vai trò của nhà quản trị trong quản lý nhà kho

NHÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG HIỆN ĐẠITừ đó, ta có thể thấy rằng, những kỹ năng mà doanh nghiệp tìm kiếm ở các nhà quản trị kho hàng bao gồm: kỹ năng đàm phán, kỹ năng IT, kiến thức tài chính và

VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ

NỘI DUNG

NHÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG HIỆN ĐẠI

Một JD (Job Description) cho một giám sát/quản lý kho hàng thông thường như sau:

• Follow up-to-date SOPs and direct superior’s instructions of daily inbound and outbound inventory management activities

• Manage, supervise team members to follow up-to-date SOPs, safety requirements, 5s and company regulations

• Ensure team members are passed down with new process and be competent to perform job requirements

• Provide daily, weekly and monthly reports on warehouse activities accurately and timely• Bear responsibility of inventory accuracy at all time

• Respond to customer’s emails and escalations for any warehouse activities in a timely manner

• Motivate team members to achieve higher productivity or creativity

• Develop team productivity with continuous efforts to close gaps in SOPs and to initiate improvement projects

• Proactively escalate to superior for prominent issues in warehouse operation

• Cooperate with other teams and departments to achieve successful job assignment

NHÀ QUẢN TRỊ KHO HÀNG HIỆN ĐẠI

Từ đó, ta có thể thấy rằng, những kỹ năng mà doanh nghiệp tìm kiếm ở các nhà quản trị kho hàng bao gồm: kỹ năng đàm phán, kỹ năng IT, kiến thức tài chính và kinh doanh cơ bản, và kỹ năng quản lý con người, đặc biệt là khả năng tạo động lực và lãnh đạo một lượng lớn nhân viên.

NHỮNG YẾU TỐ ĐÁNH ĐỔI TRONG QUẢN TRỊ NHÀ KHO (TRADE-OFFS)

Việc quản lý những yếu tố đánh đổi trong quản trị nhà kho là vô cùng quan trọng đối với quản lý kho hàng Những đánh đổi chính được thể hiện như hình dưới.

Khả năng đáp ứng nhu cầu

khách hàng

NHỮNG YẾU TỐ ĐÁNH ĐỔI TRONG QUẢN TRỊ NHÀ KHO (TRADE-OFFS)

Một quản lý kho cần nhận biết được những yếu tố này và cân bằng chúng Một số ví dụ bao gồm:

• Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng nhưng lại muốn giảm chi phí nhân công.

• Mật độ chứa hàng và tốc độ lấy hàng.

• Tốc độ lấy hàng và độ chính xác khi lấy hàng• Tốc độ vận hành và mức độ an toàn

• etc.

CÁC THÁCH THỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÀ KHO

Nhà quản lý kho hàng hiện đại chịu nhiều áp lực đến từ bên trong và cả bên ngoài doanh nghiệp Những áp lực này bao gồm:

• Áp lực cắt giảm chi phí vận hành

• Hoàn thành đơn hàng một cách hoàn hảo.• Thời gian đáp ứng đơn hàng ngắn hơn• Tính sẵn có cao hơn

• Kênh giao hàng đa dạng hơn

CÁC THÁCH THỨC TRONG QUẢN TRỊ NHÀ KHO

• Đơn hàng nhỏ hơn và tầng suất đặt hàng cao hơn

• Nhiều biến động trong nhu cầu hơn

• Số lượng SKUs nhiều hơn

• Chi phí và tính sẵn có của nhân lực

• Các vấn đề về môi trường

• Dữ liệu và trao đổi thông tin

QUẢN TRỊ NHÀ KHO TINH GỌN (LEAN WARERHOUSING)

•Một trong những cách để vượt qua những thách thức đã nêu là ứng dụng khái niệm “tinh gọn” (lean) trong quản trị vận hành nhà kho.

•Việc ứng dụng lean trong quản trị nhà kho bao gồm việc xác định các hoạt động sử dụng tài nguyên nhưng không tạo ra giá trị (waste) và giảm thiểu chúng.

QUẢN TRỊ NHÀ KHO TINH GỌN (LEAN WARERHOUSING)

•Gooley (2013) xác định 7 lãng phí (waste) trong bối cảnh vận hành nhà kho bao gồm:

Vận chuyển (lái xe nâng hàng rỗng)

Hàng lỗi (thời gian bỏ ra để sửa chữa các lỗi sai trong vận hành, vd như pick nhầm hàng)

Sản xuất dư thừa (giữ quá nhiều tồn kho)

Xử lí thừa (các bước thừa thãi trong quy trình)

Tồn kho (khu vực nhập hàng hoặc xuất hàng quá đông đúc)Thao tác (các thao tác không cần thiết)

Chờ đợi (các nút nghẽn cổ chai trong quy trình)

QUẢN TRỊ NHÀ KHO TINH GỌN (LEAN WARERHOUSING)

QUẢN TRỊ NHÀ KHO TINH GỌN (LEAN WARERHOUSING): VÍ DỤ

•Một khía cạnh ta có thể ứng dụng lean là quản lý không gian lưu trữ Việc các nhà kho lâm vào tình trạng thiếu không gian lưu trữ không phải là một việc hiếm Việc ứng dụng Lean có thể giúp tối ưu hóa không gian lưu trữ thông qua một số việc như: gom các pallet lẻ thành pallet đầy, xác định hàng hóa lỗi thời và đề xuất xuất kho tiêu hủy, sắp xếp các pallet nhỏ một cách hợp lý để tối ưu hóa không gian lưu trữ của kệ hàng….

QUẢN TRỊ CON NGƯỜI

• Các giám sát kho (Warehouse Supervisors) được xem là những trụ cột trong vận hành nhà kho.

• Thông thường, tỷ lệ giám sát kho/nhân viên kho lý tưởng là 1:12 đến 1:15 Nếu có quá nhiều nhân viên, việc giám sát kho sẽ trở nên thiếu hiệu quả Trong khi nếu có quá nhiều giám sát kho thì sẽ sinh ra lãng phí, làm gia tăng chi phí nhân công

không cần thiết.

QUẢN TRỊ CON NGƯỜI

• Các giám sát kho (Warehouse Supervisors) được xem là những trụ cột trong vận hành nhà kho.

• Thông thường, tỷ lệ giám sát kho/nhân viên kho lý tưởng là 1:12 đến 1:15 Nếu có quá nhiều nhân viên, việc giám sát kho sẽ trở nên thiếu hiệu quả Trong khi nếu có quá nhiều giám sát kho thì sẽ sinh ra lãng phí, làm gia tăng chi phí nhân công

không cần thiết.

• Theo Baker và Perotti (2008), tỷ lệ này ở Mỹ trung bình là 1:8 đối với kho nhỏ (dưới 10.000 m2) và 1:15 đối với kho lớn (trên 10.000 m2).

QUẢN TRỊ CON NGƯỜI

• Theo Ackerman (2000), giám sát và quản lý kho nên có 9 yếu tố sau:

•Kỹ năng giao tiếp tốt

•Kỹ năng điều phối công việc•Khả năng tạo động lực

•Kỹ năng giải quyết vấn đề•Tính linh hoạt

•Kiến thức toàn diện về các quy trình của doanh nghiệp•Kỹ năng huấn luyện người khác

•Khả năng hướng về khách hàng (customer oriented)•Kỹ năng làm việc nhóm

QUẢN TRỊ CON NGƯỜI

•Một vấn đề mà nhiều quản lý kho gặp phải, đó là trong việc thu hút và giữ nhân

lực chất lượng cao.

•Hiện nay, các kho hàng luôn thiếu nhân lực chất lượng, đặc biệt ở các vị trí quản lý như giám sát hay quản lý kho.

•Ngoài tiền lương, các yếu tố khác như thời gian làm việc linh hoạt, môi trường làm việc sạch sẽ và an toàn, lộ trình huấn luyện và thăng tiến… cũng là các yếu tố mà người lao động cân nhắc.

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN NHÀ KHO

Một vấn đề các nhà quản lý kho phải quan tâm là vấn đề về đào tạo nhân viên Dưới đây là một vài việc mà các nhà quản lý kho cần phải làm:

• Đảm bảo nhân viên mới được giới thiệu đầy đủ về công việc cần phải làm cũng như tổng quan về nhà kho.

• Tiến hành phân tích và xác định nội dung đào tạo cụ thể cho từng vị trí.

ĐÀO TẠO NHÂN VIÊN NHÀ KHO

Đảm bảo việc đào tạo là một quá trình diễn

ra liên tục.

• Có thể tiến hành đào tạo các công việc khác nhau cho nhân viên để tăng cường tính linh hoạt trong vận hành.

• Lưu ý đào tạo các vấn đề liên quan tới an toàn vận hành Nếu thiết bị yêu cầu phải có chứng chỉ đào tạo thì phải đảm bảo nhân viên đạt được chứng chỉ.

THỜI GIAN VẬN HÀNH

Thời gian hoạt động của các nhà kho phụ thuộc vào luật pháp của từng nước và yêu cầu hoạt động của doanh nghiệp

Hệ thống 3-ca cổ điển vẫn được sử dụng ở đa số nhà kho hoạt động 24/7:

•Ca 1: 0600 đến 1400

•Ca 2: 1400 đến 2200

•Ca 3: 2200 đến 0600

•Ca 4 (hay ca hành chính): 0900 đến 1700

Một điểm yếu của hệ thống 3-ca là không có thời gian chồng chéo giữa các ca để tiến hành bàn giao công việc hiệu quả Do đó, khi thiết kế ca làm, nhà quản lý cần lưu ý sắp xếp các ca sao cho các ca có thời gian bàn giao (5’ đến 10’)

Một trong những cách để tạm thời gia tăng năng lực đáp ứng của nhà kho những lúc cao điểm là thuê nhân công tạm thời/mùa vụ Tuy nhiên, cần lưu ý là thuê nhân viên tạm thời rất “tốn kém” về mặt đào tạo và giám sát, trong khi năng suất có thể không cao.

ĐÁNH GIÁ CHẤT LƯỢNG VẬN HÀNH NHÀ KHO

Nhằm đảm bảo chất lượng vận hành của nhà kho, việc kiểm tra đánh giá (audit) nên thường xuyên được thực hiện.

Mục đích của việc kiểm tra đánh giá nên được truyền đạt rõ ràng cho nhân viên

Sau mỗi đợt kiểm tra đánh giá, kết quả nên được phổ biến cho mọi người, từ đó tiến hành cải thiện các khía cạnh hoạt động của nhà kho.

Các bạn có thể tìm thấy bảng câu hỏi mẫu tại appendix 1 của textbook (pg 387).