn số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung văn vào phương tiện đăng ký văn nhằm quản lý chặt chẽ văn quan tra tìm văn nhanh chóng Khi đăng ký văn phải ghi (nhập) đầy đủ, xác - Trình tự đăng ký văn sau : + Ghi số, ký hiệu văn bản: Hàng năm số lượng ban hành văn quan không nhiều nên việc ghi số cho văn chia làm loại: Đối với loại văn như: Quyết định lấy theo hệ thống số riêng Các loại văn : Báo cáo, Kế hoạch lấy theo hệ thống số riêng Các loại văn cịn lại như: Biên bản,Tờ trình ,Thơng báo lấy chung hệ thống số Văn ban hành trước lấy số nhỏ, văn ban hành sau lấy số lớn Số văn số thứ tự văn (số chung cho loại văn bản) ban hành năm nhiệm kỳ số 01 cho văn ban hành đầu tiên.Và tất văn quan ban hành phải qua văn thư đăng ký vào sổ để giúp cho việc thống kê, tra cứu văn nhanh chóng, xác quản lý chặt chẽ hệ thống văn Việc lấy số thứ tự cho loại văn trường TH Phan Chu Trinh cán văn thư thực xác, khơng lấy thiếu số, trùng số + Ghi ngày, tháng, năm lên văn bản: Việc lấy số, ghi ngày, tháng, năm cho văn quan trọng Nếu thiếu khơng xác thành phần dẫn đến tình trạng nơi nhận văn văn ban hành vào ngày tháng năm nào, điều làm cho việc giải Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 20 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm văn bị chậm trễ, ảnh hưởng đến uy tín quan, mặt khác gây khó khăn cho việc tra tìm cấn nghiên cứu sử dụng Hiện quan thực hiện việc đăng ký văn sổ “Sổ đăng ký văn đi” lập thành 03 loại sổ: + Sổ đăng ký Quyết định: 01 + Sổ đăng ký Báo cáo, kế hoạch: 01 + Sổ đăng ký chung cho tất loại văn lại Ngày, tháng, năm ghi văn ngày, tháng, năm văn người có thẩm quyền ký đóng dấu quan Ngày, tháng ghi văn phải với ngày, tháng ghi sổ theo dõi văn đi, phải ghi rõ ràng, đầy đủ xác, để giúp cho việc theo dõi dễ dàng, xác Hiện quan đăng ký sổ, theo mẫu sổ Trung tâm lưu trữ tỉnh ban hành lập sổ cho tất loại văn bản, theo mẫu sổ qui định nhà nước Cơ quan không ban hành văn quy phạm pháp luật, không ban hành văn mật nên không lập sổ đăng ký văn quy phạm pháp luật, không lập sổ đăng ký văn mật * Mẫu sổ quan sử dụng : Tên loại trích yếu nội Người Nơi Số lượng Ghi dung văn ký nhận (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) So với mẫu sổ theo lý thuyết học thực tế mẫu sổ sử dụng để đăng ký trường tiểu học Phan Chu Trinh có cột, thiếu 01 cột không theo quy định nhà nước Do ta sửa lại sau: * Mẫu sổ theo qui định Nhà nước : Số Nơi Ngày, Tên loại Đơn vị Số ký hiệu Người nhận Ghi tháng trích yếu nội người nhận lượng văn ký văn VB dung lưu bản (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) + Lựa chọn trình bày phong bì : Phong bì văn làm loại giấy tốt, bền, dai, thấm nước, khơng nhìn thấy chữ phong bì - Phần nơi gửi (góc trên, bên trái): ghi rõ ràng, đầy đủ, xác tên quan, đơn vị gửi văn bản, số điện thoại, địa số ký hiệu tất văn có phong bì, dấu mức độ khẩn, mật có) - Phần nơi nhận (góc phải, bên ): ghi rõ ràng, đầy đủ, xác tên quan cá nhân nhận văn bản, địa quan cá nhân Giữa hai phần nơi nhận nơi gửi phong bì cần đóng dấu viết hai Số ký hiệu Ngày, tháng VB Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 21 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp chữ "Kính gửi" để thể tơn trọng, lịch quan cá nhân tiếp nhận văn Khi trình bày phong bì khơng viết tắt chữ khơng thơng dụng, khơng xuống dịng cách tùy tiện Đối với văn mật đóng dấu mức độ mật bì trong, bì ngồi trình bày bì văn thường Ví dụ : Mẫu phong bì trường tiểu học Phan Chu Trinh Phòng giáo dục Châu Đức Trường TH Phan Chu Trinh ĐT : 0646295107 Kính gửi :………………………………… So với cách trình bày phong bì theo quy định Nhà nước chỗ phần nơi gửi có thêm số, ký hiệu văn phong bì Gửi văn : Khi chuyển giao văn văn thư kiểm tra lại phong bì có văn chưa, phong bì dán hay chưa Khi giao văn người nhận phải ký vào sổ chuyển giao văn bản, thường văn quan chuyển qua đường bưu điện Khi có văn đơn đốc báo cáo gấp quan chuyển đến tận nơi, có sổ theo dõi người nhận ký vào sổ chuyển giao Mẫu sổ chuyển giao văn quan thực : STT Ngày ký công văn Số ký hiệu công văn Nội dung công văn Theo quy định Nhà nước ta sửa lại: Số, ký hiệu Ngày chuyển Nơi nhận VB VB Nơi nhận văn Ký nhận Ngày nhận Ký nhận Ghi * Lưu văn : Hiện nhà trường lưu văn theo loại công văn cụ thể như: Quyết định, công văn, thông báo, báo cáo,… xếp văn lưu theo trình tự số đăng ký văn ,số nhỏ ngày tháng sớm xếp trước ,số đăng Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 22 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm ký sau, ngày tháng sau xếp bên Theo qui định Nghị định 110 công tác văn thư văn ban hành quan, tổ chức phải lưu lại 02 lưu đơn vị soạn thảo văn bản, lưu đơn vị văn thư quan để làm hệ thống xếp lưu VD : Tập lưu công văn Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006 Tập lưu định Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006 Tập lưu báo cáo Trường TH Phan Chu Trinh năm 2006 Việc đăng ký văn đi, phương tiện đăng ký so với lý thuyết học theo quy định nhà nước III Kết luận : Sau học xong phần lý thuyết trường em hoàn thành phần thực tập Trường TH Phan Chu Trinh Trong thời gian thực tập em tận tình hướng dẫn lãnh đạo nhà trường ,cũng tích lũy nhiều kiến thức bổ ích từ thực tế cơng việc Văn thư –Lưu trữ quan Đối chiếu lý thuyết với thực tế công việc ,giúp em biết thêm phần quy trình cơng tác văn thư quan thực chưa so với quy định Nhà nước, đồng thời nhận thức đắn vai trò cán văn thư quan ,làm sở sửa chữa,khắc phục , bước hoàn thiện thân nhằm nâng cao chất lượng công việc Qua ứng dụng lý thuyết học với thực tế công việc quan thực tập,bản thân rút ưu điểm hạn chế việc tổ chức thực công tác văn thư sau : * Ưu điểm : - Lãnh đạo nhà trường thường xuyên quan tâm đến cơng tác đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư - Trong công việc thường xuyên kiểm tra đôn đốc ,chấn chỉnh tạo điều kiện giúp cán văn thư hoạt động có hiệu - Các quy trình soạn thảo văn mà quan thực so với quy định chung đảm bảo nội dung hướng dẫn Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 phủ cơng tác văn thư,Nghị định : 58/2001/NĐ/CP ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu.Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV/VPCP Bộ nội vụ, Văn phịng Chính phủ ngày 06/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn đảm bảo tính chân thực,giá trị pháp lý hiệu lực thi hành - Trang thiết bị ,cơ sở vật chất dùng chung với văn phòng nhà trường việc xếp lưu trữ hồ sơ quan thực khoa học ,tạo điều kiện thuận lợi có nhu cầu tra cứu nhanh - Cơ quan có đầy đủ trang thiết bị ,máy móc phục vụ cho cơng tác văn phịng như: máy vi tính, máy in ,máy photocopy, điện thoại, giúp cho việc giải công việc nhanh ,hiệu * Hạn chế: - Tại quan chưa có điều kiện kết nối mạng Internet mà sử dụng máy cá nhân Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 23 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm nhà nên việc tra cứu nội dung thông tin hộp thư điện tử ngày gặp nhiều trở ngại ,chưa đáp ứng tính kịp thời - Do quan chưa có phịng văn thư riêng nên việc xếp trình bày hồ sơ ,góc làm việc tính thẩm mỹ ,thuận lợi hạn chế - Bản thân vừa mang học vừa làm ,kinh nghiệm tích lũy cơng việc chưa nhiều nên có phần hạn chế q trình giải công việc * Ý kiến đề xuất: Nên hoàn thiện việc kết nối mạng cài đặt chương trình ứng dụng phần mềm quản lý văn để cơng tác văn thư thực nhanh chóng hiệu Tham mưu cho cấp lãnh đạo xây dựng sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu công việc theo hướng cơng nghiệp hóa ,hiện đại hóa Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 24 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc BẢN TỰ NHẬN XÉT Em tên : Lê Thị Hà Trinh Là học viên lớp chức K.70 hệ vừa học vừa làm, Trường Trung học Văn thư Lưu Trữ trung Ương II Theo kế hoạch thực tập nhà trường, chấp thuận Ban giám hiệu trường tiểu học Phan Chu Trinh em đến thực tập đơn vị Phan Chu Trinh kể từ ngày 16/2/ 2009 đến 30/ 3/2009 Trong thời gian thực tập em chấp hành nội quy nhà trường đề Đi thực tập giờ, nghỉ có giấy xin phép chấp thuận ban giám hiệu Quá trình thực tập em ln hồn thành tốt cơng việc giao thường xun bám sát đề cương, vận dụng lý thuyết học vào công việc thực tế ,luôn cố gắng làm việc khơng để sai sót đáng tiếc xảy Bản thân có thời gian thâm niên chưa nhiều nên kinh nghiệm cơng việc cịn mức độ hạn chế ,mặt khác lý thuyết thực tế công việc không ý muốn làm ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng công việc Thuận lợi: Được quan tâm thầy, cô hướng dẫn trường Trung học văn thư lưu trữ nghiệp vụ văn phòng II Cũng giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Ban giám hiệu trường tiểu học Phan Chu Trinh suốt trình thực tập Thời gian cho trình thực tập nhà trường quy định phù hợp để thân em vận dụng lý thuyết vào thực tế cơng việc Khó khăn: Bản thân vừa học vừa làm kinh nghiệm công việc chưa nhiều nên hiệu công việc chưa cao Với ưu thầy ,cô thân em đợt thực tập ,một lần em xin gởi nơi lòng biết ơn Cù Bị, ngày 30 tháng năm 2009 HỌC VIÊN Lê Thị Hà Trinh Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm NHẬN XÉT CỦA LÃNH ĐẠO ĐƠN VỊ THỰC TẬP ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… ………………………………………………… Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 26 Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm PHẦN CÁC PHỤ LỤC Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 27 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CHÂU ĐỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI ( CÔNG VĂN ĐI ) Từ số : 01 đến số : Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Quyển số 01 Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 28 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp Phụ lục số I : SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Số ký hiệu 01/BC-PCT 02/TTr-PCT 03/BC-PCT Ngày tháng văn Tên loại trích yếu nội dung Người ký Báo cáo Nguyễn Đặng 03/01/2008 Về việc sơ kết chuyên môn học kỳ Tiến I năm học 2007-2008 Tờ trình 05/01/2008 Về việc xin lý bình chữa Võ Trường cháy Báo cáo 10/01/2008 Về việc tổng hợp số liệu trình độ Võ Trường có viên chức đơn vị Nơi nhận Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Bộ phận xây dựng phòng giáo dục Bộ phận tổ chức phòng giáo dục 13/01/2008 Danh sách học sinh thuộc hộ nghèo chuẩn quốc gia năm 2008 Nguyễn Đặng Tiến UBND Xã Cù Bị 05/KH-PCT 14/01/2008 Kế hoạch Về việc đào tạo bồi dưỡng cán viên chức năm 2009 Võ Trường Phòng nội vụ huyện Châu Đức 06/TTr-PCT 17/01/2008 Tờ trình Về việc kê khai tài sản năm 2007 Võ Trường 18/01/2008 Báo cáo Về việc tổng kết năm ứng dụng công nghệ thông tin Nguyễn Đặng Tiến 04/DS-PCT 07/BC-PCT Người thực : Lê Thị Hà Trinh Bộ phận xây dựng phịng giáo dục Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Đơn vị người nhận lưu Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trang 29 Số Ghi lượng 01 01 01 01 01 01 01 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp 08/ DS-PCT 09/TTr-PCT 10/BC-PCT 11/TTr-PCT 12/BC-PCT 20/01/2008 Danh sách học sinh thi viết chữ đẹp Tờ trình 20/01/2008 Về việc nâng lương trước thời hạn cho ông Nguyễn Văn A Báo cáo 21/01/2008 Về việc hoạt động dạy học tháng 01/2008 Tờ trình 22/01/2008 Về việc bổ sung ngân sách tháng 01/2008 Báo cáo 23/01/2008 Về việc trạng sở vật chất trang thiết bị trường học Nguyễn Đặng Tiến Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Võ Trường Phòng Nội vụ Võ Trường Võ Trường Võ Trường 24/01/2008 Danh sách đảng viên đơn vị tính đến ngày 20/01/2008 14/BC-PCT 26/01/2008 Báo cáo Về việc thực vận động ngành Võ Trường 15/BC-PCT 27/01/2008 Báo cáo Về việc thống kê số liệu EMIC Võ Trường 13/DS-PCT Người thực : Lê Thị Hà Trinh Nguyễn Đặng Tiến Bộ phận Tổng hợp phòng giáo dục Phòng tài chánh kế hoạch huyện Châu Đức Bộ phận xây dựng phòng giáo dục Đảng ủy Xã Cù Bị Bộ phận Tổng hợp phòng giáo dục Bộ phận xây dựng phòng giáo dục Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trang 30 01 01 01 01 01 01 01 01 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHÒNG GIÁO DỤC & ĐÀO TẠO CHÂU ĐỨC TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU TRINH SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Năm : 2008 Từ ngày 01/01/2008 đến ngày 31/12/2008 Quyển số : 01 Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang 30 GVHD : Phạm Văn Năm Báo cáo thực tập tốt nghiệp SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI Phụ lục số II : Chuyển ngày Số, ký hiệu VB 02/01/2008 01/BC-PCT 6/01/2008 02/TTr-PCT 11/01/2008 03/BC-PCT 14/01/2008 04/DS-PCT 15/01/2008 05/KH-PCT 18/01/2008 06/TTr-PCT 19/01/2008 07/BC-PCT 21/01/2008 08/ DS-PCT 21/01/2008 09/TTr-PCT Người thực : Lê Thị Hà Trinh Nơi nhận VB Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Bộ phận xây dựng phòng giáo dục Bộ phận tổ chức phòng giáo dục UBND Xã Cù Bị Phòng nội vụ huyện Châu Đức Bộ phận xây dựng phòng giáo dục Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Bộ phận C /mơn phịng giáo dục Phịng Nội vụ Ký nhận Ghi Nguyễn Thái Kha Võ Văn Hịch Trần Như Hải Hoàng Thanh Nguyễn Văn Tư Võ Văn Hich Nguyễn Thái Kha Nguyễn Thái Kha Nguyễn Văn Bằng Trang 32 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Người thực : Lê Thị Hà Trinh GVHD : Phạm Văn Năm Trang 31 ... Phạm Văn Năm BÁO CÁO CHUNG Người thực : Lê Thị Hà Trinh Trang Báo cáo thực tập tốt nghiệp GVHD : Phạm Văn Năm Phần I KHẢO SÁT CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, TỔ CHỨC BỘ MÁY, CÔNG TÁC VĂN THƯ TRƯỜNG PHAN CHU. .. HỌC PHAN CHU TRINH HIỆU TRƯỞNG CƠNG ĐỒN TỔ VĂN THƯ TỔ CHUN MƠN PHĨ HIỆU TRƯỞNG TỔ CHUN MƠN TỔ CHUN MƠN ĐỒN ĐỘI TỔ CHUN MƠN TỔ CHUN MƠN II TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC PHAN CHU. .. người nhận lưu Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trường TH Phan Chu Trinh Trang