Mục lục Excel 2010 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Thêm tính Sparkline Tính Slicers .10 Định dạng liệu có điều kiện 11 PivotTables PivotCharts 13 Share Workbook 14 I Nội dung 14 Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 14 1.1 Giới thiệu Excel 14 Excel gì: 14 Ribbon gì? 19 Sử dụng thực đơn ngữ cảnh (shortcut menu) 20 1.2 Mở Excel, đóng Excel, phóng to, thu nhỏ cửa sổ .21 Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel 22 Thu nhỏ cửa sổ Excel .22 Phóng to cửa sổ Excel 22 Thoát khỏi Excel 22 1.3 Thao tác với ô vùng .22 Nhận dạng ô vùng (cells, range) 22 Chọn vùng .23 Sao chép di chuyển vùng 24 Dán đặc biệt (Paste Special) 24 Đặt tên vùng 27 Thêm thích cho ô .28 Chèn, xóa ơ, dịng cột 29 Thay đổi độ rộng cột chiều cao dòng 31 Nối (Merge) bỏ nối ô (Split) .33 Chuyển ô nối lại nhiều ô 33 1.4 Di chuyển bảng tính sử dụng phím tắt 34 Thanh dọc, ngang 34 Thanh Sheet tab 34 Sử dụng tổ hợp phím tắt để di chuyển .35 1.5 Thao tác với workbook 37 Tạo workbook 37 Lưu workbook 39 Đóng workbook 41 Sắp xếp workbook 41 1.6 Thao tác với worksheet .42 Chèn thêm worksheet vào workbook 42 Đổi tên worksheet 43 Xóa worksheet 43 Sắp xếp thứ tự worksheet 43 Sao chép worksheet 44 Chọn màu cho sheet tab 45 Ẩn/ Hiện worksheet 45 1.7 Sử dụng chế độ hiển thị trình thao tác .46 Sử dụng Zoom 46 Xem so sánh worksheet nhiều cửa sổ 46 Chia khung bảng tính làm nhiều phần cố định vùng tiêu đề .47 Sử dụng Watch Window 49 Chương 2: Làm việc với liệu Excel 49 2.1 Nhập liệu, hiệu chỉnh 49 Nhập liệu .49 Nhập ký tự đặc biệt 51 Hiệu chỉnh nội dung .52 Nhập đè lên ô có sẵn nội dung 53 Sử dụng kỹ thuật nhập liệu 53 2.2 Định dạng 58 Định dạng chung 58 Tự động định dạng có điều kiện .68 Bảng định dạng bảng (table) 69 Sử dụng mẫu định dạng tài liệu (Document Themes) 71 2.3 Tìm thay liệu 72 2.4 Sắp xếp lọc liệu 74 Chương 3: Giới Thiệu Và Sử Dụng Các Hàm 77 3.1 Giới thiệu công thức hàm: 77 Giới thiệu công thức (Formula) 77 Giới thiệu hàm (Function) 80 Nhập công thức hàm 81 Tham chiếu công thức 83 Các lỗi thông dụng (Formulas errors) 85 3.2 Các hàm excel 86 a Nhóm hàm thống kê .86 b Nhóm hàm phân phối xác suất 89 c Nhóm hàm tương quan hồi quy tuyến tính .92 d Các hàm tài - financian functions .93 e Danh mục Các Hàm Quản lý Cơ sở liệu Danh sách 98 f HÀM TOÁN HỌC VÀ LƯỢNG GIÁC 119 g HÀM XỬ LÝ VĂN BẢN VÀ DỮ LIỆU 136 Chương 4: Khai Thác Cơ Sở Dữ Liệu 156 4.1 Sort (sắp xếp) Filter (lọc) .156 Sắp xếp 156 Lọc liệu 158 4.2 PivotTable PivotChart 159 4.2.1 Giới thiệu PivotTable PivotChart 159 Tạo báo cáo PivotTable đơn giản 159 4.2.2 Tìm hiểu liệu nguồn PivotTable 175 4.2.3 Sử dụng công cụ PivotTable định dạng PivotTable .192 Chương 5: Đồ Thị Trong Excel .207 5.1 Giới thiệu đồ thị 207 5.2 Vẽ đồ thị 208 5.3 Các thao tác đồ thị .213 a Nhận biết thành phần đồ thị 213 Các thành phần thông ụng 213 ột số thành phần có đồ thị 3-D 214 b Các thao tác với đồ thị 214 Chọn thành phần đồ thị 214 Di chuyển đồ thị 215 Sao ch p đồ thị .215 óa đồ thị .216 Thêm thành phần đồ thị 216 Sắp xếp xóa thành phần đồ thị 216 n đồ thị 216 c Hiệu chỉnh định dạng đồ thị 217 Hiệu chỉnh Chart Area 217 Hiệu chỉnh Flot Area 219 Hiệu chỉnh tiêu đề đồ thị, ch thích, tiêu đề trục hồnh trục tung, .219 Hiệu chỉnh đường lưới ngang ọc 221 d Các thao tác với chuỗi số liệu đồ thị .226 óa bớt chuỗi số liệu khỏi đồ thị 226 Thêm chuỗi vào đồ thị 226 Thay đổi chuỗi số liệu 227 Thêm đường xu hướng vào đồ thị 229 Chương 6: Định Dạng Trang Và In Bảng Tính .230 6.1 Các chế độ hiển thị trang Excel 230 6.2 Thiết lập thông số cho trang in 231 6.3 Thiết lập thông số hộp thoại Print 238 6.4 Các lưu ý khác 240 Chương 7: Làm Việc Với Macro, Templates 240 7.1 Macro 240 Ghi Macro 241 Thực thi Macro .242 Chương 8: Phím Tắt Và Thủ Thuật .243 8.1 Phím Tắt 243 a Truy cập Ribbon bàn phím 243 b Phím tắt 244 8.2 Thủ thuật 248 Dịch số tiền chữ (Chuyển số thành chữ) 248 Giấu bảng tính Excel chuyên nghiệp 254 Khóa bảo vệ có chứa cơng thức .255 Sử dụng Data-Validation danh sách nguồn nằm Sheet khác 262 Điều khiển Conditional Formating checkbox .266 Đánh ấu ô chứa công thức Conditional Formatting 273 Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn 274 Chuyển đổi số dạng văn sang số thực 276 Tăng thêm số lần Undo cho Excel 278 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 282 11 Tạo mục lục Excel 284 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao iện ribbon Office 2010 đưa vào tất ứng ụng gói Office 2010 Cơng cụ Backstage View truy cập qua phím Office (góc bên trái), hỗ trợ sử ụng tác vụ lưu tài liệu in ấn Thanh định hướng bên trái Backstage View chứa nhiều lệnh, cho ph p sửa tài liệu, kích cỡ file Thêm tính Sparkline Excel ln có liệu đồ thị biểu đồ phong ph để mô tả liệu xu hướng Với Excel 2010, icrosoft bổ sung thêm tính - Sparklines Tính cho ph p người ùng đặt đồ thị cỡ nhỏ (mini) hay dòng nhận định khuynh hướng ô (cell) Sparklines cách nhanh đơn giản để thêm thành phần đồ thị hiển thị vào cell Sparkline cách hữu ích để thêm yếu tố trực quan nhanh gọn Tính Slicers Slicers tính Excel 2010 giúp bạn giải thích liệu bạn dễ àng Một cách nhanh chóng, bạn có nhình trực quan sâu thơng qua số lượng lớn liệu Ví dụ, bạn sử dụng Slicers để lọc thông qua liệu bạn nhanh chóng tìm thấy thơng tin có liên quan Khi ữ liệu bảng trụ (Pivot Table) thay đổi, Slicer tự động cập nhật Đánh dấu ô chứa cơng thức Conditional Formatting Khi có chứa ữ liệu, bạn muốn biết ữ liệu ô đơn ữ liệu nhập vào, hay ữ liệu kết cơng thức Bạn cần click chọn xem cơng thức Bạn ùng phím tắt Ctrl + ~ để chuyển qua lại chế độ xem giá trị xem công thức Chiêu số 19 giới thiệu với bạn hàm tự tạo, kết hợp với Con itional Formatting để đánh ấu ô chứa cơng thức Bằng cách gi p bạn tìm tất chứa cơng thức số 10.000 mà khơng phải ngó ặc ù bạn ùng hàm có sẵn acro4 Con itional Formatting, sau: Trong hộp thoại Con itional Formatting, chọn công thức, gõ công thức này: = CELL(“type”,A1) Nhưng hạn chế việc ùng hàm Cell() cơng thức tự tính lại có thay đổi nhỏ xíu bảng tính Vì Cell() hàm thuộc loại volatile Khi Excel tính lại Cell() cho 10.000 khiến cho bạn bực chờ đợi Do bạn ùng tuyệt chiêu sau đây, đơn giản, ễ làm hàm loại volatile: Bạn nhấn Alt – F11 để vào cửa sổ VBA, nhấn chuột phải vào This Workbook để insert vào mo ule Nhập đoạn co e sau vào khung soạn thảo: Function IsFormula (CheckCells As Range) IsFormula = CheckCells.HasFormula End Function Do tính chất Property HasFormula, hàm bạn tạo trả giá trị luận lý True, False Nghĩa bạn gõ vào ô công thức = IsFormula(A1) cho kết True A1 chứa công thức cho kết False A1 chứa giá trị Đóng cửa sổ VBA lại, trở bảng tính Bây đánh ấu toàn vùng liệu bạn (có thể chọn số cột dòng, phòng bạn cập nhật thêm liệu) cho ô A1 ô hành Bằng cách chiêu số 18, bạn vào chỗ cần thiết để gõ công thức hộp thoại Conditional Formatting, gõ vào: = sFormula(A1), sau định dạng tơ màu đổi màu chữ cho khác cịn lại Sau nhấn OK bạn kết tất ô chứa công thức tô màu Nếu bạn thêm thay đổi ô, ô trở thành cơng thức đổi màu Đơi bạn khơng thấy kết quả, anh Bill lanh chanh chậm hiểu, cho công thức sử dụng hàm bạn text nên ảnh tự sửa thành : =” sFormula(A1)” Vậy bạn phải vào chỗ cũ sửa lại Bây bạn sửa thêm ô trở thành công thức, có màu ngược lại, bạn sửa công thức thành giá trị thêm giá trị vào ơ, khơng có màu Sử dụng chức thay (Replace) để gỡ bỏ ký tự không mong muốn Khi nhập ữ liệu hay ch p án ữ liệu từ nguồn khác vào Excel ký tự khơng mong muốn xuất tồn bảng tính bạn Sử ụng chiêu bạn khắc phục rắc rối gỡ bỏ ký tự không mong muốn tay Chức thay (replace) Excel gi p bạn gỡ bỏ ký tự khơng mong muốn bảng tính, phải qua vài bước phụ Ví ụ như, bạn thay ký tự khơng mong muốn chuỗi rỗng tựa chưa tồn uốn bạn cần biết mã ký tự mà bạn muốn gỡ bỏ Tất ký tự mang mã riêng Excel cho bạn biết bạn sử ụng hàm CODE Hàm CODE trả mã số cho ký tự chuỗi ã tương đương ký tự mà máy tính bạn thiết lập Để thực điều này, chọn ô có chứa ký tự khơng mong muốn Từ công thức, bôi đen ký tự ch p ký tự Tiếp theo chọn trống (A1 chẳng hạn) án ký tự vào chọn (A1) Tại ô khác, nhập công thức sau: =CODE($A$1) Công thức trả mã ký tự khơng mong muốn Chọn tồn ữ liệu bạn, chọn Home ➝ Editing ➝ Find & Select ➝ Replace (với phiên trước Excel 2010: chọn E it ➝ Replace ), khung Fin what: nhấn phim Alt gõ số kèm theo co e đưa cơng thức Nếu mã số 163 nhấn Alt nhấn 0163 (Hoặc bạn để trỏ chuột có ký tự khơng mong muốn, ch p ký tự án vào ô Fin what được) Bỏ trống khung Replace With nhấn Replace all Việc làm xóa bỏ tất ký tự không mong muốn nhanh qua việc ị tìm mã ký tự Lặp lại bước cho ký tự không mong muốn Chuyển đổi số dạng văn sang số thực Các giá trị số (number) Excel mặc định canh lề phải văn (text) canh lế trái Do vậy, cách đơn giản để nhận biết giá trị số văn cột bảng tính bạn thiết lập chế độ canh lề mặc định cho cột Bạn vào Home ➝ nhóm Alignment ➝ chọn Format Cells ➝ vào Tab Alignment ➝ chọn General hộp Horizontal để thiết lập việc canh lề mặc định cho cột chọn ➝ nhấn OK để đóng hộp thoại Format Cells lại Bạn kéo cột rộng để đễ phân biệt việc canh lề, bạn thấy giá trị số, ngày tháng canh lề phải văn canh lề trái Dùng Paste Special để chuyển giá trị số dạng văn sang số thực Đây cách nhanh ễ dàng để chuyển giá trị số ang văn sang số thực Các bước thực sau: Chọn trống nhấn lệnh Copy (Ctrl + C)➝ quét chọn vùng số liệu dạng văn định chuyển đổi (ví dụ vùng A1:A9 hình trên) ➝ nhấp phải chuột chọn Paste Special hoàn tất ➝ chọn Add nhóm Operation ➝ nhấn OK để Việc làm giúp chuyển toàn số số dạng văn sang số thực, rỗng có giá trị bạn cộng số vào số lưu ưới dạng văn Excel bạn làm cho số dạng văn chuyển thành số thực Dùng hàm TEXT để chuyển đổi Bạn áp dụng nguyên tắc cách vào số hàm có sẵn Excel để thực việc chuyển đổi Thơng thường, bạn dùng hàm thuộc nhóm TEXT kết trả ưới dạng số Excel xem số giá trị dạng văn Giả sử bạn có vùng liệu A1:A7 hình sau: Bạn ùng hai hàm nhóm TE T LEFT F ND để tách giá trị khỏi chuỗi văn sau: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) Sau ùng hàm để tách phần giá trị kết trả Excel xem văn ch ng canh lề trái hình sau: Do vậy, bạn cần phải hiệu chỉnh cơng thức tác chuỗi để kết trả số thực cách cộng thêm số vào sau công thức trên: =LEFT(A1,FIND(" ",A1)-1) + Tăng thêm số lần Undo cho Excel Tất ch ng ta quen thuộc với chức Un o Excel, cho ph p ch ng ta làm lại sai lầm Tuy nhiên, mặc định, ch ng ta Un o 16 lần Chiêu gi p bạn tăng số lần Un o lên nhiều hơn, đến 100 lần Khi bạn sử ụng chức Un o Excel, bạn thực Un o 16 lần, n t Un o bị mờ đi, Un o Ngoài ra, bạn nhấn n t Save để lưu bảng tính, n t Un o bị mờ đi, anh sách tác vụ (những hành động thực bảng tính) mà bạn thực bị Đó o bạn lưu bảng tính, Excel cho bạn hài lịng với bảng tính (thì nhấn Save), thấy không cần thiết phải giữ lại anh sách tác vụ trước lưu Bạn thấy rằng, quay lui lại 16 lần không đủ, làm cách để tăng số lần lên? Nghĩa làm cách để tăng anh sách tác vụ bạn lên? Thưa rằng, có cách, bạn tăng số lên đến 100 lần Để làm điều này, trước hết, bạn thoát khỏi Excel Sau bạn chạy lệnh Run Win ows (Start | Run, nhấn phím Window + R), gõ vào Regedit.exe nhấn OK Khi bạn mở chương trình Regedit, tìm đến khóa: HKEY_CURRENT_USER \ Software \ Microsoft \ Office \ 11.0 \ Excel \ Options Con số 11.0 khác, ví ụ với Excel2000 10.0, với Excel 2010 12.0 Nhấn Edit | New | DWORD Value (xem hình) ột mục New Value #1 tạo khung bên phải, bạn nhập vào chữ UndoHistory, nhấn Enter Nhấn đ p ( ouble-click) vào mục UndoHistory tạo, gõ vào hộp thoại mở số bất kỳ, miễn lớn 16 nhỏ 100 Nhấn OK, thoát Regedit Bạn khởi động lại Excel thử làm đó, nhấn vào n t Un o xem bạn Un o lần nh Hy vọng Un o 100 lần, đủ cho bạn Tuy nhiên, bạn nhấn lưu bảng tính, anh sách tác vụ Undo 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel Bước 1: Khi nhập liệu vào bảng tính Excel, thơng thường ta nhập họ tên vào ô Tuy nhiên, có sau ta cần phải tách riêng tên khỏi họ tên đệm, làm thủ công thao tác ch p án qua khác bất tiện Nếu sử ụng hàm Right kết hợp với vài hàm khác cho kết bạn muốn, số trường hợp cho kết khơng xác Có phương pháp tối ưu gi p bạn hồn thành tốt cơng việc này, cách thực đơn giản sau: Bước 2: - Trên bảng tính chứa cột họ tên cần tách, nhấn Alt+F11 Bước 3: - Tiếp theo, bạn nhấn menu nsert chọn o ule xuất cửa sổ soạn thảo Bước 4: Bạn nhập đoạn mã lệnh sau vào cửa sổ soạn thảo: Private Function Tachten(ten As String, lg As Integer) Dim j As Integer Name = Trim(ten) For j = Len(Name) To Step -1 If Mid(Name, j, 1) = " " Then If lg = "1" Then Tachten = Right(Name, Len(Name) - j) Else Tachten = Left(Name, j) End If Exit For End If Next End Function Bước 5:- Bạn nhấn Ctrl+S để lưu lại quay trở bảng tính Excel Bước 6:- Bây để tiến hành tách riêng họ tên đệm vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa họ tên đệm nhập vào công thức =TachTen(B3,0) nhấn Enter thấy kết - Để tách riêng tên vào ô mới, bạn đặt trỏ ô chứa tên cần tách nhập vào công thức =TachTen(B3,1) nhấn Enter xong Ghi chú: B3 địa ô ban đầu chứa họ, tên đệm tên 11 Tạo mục lục Excel Nếu bạn tốn nhiều thời gian workbook (bảng tính) với nhiều worksheet (trang tính), bạn cảm thơng khó khăn việc tìm kiếm trang tính Khi đó, có lẽ ta nên lập mục trang tính có để thuận tiện cho việc điều hướng bảng tính Bằng cách sử dụng mục trang tính cho phép bạn nhanh chóng dễ àng điều hướng bảng tính, cú nhấp chuột đưa bạn đến xác nơi bạn muốn đến mà khơng lo bị nhầm lẫn Bạn tạo mục vài cách: tay, tự động tạo mã VBA, sử dụng trình đơn tùy chọn theo ngữ cảnh (thậm chí dùng hàm Macro4 – khơng trình bày đây) Tạo mục thủ công Cách dễ làm, bạn cần chèn worksheet đăt cho tên, ví dụ tên n ex Sau đó, bạn nhận vào tên worksheet có workbook tạo siêu liên kết (hyperlink) đến worksheet tương ứng với tên mà bạn nhập Để tạo hyperlink bạn chọn tên sheet, sau vào Insert | chọn Hyperlink nhóm Links | Insert | Hyperlinks] nhấn phím tắt Ctrl+K để mở hộp thoại Insert Hyperlink Chọn Place in This Document chọn tên Sheet muốn kết nối tới Nhấn nút OK để hoàn tất Phương pháp phù hợp bảng tính khơng có q nhiều worksheet tên worksheet khơng có thay đổi thường xun, khơng gây nhiều khó khăn cho cơng tác bảo trì trang mục Tạo mục tự động cách sử dụng VBA Một cách thay khác sử dụng VBA để tự động tạo mục Đoạn mã sau tự động tạo bảng mục liên kết đến tất worksheet mà bạn có workbook Bảng mục tạo lại worksheet lưu mục chọn Đoạn mã phải đặt private module Sheet chứa Chèn worksheet vào workbook đặt tên cho Index chẳng hạn Nhấp chuột phải vào tên worksheet vừa tạo chọn ViewCode từ trình đơn ngữ cảnh nhấn tổ hợp phím Alt+F11 Nhập đoạn mã VBA sau vào cửa sổ Code: Private Sub Worksheet_Activate() Dim wSheet As Worksheet Dim lCount As Long lCount = With Me Columns(1).ClearContents Cells(1, 1) = "INDEX" End With For Each wSheet In Worksheets If wSheet.Name Me.Name Then lCount = lCount + With wSheet Range("A1").Name = "Start" & wSheet.Index Hyperlinks.Add Anchor:=.Range("A1"), Address:="", SubAddress:= _ "Index", TextToDisplay:="Back to Index" End With Me.Hyperlinks.Add Anchor:=Me.Cells(lCount, 1), Address:="", SubAddress:= _ "Start" & wSheet.Index, TextToDisplay:=wSheet.Name End If Next wSheet End Sub Nhấn tổ hợp phím Alt+Q để VBE trở cửa sổ bảng tính, sau lưu bảng tính lại Để chạy đoạn mã vừa tạo, bạn dùng chuột chọn sang worksheet khác workbook sau chọn lại worksheet n ex để kích hoạt kiện Worksheet_Activate Lưu ý rằng, đoạn mã đặt tên (Name) cho ô A1 worksheet kèm theo số mục worksheet bảng tính (worksheet có mục 1, kế 2, n) Điều bảo đảm ô A1 trang tính có tên khác Nếu ô A1 worksheet bạn đặt tên, bạn nên cân nhắc đến việc thay đổi ô A1 đoạn mã sang địa khác phù hợp Lưu ý, bạn có thiết lập Hyperlink base (siêu liên kết sở) workbook hyperlink tạo từ đoạn mã hoạt động được, chúng liên kết đến Name workbook hành Khi thuộc tính hyperlink base thiết lập siêu liên kết trỏ đến hyperlink base kết hợp với Name ... việc nhóm I Nội dung Chương 1: Làm Quen Với Microsoft Excel 1.1Giới thiệu Excel Excel gì: Microsoft Excel phần mềm chương trình ứng dụng, mà chạyr chương trình ứng dụng tạo bảng tính bảng tính giúp... lần Undo cho Excel 278 10 Tách họ tên cột bảng tính Excel 282 11 Tạo mục lục Excel 284 I Những điểm Microsoft Excel 2010 Chức Backstage View Giao iện ribbon Office 2010 đưa vào... chọn Microsoft Office, sau i chuyển chuột đến chữ Microsoft Office Excel 2010 dừng lại B3 Nhấp chuột vào biểu tượng để khởi động Excel Phóng to, thu nhỏ cửa sổ Excel Các n t điều khiển cửa sổ Excel