hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty dhl việt nam

Nguyên nhân của những hạn chế và rủi ro trong hoạt động tổ chức thực hiệnhợp đồng xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp...182.. Chương 1 : Tổng quan về hoạt động Công Ty DHLViệt Nam1 Về Cô

Chương 1 : Tổng quan về hoạt động Công Ty DHL Việt Nam 3

1 Về Công Ty DHL Việt Nam 3

1 Hoạt đông kinh doanh xuất khẩu hàng hoá của Công ty DHL Việt Nam 7

Hình 2.1 DHL Express đầu tư Trung tâm khai thác cửa khẩu mới tại Hà Nội 7

Hình 2.2 DHL Express đầu tư Trung tâm khai thác cửa khẩu mới tại Hà Nội 7

2 Quy trình DHL thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa 8

2.1 Những giấy tờ yêu cầu: 8

2.2 Nhận hàng xuất khẩu, chuyển hàng đến sân bay và làm thủ tục hải quanXuất Khẩu 8

2.3 Xử lý đơn hàng trong quá trình nhập khẩu vào nước người nhận hàng 9

3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện hợp đồng xuất khẩu của DHLViệt Nam 10

2.4 Rủi ro an ninh: 15

2.5 Sự phụ thuộc vào hệ thống công nghệ: 16

3 Những rủi ro trong hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩuhàng hóa của doanh nghiệp 16

3.1 Rủi ro chính trị 16

3.2 Rủi ro pháp lý 16

3.4 Rủi ro chất lượng 16

3.5 Rủi ro vận chuyển và hậu cần (Logistics) 17

Chương 4: Giải pháp hoàn thiện hoạt động tổ chức thực hiện xuất khẩu tạidoanh nghiệp trong thời gian tới 18

1 Nguyên nhân của những hạn chế và rủi ro trong hoạt động tổ chức thực hiệnhợp đồng xuất khẩu hàng hóa của doanh nghiệp 18

2 Các giải pháp nhằm hoàn thiện và giảm thiểu rủi ro trong hoạt động tổ chứcthực hiện hợp đồng nhập khẩu của hàng hóa 19

Chương 1 : Tổng quan về hoạt động Công Ty DHLViệt Nam

1 Về Công Ty DHL Việt Nam

DHL là một công ty của Đức chuyên vận chuyển hàng hóa vàcung cấp các giải pháp về logistics quốc tế và thực hiện hợp đồngtổ chức vận trù Công ty được thành lập năm 1969 bởi AdrianDalsey, Larry Hillblom, và Robert Lynn; và chữ cái đầu D,H & L củacác sáng lập viên được dùng để đặt tên cho công ty là DHL

Express International.1.1 : Hình thức kinh doanh

DHL Việt Nam cung cấp một loạt các dịch vụ logistics và vậnchuyển hàng đa dạng để đáp ứng nhu cầu của khách hàng tronglĩnh vực thương mại quốc tế Dưới đây là một số hình thức kinhdoanh chính của DHL Việt Nam:

 Vận Chuyển Quốc Tế: DHL cung cấp các dịch vụ vận chuyểnhàng hóa quốc tế bằng đường hàng không, đường biển, vàđường sắt Dịch vụ gồm vận chuyển express, vận chuyểnhàng hóa đặc biệt, và các dịch vụ khác liên quan đến hảiquan và logisitics quốc tế.

 Logistics và Quản Lý Chuỗi Cung Ứng: DHL cung cấp giảipháp logistics toàn diện, bao gồm quản lý chuỗi cung ứng,

31.1 Hình ảnh Công Ty DHL

lưu trữ, đóng gói, và các dịch vụ khác để tối ưu hóa quy trìnhkinh doanh của khách hàng.

 Dịch Vụ Hàng Hóa Đặc Biệt: DHL cung cấp dịch vụ đặc biệtcho các loại hàng hóa như hàng y tế, hàng hóa nguy hiểm,và hàng hóa có giá trị cao.

 Dịch Vụ Bưu Chính và Chuyển Phát Nhanh: DHL Expresscung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh quốc tế, giúp kháchhàng vận chuyển tài liệu và hàng hóa một cách nhanh chóngvà hiệu quả.

 Dịch Vụ E-commerce: DHL hỗ trợ các doanh nghiệp thươngmại điện tử với các giải pháp vận chuyển và logisitics đặcbiệt, giúp tối ưu hóa chuỗi cung ứng và giao hàng cho kháchhàng mua sắm trực tuyến

1.2 : Lịch sử hình thành và phát triển

2 Lĩnh vực hoạt động

Lĩnh vực phát triển của DHL Vietnam có thể bao gồm các chiếnlược và nỗ lực nhằm mở rộng và củng cố sự hiện diện của họtrong thị trường logistics và vận chuyển quốc tế tại Việt Nam.

Hình 1.2 : Sơ đồ lịch sử hình thành và phát triển của Công ty DHL

Dưới đây là một số khía cạnh của lĩnh vực phát triển mà DHLVietnam có thể tập trung:

 Giao nhận bưu phẩm nội địa và quốc tế

 Chuyển phát nhanh quốc tế

 Vận tải đường bộ hàng không và đường biển Quản lý chuỗi cung ứng khép kín

 Dịch vụ đặc biệt cho nghành cụ thể : Giao

Hình 2.2 : Quy trình sử lí đơn hàng

3 Sản phẩm chủ yếu

DHL Express Dịch vụ chuyển phátnhanh quốc tế choviệc vận chuyển tàiliệu và hàng hóa.Bao gồm các tùychọn vận chuyểnnhanh chóng vàtheo dõi đơn hàngtrực tuyến.

Vận ChuyểnHàng Hóa QuốcTế

Cung cấp các giảipháp vận chuyểnhàng hóa quốc tếbằng đường hàngkhông, đường biển,và đường sắt để đápứng nhu cầu đadạng của kháchhàng

Logistics vàQuản Lý ChuỗiCung Ứng

Dịch vụ logisticstoàn diện, bao gồmquản lý chuỗi cungứng, lưu trữ, và cácdịch vụ khác nhằmtối ưu hóa quy trìnhkinh doanh củakhách hàng.

Dịch Vụ ThươngMại Điện Tử vàE-commerce

Hỗ trợ các doanhnghiệp thương mạiđiện tử với giải phápvận chuyển vàlogistics đặc biệt,giúp tối ưu hóachuỗi cung ứng vàgiao hàng cho kháchhàng mua sắm trựctuyến.

Hình 3.1 : Logo DHL Express

Hình 3.2 : Giao hàngđường hàng không

Hình 3.3 : Quy trình sửlí đơn hàng

Hình 3.4 : Logo DHLEcommerce

Dịch Vụ Bưu

Chuyển PhátNhanh

Dịch vụ bưu chínhtruyền thống vàchuyển phát nhanhquốc tế để đáp ứngnhu cầu gửi thư vàbưu kiện.

Dịch Vụ Hàng

Hóa Đặc Biệt vận chuyển hàng Cung cấp dịch vụhóa đặc biệt nhưhàng y tế, hàng hóanguy hiểm, và hànghóa có giá trị cao.

Chương 2: Hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu của Công ty DHL Việt Nam

1 Hoạt đông kinh doanh xuất khẩu hàng hoá của Công ty DHLViệt Nam

Với kinh nghiệm lâu năm, các hoạt động của DHL đã chứng tỏvị thế của doanh nghiệp trên con đường đổi mới của nền kinh tếquốc gia, đặc biệt là DHL đẩy mạnh tăng trưởng vận tải hàng hoáđường bộ khu vực Châu Á Thái Bình Dương thông qua việc kết nốinăm quốc gia Châu Á Cùng với đó là các chương trình nâng cao

đời sống xã hội như Go-Green và các hoạt động thiện nguyệntrong nước

Tuy nhiên sau đại dịch, kinh tế suy thái, nhu cầu của người tiêudùng toàn cầu giảm, lạm phát tăng và lượng hàng tồn kho cao đã

Hình 3.5 : Giao hàng đường bộ

Hình 3.6: Vận chuyểnhàng hoá đặc biệt

Hình 2.1 DHL Express

kéo giá cước vận chuyển xuống, điều này kéo theo doanh thu vàlợi nhuận từ chuyển phát nhanh của DHL chịu ảnh hưởng lớn.2 Quy trình DHL thực hiện hợp đồng xuất khẩu hàng hóa 2.1 Những giấy tờ yêu cầu:

Để thực hiện một đơn hàng xuât khẩu tại DHL, yêu cầu kháchhàng

- Airw- Pack- Com- Giá C

Airway bill – vận đơn hàng không của DHL được in theo mẫutiêu chuẩn của Hiệp hội vận tải hàngkhông quốc tế IATA (IATAstandard form) Một bộ vận đơn bao gồm nhiều bản, trong đó baogồm 3 bản gốc (các bản chính) và các bản phụ Mỗi bản vận đơnbao gồm 2 mặt, nội dung của mặt trước của các mặt vận đơngiống hệt nhau nếu không kể đến màu sắc và những ghi chú ởphía dưới khác nhau, ví dụ bảngốc số 1 thì ghi chú ở phía dưới là“bản gốc số 1 dành cho người chuyên chở pháthành vận đơn”,còn bản số 4 thì lại ghi là “bản số 4, dùng làm biên lai giao hàng”.

Hình 2.3 : Airway bill – Vận đơn hàng không của DHL

2.2 Nhận hàng xuất khẩu, chuyển hàng đến sân bay và làm thủtục hải quan Xuất Khẩu

Các nhân viên vận chuyển lô hàng của khách hàng về kho củacông ty tại số 6 ThăngLong, quận Tân Bình để lưu kho và kiểm tra,bên cạnh đó các nhân viên sẽ cung cấpcho khách hàng giấychứng nhận đã nhận hàng (Forwarder’s Certificate of Receipt –FCR).

Trường hợp hàng được lưu kho của người giao nhận trước khigửi cho hãng hàng không, người giao nhận sẽ cấp thêm Biên laikho hàng (Forwarder’s warehouse receipt- FWR).

Trường hợp người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến khongười nhập khẩu tại cảng đích, người giao nhận cấp thêm Giấychứng nhận vận chuyển của người giao nhận (Forwarder’scertifficate of transport - FTC).

Sau khi đóng gói, các nhân viên phòng dịch vụ khách hàng sẽliên hệ với khách hàngvề trạng thái hiện tại của lô hàng và đồngthời lô hàng đó sẽ được đưa đến khu vực Gateway của công ty TạiGateway, lô hàng sẽ được quản lí và đồng kiểm soát bởi Hải quan.

Sau khi hoàn tất thủ tục với hải quan, sân bay, DHL sẽ pháthành Vận đơn hàng không và gửi kèm theo hàng hóa bộ chứng từcần thiết có liên quan, theo yêu cẩu của ngườ imua - quy địnhtrong hợp đồng mua bán Bản gốc Vận Đơn Hàng Không số 3 giaolại cho người gửi hàng, cùng thông báo cước và phí có liên quanđể người gửi hàng thanh toán

2.3 Xử lý đơn hàng trong quá trình nhập khẩu vào nước ngườinhận hàng.

Hình 2.4 : Vận chuyểnhàng hoá đường hàng

không

Tại cảng hàng không nước nhập khẩu, đại lý của DHL tại nướcnhập khẩu sẽ liên hệ và phối hợp với người nhập khẩu để làm các

thủ tục liên quan đến hãng hàng không, sân bay, hải quan, thuế…mục đích là để làm thủ tục nhập khẩu cho lô hàng Sau khi xongthủ tục, forwarder bố trí phương tiện để giao hàng cho người muahàng tại kho của họ

Cuối cùng, sau khi hàng hóa được chuyển đến nơi người nhận,bộ phận kế toán sẽ tiến hành việc xuất hóa đơn và yêu cầu kháchhàng thanh toán Khách hàng có thể thanh toán bằng việc chuyểnkhoản hoặc tiền mặt tại trụ sở giao dịch của DHL Việt Nam.3 Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu của DHL Việt Nam.

3.1 Các yếu tố bên trong.

- Quy định pháp luật: Luật pháp về xuất khẩu nước xuất khẩu có thể ảnh

hưởng đến quy trình thực hiện hợp đồng Các biện pháp hải quan, thuế và các quyđịnh khác cũng có thể tác động đến chi phí và thời gian vận chuyển.

- Cơ sở hạ tầng vận chuyển: Chất lượng và hiệu suất của hạ tầng vận chuyển,

bao gồm cả đường sắt, đường bộ, đường biển và hàng không, đều ảnh hưởng đếnkhả năng vận chuyển hàng hóa một cách hiệu quả và đúng thời gian.

- Tình trạng đóng gói và đánh dấu: Chất lượng đóng gói và đánh dấu của

hàng hóa có thể ảnh hưởng đến quá trình thông quan và vận chuyển Nếu hàng hóakhông được đóng gói đúng cách hoặc không đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế, có thểgặp phải vấn đề trong quá trình xuất khẩu.

- Thời gian và biểu đồ giao hàng: Khả năng đáp ứng đúng thời gian và biểu

đồ giao hàng quan trọng để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng Bất kỳ sự trễ nàotrong chuỗi cung ứng cũng có thể tạo ra sự bất mãn.

Hình 2.5 : Quy trình xử lí đơnhàng

- Chi phí vận chuyển: Chi phí vận chuyển cũng là một yếu tố quan trọng, bao

gồm cả chi phí vận chuyển quốc tế và các chi phí phụ khác như bảo hiểm, phí xửlý hải quan, và các chi phí khác.

3.2 Các yếu tố bên ngoài.

- Thị trường toàn cầu: Biến động trong thị trường toàn cầu, bao gồm sự biến

động của nền kinh tế thế giới, thay đổi trong nhu cầu tiêu dùng và xu hướng thịtrường, có thể ảnh hưởng đến quy mô và tính khả thi của các hợp đồng xuất khẩu.

- Thị trường địa phương: Tình hình kinh tế và chính trị ở nước xuất khẩu

cũng có thể tác động đáng kể đến quyết định của các doanh nghiệp về việc xuấtkhẩu hàng hóa.

- Biến động tỷ giá: Thay đổi trong tỷ giá hối đoái có thể ảnh hưởng đến chi phí

vận chuyển, giá trị hàng hóa và lợi nhuận tổng cộng của các giao dịch xuất khẩu.

- Thách thức về chính trị và an ninh: Bất kỳ sự bất ổn chính trị hoặc vấn đề

an ninh tại nước xuất khẩu hoặc nước nhập khẩu có thể gây ra rủi ro và ảnh hưởngđến quá trình vận chuyển hàng hóa.

- Biến động thị trường lao động: Thay đổi trong thị trường lao động có thể

ảnh hưởng đến chi phí lao động và khả năng quản lý chuỗi cung ứng.

- Biến động về thời tiết và thiên tai: Biến động thời tiết và các thảm họa thiên

nhiên có thể gây ra gián đoạn trong chuỗi cung ứng và ảnh hưởng đến khả năngvận chuyển hàng hóa.

- Chính sách thương mại quốc tế: Các biến động trong chính sách thương mại

quốc tế, bao gồm các thỏa thuận thương mại và các biện pháp bảo hộ, có thể tácđộng đến khả năng xuất khẩu của doanh nghiệp.

- Pháp lý và hải quan: Thay đổi trong quy định pháp lý và hải quan của nước

xuất khẩu cũng có thể tạo ra thách thức cho quá trình thực hiện hợp đồng xuấtkhẩu.

3.3 ƯU & Nhược điểm của các yếu tố đó.3.3.1 Ưu điểm.

Quy trình xuất khẩu bằng đường hàng không của DHL, luôn đikèm với những dịch vụ chăm sóc khách hàng tận tình và chu đáo.Bên cạnh đó, DHL luôn tiến hành cập nhật theo xu hướng hiện đạiđể giúp khách hàng có thể chủ động hơn trong việc theo dõi hànghóa suốt quy trình xuất khẩu.

Quy trình thực hiện đơn hàng của DHL luôn luôn đicùng vớiviệc sử dụng những phương tiện hiện đại nhất nhưng cũng mangtính thânthiện với môi trường, các phương tiện vận chuyển củaDHL đạt chuẩn khí thải Euro 4và những xe tải này có khí thải íthơn 25% so với những xe cũ.

3.3.2 Hạn chế.

Sự phối hợp khai thác thông tin giữa trung tâm khai thác cơ sởtại nước Xuất khẩu và trung tâm khai thác của DHL tại nước nhậpkhẩu chưa được hoàn thiện, nên việc hàng hóa bị giữ lại hoặc

buộc phải trả về vẫn diễn ra.

Việc yêu cầu khách hàng bổ sung hợp đồng bằng tiếng Việt vàonăm 2015, dẫn đếnviệc gây khó khăn cho đội ngũ phòng Kế Toánvà phòng Kinh Doanh trong việc phânloại hợp đồng Hiện tại ởViệt Nam, DHL đang có khoản ít nhất 1200 hợp đồng củacáckhách hàng doanh nghiệp nên việc phân loại hợp đồng sẽ phảicần thêm nhân lực.Ngoài ra việc yêu cầu khách hàng lâu năm bổsung hợp đồng bằng tiếng Việt sẽ đồng nghĩa với việc họ phải kýlại hợp đồng mới với công ty, việc này sẽ khiến khách hàngcảmthấy bất tiện và khó khăn.

13Hình 3.1 : Máy bay của

Chương 3: Đánh giá thực trạng hoạt động tổ chức thựchiện hợp đồng xuất khẩu của công ty DHL Việt Nam

1: Những ưu điểm trong hoạt động tổ chức thực hiện hợp đồngxuất/nhập khẩu hàng hóa tại doanh nghiệp

1.1 Sức mạnh Toàn cầu

Khi đặt niềm tin vào công ty logistics lớn nhất thế giới, bạn có được sự ổn địnhvề mặt tài chính, nguồn lực và sức mua dồi dào, khoản đầu tư lớn vào công nghệchuỗi cung ứng và phạm vi hoạt động toàn cầu của công ty DHL có mặt tại bất kỳnơi đâu bạn cần, mang đến cho bạn những giải pháp đổi mới, tiêu chuẩn hóa trêntoàn cầu, hiệu quả về mặt chi phí và chất lượng cao.

Hình 3.2:Sức mạnh toàn cầu của DHL

1.2 Hiểu biết sâu sắc về Ngành

Điều thiết yếu để thành công trong hoạt động kinh doanh chính là sức mạnhthấu hiểu, dự báo và đáp ứng hiệu quả các xu thế và thách thức mà ngành mìnhphải đối mặt Phát triển chủ nghĩa tiêu thụ, làm mờ ranh giới ngành, đòi hỏi thịtrường mới nổi và nhu cầu ngày càng tăng đối với các phương pháp tiếp cận khắtkhe, kiểm soát rủi ro trong các thị trường phức tạp là các trình điều khiển chuỗicung ứng chính hiện nay Các chuyên gia logistics của chúng tôi tập trung vàonhững thách thức này từ thị trường của ngành và có thể hỗ trợ bạn phát triển cácchiến lược đáp ứng nhu cầu chuỗi cung ứng của bạn trong cả hiện tại và tương lai.1.3 Hoạt động có Trách nhiệm

Vì bạn là doanh nghiệp có trách nhiệm với xã hội, nên bạn kỳ vọng các nhàcung cấp của mình cũng làm việc có trách nhiệm Tại DHL, chúng tôi cam kết tạo

nên khác biệt cho cuộc sống của mọi người Sáng kiến GoGreen của chúng tôi giúpbảo vệ trái đất và đồng thời tập trung hỗ trợ hoạt động của bạn bền vững hơn Hơnnữa, chúng tôi sẽ áp dụng và không ngừng nêu cao văn hóa “An toàn là Trên hết”để bảo vệ đội ngũ và thương hiệu của bạn.

Công nghệ mới đóng vai trò quan trọng trong cải tiến các hoạt động, loại bỏchi phí và nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng Cùng với DHL, bạn có đượccác tiến bộ trong công nghệ và những khoản đầu tư vào công nghệ vì chúng tôikhông ngừng đánh giá, phân tích và áp dụng các giải pháp công nghệ mới Thực tếTăng cường (AR) là một ví dụ cho công nghệ đang được sử dụng để tối ưu hóa cácquy trình kho bãi Cùng lúc đó, nhiều chủng loại xe tự hành (AGV) và robot đangđược kiểm tra và đánh giá để triển khai trong tương lai.

1.4 Quản lý Dự án

Dự án chuyển đổi khi ở trên bàn giấy có thể nhìn rất hay, nhưng làm cách nàobạn biết chắc dự án sẽ thành công khi thực hiện, đúng thời hạn, trong phạm vi ngânsách và đáp ứng các yêu cầu cụ thể? Triết lý và phương thức quản lý dự án DHL ápdụng đã được kiểm chứng trên toàn thế giới, để tiến hành áp dụng trôi chảy và xửlý bất kỳ rủi ro nào trước khi rủi ro biến thành vấn đề Cách làm này lấy nền tảngtừ hệ thống phương pháp quản lý dự án mẫu mực của chúng tôi, có tên làDePICT®, đại diện cho Xác định (Define), Lập kế hoạch (Plan), Thực thi(Implement), Kiểm soát (Control) và Chuyển tiếp (Transition).

15