Xây dựng hệ thống chương trình quản lý nhân sự công ty An Phước.DOC

Xây dựng hệ thống chương trình quản lý nhân sự công ty An Phước

LỜI CẢM ƠN

-o0o -Qua một thời gian học tập và nghiên cứu, cùng với sự giúp đỡ nhiệt tình của các thầy cô giáo khoa công nghệ thông tin của trường đại học Phương Đông cùng toàn thể các bạn và đặc biệt là sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy giáo

TS Lê Huy Thập em đã hoàn thành xong đồ án tốt nghiệp với đề tài: “Xây dựng hệ thống chương trình quản lý nhân sự công ty An Phước ”

Mặc dù đã cố gắng hết sức mình để hoàn thành công việc nhưng với điều kiện thời gian và khả năng có hạn chương trình không tránh khỏi những thiếu sót, em mong nhận được sự góp ý của các thầy cô và các bạn để chương trình hoàn thiện hơn.

Cuối cùng em xin cảm ơn thầy giáo hướng dẫn đề tài TS Lê Huy Thập cùng toàn thể các thầy giáo, cô giáo khoa công nghệ thông tin của trường đại học Phương Đông và tất cả các bạn đã giúp đỡ em hoàn thành đồ án tốt nghiệp này.

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI NÓI ĐẦU

-o0o -Cuộc cách mạng khoa học - công nghệ đang phát triển một cách nhanh chóng, nó đã làm thay đổi bộ mặt toàn cầu và trở thành lực lượng sản xuất trực tiếp trong thời đại ngày nay Khoa học – công nghệ đã đưa nhân loại chuyển dần từ nền văn minh công nghiệp sang nền văn minh hậu công nghiệp hay còn gọi là nền kinh tế tri thức Trong đó công nghệ thông tin là hạt nhân, là động lực cơ bản trực tiếp Trong xu hướng toàn cầu hóa hiện nay thì công nghệ thông tin càng đặc biệt quan trọng cho mọi quốc gia nhất là đối với các nước phát triển muốn hòa nhập vào nền kinh tế thế giới như nước ta.

Một trong những ứng dụng của công nghệ thông tin là việc áp dụng vào quản lý, đặc biệt là trong lĩnh vực quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội Thông tin được thể hiện và lưu trữ dưới dạng dữ liệu, chương trình trên một hệ thống quản trị cơ sở dữ liệu làm tăng thêm đáng kể các công việc có liên quan đến quản lý.

Hệ thống quản lý nhân sự là một bài toán điển hình trong các bài toán quản lý Nó đòi hỏi hệ thống quản lý phải sắp xếp một cách đầy đủ hợp lý và chính xác sao cho công việc được thực hiện một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất Bằng phần mềm tin học cho phép ta xây dựng những phần mềm đáp ứng đòi hỏi của bài toán này.

Trong đồ án này của em đề cập đến phương pháp quản lý nhân sự - tiền lương của các cơ quan doanh nghiệp nói chung và công ty xây dựng An Phước nói riêng có sự hỗ trợ của máy tính.

Trong bài toán “ Quản lý nhân sự ” này ta có thể: thêm, sửa, xóa,… Bất kỳ một nhân viên nào và có thể tìm kiếm nhanh chóng về một nhân viên nào đó trong cơ quan để biết những thông tin của nhân viên đó, lương của nhân viên đó là bao nhiêu, trình độ văn hóa, trình độ ngoại ngữ như thế nào để cơ quan có

… Đây là một trong những vấn đề mà bài toán phần nào đề cập tới, hơn nữa bài toán này còn được phát triển rộng rãi trong quản lý nhân sự tiền lương của cơ quan doanh nghiệp, các tổ chức kinh doanh.

Mặc dù đã cố gắng hết sức, song do thời gian và khả năng có hạn nên bài toán này chưa phát triển được hết các nhu cầu của các cơ quan mà chỉ đáp ứng được phần nào rất mong thầy cô và các bạn góp ý kiến để bài toán được hoàn thiện hơn.

Hà Nội - 04/2010

Chương 1

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNGQUẢN LÝ NHÂN SỰ CHUNG

1.1 HỆ THỐNG HIỆN TẠI VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA CHÚNG

Trong những năm trước đây do điều kiện kinh tế chưa phát triển, quy mô của các cơ quan tổ chức ở nước ta chưa rộng rãi nên việc sử dụng máy tính trong công tác quản lý nói chung và quản lý nhân sự nói riêng chưa được ứng dụng nhiều Công tác quản lý tiền lương chủ yếu thực hiện bằng phương pháp thủ công Khi nền kinh tế đang gặp khó khăn, quy mô của các tổ chức còn nhỏ thì việc quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công là phù hợp và đáp ứng được yêu cầu hiện tại.

Nhưng ngày nay nền kinh tế càng phát triển nhu cầu của con người ngày càng tăng lên, số người làm việc trong các tổ chức, cơ quan ngày càng nhiều, quy mô các tổ chức ngày càng lớn Do đó việc quản lý thủ công phần nào đã không còn phù hợp với xu hướng thời đại mới Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của công tác thủ công như sau:

- Việc lưu trữ thông tin phức tạp, phải dùng nhiều hồ sơ, sổ sách.

- Việc chỉnh sửa, nâng cấp gặp rất nhiều khó khăn bởi vì mỗi khi thay đổi phải hủy bỏ toàn bộ hồ sơ cũ và viết lại toàn bộ Giấy tờ trình bày kém không có tính thẩm mỹ.

- Việc quản lý phải trải qua nhiều khâu trung gian, nhiều phòng ban, từ đó dẫn đến cơ cấu tổ chức không hợp lý, gây ra ùn tắc quá tải, quá trình thông tin liên lạc không thông suốt, mất nhiều thời gian không đáp ứng được nhu cầu thông tin nhanh chóng.

- Đối với các thông tin, dữ liệu phức tạp và đặc biệt rất khó tránh khỏi những thiếu sót trong việc lưu trữ thông tin bổ sung, sửa đổi, cập nhật, thống kê.

- Trong một tổ chức lớn việc quản lý bằng phương pháp thủ công sẽ rất phức tạp đòi hỏi phải có một lực lượng lớn nhân viên để giải quyết công việc do đó tạo ra một bộ máy tổ chức cồng kềnh, hoạt động kém hiệu quả.

1.2 YÊU CẦU CỦA HỆ THỐNG

Những năm gần đây máy tính được sử dụng rộng rãi trong các cơ quan nhà nước, các đơn vị tổ chức kinh doanh Do đó rất nhiều bài toán phức tạp, cồng kềnh đã được giải quyết trên máy tính, nó mang lại lợi ích đáng kể về kinh tế, năng suất lao động và có độ tin cậy cao Các bài toán được đưa vào máy tính và dần được tối ưu hóa, hệ thống quản lý nhân sự cần phải có thông tin nhân sự nào đó một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác, phải khắc phục được những nhược điểm và phát huy những ưu điểm của thông tin… Thống kê để hệ thống ngày càng tối ưu.

1.3 NHỮNG ƯU ĐIỂM VÀ NHƯỢC ĐIỂM CỦA HỆ THỐNG MỚI

Từ những yêu cầu trên, một hệ thống quản lý nhân sự nếu được áp dụng công nghệ thông tin có thể đáp ứng nhu cầu mà công tác quản lý thủ công không làm được, cụ thể là:

- Với việc sử dụng máy tính cập nhật chỉnh sửa in ấn các thông tin về nhân sự tiền lương sẽ rất nhanh chóng chính xác, việc lưu trữ bằng máy tính sẽ trở nên vô cùng thuận lợi, các thông tin được cập nhật vào máy tính, chỉnh sửa chính xác rồi ghi lên đĩa giúp cho công việc bảo quản được an toàn gọn nhẹ.

- Phần mềm quản lý nhân sự có thể áp dụng được những yêu cầu về mặt thông tin nhân sự cho ban lãnh đạo và các cá nhân cần quan tâm, với chức năng xử lý nó sẽ giảm bớt số nhân viên làm việc này, chỉ cần một số người có trình độ được đào tạo là đủ Do đó sẽ giảm bớt được một số nhân viên không cần thiết.

- Hệ thống mới của các máy tính được nối mạng với nhau giúp cho việc trao đổi thông tin một cách nhanh chóng và thông suốt.

Tuy nhiên việc chuyển đổi từ phương pháp thủ công sang phương pháp

máy móc, xây dựng các phần mềm quản lý, đào tạo người sử dụng Việc cập nhật xử lý những thông tin của hệ thống mới mất nhiều thời gian do số liệu nhiều, cũ, bị hư hỏng, bị phân tán, bị lão hóa theo thời gian, sự không thống nhất của những người sử dụng hệ thống mới.

Chương 2

LÝ THUYẾT CƠ SỞ DỮ LIỆU

2.1 PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH

2.1.1 Sự cần thiết của việc phân tích bài toán với bài toán quản lý

Phân tích hệ thống là bước cực kì quan trọng trong cả quá trình tạo ra một sản phẩm phần mềm quản lý nói chung.

Thiết kế là cốt lõi của kỹ nghệ phần mềm mà nếu phần thiết kế chặt chẽ và có chất lượng thì hệ thống về sau sẽ làm việc cực kỳ hiệu quả.

Việc phân tích thiết kế tức là ta đi tìm hiểu về hệ thống, tìm cách giải quyết các vấn đề phức tạp đặt ra của hệ thống.

Phân tích chi tiết bao gồm: - Phân tích dữ liệu.

- Phân tích các hoạt động xử lý.

2.1.2 Phương pháp mô hình trong phân tích thiết kế hệ thống

Mô hình (model) là một dạng trừu tượng hoá của một hệ thống thực Mô hình chính là một hình ảnh, một biểu diễn của một hệ thống thực nó được diễn tả ở một mức trừu tượng nào đó, theo một quan điểm nào đó hay theo một hình thức nào đó như: phương trình, bảng, đồ thị… Mô hình có xu hướng dạng biểu

Mọi mô hình đều phản ánh hệ thống theo một mức độ trừu tượng hoá nào đó Có hai mức độ chính:

- Mức logic: Tập trung mô tả bản chất của hệ thống và mục đích hoạt động của hệ thống, bỏ qua các yếu tố về tổ chức thực hiện và biện pháp cài đặt.

- Mức vật lý: Quan tâm đến các mặt như phương pháp, công cụ, tác nhân, địa điểm, thời gian, hiệu năng, yêu cầu của mô hình làm rõ kiến trúc vật lý của hệ thống.

2.1.3 Đặc điểm của phương pháp mô hình hóa trong phân tích và thiết kếhệ thống

- Đây là phương pháp phân tích và thiết kế có cấu trúc, một phương pháp rất phổ biến, có tư duy nhất quán, chặt chẽ, dễ đọc dễ hiểu, dễ áp dụng, tăng khả năng thành công cho các ứng dụng và đã chứng tỏ nó rất có ích trong nhiều bài toán phân tích các hệ thống thực tiễn

- Bắt nguồn từ cách tiếp cận hệ thống, được hoàn thiện theo cách phân tích từ trên xuống dưới.

- Các hoạt động trong quá trình phân tích được tiến hành theo một trình tự khoa học, mang tính công nghệ cao.

- Sử dụng một nhóm các công cụ kỹ thuật và mô hình để ghi nhận phân tích hệ thống.

- Chỉ ra những công cụ sẽ được dùng ở từng giai đoạn của quá trình phân tích.

- Có sự tách bạch giữa mô hình vật lý và mô hình logic.

- Cho phép ghi nhận vai trò của người sử dụng trong các giai đoạn phát triển hệ thống.

- Giảm được độ phức tạp khi phát triển hệ thống

- Được thể hiện dưới cùng dạng ngôn ngữ thế hệ thứ tư nên không cần những lập trình viên chuyên nghiệp.

- Việc thiết kế kết hợp với các bản mẫu giúp cho người dùng sớm hình dung được hệ thống mới trong đó vai trò của người sử dụng được nhấn mạnh đặc biệt.

2.1.4 Những công dụng gắn liền

• Sơ đồ phân cấp chức năng nghiệp vụ:

Nhằm xác định chức năng nghiệp vụ công việc cần làm và mối quan hệ phân mức giữa chúng nhằm trả lời những câu hỏi như: thực hiện công việc gì? xử lý cái gì? Từ đó xác định được thông tin gì cần và làm thế nào để có chúng.

• Sơ đồ luồng dữ liệu:

Công cụ mô tả dòng thông tin nghiệp vụ kết nối giữa các chức năng trong một phạm vi được xét Sơ đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống, thể hiện mối quan hệ trước sau trong quá trình xử lý và trao đổi thông tin cho nhau Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và xử lý làm cơ sở để thiết kế, trao đổi dữ liệu.

• Mô hình thực thể mối quan hệ (ERD):

Được biểu diễn dưới dạng một đồ thị trong đó các nút là các thực thể còn các cung là các mối quan hệ để dễ nhận thức và trao đổi

• Mô hình quan hệ:

Là cách thức biểu diễn dữ liệu ở dạng các bảng/quan hệ, dựa trên lý thuyết toán học, đại số tập hợp mà nó có một cơ sở lý thuyết rất vững chắc.

• Từ điển dữ liệu:

Mô tả nội dung của các sự vật hay đối tượng theo định nghĩa có cấu

thích các tên một cách chính xác, chặt chẽ, ngắn gọn để cả người dùng và người phân tích đều hiểu đầu vào đầu ra và luồng dữ liệu luân chuyển.

• Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc(SQL):

Là ngôn ngữ sử dụng để truy vấn, tìm kiếm dữ liệu từ cơ sở dữ liệu trong SQL.

2.2 CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN

2.2.1 Cở sở dữ liệu

Là tập hợp dữ liệu về một đơn vị tổ chức nào đó được lưu trên máy có cách tổ chức quản lý theo một kiểu mô hình nào đó Nó là một tập hợp các bảng dữ liệu có quan hệ chặt chẽ với nhau sao cho cấu trúc của chúng cũng như các mối quan hệ bên trong giữa chúng là tách biệt với chương trình ứng dụng bên ngoài, đồng thời nó cho phép người sử dụng có thể cập nhật số liệu hay lưu trữ, xử lý nhằm phục vụ theo yêu cầu của mình Cơ sở dữ liệu được thành lập từ các tệp tin cơ sở dữ liệu dễ dàng quản lý và khai thác.

2.2.2 Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Hệ thống bao gồm nhiều phần mềm cho phép mô tả, lưu trữ hay thao tác các dữ liệu trên một cơ sở dữ liệu mà vẫn đảm bảo tính an toàn, tính bí mật của dữ liệu trong môi trường nhiều người sử dụng Có thể tác động nhập thay đổi dữ liệu như: thêm, sửa, xoá…

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu được coi như một diễn dịch với một ngôn ngữ bậc cao nhằm hỗ trợ giúp cho người sử dụng hệ thống mà không cần am hiểu tường tận các thuật toán cũng như cách lưu trữ dữ liệu trong máy.

2.2.3 Thực thể

Là hình ảnh tượng trưng cho một đối tượng cụ thể hay một khái niệm trừu tượng nhưng có mặt trong thế giới thực < Khi xây dựng mô hình dữ liệu thì các

Ví dụ: Duan (Thực thể Dự án), connguoi (Thực thể Con người), …

2.2.4 Thuộc tính

Là một yếu tố có tính chất đặc trưng của dữ liệu hoặc thông tin đại diện, nhằm diễn tả thực thể đó Đây là một loại thông tin dữ liệu cần quản lý.

Ví dụ: “Hoten”, “diachi”, “ngaysinh” của thực thể “nhanvien”.

2.2.5 Khóa

Chính là một thuộc tính đặc biệt của thực thể Khoá cho phép nhận diện một cách duy nhất một thể hiện của thực thể (có trường hợp người ta phải dùng một tập các thực thể để nhận dạng một thực thể, việc làm này xuất hiện khoá chính)

Ví dụ: “sohopdong” là thuộc tính nhận dạng của thực thể “Hopdong.”

2.2.6 Quan hệ

Là sự nhóm hợp hai hay nhiều thực thể với nhau nhằm biểu hiện một mối liên quan tồn tại trong thế giới thực giữa các thực thể Kích thước của một quan hệ là số thực thể cấu thành nên quan hệ (thường được biều diễn bằng hình tròn hoặc elip) Trong một số trường hợp quan hệ cũng có các thuộc tính riêng.

Phân loại quan hệ:

Quan hệ 1-1: Mỗi thể hiện của thực thể A được kết hợp với 0 hay 1 thể hiện

của B và ngược lại.

Quan hệ 1-N: Mỗi thể hiện của A được kết hợp với một hay nhiều thể hiện

của B Và mỗi thể hiện của B được kết hợp với một thể hiện duy nhất của A.

Quan hệ N-N: Mỗi thể hiện của một thực thể A được kết hợp với 0, 1, hay

nhiều thể hiện của B và ngược lại

2.2.7 Các dạng chuẩn

Một thực thể hay quan hệ đạt chuẩn một khi nó không chứa các thuộc tính lặp.

Dạng chuẩn 2:

Một thực thể hay quan hệ đã đạt chuẩn một và không tồn tại thuộc tính ngoài khoá mà phụ thuộc vào một phần của khoá.

Dạng chuẩn 3:

Một thực thể hay quan hệ đạt chuẩn hai và không tồn tại thuộc tính ngoài khoá mà phụ thuộc bắc cầu vào khoá

Để chuẩn hoá một hệ lược đồ quan hệ ta xét lần lượt từng quan hệ và kiểm tra tính chuẩn của nó.

2.2.8 Phép phân rã một sơ đồ quan hệ

Là việc thay thế sơ đồ quan hệ nào đó bằng tập các sơ đồ quan hệ con tương ứng với nó Mục đích của phép phân rã là nhằm loại bỏ các file dữ liệu dư thừa và loại bỏ các dị thường không nhất quán như: dị thường khi thêm dòng, dị thường khi xoá dòng của quan hệ, dị thường khi thực hiện cập nhật (sửa, xoá, ) mà đảm bảo không mất thông tin.

2.3 CÁC BƯỚC XÂY DỰNG MÔ HÌNH KHÁI NIỆM DỮ LIỆU

2.3.1 Khảo sát thực tế

- Thu thập thông tin.

- Trình bày có hệ thống bằng một số sơ đồ luân chuyển các tài liệu - Thiết kế mô hình dữ liệu

- Kiểm kê các dữ liệu.

- Xác định các phụ thuộc hàm.

- Xây dựng mô hình khái niệm dữ liệu.

+ Nhận diện các thực thể + Nhận diện các quan hệ + Phân bố hết các thuộc tính + Vẽ sơ đồ khái niệm dữ liệu.

2.3.2 Kiểm soát và chuẩn hóa mô hình

- Chuẩn hoá mô hình - Tạo thêm thực thể.

- Biến một quan hệ thành thực thể - Xoá một quan hệ.

- Phân tách một quan hệ phức tạp.

Chương 3

PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰCÔNG TY XÂY DỰNG AN PHƯỚC

3.1 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG

3.1.1 Mục đích và nhiệm vụ

Việc xây dựng và phát triển hệ thống thông tin là một quá trình gồm nhiều giai đoạn, trong đó giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống là bước đầu tiên và hết sức quan trọng Trong giai đoạn này phải đưa ra các mục tiêu, hoạch định từng công việc, lựa chọn xem xét các dữ liệu cần thiết để lập kế hoạch cho việc phân tích và thiết kế hệ thống thông tin từ thế giới thực sang thế giới công nghệ thông tin.

Trong chương trình quản lý nhân sự này, về mặt quản lý: Ban lãnh đạo công ty An Phước cần có thông tin chi tiết, nhanh chóng về cán bộ công nhân viên trong công ty chẳng hạn trình độ chuyên môn, quá trình công tác, khen thưởng, kỷ luật, báo cáo thường kỳ về lương bổng, báo cáo thống kê trong toàn bộ cơ quan… từ đó đưa ra những dự báo để giải quyết việc tăng lương cho nhân viên, những cán bộ về hưu để bổ xung kịp thời.

Đối với người sử dụng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào ra dữ liệu phải đơn giản, chuẩn xác, dễ thực hiện Các thông báo phải được thể hiện rõ ràng, có khả năng phát hiện và sửa lỗi, có hệ thống kiểm tra và báo cáo khi cập nhật dữ liệu.

3.1.2 Phân tích hệ thống thông tin

Bước đầu tiên của việc phân tích hệ thống thông tin là phân tích tổng thể các chức năng của hệ thống thông tin Khảo sát tình hình thực trạng, thu nhập các thông tin cần thiết nhằm xác định những yêu cầu chung đối với hệ thống Phải trả lời rõ ràng và đầy đủ cho câu hỏi “ làm gì? ” đối với hệ thống Từng

được hệ thống một cách tổng thể, hiểu được những gì phải tin học hóa Cụ thể hơn phải liệt kê và mô tả đầy đủ các quá trình nghiệp vụ hoạt động của hệ thống, làm rõ ràng, mạch lạc hiện trạng thực tế, các yêu cầu của người sử dụng mà hệ thống sẽ thiết kế cần thỏa mãn Các quy trình nghiệp vụ này phải được mô tả gần hơn với người làm tin học dưới dạng hồ sơ, trong đó thể hiện một cách cô đọng hơn những mối quan hệ cụ thể và chức năng xử lý khi thực hiện.

Phân tích và thiết kế hệ thống bao gồm các giai đoạn thực hiện để có được hệ thống ở mức vật lý, cụ thể là:

- Khảo sát: Mô tả hệ thống thực mức ngoài.

- Phân tích: Mô tả hệ thống mức ý niệm và xây dựng hệ thống logic - Thiết kế: Mô tả hệ thống ở mức vật lý.

Sau khi đã mô tả hệ thống ở mức vật lý, để hoàn thiện và phát triển hệ thống, cần thực hiện thêm ba giai đoạn:

- Xây dựng / tư liệu hóa - Cài đặt / chuyển giao - Kiểm tra / thử nghiệm.

3.2 TÓM TẮT CHỨC NĂNG CỦA HỆ THỐNG

3.2.1 Tóm tắt các chức năng cơ bản

Hệ thống quản lý nhân sự bao gồm các chức năng cơ bản sau: Quản lý hồ sơ:

* Quản lý hồ sơ lý lịch nhân viên

* Cập nhật chỉnh sửa hồ sơ nếu cần có sự thay đổi

+ Hủy hồ sơ nhân sự không còn liên quan gì đến hệ thống + Thêm hồ sơ nếu có nhân sự vào hệ thống

+ Chỉnh sửa hồ sơ nếu nhân sự trong hệ thống có sự thay đổi Quản lý lương:

* Tính lương cho nhân viên dựa trên quy định của nhà nước

* Khen thưởng cho nhân viên có thành tích tốt trong công tác * Kỷ luật nhân viên khi vi phạm quy định công tác

Thống kê báo cáo các số liệu:

* Báo cáo danh sách nhân viên trong công ty * Báo cáo nhân viên đến tuổi về hưu

* Báo cáo nhân viên sắp lên lương * Báo cáo nhân viên hết hạn hợp đồng * Báo cáo lương từng nhân viên

* Báo cáo danh sách khen thưởng, kỷ luật Phục vụ tra cứu:

* Tra cứu theo tiêu chí các trường + Tra cứu nhân viên về hưu

+ Tra cứu nhân viên sắp lên lương + Tra cứu nhân viên hết hạn hợp đồng

3.2.2 Phân tích biểu đồ phân cấp chức năng

Biểu đồ phân cấp chức năng nhằm mô tả hệ thống quản lý, nó cho phép phân rã các chức năng mức cao thành các chức năng chi tiết mức thấp hơn, kết quả được biểu diễn thành 1 cây gồm nhiều mức Cây chức năng cho ta thấy được rõ ràng, dễ hiểu của một hệ thống quản lý.

* Biểu đồ phân cấp chức năng bao gồm:

Chức năng được ký hiệu là hình chữ nhật bên trong có gắn tên nhãn.

Kết nối giữa các chức năng có tính phân cấp được ký hiệu bằng đoạn thẳng Biểu đồ phân cấp chức năng ở hệ thống quản lý này cho ta 4 mức phân cấp chức năng:

Mức 1: Cho biết đối tượng quản lý nhân sự có tên là “ Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự công ty xây dựng An Phước ”.

Mức 2: Thể hiện 3 chức năng chính của hệ thống

*3 “Phân quyền”: Cho phép xóa, thay đổi, cấp mới quyền truy nhập

Mức 3: Thể hiện phân ra 3 chức năng trên đó là cập nhật dữ liệu, báo cáo,phân quyền.

Mức 4: Phân ra chức năng mức 3

Biểu đồ luồng dữ liệu có tính trực quan, các chức năng được nhìn một cách tổng quát Thể hiện tính cấu trúc của phân rã chức năng Nó trình bày hệ thống phải làm gì hơn hệ thống phải làm như thế nào? Sơ đồ này gần giống sơ đồ tổ

Hình 1: Biểu đồ phân cấp chức năng

BIỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

Sơ đồ luồng dữ liệu nhằm diễn tả tập hợp các chức năng của hệ thống, thể hiện mối quan hệ trước sau trong quá trình xử lý và trao đổi thông tin cho nhau Đây là công cụ chính của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và xử lý làm cơ sở để thiết kế, trao đổi dữ liệu.

Sơ đồ phân cấp chức năng mới cho ta biết các phần tử cấu thành của hệ thống xét theo hoạt động chức năng Còn sơ đồ luồng dữ liệu sẽ cho ta biết các chức năng đó liên kết với nhau như thế nào.

Có 3 mức cơ bản:

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh - Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh.

- Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh.

Quy ước biểu diễn các đối tượng trong sơ đồ

- Là động từ + ( bổ ngữ ) Chính là nơi xử lý, nhận truyền dẫn thông tin giữa các chức năng.

< Tên luồng dữ liệu > - Là một danh từ ( có thể + tính từ )

< Tên kho dữ liệu > - Là danh từ + ( tính từ ), là nơi lưu thông tin để có thể truy nhập lại nhiều lần

- Là một chức năng ( hoặc một tập hợp các chức năng ) Có trao đổi thông tin với chức năng khác mà ta đang xét nó không được biểu diễn ra hình

- Là một chức năng ( hoặc một tập hợp các chức năng ) Có trao đổi thông tin với chức năng mà ta đang xét nó được biểu diễn ra hình vẽ

3.3.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

Biểu đồ luồng dữ liệu (BDL)

* BDL Mức khung cảnh:

Biểu đồ cho biết đối tượng chính của đề tài là “Quản lý nhân sự công ty xây dựng An Phước” thể hiện mức 1 của biểu đồ phân cấp chức năng.

Nhân viên

n nhân s công ty xây d ng An Ph c

ng t ch c

Đưa thông tin

Yêu c u thông tin

Yêu c u

l i yêu c u

Hình 2: Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh

<Tên tác nhân ngoài >

* Phân tích:

** Nhìn vào biểu đồ luồng dữ liệu ở mức đỉnh thông tin được lấy từ “Nhân viên” được chuyển vào hệ thống tùy theo loại thông tin thông qua chức năng “Quản lý hồ sơ”.

** Xử lý lưu vào kho “Hồ sơ” hoặc cho vào “Quản lý lương” để xử lý, một mặt dữ liệu vào kho “Lương” và một mặt xử lý thanh toán tiền cho “Nhân viên”.

** Dữ liệu ở kho “Hồ sơ” và “Lương” sẽ được lấy ra gửi cho bộ phận của “Thống kê” để xử lý Bộ phận này sau khi thống kê sẽ lập các bản báo cáo gửi cho “Phòng tổ chức”.

** “Phòng tổ chức” sau khi nhận được báo cáo về tình hình nhân sự và lương sẽ lập nên các yêu cầu và gửi cho hai bộ phận “Quản lý hồ sơ” và “Quản lý lương” để hai bộ phận này thực hiện.

Ngoài ra bộ phận “Tra cứu” sẽ trả lời câu hỏi của “Nhân viên” về tên, tuổi, mức lương, đơn vị… tùy theo các câu hỏi mà bộ phận này sẽ tìm trong kho “Hồ sơ”, kho “Lương”.

3.3.3 Biểu đồ mức dưới đỉnh

Căn cứ vào “Sơ đồ phân cấp chức năng” và “Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh” ta phân tích các chức năng như sau:

a Chức năng quản lý hồ sơ

Hình 4: Chức năng quản lý hồ sơ

Thông tin của nhân viên được dựa vào hệ thống sẽ qua “Quản lý hồ sơ” để phân loại:

* Nếu phòng tổ chức yêu cầu thêm một nhân viên mới vào hệ thống thì chức năng “Thêm mới thông tin” sẽ được sử dụng Sau khi thêm đầy đủ các thông tin cần thiết thì chức năng “Thêm mới thông tin” sẽ lưu thông tin mới vào kho “Hồ sơ”.

* Nếu phòng tổ chức yêu cầu sửa đổi hồ sơ nhân viên nào đó thì sửa đổi cho phù hợp Chức năng “Sửa đổi thông tin” lúc đó sẽ làm việc này Sau khi sửa đổi, thông tin sẽ được lưu vào trong kho “Hồ sơ”.

* Còn nếu đó là thông tin thông báo nhân viên đã ra khỏi hệ thống và không còn liên quan đến hệ thống nữa thì hủy hồ sơ Chức năng “Xóa bỏ thông tin” sẽ được thực hiện.

b Chức năng quản lý lương

Hình 5: Sơ đồ chức năng quản lý lương

* Sau khi nhập những thông tin cần thiết liên quan đến lương như: hệ số lương, bậc lương, ngạch lương của mỗi nhân viên, thông qua chức năng “Thêm mới thông tin” thì thông tin sẽ được lưu vào kho “Lương”.

* Nếu phòng tổ chức có sự thay đổi thông tin liên quan đến lương nhân viên thì thông qua chức năng “Sửa đổi thông tin” thông tin sẽ được lưu vào kho “Lương”.

* Còn nếu đó là thông tin thông báo nhân viên đã ra khỏi hệ thống và không còn liên quan đến hệ thống nữa thì chức năng “Xóa bỏ thông tin” sẽ được thực hiện.

c Chức năng tra cứu

Đưa thông tin

Đưa thông tinYêu cầu

Hình 6: Sơ đồ chức năng tra cứu

* Hàng tháng muốn tra cứu nhân viên nào được lên lương thì chức năng “Lên lương” sẽ lấy thông tin từ trong kho “Lương” để trả lời.

* Hàng tháng muốn tra cứu nhân viên nào hết hạn hợp đồng thì chức năng “Tra cứu nhân viên hết hạn hợp đồng” sẽ lấy thông tin từ trong kho “Hợp đồng” để trả lời.

* Hàng năm muốn tra cứu nhân viên nào đến tuổi về hưu thì chức năng “Tra cứu nhân viên về hưu” sẽ lấy thông tin từ trong kho “Hồ sơ” để trả lời.

d Chức năng thống kê

Phòng tổ chức

Báo cáo lương nhân viên

Báo cáo nhân viên hết hạn

Báo cáo nhân viên về hưu

Báo cáo hồ sơ nhân viênHồ sơĐưa báo cáo

Đưa báo cáo

Đưa báo cáo

Đưa báo cáoĐưa thông tin

Đưa thông tin

Đưa thông tin

Đưa thông tin

Đưa thông tin

Hình 7: Sơ đồ chức năng thống kê

* Dữ liệu lấy từ kho “Hồ sơ”, kho “Lương”, kho “Hợp đồng”, kho “Khen thưởng” và kho “Kỷ luật” chuyển qua cho các chức năng “Báo cáo hồ sơ nhân viên”, “Báo cáo lương nhân viên”, “Báo cáo nhân viên lên lương”, “Báo cáo nhân viên về hưu”, “Báo cáo nhân viên hết hạn hợp đồng”, “Báo cáo khen thưởng, kỷ luật” để xử lý khi có yêu cầu Sau đó gửi lại các báo cáo cho phòng tổ chức.

Chương 4

THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ NHÂN SỰCÔNG TY XÂY DỰNG AN PHƯỚC 4.1 THIẾT KẾ QUAN NIỆM

Việc thiết kế hệ thống là sự mô tả hình thức đầu tiên toàn vẹn hệ thống thông tin mà trong đó tất cả các dữ liệu vào, ra được sử dụng bởi hệ thống thông tin được mô tả cùng với các quy trình hướng dẫn những phát triển này Dựa trên việc phân tích dữ liệu, trên sơ đồ luồng thông tin để tạo thành các thực thể Thực thể đó là một hình ảnh cụ thể hoặc trừu tượng mô tả thời gian thực và trong mỗi thực thể phải xác định các thuộc tính của nó.

q Bảng bảo hiểm xã hội (BHXH)

4.2 MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BẢNG

4.2.1 Mối quan hệ giữa bảng HSNV và các bảng khác

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Chucvu (Chức vụ) là n – 1 tức là:

+ Một chức vụ có thể do nhiều nhân viên nắm giữ.+ Một nhân viên chỉ có thể nắm giữ một chức vụ

+ Một dân tộc có nhiều nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Tongiao (Tôn giáo) là n – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể thuộc một tôn giáo+ Một tôn giáo có nhiều nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Phongban (Phòng ban) là n – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể thuộc một phòng ban+ Một phòng ban có rất nhiều nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Chuyenmon (Chuyên môn) là n – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể có một chuyên môn+ Một chuyên môn có rất nhiều nhân viên biết

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Ngoaingu (Ngoại ngữ) là n – n tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể biết nhiều ngoại ngữ+ Một ngoại ngữ có rất nhiều nhân viên biết

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Tinhthanh (Tỉnh thành) là n – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có thể ở một tỉnh thành+ Một tỉnh thành có rất nhiều nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Hopdong (Hợp đồng) là 1 – n tức là:

+ Một nhân viên có thể có nhiều hợp đồng lao động+ Một hợp đồng lao động chỉ dành cho một nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và BHXH (Bảo hiểm xã hội) là 1 – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có một sổ bảo hiểm xã hội

+ Một sổ bảo hiểm xã hội chỉ dành cho một nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và BHYT (Bảo hiểm y tế) là 1 – 1 tức là:

+ Một nhân viên chỉ có một sổ bảo hiểm y tế

+ Một sổ bảo hiểm y tế chỉ dành cho một nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Quatrinhcongtac (Quá trình công

+ Một quá trình công tác chỉ dành cho một nhân viên

 Quan hệ giữa HSNV (Hồ sơ nhân viên) và Soluong (Sổ lương) là 1 – n tức là:

+ Một nhân viên có thể có nhiều sổ lương+ Một sổ lương chỉ dành cho một nhân viên

4.2.2 Mối quan hệ giữa các bảng khác

 Quan hệ giữa Soluong (Sổ lương) và BHXH (Bảo hiểm xã hội) là 1 – 1 tức là:

+ Một sổ lương chỉ có thể có một sổ bảo hiểm xã hội+ Một sổ bảo hiểm xã hội chỉ dành cho một sổ lương

Quan hệ giữa Soluong (Sổ lương) và BHYT (Bảo hiểm y tế) là 1 – 1 tức là:

+ Một sổ lương chỉ có thể có một sổ bảo hiểm y tế+ Một sổ bảo hiểm y tế chỉ dành cho một sổ lương

4.3 THIẾT KẾ LOGIC

Dựa trên cơ sở dữ liệu quan niệm đã xây dựng, thực hiện các bước chuẩn hóa và chỉnh lý các thực thể để tránh tình trạng các dữ liệu không trùng lặp nhau, tạo nên mối quan hệ giữa các thực thể với nhau và giải tỏa các mối quan hệ 1-1, n-n thành các mối quan hệ 1-n, n-1 Chuẩn hóa là cơ sở để thiết kế cơ sở dữ liệu vì

giá trị cung cấp một định danh duy nhất cho một dòng trị trong bảng: Không có hai thực thể nào trong một kiểu thực thể có cùng khóa.

Quá trình chuẩn hóa bao gồm việc áp dụng 3 quy tắc kiểm tra liên tiếp nhau: * Nếu danh sách các kiểu thực thể qua được quy tắc kiểm tra thứ nhất thì nó được gọi là dạng chuẩn nhất (1NF).

* Nếu nó qua được quy tắc kiểm tra thứ hai thì nó được gọi là dạng chuẩn hai (2NF).

* Nếu nó qua được quy tắc kiểm tra thứ ba thì nó được gọi là dạng chuẩn ba (3NF), và dạng đầy đủ này được xem như là đã chuẩn hóa đầy đủ.

** Chuẩn hóa 1: Giải tỏa dữ liệu bị lặp: Đầu tiên ta phải kiểm tra các thuộc tính của tất cả các thực thể, nếu có thuộc tính nào còn ở dạng phức hợp thì phải phân chia các thuộc tính đó thành các thuộc tính nguyên tố.

** Chuẩn hóa 2: Giải tỏa dữ liệu chỉ phụ thuộc vào một phần của trường khóa chính Xác định các phụ thuộc hàm giữa các thuộc tính trong từng thực thể, từ đó xác định khóa cho từng thực thể Nếu thực thể nào chưa có khóa thì ta thêm thuộc tính vào.

** Chuẩn hóa 3: Giải tỏa dữ liệu không phụ thuộc vào trường khóa chính Để đưa các thực thể về dạng chuẩn 3, ta tiến hành loại bỏ các phụ thuộc hàm không sơ đẳng và các phụ thuộc hàm bắc cầu Với các phụ thuộc hàm không sơ đẳng hay các phụ thuộc hàm bắc cầu thì các thuộc tính tương ứng đều bị tách rời khỏi thực thể cũ để tạo thành các thực thể còn lại sẽ ở dạng chuẩn 3.

4.3.1 Bảng NgoaiNgu (Bảng ngoại ngữ)

4.3.2 Bảng TDVH (Bảng trình độ văn hóa)

2 TenTDVH Text 30 Tên trình độ văn hóa

4.3.3 Bảng PhongBan (Bảng phòng ban)

4.3.4 Bảng ChucVu (Bảng chức vụ)

3 Phucap Number Interger Mức phụ cấp

4.3.5 Bảng ChuyenMon (Bảng chuyên môn)

4.3.6 Bảng DanToc (Bảng dân tộc)

4.3.7 Bảng TonGiao (Bảng tôn giáo)

4.3.8 Bảng Hopdong (Bảng hợp đồng lao động)

4 Ngaylam Date/time ShortDate Ngày làm 5 Ngaybd Date/time ShortDate Ngày bắt đầu 6 Ngaykt Date/time ShortDate Ngày kết thúc

4.3.9 Bảng LuongCB (Bảng lương cơ bản)

2 LuongCB Number Long Integer Lương cơ bản

4.3.10 Bảng Ngachluong (Bảng ngạch lương)

4.3.11 Bảng Tinhthanh (Bảng tỉnh thành)

2 Tentinhthanh Text 30 Tên tỉnh thành

4.3.12 Bảng Bacluong (Bảng bậc lương)

3 Mangach Text 10 Mã ngạch lương (khóa ngoại)

4.3.13 Bảng BHXH (Bảng bảo hiểm xã hội)

3 TLtrich Number Integer Tỉ lệ trích 4 Ngaycap Date/time ShortDate Ngày cấp

4.3.14 Bảng BHYT (Bảng bảo hiểm y tế)

3 MucBHYT Number Integer Tỉ lệ trích 4 Ngaycap Date/time ShortDate Ngày cấp

4.3.15 Bảng Khenthuong (Bảng khen thưởng)

4 Tienthuong Number Long Integer Tỉ lệ thưởng

4.3.16 Bảng Kyluat (Bảng kỷ luật)

4 Mucphat Number Long Integer Tỉ lệ phạt

4.3.17 Bảng Quatrinhcongtac (Quá trình công tác)

4 Ngaylam Date/time ShortDate Ngày làm

4.3.18 Bảng Soluong (Sổ lương)

3 Ngaycap Date/time ShortDate Ngày cấp

6 Luong Number Long Integer Lương thực lĩnh

4.3.19 Bảng HSNV (Hồ sơ nhân viên)

3 Ngaysinh Date/time ShortDate Ngày sinh

20 Ngaydoan Date/time ShortDate Ngày vào đoàn

22 Ngaydang Date/time ShortDate Ngày vào đảng

4.3.20 Mô hình liên kết thực thể E – R (Entity - Relationship)