Báo cáo thực tập tốt nghiệp Đề tài " Hoàn thiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phịng Trường ĐHBK Hà Nội " Đinh Thị Hồi MSSV: 504403024 Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤCLỤC LỜIMỞĐẦU CHƯƠNGI LÝLUẬNCHUNGVỀCƠNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ I LÝLUẬNCHUNGVỀCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Khái niệm cơng tác văn phòng .4 Chức nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng 2.2 Nhiệm vụ văn phòng II LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.3 Tổ chức công tác văn thư 11 1.4 Yêu cầu công tác văn thư .12 1.5 Vị trí vàý nghĩa cơng tác văn thư 12 Công tác lưu trữ 14 2.1 Khái niệm công tác lưu trữ 14 2.2 Nội dung nhiệm vụ công tác lưu trữ .14 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 20 CHƯƠNG II HIỆNTRẠNGCƠNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮTRONGVĂNPHỊNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI I.KHÁIQTCHUNGVỀTRƯỜNGDHBKHÀNỘI Quá trình hình thành phát triển 21 Tình hình hoạt động chung 21 2.1 Định hướng chiến lược .21 2.2 Tình hình hoạt động 24 2.3 Nhiệm vụ trọng điểm 25 2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.4 Nhận xét chung vềĐHBK Hà nội .25 2.5 Kết quảđạt 26 II HIỆNTRẠNGCƠNGTÁCPHỊNG Chức nhiệm vụ văn phòng 31 1.1 Chức văn phòng 31 1.2 Nhiệm vụ văn phòng 31 Tình hình hoạt động phịng hành – tổng hợp 31 III HIỆNTRẠNGCƠNGTÁCVĂNTHƯ LƯUTRỮTRONGVĂNPHỊNGTRƯỜNGĐHBK HÀNỘI Cơng tác văn thư 35 1.1 Công tác tiếp nhận va xử lý văn đến 35 1.2 Tổ chức quản lý xử lý văn 37 1.3 Tổ chức quản lý hồ sơ sách tài liệu 38 1.4 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 38 1.5 Sử dụng công nghệ thông tin công tác vă thư 38 Công tác lưu trữ 40 2.1 Quản lý công tác lưu trữ .40 2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ .41 CHƯƠNG III MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHỒNTHIỆNCƠNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮTRONGVĂNPHỊNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI I MỘTSỐKIẾNNGHỊVỀCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Về cấu tổ chức 42 chức năng, nhiệm vụ văn phòng .42 việc bố trí văn phòng 42 công tác thông tin 43 công tác hậu cần 43 II MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHỒNTHIỆNCƠNGTÁCVĂNTHƯ LƯUTRỮ Ưu điểm 44 3 – Báo cáo thực tập tốt nghiệp Tồn 45 Một số giải pháp 46 KẾTLUẬN 49 Tài liệu tham khảo 4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜIMỞĐẦU Cuộc cách mạng khoa học công nghệ với thành tựu thần kỳ với xu toàn cầu hoá kinh tếđang tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, văn hố, xã hội sở, vùng miền quốc gia Thông tin kinh tế đại kịp thời đáp ứng để sở, tổ chức hoạt động sáng tạo nhằm đạt chất lượng, hiệu cao trình CNH, HĐH đất nước Như vấn đề xúc mà mà loại hình sở: Cơ quan, đơn vị, doanh nghiệp, xã, phường, đơn vị lực lượng vũ trang phải giải nâng cao chất lượng hoạt động văn phịng, cơng tác thơng tin ởđơn vị Việc củng cố hồn thiện tổ chức hoạt động văn phòng để trợ giúp đắc lực công tác thông tin cho quản lýđang trở thành nhu cầu thiết xã hội Nền kinh tế Việt Namđang phát triển bước hội nhập kinh tế tri thức, cơng tác văn phịng nhiệm vụ then chốt quan, đơn vịđể bảo đảm, cung cấp đầy đủ kịp thời thông tin có chất lượng cho q trình quản lý Để thu nhận, xử lý, quản lý sử dụng thông tin tốt điều kiện nay, đơn vị sở phải tăng cường đầu tư trang thiết bị công nghệ đại, vừa phải thường xuyên bồi dưỡng kiến thức chuyên môn vềnghiệp vụ văn phòng cho cán nhân viên văn phòng Một nhiệm vụ vàđặc biệt quan trọng văn phịng cơng tác Văn thư – lưu trữ , nhằm mục đích đảm bảo thơng tin chủ trương, đường lối Đảng, quản lý vàđiều hành Nhà nước Các văn hình thành công tác lãnh đạo, chỉđạo hoạt động ngành, đơn vị nghành phương tiện thiết yếu giúp cho hoạt động ngành, quan đạt hiệu cao Qua chuyến thực tập Trường ĐHBK Hà Nội giúp em cóđược kiến thức thực tế nhìn cơng tác văn phịng Qua 5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp tìm hiểu tình hình thực tế cơng tác văn phịng Trường ĐHBK Hà Nội, em chọn đề tài “Hồn thiện cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phòng Trường ĐHBK Hà Nội” làm đề tài cho báo cáo chuyên đề mình.Đây kiểu đề tài mà từ trước tới đãcó nhiều cơng trình nghiên cứu Song Trường ĐHBK Hà Nội với hoạt động mang tính chất đặc thù chưa có đề cập đến Do em mạnh dạn chọn để làm báo cáo chuyên đề cho mình, giải vấn đề em muốn đóng góp phần nhỏ bé bước đầu nghiên cứu, tổ chức công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội, đồng thời góp phần vào việc xem xét tổ chức hoạt động văn thư- lưu trữở quan khác nói chung Hiện công tác Văn thư – lưu trữ văn phòng ĐHBK Hà Nội tồn điểm bất cập, bất cập vừa ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách quan mang lại Nghiên cứu công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội nhằm đánh giá thực trạng hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội vàđưa số kiến nghị, biện pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữtại Trường cho phù hợp với đặc điểm tình hình hoạt động chung Qua em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới Thầy giáo Trần Văn Giáđã nhiệt tình giúp đỡ vàđộng viên em để hồn thành tốt Báo cáo chuyên đề Em xin trân trọng cảm ơn ban lãnh đạo Nhà trường, toàn thể phịng Hành – Tổng hợp Trường ĐHBK Hà Nội nhiệt tình dẫn tạo điều kiện thuận lợi suốt thời gian thời gian em thực tập Trường Em xin chân thành cảm ơn 6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Nội dung nghiên cứu đề tài lời mởđầu kết luận báo cáo trình bày theo chương sau: Chương I:Một số lý luận công tác Văn thư – lưu trữ Chương II:Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBKHà Nội Chương III:một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Do tính chất đề tài nghiên cứu, ứng dụng vào thực tiễn đề tài này, ngồi việc quan sát thực tế q trình hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội, mặt hoạt động văn phòng Trường, em sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp tổng hợp thống kê - Phương pháp phân tích minh hoạ lý luận số liệu - Phương pháp quan sát thực tế trình hoạt động Trường ĐHBK Hà Nội Từđóđem so sánh lý luận đãđược học với thực tiễn vàđưa sốđề xuất với hy vọng tài liệu tham khảo Trường ĐHBK Hà Nội 7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNGI MỘTSỐLÝLUẬNVỀCƠNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ I LÝLUẬNCHUNGVỀCƠNGTÁCVĂNPHỊNG Khái niệm cơng tác văn phịng Cơng tác văn phịng thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt động tổ chức Xem xét theo quan điểm hệ thông thì: ởđầu vào bao gồm hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức, quản lý, sử dụng toàn hoạt động thơng tin kinh tế, trị xã hội, hành chính, mơi trường v.v… Theo phương án sử dụng khác nhằm thu kết tối ưu hoạt động đơn vị Còn ởđầu cơng tác văn phịng hoạt động phân phối, truyền tải, thu xử lý thông tin phản hồi nội bên đơn vị theo yêu cầu lãnh đạo Toàn hoạt động góp phần hồn thiện bước cơng tác tổ chức điều hành đơn vị, giúp lãnh đạo định xác có hiệu cao cho đơn vị Chức năng, nhiệm vụ văn phòng 2.1 Chức văn phòng Văn phòng thực thể tồn khách quan tồn thực thể nào, thông qua mối quan hệđặc trưng với mơi trường mà tồn Hay nói cách khác văn phịng có lý tồn độc lập tương đối tổ chức, đơn vị khác phương diện tự nhiên phương diện xã hội Theo khái niệm văn phịng văn phịng có chức sau Chức tham mưu Chức tổng hợp Chức hậu cần 8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp 2.2 Nhiệm vụ cơng tác văn phịng a Xây dựng tổ chức thực quy chế hoạt động quan, đơn vị b Xây dựng quản lý chương trình kế hoạch hoạt động quan đơn vị c Thu, nhập, xử lý, sử dụng, quản lý thông tin d Trợ giúp văn e Bảo đảm yếu tố vật chất, tài cho hoạt động quan, đơn vị f Củng cố tổ chức máy văn phịng g Duy trì hoạt động thường nhật văn phòng h áp dụng tiến khoa học – kỹ thuật để ln đổi hồn thiện nghiệp vụ văn phịng tồn hoạt động tổ chức II LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁC VĂNTHƯ – LƯUTRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác quản lý quan nhà nước, tổ chức trị, kinh tế, xã hội, đợn vị vũ trang Là tồn cơng việc xây dựng văn ban hành văn bản, tổ chức quản lý giải văn hình thành hoạt động quan Các văn hình thành công tác văn thư phương tiện thiết yếu cho hoạt động quan đạt hiệu 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư a Nội dung công tác văn thư Nội dung công tác văn thư công tác liên quan đến công tác quản lý giải văn quan, đơn vị thường bao gồm nội dung sau: - Tiếp nhận giải văn đến - Tổ chức giải quản lý văn 9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Tổ chức quản lý văn mật quan - Tổ chức quản lý tài liệu hồ sơ quan - Tổ chức quản lý sử dụng dấu * Tiếp nhận giải văn đến: Văn bản, tài liệu, thư từ mà quan nhận từ nơi khác gửi đến gọi tắ “Văn đến” Công tác tổ chức, giải quản lý văn đếnđược thực theo nguyên tắc: Mọi văn bản, giấy tờđến quan phải qua phận văn thư, phận có nhiệm vụ vào sổ, quản lý thống yêu cầu xử lý nhanh chóng, xác, giữ bí mật Văn đến quan, đơn vịđều phải qua văn phòng trưởng phịng hnàh xem xét trước phân phối cho đơn vị cá nhân giải Việc tổ chức, tiếp nhận giải văn đếnđược thực theo bước sau: Bước 1: Sơ phân loại văn Bước 2: Bóc bì văn Bước 3: Đóng dấu đến, ghi sổđến ngày đến vào văn Bước 4: Vào sổ chuyển giao văn đến Bước 5: Giải theo dõi việc giải văn đến Văn vào sổ theo mẫu sau Số văn Ngày Nơi gửi Số, Ngày, trích văn VB ký tháng hiệu VB đến đến …… …… ……… … 10 Nơi Ký Ghi yếu nội hồ sơ nhận nhận dung văn VB VB Lưu 10 …… … …… …… ……… …… …… 10 10 … … Báo cáo thực tập tốt nghiệp BẢNGTHỐNGKÊTÀILIỆULƯUTRỮCÔNGVĂNĐẾNVÀCÔNGVĂNĐICỦATRƯỜN GĐHBK HÀ NỘITRONG NĂMGẦNĐÂY (2004- 2006) Số lượng công văn đến từ Năm Số lượng công văn Các đơn vị Liên Bộ GD&ĐT, từ Các đơn vị liên Lưu hành nội CP, TTCP kết trường 2004 46 456 1876 532 2005 48 568 1988 658 2006 54 626 2079 709 kết, Bộ GD&ĐT,CP Công tác lưu trữ Tài liệu lưu trữ chức bảo tồn vật chất mang ý nghĩa lịch sử, văn hoá khác Nó cịn có chức dùng để tra cứu phục vụ nghiên cứu khai thác cần thiết Vì việc phân loại tài liệu phải đảm bảo tính khoa học tạo điều kiện tốt cho yêu cầu Trong năm qua phận lưu trữ trường ĐHBK Hà nội đãđạt thành tích sau: - Tiếp nhận văn nhanh gọn, chủng loại hồ sơ, tài liệu có qua phận văn thư xử lý - Thường xuyên kiểm tra phân loại tài liệu có thời hạn vĩnh viễn xếp theo hộp lưu trữ - Thực đảo chuyển, phun thuốc chống mối mọt bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định - Thanh lý xử lý tài liệu hạn sử dụng theo quy định đơn vị 2.1 Quản lý công tác lưu trữ Trong quan tuỳ theo chức nhiệm vụ cơng việc màđiều hành quản lý có đặc thù riêng, tài liệu lưu trữ phản ánh đặc điểm nhiệm vụđó 45 45 45 Báo cáo thực tập tốt nghiệp + Xác định cấu trúc phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ Hệ thống tài liệu lưu trữ trường ĐHBK Hà nội phân theo công dụng tài liệu lưu trữ chi tiết tới tên loại tài liệu Nguyên tắc chung phân theo ngành – thời gian, chi tiết gồm:Khối – nhóm – ngành – thời gian Khối phản ánh nguồn tài liệu Nhóm phản ánh loại hình tài liệu Ngành phản ánh đơn vị chuyên môn thuộc Trường ĐHBK Hà nội quản lý Thời gian tính theo năm + Sử dụng mã danh mục tài liệu lưu trữ Cấp khối: Phản ánh nguồn tài liệu vàđến trường Cấp nhóm: Từ nguồn hình thành tài liệu, văn phân cơng nhóm, hình thức văn gồm văn pháp quy văn khác Cấp nghành: Có nghiệp vụ chuyên ngành nắm tình hình lĩnh vực thuộc chuyên ngành khác Cấp thời gian: Đây yếu tố quan trọng gắn với tất kiện, phát sinh văn Trong phân loại hệ thống danh mục tài liệu lưu trữ, thời gian yếu tố thiếu để xếp phục vụ tra cứu 2.2 Bảo quản tài liệu lưu trữ Công tác bảo quản tài liệu lưu trữbao gồm cơng việc sauđây: Phịng ngừa, phịng hỏng phục chế tài liệu lưu trữ Tạo điều kiện tốt kéo dài tuổi thọ tài liệu lưu trữ Bảo đảm giữ gìn trạng thái lý hoá tài liệu lưu trữ Sắp xếp tài liệu kho cách khoa học, quản lý việc xuất, nhập tài liệu theo quy định chặt chẽ Kiểm tra tình trạng tài liệu thường xuyên, lập phơng thay tài liệu có giá trịđặc biệt 46 46 46 Báo cáo thực tập tốt nghiệp CHƯƠNG III MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHỒNTHIỆNCƠNGTÁCV ĂNTHƯ – LƯUTRỮTRONGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI I MỘTSỐKIẾNNGHỊVỀCƠNGTÁCVĂNPHỊNGTẠITRƯỜNGĐHBK HÀNỘI Về cấu tổ chức: Văn phòng trường ĐHBK Hà Nội có cấu tổ chức văn phịng chức Từng chức nghiệp vụđược tách riêng quan phòng ban đảm nhận Cán nhân viên ởđây người am hiểu chuyên môn, thành thạo nghiệp vụ phạm vi quản lý Tuy nhiên với kiểu cấu có nhược điểm vi phạm nguyên tắc tập trung dân chủ Người thừa hành nhận hành động lúc nhiều mệnh lệnh Đặc biệt mệnh lệnh đưa bị mâu thuẫn chồng chéo lên Về chức nhiệm vụ: Là đơn vị hành nghiệp nên văn phịng khác với văn phòng đơn vị doanh nghiệp khác chức nhiệm vụ Chức chủ yếu văn phòng Trường ĐHBKHN tổng hợp hậu cần; thực nghiệp vụ chuyên môn như: Công tác văn thư, lưu trữ, tổng hợp thông tin công tác hậu cần Về việc bố trí văn phịng: Gồm việc bố trí phịng Trưởng phịng phịng cho phận chức Phòng làm việc trang bị phương tiện máy móc như: máy photocoppy, máy fax, điện thoại, máy in…vàđược đặt vị trí cách biệt với phòng làm việc khác để tránh tiếng ồn sử dụng phương tiện 47 47 47 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Về công tác thông tin: Một số hạn chế công tác thơng tin văn phịng Trường ĐHBKHN - Khơng chủđộng tổ chức nguồn tin nên không thường xuyên nắm bắt thông tin nên lãnh đạo cần đến bối rối lúng túng - Chưa thực tốt nguyên tắc thông tin - Tài liệu thơng tin đơi chưa đảm bảo tính xác, khơng phản ánh trung thực tình hình thực tế - Chưa có quy chế chặt chẽ chếđộ báo cáo, đội ngũ cán làm cơng tác thơng tin cịn thiếu kỹ nghề nghiệp để khai thác sử dụng phương tiện kỹ thuật phuc vụ công tác thông tin Biện pháp : Tăng cường kiểm tra đôn đốc hoạt động thông tin sở, cấp thường xuyên hay đột xuất; lập chếđộ báo cáo; đào tạo bồi dưỡng cán bộ, nhân viên nghiệp vụ như: Thu nhận, xử lý, lưu trữ, chuyển phát thông tin, kỹ soạn thảo thông tin, nghiệp vụ sử dụng phương tiện làm việc; trang bị phương tiện đại cho việc cung cấp xử lý thông tin Về công tác hậu cần: ĐHBKHN đơn vị lớn có nhiều phịng ban khác để thực nhiệm vụ khác mảng lĩnh vự khác cơng tác hậu cần thường phịng Quản trị phòng Kế hoạch – Tài vụđảm nhận nên phòng Hành – Tổng hợp thực số chuyên môn định công tác hậu cần + Về yêu cầu: Chưa khoa học, cán nhân viên làm cơng tác hậu cần cịn chưa liệt kê lên kế hoạch để giải công việc, giải việc nhỏ lại bỏ qua việc lớn, làm việc trước mắt lại quên việc lâu dài; Chưa thích 48 48 48 Báo cáo thực tập tốt nghiệp ứng nhạy cảm với để hoạch định đầu tư mua sắm mẫu mã cho thích hợp với thời đại; khơng sáng tạo + Về việc bố trí nơi làm việc cho cán nhân viên chưa phải hướng cải cách hành chính, phải đại hố nội dung hình thức, trang thiết bị văn phòng Trong tương lai ĐHBK Hà Nội cần phải đầu tư mua sắm thêm thiết bị văn phòng phục vụ cho công tác tổng hợp thông tin văn thư- lưu trữđể cung cấp kịp thời, xác nguồn thơng tin phục vụ tốt cho q trình quản lý II MỘTSỐKIẾNNGHỊVÀGIẢIPHÁPĐỂHỒNTHIỆNCƠNGTÁC VĂNTHƯ – LƯUTRỮTRONGVANPHỊNG TRƯỜNGĐHBK HÀNỘI Ưu điểm Nhìn chung cơng tác Văn thư – lưu trữ văn phòng trường ĐHBK Hà nội thực tốt chức năng, nhiệm vụđược giao Mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, ban chuyên môn thiết lập tốt Việc thực thẩm quyền, uỷ quyền quản lý có nhiều tiến bộ, hoạt động văn thư lưu trữở văn phịng có xu hướng vào nề nếp Cán văn thư lưu trữ văn phịng nhiệt tình cơng tác, thuận tiện cho việc cụ thể hố cơng việc tổ chức thực nhiệm vụ Thực chủ trương rà sốt văn ban hành có tác dụng tích cực giúp loại bớt văn ban hành sai quy định, văn hết hiệu lực, văn cần sửđổi bổ sung, văn cịn hiệu lực thi hành Qua cơng tác rà sốt giúp hệ thống hoá văn ban hành từ trước đến đãđưa vào lưu trữ Các phòng ban, đơn vị có trách nhiệm xếp lại văn bản, bước thực quy chế nộp lưu bảo quản tài liệu lưu trữ theo quy định Công tác văn thư tiến hành bước nhịp nhàng vàđồng việc chuyển giao loại văn đi, đến thực nhanh chóng, phân loại độ “mật”, “khẩn” để chuyển giao kịp thời Cán nhân viên văn phòng 49 49 49 Báo cáo thực tập tốt nghiệp hoàn thành tốt nhiệm vụđược giao vàđảm bảo quy định công tác văn bản, giấy tờ Trong trình hoạt động Trường ĐHBK Hà nội chủđộng xây dựng nội quy, quy chế làm việc Sau Bộ GD&ĐT ban hành Quyết định số 54- QĐ/ GD&ĐT quy định chức năng, nhiệm vụ TrườngĐHBK Hà nội định thức chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phòng ban, đơn vị Các đơn vị trực thuộc ĐHBK Hà nội xây dựng quy chế hoạt động nội quy riêng cho Những quy chế làm việc nhìn chung tương đối khoa học, chi tiết đến công việc, chức danh Những quy định phù hợp với quy định hành quản lý hành Nhà nước Như việc quản lý Trường có pháp luật cụ thể Tồn Tuy đãđạt số kết quan trọng việc thực quy trình tiếp nhận, xử lý văn giấy tờ đến cịn tồn nhược điểm Quá trình chuẩn bị ban hành văn phải làm làm lại nhiều lần không sát với thực tế thiếu sót q trình ban hành Tình trạng văn sai thể thức cịn nhiều, sai quy cách văn Nội dung văn không rõ ràng Việc quản lý văn nhiều tồn tại, quy định nộp tài liệu vào lưu trữ cuối năm nhiều phịng ban chưa thực tốt, văn nằm rải rác phòng ban chức Khi cần tra tìm khơng có nhiều thời gian Việc bố trí văn phịng hợp lý, nhiên chưa thực cách toàn diện chếđộ bảo mật tài liệu, cần phải kết nối văn phòng với phòng ban chức khác cách linh động để giúp cập nhật thông tin tối đa hỗ trợ hoạt động đểđạt kết tốt Công tác nộp hồ sơ phòng chưa tiến hành cách triệt đểđây thực tế chung hầu hết đơn vị quan Nhà nước Khi 50 50 50 Báo cáo thực tập tốt nghiệp văn bản, tài liệu giải xong phịng khơng tiến hành tiến nộp vào lưu trữ quan Đây vấn đề tồn lớn ngành lưu trữ nói chung trường ĐHBK Hà nội nói riêng Phương hướng Nhà trường tiếp tục phát huy ưu điểm có tìm biện pháp để khắc phục mặt cịn hạn chế cơng tác văn phòng Một số gải pháp để nâng cao hiệu hoạt động Văn thư – lưu trữ Để công tác Văn thư – lưu trữ hoạt động cách có hiệu nhằm thực mục tiêu chung đơn vị theo xu hướng công cải cách hành Chúng ta cần quan tâm mức đến công tác để phát huy tối đa hiệu Để làm điều trước hết cần đổi nhận thức vai trò công tác Văn thư – lưu trữđối với hoạt động quản lý Nhà trường Để hướng tới xây dựng ĐHBK Hà nội trở thành trường đại học có tên tuổi lớn khơng chỉở nước mà cịn giới, đại theo kịp chủ chương sách cuảĐảng Nhà nước ta Quan trọng phải đảm bảo đầy đủ kịp thời nguồn thông tin phục vụ trước hết hàng ngày cho cán lãnh đạo chuyên môn Trên sở nhận thấy số vấn đề tồn em xin đưa số giải pháp sau: - Do ảnh hưởng chếđộ quan liêu bao cấp, đội ngũ cán mặc dùđược đào tạo nghiệp vụ chuyên môn lại nhạy bén công việc không nắm bắt thơng tin cách nhanh Vì để khắc phục tình trạng Nhà trường nên tăng cường việc đào tạo bồi dưỡng chuyên mơn nghiệp vụ cho đội ngũ nhân viên văn phịng cóý thức trách nhiệm cao hơn, có lực công việc - Đào tạo đội ngũ cán trẻ, thương xuyên cử cán Văn thư – lưu trữ học chuyên môn để ngày nắm vững nghiệp vụ q trình giải cơng việc có khoa học vàđạt hiệu cao nhất, nhanh nhất, 51 51 51 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Để nâng cao hiệu làm việc văn phịng, lãnh đạo trường nên có quy định việc đặt quy chế làm việc đơn vị trực thuộc, đồng thời qua thời kỳ phải kiểm tra xem xét tình hình bổ sung sửa đổi cho phù hợp với tình hình thực tế - Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho cán bội nhân viên Văn thư – lưu trữ - Cần quan tâm đến môi trường làm việc như: ánh sáng, màu sắc, điều kiện làm việc Đảm bảo thoải mái làm việc cho nhân viên để họ phát huy khả cơng việc - Hiện đại hố cơng tác văn thư – lưu trữ: Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư – lưu trữđang đề cập đến ởđây thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Nhu cầu ứng dụng máy tính vào cơng tác văn phịng mức độ cấp thiết đòi hỏi khách quan việc xử lý thông tin lượng văn nhiều Ngoài tài liệu phục vụ gắn liền với hoạt động quan cịn có nhiều trước loại hình tài liệu công nghệ khác Ngay với cán có chun mơn trình độ cao khơng thể ghi nhớ xử lýđược tất hồ sơ tài liệu Chúng ta cần thiết bị xử lý thơng tin tổng hợp, xác nhanh chóng Vì máy tính cơng cụ làm hỗ trợđắc lực công việc Chúng ta phủ nhận vai trò tin học hoạt động quản lý Việc áp dụng vào cơng tác văn thư – lưu trữ hoàn toàn phù hợp cần thiết Cần bố trí thêm máy tính đại yêu cầu đặt xây dựng chương trình cài đặt hệ thống máy tính quan Trình tựđơn giản thuận tiện thao tác nhập tin tìm kiếm nhanh chóng tài liệu hạn chếđược sai sót Chúng ta biết khả tin học mang lại cho công tác văn thư – lưu trữ lớn Trong việc hồn thiện cơng tác văn thư – lưu trữ trường ĐHBK Hà Nội phục vụ cho cơng cải cách hành chính, thiết nghĩ 52 52 52 Báo cáo thực tập tốt nghiệp cần quan tâm đầu tư thích đáng để cơng tác thực phát huy vai trị Nếu việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư lưu trữ gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại theo u cầu đại hố cơng tác văn thư – lưu trữđã vàđang trở thành tiền đề cho công tác quản lý hoạt động chung toàn Trường - Ngoài để làm tốt cơng tác văn thư – lưu trữđề nghị văn phịng Trường ĐHBK Hà nội có sách khác : Tổ chức giải nghỉ lao; bồi dưỡng ăn trưa; tăng thêm phụ cấp cho cán nhân viên Trên số kiến nghị giải pháp em mạnh dạn nêu lên Nếu chưa đạt Nhà trường mong muốn em xin bổ khuyết để rút kinh nghiệm, mục tiêu giúp em bước đường tác nghiệp trường 53 53 53 Báo cáo thực tập tốt nghiệp KẾTLUẬN Chúng ta chứng kiến chuyển vĩđại cách mạng khoa học công nghệ lĩnh vực đời sống xã hội Công nghệ thông tin với công nghệ sinh học, công nghệ lượng, công nghệ vũ trụ công nghệ dại dương coi tàu vĩđại chở văn minh công nghiệp sang kỷ 21, cơng nghệ thơng tin coi người điều khiển Sự phát triển xa lộ thông tin thu hẹp khoảng cách quốc gia, vùng đơn vị tổ chức với để cóđược lợi ích tốt cho Thành cơng hay thất bại đơn vị ngày tuỳ thuộc lớn vào khả chiếm lĩnh lợi thông tin, khả sử dụng thơng tin cho hoạt động Vì đơn vị, tổ chức vàđang ngày nâng cao cơng tác văn phịng trợ giúp đắc lực cho việc tìm kiếm, lưu trữ, bảo quản sử dụng nguồn lực thơng tin cho tồn hoạt động mình.Đặc biệt cơng tác Văn thư – Lưu trữđang ngày quan, đơn vị quan tâm hoàn thiện để trợ giúp đắc lực cho cơng tác văn phịng phát huy tối đa tác dụng đơn vị Cơng tác văn thư – lưu trữở văn phòng trường ĐHBK Hà nội phòng ban, đơn vị quan Nhà nước góp phần vào việc cải cách hành đất nước, ngành cán lãnh đạo cần có quan tâm chỉđạo thiết thực công tác Tuy nhiên bên cạnh kết quảđạt được, nhiều vấn đề lĩnh vực chưa giải thoảđáng Nóđịi hỏi cần có cải tiến, chấn chỉnh để phù hợp với tình hình Nâng cao hiệu 54 54 54 Báo cáo thực tập tốt nghiệp công tác văn thư – lưu trữđã trở thành nhiệm vụ quan trọng không chỉở trường ĐHBK Hà nội mà cấp ngành khác Qua đánh giá hoạt động công tác văn thư – lưu trữ cần có quan tâm đặc biệt nhiệm vụ quan trọng Đó việc xây dựng hoàn chỉnh thống hệ thống văn chỉđạo hướng dẫn công tác nhưđổi nghiên cứu lý luận nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ theo yêu cầu phục vụ cho nhiệm vụ cải cách văn thư – lưu trữở quan, đơn vị phù hợp với phát triển kinh tế xã hôị đất nước thời kỳ biến đổi mạnh mẽ Qua chuyến thực tập vừa qua trường ĐHBK Hà Nội, em đãđược tiếp xúc với cấu máy tình hình hoạt động cơng tác văn phịng trường ĐHBK Hà Nội Qua em cóđược kiến thức thực tế bổ sung vào nguồn lý thuyết mà em đãđược học trường, từđó giúp em rút học kinh nghiệmquý báu cơng tác nghiệp vụ văn phịng giúp ích cho cơng việc sau Một lần em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Trần Văn Giá, người tận tình bảo giúpđỡ em trình làm báo cáo thực tập Và em xin gửi lời cảm ơn đến toàn bộcác cán cơng nhân viên phịng Hành – Tổng hợp trường ĐHBK Hà Nội tạo điều kiện giúp đỡ em thời gian thực tập trường Do thiếu kinh nghiệm thời gian thực tập có hạn nên báo cáo cịn nhiều thiếu xót em mong nhận góp ý phê bình thầy cô giáo để báo cáo em đạt kết tốt Em xin chân thành cám ơn! 55 55 55 Báo cáo thực tập tốt nghiệp TÀILIỆUTHAMKHẢO SGK Nghiệp vụ văn phòng PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội năm 2001 Những vấn đề văn học PGS - TS Nguyễn Hữu Tri – NXB Thống kê Hà nội Công tác văn thư – lưu trữ Chủ biên Dương Văn Khảm - NXB Chính trị quốc gia Hà nội Cuốn sách “50 năm Đại học Bách khoa Hà nội” Chủ biên Hoàng Bá Chư NXB ĐHBK Hà nội năm 2006 Quy chế hoạt động trương ĐHBK Hà nội Các mẫu văn tài liệu tham khảo cua trương ĐHBK Hà nội Một số tài liệu tham khảo khác 56 56 56 Báo cáo thực tập tốt nghiệp THÀNHTÍCHTHAMGIANCKHCỦASINHVIÊN (2001 - 2005) Số lượng giải thưởng nhận Năm học 2000-2001 2001-2002 2002-2003 2003-2004 2004-2005 Tổng cộng năm 57 Tham gia dự thi cấp Số lượng cơng trình Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Bộ Trường Cấp Bộ Cấp Trường 22 287 22 301 24 308 25 314 26 352 121 1562 Giải Nhất Giải Nhì Giải Ba 18 15 18 18 19 18 21 13 14 17 22 15 22 84 86 81 14 16 18 18 57 57 Giải Khuyến khích 13 15 11 18 12 15 18 69 Tổng số giải thưởng 22 57 22 64 22 61 25 59 26 57 117 47 298 G Nh ... LÝLUẬNCHUNGVỀCÔNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮ Công tác văn thư 1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Nội dung nhiệm vụ công tác văn thư 1.3 Tổ chức công tác văn thư 11 1.4 Yêu cầu công tác. .. II:Thực trạng công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBKHà Nội Chương III:một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác Văn thư – lưu trữ Trường ĐHBK Hà Nội Do tính chất đề tài nghiên... .14 Mối quan hệ công tác văn thư công tác lưu trữ 20 CHƯƠNG II HIỆNTRẠNGCƠNGTÁCVĂNTHƯ – LƯUTRỮTRONGVĂNPHỊNGTRƯỜNGĐHBKHÀNỘI I.KHÁIQTCHUNGVỀTRƯỜNGDHBKHÀNỘI Q trình hình thành phát triển