bài tập nhóm hệ thống thông tin quản lý

Các doanh nghiệp ngày nay sử dụng hệ thống thông tin để đạt được sáu mục tiêu chính: xuất sắc; sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh mới; sự thân thiết của khách hàng / nhà cung cấp; c

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ - ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG KHOA THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

Cao Phạm Thủy Chi 20% SĐT: 0949261255 Lê Thúc Hiếu Nhân 20%

Nguyễn An Minh Phước 20% Cao Thảo Vy 20% Nguyễn Thị Như Ý 20%

Đà Nẵng, ngày 25 tháng 06 năm 2022

MỤC LỤC

I.Giới thiệu tổng quan: 1

II.Cơ sở lý thuyết: 1

1.Các cấp ra quyết định của doanh nghiệp: 1

2 Các hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý: 2

2.1 Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS) 3

2.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS): 5

2.3 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS): 8

2.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support

4.Hệ thống MYS (Made For You): 22

5.Hệ thống Scale on Point system (POS): 23

6.Hệ thống Hyperactive Bob System (HBS): 25

7 Hệ thống Nintendo DS System: 27

8.Touch-Interface Ordering System (TIOS): 29

IV.Các điểm chính mà nhóm đã rút ra: 30

Tài liệu tham khảo 32

I.Giới thiệu tổng quan:

- Vấn đề chính cần phân tích: các hệ thống thông tin hỗ trợ cho doanh nghiệp và một số lí thuyết liên quan hỗ trợ ra quyết định.

- Lý do chọn vấn đề:

+ Đối với doanh nghiệp: Hệ thống thông tin là nền tảng của chuỗi cung ứng tốc độ cao Các tổ chức đang cố gắng trở nên cạnh tranh và hiệu quả hơn bằng cách tạo cho phép cho các quy trình kinh doanh cốt lõi của họ một cách số hóa và phát triển thành các công ty kỹ thuật số Trong nhiều ngành, sự sống còn và khả năng đạt được các mục tiêu kinh doanh chiến lược là khó khăn nếu không sử dụng rộng rãi công nghệ thông tin Các doanh nghiệp ngày nay sử dụng hệ thống thông tin để đạt được sáu mục tiêu chính: xuất sắc; sản phẩm, dịch vụ và mô hình kinh doanh mới; sự thân thiết của khách hàng / nhà cung cấp; cải thiện việc ra quyết định; lợi thế cạnh tranh; và tồn tại từng ngày.

+ Liên quan đến học phần “Hệ thống thông tin quản lý”: Hệ thống thông tin quản lý bản chất là quản lý các quy trình nghiệp vụ nội tại của doanh nghiệp Muốn quản lý tốt thì cần có các hệ thống thông tin trong doanh nghiệp.

II.Cơ sở lý thuyết:

1.Các cấp ra quyết định của doanh nghiệp:

Cấp chiến lược (Executive level):

- Người ra quyết định: Nhà quản lý cấp Lãnh đạo (Executive-level Managers) - HTTT: Tổng hợp những dữ liệu thống kê của tổ chức và dự đoán trong tương lai - Mục tiêu: Cải tiến chiến lược và kế hoạch của tổ chức.

Cấp chiến thuật (Managerial level):

1

- Người ra quyết định: Nhà QL tầm trung và QL chức năng (Mid-level Managers and Function Managers)

- HTTT: Tự động hóa việc giám sát và kiểm soát những hoạt động ở mức điều hành - Mục tiêu: Cải tiến năng lực của tổ chức.

Cấp tác nghiệp (Operational level):

- Người ra quyết định: Quản đốc (Foreman) hoặc Giám sát (Supervisor) - HTTT: Tự động hóa những sự kiện và hoạt động lặp đi lặp lại hằng ngày - Mục tiêu: Cải tiến năng lực của tổ chức.

Mô hình các cấp quản lý và việc sử dụng hệ thống thông tin trong việc ra quyết định 2 Các hệ thống thông tin tổ chức theo cấp bậc quản lý:

Quản lý điều hành, quản lý cấp trung và quản lý cấp cao

Sử dụng các hệ thống để hỗ trợ các quyết định mà họ phải đưa ra để điều hành công ty

Các hệ thống này bao gồm hệ thống xử lý giao dịch và hệ thống thông minh kinh doanh.

Hãy xem xét các hệ thống này và các loại quyết định mà chúng hỗ trợ 2.1 Hệ thống xử lý giao dịch (Transactions Processing System, TPS) Mục đích:

o TPS giúp cho tổ chức/doanh nghiệp thực hiện, theo dõi những hoạt động hàng ngày (các giao dịch chẳng hạn như bán hàng, thu chi, tiền gửi, bảng lương, quyết định tín dụng và dòng nguyên vật liệu trong nhà máy)

o Hệ thống thu thập và lưu trữ dữ liệu giao dịch; có thể kiểm soát các quyết định được tạo ra như một phần trong giao dịch; được vi tính hóa thực hiện và ghi lại các giao dịch hàng ngày cần thiết để tiến hành kinh doanh, chẳng hạn như đơn đặt hàng nhập cảnh, đặt phòng khách sạn, tính lương, lưu trữ hồ sơ nhân viên và vận chuyển.

o Dùng ở cấp tác nghiệp

o Tự động hóa các hoạt động xử lý thông tin lặp lại; gia tăng tốc độ xử lý, gia tăng độ chính xác; đạt hiệu suất lớn hơn.

Hệ TPS:

o TPS trực tuyến (online): Nối trực tiếp người điều hành và chương trình TPS Hệ thống trực tuyến sẽ cho kết quả tức thời

o TPS theo lô (batch): Tất cả các giao dịch được tập hợp lại với nhau và được xử lý chung một lần.

Quy trình xử lý giao dịch:

3

Cấu trúc của TPS trực tuyến (online):

Cấu trúc của TPS theo lô (batch):

Đặc điểm các thành phần của hệ thống TPS:

Người sử dụng Các nhân viên cùng quản lý cấp thấp (cấp tác nghiệp)

Hệ thống trả lương

5

Cá c hệ thống TPS

2.2 Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System, MIS):

Mục đích: Tạo ra các báo cáo thường xuyên hoặc theo yêu cầu dưới dạng tóm tắt về hiệu quả hoạt động nội bộ của tổ chức hoặc hiệu quả đóng góp của các đối tượng giao dịch (khách hàng và nhà cung cấp).

Vấn đề đặt ra:

o MIS phục vụ cho công tác quản lý (hoạch định, thực hiện)

o MIS chỉ quan tâm đến hiệu quả hoạt động của các đối tượng trong và ngoài tổ chức để có các biện pháp đối xử và phân bổ nguồn lực thích hợp.

Lấy và tổng hợp dữ liệu từ TPS

Cho phép các nhà quản lý kiểm soát và điều khiển các tổ chức Cung cấp những thông tin phản hồi chính xác

Cung cấp các báo cáo đặc biệt trên cơ sở đã được lập kế hoạch Cấu trúc chung của MIS:

Đặc điểm MIS:

o TPS Hỗ trợ cho trong xử lý và lưu trữ giao dịch

o MIS sử dụng CSDL hợp nhất và hỗ trợ cho nhiều chức năng trong tổ chức o MIS đủ mềm dẻo để có thể thích ứng được với những nhu cầu về thông tin

của tổ chức

o MIS tạo lớp vỏ an toàn cho HT và phân quyền cho việc truy nhập HT o MIS cung cấp thông tin theo thời gian cho các nhà QL, chủ yếu là các thông

tin có cấu trúc

Đặc điểm các thành phần của MIS:

7

Đối tượng sử dụng Nhà quản lý cấp trung là người chịu trách nhiệm chính trong quản lý và sử dụng MIS

- Từ Hệ thống xử lý giao dịch – TPS - Từ Nhà quản lý

Thủ tục Các thông tin của MIS đều ở dạng có cấu trúc và được thể hiện dưới các dạng

- Dự báo & quản lý tài chính (Financial management and forecasting) - Lập lịch & lập kế hoạch sản xuất (Manufacturing planning and scheduling) - Lập kế hoạch và quản lý tồn kho (Inventory management and planning) - Định giá sản phẩm & quảng cáo (Advertising and product pricing) 2.3 Hệ hỗ trợ quyết định (Decision Support System, DSS):

Các dạng quyết định

- Quyết định có cấu trúc: những quyết định có thể đưa ra thông qua một loạt các thủ tục thực hiện được xác định trước, thường có tính lặp lại và theo thông lệ.

VD: Xác định số lượng đặt hàng, thời điểm mua nguyên vật liệu -> Máy tính hóa hoàn toàn (HTTT xử lý giao dịch)

- Quyết định bán cấu trúc: các nhà quản lý ra quyết định một phần dựa trên kinh nghiệm đã có, ít có tính lặp lại.

VD: Dự báo bán hàng, Dự trù ngân sách, Phân tích rủi ro -> Con người ra quyết định với sự hỗ trợ của máy tính

- Quyết định phi cấu trúc: nhà quản lý phải tự đánh giá, và hiểu rõ các vấn đề được đặt ra, thường không có tính lặp lại.

VD: Thăng tiến cho nhân sự, Giới thiệu công nghệ mới

-> Con người ra quyết định, máy tính có thể hỗ trợ một số phần việc Định nghĩa:

- HTTT hỗ trợ ra quyết định (DSS)– một hệ thống thông tin tương tác cung cấp

thông tin, các mô hình, và các công cụ xử lý dữ liệu hỗ trợ cho quá trình ra các quyết định có tính nửa cấu trúc và không có cấu trúc

9

Vấn đề đặt ra:

- DSS dùng để trả lời những câu hỏi bất thường (lâu lâu mới đặt ra và không lặp

- Các vấn đề DSS giải quyết là bán cấu trúc - Mục tiêu không rõ hoặc nhiều mục tiêu - Số liệu thu thập được không chính xác

- Quá trình xử lý số liệu không chặt chẽ, không rõ ràng

- Trong quá trình giải quyết vấn đề, sự tham gia của người ra quyết định là cực kỳ quan trọng.

Các thành phần chính

- CSDL: tập hợp các dữ liệu được tổ chức sao cho dễ dàng truy cập

- Các mô hình cơ sở: Các mô hình phân tích và toán học giải đáp; ví dụ: mô hình nếu – thì và các dạng phân tích dữ liệu khác

- Hệ thống phần mềm hỗ trợ quyết định: cho phép người sử dụng can thiệp vào CSDL & cơ sở mô hình

Sơ đồ Hệ hỗ trợ quyết định

Đặc điểm của DSS

11

- Khả năng linh động (Flexible) trong việc cho phép tạo ra mô hình giải quyết một vấn đề phức tạp, không dự định trước.

- Khả năng biến đổi thông tin: DSS cung cấp thông tin và trả lời những câu hỏi bất thường

- DSS không thay người ra quyết định, không trực tiếp đề nghị giải pháp.

- Tuổi thọ thông tin thấp.

- Có khả năng mô phỏng theo sự thay đổi của thời gian thật.

- Có khả năng dựa trên các dữ liệu quá khứ và hiện tại để dự báo (từ CSDL của MIS) để dự báo.

- Người tạo ra DSS chính là nhà quản lý ở cấp cao, họ tự thiết kế lấy DSS cho mình bằng cách viết ra logic mô hình của vấn đề được trang bị những kiến thức và khả năng sử dụng phần mềm DSS.

Các dạng DSS:

Công cụ DSS

- Truy vấn dữ liệu (queries): người quản lý có thể dùng các ngôn ngữ hỏi như: SQL, QBE để lấy dữ liệu từ CSDL

- Ngờ vực (What it) đặt câu hỏi để tìm kiếm mục tiêu.

- Phân tích độ nhạy (Sensitivity Analysis) nhằm dự đoán kết quả của một quyết định thay đổi khi bên ngoài thay đổi.

- Phân tích thống kê: (Statistical Analysis)

Phần mềm quản lý DSS: phần mềm của DSS phải tích hợp sự quản lý và sử dụng các CSDL, các cơ sở mô hình và khả năng tạo ra giao tác để hỗ trợ cho việc hình thành các quyết định Về mặt chức năng phần mềm của DSS

Voyage-estimating DSS

13

Thành phần Đặc điểm

Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý các cấp (thấp/ trung/ cao) Người sử dụng cũng là người tạo ra DSS.

Dữ liệu 2 loại dữ kiện cần từ bên trong (Từ TPS/MIS) và bên ngoài (nhiều nguồn khác nhau như nghiên cứu thị trường, thống kê, mạng dịch vụ thông tin.

Thủ tục Các mô hình/ các công cụ của DSS Thông tin cần

tạo ra; Độ nhạy và dạng/ quan hệ.

Công nghệ thông tin Phần mềm như Excel, Access, @ Risk, Risk Master, SPSS…;

Phần cứng: Đủ mạnh để hỗ trợ phần mềm và lưu trữ được nhiều dữ liệu quá khứ Công nghệ phát triển tương đối ổn định có hướng phát triển tốt.

=> DSS định hình thông tin theo các nhu cầu của quản trị Vì vậy mà DSS đảm bảo được việc hỗ trợ cho những "quyết định được chương trình hoá" và "quyết định chưa được chương trình hoá" trong những điều kiện chắc chắn, rủi ro và không chắc chắn.

Ví dụ về HTTT hỗ trợ ra quyết định

15

Lựa chọn giá và tuyến bay Đánh giá đầu tư

Lập kế hoạch và dự báo

Định giá, quảng cáo, & khuyến mại Tối ưu hóa quá trình sản xuất Điều khiển tàu & tuyến đi Đánh giá về giá cả SP Lập kế hoạch các chuyến bay Phân tích hợp đồng cho quốc phòng 2.4 Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (Executive Support System, ESS):

Định nghĩa

- Là 1 HTTT đáp ứng nhu cầu thông tin của các nhà quản trị cấp cao (chiến lược), nhằm mục đích hoạch định và kiểm soát chiến lược.

- Hệ thống thông tin hỗ trợ lãnh đạo (ESS) là một hệ thống tương tác cao cho phép truy cập thông tin từ các kết quả kiểm soát và tình trạng chung của doanh nghiệp

Mục tiêu

- Phục vụ nhu cầu thông tin cho ban lãnh đạo, sử dụng cả thông tin bên trong và thông tin cạnh tranh

- Giao tiếp cực kỳ thân thiện với người sử dụng

- Được thiết kế cho những nhu cầu riêng của CEO và đáp ứng được phong cách ra quyết định của từng nhà lãnh đạo

- Có khả năng theo dõi và giám sát đúng lúc và hiệu quả - Có khả năng đi từ vấn đề khái quát đến các chi tiết

- Có khả năng lọc, nén, và tìm kiếm những dữ liệu và thông tin quan trọng Ví dụ:

ROYAL BANK OF CANADA: Hệ thống theo dõi các danh mục đầu tư cung cấp các thông tin về rủi ro

U.S GENERAL SERVICES ADMINISTRATION: nhanh chóng, dễ dàng xem các tài sản*

Mô hình của HTTT hỗ trợ điều hành

Đặc điểm các thành phần của ESS

Đối tượng sử dụng Các nhà quản lý cấp cao (top manager)

17

III.Minh chứng:

1.Hệ thống xử lý giao dịch (TPS):

Vấn đề: trong công việc quản lý chuỗi cung ứng thực phẩm ở McDonald’s, họ đặt hàng các nguyên liệu thô từ nhiều nhà cung cấp khác nhau và từng nhiều khó khăn trong việc quản lý một số lượng lớn các dữ liệu giao dịch dễ gây ra hàng loạt sai sót Để vượt qua các vấn đề về quản lý tồn kho có thể dẫn đến sự giảm chất lượng của các nguyên liệu thô, McDonald’s dùng đến TPS.

Hệ thống TPS được thiết kế để nắm bắt và phân tích thông tin được tạo ra trong các giao dịch hàng ngày của nhà hàng.

● Nó được thực hiện khi giao dịch giữa hai người xảy ra, dữ liệu được thu thập về giao dịch và sau đó được xử lý Quy trình giao dịch liên quan đến việc thu thập, lưu trữ, thay đổi và truy xuất dữ liệu liên quan đến giao dịch trong tổ chức

● Hệ thống TPS giúp cho McDonald’s các mục đích như tính lương, duy trì hồ sơ nhân viên và thanh toán cho nhân viên Trong hầu hết các trường hợp, thông tin được lưu giữ trong TPS được lưu giữ an toàn và được bảo vệ tốt vì nó chứa thông tin liên quan đến tiền bạc mà tổ chức rất bấp bênh

21

● Cho phép nhân viên có nhiều thời gian hơn cho khách hàng của McDonald’s và nó cũng giúp cửa hàng tiết kiệm thời gian khi áp dụng hệ thống này, nhập dữ liệu nhanh hơn và chính xác hơn

● Hệ thống xử lý giao dịch cũng giúp McDonald’s theo dõi các nhà cung cấp của họ vì nó ghi lại các thông tin liên quan về nhà cung cấp như tên nhà cung cấp, địa chỉ, chất lượng của các mặt hàng đã mua và cuối cùng là số tiền hóa đơn Điều này giúp giảm bớt sự phức tạp có thể xảy ra mà nhân viên có thể gặp phải trong việc giữ liên lạc thực tế với tất cả các nhà cung cấp và do đó, giảm bớt quy trình đặt hàng khi có nhu cầu.

2.Hệ thống thông tin quản lý (MIS):

Quản lý là điều cần thiết đối với bất kỳ loại hình tổ chức nào bất kể quy mô hay mức độ phức tạp của chúng McDonald’s sử dụng MIS để cung cấp lợi nhuận và thông tin giúp các nhà quản lý và nhân viên hiểu được tình hình hoạt động, lợi nhuận, thông tin của doanh nghiệp và hoạch định hướng đi trong tương lai.

● Hệ thống Thông tin Quản lý tạo ra các báo cáo định kỳ như danh sách lao động, giờ làm việc của họ và trong một số trường hợp, nó có thể được sử dụng để tạo báo cáo về chi phí hàng tháng cho mục đích so sánh, nó cũng giúp quản lý và nhân viên của nhà hàng McDonald’s dự báo và chuẩn bị cho tương lai của họ bằng cách hiểu hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp Có một danh sách các tiêu chí để lựa chọn thông tin có thể giúp ích trong quá trình ra quyết định Chúng bao gồm, thông tin bắt buộc, nguồn thông tin, lý do tại sao một thông tin nguồn cụ thể được xem xét, định dạng và phương thức thông tin, v.v Điều này giúp McDonald’s có được lợi thế cạnh tranh hơn các nhà hàng thức ăn nhanh khác.

23

● MIS thường được sử dụng trong các nhà hàng McDonald’s, Quản lý tài chính, Quản lý hàng tồn kho, Nền tảng kỹ thuật, Quản lý tài sản, Dự báo, Quản lý thời gian và chi phí, Mua sắm, v.v

3.Hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS):

Vấn đề: Ở McDonald’s, một lượng các hàng tồn kho được dự đoán trước dựa vào các quan sát và ước tính Khi các nhu cầu được dự đoán trước đa dạng từ các nhu cầu thực tại thì một lượng tồn kho vượt mức sẽ xuất hiện gây nên các sai sót hệ lụy trong những lần ước tính tiếp theo có thể làm giảm chất lượng thực phẩm và gây hại đến sức khỏe

Giải pháp: McDonald’s chủ yếu sử dụng DSS để phân tích thị trường và đưa ra các giải pháp cho các vấn đề Họ cũng sử dụng DSS để đạt được lợi thế cạnh tranh so với các nhượng quyền kinh doanh thức ăn nhanh khác bằng cách thu thập thông tin từ bên ngoài như giá sản phẩm, đối thủ cạnh tranh và nhu cầu trong công ty thức ăn nhanh, tiếp đến là phân tích lượng lớn dữ liệu, xem đâu là cách hành động tốt nhất cần thiết giúp cải thiện nhà hàng và để đảm bảo họ luôn dẫn đầu

Ví dụ:

Giả sử rằng McDonald’s đang xem xét mở một chi nhánh mới tại một khu vực tiềm năng hoàn toàn mới Để quyết định xem đó có phải là một bước đi khôn ngoan trong kinh doanh hay không, ban lãnh đạo có thể sử dụng một hệ thống hỗ trợ ra quyết định như hình bên

Bước đầu tiên là trích xuất dữ liệu từ các nguồn nội bộ để quyết định xem công ty có đủ sức mạnh tài chính để mở rộng hay không

Từ các nguồn bên ngoài (chẳng hạn như dữ liệu ngành và nhân khẩu học), các nhà quản lý có thể tìm thấy dữ liệu cần thiết để xác định xem có đủ nhu cầu về thức ăn nhanh trong khu vực này hay không Hệ thống hỗ trợ quyết định sẽ áp dụng cả hai loại dữ liệu làm biến trong định lượng mô hình mà nhà quản lý có thể phân tích và diễn giải

Mọi người phải đưa ra quyết định cuối cùng, nhưng xét theo ý nghĩa của dữ liệu liên quan, hệ thống hỗ trợ quyết định làm cho quá trình ra quyết định dễ dàng hơn và đáng tin cậy hơn.

25