Bài giảng quản trị dự Án ( combo full slides 9 chương )

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN Chương 5 ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN Chương 6 QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN Chương 7 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN Chương 8 QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN Chương 9 GIÁM SÁT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN

QUẢN TRỊ DỰ ÁN

BỘ MÔN QUẢN TRỊ TÁC NGHIỆP KINH DOANH

Khoa Quản trị kinh doanh

 Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Chương 2 HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

 Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

 Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

 Chương 5 ĐIỀU PHỐI CÁC NGUỒN LỰC DỰ ÁN

 Chương 6 QUẢN TRỊ CHI PHÍ DỰ ÁN

 Chương 7 QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG DỰ ÁN

 Chương 8 QUẢN TRỊ RỦI RO DỰ ÁN

 Chương 9 GIÁM SÁT VÀ KẾT THÚC DỰ ÁN

NỘI DUNG MÔN HỌC

 Bộ môn Quản trị tác nghiệp kinh doanh (2017), Bài

giảng Quản trị dự án, Đại học Thương Mại

 Từ Quang Phương (2012), Quản lý dự án (Tái bản lần

5), NXB Đại học Kinh Tế Quốc Dân

 PMI (2008, 2013), PMBOK Guide version 4&5

 Jack R Meredith & Samuel J Mantel, Jr (2009), Project

Management - A Managerial Approach (7th edition),

John Wiley & Sons, Inc.

 Joseph Heagney (2011), Fundamentals of project

management (4th edition), Amacom

Tài liệu tham khảo

Chương 1

KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

1.1 Khái luận về dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

1.1.2 Các đặc điểm cơ bản của dự án1.1.3 Phân loại dự án

1.2 Khái luận về quản trị dự án

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Chương 1 KHÁI LUẬN VỀ DỰ ÁN VÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Dự án là một tiến trình đặc thù bao gồm các hoạt động được được kết nối (xâu chuỗi) với nhau nhằm đạt được một mục tiêu xác định

 “Dự án” khác “kế hoạch”

 Dự án không chỉ là bộ hồ sơ hay tập tài liệu trình bày về nội dung dự án

1.1.1 Khái niệm dự án

Có mục tiêu xác định Có thời gian xác định

Có tính sáng tạo và phức tạp Gắn liền với một mức độ rủi ro

Ràng buộc thời gian; kinh phí; kết quả

1.1.2 Các đặc điểm cơ bản của dự án

• Theo mục đích hoạt động • Theo tiêu chí đầu tư

• Theo lĩnh vực hoạt động • Theo thời gian

• Theo quy mô

1.1.3 Phân loại dự án

1.2 Khái luận về quản trị dự án

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Theo quá trình thực hiện dự án, quản trị dự án

bao gồm 5 hoạt động cơ bản:

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Theo nội dung, quản trị dự án bao gồm các nội dung cơ bản:

 Quản trị thời gian dự án (Time Management);

 Quản trị chi phí dự án (Cost Management);

 Quản trị chất lượng dự án (Quality Management);

 Quản trị nhóm dự án (Team Management),

 Quản trị rủi ro dự án (Risk Management);

 Quản trị hợp đồng (Contract Management);

 Quản trị hệ thống thông tin (System Information Management);

 Quản trị công nghệ (Technology Management),…

PMI (2008, 2013), PMBOK Guide

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

Quản lý dự án là “hoạt động áp dụng các kiến thức, các kỹ năng, các công cụ và kỹ thuật để lên kế hoạch hành động nhằm đạt được các yêu cầu của dự án Công tác quản lý dự án được thực hiện thông qua việc áp dụng và phối hợp áp dụng 42 (47 PMBOK Guide 2013) quy trình quản lý dự án được phân thành 5 nhóm quy trình: Khởi xướng, Lập kế hoạch, Triển khai thực hiện, Giám sát và kiểm soát, Kết thúc”

PMI (2008), PMBOK® Guide, trang 6

1.2.1 Khái niệm quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

1.2.2 Các giai đoạn của quản trị dự án

Hình 1.1 Sự chồng chéo của các quy trình trong quản lý dự án

Quản trị thời gian

1.2.3 Các nội dung của quản trị dự án

Chương 2: HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.1 Các cách thức tổ chức thực hiện dự án

2.1.1 Chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án2.1.2 Chủ nhiệm điều hành dự án

2.1.3 Chìa khóa trao tay

2.2 Các hình thức (mô hình) tổ chức dự án cơ bản và căn cứ lựa chọn

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án2.2.3 Tổ chức dự án theo ma trận

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

2.3 Nhà quản trị dự án và các bên liên quan

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án2.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án2.3.3 Các bên liên quan

Chương 2: HÌNH THỨC TỔ CHỨC VÀ NHÀ QUẢN TRỊ DỰ ÁN

2.2.1 Tổ chức dự án theo chức năng

 Linh hoạt trong việc

2.2.2 Tổ chức chuyên trách quản lý dự án

 Phù hợp với yêu cầu của

 Tuyển hoặc thuê các chuyên gia giỏi trong từng lĩnh vực vì nhu cầu dự phòng hơn là do nhu cầu thực

2.2.3 Mô hình tổ chức dự án dạng ma trận

Trao quyền cho chủ nhiệm dự án quản lý

Các tài năng chuyên môn được phân phối hợp lý cho nhanh hơn, linh hoạt hơn

Phân quyền quyết định

2.2.4 Các căn cứ lựa chọn mô hình tổ chức dự án

01 Doanh nghiệp

02 Bản thân dự án

Tổ chức mẹ

Yếu tố thuộc doanh nghiệp

Nhân tố ảnh hưởngMô hình tổ chức theo

Tính thay đổiThấpCaoCaoKỹ thuật sử dụngTiêu chuẩnMớiPhức tạpMức độ phức tạp của dự ánThấpCaoTrung bìnhThời gian thực hiệnNgắnDàiTrung bìnhQuy mô dự ánNhỏLớnTrung bìnhTầm quan trọng của dự ánThấpCaoTrung bìnhTính phối hợp trong nội bộ

tổ chức, doanh nghiệp Yếu Mạnh Trung bình Tính phối hợp với các bộ

phận bên ngoài tổ chức Mạnh Yếu Trung bình Tính hạn chế về thời gianYếuMạnhTrung bình

Bảng 2.1 Nhân tố ảnh hưởng và mức độ phù hợp của các mô hình QLDA

2.3 Nhà quản trị dự án và các bên liên quan

Nhà quản trị dự án là những

người tham gia trực tiếp vào công tác quản lý dự án (nên còn được gọi là cán bộ quản lý dự án).

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

Trách nhiệm của nhà quản trị dự án

 Chịu trách nhiệm trước doanh nghiệp hoặc lãnh đạo cấp trên

 Chịu trách nhiệm đối với chính dự án và các thành viên trong êkíp dự án

 Xây dựng ê kíp dự án và bố trí công việc cho các thành viên khi giải thể dự án

2.3.1 Vai trò và trách nhiệm của nhà quản trị dự án

2.3.2 Những năng lực cần có của nhà quản trị dự án

• Chuyên môn sâu về dự án

• Các lĩnh vực chuyên môn liên quan

Các bên tham gia (liên quan) là tất cả những ai có liên quan hoặc bị ảnh hưởng bởi các hoạt động của dự án

 Có lợi ích nghiệp vụ trong kết quả dự án

 Liên quan trực tiếp tới dự án

 Đóng góp các nguồn lực cho dự án

2.3.3 Các bên liên quan

Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

3.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của lập kế hoạch dự án 3.2.2 Các nội dung của bản kế hoạch dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Chương 3 XÁC ĐỊNH VÀ LẬP KẾ HOẠCH DỰ ÁN

3.1.1 Khởi nguồn ý tưởng của dự án

Những người khởi xướng ý tưởng dự án

 Cần gắn với việc xây dựng và triển khai chiến lược

 Có thể cần tiến hành nghiên cứu khả thi

 Nên xây dựng tiêu chí, quy trình lựa chọn và hệ thống quản lý danh mục dự án

3.1.2 Đánh giá ý tưởng dự án

Xây dựng điều lệ dự án là quá trình phát triển một tài liệu chính thức cho phép sự tồn tại của một dự án và quy định cho người quản lý dự án có quyền huy động các nguồn lực của tổ chức để thực hiện các hoạt động dự án.

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

Lợi ích của xây dựng điều lệ dự án

Xác định rõ khởi đầu và ranh giới của một dự án

Tạo hồ sơ chính thức của dự án

Được sự chấp thuận và cam kết chính thức của quản lý cấp cao với dự án.

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

Nội dung điều lệ dự án (Hộp 3.1)

3.1.3 Xây dựng điều lệ dự án (project charter)

PHẦN TÓM TẮT (EXECUTIVE SUMMARY)

MỤC ĐÍCH / DIỄN GIẢI DỰ ÁN (PROJECT PURPOSE/JUSTIFICATION)Nhu cầu / tình huống kinh doanh (Business Need/Case)

Mục tiêu kinh doanh (Business objectives)MÔ TẢ DỰ ÁN (PROJECT DESCRIPTION)

Mục tiêu và Tiêu chí thành công của Dự án (Project Objectives and Success Criteria)Yêu cầu (Requirements)

Hạn chế (Constraints)Giả định (Assumptions)

Tuyên bố phạm vi sơ bộ (Preliminary Scope Statement)RỦI RO (RISK)

SẢN PHẨM CÓ THỂ BÀN GIAO CỦA DỰ ÁN (PROJECT DELIVERABLES)LỊCH TRÌNH SƠ BỘ (SUMMARY MILESTONE SCHEDULE)

NGÂN SÁCH SƠ BỘ (SUMMARY BUDGET)

YÊU CẦU VỀ CHẤP THUẬN DỰ ÁN (PROJECT APPROVAL REQUIREMENTS)NGƯỜI QUẢN LÝ DỰ ÁN (PROJECT MANAGER)

PHÊ DUYỆT (AUTHORIZATION)

3.2 Lập kế hoạch dự án (Planning)

3.2.1 Khái niệm và các yêu cầu của lập kế hoạch dự án3.2.2 Các nội dung của bản kế hoạch dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Khái niệm

Lập kế hoạch dự án là việc tổ chức dự án theo một trình tự logic, xác định mục tiêu và các phương pháp để đạt được mục tiêu của dự án, dự tính những công việc cần làm, nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án

 Chi tiết hóa mục tiêu thành các công việc cụ thể

 Hoạch định chương trình thực hiện các công việc đó Từ Q P (2012)

3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Toàn diện, rõ ràng

Tuân thủ đúng yêu của Nhà nước

Thống nhất giữa các bên liên quan đến dự án.

Nên có sự tham gia thực sự của các chủ thể liên quan đến dự án

Dựa trên những thông tin đầy đủ, chính xác.

3.2.1 Khái niệm và yêu cầu của lập kế hoạch dự án

Hộp 3.2

3.2.2 Các nội dung của bản kế hoạch dự án

* Giới thiệu tổng quan về dự án* Mục tiêu của dự án

* Thời gian và tiến độ

* Xem xét khía cạnh kỹ thuật và quản lý dự án* Kế hoạch phân phối nguồn lực

* Ngân sách và dự toán kinh phí dự án * Nhân sự

* Khía cạnh hợp đồng của dự án

* Phương pháp kiểm tra và đánh giá dự án * Những khó khăn tiềm tàng

Dự toán kinh phí và phân bổ nguồn lực cho mỗi công việc kế hoạch

Chuẩn bị báo cáo và kết thúc dự án

3.2.3 Quy trình và phương pháp lập kế hoạch dự án

Theo mốc thời gian (Milestone schedule)

Theo cấu trúc phân tách công việc (Work break down structure)

Theo sơ đồ Gantt (Gantt chart)

Theo sơ đồ mạng (Network system)

Phương pháp lập kế hoạch dự án

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

4.1 Phân tách công việc

4.1.1 Khái niệm và vai trò của phân tách công việc 4.1.2 Phương pháp thực hiện phân tách công việc

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến độ dự án

4.2.1 Biểu đồ Gantt

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Chương 4 QUẢN LÝ THỜI GIAN VÀ TIẾN ĐỘ DỰ ÁN

Khái niệm phân tách công việc:

Phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể

Xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án.

4.1.1 Khái niệm và vai trò

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Phương pháp phân tích theo các giai đoạn hình thành phát triển

Có thể sử dụng 6 cấp độ để phân tách công việc

 Ba cấp độ đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý

 Ba cấp độ cuối phục vụ cho yêu cầu kỹ thuật

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Bảng 4.1: Thứ bậc phân tách công việc theo các phương pháp

Cơ cấu phân tách công việcPhương pháp

Thứ bậcThể hiệnPhân tích hệ thốngChu kỳTổ chức 4Nhiệm vụ bộ phậnNhiệm vụ bộ phậnCác phân hệTổ đội

5Nhóm công việcNhóm công việcNhóm công việcNhóm công việc6Công việc cụ thểCông việc cụ thểCông việc cụ thểCông việc cụ thể

Cấu trúc phân tách công việc

(Work breakdown structure - WBS)

là một cây phân cấp phân công

công việc của toàn bộ dự án.

4.1.2 Phương pháp phân tách công việc

Gói công việc:

Quản trị thời gian và tiến độ dự án là quá

trình xác định các công việc, ước lượng thời gian và sắp xếp trình tự công việc, thiết lập mạng công việc và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến độ dự án

4.2 Một số công cụ quản lý thời gian và tiến

Xây dựng năm 1915 bởi Henry Laurence Gantt

theo trình tự

gian thực hiện công việc

4.2.1 Biểu đồ Gantt

giữa các công việc;

 Không biết công việc nào cần tập trung giải quyết

 Khó khăn khi có nhiều dự án

Xác định các mối quan hệ trước sau của các công việc

Xác định các mối quan hệ trước sau của các công việc

Biểu diễn các công việc và thời gian

2 B - Sửa chữa mái và sàn3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung5 E - Xây cửa lò chịu nhi tệt

6 F - Lắp đ t h thống kiểm soátặt hệ thống kiểm soát ệt7 G - Lắp đ t thiết bị lọc khíặt hệ thống kiểm soát8 H - Kiểm tra và thử nghi mệt

Công tác găng Công tác không găng

Hình 4.1 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai sớm

2 B - Sửa chữa mái và sàn3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung5 E - Xây cửa lò chịu nhi tệt

6 F - Lắp đ t h thống kiểm soátặt hệ thống kiểm soát ệt7 G - Lắp đ t thiết bị lọc khíặt hệ thống kiểm soát8 H - Kiểm tra và thử nghi mệt

Công tác găng Công tác không găng

Hình 4.2 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang theo phương thức triển khai chậm

2 B - Sửa chữa mái và sàn3 C - Xây ống gom khói

4 D - Đổ bê tông và xây khung5 E - Xây cửa lò chịu nhi tệt

6 F - Lắp đ t h thống kiểm soátặt hệ thống kiểm soát ệt7 G - Lắp đ t thiết bị lọc khíặt hệ thống kiểm soát8 H - Kiểm tra và thử nghi mệt

Công tác găng Công tác không găng

Hình 4.3 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang liên kết

4.2.1 Biểu đồ Gantt

Hình 4.4 Ví dụ Sơ đồ thanh ngang dùng cho kiểm soát

% hoàn thànhThời gian (tuần)

TTCông tác12345678910 11 12 13 14 151

Xây dựng b ộ phân bên phân bên trong

Mạng công việc là kỹ thuật bày kế hoạch tiến độ, mô tả dưới dạng sơ đồ mối quan hệ liên tục giữa các công việc đã được xác định cả về thời gian và thứ tự trước sau.

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

bắt buộcPhụ thuộc Phụ thuộc tùy ýtùy ý

Mối quan hệ phụ thuộc giữa các công việc dự án

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Hai phương pháp chính:

 Phương pháp "Đặt công việc trên mũi tên" (AOA - Activities on Arrow)

 Phương pháp "Đặt công việc trong các nút" (AON - Activities on Node).

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Nguyên tắc biểu diễn chung:

 Một công việc chỉ có thể bắt đầu khi tất cả các công việc trước nó phải hoàn thành.

 Mũi tên vẽ từ trái sang phải, phản ánh lôgic trước sau giữa các công việc.

 Độ dài mũi tên không có ý nghĩa phản ánh thời gian.

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Phương pháp AOA

 Công việc (activities) là một nhiệm vụ hoặc nhóm

nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện của dự án Nó đòi hỏi thời gian, nguồn lực và chi phí để hoàn thành.

 Sự kiện (Event) là điểm chuyển tiếp đánh dấu một hay

một nhóm công việc đã hoàn thành và khởi đầu của một hay một nhóm công việc kế tiếp.

 Đường (Path) là sự kết nối liên tục các công việc tính từ

sự kiện đầu đến sự kiện cuối.

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Nguyên tắc xây dựng mạng công việc theo phương pháp AOA

 Mỗi công việc biểu diễn bằng một mũi tên có hướng nối hai sự kiện

 Cần xác định trình tự thực hiện và mối quan hệ giữa các công việc.

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Phương pháp AON

 Các công việc được trình bày trên một nút (hình chữ nhật)

 Các mũi tên thuần túy xác định thứ tự trước sau của các công việc.

 Tất cả các điểm trừ điểm cuối đều có ít nhất một điểm đứng sau Tất cả các điểm trừ điểm đầu đều có ít nhất một điểm đứng trước.

 Trong mạng chỉ có một điểm đầu tiên và một điểm cuối cùng

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

4.2.2 Sơ đồ PERT và phương pháp đường găng CPM

Phương pháp mạng công việc

Công việc A:

Ngày bắt đầu … Thứ tự công việc…Ngày kết thúc … Thời gian thực hiện…Công việc BCông việc C

Hình 4.6: Biểu diễn phương pháp AON