đề tài quản lý cửa hàng bán điện thoại di động

Điều kiệncơ chế để nhập hàngcủa cửa hàng anh như thế nào?Thường thì bên mình sẽ nhập hàng theoquý.Một quý nhập 100 sản phẩm, nguồn hàngxách tay bên Mỹ, Hàn Quốc, Hong Kong hoặcNhật Bản.N

Trang 1

TRƯỜNG Đ I H C GIAO THÔNG V N T IẠỌẬẢKHOA CÔNG NGH THÔNG TINỆ

MÔN: THIẾẾT KẾẾ PHÂN TÍCH THIẾẾT KẾẾ H THÔẾNGỆĐẾỀ TÀI: QU N LÝ C A HÀNG BÁN ĐI N THO I DI Đ NGẢỬỆẠỘ

Trang 2

LỜI NÓI ĐẦẦU

Phng pháp lu n phát tri n các h thốống thống tn luốn là m t trong nh ng ch đềề quan tr ng nhấốt ươậểệộữủọc a cống ngh thống tn Tr i qua m t gian đo n tềốn hoá lấu dài, phát tri n theo cách tềốp c n hủệảộạểậướng cấốu trúc đã dấền dấền chiềốm u thềố và ngày càng tr lền ph biềốn và đưởổược chu n hoá trong cống nghi p ẩệphấền phấền mềềm.

Hi n nay, dệướ ựi s phát tri n c a cống ngh thống tn, đ c bi t là trong lĩnh v c thểủệặệựương m i đi n t đã ạệửgiúp các cá nhấn, doanh nghi p có m t hàng dềễ dàng tềốp c n đệặậc v i ngượới tều dùng Hấều hềốt h đềều ườọcó phấền mềềm riềng đ qu n lý doanh nghi p c a mình.ểảệủ

Đ ng trức nhu cấều thiềốt kềố phấền mềềm c a các cá nhấn và doanh nghi p cũng nh vi c đam mề l p ướủệư ệậtrình ng d ng.Nhóm em đã ch n đềề tài: “ứụọ Xây d ng phâần mềầm qu n lý bán hàng cho c a hàng bán ựảửđi n tho i di đ ngệạộ ” làm bài t p l n mốn phấn tch thiềốt kềố h thốống.N i dung đềề tài gốềm có 3 phấền:ậ ớệộ

 Phần 1: Khảo sát hệ thống

Thực hiện tìm hiểu, khảo sát hệ thống thông tin, cụ thể là cửa hàng bán điệnthoại di động, đánh giá hiện trạng của cửa hàng, xác định các mặt hạn chế củahệ thống cũ, từ đó đề xuất biện pháp khắc phục.

 Phần 2: Phân tích hệ thống

Từ việc khảo sát hệ thống ban đầu, nội dung ở phần này tập trung xác địnhcác yêu cầu mà hệ thống cần đáp ứng, Xác định các chức năng cấn có, luồngdữ liệu và các thực thể trong hệ thống.

Hà Nội, ngày 09 tháng 11 năm 2016

Trang 3

Bảng phân công công việc

-Làm báo cáo word

-Phỏng vấn về quản lý kho hàng, lấy các mẫu

-phân rã chức năng DFD Quản lý kho mức 1,Quản lý tàichính mức 1

-Phát biểu bài toán, mô tả chức năng quản lý kho hàng-Phỏng vấn quy trình bán hàng, phiếu hỏi,

-phân rã chức năng DFD Quy trình bán hàng mức 1-Mô tả Quy trình bán hàng

-Phỏng vấn về Nhận sự và tài chính-phân rã chức năng, Quản lý nhân sự mức 1-Mô tả Quản lý tài chính, nhân sự

Cả nhóm -Sơ đồ BFD, sơ đồ DFD mức ngữ cảnh và mức 0-Chuẩn hóa dữ liệu từ các mẫu

-Mô hình quan hệ dữ liệu RDM

Trang 4

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT BÀI TOÁN

I Giới thiệu bài toán1 Giới thiệu chung

Cửa hàng bán điện thoại QUOCTUANMOBILE chuyên cung cấp điện thoại của cáchãng như Apple, Samsung, Nokia, LG, HTC…Các dòng điện thoại thường và điệnthoại thông minh (smartphone).

Với 2 năm hoạt động, phục vụ quý khách hàng QUOCTUANMOBILE luôn là điểmđến yêu thích của giới công nghệ nói chung và giới săn điện thoại mới nói riêng Cửahàng luôn cấp nhật các thông tin, mặt hàng mới nhất trên thế giới cũng như ở ViệtNam Đội ngũ nhân viên trẻ đẹp, năng động, sẵn sàng phục vụ quý khách hàng kịpthời, đầy đủ nhất.

Tiêu chí hoạt động của của hàng là làm sao mặt hàng đến tay người tiêu dùng giá rẻnhất thị trường nhưng chất lượng phải được đảm bảo Việc giữ uy tín với khách hànglà phương châm hoạt động, phát triển thương hiệu của cửa hàng.

Hiện tại cửa hàng chỉ phục vụ cho khách hàng đến mua hàng trực tiếp tại cửa hàngnhưng do sự mở rộng về quy mô bán hàng Chủ cửa hàng có ý định phục vụ cho kháchhàng ở xa, không có điều kiện đến mua trực tiếp.

2 Phạm vi sơ bộ

Phạm vi sơ bộ của hệ thống:- Quản lý bán hàng- Quản lý kho hàng- Quản lý nhân viên- Quản lý khách hàng- Quản lý tài chínhII Khảo sát

1) Phỏng vấn

Địa điểm khảo sát: 14-B1 tập thể Thành Công, Ba Đình, Hà NộiNgười được phỏng vấn: Anh Lương Quốc Tuấn chủ cửa hàng

Trang 5

Câu hỏi: Trả lời:Quản lý nhập hàng

1 Điều kiện(cơ chế) để nhập hàngcủa cửa hàng anh như thế nào?

Thường thì bên mình sẽ nhập hàng theoquý.Một quý nhập 100 sản phẩm, nguồn hàngxách tay bên Mỹ, Hàn Quốc, Hong Kong hoặcNhật Bản.Nhưng nếu có sản phẩm nào bán hếttrước thời gian nhập hàng mới hoặc có yêu cầutừ khách hàng mà hàng trong kho không đủ đểcung cấp(hoặc không có) thì cửa hàng sẽ xemxét để nhập thêm sản phẩm đó

2 Anh căn cứ vào đâu để xác địnhthời điểm nhập hàng số lượng củađơn hàng?

Cẳn cứ vào số lượng hàng còn tồn trong khovà số lượng sản phẩm được bán ra.Nếu hàngtrong kho có số lượng dưới 100 sp thì bênmình sẽ lên kế hoạch nhập hàng

3 Khi đi nhập hàng có phải báo cáohay ghi

chép vào sổ không? Ghi chépnhững thông tin gì?

Khi nhập hàng thì mình sẽ mang theo sổ ghichép hàng hoá nhập.Trong sổ mình ghi mã lôhàng, mã sản phẩm, số lượng, ngày nhập, nhàcung cấp, người nhập, giá nhập, tên người đạidiện nhà sx, thành tiền

4 Nếu hàng nhập về bị lỗi thì cóđược đổi trả không? Cách thức rasao?

Nềốu hàng nh p vềề khống đ t yều cấều ho c khống đúngậạặtho thu n thì bền mình seễ yều cấều nhà cung cấốp đ i ảậổtr hàngả

5 Phiếu nhập hàng gồm nhữngthông tin gì ?

Phiếu xuất bên mình có ghi :- Mã phiếu xuất - Nhân viên xuất- Ngày xuất - Nội dung xuất.- Mã sản phẩm

- Số lượng

Trang 6

6 Khi nhân viên lấy hàng từ kho rabán thì cần những thủ tục nào?

Khi nhân viên lấy hàng từ kho ra sẽ phải kiểmtra hàng hóa, và lập phiếu xuất.

7 Quy trình đưa hàng vào kho, quầynhư thế nào?

- Ki m tra chấốt lểượ hàngng- Xuấốt hoá đ n nh pơậ- Nh p hàng vào khoậ

- Xuất phiếu nhập kho

8 Khi lấy hàng về, hàng hóa đượcnhập vào kho như thế nào?

- Đấều tền, d a vào thốống kề hàng tốền và nhu cấều c a ựủkhách mình lền kềố ho ch nh p hàng sau đó làm h p ạậợđốềng v i nhà cung cấốp nh ng m t hàng đó Khi nh n ớữặậđược thống báo c a nhà cung cấốp giao hàng, mình seễ ủch đ ng sắốp xềốp cống vi c đ chu n b nh p hàng,khi ủ ộệểẩịậhàng được đ a t i,bền mình seễ ki m tra chấốt lướểượng s n ph m, các thống sốố liền quan ….ảẩ

- Nếu hàng không đạt tiêu chuẩn hoặc khôngđúng thỏa thuận thì bên mình sẽ yêu cầu nhàcung cấp đổi trả hàng.Sau đó mình cho nhậphàng vào kho và thanh toán với nhà cung cấp.Công việc cuối cùng kế toán sẽ tính toán, xácđịnh giá bán của sản phẩm.

Quản lý nhân sự và khách hàng1 Khi quản lí nhân viên anh cầnnhưng thông tin gì?

Bên mình lưu trữ thông tin nhân viên gồm cóMã nhân viên, họ tên nhân viên, địa chỉ, điệnthoại, giới tính, công việc…

2 Với mỗi khách hàng đến mua hàngbên anh lưu trữ thông tin khách hàngvới những thông tin gì

Bên mình lưu trữ thông tin khách hàng gồmmã khách hàng, họ tên khách hàng, điện thoạikhách hàng(bắt buộc), email

Quy trình bán hàng

1 Cửa hàng có chức năng giao hàngtrực tiếp cho khách hàng hàng hoặcship hàng cho những khách hàng ở xakhông?

Bên mình có dich vụ giao hàng miễn phí trongkhu vực Hà Nội, còn đối với những địa điểm ởxa thì bên mình sẽ ship hàng qua bưu điện và

Trang 7

tính phí vẫn chuyển.

2 Hoá đơn bên anh gồm những thôngtin gì ?

Hoá đơn bán bên mình gồm:

- Thông tin cửa hàng (tên cửa hàng, địa chỉ cửahàng, số điện thoại,…)

- Thông tin khách hàng (Họ tên khách hàng, sốđiện thoại, địa chỉ,…)

- Chi tiết đơn hàng (Số hoá đơn, mã sản phẩm,tên sản phẩm, số lượng, đơn giá, thành tiền,bảo hành)

- Lưu ý khi mua hàng (Chính sách đổi trả trong7 ngày nếu có lỗi của nhà sản xuất,…)3 Nếu khách hàng mua hàng với số

lượng lớn thì cửa hàng có ưu đãi gìkhông?

Khi khách hàng mua hàng v i hoá đớơn thanh toán l n ớhơn 20 tri u thì bền mình triềốt khấốu 10% t ng đệổơn hàng

4 Quy trình khách hàng mua hàngnhư thế nào ?

Ban đầu khách hàng đến hỏi thông tin sảnphẩm sản phẩm với nhân viên tư vấn, nhânviên sẽ viết thông tin của khách hàng cùng vớithông tin sản phẩm lên hóa đơn đặt hàng sauđó nhân viên tư vấn sẽ chuyển hóa đơn đặthàng đó cho nhân viên kế toán, nhân viên kếtoán sẽ xác thực thông tin sản phẩm với bênkho hàng nếu đáp ứng được yêu cầu của kháchsẽ tiến hành nhập hóa đơn mua hàng và yêucầu khách hàng thanh toán.

5 Khách hàng có thể đổi trả sảnphẩm đã mua không,nếu có thìnguyên tắc đổi trả như thế nào?

-Nếu có lỗi về sản phẩm bên mình đổi hàngtrong 7 ngày, với điều kiện còn nguyên vẹn,đầy đủ hộp và phụ kiện.

-Nếu sản phẩm không có lỗi mà khách hàng cónhu cầu đổi sang dòng sản phẩm khác thì bênmình trừ 5% / ngày theo giá bán gốcQuản lý tài chính

Trang 8

1 Kiểm kê được thực hiện khi nào?Cách thức, nội dung kiểm kê?

Hàng tuần (thường là cuối tuần) nhân viên kếtoán có trách nhiệm kiểm kê số lượng hàng.bán ra, nhập về, và số lượng hàng tồn (chưagiao cho khách).

2 Báo cáo gồm những loại nào? (xuấtnhập, doanh thu, tình hình bán hàng)

Cửa hàng mình chỉ có báo cáo tổng hợp xuấtnhập tồn(báo cáo kiểm kê) của sản phẩm, báocáo doanh thu hàng tháng

3 Doanh thu trung bình của cửa hàngtrong một tháng?

Thông thường một ngày bên mình bán tầm 7-8sản phẩm, đôi khi không có sản phẩm nào.Trung bình một tháng tầm 100 sản phẩm.Ngoài ra bên mình còn có dịch vụ sửa chữa vàbán phụ kiện điện thoại.

2) Phiếu hỏi

H tên: ọ Đi n Tho i: ệạ

1 Khi anh(chị) đi xin vào làm tại cửa hàng có cần bằng cấp không?Nếu có thì làgì?

Trang 9

 nềốu anh ch l a ch n ) ị ựọ

Nhấn Viền  Qu n Lýả  Giám Đốốc  Khác (xin ghi rõ): ……….

5 Xin anh/ch vui lòng cho biềốt cống vi c chính c a mình trong c a hàng? ịệủử( đánh dấốu x vào ố  nềốu anh ch l a ch n ) ị ựọ

Bán Hàng Thu Ngấn Kho  Khác (xin ghi rõ): ………

6 Th i gian làm vi c c a anh/ch v trí hi n t i trong ờệủị ở ịệạc a hàng?ử( đánh dấốu x vào ố nềốu anh ch l a ch n ) ị ựọ

Làm c ngày ả Làm Theo ca  Khác (xin ghi rõ): ……….

7 M c lứ ương thu nh p hi n t i c a anh ch là bao nhiều trền m t tháng?( đánh dấốu ậệạ ủịộ x vào ố  nềốu anh ch l a ch n ) ị ựọ

T 2-3 tri u ừệ  T 3-5 tri u ừệ 

T 5-8 tri u ừệ  Trền 8 tri u ệ 

Trang 10

3) Các mẫu hóa đơn, phiếu đặt hànga Mẫu phiếu đặt hàng vào kho

Cửa hàng điện thoại di động Nam Anh

Địa chỉ: 18 Lê Thanh Nghị, Hai Bà Trưng, Hà NộiĐiện thoại: 024.39933965

Trang 11

b Mẫu hóa đơn nhập hàng vào kho

T ng tềền bắềng ch : ổữ

Hà Nội , ngày tháng năm Nhà cung cấp Người lập Bộ phận kho (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký,họ tên)

Hình 2: Mấễu hóa đ n nh p hàngơậ

Trang 12

c Mẫu hóa đơn bán hàng

HÓA ĐƠN BÁN HÀNGSố hoá đơn:……….

Họ tên khách hàng:……… Nhân viên BH:……….Địa chỉ:……… Ngày bán:……….Điện thoại:……….

STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm ĐVT Số lượng Đơn giá Thành tiền

Tổng tiền hàng:……… Chiết khấu:……… Tổng tiền: ………

Hà Nội , ngày tháng năm Khách hàng Người lập phiếu Thủ kho Thu ngân (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên) (ký, họ tên)

Hình 3: Mấễu hóa đ n bán hàng ơ

Trang 13

d Mẫu thống kê hàng tồn

THỐNG KÊ HÀNG TỒNMã thống kê:

Ngày lập: Mã nhân viên:Tên nhân viên:

Từ ngày: Đến ngày: STT

Tên sảnphẩm

vị tính Tồn đầu

Số lượngnhập

Trang 14

Hình 4: Mẫu thống kê hàng tồn khoe Mẫu đơn đặt hàng của khách

Đ N Đ T HÀNGƠẶKhách hàng:……… Sốố phiềốu:……….Đ a ch :……… Ngày l p:………ịỉậĐi n tho i:……… ệạ

Ghi chú:………

Tiền hàng: ……… Tiền chiết khấu:………

f Mẫu báo cáo doanh thu từng Loại sản phẩm

STT Mã sản phẩm Tên sản phẩm Số lượng ĐVT Đơn giá Thành tiền

Trang 15

BÁO CÁO DOANH THU THEO TỪNG LOẠI SẢN PHẨMMã báo cáo: Ngày lập:Mã nhân viên:

Tên nhân viên:

STT Loại sảnphẩm Tổng Số lượng đãnhập Tổng Số lượng đãbán Tổng doanh thu

Hà Nội , ngày tháng năm

Ngườ ậi l p(ký, h tền)ọ

Hình 6: Mẫu báo cáo doanh thu theo từng Loại sản phẩmPHẦN II: MÔ HÌNH HÓA CHỨC NĂNGI Mô tả bài toán

Hoạt động của cửa hàng bán điện thoại như sau:

Trang 16

Khi khách hàng đến và đưa ra yêu cầu mua hàng thì nhân viên tư vấn sẽ tiếp nhậnyêu cầu và xin thông tin khách hàng cùng với việc viết đơn đặt hàng cho khách.Nhânviên tư vấn sẽ yêu cầu khách đến quầy thu ngân để thanh toán tiền cùng với đơn đặthàng Nếu khách hàng thuộc diện khách mua lẻ, Số lượng Loại sản phẩm ít thì nhânviên thu ngân viết hóa đơn thanh toán gồm những thông tin: mã hóa đơn, Ngày lậphóa đơn, Tên khách, Địa chỉ, Điện thoại liên hệ, danh sách mặt hàng, Số lượng, Tổngtiền Hóa đơn bán hàng và thông tin khách sẽ được cập nhật vào cơ sở dữ liệu Cònđối với khách là các công ty( cửa hàng, các chuỗi bán lẻ….) đến đặt hàng với Sốlượng lớn cùng nhiều loại mặt hàng sẽ được nhân viên tư vấn tiếp nhận yêu cầu, xinthông tin khách và chuyển cho thủ kho thuộc bộ phân kho tiếp nhận và viết đơn đặthàng cho khách Khách cầm đơn đặt hàng đến quầy thu ngân để thanh toán tiền, nhânviên thu ngân sẽ viết hóa đơn bán cho khách có những thông tin sau: Mã hóa đơn,Ngày lập hóa đơn, tên công ty mua hàng, Địa chỉ, Điện thoại, Ngày nhận hàng,mã sảnphẩm, Tên sản phẩm, Loại sản phẩm, Số lượng, Đơn giá, Thành tiền, triết khấu, Tổngtiền cùng với 1 bảng ghi chi tiết các sản phẩm Triết khấu sẽ được tính như sau: nếukhách hàng mua có trên 5 Loại sản phẩm với mỗi Loại sản phẩm có Số lượng lớn hơn10 sẽ được triết khấu 20% tổng giá trị tính vào Tổng tiền Sau khi thanh toán hóa đơnxong thu ngân sẽ gửi yêu cầu giao hàng cho bộ phận kho Thông tin hóa đơn bán hàngđược cập nhập vào cơ sở dữ liệu Thủ kho sẽ viết đơn xuất kho rồi cập nhập vào cơ sởdữ liệu Bộ phân nhân sự sẽ quản lý thông tin nhân viên gồm: họ tên, ngày sinh, địachỉ, điện thoại.Phòng nhân sự sẽ phân chia từng vị trí cho làm mỗi nhân viên và đượccập nhật chức vụ vào hồ sơ.

Bộ phận kho có nhiệm vụ tiếp nhận yêu cầu nhập hàng từ giám đốc viết đơn đặthàng gửi cho nhà cung cấp và kế toán trưởng sẽ thanh toán tiền cho nhà cung cấp Saukhi nhà cung cấp nhận được đơn đặt hàng sẽ thông báo và bàn giao sản phẩm cho bộphận kho tiếp nhận Hàng trong kho sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng chủngLoại sản phẩm Kế toán trưởng sẽ thống kê các thông tin khách hàng, doanh thu từngsản phẩm, doanh thu theo ngày Số lượng nhân viên, Số lượng hàng tồn được thủ khothống kê gửi cho kế toán trưởng rồi được cập nhập vào cơ sở dữ liệu Khi có yêu cầubáo cáo tình hình doanh thu từ giám đốc, kế toán trưởng sễ lấy trong cơ sở dữ liệunhững dữ liệu đã thống kê rồi lập báo cáo gửi lên cho giám đốc và cập nhâp vào cơ sởdữ liệu.

1) Mô tả chức nănga Quản lý kho hàng

Quản lý nhập hàng: thuộc bộ phận kho đảm nhiệm, tiếp nhận yêu cầu từ giám đốcvề việc nhập hàng về kho Có nhiệm vụ quản lý thông tin nhà cung cấp, đơn đặthàng, hóa đơn nhập hàng và vận chuyển hàng khi bàn giao sản phẩm từ nhà cungcấp, cập nhật kho hàng sau khi nhập hàng về.

+ Cập nhật thông tin nhà cung cấp khi có sự thay đổi+ Lập phiếu nhập hàng cho nhà cung cấp

Trang 17

Quản lý xuất kho: do bộ phận kho hàng đảm nhiệm, có chức năng quản lý thôngtin vê các mặt hàng trong kho, kiểm tra hàng hóa , cập nhật thông tin của các mặthàng khi xuất kho và lập phiếu xuất kho khi có khách đặt mua hoặc là xuất hàng từkho lên quầy hàng.

b Quy trình bán hàng

Quy trình bán hàng thuộc bộ phân bán hàng có nhiệm vụ quản lý tất cả các sảnphẩm được bán ra và lấy thông tin khách hàng, tư vấn và cung cấp thông tin chokhách hàng về sản phẩm, viết đơn đặt hàng cho khách Hướng dẫn khách làm cácthủ tục thanh toán, nhận hàng.

c Quản lý tài chính

Có nhiệm vụ thanh toán hóa đơn cho khách hàng, quản lý việc chấm công và chitrả lương cho các nhân viên Quản lý thanh toán: khi khách hàng đã chọn hàngxong thì sẽ yêu cầu thanh toán, bộ phận thu ngân sẽ chịu trách nhiệm thanh toántiền và in hóa đơn cho khách Thống kê và báo cáo lại các khoản tiền thu được từcác hóa đơn bán và các khoản chi từ hóa đơn nhập hàng từ các nhà cung cấp, vàcác khoản chi tiêu khác trong siêu thị.

d Quản lý nhân sự

Có chức năng quản lý các nhân viên trong của hàng mọi công đoạn quản lý nhânsự như : xem, xóa, sửa hồ sơ Quản lý sơ yếu lí lịch với đầy đủ thông tin như: Họtên, ngày sinh, nơi sinh, dân tộc, tôn giáo, số CMND, quê quán, nơi ở hiện tại,điện thoại liên hệ, ngày bắt đầu đi làm, ngày nghỉ Theo dõi quá trình thực hiện kíkết hợp đồng lao động, quá trình nghỉ phép (tai nạn, nghỉ phép, ), quá trình khenthưởng và kỉ luật