VIỆN KẾ TOÁN VÀ QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP 285 CMT8 – QUẬN 10 – TP HỒ CHÍ MINH GV: LÊ NGUYÊN PHƯƠNG MICROSOFT EXCEL CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL I Chuẩn bị môi trường làm việc cho Excel • Vào Settings  Control Panel  Regional and Language Options  Regional Options  Customize…điều chỉnh lại kiểu định dạng ngày, số, … cho phù hợp với cách sử dụng bạn • Vd: Decimal symbol: (.) - vd: 3.5 Digit grouping symbol: (,) - vd 100,000 List sparator: (;) - vd: Sum(a;b;c) Short date format: dd/mm/yyyy - vd: 25/10/2006 CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL II Giới thiệu hình Excel Các thành phần MS Excel - Thanh tiêu đề - Thanh thực đơn (Menu bar) - Thanh công cụ (Toolbar) - Thanh công thức (Formular bar) - Bảng tính (Sheet) - Thanh trạng thái (Status bar) CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL III.Giới thiệu bảng tính Excel - Cột (Column): tên cột đánh dấu ký tự - Dòng (Row): tên dịng đánh dấu số - Ơ (Cell): tên xác định tên dịng cột tạo - Vùng bảng tính: tập hợp ô đứng liền nhau, xác định góc bên trái góc bên phải vùng - Bảng tính (Sheet): tập hợp tất ô - Book: tập hợp tất Sheet CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel Tạo tập tin mới: + Vào File \ New + Nhấp vào biểu tượng New cơng cụ + Nhấn phím Ctrl + N Mở tập tin có sẳn: + Vào File \ Open (Ctrl + O) click vào biểu tượng Open cơng cụ + Chọn vị trí tên tập tin muốn mở  Click Open CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel Lưu tập tin với tên mới: + Vào File \ Save As + Chọn vị trí (ổ đĩa, thư mục) lưu tập tin + Đặt tên cho tập tin nhấn nút Save Lưu tập tin với tên cũ + Vào File \ Save + Nhấn Ctrl + N click vào biểu tượng Save công cụ CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL V Nhập liệu Excel Cách nhập liệu + Sử dụng phím mũi tên chuột để chọn ô muốn nhập liệu + Nhập liệu từ bàn phím nhấn Enter Sửa liệu nhập + Double click vào ô muốn sửa liệu nhấn phím F2 + Sửa lại liệu nhấn Enter CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL V Nhập liệu Excel Xoá liệu + Sử dụng phím mũi tên chuột để chọn muốn xố liệu + Nhấn phím Delete CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VI.Kiểu liệu Excel Kiểu liệu số + Bao gồm số + Lưu ý: phải xác định dấu thập phân quy định Control Panel dấu gì? (dấu phẩy hay dấu chấm) Kiểu liệu chuỗi Có thể bao gồm chữ, số toàn số Vd: “Viện Kế Toán & Quản Trị Doanh Nghiệp” “123456” CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK) Cú pháp: RANK (giá trị, vùng xếp hạng, thứ tự) Công dụng: trả thứ bậc số dãy + Giá trị: số cần xác định thứ bậc + Vùng xếp hạng: dãy số cần xếp hạng + Thứ tự: khơng có: xếp theo thứ tự giảm (số lớn hạng nhất) 1: xếp theo thứ tự tăng dần (số nhỏ hạng nhất) CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL VIII.Hàm đánh giá xếp hạng (RANK) Vd: A Họ Tên B Điểm trung bình Hồng Hoa 6.5 Huệ C Xếp hạng 8.25 SX giảm dần SX tăng dần RANK (B2, B2:B4) RANK (B2, B2:B4, 1) RANK (B3, B2:B4) RANK (B3, B2:B4, 1) RANK (B4, B2:B4) RANK (B4, B2:B4, 1) CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm VLOOKUP Cú pháp: VLOOKUP(trị dị, bảng dị, cột trả giá trị, cách dị) Cơng dụng: tìm kiếm “trị dị” cột bảng cho kết tương ứng với cột trả giá trị Lưu ý: Sau quét bảng dò hàm VLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa bảng + Cách dị = 0: tìm xác + Cách dị = 1: tìm gần CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm VLOOKUP Vd: Tính Tiền = Số cơng * Số tiền công A B C Số tiền công A 20000 B C D E 10000 5000 STT Họ tên Loại Số công Tiền Công A 28 Dung C 25 Ngôn D 17 10 Hạnh E 27 CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm HLOOKUP Cú pháp: HLOOKUP(trị dò, bảng dò, dòng trả giá trị, cách dị) Cơng dụng: tìm kiếm “trị dị” dòng bảng cho kết tương ứng với cột trả giá trị Lưu ý: Sau quét bảng dò hàm HLOOKUP, ta phải bấm F4 để tuyệt đối địa bảng + Cách dò = 0: tìm xác + Cách dị = 1: tìm gần CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm HLOOKUP Vd: điền tên mơn học dựa vào mã môn A B Mã môn Tên môn TH D HH AV C VL AV Anh văn VL Vật lý HH TH Hoá học Tin học CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm INDEX Cú pháp: INDEX(mảng chiều, vị trí dịng, vị trí cột) Cơng dụng: trả giá trị ô mảng dựa vào số dòng số cột cho (hay vị trí giao dịng cột) Mai Hoa 100 200 300 Hồng Vd: 150 250 350 = INDEX (mảng, 1, 3) = INDEX (mảng, 2, 4) CHƯƠNG 3: HÀM TRONG EXCEL IX.Nhóm hàm tìm kiếm Hàm MATCH Cú pháp: INDEX(trị dị, mảng chiều, cách dị) Cơng dụng: tìm vị trí trị dị mảng chiều Cách dị: 0/1(chính xác/ tương đối) Vd: Mai Hoa = MATCH (“Hồng”, mảng, 0) =MATCH (“Mai”, mảng, 0) Hồng Huệ CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Vùng liệu (Database) Vùng liệu Excel vùng gồm dịng: dịng chứa tiêu đề cột Các dòng lại chứa liệu Vd: $A$1:$F$4 A B C D E STT Họ lót Tên Chức vụ Số Hồ Văn Dũng TP 2 Lê Thị Hoa GĐ Trần Long NV F Lương 240 300 160 CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Vùng tiêu chuẩn Vùng tiêu chuẩn vùng chứa điều kiện để tìm kiếm, xóa, rút trích Vùng gồm dòng Dòng đầu chứa tiêu đề Các dòng lại chứa điều kiện Vd: $F$1:$F$2 A B C D E F G H STT Họ lót Tên Chức vụ Số Lương Lương Hồ Văn Dũng TP 240 >=240 Lê Thị Hoa GĐ 300 Trần Long NV 160 CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Các dạng tiêu chuẩn a) Tiêu chuẩn số: Ơ điều kiện có kiểu số Vd: tiêu chuẩn SỐ CON SỐ CON b) Tiêu chuẩn chuỗi: Ơ điều kiện có kiểu chuỗi Vd: tiêu chuẩn CHỨC VỤ “GĐ” CHỨC VỤ GĐ CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Các dạng tiêu chuẩn b) Tiêu chuẩn chuỗi: Trong điều kiện chứa ký tự đại diện ? * Vd: tiêu chuẩn TÊN bắt đầu “H” c) Tiêu chuẩn so sánh: TÊN H* Ô điều kiện chứa toán tử so sánh kèm với giá trị so sánh Các toán tử so sánh gồm: >, =, 2 CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Các dạng tiêu chuẩn d) Tiêu chuẩn công thức: Ơ điều kiện có kiểu cơng thức Trong trường hợp có sử dụng tiêu chuẩn cần lưu ý: - Ô tiêu đề vùng tiêu chuẩn phải tiêu đề khác với tất tiêu đề vùng liệu - Trong ô điều kiện phải lấy địa ô mẫu tin để so sánh Vd: tiêu chuẩn ký tự có tên khác “H” TEN-H Công thức ô điều kiện là: =left(C2,1)”H” True CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE I Khái niệm vùng liệu, vùng tiêu chuẩn Các dạng tiêu chuẩn e) Tiêu chuẩn liên kết: Tức tiêu chuẩn có nhiều điều kiện liên kết với Có thể tìm kiếm, xóa hay rút trích mẫu tin vùng liệu toán tử AND hay OR nhiều điều kiện khác Vd: Đây vùng tiêu chuẩn thể điều kiện: SỐ CON CHỨC VỤ NV >2 GĐ SỐ CON CHỨC VỤ NV Hay SỐ CON lớn CHỨC VỤ GĐ CHƯƠNG 4: NHÓM HÀM DATABASE II Nhóm hàm Database Hàm DSUM Cú pháp: DSUM (Vùng liệu, tiêu đề cột cần tính tổng, vùng tiêu chuẩn) Cơng dụng: dùng để tính tổng cộng giá trị số cột định thỏa mãn điều kiện cho vùng tiêu chuẩn ... - Bảng tính (Sheet): tập hợp tất ô - Book: tập hợp tất Sheet CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel Tạo tập tin mới: + Vào File \ New + Nhấp vào biểu tượng New cơng... có sẳn: + Vào File \ Open (Ctrl + O) click vào biểu tượng Open cơng cụ + Chọn vị trí tên tập tin muốn mở  Click Open CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL IV.Làm việc với tập tin Excel Lưu... tiêu đề dòng (cột): chiều cao (rộng) dòng (cột) với chiều cao (rộng) dịng (cột) liệu cao (rộng nhất)  Cách 3: Vào Format \ Row (Column) CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT EXCEL VIII.Hiệu chỉnh dòng