Bài giảng kế toán máy ( combo full slides 2 chương )

Bài giảng kế toán máy Nội dung nghiên cứu Chương 1: Tổ c ng t c kế to n trong điều kiện kế to n m y Chương 2: Phần mềm kế to n v tổ chức ứng dụng phần mềm kế to n trong doanh nghiệp

+ Giáo trình Kế toán máy - NXB Tài chính 2014

+ Giáo trình kế toán tài chính - NXB Tài chính 2013+ Website: effect.com.vn

1.2 Quá trình kế toán số liệu

1.3 Đặc điểm và yêu cầu thông tin kế toán trong điều kiện kếtoán máy

Hoạt động

Thu nhận thông tinXử lý thông tinCung cấp thông tin

Ghi chép (phản ánh) số liệu

Phân loại, tổng hợp

Báo cáo (truyền tin)

- Vai trò của kế toán trong hệ thống quản lý kinh doanh:

+ là một phân hệ thông tin kinh tế tài chính quan trọng cấu thành nên hệ thốngthông tin kinh tế của đơn vị

+ là bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công cụ quản lý kinh tế, tài chính

1.2 Quá trình kế toán số liệu

Nghiệp vụ KT phát

Lập chứngtừ KT

Ghi sổ

nhật kýSổ cái Bút toánđiều chỉnh

Bút toánkhóa sổ

Bảng CĐTK hoàn chỉnh

Báo cáo tài chính

Tài liệu liên quan

Bảng CĐTK chưa hoàn

chỉnh(1)(2)(3) (4)

(10)

- Thông tin trung thực và an toàn

- Thông tin kịp thời

- Thỏa mãn yêu cầu của đơn vị và theo chuẩn mực, chế độ

2 Hệ thống thông tin kế toán và công nghệ thông tin

2.1 Hệ thống thông tin kế toán

2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tintrong công nghệ kế toán

2.2.1 Công nghệ thông tin

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán2.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ

thông tin vào công tác kế toán

2.2.4 Tính ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào công táckế toán

2.1 Hệ thống thông tin kế toán

- Hệ thống thông tin kế toán: là tập hợp các nguồn lực con người (cán bộ kế

toán), thiết bị công cụ xử lý thông tin (máy tính, thiết bị ngoại vi, mạng…)và các thành phần hỗ trợ khác (phần mềm) được thiết kế nhằm biến đổi dữliệu kinh tế, tài chính đầu vào và kiết xuất các thông tin kế toán

- Mô hình hệ thống thông tin kế toán:

Phần cứngMVT

Phần mềm kế toán

Cơ sở

dữ liệu Các thủ tục

Con người

Thông tin kế toán (Báo cáo

KTTC, báo cáo KTQT…)Dữ liệu

kế toán (chứng từ,

số liệu…)

2.2 Công nghệ thông tin và ứng dụng công nghệ thông tin trongcông nghệ kế toán

2.2.1 Công nghệ thông tin

Nguyên lý chung hoạt động của máy vi tính

Bộ xử lýBộ điều khiển

Bộ nhớ

Bộ xuất (ra)Bộ nhập (vào)

2.2.2 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

Các yếu tố cần thiết để ứng dụng CNTT trong hệ thống thông tin kế toán:

- Phần cứng: MVT, các thiết bị ngoại vi, các thiết bị mạng phục vụ nhucầu giao tiếp với con người hoặc với các máy tính khác

- Phần mềm: phần mềm hệ điều hành, phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu,PMKT

- Các thủ tục: các thủ tục cần tuân thủ để tổ chức và quản trị các hoạt độngxử lý thông tin

- Các tệp dữ liệu: bao gồm các tệp dữ liệu cấu thành nên cơ sở dữ liệu kếtoán, như: tệp danh mục tài khoản, tệp chứng từ, tệp danh mục tài sản…- Con người: là nhân viên phân tích thiết kế hệ thống, lập trình viên, cácnhân viên nghiệp vụ, các nhà quản trị…

2.2.3 Khái quát các công việc tổ chức ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán

 Trang bị và lắp đặt hệ thống máy tính (phần cứng) Lựa chọn và cài đặt phần mềm cần thiết

 Xây dựng hệ thống danh mục các đối tượng

 Tổ chức bố trí sắp xếp phân công cán bộ kế toán, phân quyền cập nhật, khai thác thông tin

Mã hóa đối tượng quản lý

 KN: là cách thức thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp các đối tượng quản lý

Mã hoá

Chứng từ gốc

Nhập chứng

từ vào

Chứng từ

trên máy

- Sổ kế toán tổng hợp- Sổ cái TK- Sổ chi tiết- BCTC

- Báo cáo khác

xem in

Xử lý của phần

mềm kế toán

trên MVT

Quá trỡnh xử lý, hệ thống hoá thông tin trong hệthống kế toán tự động đợc thực hiện theo quytrỡnh

Phần mềm kế toán tĩnh

Phần mềm KT động

1Bản chấtMôtả một số trạng tháirời rạc của quá trinh hạchtoán kế toán

toàn bộ các trạng thái của quá trinhhạch toán kế toán.

2 Tính tự độnghoá

Các thành phần kế toán liênkết rời rạc với nhau, cónhững dữ liệu phải nhậpnhiều lần

Toàn bộ chơng trinh là 1 thể thống nhất,chứa đựng tấtcả các phần hành kế toán,dữ liệu chỉ nhập 1 lần.

3 Xử lý và cungcấp báo cáo kếtoán

Bắt buộcphải có Modul kếtoán tổng hợp mới có đợc mộtsố báo cáo cần thiết, khôngthể cung cấp các báo cáo kếtoánquản trị

Không cầnphải có Modul kế toán tổnghợp vẫn làm đợc kế toán tổng hợp, dễdàng tạo ra và cung cấp các BCTC và báocáo kế toánquản trị

4.Khả năng thayđổi khi hệ thốngkế toán thay đổi

Không thể áp dụng đợc,cần đợc lập lại chơngtrinh

Cókhả năng biến hoá, thêm, bớt vào ơng trinh phù hợp với hệ thống kế toántrong từng thời kỳ và phù hợp với yêu cầuquản trị

ch-So sỏnh kế toỏn trờn mỏy với kế toỏn thủ cụng

2.2.4 Tớnh ưu việt của việc ứng dụng CNTT vào cụng tỏc kế toỏn

Hỡnh thức xử lý

Các giai đoạn xử lý nghiệp vụ

Kế toán thủ côngKế toán trên máy

1 Nhậpdữ liệu đầu vào: tài liệu gốc(hoá đơn, phiếu thu, phiếu chi…)

hoặc dùng máy quét

2 Xử lýdữ liệu: tính toán, xử lý dữliệu trên các sổ kế toán thành thông tintrên sổ cái và trên báo cáo

trinh đã cài đặt

3 Lutrữ và bảo mật dữ iệu, thông tinThủ công trên các sổ vàbáo cáo kế toán Tínhbảo mật không cao

Tự động ở các tệp tin.

toàn cao4 Cung cấp thông tin:

- Báo cáo tài chính

- Báo cáo kế toán quin trị

Thủ công, thông tin kếtoánquản trị cung cấphạn chế.

Tự động theo chơngtrinh cài đặt Thôngtin cung cấp đa dạngtheo yêu cầu ngời sửdụng thông tin

3.6 Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin3.7 Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

- Do yêu cầu hội nhập, hợp tác quốc tế

- Do yêu cầu quản lý của các doanh nghiệp

- Do yêu cầu của các đối tượng sử dụng thông tin ngoài doanhnghiệp

 Sự cần thiết tổ chức công tác kế toán trên máy

- Đảm bảo độ tin cậy, an toàn trong công tác kế toán.- Đảm bảo nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

 Nguyên tắc và yêu cầu tổ chức kế toán máy

Khái niệm: chứng từ là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ

kinh tế - tài chính đã thực sự phát sinh và hoàn thành là cơ sở ghi sổkế toán

Yêu cầu về việc sử dụng chứng từ

- Mọi nghiệp vụ phát sinh đều phải có chứng từ

- Chứng từ kế toán là tài liệu gốc, có tính bằng chứng, tính pháp lý.Nội dung chứng từ phải có đầy đủ các thông tin: tên, số hiệu chứngtừ …

- Chứng từ kế toán phải chính xác, kịp thời và hợp lệ, hợp pháp

• Chứng từ kế toán đều thuộc loại hướng dẫn, DN được chủ động xây dựng thiết kế mẫu biểu chứng từ nhưng vẫn

phải thực hiện theo quy định của Luật Kế toán, NĐ 129/2004/NĐ-CP

• Trường hợp không tự xây dựng, thiết kế biểu mẫu Chứng từ cho riêng mình có thể áp dụng theo hướng dẫn Phụ lục 3/TT 200.

+ CT do các nhân viên kế toán lập trên máy

3.4 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khản kế toán

- Tài khoản kế toán: là phương pháp kế toán phân loại

và hệ thống hoá các loại tài sản và nghiệp vụ kinh tế theonội dung kinh tế

- Hệ thống tài khoản: Là một bảng kê các tài khoản kế

toán được sử dụng trong công tác kế toán để phản ánhcác loại tài sản và nguồn vốn, các hoạt động của doanhnghiệp và sắp xếp tài khoản theo nguyên tắc, trình tựnhất định.

Hệ thốngtài khoản

Có số dư (TK thực)

Loại TK Tài sảnLoại TK Nợ phải trảLoại TK Vốn CSH

Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Chú ý: Trong điều kiện ứng dụng phần mềm kế toán, hệ thống tài

khoản phải được mã hóa Việc mã hóa các tài khoản kế toán nên dựavào hệ thống số hiệu tài khoản do Chế độ kế toán quy định thốngnhất rồi bổ sung thêm các số hoặc kết hợp chữ với số để mã hóa cáctài khoản chi tiết cấp 2, cấp 3 hoặc cũng có thể sử dụng hệ thống kýtự chữ để mã hóa cho các tài khoản chi tiết.

Ví dụ: Mã hóa các loại vật tư, hàng hóa theo số tự nhiên

1521 – Loại NVLC

152101– Loại NVLC – Mã nhóm xi măng

1521010001– Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC30HT

1521010002– Loại NVLC –nhóm xi măng – mã nhóm xi măng PC40HT

– Hình thức sổ kế toán nhật ký chung– Hình thức sổ kế toán nhật ký sổ cái– Hình thức sổ kế toán chứng từ ghi sổ– Hình thức sổ kế toán nhật ký chứng từ

3.6 Tổ chức lập báo cáo kế toán, cung cấp và lưu trữ thông tin

3.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

3.6.2 Tổ chức báo cáo kế toán và cung cấp thông tin kế toán

3.6.1 Lưu trữ dữ liệu và dữ liệu kế toán trong máy tính

Có 2 phương pháp thông dụng để lưu trữ dữ liệu:

- Mô hình lưu trữ dữ liệu dưới dạng hệ thống các tệp tintruyền thống

- Mô hình cơ sở dữ liệu

3.7 Tổ chức kiểm tra kế toán và quản trị người dùng

3.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán3.7.2 Tổ chức quản trị người dùng

3.7.1 Tổ chức công tác kiểm tra kế toán

Quy trình kiểm tra:

- Kiểm tra việc khai báo hệ thống như:

+ Đồng bộ dữ liệu: để dọn dẹp các dữ liệu đã xóa sổ chỉ thuộc kỳ kiểm tra

+ Khai báo hệ thống cho phần mềm như: pp tính giá vốn áp dụng, kế toán theođơn vị tiền tệ nào (VND, USD…)…

-Thực hiện bút toán kết chuyển, phân bổ cuối kỳ- Thực hiện xem, in BCTC

- Đối chiếu, so sánh các BCTC trước khi kiểm tra với BC của cán bộ kiểm tra đãxem, in ở trên

- Xác định, khoanh vùng các khoản mục chênh lệch để có biện pháp kiểm tra chitiết

- Thực hiện kiểm tra chi tiết từ chứng từ gốc, việc nhập liệu, xử lý chống trùng…những khoản mục đã được xác định

3.7.2 Tổ chức quản trị người dùng

- Quản trị người dùng: là vấn đề liên quan đến tổ chức phân công tráchnhiệm công việc được quyền thực hiện và khai thác thông tin cho các nhânviên trong hệ thống mạng nội bộ

+ Quyền được nhập một, hoặc một số loại chứng từ nhất định theo nộidung công tác kế toán

+ Quyền khai thác thông tin: quy định ai được xem, in báo cáo nào, sổnào trong hệ thống

+ Quyền nhóm: quy định ai được phép quản lý, xem dữ liệu, sửa dữ liệucủa một nhóm user xác định

……….

2.1 Phần mềm kế toán

2.2 Tổ chức ứng dụng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

2.1 Phần mềm kế toán

mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán

phần mềm kế toán

2.1.1 Phần mềm kế toán, vị trí và vai trò của phần mềm kế toán trong hệ thống thông tin kế toán

- Phần mềm kế toán là gì?

là một loại phần mềm ứng dụng, được xác định bao gồm hệ

thống các chương trình được lập sẵn nhằm thực hiện xử lý

thông tinkế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu nhập

chứng từ gốc, phân loại chứng từ, xử lý thông tin của chứngtừ sau đó in ra các sổ kế toán và báo cáo kế toán.

- Vai tròcủa phần mềm kế toán:

là công cụ tự động hóa công tác xử lý thông tin kế toán trongcác đơn vị.

- Phânloại:

1 Cácphần mềm kế toán chuyên nghiệp do các công ty tinhọc chuyên nghiệp sản xuất và cung cấp (VD: Phần mềmkế toán EFFECT, MISA, Fast Acc, Bravo…)

2 Cácphần mềm kế toán nghiệp dư do các đơn vị tự xâydựng hoặc do các công ty tin học không chuyên xây dựngtheohợp đồng với những yêu cầu cụ thể của từng đơn vị.

- Tínhưu việt của PMKT so với ghi chép kế toán thủ công:

1 Tính chính xác2 Tínhhiệu quả

3 Tính chuyênnghiệp4 Tínhcộng tác

-Đảm bảo nguyên tắc xử lý bút toán trùng:

+ Các phát sinh liên quanđồng thời đến tiền mặt và TGNH+ Cácnghiệp vụ phát sinh liên quan đến mua, bán ngoại tệ

+ Các phát sinh liên quanđến mua/ bán hàng hóa, vật tư thanh toán ngay bằngTM hay TGNH

2.2 Tổ chức ứng dụng

phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

2.2.1 Khái quát chung về phần mềm kế toán doanh nghiệp

2.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong phần mềm kế toán

QUY TRÌNH LÀM VIỆC:

Kế toán thủ công: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => sổ chi tiết

=> sổ tổng hợp => thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáocuối kỳ và BCTC.

Kế toán máy: Chứng từ, hoá đơn đầu vào => nhập vào

chương trình => tự động tính toán trên tất cả các sổ sách báocáo => tự động thực hiện các thao tác cuối kỳ => báo cáo cuốikỳ và BCTC.

2.2.1 Khái quát chung phần mềm kế toán DN

KẾT CẤU CHUNG

CỦA MỘT PHẦN MỀM KẾ TOÁN

2. Phần tìm kiếm, sửa, huỷ dữ liệu

Quy trình xử lý thông tin kế toán trong kế toán máy

2.2.2 Tổ chức các phần hành kế toán chủ yếu trong PMKT

Làm việc với phần mềm kế toán EFFECT

2.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc của EFFECT2.2.2.2 Tạo lập hệ thống danh mục

2.2.2.3 Cập nhật và kiểm soát dữ liệu nhập2.2.2.4 Cập nhật số dư ban đầu

2.2.2.1 Giới thiệu quy trình làm việc của EFFECT

Nhập liệu → In báo cáo quản trị

Nhập liệu → Các thao tác cuối tháng → In sổ sách, các báo cáo quản trị, kế toán

Đưa EFFECT vào ứng dụng

1 Các công việc để cài đặt EFFECT:

• Chuẩn bị phần cứng theo yêu cầu của doanh nghiệp củadoanh nghiệp (máy tính, máy in, lắp đặt mạng nếu có) • Cài đặt phần mềm EFFECT

• Lên mô hình phân quyền cập nhật thông tin, quyền khaithác thông tin, cập nhật một lần vào máy.

3 Các công việc thực hiện hàng ngày (hoặc định kỳ)

 Nhập dữ liệu theo phân loại chứng từ

 In các phiếu Nhập, Xuất, Thu, Chi,… nếu cần  Kiểm tra, điều chỉnh, sửa, hủy dữ liệu

 In các báo cáo quản trị để sử dụng hoặc để kiểm tra số liệu  Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng

14

4 Các công việc thực hiện cuối kỳ (cuối tháng)

 Tự sinh các bút toán lệch tỷ giá

 Thực hiện các bút toán tiền lương và trích theo lương

 Phân bổ chi phí SX gián tiếp (chưa phân bổ), kết chuyển thànhphẩm, tính giá thành sản phẩm

 Phân bổ chi phí chung chưa phân bổ trong kỳ (CPBH, CPQLDN) Kết chuyển tự động các TK không có số dư

 In sổ sách, báo cáo cuối tháng, khoá sổ, chuyển kỳ hàng tháng,hoặc hàng năm

 Sao, lưu dữ liệu đề phòng sự cố phần cứng

15

Giao diện đăng nhập vào phần mềm EFFECT

Giao diện chức năng của phần mềm EFFECT17

2.2.2.2 Tạo lập hệ thống danh mục trong EFFECT

1 Khái niệm danh mục kế toán2 Ý nghĩa

5.4 Danh mục kho hàng5.5 Danh mục Bộ phận5.6 Danh mục khoản mục

5.7 Danh mục đối tượng chi phí5.8 Danh mục TSCĐ

5.9 Danh mục tiền tệ

5.10.Danh mục đơn vị cơ sở

Các danhmục cần được tạo ra ngay khi bắt đầu đưa chương trình vào hoạtđộng

Cácmục trong danh mục có thể sử dụng kết hợp với nhiều TK khác nhau

Nếu quản lý danh mục theo mã, EFFECT không cho phép trùng mã và tựđộng sắp xếp chúng theo từng nhóm thông qua cơ chế mã hình cây

Danhmục kế toán là một tập hợp dữ liệu dùng để quản lý một cách có tổchức và không nhầm lẫn các đối tượng thông qua việc mã hóa các đốitượng đó Mỗi danh mục gồm nhiều danh điểm Một danh điểm là một đốitượng cụ thể cần quản lý như một tài khoản kế toán, một khách hàng haymột hàng hóa và được xác định bằng một mã duy nhất

2 Ýnghĩa3 Đặc điểm

4 Một số thao tác chung trong các danh mục 20

-Vào danh mục: Trên Cây chức năng => "Danh mục"-Thêm mới 1 dòng trong danh mục: Ctrl+I

-Sửa một mục trong danh mục: sửa trực tiếp trên danh mục => nhấn C

(có) để sửa

-Xóa một mục trong danh mục: nhấn F8 => Nhấn C để trả lời có

-Cách đặt danh mục ở dạng hình cây: Các danh mục có trường “Mã”

thì có thể có dạng hình cây

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu, chỉ có thể chọn các mục con, còn khi tìm

kiếm dữ liệu hoặc xem, in sổ sách thì có thể chọn cả các mục con và các mục mẹ.

-Các phím nóng trong các danh mục:

-Thoát khỏi danh mục: nhấn ESC hoặc Ctrl+F4 hoặc nút “X”

1 Danh mục Tài khoản

2 Danh mục Đơn vị khách hàng

3 Danh mục Vật liệu, Sản phẩm, Hàng hoá4 Danh mục Kho hàng

5 Danh mục Bộ phận6 Danh mục Khoản mục

7 Danh mục Đối tượng chi phí8 Danh mục TSCĐ

9 Danh mục Tiền tệ

10.Danh mục Đơn vị cơ sở

21

1 Danh mục Tài khoản

+ Có sẵn theo hệ thống TK thống nhất do BTC quy định

Lưu ý: Khi nhập dữ liệu: chỉ chọn được các TK con (TK chi tiết); Khitìm kiếm hoặc in sổ sách: có thể lọc theo cả TK mẹ và TK con.

+ Cột Nte: Đánh dấu các TK có thể có phát sinh ngoại tệ.

+ Cột CN (công nợ): Là 1 nếu là TK công nợ => khi định khoản thì bắtbuộc phải có “Tên Đơn vị khách hàng”

+ Cột Kho (kho Vlsphh): Là 1 nếu là TK hàng tồn kho => khi địnhkhoản bắt buộc phải có tên Vlsphh và tên Kho hàng

Lưu ý: Khi mở thêm tài khoản chi tiết liên quan đến TK công nợ vàTK hàng tồn kho thì nên quan tâm đến giá trị ở hai cột này

23

2 Danh mục Đơn vị Khách hàng

- Có 2 mục đích sử dụng:

+ Là danh mục khai báo các đối tượng công nợ: có quan hệthanh toán, công nợ với doanh nghiệp, ví dụ đơn vị cá nhânmua, bán, đơn vị, cá nhân trong nội bộ DN

Một đối tượng trong danh mục ĐVKH có thể vừa là ngườimua, vừa là người bán, nghĩa là một ĐVKH có thể liên quanđến mọi TK công nợ, là cơ sở để đưa ra các sổ tổng hợp côngnợ.

+ Khai báo các đối tượng không phải là đối tượng công nợnhưng có phát sinh Hóa đơn GTGT với đơn vị từ 2 lần trở lênthì vẫn khai báo tại danh mục Đơn vị khách hàng để phục vụviệc kê khai thuế GTGT mua vào.

25