Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm BÀI KIẾN THỨC VÀ KỸ NĂNG CƠ BẢN CHO HOẠT ĐỘNG NHÓM Mục tiêu  Giải thích lý phải làm     việc theo nhóm mơi trường doanh nghiệp học tập; Hiểu vận dụng mơ hình xây dựng kỹ làm việc nhóm vào việc phát triển kỹ làm việc nhóm; Hiểu kiến thức nhóm khái niệm, q trình phát triển nhóm; Hiểu vai trị kỹ cá nhân tảng cấu thành nên kỹ làm việc nhóm Vận dụng mức kỹ vào cơng việc nhóm; Hiểu kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác nhóm Vận dụng mức kỹ vào cơng việc nhóm Nội dung Thời lượng học  Tại phải làm việc theo nhóm;  10 tiết  Kỹ làm việc theo nhóm;  Kiến thức nhóm;  Kỹ cá nhân tảng để làm việc theo nhóm;  Kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm TÌNH HUỐNG DẪN NHẬP Tình huống: Tầm quan trọng kỹ làm việc nhóm Nokia (trả lời hãng Nokia cho ứng viên tham dự vấn vào Nokia) Wal-Mart Mơ hình quản trị Nokia khơng gắn vào phân cấp theo phịng ban Thay vào đó, chúng tơi coi trọng kỹ làm việc nhóm, tôn trọng cá nhân, tốc độ linh hoạt định Đây nhân tố có ảnh hưởng đến phát triển cơng ty” (phần giới thiệu Nokia trang chủ cơng ty http://www.nokia.com/about-nokia/company/faq) Sức mạnh đặc biệt tập đồn bán lẻ lớn giới Wal-Mart Khi hỏi "Điều thúc đẩy người bình thường làm điều phi thường đây?” Sam Walton - nhà sáng lập Wal-Mart trả lời “Tôi tin tưởng rằng, làm việc hiệu theo nhóm giúp người bình thường làm lên thành công lớn lao Wal-Mart Khi tập thể làm việc mạnh thành mang lại cịn lớn tất mà thành viên mơ ước” Khi Wal-Mart phát triển với hàng chục nghìn chi nhánh giới môi trường sống thay đổi ngày nhanh, tư tưởng Sam Walton trở lên quan trọng Nhân viên phối hợp nhóm tốt bao nhiêu, chất lượng dịch vụ cho khách tăng nhiêu Để mang lại dịch vụ tốt cho khách hàng cho thân, tin vào tảng vững văn hóa cơng ty Chính điều làm tự hào thành viên gia đình Wal-Mart (Từ trang chủ tập đoàn bán lẻ Wal-Mart http://walmartstores.com/AboutUs/292.aspx) Câu hỏi Tại công ty hàng đầu giới Wal-Mart hay Nokia lại yêu cầu nhân viên việc làm việc theo nhóm? Đối với cơng ty Việt Nam, kỹ làm việc theo nhóm nhân viên có quan trọng khơng? Tại sao? Hãy đưa ví dụ cụ thể cho nhận xét bạn PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm 1.1 Tại lại phải làm việc nhóm Trong tình dẫn nhập, bạn thấy số công ty hàng đầu giới coi trọng tinh thần làm việc nhóm Đó khơng nét văn hóa đặc trưng Nokia hay Wal-Mart Hầu hết công ty danh sách 500 cơng ty lớn tồn cầu (Fortune Magazine, Fortune 500) đánh giá kỹ làm việc nhóm phẩm chất quan trọng nhân viên Tại lại vậy? Ngày nay, phát triển vũ bão khoa học kỹ thuật kéo theo cạnh tranh ngày mạnh mẽ tổ chức kinh tế toàn cầu Hồn thiện sản phẩm tối ưu hóa chất lượng dịch vụ cần thiết hết Những cơng việc địi hỏi nhiều người tham gia Một kỹ sư đơn lẻ Nokia tạo thiết kế điện thoại thông minh (smart phone) hồn chỉnh thiếu góp sức nhiều đồng nghiệp khác việc tạo dáng, lập trình, kiểm thử, … Một nhân viên phục vụ đơn lẻ Wal-Mart cung cấp dịch vụ chở hàng tận nhà cho khách hàng khơng có hỗ trợ từ nhiều nhân viên phận bán hàng, phận kho phận vận chuyển Đơn giản người giỏi số lĩnh vực giỏi lĩnh vực Làm việc theo nhóm tập trung khả người, giúp họ bổ sung khiếm khuyết cho để hồn thành cơng việc tốt Trong xu hướng hội nhập kinh tế quốc tế, tổ chức doanh nghiệp Việt Nam trọng đến kỹ tinh thần làm việc nhóm nhân viên Khi đánh giá mục tiêu phát triển lực nhân viên năm 2009, Ngân hàng Thương mại cổ phẩn Việt Nam ACB xác định tinh thần làm việc nhóm năm tiêu chuẩn cần thiết tổ chức A MỤC TIÊU VỀ HỒN THIỆN CƠNG VIỆC B MỤC TIÊU VỀ NĂNG LỰC Tiêu chuẩn yêu cầu Mục tiêu (A/B/C/D/E) Tỷ trọng Đánh giá kết thực Điểm thưởng Kết tháng Kết năm Điểm Điểm thưởng Năng lực chuyên ngành A 20% A B 0.8 Chuẩn mực công việc chất lượng B 20% B B 0.6 Phục vụ khách hàng B 20% B A 10 Sáng kiến/ chủ động A 20% A A 10 Tinh thần làm việc nhóm B 20% B B 0.8 100% 4.2 Hình 1: Trích bảng đánh giá mục tiêu phát triển lực nhân viên Ngân hàng Thương mại Cổ phần Việt Nam ACB năm 2009 Trong bảng này, tiêu chuẩn đánh giá theo mức độ từ A đến E Trên sở tiêu chuẩn, mức điểm theo mức từ đến tính trọng số để tính mức điểm cá nhân PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Tinh thần làm việc nhóm chiếm tỷ trọng 20% lực làm việc xếp ngang với vai trò lực chuyên ngành, khả phục vụ khách hàng, khả sáng tạo đưa sáng kiến Điều chứng tỏ tinh thần làm việc nhóm có tầm quan trọng ngang với u cầu khác Vậy áp dụng mơ hình làm việc theo nhóm, doanh nghiệp tổ chức có lợi ích gì? Lợi ích làm việc nhóm môi trường doanh nghiệp Với việc phát triển nhóm làm việc, trước hết doanh nghiệp giải vấn đề phức tạp chuyên môn cơng việc cụ thể Bên cạnh mơ hình nhóm giúp doanh nghiệp:  Thực tốt mục tiêu lớn điều kiện cụ thể;  Thực dự án lớn cần nhiều người tham gia;  Thực quy trình làm việc, kết nối liên phịng ban, liên cơng ty, giảm thiểu thủ tục, vướng mắc phối hợp phận;  Tạo chủ động cho nhân viên, cấp tin tưởng trao quyền cho nhóm làm việc;  Củng cố tinh thần hợp tác, đoàn kết thành viên, xây dựng văn hóa cơng sở văn hóa doanh nghiệp Nhóm hay Phịng ban Ban giám đốc Cơng ty bánh kẹo Hương Hịa đặt mục tiêu tối ưu hóa quy trình phân phối sản phẩm tới đại lý Mục đích giảm chi phí vận hành mà khơng ảnh hưởng đến chất lượng cung cấp hàng hóa Thời gian cho cơng việc tháng, chi phí mong muốn cắt giảm 10% Để thực công việc này, ngồi anh Phương – trưởng phịng kinh doanh người có nhiều kinh nghiệm mảng phân phối, dự kiến cịn cần đến cơng sức kinh nghiệm nhân viên phòng phát triển đại lý, phòng kế toán, phận vận chuyển, phận quản lý kho Nếu bạn giám đốc cơng ty Hương Hịa, bạn tổ chức công việc nào? Hãy nêu rõ lý bạn trường hợp bạn có ý tưởng thành lập nhóm hay phịng ban Lợi ích làm việc nhóm mơi trường học tập Bạn hiểu cần thiết nhóm mơi trường doanh nghiệp Vậy cịn mơi trường học tập Những lợi ích mà nhóm học tập mang lại là:  Giảm áp lực học mình: Thành viên nhóm có cảm giác thoải mái, khơng bị căng thẳng lúc làm việc Sự hỗ trợ, hợp tác người nhóm giúp họ trở nên tự tin việc học họ đạt hiệu cao hơn;  Hiệu học tập tốt hơn: Các thành viên nhóm chia sẻ phương pháp học tập cho để đạt kết tốt nhất, giúp đỡ tiến Sự phối hợp nhiều người giúp thực công việc lớn chất lượng cao Đưa nhiều giải pháp trình thực hiện; PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Phát triển kỹ năng: Tạo môi trường tốt để người học phát triển kỹ kỹ giao tiếp, kỹ quản lý cá nhân, khả chịu trách nhiệm, kỹ chia sẻ thơng tin Đó kỹ có ích cho cơng việc cho phát triển nghiệp sau này;  Xây dựng quan hệ tốt với nhiều thành viên cộng đồng học viên Nên làm việc hay theo nhóm? Giảng viên giao cho lớp ngày phải hoàn thành tiểu luận khoảng 40 trang đề tài Phân tích hoạt động kinh doanh ngành dịch vụ Việt Nam (có thể làm theo nhóm tùy theo lựa chọn sinh viên) Để làm tiểu luận này, ngồi kiến thức tài chính, sinh viên phải có khả phân tích số, kỹ tin học Excel… Lan định tự hoàn thành tập nghĩ làm người khác “vướng chân” thêm chất lượng làm nhóm khơng thể đảm bảo Kết khối lượng cơng việc phải làm q nhiều, Lan khơng kịp hồn thành tiểu luận hạn chất lượng khơng tốt Trong đó, Hà lại chọn cách làm theo nhóm Hà bạn khác lập thành nhóm làm tiểu luận Hà đứng phân công công việc cho người Vì thế, nhóm Hà khơng hồn thành tập kịp thời gian mà chất lượng cịn tốt 1.2 Kỹ làm việc nhóm Những lý giải mục 1.1 lợi ích làm việc nhóm Điều cho thấy trang bị tốt kỹ làm việc nhóm, bạn hịa nhập nhanh vào mơi trường doanh nghiệp hay môi trường học tập Bạn nhân viên xếp hạng cao kỳ đánh giá áp dụng tốt kỹ Vậy kỹ làm việc nhóm cá nhân gì? Kỹ làm việc nhóm cá nhân kết hợp tập hợp kỹ phẩm chất giúp cá nhân làm việc hiệu mơi trường nhóm Kỹ cho phép phát huy tốt lực phẩm chất thân để đem lại ảnh hưởng tích cực đến hoạt động nhóm Kỹ làm việc nhóm hình thành trên:  Những tảng kỹ kỹ lắng nghe, kỹ cân cảm xúc, kỹ thuyết phục… Đó kỹ mà người cần có mơi trường cơng việc nào; PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Mức độ cao kỹ phối hợp với thành viên khác nhóm;  Ở mức cao kỹ để tham gia hiệu hoạt động mang tính tập thể nhóm Hình 2: Mơ hình phát triển kỹ làm việc nhóm Để làm việc nhóm hiệu quả, bên cạnh thái độ kỹ làm việc thân, bạn phải hiểu kiến thức nhóm Khi có kiến thức bạn sẽ:  Có tiếng nói chung với thành viên khác để trao đổi xây dựng nhóm, hồn thành cơng việc nhóm Ví dụ nhóm trưởng nói mục tiêu nhóm, tất thành viên hiểu nói điều gì, có tầm quan trọng đến đâu  Biết tập trung vào công việc mang lại hiệu cao giai đoạn phát triển nhóm  Lý giải vấn đề, kiện làm việc nhóm, từ đưa cách giải phù hợp Kiến thức nhóm kiến thức gì? Tại kiến thức lại quan trọng vậy? Trong phần trình bày với bạn kiến thức nhóm 1.3 Kiến thức nhóm 1.3.1 Khái niệm nhóm Bạn thấy việc thành lập nhóm làm việc doanh nghiệp cần thiết Vậy nhóm gì? Có nhiều cách diễn đạt khác khái niệm nhóm Sau số khái niệm nhiều nhà quản lý chia sẻ:  Từ khía cạnh quản lý mục tiêu cơng việc: Một nhóm số nhỏ người có kỹ hỗ trợ nhau, họ cam kết thực mục đích, mục tiêu hoạt động chung để giải vấn họ chịu trách nhiệm (Katzenbach Smith, 1993) PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Từ khía cạnh cá nhân tham gia vào nhóm: Nhóm tập hợp cá nhân chia sẻ trách nhiệm hồn thành cơng việc (Christopher Avery, 2001) Tóm lại, Nhóm tập hợp người hợp tác với cách có tổ chức để đạt mục tiêu cụ thể lĩnh vực hoạt động xác định Bên cạnh nhóm nhân viên tổ chức hoạt động mục đích, nhóm cịn bao gồm trường hợp thành viên gia đình nỗ lực tạo sống hạnh phúc hơn, nhóm bao gồm hàng nghìn học viên trường đại học phấn đấu để có thành tích tốt Giới hạn phạm vi hướng dẫn: Để tập trung vào mục tiêu phát triển kỹ cá nhân học viên, phạm vi giáo trình đề cập tới hoạt động nhóm vừa nhỏ, có số lượng thành viên 30 người Mơi trường hoạt động nhóm giới hạn mơi trường doanh nghiệp sở đào tạo 1.3.2 Đặc trưng nhóm làm việc Có nhiều cách để mơ tả nhóm làm việc, phương pháp hiệu sử dụng chữ P đặc trưng: chữ “P” cho nhóm hoạt động hiệu Chúng ta hiểu nhóm làm việc, để mơ tả cụ thể ta sử dụng chữ "P": Purpose – Mục đích, Position – Vị trí, Power – Quyền hạn, Plan – Kế hoạch, People – Con người Việc xác định 5P giúp tập hợp thành viên để tạo nhóm hoạt động hiệu Ngược lại, bỏ qua đơn tập hợp số người có cơng việc liên quan đến hợp tác với cách có tổ chức hiệu  Mục đích (Purpose) Như biết, việc làm cần có mục đích mục tiêu cụ thể Khi nhóm làm việc với mà khơng đề mục đích chung để người hướng tới người làm kiểu, từ kết cơng việc khơng mong muốn Vì vậy, tất thành viên nhóm phải hiểu mục tiêu chung mà tập thể họ phải đạt đến gì? Khi thống điều cần thực hiện, thành viên nhóm giao cơng việc để thực theo kế hoạch thống cách cụ thể, rõ ràng Với mục đích, nhóm đề cách thức thực khác cho phù hợp, nhằm đạt kết tốt Khi xác định mục đích, cần trả lời vấn đề:   Cơng việc bạn có cần thiết phải sử dụng nhóm khơng? Sử dụng nhóm để làm gì? Chúng ta mong đợi từ khả hợp tác nhóm? Thế mạnh nhóm gì?  Mục đích nhóm hình thành nhằm thực dự án hay thực nhiệm vụ định?  PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Tại lại sử dụng nhóm? Nhóm trì lâu dài hay tồn tạm thời…? Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Mục đích chung nhóm đưa người có khả thích hợp vào để họ hợp tác công việc nhằm đạt mục tiêu cá nhân, phận tổ chức Ví dụ: Mục đích nhóm nghiên cứu thị trường: Xác định thị phần cho sản phẩm mới; tìm kiếm thị trường mới… Mục đích nhóm phát triển sản phẩm: Cải thiện chất lượng sản phẩm tăng tính sử dụng sản phẩm, cải thiện mẫu mã sản phẩm… Mục đích nhóm học tập: Giúp đỡ tiến bộ, chia sẻ kinh nghiệm, làm tập lớn…  Vị trí (Position) Khi xác định phải sử dụng nhóm, vấn đề đặt Vị trí (POSITION) Khi nhóm thành lập, nhóm có vị trí cấu tổ chức, liệu nhóm có phù hợp với tồn phận khác tổ chức không? Việc thành lập nhóm với hợp tác thành viên có ảnh hưởng đến khả vận hành phận khác tổ chức khơng? Câu hỏi quan trọng, vì, xác định xác vị trí nhóm, mối quan hệ làm việc, hợp tác nhóm, cơng việc sau thuận lợi, không bị cản trở Ngược lại, việc hình thành phận "khơng rõ vị trí" tổ chức dễ mang lại "nghi kỵ" cá nhân, phận tổ chức Khi xác định vị trí, cần trả lời vấn đề: Ai chọn người tham gia vào nhóm? Những đối tượng tham gia nhóm? Ai người đứng tập hợp nhóm?  Các nhóm báo cáo cho ai? Kết làm việc yêu cầu phát sinh báo cáo nào? Cách thức báo cáo xử lý kết quả?  Mối quan hệ thành viên nào? Sự liên kết, ràng buộc hay không ràng buộc nhóm nào? Ai chịu trách nhiệm liên kết? Và đặc biệt, chi phí vận vận hành nhóm phát sinh để phục vụ hoạt động nhóm chịu trách nhiệm?   Quyền hạn (Power) Khi trả lời câu hỏi mục đích vị trí nhóm, vấn đề nhóm làm gì, khơng làm trách nhiệm tới đâu vấn đề phải cân nhắc kĩ Quyền hạn (Power) câu hỏi thứ ba mà phải trả lời thành lập nhóm làm việc Xác định quyền hạn cho nhóm vấn đề khó, phụ thuộc vào đặc điểm quy mô, cấu trúc, chức năng, nhiệm vụ hoạt động … tổ chức Khi xác định quyền hạn, cần trả lời vấn đề: Phạm vi cơng việc nhóm gì? Nhóm phụ trách công việc nào? Trách nhiệm đến đâu? Cần phân chia rõ giới hạn công việc hợp tác  Nhóm làm việc vấn đề có ảnh hưởng đến phận, phịng ban khác tổ chức?  Nhóm tập trung vào lĩnh vực giới hạn định? Các lĩnh vực liên quan chịu ảnh hưởng nhóm hoạt động  Nhóm có quyền tự định tới đâu? Nhóm giải vấn đề gì? Vấn đề cần có ý kiến ai…  PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Kế hoạch (Plan) Việc xác định trước dự kiến hoạt động theo trình tự, thứ tự công việc, đảm bảo phối hợp chặt chẽ thành viên nhóm gọi kế hoạch hoạt động nhóm Kế hoạch thể cấu trúc công việc với hợp tác thành viên, cụ thể (Who), làm việc (What), đâu (Where), vào thời điểm (When), (Why) phải làm việc (How)? Cấu trúc "5W + H" giúp bạn thiết lập kế hoạch hoạt động nhóm Dựa vào đó, bạn dự kiến người nguồn lực để thực có hiệu mục tiêu Việc xây dựng kế hoạch nhóm giúp cho q trình điều hành hoạt động đạt hiệu tốt Khi lập kế hoạch, cần trả lời vấn đề  Nhóm đảm nhiệm trách nhiệm giao thực quyền hạn nào?  Ai nhóm làm làm nào?  Bao nhiêu thành viên nhóm phù hợp?  Vị trí lãnh đạo nhóm cố định hay luân phiên thành viên?  Người lãnh đạo có trách nhiệm quyền hạn gì?  Lịch họp nhóm nào? Trong họp nhóm, khối lượng cơng việc làm bao nhiêu?  Những thành viên nhóm làm ngồi buổi họp?  Bạn mong muốn thành viên hoạt động với nhóm bao lâu?  Con người (People) Đối với hoạt động gì, vấn đề người ln vấn đề quan trọng Chính người tạo nhóm, vận hành nhóm tất nhiên họ người định hiệu hoạt động nhóm Chính vậy, việc xác định mục đích, vị trí, quyền hạn kế hoạch việc tạo điều kiện để người hợp tác làm việc nhóm thành cơng Câu hỏi đặt không phải: "Ai người xuất sắc nhất", mà là: "Chúng ta tạo kết hợp nguồn lực tốt đạt kết tốt nào?" Trong nhóm, vấn đề người vấn đề phức tạp, có thành viên xuất sắc, thành viên "ít xuất sắc hơn" Khi hợp tác với mơi trường làm việc nhóm, bạn nhớ rằng: "Khơng có thành viên kém, có trưởng nhóm tồi", "Một tập thể người giỏi, có khả hợp tác tốt mạnh tập thể nhiều người giỏi mà khơng có hợp tác" Do đó, việc khuyến khích, động viên thành viên tăng cường hợp tác, giúp đỡ làm việc có ý nghĩa quan trọng nhằm khai thác lực người nhóm để làm việc cách hiệu PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Khi trả lời câu hỏi người, cần trả lời vấn đề :  Các thành viên nhóm tập hợp từ đâu?  Ai người có khả tạo đồng thuận, hợp tác nhóm?  Các thành viên nhóm có kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm khả gì?  Làm để tăng cường hợp tác thành viên nhóm?  Đánh giá khả hiệu làm việc thành viên phương pháp để cơng nhận cách tốt lực họ? Câu hỏi Mơ tả nhóm làm việc bạn đặc trưng 1.3.3 Phân loại nhóm làm việc 1.3.3.1 Phân loại theo cấu tổ chức  Các nhóm thức Các nhóm thức nhóm hình thành nhu cầu tổ chức với mục tiêu phù hợp với mục tiêu tổ chức Các nhóm thường trì ổn định để thực cơng việc thức tổ chức với phân cơng rõ ràng Các nhóm thức cấp độ thường tổ chức theo chức lĩnh vực chuyên mơn, mang tính chất lâu dài để thực nhiệm vụ chun biệt tổ chức  Nhóm khơng thức Nhóm khơng thức hình thành nhu cầu tự nhiên, nhu cầu xã hội cá nhân Các nhóm tập hợp để làm việc theo vụ việc nhằm giải nhu cầu định Thơng thường có ràng buộc với tổ chức thống Mục tiêu nhóm đa dạng không thiết phải liên quan đến mục tiêu tổ chức Cả hai loại nhóm có mức độ quan trọng định tồn phát triển tổ chức 1.3.3.2 Phân loại theo hình thức làm việc  Nhóm chức Gồm cá nhân làm việc để thực cơng việc có tính chất tương đồng tương hỗ Nhóm thường tồn nội phòng ban chức phòng Marketing, nhân sự, tài chính… Trong phận sản xuất hình thành nhiều nhóm chức khác Ví dụ cơng ty may mặc thời trang có nhóm nhóm thiết kế quần áo cơng sở, nhóm thiết kế quần áo mùa hè, mùa đông… 10 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Nhóm liên chức Gồm thành viên từ lĩnh vực, công việc khác tổ chức tập hợp lại thành nhóm để giải vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc họ đảm nhận  Nhóm giải vấn đề Gồm thành viên tập hợp cách tạm thời để xác định vấn đề tìm giải pháp khả thi cho vấn đề mà tổ chức phải đối mặt Nhóm giải vấn đề thường trao quyền để tự hành động thời gian định giải tán vấn đề giải  Nhóm làm việc tự chủ Gồm thành viên làm việc với nhằm tạo hiệu trình sản xuất cung cấp dịch vụ Nhóm làm việc tự chủ thường trao quyền hạn để tự thực công việc cho đạt hiệu cao  Nhóm ảo Gồm thành viên có mối quan hệ cơng việc với nhau, nhóm ảo thường khơng gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc nhóm giao tiếp qua phương tiện điện thoại, thư điện tử (e-mail), diễn đàn… Các nhóm thường hình thành loại hình doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất quản trị phức tạp, có xa cách mặt địa lý 1.3.4 Các giai đoạn phát triển nhóm Hình 3: Các giai đoạn phát triển nhóm Trong chu kỳ làm việc, nhóm thưởng trải 04 giai đoạn: Hình thành, Xung đột, Chuẩn hóa Phát triển Tùy mục tiêu tính chất hoạt động nhóm mà nhóm giải tán (kết thúc) nhóm sau chu kỳ làm việc tiếp tục trải qua giai đoạn chu kỳ (Bruce W Tuckman (1965) PSD101_Bai 1_v1.0011104207 11 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Ví dụ: Đối với doanh nghiệp: Để thực dự án, ban lãnh đạo giao nhiệm vụ cho nhóm Khi dự án hồn thành, cá nhân nhóm hợp tác ăn ý tiếp tục phối hợp với dự án ngược lại Tương tự nhóm học tập: Sau thành viên nhóm phối hợp với nhau, thấy hợp lại tiếp tục kết hợp thành nhóm mơn học tập lớn ngược lại 1.3.4.1 Giai đoạn hình thành Mơ tả: Hình thành giai đoạn nhóm tập hợp lại Đây giai đoạn người phấn chấn háo hức tham gia nhóm Các thành viên bắt đầu làm quen trước làm việc quan trọng nhóm Cảm giác phấn chấn qua mau, nhóm gặp phải vấn đề không rõ mục tiêu, không tin tưởng nhau, chất lượng trao đổi thông tin Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này:  Khi vào việc thật người im lặng trao đổi Đặc biệt thành viên quan trọng lo âu;  Nhóm khơng thống ý kiến vấn đề khơng nói trực tiếp;  Đặt câu hỏi mục đích nhóm;  Lịng tin tận tâm thấp;  Không tập trung suy nghĩ họp;  Thành viên thắc mắc q nhiều;  Khơng dự tính vấn đề khó khăn;  Xung đột chủ yếu mang tính chất cá nhân theo cách tiêu cực Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là:  Giải thích mục tiêu chung nhóm;  Mơ tả vấn đề nhóm giải cách rõ ràng;  Xác lập mục tiêu, thời gian biểu.Ví dụ đưa kế hoạch hoạt động giai đoạn đầu;  Chọn thành viên vào công việc cụ thể Lập bảng phân công nghiệp vụ;  Duy trì trạng thái khẩn trương Ví dụ lịch họp giai đoạn đầu dày hơn;  Tổ chức bàn bạc dạng bàn trịn để tạo khơng khí dân chủ;  Hướng dẫn cho thành viên gặp rắc rối bên họp, tách rời vấn đề cá nhân khỏi công việc chung Đồng thời, lãnh đạo nên khuyến khích cá nhân cịn rụt rè nói rõ quan điểm;  Bám sát nhiệm vụ để đơn đốc, giúp đỡ 1.3.4.2 Giai đoạn xung đột Mô tả: Giai đoạn xung đột (hay biến động) giai đoạn phát triển nhóm Khi chuẩn mực cơng việc chưa hình thành, cá nhân bộc lộ tính cách, thói quen, 12 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm sở thích bắt đầu nảy sinh mâu thuẫn với Trong giai đoạn có nhiều ý kiến theo chiều hướng khác đưa Mâu thuẫn nảy sinh chí dẫn tới xung đột đe dọa đổ vỡ nhóm Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này:  Bắt đầu hình thành phe phái;  Nảy sinh kỳ vọng không thực tế;  Các thành viên phát triển mức độ khác nhau;  Nhận thấy vấn đề khó khăn;  Muốn đẩy vấn đề cho cấp trên;  Không sẵn sàng đương đầu với thử thách Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là:  Khuyến khích đưa quan điểm khác nhau;  Tập trung vào thời gian mục tiêu chung để tạo thỏa hiệp;  Chia nhỏ vấn đề lớn;  Tìm kiếm thành cơng nhỏ để tạo hưng phấn cho nhóm;  Hướng dẫn thành viên;  Cho phép có xung đột – coi nguồn gốc để phát triển, nhóm cần thấm nhuần tư tưởng 1.3.4.3 Giai đoạn chuẩn hóa Mơ tả: Trong giai đoạn chuẩn mực hình thành nhờ có trải nghiệm chung từ thực tế Nhóm bắt đầu nhận thấy lợi ích việc cộng tác với giảm bớt xung đột nội Các thành viên bắt đầu cảm thấy thoải mái việc bày tỏ quan điểm Những vấn đề nhóm thảo luận cởi mở Ở giai đoạn này, người bắt đầu lắng nghe Các phương pháp làm việc hình thành tồn nhóm nhận biết điều Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này:  Các tranh luận diễn khơng có lý do;  Những người lãnh đạo quản lý nhóm thường bị trút giận xảy mâu thuẫn;  Các hội đàm trao đổi thay cho hành động, nhóm tranh luận chuẩn mực đưa ra;  Các nhóm nhỏ theo hướng riêng mình;  Những vấn đề khơng lường trước phá vỡ động lực phát triển nhóm Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là:  Thử thách nhóm để tiến hành phân tích giải nhằm tìm bất đồng; PSD101_Bai 1_v1.0011104207 13 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Chuyển từ lãnh đạo huy sang lãnh đạo khuyến khích, ủng hộ;  Chia sẻ nhiệm vụ lãnh đạo với thành viên khác;  Kêu gọi thành viên chia sẻ trách nhiệm;  Bám sát mục tiêu thời gian biểu đề 1.3.4.4 Giai đoạn phát triển Mô tả: Giai đoạn phát triển giai đoạn “hiệp lực” Nhóm phát triển lớn mạnh Các mối quan hệ nhóm rõ ràng Sự đồng thuận thành viên thiết lập theo phương hướng chung nhóm Các mục tiêu định hướng dựa nhiệm vụ mối quan hệ Khi đó, nhóm đạt kết cao cơng việc Trong giai đoạn này, nhóm làm việc ổn định hệ thống, cho phép trao đổi quan điểm tự thoải mái có hỗ trợ cao nhóm thành viên với định nhóm Một số vấn đề cần phải lưu ý giai đoạn này:  Nhóm đảm nhận nhiều việc;  Các thành viên không tuân theo lãnh đạo;  Các thành viên hoạt động tự do;  Giao tiếp thành viên nhóm không nhiều;  Các thành viên phản đối công việc nhàm chán;  Nhóm khơng cịn động lực thúc đẩy Hành động người lãnh đạo Một số gợi ý việc người lãnh đạo nên làm có vấn đề xảy là:  Tăng cường họp đặn;  Tham gia dự án lớn hơn;  Tìm kiếm thêm động lực cho nhóm 1.4 Kỹ cá nhân tảng để làm việc theo nhóm Một câu hỏi thường gặp người quan tâm đến kỹ làm việc nhóm “Tơi chưa có kỹ làm việc theo nhóm phải bắt đầu học nào” Thực ra, khơng người hồn tồn khơng có kỹ làm việc theo nhóm Trong hoạt động cộng đồng, người biết cách tham gia họp hay biết phải làm với cơng việc mà nhóm giao cho, biết thành lập nhóm theo cách tự phát bản… Sự khác biệt kỹ làm việc nhóm chỗ cá nhân thể kỹ mức độ Theo Tiến sỹ M Ballot thuộc trung tâm tư vấn việc làm Massachuset, có 15 tiêu chuẩn để đánh giá khả làm việc theo nhóm, kỹ tảng cá nhân cần có để làm việc theo nhóm Dưới bảng thể 15 tiêu chuẩn: 14 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Kỹ cá nhân tảng để làm việc theo nhóm (và ứng dụng mơi trường làm việc) Lịng tin Bình tĩnh Tơn trọng Hợp tác Tổ chức Chịu áp lực Giao tiếp Kiểm sốt Trình bày Lạc quan Trách nhiệm Kiên trì Quyết tâm Nhạy bén Lắng nghe Hình 4: Các kỹ cá nhân tảng  Lòng tin: Bạn có tin tưởng vào khả hồn thành cơng việc đồng nghiệp khơng?  Bình tĩnh: Bạn có khả giải tình cách bình tĩnh khoảng thời gian vơ gấp rút khơng?  Tơn trọng: Ý kiến đồng nghiệp có bạn quan tâm khơng? Bạn có rút kinh nghiệm cho thân từ ý kiến khơng?  Hợp tác: Khả hịa nhập bạn với đồng nghiệp từ nhiều lĩnh vực với khả năng, chí quốc tịch khác nhau?  Tổ chức: Bạn xếp bàn làm việc có gọn gàng khơng? Bạn có làm việc theo kế hoạch vạch không?  Khả làm việc áp lực: Bạn có phát huy tốt khả làm việc áp lực không?  Khả giao tiếp bản: Bạn có thích tiếp xúc với nhiều người khơng? Bạn có thu hút ý người nói chuyện khơng?  Khả kiểm sốt tình huống: Khi tình ngồi dự kiến xảy ra, bạn đưa giải pháp cần thiết để giải không?  Khả thuyết phục: Bạn có khả đưa lý lẽ thích hợp để vận động người khác theo ý kiến khơng?  Lạc quan: Bạn có ln u sống tin ln có khả tìm giải pháp cho vấn đề, kể “bị dồn đến chân tường”?  Trách nhiệm: Bạn có tận tụy tâm huyết với công việc giao không?  Kiên trì: Khi cơng việc đình trệ bạn cố gắng tiếp tục bao lâu?  Quyết tâm: Bạn phản ứng kết khơng mong muốn? Từ bỏ hay tìm hướng giải khác  Nhạy bén: Bạn có dự tính tình khác xảy cơng việc? Bạn có khả giải linh hoạt tình khơng?  Lắng nghe: Bạn có ngắt lời đồng nghiệp họ đưa ý kiến khơng? Bạn có ln khuyến khích người đưa ý kiến riêng mình? PSD101_Bai 1_v1.0011104207 15 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Ví dụ: Tại buổi học lớp Quản trị Marketing, thầy Vinh giao đề tài làm tập nhóm cho lớp Sản phẩm phải nộp vào tuần thứ kế hoạch khảo sát ý kiến người tiêu dùng Rất nhiều sinh viên cảm thấy khó khăn với trở ngại ban đầu Họ cho giá làm việc theo nhóm tốt Nhận xét: Đa số sinh viên tự cho người có trách nhiệm có tinh thần hợp tác, họ lại thiếu tin tưởng vào chất lượng công việc người khác Để nhóm vượt qua trở ngại ban đầu này, lòng tin vào khả hồn thành cơng việc đồng nghiệp quan trọng 1.5 Kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác nhóm 1.5.1 Trách nhiệm cá nhân cơng việc nhóm (Personal Responsibility) Có thể hiểu: Trách nhiệm cá nhân cơng việc nhóm tập hợp ứng xử thể mong muốn tích cực tham gia vào cơng việc nhóm thành viên Tại lại cần thể trách nhiệm cá nhân:  Mặc dù thành viên nhóm phải chịu trách nhiệm chung công việc giao Tuy nhiên việc khuyến khích thành viên thể trách nhiệm cá nhân điều cần thiết Điều giúp thành viên tập trung vào phần công việc giao, không đổ lỗi cho tập thể hay thành viên khác  Trách nhiệm cá nhân giúp thành viên chủ động cách ứng xử với kiện tích cực tiêu cực q trình làm việc Qua góp phần thúc đẩy hiệu làm việc nhóm  Thay đổi quan niệm cũ cho cơng việc mang tính tổ chức nhóm nhóm trưởng thực thành lập nhóm trách nhiệm nhóm trưởng Từng thành viên nhận thức rõ tham gia cơng việc nhóm trách nhiệm Một số cách thể trách nhiệm cá nhân:  Thể trách nhiệm với rõ ràng thông tin, mục tiêu, phân công công việc, Ví dụ 1: Nhóm định có họp mà chưa thông báo lịch họp Thành viên A hỏi thư ký trưởng nhóm: Lịch họp gì? Thể trách nhiệm cá nhân: Thành viên A giúp nhóm nhận thức cần đưa lịch họp Thơng tin quan trọng để nhóm hoạt động hiệu Ví dụ 2: Nhóm thành lập bạn khơng biết vai trị mình? Thành viên B hỏi: Vai trị tơi gì? Làm ơn mô tả rõ ràng để làm việc hiệu Thể trách nhiệm cá nhân: Thành viên B giúp nhóm quan tâm xây dựng mơ tả cơng việc thành viên nhóm (nếu chưa có) Tại bạn thấy có kiến thức lý thuyết nhóm quan trọng Nếu thành viên B không hiểu rõ tầm quan trọng việc phân vai trị cho thành viên nhóm, dù người có trách nhiệm khơng đóng góp vào công việc chung 16 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Thể khả ứng phó: Bạn cần có khả chủ động ứng phó với kiện nhóm làm việc Khi bạn thấy hợp tác cơng việc thiếu hiệu thay bực tức, từ chối công việc, đánh giá thấp người khác bạn cần tự hỏi “Nguyên nhân việc gì? Tơi phải làm để làm tốt hơn” Ví dụ: Tại họp nhóm dự án đại hóa cơng việc văn phịng Cơng ty Hải Châu Phương – Trưởng nhóm đến muộn 10 phút hỏi “Chúng ta bắt đầu họp chưa?” Hải (thành viên nhóm): Anh Phương ạ, thơng báo họp tuần có lịch bắt đầu vào 9h00 sáng thứ Ba Theo anh, nên điều chỉnh lịch họp vào 9h10 cho phù hợp hay giữ nguyên? Thể trách nhiệm cá nhân: Anh Hải chủ động ứng xử Cách ứng xử hợp lý giúp thành viên nhóm nhận thức tầm quan trọng họp Không cần phàn nàn hay bực tức việc trưởng nhóm đến muộn Quan trọng nhóm họp lần sau  Thể quyền thành viên mình: Nếu khơng đồng ý với hướng định nhóm, thành viên cần phải có kiến Nếu thành viên khơng quan tâm đến việc nhóm khơng thể đạt kết mà thành viên mong đợi  Thể có lĩnh: Nếu thành viên khác khơng giữ cam kết, bạn cần phải nói rõ điều ảnh hưởng đến kết Hãy nhắc lại với họ: Bạn muốn hợp tác phải trước đưa cam kết Ví dụ: Theo kế hoạch nhóm dự án Hiện đại hóa cơng việc văn phịng Cơng ty Hải Châu, anh Phương anh Hà giao hoàn thiện trình bày kế hoạch triển khai dự án Anh Hà không thực phần việc thống nhất, nên hai anh phải hỗn trình bày kế hoạch sang tuần Anh Phương nói với anh Hà: Hỗn trình bày kế hoạch làm dự án chậm lại tuần Những người khác khơng có việc để làm tuần đợi công việc ta Chi phí dự án tăng theo Tơi muốn bàn bạc kỹ rút kinh nghiệm để lần sau làm tốt Thể trách nhiệm cá nhân: Anh Phương nói việc ảnh hưởng đến công việc chung chủ động đưa bàn bạc cách thực cam kết  Kết thúc công việc giao hạn Nếu có vấn đề ảnh hưởng đến tiến độ cần phải cho nhóm biết sớm  Mang lại “món quà” bất ngờ cho nhóm: Nếu bạn có khả giúp nhóm thơng tin, quan hệ cá nhân chia sẻ với nhóm 1.5.2 Giao tiếp tốt với thành viên nhóm Khái niệm: Giao tiếp tốt với thành viên nhóm tức trao đổi thơng tin nhóm cách rõ ràng xác PSD101_Bai 1_v1.0011104207 17 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Tại bạn phải giao tiếp tốt với thành viên nhóm:  Lắng nghe tốt giúp cá nhân bạn nắm rõ mục tiêu, kế hoạch cơng việc, nguồn lực sử dụng, biết rõ tiêu chí đánh giá cơng việc bạn Những điều thiếu để bạn làm việc hiệu môi trường làm việc  Giúp cung cấp thông tin rõ ràng cho nhóm Họ biết xác ý tưởng tích cực bạn: Bạn muốn gì, khơng mong muốn gì, gặp khó khăn đâu Qua đó, họ thực việc bạn mong muốn, giúp đỡ việc bạn gặp khó khăn đánh giá cơng việc bạn  Trao đổi thông tin tốt tạo môi trường an tồn thoải mái nhóm Sẽ khơng có người hiểu nhầm bạn bị bạn hiểu nhầm Lời khun Trong nhóm thơng thường có 02 loại thành viên  Những người “kéo”, người có khả sáng tạo, tìm mới, thúc đẩy việc phối hợp thành viên khác  Những người “đẩy” người có khả làm việc chăm mẫn cán mục tiêu chung Bạn nên tự đánh giá thuộc loại “kéo” hay “đẩy” Mạnh dạn kiến nghị để phân công nhiệm vụ phù hợp Bạn dễ dàng thể trách nhiệm Một số lời khuyên để giao tiếp tốt nhóm Lắng nghe góp ý với nhóm  Chủ động lắng nghe: ý đến lời nói người trình bày, đừng vội suy nghĩ nội dung phát biểu bạn  Nếu bạn khơng rõ băn khoăn ý kiến vừa trình bày mạnh dạn đặt câu hỏi Để việc giao tiếp, trao đổi nhóm thuận lợi việc truyền đạt nắm bắt thơng tin xác thành viên quan trọng  Phát biểu có tính xây dựng o o o o o 18 Khi phát biểu, bạn đừng khẳng định riêng ý kiến Nên nhớ ý kiến riêng bạn Hãy để thành viên nhóm cơng nhận ý kiến bạn thực mang lại hiệu cho nhóm; Hãy giải thích rõ ràng nguyên nhân bạn nhận xét vấn đề, người hay việc; Nếu có thể, nhắc lại ý kiến người nói để chắn bạn hiểu họ trước nhận xét phát biểu; Cần trân trọng ý tưởng người khác, bạn bạn cho ý tưởng khó thực Vì phần ý tưởng có giá trị mang lại kết tốt; Trước chất vấn có thiện chí, bạn nên bình tĩnh để trả lời khơng nên phản ứng nóng nảy; PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm o o Đừng ngắt lời người khác trình bày; Nên giữ thái độ khách quan để đánh giá việc, ý tưởng không đánh giá người nói Trình bày ý tưởng  Cần xác định tâm cân cảm xúc trước trình bày ý tưởng, thư giãn hít thở sâu trước trình bày Nếu bạn trình bày ý tưởng với tâm trạng buồn rầu, mệt mỏi cho dù thơng tin mà bạn đưa tích cực người nghe có cảm giác tiêu cực  Khi trình bày nên dùng ngơn ngữ giản dị, dễ hiểu, khơng dùng tiếng lóng  Chú ý đến ngôn ngữ thể giao tiếp phi ngơn từ  Hài hước có chừng mực: Hài hước chút làm cho khơng khí nhóm thoải mái hơn, người tiếp cận ý kiến bạn tích cực Tuy nhiên, khơng nên lạm dụng, cần tránh chủ đề làm người khác khó chịu  Cần kiên nhẫn: Có thể thành viên nhóm hiểu ý tưởng tốt bạn Họ hỏi nhiều, chí lặp lại câu hỏi Một số người khơng đồng tình với tiểu tiết Vì kiên nhẫn để ý tưởng bạn hiểu rõ Trao đổi thông tin hiệu qua mạng:  Hãy học cách sử dụng thành thạo thư điện tử (E-mail), diễn đàn, số dịch vụ lưu trữ chia sẻ liệu (ví dụ: Google docs hay Mediafire)  Đừng viết gửi thư bạn bực bội với Hãy cho thời gian để bình tĩnh lại  Đọc lại thư viết diễn đàn trước bạn gửi nội dung Nội dung mạng gây hiểu nhầm Hãy cố gắng viết thật rõ ràng  Nên trả lời nhận thư (thông thường đừng để 48 trả lời thư)  Hãy chia sẻ lịch tuần kế hoạch công việc bạn với thành viên khác nhóm Bằng cách thành viên biết thời điểm tốt để trao đổi công việc  Khi chia sẻ liệu văn (file) cần làm theo quy ước đặt tên chung Ví dụ: Quy ước đặt tên văn (file) áp dụng số nhóm học viên Quy ước: [yyyy/mm/dd ngày hoàn thành]_[Nội dung]_[Tài khoản Người viết]_[Phiên bản].[Loại File] Ví dụ tên File theo quy ước trên: 20101211_DanhGiaThanhVien_quangdh2077_v2.0.xls Giải thích: Có nhiều cách đặt tên File khác nhau, mục đích chung nâng cao khả xếp, tìm kiếm, phân biệt phiên bản, biết Ở ví dụ bạn thấy tên File Đánh giá thành viên thành viên có Nickname quangdh2077, file có phiên 2.0, xuất ngày 11 tháng 12 năm 2010 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 19 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm 1.5.3 Thể hợp tác cơng việc nhóm Khái niệm: Hợp tác tương tác tích cực cá nhân với thành viên khác nhóm Sự tương tác chi phối, ràng buộc mục tiêu chung, tuân theo kế hoạch, quy định chung nhóm thơng qua Tại thành viên phải hợp tác tốt với nhóm  Hợp tác sở để nhóm thực cơng việc lớn Qua đó, bạn đạt mục tiêu cá nhân  Hợp tác cho phép bạn nhận hỗ trợ từ thành viên khác bạn giúp đỡ thành viên khác  Hợp tác tốt giúp công việc bạn đánh giá xác, giúp bạn có thêm động lực làm việc  Hiểu rõ mục tiêu chung giúp bạn nhóm có nguồn động viên tích cực trình làm việc giúp nâng cao tinh thần bạn làm việc nhóm  Trong nhóm có ý kiến khác nhau, phải có tinh thần hợp tác bạn biết cách thỏa hiệp để đạt mục tiêu chung Một số lời khuyên tinh thần hợp tác:  Có hành động thể tinh thần hợp tác bạn rõ ràng Trước hết là: o Có mặt họp o Giao sản phẩm nhận làm hạn o Chuẩn bị đầy đủ thông tin, sản phẩm đến họp o o Trả lời Email dạng thơng điệp khác hạn mà nhóm thơng qua Khơng dùng ngơn ngữ phê phán, cơng kích thiếu tơn trọng cá nhân  Nếu cịn điều chưa rõ ràng mục tiêu, quyền hạn, phân công cơng việc bình tĩnh chia sẻ làm rõ Trong công việc, chồng chéo, mâu thuẫn tránh khỏi, lúc quyền hạn trách nhiệm rõ ràng giúp bên hợp tác hiệu  Tôn trọng ý kiến thành viên khác, đặc biệt nên đánh giá khách quan ý kiến họ Đánh giá ý tưởng không đánh giá với cá nhân đưa ý tưởng  Trong đánh giá công việc ý tưởng người khác nên trao đổi điểm bạn thấy điểm mạnh điểm yếu Tuyệt đối tránh ý kiến cho tồn ý tưởng khơng phù hợp với nhóm  Hiểu để hợp tác cần có thỏa hiệp Ý tưởng bạn thay đổi đơi chút giữ mục tiêu điểm  Hành động phát ngơn hướng tới mục đích chung nhóm 20 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm TĨM LƯỢC CUỐI BÀI Trong này, bạn cần lưu ý điểm sau:  Nhóm làm việc hình thức tổ chức áp dụng ngày nhiều môi trường làm việc môi trường học tập Bên cạnh mức độ phức tạp cơng việc, cịn nhiều ngun nhân khác để thành lập nhóm cho phép đưa việc Ra định xuống mức thấp hơn, xây dựng cộng đồng,…  Kỹ làm việc nhóm chia thành thành phần khác Đó kỹ cá nhân tảng, kiến thức lý thuyết nhóm, kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác kỹ tham gia hoạt động tập thể nhóm Những kỹ trang bị tốt khả làm việc nhóm bạn hiệu Ngược lại, tích cực hoạt động nhóm, kỹ làm việc nhóm bạn phát triển  Việc hiểu rõ lý thuyết nhóm giúp bạn có tiếng nói chung có cơng cụ để làm việc với thành viên khác nhóm Đặc biệt, phần bạn cần quan tâm đến biểu công việc cần làm giai đoạn phát triển nhóm  Những kỹ cá nhân tảng sử dụng hồn cảnh, mơi trường Kỹ lắng nghe, kỹ cân cảm xúc, kỹ thuyết phục, kỹ đàm phán  Cần hiểu kỹ làm việc nhóm kỹ mà cá nhân cần phải trang bị để đạt thành công Cụ thể, bạn phải thể tinh thần trách nhiệm, khả giao tiếp tốt tinh thần hợp tác cao PSD101_Bai 1_v1.0011104207 21 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm CÂU HỎI ƠN TẬP Nêu giai đoạn phát triển nhóm? Để mơ tả nhóm làm việc thường sử dụng phương pháp gì? Nêu nội dung phương pháp đó? Nhóm làm việc theo cấu tổ chức hình thức làm việc phân loại nào? Tại phải làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm mang lại lợi ích cho cá nhân tập thể? Để làm việc theo nhóm, cá nhân cần có kỹ tảng gì? Nêu kỹ cá nhân phối hợp với thành viên khác BÀI TẬP Bài 1: Trong hành động tích cực sau, hành động địi hỏi có Tinh thần trách nhiệm, Kỹ giao tiếp, Tinh thần hợp tác Hành động Có Trách nhiệm Hỏi kỹ lại khơng hiểu rõ ý người trình bày Làm rõ điểm chưa rõ phân công cơng việc Viết tiêu đề Email rõ ràng, ngắn gọn Hợp tác tốt Đến họp Giao tiếp tốt Nói rõ cho đối tác biết việc họ khơng hồn thành hạn ảnh hưởng đến kết chung Hãy giải thích lựa chọn bạn Kỹ liên quan bạn chọn nhiều Vì lại vậy? Bài 2: Hãy sử dụng mẫu đánh giá sau Trường Kinh doanh - Đại học MIT (MIT Sloan Business School) để đánh giá khả hợp tác Sau điền, đưa kết bạn cho Giảng viên nhóm để phân tích Biểu Biểu hợp tác tích cực (A) Biểu Biểu bạn hồn tồn khơng Thường hợp tác (B) xuyên A Cách quan tâm Nói vấn đề thực lo ngại quan tâm Đưa lý quan tâm Ghi nhớ thơng tin Chỉ hỏi lại vấn đề có điều băn khoăn có thay đổi Thường xuyên B Liên tục phản đối nhiều chi tiết công việc chung Nghi ngờ tất việc Cách đặt câu hỏi Tùy thời điểm Không để ý từ đầu khơng chịu tìm hiểu Liên tục hỏi lại việc thông qua 22 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm Biểu Biểu hợp tác tích cực (A) Biểu bạn Biểu hồn tồn khơng Thường hợp tác (B) xuyên A Cởi mở người khác đánh giá, nhận xét cơng việc Sẵn sàng thay đổi hợp lý Không giữ nguyên tắc cứng nhắc, không chấp nhận thỏa hiệp Lắng nghe Phản hồi Không tham dự họp chẳng trả lời trao đổi thông tin qua mạng điện thoại Với nội dung tần suất thông điệp Liên lạc với thông điệp rõ ràng Để thời gian cho thành viên khác khả phản hồi Gửi thông điệp gấp không cho người khác thời gian trả lời Nhiều thông điệp không rõ ràng Đối với kế hoạch lịch trình Làm việc theo kế hoạch lịch trình Đồng ý thay đổi thấy hợp lý Không chấp nhận thay đổi kế hoạch lịch trình Đối với chia sẻ cơng việc giao phó Giao phó khả cho phép Sau tập trung cơng việc Thường xuyên B Từ chối thay đổi hay đánh giá không cao công việc Làm việc có ngun tắc Biết chấp nhận thỏa hiệp Tùy thời điểm Muốn làm tất Không cho phép thành viên khác tham gia Cách chịu trách nhiệm Đối với Quy ước làm việc Trong trao đổi với nhóm Bài 3: Bạn có khả làm việc theo nhóm? Làm việc theo nhóm nghĩa tất người hợp sức để tìm cách giải vấn đề chung cách nhanh hiệu nhất; chia sẻ ý tưởng đem lợi cá nhân phục vụ mục đích chung Bạn làm thử trắc nghiệm để kiểm tra xem có khả đó? STT Nội dung Hồn tồn đồng ý Đồng ý Khơng có ý kiến Phản đối Hồn tồn phản đối Với hầu hết dự án, tơi thích dựa kinh nghiệm kỹ riêng làm việc chia sẻ với người Trong tập trung vào nghiệp riêng, tơi nhiệt tình giúp đỡ thành viên nhóm để họ thành cơng Tơi ln cảm thấy tơi thành viên chăm nhóm Tơi ln cố gắng tìm cách hịa đồng với người hồn thành tốt cơng việc chung Tơi ln muốn tìm giải pháp tốt cho vấn đề mà nhóm gặp phải, nhiên lại không nhận nhiều khuyến khích khen ngợi việc Nhìn chung nhóm người thường thích làm việc với PSD101_Bai 1_v1.0011104207 23 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm STT Nội dung Hồn tồn đồng ý Đồng ý Khơng có ý kiến Phản đối Hồn tồn phản đối Tơi biết lợi ích làm việc nhóm, tạo nhiều sáng kiến giải pháp chia sẻ bớt khối lượng cơng việc lớn Cho dù thích hay khơng mơi trường làm việc ln địi hỏi tơi phải có khả làm việc nhóm Tơi nhận thấy phải gánh vác hầu hết cơng việc nhóm khơng đánh giá cao tơi điều Tơi người linh hoạt thích nghi nhanh với điều kiện 10 Chấm điểm Với câu: 1, 3, 5, 8, 9, điểm số sau: Hoàn toàn đồng ý: điểm; Đồng ý: điểm; Khơng có ý kiến: điểm; Phản đối: điểm; Hoàn toàn phản đối: điểm Và câu cịn lại, điểm số sau: Hồn tồn đồng ý: điểm; Đồng ý: điểm; Khơng có ý kiến: điểm; Phản đối: điểm; Hoàn toàn phản đối: điểm Kết quả:  40-50 điểm: Bạn thực nhân viên tuyệt vời nhóm Bạn hiểu lợi ích tầm quan trọng hợp tác công việc  30-39 điểm: Bạn nhân viên làm việc nhóm tốt Bạn nhận giá trị tinh thần đồng đội bạn chưa thực hòa hợp chia sẻ kỹ năng, sáng kiến với người cịn lại nhóm  20-29 điểm: Bạn không quan tâm dù phải làm việc độc lập hay làm việc theo nhóm Bạn người làm theo sếp yêu cầu bạn không muốn nỗ lực để thay đổi điều  Dưới 20 điểm: Bạn chắn khơng muốn khơng có khả làm việc theo nhóm Bạn cần phải đầu tư nhiều thời gian nỗ lực để hiểu giá trị tầm quan trọng làm việc nhóm 24 PSD101_Bai 1_v1.0011104207 ... 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Phát triển kỹ năng: Tạo mơi trường tốt để người học phát triển kỹ kỹ giao tiếp, kỹ quản lý cá nhân, khả chịu trách nhiệm, kỹ chia sẻ thông tin Đó kỹ. .. Những tảng kỹ kỹ lắng nghe, kỹ cân cảm xúc, kỹ thuyết phục… Đó kỹ mà người cần có mơi trường công việc nào; PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Mức độ cao kỹ phối... định tới đâu? Nhóm giải vấn đề gì? Vấn đề cần có ý kiến ai…  PSD101_Bai 1_v1.0011104207 Bài 1: Kiến thức kỹ cho hoạt động nhóm  Kế hoạch (Plan) Việc xác định trước dự kiến hoạt động theo trình