Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán với nhà cung cấp Ngày nay, âm thanh, hình ảnh và ánh sáng dường như đã trở thành những hạng mục không thể không có khi tổ chức bất kì sự kiện nào. Đó là những yếu tố bạn nhất thiết phải có nhưng vấn đề nằm ở chỗ là bạn là không thể biết chính xác bạn phải trả bao nhiêu cho chúng! Và điều đó càng khó hơn khi giá cả luôn có sự chênh lệch giữa các nhà cung ứng. Liệu những điều đó sẽ nằm ngoài tầm tay của bạn? Warren K. Kong, creative/technical director tại công ty Orlando, Fla based Chameleon Designs LLC sẽ cung cấp cho bạn một số lời khuyên giúp bạn “cầm chắc tay lái” hơn trên con thuyền đàm phán với nhà cung ứng trong lĩnh vực này. Lựa chọn nhà cung ứng: Đầu tiên, bạn phải nhận ra rằng những dịch vụ mà bạn sắp sửa nhận được chính là những thứ mà khách hàng của bạn sẽ nhận được. Do vậy, hãy lựa chọn nhà cung ứng của bạn thật cẩn thận bởi không ai muốn mất khách hàng của mình cả. Một ê-kíp đáng tin cậy, có kinh nghiệm và kiến thức chuyên môn sẽ là người đồng hành tuyệt vời của bạn, giúp bạn ghi điểm trong mắt khách hàng. Trước đó, cuộc đàm phán với nhà họ sẽ là chìa khoá để dẫn bạn tới việc tổ chức một sự kiện thành công. Và chất lượng cũng là vấn đề chính yếu trong buổi đàm phán này. Bạn nên nhớ một điều rằng, đòi hỏi họ cho bạn một cái giá không thể thấp hơn cũng chưa hẳn là tốt, vì như vậy có nghĩa là bạn sẽ có thêm một vấn đề đau đầu – giá cả là thấp nhất nhưng sự kiện bạn tổ chức cũng phải đạt được những hiệu ứng về ánh sáng, âm thanh, hình ảnh hoàn hảo. Do đó, khi bạn nhận được một bảng báo giá với “quá nhiều con số 0”, thì đôi lúc có lẽ bạn sẽ không có sự lựa chọn nào khác ngoài việc chấp nhận để đảm bảo các hiệu ứng sẽ theo ý của mình. Tất nhiên, không phải công ty nào cũng có khả năng chi trả như vậy; đối với những sự kiện có một khoản ngân quỹ eo hẹp thì chiến lược đàm phán “cứng” là không thể tránh khỏi. Hãy chú ý đến những thiết bị mà bạn đang sở hữu, và đảm bảo là bạn sẽ tận dụng tối đa công suất của chúng trong sự kiện của bạn. Chất lượng hay giá cả? Luôn chuẩn bị cho mình một phương án thay thế sẽ giúp bạn tự tin hơn khi đàm phán. Thêm vào đó, nếu bạn đang có một thiết bị nào đó cần thiết cho tổ chức sự kiện mà đối phương phải đi thuê lại, thì đó sẽ là một cơ hội tốt để bạn đòi hỏi cái giá mình muốn. Đôi khi, bạn phải thông cảm cho nhà cung ứng nếu như cái giá họ đưa ra là khá cao, bởi khi thuê lại thiết bị của một bên nào khác thì chắc chắn phần thiệt sẽ thuộc về người sử dụng cuối cùng. Khi đàm phán, bạn hãy nhớ hỏi người đại diện liệu có thiết bị nào họ phải thuê lại không, nếu có thì tại sao?. Những câu hỏi đơn giản như thế này có thể giúp cả hai bên giải quyết vấn đề, cũng như mang lại kết quả win- win. Nếu câu trả lời của họ là có thì hãy liệt kê những thiết bị của bạn có tính năng tương tự và đề nghị với họ việc sử dụng chúng, nhằm tiết kiệm chi phí. Và trên hết, khi sử dụng chiến lược này bạn hãy luôn nhớ rằng chất lượng phải luôn là ưu tiên hàng đầu. Đừng sa quá sâu vào cái bẫy giá cả! Hãy cho các đối tác thấy tiềm năng của bạn! Chỉ bằng cách hé lộ một ít thông tin về những sự kiện trong tương lai bạn sắp đảm trách, bạn đã có một chiêu hữu hiệu nhằm gây sự chú ý cho đối tác cũng như nâng cao vị trí của bạn trên bàn đàm phán. Chính điều này sẽ biến bạn thành một khách hàng đầy triển vọng đối với các nhà cung ứng, và tất nhiên bạn sẽ có nhiều quyền lợi hơn khi thảo luận về giá. Thêm vào đó, đây cũng là một cơ hội để bạn củng cố mối quan hệ với đối tác, một khi bạn đạt được mối quan hệ thân thiết với bên cung ứng thì bạn đã có được những nhà cung ứng hiểu bạn, cũng như củng cố vị trí của bạn trên thị trường đầy rủi ro này. Mô hình “One stop shop”(tạm dịch là “cửa hàng một điểm đến”) Với sự “hỗn loạn” về giá cả cho phần âm thanh và ánh sáng thì có nhiều công ty sản xuất lựa chọn các nhà cung ứng đi theo mô hình One stop shop để giải quyết tất cả các vấn đề trên, như vậy họ không phải lo lắng về từng chi tiết quá nhiều. Tuy nhiên, đừng quên giai đoạn khảo sát trước các công ty này trước khi họ trở thành người hợp tác với bạn nhé! Trước tiên, bạn phải nhận thức được điều mình muốn mang lại cho khách hàng, vì thực sự mỗi dịch vụ bạn nhận được tại hình thức cung cấp “cửa hàng một điểm đến” này đều đã được tính vào chi phí; bằng cách đến đó để quan sát, bạn sẽ có nhiều thông tin hơn cho việc lựa chọn của bạn, bạn sẽ biết liệu nó có hay không những dịch vụ bạn cần. Nếu thực sự là ở đó có thể đáp ứng mọi nhu cầu của bạn thì đừng quên xem xét các khoản về máy móc, thiết bị, tình hình bảo dưỡng chúng và các chuyên gia tại đó để tư vấn cho bạn. Nếu hinh thức cung cấp này không có những gì vừa nêu ở trên, thì khả năng rất lớn là họ có được những mối quan hệ làm ăn với các nhà cung cấp thiết bị cỡ địa phương và cỡ quốc gia. Những công ty như thế này có doanh thu rất cao nhờ đi thuê các thiết bị với giá thấp rồi cho thuê lại. Nếu như biết cách tận dụng các mối quan hệ này thì bạn đã đạt được một món hời lớn khi sử dụng dịch vụ của các công ty theo mô hình “one-stop shop”. Đến những thời điểm cần thiết, thì mô hình này sẽ là một sự lựa chọn khôn ngoan cho bạn, cụ thể đó là khi bạn tổ chức những sự kiện không cần quá nhiều máy móc phức tạp, “one-stop shop” sẽ là giải pháp tối ưu. Nhưng nếu bạn e ngại là sẽ xảy ra sự cố (dù lớn hay nhỏ) đối với các thiết bị dễ ảnh hưởng đến sự kiện thì tôi khuyên bạn nên chọn một giải pháp khác. Tầm cỡ của nhà cung ứng liệu có quan trọng? Bằng cách chọn những hiệu quảng cáo nhỏ chuyên biệt về một lĩnh vực nào đó như âm thanh, ánh sáng, mặc dù có thể khiến bạn gặp rắc rối lúc đầu nhưng lại giúp bạn tiết kiệm tiền về lâu về dài. Một ưu điểm nữa khi bạn lựa chọn nhà cung ứng này, đó là sự quan tâm của họ dành cho khách hàng rất sâu sắc, nên họ sẽ đặc biệt thấu hiểu nhu cầu của bạn. Nhưng chúng ta không thể quên một điểm yếu của họ, đó là chất lượng thiết bị họ cung cấp không thể nào sánh kịp với các công ty lớn. Mặt khác, các nhà cung ứng lớn tưởng như giá họ đưa ra ban đầu so với các nhà cung ứng nhỏ là tốt hơn, nhưng thực ra khi bạn chọn các đối tác này, bạn sẽ rất khó tiến sâu vào việc thoả thuận để có một cái giá phù hợp hơn. Do vậy, dù bạn có chọn ai trong số họ để cung cấp dịch vụ và thiết bị cho bạn thì họ cũng đều có những ưu và nhược điểm, bạn chỉ cần nhớ một điều đó là một mối quan hệ thật sự và đáng tin cậy mới là thứ bạn cần quan tâm. Giải quyết các vấn đề về trục trặc kỹ thuật Bạn nghĩ sao nếu đưa thêm vào đội ngũ của mình một công ty hoặc người giám sát về kỹ thuật? Chắc chắn rồi, cho dù việc này có thể làm bạn mất thêm một khoản nữa, nhưng nó sẽ chả thấm vào đâu so với cả đống tiền và thuốc trị nhức đầu mà bạn sẽ nhận lấy nếu không có bộ phận này. Bạn cần họ để đảm bảo là bạn không bị mua hớ bất kì thiết bị nào, đồng thời bạn còn có thể khai thác mối quan hệ mà họ có với nhiều nhà cung cấp khác; thêm vào đó, họ cũng sẽ đảm bảo là cho bạn không có bất cứ rắc rối nào với pháp luật nào tại nơi mà bạn tổ chức. Một điều quan trọng nữa đó là bộ phận kĩ thuật sẽ đưa ra những câu hỏi sâu sát hơn về lĩnh vực này cho khách hàng mà có lẽ người ngoài ngành sẽ không nghĩ đến, do vậy họ sẽ giúp bạn có những phương án tối ưu, tiết kiệm chi phí mà tránh những rắc rối không cần thiết. Tóm lại, đàm phán với các nhà cung ứng thiết bị nghe nhìn, thiết bị ánh sáng, hiệu ứng…luôn là một thử thách không nhỏ đối với những người tổ chức sự kiện. Nhưng với một số hiểu biết nhất định về lĩnh vực này thì sẽ không quá khó để bạn chi một khoản hợp lí cho nó nhưng vẫn có được những hiệu ứng như mong muốn. . Để đạt được giá tốt nhất khi đàm phán với nhà cung cấp Ngày nay, âm thanh, hình ảnh và ánh sáng dường như đã trở thành những hạng mục không thể không có khi tổ chức bất kì. thiết bị họ cung cấp không thể nào sánh kịp với các công ty lớn. Mặt khác, các nhà cung ứng lớn tưởng như giá họ đưa ra ban đầu so với các nhà cung ứng nhỏ là tốt hơn, nhưng thực ra khi bạn chọn. vào đó, đây cũng là một cơ hội để bạn củng cố mối quan hệ với đối tác, một khi bạn đạt được mối quan hệ thân thiết với bên cung ứng thì bạn đã có được những nhà cung ứng hiểu bạn, cũng như củng