Tiểu Luận -Quản Trị Dự Án - Đề Tài - Dự Án Khám Mắt Cộng Đồng 2015 Của Công Ty Tnhh Rohto Mentholatum Việt Nam

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU iv

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN 1

1.1 Giới thiệu về Công ty Rohto - Mentholatum Việt Nam 1

1.1.1 Thông tin cơ bản về công ty 1

1.1.2 Phạm vi hoạt động của công ty: 2

1.1.3 Mục tiêu chiến lược của Rohto Mentholatum (Việt Nam) trong giai đoạn từ 2014 - 2020: 2

1.2 Danh mục các dự án: 2

1.2.1 Danh mục dự án nước ngoài: 2

1.2.2 Danh mục các dự án trong nước: 2

CHƯƠNG II KẾ HOẠCH XÂY DỰNG DỰ ÁN KHÁM MẮT CỘNG ĐỒNG 2015 CỦA CÔNG TY TNHH ROHTO MENTHOLATUM VIỆT NAM 4

2.1 Xác định phạm vi dự án 4

2.1.1 Mục tiêu dự án 4

2.1.2 Các kết quả kỳ vọng 4

2.1.3 Các điểm mốc 4

2.1.4 Các yêu cầu kỹ thuật 5

2.1.5 Các giả định, các rủi ro/ các ràng buộc 5

2.1.6 Các thành viên có liên quan 5

2.2 Mô tả công việc 5

2.3 Tổ chức dự án 15

2.3.1 Các tương tác của dự án 15

2.3.2 Nhu cầu nhân sự 15

2.3.3 Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án 15

2.3.4 Tổ chức đội dự án 15

2.4 Lập tiến độ thực hiện dự án 21

2.5 Hoạch định nguồn nhân lực, ngân sách 25

2.5.1 Lịch trình ban đầu (theo thời gian hoàn thành sớm nhất từng công việc) 27

2.5.2 Cân bằng nhân lực 29

2.5.3 Kế hoạch ngân sách 30

2.6 Hoạch định kiểm soát 32

2.6.1 Thiết lập nền tảng về các bên tham gia 32

2.6.2 Dẫn dắt dự án làm thỏa mãn các bên tham gia 33

2.6.3 Xây dựng một kế hoạch kiểm soát 33

LỜI MỞ ĐẦU

Đôi mắt, hay còn gọi là "cửa sổ tâm hồn", chính là phương tiện giúp bạn quan sát và phán đoán thế giới xung quanh Nhờ có đôi mắt mà cuộc sống của chúng ta đầy màu sắc Tuy nhiên, mắt phải xử lý 36.000 đơn vị thông tin mỗi giờ, là cơ quan làm viê ̣c liên tu ̣c khi vâ ̣n đô ̣ng, làm việc và ngay cả khi thư giãn như đọc sách , xem TV… Thế nên, chăm sóc mắt đúng cách luôn quan trọng, không nên chờ đến khi mắt có vấn đề mới bắt đầu tìm cách khắc phục Vậy làm thế nào là chăm sóc mắt đúng cách?

Trong thời gian qua, Công ty Rohto - Mentholatum Việt Nam đã phối hợp với các bệnh viện mắt t ổ chức nhiều chương trình khám mắt cộng đồng với chủ đề “Nâng niu đôi mắt cho thế giới tốt đẹp hơn” Chương trình là cầu nối để giúp người dân hiểu hơn về cách bảo vệ sức khỏe của đôi mắt với các hoa ̣t đô ̣ng như: tư vấn, đo thi ̣ lực, đo khúc xạ và khám mắt bằng các trang thiết bị và máy móc hiện đại , chương trình còn hỗ trợ chi phí cho nhiều ca mổ đục thủy tinh thể cho những bệnh nhân có hoàn cảnh khó khăn Và để gây quỹ cho chương trình, nhãn hàng New V.Rohto (thuộc Công ty Rohto-Mentholatum Việt Nam) đã kêu gọi mọi người cùng “Nhắm mắt 30 giây cho thế giới tốt đẹp” trên Fanpage của V.Rohto Với mỗi lượt như vậy, New V.Rohto sẽ thay người tham gia đóng góp 10.000 đồng vào quỹ chăm sóc mắt vì cộng đồng Chương trình đã thu hút được gần 1,7 triệu lượt người tham gia, thu về số tiền gần 1,7 tỷ đồng Những việc làm đó đã mang lại hình ảnh tốt đẹp về sản phẩm thuốc nhỏ mắt New V.Rohto đồng thời truyền bá về sản phẩm để nhiều người biết đến New V.Rohto như 1 nhãn hàng có trách nhiệm với cộng đồng

Để ngày chương trình ngày càng thực hiện hiệu quả hơn, chủ động hơn, ngày càng nâng cao hình hình ảnh về sản phẩm thuốc nhỏ mắt New V.Rohto, nhóm chúng

tôi quyết định xây dựng “DỰ ÁN KHÁM MẮT CỘNG ĐỒNG 2015 CỦA CÔNG TY TNHH ROHTO MENTHOLATUM VIỆT NAM”, theo đó chương trình sẽ tham gia khám và chữa mắt đặc biệt là bệnh đục thủy tinh thể, như 1 hoạt động CSR của công ty từ tháng 9/2015 – 12/2015 Thực hiện trên địa bàn 5 tỉnh của Việt Nam, mỗi năm mỗi di chuyển địa điểm để đảm bảo người nghèo ở khắp nơi có thể tham gia khám chữa bệnh về mắt miễn phí.

CHƯƠNG I GIỚI THIỆU VỀ DỰ ÁN

1.1 Giới thiệu về Công ty Rohto - Mentholatum Việt Nam 1.1.1 Thông tin cơ bản về công ty

Tên công ty: CTY TNHH ROHTO-MENTHOLATUM (VIỆT

Nhà máy 16 VSIP đường số 5 khu công nghiệp Việt Nam – Singapore, Huyện Thuận An, Tỉnh Bình Dương

Công ty Rohto Pharmaceutical (Nhật Bản) đặt văn phòng đại diện tại Việt Nam và giới thiệu sản phẩm thuốc nhỏ mắt V Rohto cùng son dưỡng môi LipIce đến người tiêu dùng Việt Nam

1997 Công ty Rohto-Mentholatum Việt Nam ra đời với khoản đầu tư 18 triệu đôla Mỹ

1999

Khánh thành và đưa vào hoạt động nhà máy Rohto-Mentholatum Việt Nam tại khu công nghiệp VSIP (Bình Dương) - nhà máy Dược đầu tiên tại Việt Nam đạt tiêu chuẩn GMP Công ty bắt đầu sản xuất các sản phẩm V Rohto, LipIce và Deep Heat cung cấp cho thị trường Việt Nam, đồng thời xuất khẩu sang thị trường Nhật Bản

2006

Rohto-Mentholatum Việt Nam kỷ niệm 10 năm thành lập

Giới thiệu bộ sản phẩm ngăn ngừa - điều trị và chăm sóc da OXY với mong muốn đóng góp vào trào lưu tự tin, năng động của “phái mạnh” ngày nay

2007 Hân hạnh tài trợ độc quyền Lễ trao giải Làn Sóng Xanh (2006-2007)

2008 Khánh thành nhà máy mở rộng và nhà kho mới tại khu công nghiệp VSIP (Bình Dương)

Tài trợ độc quyền Lễ trao giải Làn Sóng Xanh (2007-2008)

2009

Đánh dấu một năm 2009 đầy thành công, Rohto- Mentholatum (VN) chính thức đưa vào thị trường mỹ phẩm dành cho nam giới dòng sản phẩm OXY Active chủ động phục hồi, tái tạo làn da Đặc biệt hơn cả, sản phẩm Hada Labo - DƯỠNG TỐI ƯU từ viện nghiên cứu da Hada Labo của công ty chế dược Rohto Pharmaceutical tại Nhật Bản nay đã có mặt trên thị trường Việt Nam cam kết cho một làn da không nếp nhăn

2013 Được tôn vinh Doanh Nghiệp tiêu biểu tỉnh Bình Dương năm 2013

2014 Khánh thành Tòa nhà sản xuất thứ hai tại Bình Dương Thêm nhiều sản phẩm mới được ra mắt trên thị trường

1.1.2 Phạm vi hoạt động của công ty:

Hiện tại công ty Rohto Mentholatum đang hoạt động: - Trên khắp lãnh thổ Việt Nam;

- Xuất khẩu ra thị trường Mỹ, Nhật, Ấn Độ, Bangladesh, Campuchia, Lào, Nepal, Pakistan, Tanzania, Mongolia, Hong Kong, Malaysia, Singapore, Indonesia

1.1.3 Mục tiêu chiến lược của Rohto Mentholatum (Việt Nam) trong giai đoạn từ 2014 - 2020:

- Xuất khẩu thêm các thị trường mới: Châu Phi

- Giữ vững vị trí đứng đầu của các nhãn hàng New V.Rohto, Acnes, Oxy,

 Tái cơ cấu lại dòng sản phẩm và tung sản phẩm mới  Dự án truyền thông

- Dự án nhãn hàng Oxy

 Dự án Noel và chào mừng năm mới 2016

 Dự án tái cơ cấu lại dòng sản phẩm và tung sản phẩm mới  Dự án truyền thông

- Dự án nhãn hàng Sunplay  Dự án thi Miss Sunplay

 Dự án cải tiến công thức sản phẩm  Dự án truyền thông

CHƯƠNG II KẾ HOẠCH XÂY DỰNG DỰ ÁN KHÁM MẮT CỘNG ĐỒNG 2015 CỦA CÔNG TY TNHH ROHTO MENTHOLATUM VIỆT NAM

2.1 Xác định phạm vi dự án 2.1.1 Mục tiêu dự án

- Tham gia khám và chữa mắt đặc biệt là bệnh đục thủy tinh thể, như 1 hoạt động CSR của công ty từ tháng 9/2015 – 12/2015 Thực hiện trên địa bàn 5 tỉnh của Việt Nam, mỗi năm mỗi di chuyển địa điểm để đảm bảo người nghèo ở khắp nơi có thể tham gia khám chữa bệnh về mắt miễn phí

- Mang lại hình ảnh tốt đẹp về sản phẩm thuốc nhỏ mắt New V.Rohto

- Truyền bá về sản phẩm để nhiều người biết đến New V.Rohto như 1 nhãn hàng có trách nhiệm với cộng đồng

2.1.2 Các kết quả kỳ vọng

- Gây quỹ lớn hơn năm 2014

- Số lượng người tham gia khám mắt lớn hơn 25.000 người, hỗ trợ 50 ca đục thủy tinh thể

- Gây sức hút cộng đồng trong thời gian dự án diễn ra

- Thực hiện khám mắt trên 5 tỉnh thành (hạn chế tối thiểu việc trùng lắp với 9

03/08/2015 17/08/2015 - Triển khai thông tin cho các bộ phận thực hiện dự án 18/08/2015 01/09/2015 - Tiến hành chuẩn bị thực hiện dự án

03/9/2015 02/10/2015

- Kêu gọi quỹ cho chương trình “Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn” trên fanpage của V.Rohto

- PR trên báo và các phương tiện truyền thông đồng thời thông báo đến các tỉnh có tổ chức chương trình chuẩn bị cho chương trình khám mắt để thu hút người tham gia 03/10/2015 09/10/2015 - Xác lập nhân sự

10/10/2015 9/11/2015 - Hưởng ứng ngày chăm sóc mắt 10/10 hàng năm Dự án khám mắt diễn ra lần lượt tại 5 tỉnh thành : Hà Nội, Hải

Phòng, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh, Cần Thơ

10/11/2015 18/12/2015 - PR sau khi chương trình kết thúc

- Đánh giá kết quả chương trình mang lại

2.1.4 Các yêu cầu kỹ thuật

- Thông tin chương trình cần chính xác từ ban đầu đến khi kết thúc dự án - Trong giai đoạn gây quỹ chăm sóc mắt cộng đồng và truyền thông về chương trình: phương thức truyền thông cần nhanh chóng, rõ ràng, thu hút người nghe nhằm đạm bảo sự tham gia của đối tượng mục tiêu

- Chương trình cần diễn ra đồng loạt, đảm bảo chất lượng khám mắt đến tất cả các đối tượng tham gia

- Hướng dẫn chi tiết, cụ thể đến từng đối tượng, đặc biệt những đối tượng sẽ được tham gia chương trình “Hỗ trợ mổ đục thủy tinh thể cho bệnh nhân có hoàn cảnh đặc biệt khó khăn”

2.1.5 Các giả định, các rủi ro/ các ràng buộc

- Chương trình thường niên nên rủi ro rất ít

- Có thể có rủi ro khi bệnh viện hợp tác không tham gia được, có thể mời bệnh việc lớn khác để tham gia

2.1.6 Các thành viên có liên quan

- Phòng Marketing

- Phòng Truyền thông và Quảng cáo

2.2 Mô tả công việc

Công việc nhằm thực hiện dự án được mô tả dựa trên việc phát triển cấu trúc phân việc WBS ( Work Breakdown Structure) WBS là công cụ quản lý dự án quan trọng và là cơ sở cho tất cả các bước lập kế hoạch và giám sát khác Có 2 loại công việc trong WBS: Công việc tóm lược và gói công việc

Dưới đây là WBS dạng đề mục để thể hiện các công việc tóm lược

1 Chuẩn bị thực hiện dự án

1.1 Triển khai thông tin

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án ( nội bộ)

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương thực hiện dự án

1.2 Thiết kế & Sản xuất

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện dự án

1.2.2 Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối cảnh 1.2.3 Thư mời tham gia dự án

1.2.1 Đồng phục khi thực hiện dự án

1.2.2 Vật dụng và trang thiết bị thực hiện dự án

1.2.3 Quà tặng dành cho người tham gia dự án

1.3 Truyền thông & gây quỹ

1.3.1 Xây dựng cuộc thi" Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật hàng ngày trên fanpage

1.4 Xác lập nơi thực hiện và nhân sự

1.4.1 Liên hệ xin sự phối hợp với bệnh viện mắt tại HCM và HN

1.4.2 Thực hiện biên bản hợp tác thực hiện cùng Chuo Senko Việt

2.1 Liên hệ trước ngày thực hiện

2.1.1 Gửi thư mời đến các đối tượng tham gia

2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự từ bệnh viện mắt HCM & Hà Nội

2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ chức dự án

2.1.4 Tuyển dụng nhân viên bán thời gian để hỗ trợ dự án

2.2 Thực hiện dự án khám mắt cộng đồng lần lượt tại 5 tỉnh 2.2.1 Thiết lập nơi thực hiện dự án theo lịch trình thực hiện

2.2.2 Thực hiện dự án lần lượt tại 5 tỉnh như kế hoạch

3 Hoạt động sau dự án

3.1 Truyền thông sau khi chương trình kết thúc 3.1.1 Trực tiếp tại từng nơi sau khi kết thúc

3.1.2 Qua các phương tiện đại chúng ( TV, trang web cộng đồng…) 3.2 Đánh giá kết quả chương trình mang lại

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan

3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối chương trình

Để hiểu hơn về các công việc tóm lược trên ta tiếp tục xem xét đến các gói công việc trong bảng từ điển WBS sau:

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

Địa điểm thực hiện tốt, thuận lợi cho dự

Địa điểm thực hiện không cho khảo sát

trước

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

Việc gia tăng giá cả của các trang thiết tiện ích đối với các đối tượng tham gia Mang thông điệp

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu giới tốt đẹp hơn" trên fanpage của V.Rohto

Thay đổi thiết kế, clip chưa đạt hiệu

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu báo về việc đăng ký tham gia dự án của các

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

Thời gian thực hiện

(ngày)

Ngân sách Yếu tố rủi ro thời tiết, giấy phép,

hiệu quả truyền thông không cao…)

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

WBS Tên công việc Kết quả kỳ vọng trách nhiệm Người chịu

2.3 Tổ chức dự án

2.3.1 Các tương tác của dự án

Dự án sẽ tạo ra sự tương tác giữa các cá nhân: Những đối tượng mục tiêu dự án hướng đến, mà ở đây ta có thể thấy rõ nhất đó là những người có nhu cầu khám mắt, những người có nguy cơ mắc bệnh đục thủy tinh thể cao, tiếp đó là cộng đồng người sống tại Việt Nam những người quan tâm đến sức khỏe của bản thân và gia đình, và không thể không kể đến những người thuộc nhãn hàng, những vị bác sĩ không ngại khó để tham gia dự án

2.3.2 Nhu cầu nhân sự

Dự án “ Khám mắt cộng đồng năm 2015” là dự án thường niên quan trọng của nhãn hàng Rohto Đây là dự án đòi hỏi lượng nhân sự đông đảo từ các phòng ban (phòng marketing, phòng truyền thông)

Ngoài ra với quy lớn, thực hiện tại 5 tỉnh thành lớn tại Việt Nam, dự án cũng yêu cầu

nguồn nhân lực trong và ngoài công ty lên đến hơn 300 người thực hiện

2.3.3 Tuyển dụng giám đốc dự án và đội dự án

Giám đốc dự án yêu cầu là người có kinh nghiệm thực hiện các dự án lớn, hiểu biết rõ về nhãn hàng Với kinh nghiệm nhiều năm thực hiện dự án khám mắt cộng đồng, năm 2015,bà Nguyễn Thị Thu tiếp tục được bổ nhiệm làm vị trí giám đốc dự án

Đội dự án bao gồm các thành viên trong công ty (ở bộ phận marketing, bộ phận truyền thông, bộ phận hỗ trợ) kết hợp với các agency trong các lĩnh vực tổ chức sự kiện, truyền thông, và sự hợp tác từ các bác sĩ nhiều năm kinh nghiệm tham gia chương trình

2.3.4 Tổ chức đội dự án

Tổ chức dự án sẽ được làm rõ trong sơ đồ trách nhiệm sau:

WBS Tên công việc

Thành viên trong đội dự án Thành viên chủ chốt bên 1.1.2 Xin phép Sở Công Thương,

Sở văn hóa thực hiện dự án R S

1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện

dự án A C R S A R 1.2.2 Các thiết kế dành cho khu

vực thực hiện dự án & phối A C R S A R

1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho

người tham gia dự án A C R A R

1.3.1 Xây dựng cuộc thi" Nhắm mắt 30s cho thế giới tốt đẹp

hơn" trên fanpage của V.Rohto A C S R A R 1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật

hàng ngày trên fanpage R R 1.3.3 Kích hoạt chương trình trên

các phương tiện truyền thông A C R A R 1.3.4 Đăng các mẩu tin về

chương trình trên các báo ( 2!,

Hoa học trò, Tuổi Trẻ ) A C R A R

1.4.4 Tiếp nhận và hồi báo về

việc đăng ký tham gia dự án

của các đối tƣợng R R

2 Thực hiện dự án R R

2.1.1 Gửi thƣ mời/ gọi điện đến

các đối tƣợng tham gia A C R A R 2.1.2 Liên hệ để xác nhận nhân sự

từ bệnh viện mắt R R 2.1.3 Liên hệ với những nơi tổ

R R

3.2.1 Họp các bộ phận liên quan R C R 3.2.2 Thực hiện báo cáo cuối

chương trình R C R

2.4 Lập tiến độ thực hiện dự án

Công việc và thời gian hoàn thành được thực hiện theo bảng sau:

WBS Tên công việc Hoạt động tiền nhiệm Thời gian thực hiện (ngày)

1.1.1 Quyết định thực hiện dự án

1.1.2 Xin phép Sở Công Thương,

Sở văn hóa thực hiện dự án 1.1.1 10 1.2.1 Khảo sát địa điểm thực hiện

1.2.2

Các thiết kế dành cho khu vực thực hiện dự án & phối 1.2.6 Sản xuất quà tặng dành cho

người tham gia dự án 1.1.2 15

1.3.2 Quản trị nội dung cập nhật

hàng ngày trên fanpage 1.3.1 28 1.3.3 Kích hoạt chương trình trên

các phương tiện truyền thông 1.3.1 5

1.3.4

Đăng các mẩu tin về

chương trình trên các báo ( 2!,