Trình bày cơ bản về giải pháp ERP cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam.

1. Trình bày cơ bản về giải pháp ERP cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam. 2. Mô tả hoạt động của một hệ thống thông tin của một doanh nghiệp FPT từ đó xác định các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu, biểu đồ phân cấp chức năng, các biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống đó

GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

BÁO CÁO TỔNG HỢP

ĐỀ TÀI THẢO LUẬN HỌC PHẦN “HỆ THỐNGTHÔNG TIN QUẢN LÝ”

Đề tài 01: 1 Trình bày cơ bản về giải pháp ERP cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam

2 Mô tả hoạt động của một hệ thống thông tin của một doanhnghiệp FPT từ đó xác định các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu, biểu đồphân cấp chức năng, các biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống đó

A Cơ sở lý thuyết1.1 khái niệm

● Hệ thống thông tin là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức

● Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ như giấy, bút ● Hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máy tính (phần

cứng, phần mềm) và các công nghệ thông tin khác • Hệ thống

+ Một tập hợp có tổ chức gồm nhiều phần tử có các mối quan hệ ràng buộc lẫn nhau và cùng hoạt động hướng tới một mục tiêu chung

● Dữ liệu đầu vào gồm hai loại:

+ Tự nhiên: giữ nguyên dạng khi nó phát sinh: (tiếng nói, công văn, hình ảnh v.v )

+ Có cấu trúc: được cấu trúc hoá với khuôn dạng nhất định (sổ sách, bảng biểu v.v )

● Thông tin đầu ra:

+ Được phân tích, tồng hợp v.v từ dữ liệu vào và tùy thuộc vào từng nhu cầu (quản lý) trong từng trường hợp cụ thể, từng đơn vị cụ thể thuộc tổ chức (báo cáo tổng hợp, thống kê, thông báo v.v )

● Xử lý tự động chỉ được thực hiện trên các dữ liệu có cấu trúc ● Hoạt động của httt:

– Thu thập: Lọc, cấu trúc hoá dữ liệu để có thể khai thác trên các phương tiện tin học

– Xử lý

+ Phân tích, tổng hợp, tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo thông tin kết quả

+ Cập nhật, sắp xếp, lưu trữ dữ liệu…… + Phân phát thông tin cho từng đối tượng

1.2.Các đặc trưng của hệ thống thông tin hiện đại

● Hệ thống thông tin được xây dựng trên nền tảng công nghệ hiện đại (CNTT)

● Hệ thống thông tin được cấu thành bởi nhiều hệ thống con Khi các hệ con này được nối kết và tương tác với nhau, chúng sẽ phục vụ cho việc liên lạc giữa các lĩnh vực hoạt động khác nhau của tổ chức.

● Hệ thống thông tin hướng tới mục tiêu cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát Hệ thống chuyển giao cho từng thành viên trong tổ chức những thông tin cần thiết để xác định, chọn lựa các hành động phù hợp với mục tiêu của tổ chức cũng như các hành động giúp kiểm soát lĩnh vực mà thành viên đó chịu trách nhiệm

● Hệ thống thông tin là một kết cấu hệ thống mềm dẻo và có khả năng tiến hóa Một hệ thống thông tin rất có thể trở nên lỗi thời nhanh chóng nếu không có khả năng thay đổi mềm dẻo và mở rộng được để phù hợp với sự biến đổi và phát triển của tổ chức

1 Giải pháp cho các doanh nghiệp và tình hình ứng dụng tại các DN ViệtNam

❖ Giải pháp ERP

Giải pháp ERP – Enterprise resource planning là một giải pháp phần mềm ra đời nhằm mục đích hỗ trợ việc quản lý được hiệu quả hơn Phần mềm này không được sử dụng cho những cá nhân mà sẽ giúp đỡ các doanh nghiệp kiểm soát các hoạt động thường nhật của mình

Chức năng chính của ERP đó là tích hợp tất cả các phòng ban, mọi chức năng của doanh nghiệp thành 1 hệ thống duy nhất để dễ dàng theo dõi và cũng linh hoạt để đáp ứng được những nhu cầu khác nhau.

Thông thường, mỗi phòng ban sử dụng một phần mềm quản lý Thông dụng nhất là phần mềm quản lý kế toán, ngoài ra có các phần mềm quản lý khác như CRM chuyên quản trị quan hệ khách hang, POS chuyên quản lý các chuỗi cửa hàng, phần mềm quản trị nhân sự- chấm công HRM…Với những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn, nhà quản trị sẽ gặp nhiều khó khan trong việc kiểm soát các nguồn lực riêng lẻ như vậy

Bởi vậy, sự kết hợp giữa các phần mềm riêng lẻ thành 1 cơ sở dữ liệu duy nhất là một cách làm hiệu quả để nhà quản trị có thể truy cập và kiểm soát tốt hơn các hoạt động cũng như các nguồn lực của doanh nghiệp.

❖ Thực trạng của các doanh nghiệp hiện nay:

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp lựa chọn cách tổ chức theo nhiều phòng ban khác nhau Mỗi phòng ban có chức năng độc lập đến nỗi có thể xem là ốc đảo.

− Nếu áp dụng các phần mềm quản lý rời rạc và do mỗi phòng ban có thể sử dụng các phần mềm quản lý khác nhau, khi cần chuyển dữ liệu giữa các phòng ban, người sử dụng phải thực hiện một cách thủ công.

− Đa số doanh nghiệp hiện nay vốn quen cách quản lý thủ công theo các quy trình cục bộ Chưa quen với cách quản lý đồng nhất của thế giới Bên cạnh đó, tư tưởng chi phối mỗi khi bàn về ERP là chi phí rẻ.

− Ở VN hiện nay chưa có nhiều DN triển khai thành công ERP để các DN khác làm theo.

❖ Tình hình ứng dụng ERP các doanh nghiệp ở Việt Nam

Từ sau khi Việt Nam gia nhập WTO, trào lưu triển khai phần mềm quản trị doanh nghiệp trong các doanh nghiệp bắt đầu trở nên rầm rộ Một số doanh nghiệp đã

triển khai và áp dụng ERP thành công như: Công ty Thép Việt – Pomina, Công ty Cổ phần Đầu tư Thương mại SMC (thuộc ngành thép); Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex); Tập đoàn Đại Cường Fortex (Thái Bình - đơn vị tiên phong ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP - ERP trong hoạt động điều hành, quản lý hoạt động của ngành sản xuất sợi sơ tại Việt Nam); Công ty Cổ phần Dược phẩm Imexpharm; Công ty Giấy Sài Gòn (GSG); Công ty Xăng dầu Bắc Thái; Nhà máy Sữa đậu nành Việt Nam – VINASOY và gần đây nhất, ngày 8/8/2012, Tập đoàn Hoàng Anh Gia Lai đã thành công trong việc áp dụng ERP Việc triển khai thành công giải pháp ERP đã mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho các doanh nghiệp Nổi bật là cải thiện hiệu suất kinh doanh nhờ hệ thống tích hợp các bộ phận phòng ban, dữ liệu chung và truy xuất tức thời; kiểm soát tồn kho chính xác tại một thời điểm bất kỳ Các nghiệp vụ, quy trình quản lý đặc thù ngành được chuẩn hóa và áp dụng trên hệ thống SAP Thông tin được cập nhật kịp thời và chính xác giúp các cấp lãnh đạo kiểm soát được chi phí thực tế, chi phí kế hoạch, ngân sách tức thời.

Dự án quản lý tổng thể nguồn lực doanh nghiệp (SAP-ERP) tập trung vào những mảng lớn như: tái cấu trúc và xây dựng hoạt động theo mô hình tập đoàn tối ưu nguồn lực tài chính và nguồn lực thương mại; chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ theo xu hướng tiến bộ và tối ưu nhất trên thế giới; nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ nhân viên; ứng dụng công nghệ thông tin vào trong quá trình thực hiện các bước quy trình; tăng cường khả năng kiểm soát; tối ưu hóa quản lý chi phí; nâng cao khả năng phục vụ khách hàng; nâng cao hình ảnh và uy tín của doanh nghiệp, tập đoàn

Như trên đã phân tích, Tập đoàn Công nghiệp Than- Khoáng sản Việt Nam

(Vinacomin) và các doanh nghiệp thành viên hiện đang ở giai đoạn Tác nghiệp

riêng lẻ, trong điều kiện các đơn vị đóng ở nhiều địa bàn, phân tán rộng trong cả

nước nên việc quản lý và báo cáo số liệu có độ trễ và thiếu chính xác, tiêu hao rất nhiều thời gian và nguồn lực của doanh nghiệp, hiệu quả điều hành và quản lý chưa cao Vì vậy, việc áp dụng hệ thống ERP cho các doanh nghiệp thành viên và trong toàn ngành là thực sự cần thiết, tất yếu

Hiện nay, rất nhiều doanh nghiệp ngành Than đã và đang triển khai áp dụng một vài phần mềm quản lý, như: phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm kế toán… chưa có tính kết nối Tuy nhiên, đây cũng là giai đoạn then chốt, là nền tảng để tiến lên

giai đoạn "Triển khai chiến lược" Do vậy, các doanh nghiệp cần tập trung vào công

tác nghiên cứu xây dựng quy trình hoạt động theo các chuẩn mực kinh doanh tốt nhất (theo ISO chẳng hạn) Mặt khác, cần tiến hành chuẩn hóa các cơ sở dữ liệu hiện hữu, chuẩn bị sẵn sàng để kết nối hoặc chuyển cơ sở dữ liệu sang hệ thống mới Song song với đó, cần nghiên cứu các giải pháp ERP phù hợp nhất.

Ví dụ doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP:

Vinamilk nhận bàn giao hệ thống ERP lớn nhất Việt Nam Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business Intelligence -BI) Các chuyên gia nhận định, hệ thống ERP của Vinamilk hiện thời có quy mô lớn nhất Việt Nam tính đến hiện tại Hệ thống ERP tại Vinamilk đã được đưa vào sử dụng chính thức từ 1/1/2007.

Trong quá trình triển khai, công ty đã gặp không ít khó khăn Những khó khăn chính liên quan đến việc học để tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong công ty cho phù hợp với quy trình phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty.

Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu quả ứng dụng Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính - kế toán thuận lợi hơn nhiều so với trước đây Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp, quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro; giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi đều tiến hành theo thời gian thực.

Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.

Các lý do thành công: Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk -định hướng đúng và đi đến cùng; Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án; đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk, của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH KPMG Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis, Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng ra giải quyết các vấn đề phát sinh.

KẾT LUẬN

Qua phân tích, chúng ta có thể hiểu sâu sắc hơn về hệ thống ERP trong quản lý doanh nghiệp cũng như việc vận dụng đúng cách để có thể mang lại hiểu quả Qua đó cần nhìn nhận những yếu kém mà các doanh nghiệp Việt Nam mắc phải, từ đó có những biện pháp khắc phục để có thể theo kịp với thời đại công nghệ thông tin như hiện nay.

Ứng dụng ERP là xu thế tất yếu, là công cụ quan trọng để DN nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời nó cũng giúp DN tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế Một DN nếu ứng dụng ngay từ khi quy mô còn nhỏ sẽ có thuận lợi là dễ triển khai và DN sớm đi vào nề nếp DN nào chậm trễ ứng dụng ERP, DN đó sẽ tự gây khó

khăn cho mình và tạo lợi thế cho đối thủ Tuy nhiên, ứng dụng ERP không phải dễ, cần hội tụ nhiều điều kiện để có thể ứng dụng thành công như: nhận thức và quyết tâm cao của ban lãnh đạo DN; cần xác định đúng đắn mục tiêu, phạm vi và các bước triển khai; lựa chọn giải pháp phù hợp

Ngày nay trên thế giới đã ứng dụng ERP rộng rãi, do đó để tiếp cận gần với trình độ của thế giới thì việc cập nhật, học hỏi để đưa ERP vào sử dụng ở doanh nghiệp mình là một điều kiện cần để thành công lâu dài trong tương lai.

2 Mô tả hoạt động của một hệ thống thông tin của một doanh nghiệp FPT từđó xác định các tác nhân ngoài, các kho dữ liệu, biểu đồ phân cấp chức năng,

các biểu đồ luồng dữ liệu cho hệ thống đó

HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY HTTT FPT

1 Giới thiệu về doanh nghiệp

- Tên công ty: Công ty Hệ thống Thông tin FPT- Tên tiếng anh: FPT Information System (FPT IS)

- Trung tâm giải pháp & Phát triển phần mềm FPT- Công ty TNHH Hệ thống

thông tin FPT (FPT Information System – FPT IS) là thành viên của tập đoàn FPT Hiện tại, FPT IS gồm 10 công ty thành viên và 1 liên doanh với Nhật Bản Hoạt động chuyên sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống, dịch vụ điện tử và cung cấp thiết bị CNTT Giúp các doanh nghiệp, tổ chức nâng cao hiệu quả quản lý, năng lực cạnh tranh và hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh bằng những hệ thống công nghệ thông tin toàn diện.

- Sứ mệnh: “FPT IS nỗ lực trở thành nhà cung cấp giải pháp phần mềm và

dịch vụ công nghệ thông tin có uy tín trên toàn cầu, sáng tạo các giá trị vì khách hang, đem lại thành công cho các thành viên, đóng góp cho cộng đồng”.

2 HTTT quản lí bán hàng của công ty HTTT FPT

● Phần mềm công ty sử dụng

- Phần mềm văn phòng

+ Bộ phần mềm Microsoft Office luôn là một bộ phận không thể thiếu đối với mỗi chiếc máy tính văn phòng.

+ Phẩn mềm gõ Tiếng Việt: Unikey và Vietkey + Các trình duyệt web: chrome, firefox , Cốc Cốc + Ứng dụng nén và giải nén tập tin: winrar

- Toàn bộ hệ thống máy chủ của công ty đều được cài đặt hệ điều hành

Windows và Linux là nền tảng cho ứng dụng và dịch vụ

- Công ty sử dụng mạng nội bộ Lan và Wan là mạng truyền thông dữ liệu kết

nối các thiết bị đầu cuối gồm máy tính, máy chủ, máy in, … trong công ty Các thiết bị trong công ty được kết nối thông qua kết nối có dây hoặc kết nối không dây, Ethernet, Token Ring và wireless LAN IEEE 802.11b/g/n,

3 Các bộ phận tham gia vào quá trình quản lí bán hàng - Phòng kinh doanh :

+Nhân viên tìm kiếm và gặp gỡ các khách hàng tiềm năng trong khu vực mình quản lý, trao đổi, tìm hiểu thông tin và gửi cho họ các thông tin về các sản phẩm công ty cung cấp

+Khi khách hàng có nhu cầu thì sẽ gửi phiếu yêu cầu dự án đến phòng kinh doanh của công ty Nhân viên sẽ tiếp nhận và tổng hợp các thông tin cần thiết để trình lên ban giám đốc và phòng dự án.

+Nếu Ban giám đốc chấp nhận dự án thì nhân viên sẽ tiến hành viết hợp đồng với khách hàng Nếu không sẽ thông báo cho khách hàng là dự án không được chấp nhận.

- Phòng dự án :

+ Tiếp nhận thông tin dự án từ phòng kinh doanh

+ Khi hợp đồng được kí kết nhân viên thực hiện dự án nhận các sản phẩm của công ty, xuất và chuyển sản phẩm cho khách hàng; tiếp nhận sản phẩm khi khách hàng trả.

- Bộ phận kế toán:

+Nhận các thông tin về dự án từ phòng dự án, sau đó dự toán kinh phí cho dự án, quản lý các khoản mục chi phí cho dự án và thu tiền từ các khách hàng.

+Khi cần nhập về các thiết bị cần thiết cho dự án, nhân viên phụ trách dự án gửi các bảng dự toán chi phí đến bộ phận kế toán Nếu đồng ý chi, nhân viên kế toán sẽ viết phiếu chi và lưu lại thông tin Khi khách hàng chi trả các chi phí cho dự án, kế toán sẽ tiến hành viết hóa đơn, lập phiếu thu, sau đó lưu lại thông tin và tiến hành thu tiền từ khách hàng Khách hàng có thể trả bằng tiền mặt hoặc thông qua tài khoản ngân hàng

- Ban giám đốc:

+ Cuối tháng ban giám đôc sẽ tiếp nhận từ các phòng ban các báo cáo về tiến độ của các dự án, cùng thống kê các khoản thu chi cho các dư án

+ Lên kế hoạch, phương hướng nhiệm vụ quá trình quản trị dự án.

4 Quy trình quản lí bán hàng

- Quản lý khách hàng dự án:

+ Tìm kiếm cập nhật thông tin khách hàng

+ Trao đổi với khách hàng thông tin về sản phẩm + Tiếp nhận, tổng hợp phiếu yêu cầu dự án.

+ Gửi phiếu yêu cầu dự án đến ban giám đốc + Gửi thông tin phản hồi.

+ Lập hợp đồng.

- Thống kê, báo cáo:

+ Báo cáo tiến độ các dự án + Thống kê các khoản thu, chi

5 Mô hình hóa dữ liệu của hệ thống

- Các tác nhân ngoài của hệ thống :

● Phòng kinh doanh: là bộ phận phụ trách tìm kiếm, cập nhật và trao đổi thông tin, tiếp nhận yêu cầu từ khách hàng của dự án

● Phòng dự án : là bộ phận phụ trách tiếp nhận và thực hiện dự án

● Bộ phận kế toán: là bộ phận thực hiện quản lí các mục chi phí cho dự án như: lập phiếu thu, lập phiếu chi, thu tiền từ khách hàng…

● Ban giám đốc : là người tiếp nhận xử lí các yêu cầu dự án, tiếp nhận các báo cáo thống kê từ các phòng ban và đưa ra chỉ thị lãnh đạo cho các phòng ban ● Khách hàng: là người tìm hiểu về công ty, về sản phẩm của công ty và các

dự án hoặc là người được phong kinh doanh tìm kiếm

- Các kho dữ liệu của hệ thống :