Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trung đoàn 657 cục hậu cần quân khu 7

Nhận thức được tầm quan trọng đó tác giả thực hiện đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7” với mong muốn hệ thống kiểm soát nội bộ của đ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC LẠC HỒNG



NGUYỄN QUANG VŨ

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG ĐOÀN 657 - CỤC HẬU CẦN QUÂN KHU 7

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

ĐỒNG NAI - NĂM 2024

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG ĐOÀN 657 - CỤC HẬU CẦN QUÂN KHU 7

CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN MÃ SỐ: 8340301

LUẬN VĂN THẠC SĨ KẾ TOÁN

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS HUỲNH ĐỨC LỘNG

ĐỒNG NAI - NĂM 2024

LỜI CẢM ƠN

Sau thời gian nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7”, tác giả mong rằng những đóng góp ý

kiến của mình có thể giúp cho Trung đoàn 657 cải thiện và nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ, vận hành một cách có hiệu quả

Qua đây tác giả xin chân thành gửi lời cảm ơn đến toàn thể quý Thầy, Cô Khoa Sau đại học Trường Đại học Lạc Hồng đã truyền đạt những kiến thức quý báu trong thời gian tác giả học tập tại trường Đặc biệt, Tác giả xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc nhất đến Thầy PGS TS Huỳnh Đức Lộng, người đã tận tình hướng dẫn,giúp đỡ tác giả trong quá trình thực hiện luận văn này

Tác giả cũng xin chân thành cảm ơn Ban chỉ huy Trung đoàn, Lãnh đạo các Ban và các anh, chị em đồng nghiệp trong Trung đoàn 657 đã hỗ trợ cho tác giả rất nhiều trong quá trình thực hiện luận văn này

Trong quá trình tìm hiểu, nghiên cứu và thực hiện luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong quý Thầy, Cô và đọc giả đóng góp để luận văn được hoàn thiện hơn, có thể đi sát với thực tế hơn

Xin trân trọng cảm ơn!

Đồng Nai, Ngày tháng năm 2024

Tác giả

Nguyễn Quang Vũ

LỜI CAM ĐOAN

Tác giả xin cam đoan số liệu trong luận văn này là thông tin xác thực, nguồn gốc trích dẫn rõ ràng và luận văn này chưa được công bố dưới bất kỳ hình thức nào

Đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần

Quân khu 7” được trình bày do chính tác giả nghiên cứu và thực hiện

Đồng Nai, Ngày tháng năm 2024

Tác giả

Nguyễn Quang Vũ

TÓM TẮT LUẬN VĂN

Trung đoàn 657 là đơn vị trực thuộc Cục Hậu cần Quân Khu 7 - Bộ Quốc phòng Là đơn vị vận tải cấp chiến dịch có nhiệm vụ vận chuyển vật chất hậu cần – kỹ thuật, cơ động lực lượng, phục vụ cho công tác bảo đảm hậu cần thường xuyên, huấn luyện, diễn tập, cho 9 tỉnh – thành phố và các đơn vị trong toàn Quân khu Mục tiêu của đề tài nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần Quân khu 7 nhằm hạn chế rủi ro, khắc phục một số quy trình yếu

kém, chưa hiệu quả Nhận thức được tầm quan trọng đó tác giả thực hiện đề tài “Hoàn

thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7”

với mong muốn hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị hoạt động hữu hiệu và hiệu quả hơn

Luận văn sử dụng phương pháp nghiên cứu chính là phương pháp định tính Trong luận văn này, Tác giả đã tiến hành khảo sát bằng bảng câu hỏi và phỏng vấn Ban chỉ huy Trung đoàn, các ban, bộ phận và các đơn vị trực thuộc Dựa vào kết quả khảo sát tác giả đánh giá thực trạng những mặt đã đạt được hay những mặt còn hạn chế, tồn tại Từ những mặt còn hạn chế, tồn tại đó, tác giả đề xuất những giải pháp, kiến nghị để hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trung đoàn, cụ thể:

- Hoàn thiện môi trường kiểm soát như: hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Trung

đoàn; nâng cao năng lực đội ngũ cán bộ, bố trí sắp xếp công việc cho hợp lý; nâng cao nhận thức về kiểm soát nội bộ cho đội ngũ cán bộ quản lý; nâng cao đạo đức lối sống cho đội ngũ cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp và cấp quản lý;

- Hoàn thiện đánh giá rủi ro như nhận dạng rủi ro, đối phó rủi ro, …

- Hoàn thiện hoạt động kiểm soát như: hoàn thiện quy trình công tác luân

chuyển, điều động cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, giữa các ban, bộ phận theo định kỳ; hoàn thiện quy trình thanh toán; …

- Hoàn thiện hoạt động giám sát như giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ.

1 Sự cấp thiết của đề tài 1

2 Các nghiên cứu có liên quan 2

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài 5

4 Câu hỏi nghiên cứu 5

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 5

6 Phương pháp nghiên cứu 5

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn 6

8 Kết cấu đề tài 6

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 7

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ 7

1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ 9

1.2.1 Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI (1992) 9

1.2.2 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2004 10

1.2.3 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013 11

1.2.4 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2016 11

1.3 So sánh sự giống nhau và khác nhau giữa INTOSAI (1992), INTOSAI (2004), INTOSAI (2013), INTOSAI (2016) 13

1.4 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ 14

1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 15

1.5.1 Môi trường kiểm soát 15

1.5.2 Đánh giá rủi ro 17

1.5.3 Hoạt động kiểm soát 18

1.5.4 Thông tin và truyền thông 20

1.5.5 Giám sát 20

1.6 Lợi ích và hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 21

1.6.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

1.6.2 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ 21

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 23

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG ĐOÀN 657 – CỤC HẬU CẦN QUÂN KHU 7 24

2.1 Khái quát chung về Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 24

2.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Trung đoàn 657 - Cục hậu

2.1.3.2 Nhiệm vụ, tổ chức biên chế của ngành Tài chính Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 27

2.1.4 Tình hình hoạt động, công tác kế toán, tài chính của Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 28

2.1.5 Một số thuận lợi, khó khăn ảnh hưởng đến công tác tài chính của Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 32

2.2 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần

Quân Khu 7 33

2.2.1 Giới thiệu quá trình khảo sát 33

2.2.1.1 Mục tiêu khảo sát 33

2.2.1.2 Đối tượng và số lượng người khảo sát 33

2.2.1.3 Phương pháp khảo sát và thu thập dữ liệu 34

2.2.2.2 Thực trạng về hoạt động đánh giá rủi ro 40

2.2.2.3 Thực trạng về hoạt động kiểm soát 41

2.2.2.4 Thực trạng về đánh giá thông tin và Truyền thông 48

2.2.2.5 Thực trạng về hoạt động Giám sát 49

2.2.3 Những ưu điểm và hạn chế của Hệ thống KSNB tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 50

2.2.3.1 Về môi trường kiểm soát 50

2.2.3.2 Về đánh giá rủi ro 52

2.2.3.3 Về hoạt động kiểm soát 53

2.2.3.4 Về thông tin và truyền thông 53

2.2.3.5 Về giám sát 54

2.2.4 Nguyên nhân chung của những tồn tại hạn chế: 54

KẾT LUẬN CHƯƠNG 2 55

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG ĐOÀN 657 - CỤC HẬU CẦN QUÂN KHU 7 56

3.1 Quan điểm và định hướng hoàn thiện 56

3.2 Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần

Quân Khu 7 57

3.2.1 Môi trường kiểm soát 57

3.2.1.1 Đối với sự liêm chính và giá trị đạo đức 57

3.2.1.2 Đối với năng lực Cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp,

chiến sĩ 57

3.2.1.3 Đối với triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 58

3.2.1.4 Đối với cơ cấu tổ chức và chính sách nhân sự 59

3.2.3.1 Hoàn thiện quy trình kiểm soát công tác luân chuyển, điều động Cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, chiến sĩ giữa các phòng ban, đơn vị

theo định kỳ 64

3.2.3.2 Hoàn thiện kiểm soát quy trình thanh toán 65

3.2.4 Thông tin và Truyền thông 69

3.2.5 Giám sát 69

3.2.6 Những kiến nghị để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ 70

3.2.6.1 Đối với Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 70

3.2.6.2 Đối với Cục hậu cần - Quân khu 7 70

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 71

KẾT LUẬN 73 TÀI LIỆU THAM KHẢO

PHỤ LỤC

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

thông tin và kỹ thuật liên quan

Control Objectives for Information and Related Technology

Organization

Accountants

kiểm toán tối cao

Cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, chiến sĩ

Bảng 2.1 Số lượng, đối tượng được khảo sát tại 34

Bảng 2.2 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về sự liêm chính và giá trị đạo đức 35

Bảng 2.3 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về năng lực nhân viên 36

Bảng 2.4 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo 37

Bảng 2.5 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về cơ cấu tổ chức 38

Bảng 2.6 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về chính sách nhân sự 39

Bảng 2.7 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về đánh giá rủi ro 40

Bảng 2.8 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về hoạt động kiểm soát .41

Bảng 2.9 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về thông tin và truyền thông 48 Bảng 2.10 Bảng tổng hợp kết quả khảo sát thực trạng về hoạt động giám sát .49

DANH MỤC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức Trung đoàn 657 25

Sơ đồ 2.2 Sơ đồ quy trình mua sắm thiết bị, vật tư 47

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Sự cấp thiết của đề tài

Hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm… của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Chính vì thế HTKSNB đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức cụ thể là:

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà lãnh đạo tổ chức quản lý được vấn đề của tổ chức, đảm bảo các hoạt động và mục tiêu của tổ chức cần đạt được

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp giảm bớt các rủi ro, đặc biệt là các rủi ro về con người và tài sản

- Tạo môi trường kiểm soát trong sạch, lành mạnh, giúp nhà quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả hơn

- Hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần điều hòa hoạt động của tổ chức hợp lý theo mục tiêu của tổ chức, tối ưu các nguồn lực hiện có của tổ chức

- Một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả không những phát hiện và ngăn ngừa được các sai phạm mà còn đảm bảo độ tin cậy của các thông tin tài chính Chính vì vậy xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ có hiệu quả là mục tiêu và nhiệm vụ cần kíp hàng đầu của mỗi đơn vị

Đối với Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7 hàng năm được giao quản lý, sử dụng một khối lượng lớn tài sản và kinh phí để thực hiện nhiệm vụ Quốc phòng, hoạt động quân sự mang tính đặc thù, trong môi trường khắc nghiệt dẫn đến tính chất chi tiêu ngân sách quốc phòng (NSQP) phức tạp, việc quản lý các khoản chi này gặp nhiều khó khăn Lãnh đạo, chỉ huy và cán bộ nghiệp vụ trong Trung đoàn chủ yếu thường dựa trên các quy định của pháp luật, kinh nghiệm cá nhân để giải quyết công việc hơn là một cái nhìn tổng quát, khoa học về HTKSNB Rất ít các đơn vị có được chính sách và thủ tục KSNB riêng, phù hợp với thực tiễn đơn vị và thực sự hiệu lực để thực hiện công tác quản lý tài chính một cách hữu hiệu Việc thiếu một kỹ năng phân tích về mọi mặt từ mục tiêu, rủi ro đến các hoạt động kiểm soát sẽ dẫn đến lãng phí nguồn lực vào những thủ tục kiểm soát không cần thiết, trong khi lại bỏ sót những rủi ro quan trọng Vì vậy, hoàn thiện hệ thống KSNB tại Trung đoàn 657 là vấn đề hết sức cấp bách

Xuất phát từ những lý do trên, Tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm

soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục hậu cần Quân Khu 7” làm đề tài cho Luận văn

thạc sĩ

2 Các nghiên cứu có liên quan

Trong thời gian qua đã có nhiều bài báo, luận văn viết về vấn đề kiểm soát nội bộ tại các đơn vị công Nhìn chung, các tác giả đã tập trung phân tích, đánh giá những điểm mạnh, điểm còn thiếu sót trong hệ thống kiểm soát nội bộ và đề ra các giải pháp nhằm đạt được sự hữu hiệu và hiệu quả của hệ thống Tuy nhiên, các giải pháp chủ yếu mang tính tổng quát, không thiết kế được các chỉ tiêu, biểu mẫu gây khó khăn trong việc áp dụng Một số tác giả đã có những nghiên cứu về KSNB tại các trường công như:

Nguyễn Thị Hoàng Anh (2012) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại

trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM” Luận văn Thạc sĩ kinh tế, Trường Đại

học Kinh tế TP.HCM Nghiên cứu này đã Hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB ở khu vực công và hoạt động của hệ thống KSNB tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục, đánh giá được thực trạng hệ thống KSNB tại trường đại học Sư phạm kỹ thuật TP.HCM thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể như: xây dựng bộ quy tắc ứng xử, xây dựng tiêu chí đánh giá theo KPI, xây dựng quy trình đối phó rủi ro, thành lập Ban Thanh tra chuyên trách Tuy nhiên nghiên cứu còn có những hạn chế như: Chưa xây dựng được bảng mô tả công việc, chưa xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, chưa xây dựng được báo cáo cho các bộ phận, công tác phân tích, rà soát chưa sâu rộng

Phan Nam Anh (2013) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Trung

học công nghệ lương thực thực phẩm” Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học

kinh tế TP.HCM Trong nghiên cứu này tác giả đã tổng hợp cơ sở lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ ở khu vực công theo INTOSAI (1992), tìm hiểu thực trạng, đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị giáo dục trung cấp chuyên nghiệp, tìm hiểu thực trạng và đánh giá được hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trung học công nghệ lương thực thực phẩm thông qua bảng câu hỏi khảo sát, quan sát, phỏng vấn Từ đó tác giả đã đưa ra một số giải pháp cụ thể để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường: Xây dựng bảng mô tả công

việc, xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, xây dựng các báo cáo cho bộ phận, công tác phân tích, rà soát sâu rộng.Tuy nhiên đề tài còn một số hạn chế như: chưa cập nhật lý luận của INTOSAI (2013), các biện pháp còn chưa có thể áp dụng được liền vì chưa thể hiện tính cần thiết cao, chưa phù hợp với quy mô của nhà trường (trường có quy mô nhỏ chỉ bao gồm khoảng 70 đến 80 người) Câu hỏi khảo sát chưa được xây dựng theo 2 hướng: Tìm ra nguyên nhân và khảo sát nhu cầu của đối tượng khảo sát

Phạm Thị Hoàng (2013), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao

đẳng Công nghệ Thông tin Thành phố Hồ Chí Minh”, luận văn thạc sỹ kinh tế trường

Đại Học Kinh Tế Tp.HCM, luận văn hệ thống lý luận về kiểm soát nội bộ trong khu vực công theo hướng dẫn INTOSAI, đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Công nghệ Thông tin TP.Hồ Chí Minh và đưa ra các giải pháp hoàn thiện

Trần Thu Hằng (2014) “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trường Cao

đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Vinatex Thành phố Hồ Chí Minh” luận văn thạc sỹ kinh tế

trường ĐH kinh tế Tp.HCM Bên cạnh hệ thống lý luận kiểm soát nội bộ theo INTOSAI, đề tài đưa ra đặc điểm hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở cơ sở giáo dục đại học, đánh giá ưu, nhược điểm và nguyên nhân của những hạn chế tại trường, đưa ra các giải pháp hoàn thiện kèm theo việc xây dựng các biểu mẫu ứng dụng tại trường

Đoàn Tấn Lực (2014), “Hoàn thiện Kiểm soát nội bộ các khoản thu - chi tại Phòng Tài Chính kế hoạch huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai”, luận văn thạc sĩ, Trường Đại học Lạc Hồng Đề tài tập trung nghiên cứu nội dung công tác kiểm soát nội bộ thu - chi ngân sách tại Sở Tài chính Đồng Nai, nêu thực trạng, đối chiếu với các quy định hiện hành để tìm ra những ưu điểm, nhược điểm của việc vận dụng hệ thống kiểm soát nội bộ tại huyện Từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kiểm soát nội bộ thu - chi ngân sách tại huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai Đề tài chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu các bộ phận cấu thành hệ thống KSNB và một số quy trình kiểm soát chủ yếu chứ không đi vào tất cả các quy trình kiểm soát tại Phòng Tài Chính kế hoạch huyện Vĩnh Cửu, tỉnh Đồng Nai

Đặng Đình Hải (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với quy trình thanh tra tại Sở Tài chính Đồng Nai”, luận văn thạc sĩ kinh tế: luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB và kiểm soát khu vực công, dùng phương pháp so

sánh và tổng hợp, thống kê mô tả, nhằm khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống KSNB đối với quy trình thanh tra tại Sở Tài chính Đồng Nai

Phạm Ngọc Cương (2015), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Sở Tài chính Đồng Nai”, luận văn thạc sĩ kinh tế: luận văn chủ yếu là phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê, hệ thống hóa, đặc biệt là phương pháp quy nạp, trên cơ Trung đoàn định lượng và định tính các nhân tố có tác động đến hệ thống KSNB, thống kê, phân tích so sánh, quy nạp nhằm định lượng và định tính về 5 nhân tố có ảnh hưởng đến hệ thống KSNB tại Sở Tài chính Đồng Nai Từ đó, dùng phương pháp so sánh và tổng hợp, thống kê mô tả, nhằm khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Sở Tài chính Đồng Nai

Lê Đức Tuân (2019), “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Nhà máy A42 – Quân khu 7”, luận văn thạc sĩ kinh tế: luận văn đã hệ thống hóa cơ sở lý luận về KSNB, dùng phương pháp thu thập, phân tích, quan sát, đánh giá và tổng hợp, thống kê mô tả, khảo sát số liệu, phân tích nhằm khảo sát đánh giá thực trạng hệ thống KSNB tại Nhà máy A42 – Quân khu 7

Nguyễn Hữu Thiện và cộng sự (2020): nghiên cứu về hoàn thiện hoạt động

kiểm soát thu - chi tại huyện Kông Chro, Gia Lai Nghiên cứu này sử dụng cơ sở lý thuyết về KSNB theo INTOSAI, sử dụng phương pháp nghiên cứu định tính để mô tả và phân tích thực trạng hoạt động kiểm soát thu - chi tại huyện Kông Chro theo các thành phần của hệ thống KSNB như môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát, từ đó, xác định những ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế trong hệ thống KSNB thu - chi NSNN huyện Kông Chro, Gia Lai Kết quả nghiên cứu đã phản ánh được thực trạng các khiếm khuyết trong công tác KSNB thu - chi NSNN của huyện Kông Chro theo các thành phần của hệ thống KSNB theo INTOSAI 2013 Từ đó, các giải pháp và gợi ý chính sách cũng được đề xuất để hoàn thiện công tác kiểm soát thu - chi hiện nay của Huyện Những đề tài nghiên cứu trên đã cho thấy được ý nghĩa, tầm quan trọng và lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ trong bất kỳ môi trường nào Trong các đề tài trên tập trung nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp, các trường đại học và cao đẳng

3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài Mục tiêu chung

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

Mục tiêu cụ thể

- Hệ thống hóa lý luận về hệ thống kiểm soát nội bộ

- Phân tích thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện các quy trình kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

4 Câu hỏi nghiên cứu

- Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7 được thực hiện theo lý thuyết nào?

- Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7 hiện nay ra sao?

- Những giải pháp nào có thể thực hiện để giải quyết những tồn tại của hệ thống kiểm soát nội bộ Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7 ?

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu:

Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

- Luận văn sử dụng phương pháp thu thập, phân loại, phân tích tổng hợp các tài liệu để hệ thống hóa lý luận về kiểm soát nội bộ trong khu vực công

- Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát bằng bảng câu hỏi và nghiên cứu thực tế tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần Quân khu 7 để phân tích thực trạng về hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần Quân khu 7

- Luận văn sử dụng phương pháp tổng hợp, phân tích, suy luận để đưa ra những giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần Quân khu 7

7 Ý nghĩa lý luận và thực tiễn

Những đóng góp của luận văn thể hiện ở cả hai mặt lý luận và thực tiễn, cụ thể:

* Về lý luận: Luận văn đã hệ thống hoá lý luận chung về kiểm soát nội bộ và

hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI

* Về thực tiễn: Luận văn đã khảo sát, phân tích các yếu tố: môi trường kiểm

soát, hệ thống thông tin, các thủ tục kiểm soát trong đơn vị nhằm làm rõ thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7 Kết quả đánh giá đã chỉ ra được những mặt đạt được, đặc biệt là các khuyết điểm và nguyên nhân của các khuyết điểm, từ đó đề xuất các giải pháp thiết thực hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

8 Kết cấu đề tài

- Lời mở đầu

- Chương 1: Tổng quan về Hệ thống kiểm soát nội bộ trong khu vực công - Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

- Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân Khu 7

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG KHU VỰC CÔNG

1.1 Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ

Từ những năm cuối thế kỷ 19 đầu thế kỷ 20, các nhà kiểm toán viên đã dần quan tâm đến KSNB khi họ nhận thức được rằng không cần thiết phải kiểm tra tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh mà họ chỉ cần chọn mẫu để kiểm tra dựa vào hệ thống KSNB của đơn vị được kiểm toán Tuy nhiên vào thời điểm này, khái niệm KSNB chỉ được nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên

Một trong những công ty kiểm toán đầu tiên được thành lập là công ty Price Waterhouse Vào thời kỳ này, chưa có hệ thống chuẩn mực kiểm toán mà chỉ có một hướng dẫn duy nhất là Sổ tay kiểm toán của Dicksee công bố vào năm 1892

Hình thức ban đầu của KSNB là kiểm soát tiền và bắt đầu từ cuộc cách mạng công nghiệp Do yêu cầu phát triển, các công ty cần có vốn và từ đó đưa đến nhu cầu tăng cường quản lý vốn và kiểm tra thông tin về sử dụng vốn Thuật ngữ KSNB bắt đầu xuất hiện từ giai đoạn này

Năm 1936, trong một công bố, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA- American Institute of Certified Accountants), đã định nghĩa KSNB “… là các biện pháp, cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tiền và các tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép của sổ sách”

Những năm sau đó, việc nghiên cứu và đánh giá về KSNB ngày càng được chú trọng với nhiều công trình nghiên cứu như:

Năm 1949, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Accountants) đã công bố công trình nghiên cứu “KSNB, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với kiểm toán viên độc lập” Trong báo cáo này, AICPA đã định nghĩa KSNB là “… Cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thực hiện liên quan được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự tuân thủ các chính sách của người quản lý”

Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Accountants) ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 29 (SAP – Stantement on Auditing Procedure) về “phạm vi xem xét KSNB của kiểm toán viên độc lập” Trong đó, lần đầu tiên phân biệt KSNB về quản lý và KSNB về kế toán

Năm 1962, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Accountants) tiếp tục ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 33 (SAP 33) nhằm làm rõ khái niệm về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán

Năm 1972, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP - Committee on Auditing Procedure) trực thuộc Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Accountants) tiếp tục ban hành báo cáo về thủ tục kiểm toán 54 (SAP 54) chủ yếu “Tìm hiểu và đánh giá KSNB” Trong đó, tuyên bố thủ tục kiểm soát kế toán đúng đắn mọi nghiệp vụ để lập báo cáo, hạn chế tiếp cận tài sản và kiểm kê

Năm 1973, Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA - American Institute of Certified Accountants)ban hành chuẩn mực kiểm toán 1(SAS - Statememt on Auditing Standard) duyệt xét lại SAP 54 và đưa ra các định nghĩa về kiểm soát quản lý nghiệp vụ kiểm toán đối với các bộ phận cấu thành KSNB

Đặc biệt vào năm 1977, Khái niệm KSNB xuất hiện trong một văn bản Luật - Luật về phòng, chống hối lộ nước ngoài Trong đó, nhấn mạnh vai trò của KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp Luật này ra đời xuất phát từ việc ngày có nhiều vụ gian lận gây tổn thất cho nền kinh tế, đáng kể là vụ tai tiếng chính trị Watergate Theo đó, Ủy ban chứng khoán Hoa Kỳ (SEC) đưa ra bắt buộc đòi hỏi các công ty phải báo cáo về KSNB đối với công tác kế toán ở đơn vị mình cho công chúng Yêu cầu này gây ra làn sống phản đối, đòi hỏi phải có các tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của KSNB

Ở khu vực công, KSNB cũng rất được quan tâm với một số các nghiên cứu như: Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (International Organization of Supreme Audit Institutions - INTOSAI) ban hành năm 1992, Chuẩn mực về KSNB trong chính quyền liên bang của Cơ quan Kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (Government Accountability Office - GAO) được ban hành năm 1999

nhằm đưa ra các quan điểm và hướng dẫn về KSNB trong các đơn vị thuộc khu vực công

Năm 1992, bản Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB của INTOSAI đã hình thành tài liệu cập nhật đến việc nâng cấp các chuẩn mực KSNB đã hỗ trợ cho việc thực hiện và đánh giá KSNB

Năm 2013, mặc dù chưa có văn bản hướng dẫn của INTOSAI nhưng trong INTOSAI 2013 vẫn dựa trên nền tảng của INTOSAI 1992

Trong năm 2016, trong Đại hội XXII INTOSAI, tiêu chuẩn mới đã được thông qua và Quốc hội đã thông qua đổi mới quan trọng trong việc thiết lập tiêu chuẩn INTOSAI, đây là một dự án nhằm hoàn thiện khuôn khổ ISSAI Khung tuyên bố chuyên nghiệp của INTOSAI (IFPP) “INTOSAI Framework of Professional Pronouncements (IFPP)” Cấu trúc gồm 3 phần sau:

- Nguyên tắc INTOSAI (INTOSAI - P);

- Tiêu chuẩn quốc tế của các tổ chức kiểm toán tối cao (ISSAIs); - Hướng dẫn INTOSAI (GUID)

Các dự án sửa đổi sẽ được hoàn thành vào cuối năm 2019, và được dự kiến vào Đại hội XXIII INTOSAI phê duyệt khung mới

Trong phạm vi đề tài, người viết nghiên cứu hệ thống KSNB tại Trung đoàn 657 – Cục Hậu cần Quân khu 7 dựa trên Hướng dẫn về KSNB của Tổ chức Quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) Được ban hành đầu tiên vào năm 1992 (INTOSAI 1992) và cập nhật năm 2001, công bố năm 2004 (INTOSAI 2004)

1.2 Khái niệm kiểm soát nội bộ

1.2.1 Theo tài liệu hướng dẫn của INTOSAI (1992)

Khái niệm kiểm soát nội bộ được định nghĩa như sau: “Kiểm soát nội bộ là cơ cấu của tổ chức, bao gồm nhận thức, phương pháp, quy trình và các biện pháp của người lãnh đạo nhằm bảo đảm sự hợp lý để đạt được các mục tiêu của tổ chức”

Trong đó, mục tiêu của tổ chức bao gồm:

- Thúc đẩy các hoạt động của đơn vị diễn ra có trình tự, đạt được tính hữu hiệu và hiệu quả nhằm cung cấp các dịch vụ có chất lượng phù hợp với nhiệm vụ của đơn vị;

- Bảo vệ và quản lý nguồn tài nguyên tránh thất thoát, lãng phí, tham ô và sử dụng sai mục đích;

- Tôn trọng pháp luật có liên quan;

- Thiết lập và báo cáo các thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy và đảm bảo tính kịp thời

1.2.2 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2004

Định nghĩa về kiểm soát nội bộ theo INTOSAI (2004) như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức”

Ở định nghĩa trên, có 5 khái niệm cần làm rõ, đó là: - Kiểm soát nội bộ là quá trình

Kiểm soát nội bộ không phải là từng hoạt động riêng lẻ mà nó là một chuỗi các hoạt động kiểm soát hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Chính là quá trình này là phương tiện giúp đơn vị đạt được mục tiêu của mình

- Kiểm soát nội bộ chịu sự chi phối của con người

Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người, từ cấp lãnh đạo cao nhất đến tất cả các Cán bộ, sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp, chiến sĩ Chính vì họ sẽ định ra mục tiêu, thiết lập cơ chế kiểm soát và vận hành chúng Tuy vậy, muốn hệ thống kiểm soát nội bộ thực sự hữu hiệu thì từng thành viên trong tổ chức phải hiểu được trách nhiệm, quyền hạn của mình và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung của tổ chức

- Kiểm soát nội bộ được thiết lập để đối phó với rủi ro

Việc thực hiện sứ mạng của tổ chức sẽ phải đối mặt với nhiều rủi ro Kiểm soát nội bộ có thể giúp tổ chức nhận diện và đối phó với rủi ro để tối đa hóa khả năng đạt được mục tiêu

- Kiểm soát nội bộ cung cấp một sự đảm bảo hợp lý

Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp sự đảm bảo hợp lý cho các nhà quản lý trong việc đạt được mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối Bởi hệ thống kiểm soát nội bộ dù chặt chẽ đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng, đó là sự thông đồng của các cá nhân hay sự lạm quyền của nhà quản lý…, kiểm soát nội bộ có thể ngăn chặn và phát hiện những sai phạm nhưng không thể đảm bảo là chúng không bao giờ xảy ra

Các mục tiêu của kiểm soát nội bộ

Hoạt động của một tổ chức luôn hướng về các mục tiêu đã đề ra Các mục tiêu có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của tổ chức Ở khu vực công, mục tiêu của một tổ chức thường liên quan đến các dịch vụ công cộng và lợi ích cộng đồng Bao gồm các mục tiêu:

- Mục tiêu hoạt động: Mục tiêu này liên quan đến tính hữu hiệu và hiệu quả trong hoạt động của đơn vị;

- Mục tiêu về báo cáo: Liên quan đến việc cung cấp và báo cáo các thông tin tài chính và phi tài chính phù hợp, kịp thời cho các đối tượng bên trong, bên ngoài đơn vị

- Mục tiêu tuân thủ: Liên quan đến việc tuân thủ pháp luật, các điều ước quốc tế và các quy định có liên quan

- Mục tiêu về quản lý nguồn lực: Mục tiêu này là phần chi tiết hóa mục tiêu về hoạt động của đơn vị, nhưng do đặc thù của khu vực công nên INTOSAI muốn nhấn mạnh thêm tầm quan trọng của việc sử dụng hợp lý nguồn ngân sách, tránh lạm dụng lãng phí nguồn lực quốc gia

1.2.3 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2013

Theo hướng dẫn của INTOSAI (2013): “Kiểm soát nội bộ giống như hướng dẫn của INTOSAI (2004), tuy nhiên các nguyên tắc cơ bản Kiểm toán đã được phê duyệt và đã tạo thành “cấp 3” của khung hiện hành

Về mục tiêu của báo cáo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ và biện pháp để giảm thiểu gian lận, từ đó giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức

1.2.4 Theo hướng dẫn của INTOSAI 2016

Định nghĩa Kiểm soát nội bộ theo INTOSAI (2016) như sau: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình tích phân năng động liên tục thích ứng với những thay đổi mà tổ chức đang đối mặt Ban quản lý và nhân viên các cấp phải tham gia vào quá trình này để giải quyết các rủi ro và đảm bảo hợp lý cho việc đạt được sứ mệnh của tổ chức và các mục tiêu chung”

- Kiểm soát nội bộ là một quá trình

Kiểm soát nội bộ không phải là một sự kiện hay tình huống, mà là một loạt những hành động xảy ra trong suốt hoạt động của một thực thể trên cơ Trung đoàn

liên tục Nó được thực hiện bởi các quy trình quản lý nhân sự cơ bản như: Lập kế hoạch, thực hiện và giám sát

- Theo đuổi nhiệm vụ của tổ chức

Bất kỳ tổ chức nào cũng chủ yếu quan tâm đến việc hoàn thành nhiệm vụ của mình Các thực thể tồn tại cho một mục đích –khu vực công nói chung liên quan đến việc cung cấp một dịch vụ và một kết quả có lợi ích công cộng

- Để giải quyết các rủi ro

Bất kể nhiệm vụ có thể là gì, thành quả của nó sẽ đối mặt với tất cả các loại rủi ro Nhiệm vụ quản lý là xác định và đáp ứng những rủi ro này để tối đa hóa khả năng đạt được sứ mệnh của tổ chức Kiểm soát nội bộ có thể giúp giải quyết những rủi ro này, tuy nhiên nó chỉ có thể đảm bảo hợp lý về thành tích của sứ mệnh và mục tiêu chung

- Cung cấp sự đảm bảo hợp lý

Dù được thiết kế và vận hành tốt như thế nào, kiểm soát nội bộ không thể đảm bảo sự quản lý tuyệt đối về việc đạt được các mục tiêu chung Thay vào đó, các hướng dẫn thừa nhận rằng chỉ có thể đạt được mức độ đảm bảo “đáng tin cậy”

Sự đảm bảo hợp lý tương ứng với mức độ tự tin thỏa đáng theo các cân nhắc về chi phí, lợi ích và rủi ro

Sự đảm bảo hợp lý phản ánh quan niệm rằng sự không chắc chắn và rủi ro liên quan đến tương lai, mà không ai có thể tiên đoán một cách chắc chắn

Sự đảm bảo hợp lý nhận sa rằng chi phí kiểm soát nội bộ không được vượt quá lợi ích thu được Các quyết định về phản hồi rủi ro và kiểm soát cơ Trung đoàn phải xem xét các chi phí và lợi ích tương đối

Mục tiêu chung

Thực hiện các hoạt động có trật tự, đạo đức, kinh tế và hiệu quả: Hoạt động của đơn vị phải có sự trật tự, có đạo đức, tiết kiệm, hiệu quả

- Trật tự có nghĩa là một cách có tổ chức, có phương pháp

- Đạo đức liên quan đến các nguyên tắc luân lý, tầm quan trọng của hành vi đạo đức và phòng ngừa và phát hiện gian lận và tham nhũng trong khu vực công Kỳ vọng là công chức phải phục vụ lợi ích công cộng bằng sự công bằng và quản lý tài nguyên công đúng Công dân nên được đối xử công bằng trên cơ Trung đoàn tính hợp pháp và công lý Do đó đạo đức công chúng là điều kiện tiên quyết và củng cố niềm tin của

công chúng và là một yếu tố chính trong quản trị tốt

- Kinh tế có nghĩa là không lãng phí hoặc lãng phí Nó có nghĩa là nhận đúng nguồn lực, chất lượng đúng, được giao đúng thời hạn và địa điểm với chi phí thấp nhất

- Hiệu quả đề cập đến mối quan hệ giữa các nguồn lực được sử dụng và kết quả đầu ra được sản xuất để đạt được các mục tiêu

- Hoàn thành các nghĩa vụ về trách nhiệm

- Trách nhiệm giải trình là quá trình mà các tổ chức dịch vụ công và cá nhân trong họ chịu trách nhiệm về các quyết định và hành động của mình, bao gồm cả việc quản lý quỹ công, sự công bằng và tất cả các khía cạnh của hoạt động Điều này sẽ được thực hiện thông qua việc phát triển, duy trì và cung cấp thông tin tài chính và phi tài chính có liên quan đáng tin cậy và có liên quan thông qua các báo cáo kịp thời cho các bên liên quan cũng như bên ngoài

- Tuân thủ luật pháp và các quy định

Các tổ chức phải tuân theo nhiều luật và quy định Trong các luật và quy định của tổ chức công quy định việc thu và chi tiền công và cách thức hoạt động Ví dụ như Luật ngân sách, các điều ước quốc tế, luật về quản lý hợp lý, tiêu chuẩn kế toán, bảo vệ môi trường và luật dân quyền các quy định về thuế thu nhập và chống gian lận và tham nhũng

- Bảo vệ tài nguyên chống mất mát, sử dụng sai và thiệt hại do lãng phí, lạm dụng, quản lý kém, sai sót, gian lận và bất thường

(Trong đề tài này tác giả sử dụng khái niệm về hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như các yếu tố của hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI (2004) làm nền tảng cơ

Trung đoàn lý thuyết cho nghiên cứu của mình)

1.3 So sánh sự giống nhau và khác nhau giữa INTOSAI (1992), INTOSAI (2004), INTOSAI (2013), INTOSAI (2016)

a) Giống nhau:

INTOSAI (1992), INTOSAI (2004), INTOSAI (2013), INTOSAI (2016) có những điểm chung như sau:

Đều xác định kiểm soát nội bộ là một quá trình không thể thiếu của tổ chức nhằm đạt được mục tiêu về:

- Tính hữu hiệu, hiệu quả của các hoạt động trong đơn vị;

- Tôn trọng pháp luật và các quy định có liên quan;

- Thiết lập và báo cáo thông tin quản lý và thông tin tài chính đáng tin cậy, đảm bảo tính kịp thời;

- Bảo vệ nguồn lực không thất thoát và sử dụng sai mục đích Hệ thống kiểm soát nội bộ gồm 5 bộ phận cấu thành:

- Môi trường kiểm soát; - Đánh giá rủi ro;

- Hoạt động kiểm soát; - Thông tin truyền thông; - Giám sát

b) Khác nhau:

INTOSAI (1992), INTOSAI (2004): Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc báo

cáo các thông tin phi tài chính

INTOSAI (2013): Mục tiêu của báo cáo thay đổi theo hướng dẫn về quản trị

rủi ro, các nguyên tắc cơ bản kiểm toán đã được phê duyệt

INTOSAI (2016): Cải thiện độ tin cậy, hỗ trợ trong việc đưa ra một khuôn khổ

thẩm quyền và nâng cao chất lượng đối với kiểm toán khu vực công

1.4 Vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ

Qua nghiên cứu của tác giả hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm… của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đề ra Chính vì thế HTKSNB đóng vai trò rất quan trọng trong tổ chức cụ thể là:

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà lãnh đạo tổ chức quản lý được vấn đề của tổ chức, đảm bảo các hoạt động và mục tiêu của tổ chức cần đạt được

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp giảm bớt các rủi ro, đặc biệt là các rủi ro về con người và tài sản

- Tạo môi trường kiểm soát trong sạch, lành mạnh, giúp nhà quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả hơn

- Hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần điều hòa hoạt động của tổ chức hợp lý - Việc thường xuyên kiểm tra, kiểm soát tiến độ thực hiện sẽ giúp điều hoàn các mối quan hệ, kịp thời điều chỉnh các định mức và mục tiêu, từ đó tiết kiệm tối đa chi

phí, nguồn lực mà vẫn đạc kết quả cao Đồng thời, kiểm tra, kiểm soát giúp cho việc thực hiện các mục tiêu đề ra, từ đó nâng cao hiệu quả quản lý của đơn vị

- Vai trò không kém phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ là ngăn ngùa và phát hiện các gian lận và sai sót của các thành viên trong đơn vị từ đó giúp cho nhà quản lý xửa lý và điều chỉnh kịp thời đảm bảo hiệu quả hoạt động của đơn vị

Bên cạnh đó, hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng và vận hành bởi nhà quản lý, vì vậy với một hệ thống nội bộ được xây dựng và vận hành tốt bằng những chính sách, chế độ phù hợp và hiệu quả sẽ thể hiện năng lực của nhà quản lý, lãnh đạo đơn vị

1.5 Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ 1.5.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ

Các nhân tố chính thuộc về môi trường kiểm soát bao gồm: - Sự trung thực và các giá trị đạođức;

- Tư duy quản lý, phong cách điều hành của cấp lãnhđạo; - Năng lực của đội ngũ nhân viên trong tổchức;

- Cơ cấu tổ chức và quyền hạn, trách nhiệm của các bộ phận trong cơ cấu đó - Chính sách nguồn nhân lực

a) Tính chính trực và giá trị đạo đức của cấp lãnh đạo và nhân viên

Tính chính trực và các giá trị đạo đức là nhân tố quan trọng của môi trường kiểm soát, tác động đến việc thiết kế, thực hiện và giám sát các nhân tố khác của kiểm soát nội bộ Nó chính là văn hóa của tổ chức, là những quy tắc ứng xử, những chuẩn mực đạo đức mà các cấp quản lý mong muốn xây dựng nhằm hạn chế những hành vi gian lận, thiếu đạo đức ảnh hưởng xấu đến tổ chức Để đạt được mục tiêu này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của CBVC và cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên các thể thức thích hợp

Ngoài ra, các đơn vị thuộc khu vực công còn phải cho công chúng thấy được tinh thần nhân văn và giá trị đạo đức trong nhiệm vụ và sứ mệnh của mình

b) Triết lý quản lý và phong cách điều hành của cấp lãnh đạo

Triết lý quản lý và phong cách điều hành thể hiện thông qua thái độ, quan điểm của cấp quản lý đối với hoạt động của đơn vị Sự khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của các cấp quản lý có thể ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị Nếu cấp quản lý của đơn vị ý thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ thì các thànhviên còn lại có thể cảm nhận được điều đó thông qua hành động, thái độ của nhà quản lý và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng HT KSNB; ngược lại, nếu các thành viên trong đơn vị cảm thấy rằng kiểm soát nội bộ không phải là mối quan tâm hàng đầu của nhà quản lý thì điều đó đồng nghĩa với việc mục tiêu kiểm soát của đơn vị có thể sẽ không đạt được một cách hữu hiệu

c) Năng lực đội ngũ nhân viên

Đảm bảo về năng lực là đảm bảo cho các thành viên trong tổ chức có được những kiến thức và kỹ năng cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ Muốn vậy, cấp quản lý cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất định và cụ thể hóa nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng để cá nhân có thể được bố trí công việc thích hợp Ngoài ra, cấp quản lý cần nâng cao nhận thức cho các cá nhân giúp họ hiểu được mức đóng góp của mình trong việc đạt được mục tiêu của tổ chức, hiểu được tầm quan trọng của mình trong việc vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động hữu hiệu, từ đó, có kế hoạch phát triển các kỹ năng đủ để xử lý các tình huống gặp phải

d) Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức chính là sự phân chia nhiệm vụ và quyền hạn giữa các bộ phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu Một cơ cấu phù hợp sẽ là cơ Trung đoàn để lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các hoạt động Ngược lại, khi thiết kế không đúng, cơ cấu tổ chức có thể làm cho các thủ tục kiểm soát mất tác dụng

Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả phải tuân thủ các nguyên tắc sau: - Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động; không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng chéo giữa các bộ phận;

- Thực hiện sự phân chia chức năng: Xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo quản tàisản;

- Bảo đảm sự độc lập tương đối giữa các bộ phận

Cơ cấu tổ chức thường được mô tả thông qua sơ đồ tổ chức, trong đó phải xác định được các vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp.Ngoài ra,cơ cấu cần phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị Phân chia trách nhiệm và quyền hạn được xem là phần mở rộng của cơ cấu tổ chức Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu rằng họ có nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến người khác trong việc hoàn thành mục tiêu Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau

e) Chính sách nhân sự

Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị liên quan đến đội ngũ nhân viên như:

Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua việc tác động đến các nhân tố khác trong môi trường kiểm soát như: Đảm bảo về năng lực, tính chính trực và giá trị đạo đức…

1.5.2 Đánh giá rủi ro

Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó, xác định các biện pháp thích hợp để đối phó rủi ro Quá trình này có thể bao gồm các bước:

a) Nhận dạng rủi ro

Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro sự xuất hiện những nhân tố bên trong và bên ngoài Các yếu tố bên trong như là sự quản lý thiếu minh bạch, không coi trọng đạo đức nghề nghiệp, năng lực CBVC thấp, thiếu sự giám sát của các cấp lãnhđạo…Các yếu tố bên ngoài như là sự thay đổi về chính sách, pháp luật, sự tiến

bộ về khoa học kỹ thuật, sự thay đổi về thị hiếu của người học… Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm, mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ xãy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị Một khi đơn vị nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể Do đó, nhận dạng rủi ro phải được thực hiện liên tục, lặp đi lặp lại để tránh bị thiệt hại do những tác động từ các yếu tố bên trong lẫn bên ngoài

b) Đánh giá rủi ro:

Đánh giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt động đối với hoạt động của đơn vị Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ nhận được Để làm được điều này, cấp quản lý trước hết cần đánh giá:

- Khả năng rủi ro có thể xảy ra;

- Mức độ ảnh hưởng của rủi ro đến mục tiêu của đơn vị

Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể đến đơn vị và ít có khả năng xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều Ngược lại, một rủi ro có ảnh hưởng trọng yếu với khả năng xảy ra cao hơn thì đơn vị cần tập trung chú ý Những tình huống nằm giữa hai thái cực này thường gây khó khăn cho việc đánh giá, do vậy, đơn vị cần phân tích hợp lý và cẩn thận Đơn vị có thể sử dụng phương pháp định tính, định lượng hoặckết hợp cả hai để đánh giá mức độ thiệt hại do rủi ro gây ra

c) Đối phó rủi ro

Một khi đã đánh giá tầm quan trọng và khả năng xảy ra rủi ro, cấp quản lý cần đưa ra các biện pháp thích hợp để đối phó với rủi ro, điều này bao gồm việc xem xét những giả định về rủi ro và sự phân tích hợp lý về những chi phí phải bỏ ra để giảm rủi ro Thông thường, có 4 biện pháp đối phó với rủi ro, đó là: Tránh né rủi ro, giảm thiểu rủi ro, chia sẻ rủi ro hoặc chấp nhận rủi ro Tuy nhiên, dù lựa chọn biện pháp nào thì nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi phí phải bỏ ra để đối phó rủi ro với lợi ích mà nó đemlại

1.5.3 Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục được thiết lập nhằm đối phó với rủi ro và tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực thi nghiêm túc, hiệu quả trong toàn đơn vị Hoạt động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị

Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm kiểm soát phòng ngừa, kiểm soát phát hiện và kiểm soát bù đắp:

- Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra sai sót hoặc gian lận, ảnh hưởng đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị

- Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra nhằm phát hiện kịp thời những hành vi sai sót hoặc gian lận nào đó đã được thực hiện - Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệuquả

Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm: - Phân quyền và phê duyệt

Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền trong phạm vi quyền hạn của mình Ủy quyền đảm bảo rằng chỉ có những nghiệp vụ hợp lệ được phê quyệt bởi người quản lý mới được thực hiện Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và truyền đạt rõ ràng với các điều kiện, điều khoản cụ thể

Tuân thủ những quy định của sự ủy quyền đồng nghĩa với việc nhân viên hành động theo đúng hướng dẫn, trong giới hạn được người lãnh đạo và pháp luật cho phép

Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm là không cho phép một cá nhân nào trong tổ chức được giải quyết mọi mặt của một nghiệp vụ từ khi nó bắt đầu cho đến khi kết thúc Khi đó, thông qua cơ cấu tổ chức, công việc của tất cả các cá nhân sẽ được tự động kiểm soát chéo lẫn nhau Mục tiêu của thủ tục này là nhanh chóng phát hiện sai sót và giảm thiểu hành vi gian lận trong quá trình thựchiện

Tuy nhiên việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa các cá nhân trong tổ chức Do vậy, nhà quản lý cần phải kiểm tra, đánh giá thường xuyên các hoạt động kiểm soát và mối quan hệ giữa các cá nhân thực hiện nhiệm vụ

Phân chia trách nhiệm đòi hỏi phải có tách biệt giữa các chức năng sau đây: - Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản: Tức là không để cá nhân thực hiện với ghi chép vào sổ sách kế toán kiêm luôn việc bảo quản các tài sản mà mình ghi chép Chẳng hạn như phải tách biệt giữa kho và kế toán hàng tồn kho, hoặc thủ quỹ và kế toán tiền mặt

- Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ với chức năng bảo quản tài sản: Tức là người được giao nhiệm vụ phê chuẩn, cho phép thực hiện nghiệp vụ không được kiêm việc bảo quản tài sản vì nó tạo ra khả năng thâm lạm tài sản Chẳng hạn như phải tách biệt người phê chuẩn việc tuyển dụng lao động với người phát lương cho người lao động - Chức năng phê chuẩn nghiệp vụ và chức năng kế toán: Tức là người đọc được giao nhiệm vụ phê chuẩn không được kiêm việc thực hiện ghi chép trên sổ sách Chẳng hạn như phải tách biệt người có quyền xóa sổ nợ phải thu với người thực hiện việc ghi sổ kế toán nợ phải thu

1.5.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu do việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ

Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì nó giúp cho việc đạt được các mục tiêu kiểm soát khác nhau Thông tin được cung cấp thông qua hệ thống thông tin Do đó, hệ thống thông tin một khi được truyền đi phải đảm bảo chất lượng của thông tin là thích hợp, kịp thời, cập nhật, chính xác và truy cập thuận tiện

Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin Truyền thông là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả bên trong lẫn bên ngoài đơn vị Ở nội bộ đơn vị, các kênh thông tin từ trên xuống, từ dưới lên trên hay thông tin hàng ngang phải được thiết lập để đảm bảo rằng bất kì một cá nhân nào trong đơn vị cũng hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng của nó đến việc đạt được các mục tiêu của đơn vị Ngoài ra, đơn vị còn phải có sự tác động với các kênh thông tin bên ngoài, các thông tin bên ngoài phải được tiếp nhận một cách kịp thời, trung thực và đầy đủ; các đối tượng bên ngoài khi làm việc với đơn vị cũng cần phải biết một số quy định của đơn vị nhằm giúp cho công việc được thông suốt, thuận tiện

1.5.5 Giám sát

Giám sát là quá trình người quản lý đánh giá chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm xác định hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình của từng giai đoạn Giám sát giúp cho hệ thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ

Có hai loại giám sát:

- Giám sát thường xuyên được thực hiện ngay trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị và các hoạt động khác mà các cá nhân tiến hành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hàng ngày Giám sát thường xuyên đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của các đối tác bên ngoài hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động bất thường để có biện pháp xử lý kịpthời

- Giám sát định kỳ thường chỉ được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc biệt thông qua các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm

toán viên độc lập thựchiện

1.6 Lợi ích và hạn chế tiềm tàng của hệ thống KSNB 1.6.1 Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là sự tích hợp một loạt hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan điểm, nội quy chính sách và nỗ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được mục tiêu đặt ra một cách hợp lý Lợi ích của hệ thống kiểm soát nội bộ là:

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp nhà lãnh đạo tổ chức quản lý được vấn đề của tổ chức, đảm bảo các hoạt động và mục tiêu của tổ chức cần đạt được

- Hệ thống kiểm soát nội bộ giúp giảm bớt các rủi ro, đặc biệt là các rủi ro không đáng có

- Tạo môi trường kiểm soát trong sạch, lành mạnh, giúp nhà quản lý và nhân viên làm việc hiệu quả hơn

- Hệ thống kiểm soát nội bộ góp phần điều hòa hoạt động của tổ chức hợp lý theo mục tiêu của tổ chức, tối ưu các nguồn lực hiện có của tổ chức

1.6.2 Hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù cho hoàn hảo đến đâu cũng tồn tại những hạn chế tiềm tàng xuất phát từ những nguyên nhân sau:

Hạn chế xuất phát từ bản thân conngười:

- Sự vô ý, bất cẩn trong ghi chép, nhập liệu… gây sai sót trên sổ sách, báo cáo tài chính;

- Sự đánh giá, ước lượng sai các ước tính kế toán, chỉ tiêu tài chính ảnh hưởng đến các báo cáo của đơn vị;

- Sự buông lỏng, thiếu sót trong quản lý gây thất thoát tài sản;

- Hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dưới… gây khó khăn cho quá trình thực hiện;

Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng, lạm quyền:

- Kiểm soát nội bộ khó ngăn cản được sai sót và gian lận nếu nó xuất phát từ sự lạm quyền của nhà quản lý, họ có thể tìm cách bỏ qua một số thủ tục kiểm soát cần thiết Từ đó tận dụng những lỗ hổng của hệ thống kiểm soát để thực hiện các hành vi gian lận hoặc không tuân thủ

- Sự thông đồng của một trong các thành viên Ban lãnh đạo hay một nhân viên với người khác bên trong hoặc bên ngoài đơn vị để vụ lợi cho cá nhân, gây tổn hại đến tài sản hoặc uy tín của đơn vị

- Sự lạm dụng quyền hạn của các cá nhân có trách nhiệm kiểm soát nhằm phục vụ cho mưu đồ riêng làm ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của đơn vị

- Hạn chế từ việc kiểm soát thường chỉ nhằm vào các nghiệp vụ thường xuyên phát sinh mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thường xuyên, do đó, những sai phạm trong các nghiệp vụ này thường hay bị bỏ qua

Hạn chế từ yêu cầu của nhà quản lý là chi phí nhỏ hơn lợi ích:

Yêu cầu thường xuyên và trên hết của người quản lý là chi phí bỏ ra hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện hoạt động của đơn vị bị thay đổi

Chính những hạn chế nói trên là nguyên nhân khiến cho hệ thống kiểm soát nội bộ không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ có thể đảm bảo hợp lý trong công việc đạt được các mục tiêu của mình

KẾT LUẬN CHƯƠNG 1

Qua chương 1, tác giả đã trình bày cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI năm 2013 Trong đó các yếu tố hợp thành kiểm soát nội bộ bao gồm các yếu tố:

- Môi trường kiểm soát; - Đánh giá rủi ro;

- Hoạt động kiểm soát; - Thông tin và truyền thông; - Giám sát

Các yếu tố này chính là tiêu chí đánh giá sự hữu hiệu của hệ thống, chúng tác động qua lại lẫn nhau Một HTKSNB hoạt động hữu hiệu có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai phạm, yếu kém trong hoạt động của tổ chức KSNB nhằm đạt các mục tiêu: hoạt động hữu hiệu và hiệu quả, đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính, tuân thủ pháp luật và quy định

Bên cạnh đó, tác giả cũng chỉ ra rằng HTKSNB không bao giờ được đảm bảo một cách tuyệt đối, mà nó chỉ đảm bảo tính hợp lý nhằm giúp cho đơn vị, tổ chức đạt được các mục tiêu, tiêu chí đề ra như quản lý con người, tài chính, lập ra các kết hoạch mang tính khả thi Các đặc điểm hoạt động và phân loại đơn vị quản lý hành chính, vai trò của hoạt động của đơn vị quản lý hành chính ảnh hưởng tích cực trong cân đối hệ thống ngân sách nhà nước Và các đặc điểm hoạt động của lĩnh vực quốc phòng chịu sự quản lý của nhà nước do những tính chất đặc thù trong hoạt động quản lý sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước cấp, nguồn kinh phí khác, việc tuân thủ các quy định pháp luật, các chính sách, chế độ đã ảnh hưởng đến HTKSNB

Điều này đồng nghĩa với việc HTKSNB dù có hoạt động hiệu quả và tích cực thì bên cạnh đó luôn tồn tại những rủi ro nhất định Tuy nhiên, những rủi ro này có thể hạn chế và khắc phục nhằm hạn chế những rủi ro trong tương lai

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRUNG ĐOÀN 657 - CỤC HẬU CẦN QUÂN KHU 7

2.1 Tổng quan về Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7

Trung đoàn vận tải 657 được thành lập ngày 10/3/1981, trên cơ sở các đơn vị vận tải của Cục Hậu cần Quân khu 7 có bề dày thành tích trong cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước Vượt qua mọi khó khăn gian khổ Trung đoàn đã hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ vận tải phục vụ lực lượng vũ trang Quân khu chiến đấu, huấn luyện sẵn sàng chiến đấu, công tác và xây dựng kinh tế

Chặng đường xây dựng và trưởng thành của Trung đoàn vận tải 657 gắn liền với sự phát triển lớn mạnh của lực lượng vũ trang Quân khu Trong chặng đường lịch sử này các thế hệ cán bộ, chiến sỹ của Trung đoàn đã kế thừa phát huy truyền thống của lực lượng vũ trang “Miền Đông Nam Bộ gian lao anh dũng”, truyền thống của ngành vận tải Miền, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ vận tải phục vụ lực lượng vũ trang Quân khu chiến đấu bảo vệ Tổ quốc trên biên giới Tây Nam, làm nhiệm vụ quốc tế tại Campuchia và huấn luyện sẵn sàng chiến đấu bảo vệ đất nước trong thời kỳ đổi mới hiện nay, Trung đoàn đã được Nhà nước và quân đội tặng nhiều phần thưởng cao quí, những thành tích đó đã góp phần tô thắm thêm truyên thống vẻ vang của lực lượng vũ trang Quân khu

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7 2.1.2.1 Chức năng

Trung đoàn 657 là đơn vị vận tải cấp chiến dịch với tổ chức biên chế gồm Khối Cơ quan Trung đoàn bộ, Tiểu đoàn 49 vận tải ôtô, Tiểu đoàn 5 vận tải thuỷ và Tiểu đoàn 76 KTT Chức năng cơ bản của Trung đoàn là bảo đảm công tác vận tải cho 9 tỉnh – thành phố và các đơn vị Quân khu 7 Từ khi thành lập đến nay, đơn vị luôn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cấp trên giao

2.1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn

Nhiệm vụ chính trị trung tâm của Trung đoàn là: Bảo đảm công tác vận tải, vận chuyển vật chất hậu - cần kỹ thuật, cơ động lực lượng, phục vụ cho công tác bảo đảm hậu cần thường xuyên, huấn luyện, diễn tập, cho 9 tỉnh - thành phố và các đơn vị trong toàn quân khu Đồng thời thực hiện nhiệm vụ trực SSCĐ, PCLB-TKCN, ứng cứu chi viện, cho các đơn vị khác theo yêu cầu nhiệm vụ trên giao

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý của Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7

2.1.3.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy

- Tổ chức chính quyền: gồm ban Chỉ huy Trung đoàn, Ban Tham mưu, Ban Chính trị, Ban Hậu cần, Ban Kỹ thuật, Bộ phận Tài chính, Tiểu đoàn 49, Tiểu đoàn 76, Tiểu đoàn 5

- Về mặt tổ chức Đảng: Đảng bộ Trung đoàn, Đảng bộ Tiểu đoàn 49, Đảng bộ Tiểu đoàn 5, các chi bộ: Ban Tham mưu, Ban Chính trị, Ban Hậu cần, Ban Kỹ thuật cơ quan giúp việc cho Đảng ủy Trung đoàn là Ban Chính trị, bao gồm 01 người là phó Chính ủy Chủ nhiệm Ủy ban kiểm tra, 01 người là phó Chủ nhiệm Ủy ban kiểm tra chuyên trách và các thành viên theo chức danh

- Quân số theo biên chế mới nhất là 231 người, hiện tại quân số của Trung đoàn là 232 người

(Nguồn: Tác giả tổng hợp)

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức Trung đoàn 657

Mối quan hệ lãnh đạo, chỉ huy trực tiếp về mọi mặt Mối quan hệ chỉ đạo, hướng dẫn về mặt nghiệp vụ

Mối quan hệ phối hợp, hiệp đồng trong công tác chỉ đạo cấp dưới và tham mưu cho cấp trên

* Chức năng, nhiệm vụ:

- Ban Chỉ huy Trung đoàn gồm:

+ Trung đoàn trưởng chịu trách nhiệm trước Đảng ủy Trung đoàn, và Thường vụ, Đảng ủy, Ban chủ nhiệm Cục Hậu cần về toàn bộ các mặt công tác trong Trung đoàn Trung đoàn trưởng là chủ tài khoản quan hệ với chính ủy là phối hợp công tác

+ Chính ủy chịu trách nhiệm Đảng ủy Trung đoàn và Thường vụ, Đảng ủy, Ban chủ nhiệm Cục Hậu cần về công tác Đảng, công tác Chính trị Đối với Trung đoàn trưởng là quan hệ phối hợp công tác

+ Tham mưu trưởng Trung đoàn chịu trách nhiệm đối với Đảng ủy Trung đoàn và chịu trách nhiệm về công tác Tham mưu, Quân sự trước Trung đoàn trưởng

+ Phó Trung đoàn trưởng – Kỹ thuật phụ trách công tác kỹ thuật của Trung đoàn Chịu trách nhiệm với Đảng ủy Trung đoàn và Trung đoàn trưởng về chuyên môn, nghiệp vụ

+ Phó Chính ủy Trung đoàn: phụ trách về công tác quân chúng là Chủ nhiệm ủy ban kiểm tra Đảng ủy Chịu trách nhiệm Đảng ủy Trung đoàn về công tác kiểm tra, giám sát

- Ban Tham mưu: có chức năng giúp Thường vụ, Đảng ủy Ban chỉ huy Trung đoàn về công tác chỉ huy tác chiến, tổ chức xây dựng lực lượng và huấn luyện sẵn sàng chiến đấu

- Ban Chính trị: có chức năng giúp Thường vụ, Đảng ủy Ban chỉ huy Trung đoàn về công tác cán bộ, tiến hành Công tác Đảng, Công tác chính trị

- Ban Hậu cần: chịu trách nhiệm trước Thường vụ, Đảng ủy Ban chỉ huy Trung đoàn về công tác bảo đảm vật chất quân nhu, quân y, xăng dầu, vận tải cho Trung đoàn cho nhiệm vụ thường xuyên, đột xuất của đơn vị

- Ban Kỹ thuật: chịu trách nhiệm trước Thường vụ, Đảng ủy Ban chỉ huy Trung đoàn về công tác bảo đảm kỹ thuật, sửa chữa xe máy, khí tài

- Bộ phận tài chính: có chức năng tham mưu cho Thường vụ, Đảng ủy Trung đoàn về công tác bảo đảm các chế độ, tiêu chuẩn cho bộ đội; bảo đảm kinh phí cho các ngành hoạt động giám sát, đôn đốc các nghành nghiệp vụ trong đơn vị sử dụng ngân sách hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm, tránh thất thoát, tham nhũng xảy ra

- Tiểu đoàn 49: Tiểu đoàn vận tải oto sẵn sàng nhận nhiệm vụ vận chuyển quân trang, hàng Quốc phòng khi có lệnh, ngoài ra đơn vị còn làm nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu, chiến đấu

- Tiểu đoàn 5: Tiểu đoàn vận tải thủy sẵn sàng nhận nhiệm vụ vận chuyển quân trang, hàng Quốc phòng đường thủy khi có lệnh, ngoài ra đơn vị còn làm nhiệm vụ sẵn sàng chiến đấu, chiến đấu

- Tiểu đoàn 76: Tiểu đoàn khung thường trực có nhiệm vụ huấn luyện dự bị động viên

2.1.3.2 Nhiệm vụ, tổ chức biên chế của Bộ phận Tài chính Trung đoàn

* Bộ phận Tài chính Trung đoàn:

Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Tài chính Trung đoàn:

- Tham mưu cho Đảng ủy, chỉ huy Trung đoàn về công tác tài chính của đơn vị, đề xuất kịp thời cho Đảng ủy Trung đoàn những vấn đề mang tính trọng tâm, quan trọng như đảm bảo chế độ tiền lương, phúc lợi tập thể, quản lý các nguồn vốn tăng gia sản xuất, Bên cạnh đó làm tốt công tác chỉ huy trung đoàn, giám sát, đôn đốc các nghành nghiệp vụ trong đơn vị sử dụng ngân sách hợp lý, hiệu quả, tiết kiệm, tránh thất thoát, tham nhũng xảy ra Định kỳ hàng tháng, hàng quý thực hiện nghiêm chế độ báo cáo đối với người chỉ huy, Đảng ủy Trung đoàn những nội dung liên quan đến ngành quản lý, đề ra các giải pháp, hướng dẫn kịp thời nhằm thực hiện tốt các chủ trương mà Đảng ủy, chỉ huy Trung đoàn đề ra Làm tốt công tác báo cáo về mọi mặt thu, chi, các thông tin tài chính cần thiết đối với Phòng Tài chính Quân khu 7, kho bạc nhà nước quận 12 theo quy định

- Là chỉ đạo nghiệp vụ cấp trên của các quản lý kiêm tài chính Tiểu đoàn, Trung đoàn bộ Có trách nhiệm kiểm tra việc chấp hành các quy định của Pháp luật, hướng dẫn của cấp trên đối với tài chính đơn vị cấp dưới Hàng tháng đôn đốc theo dõi việc chấp hành thực hiện chế độ tiền ăn các loại, tiền phụ cấp của các đơn vị cấp dưới

Tổ chức biên chế: Bộ phận Tài chính được biên chế 02 người và hiện có 03 người; trong đó; SQ: 02 người (01 trợ lý phụ trách chung và theo dõi kế toán, 01 trợ lý theo dõi các loại kinh phí bao gồm NS thường xuyên, nghiệp vụ, bảo hiểm; QNCN: 01 người (đảm nhiệm công tác giao dịch kho bạc, ngân hàng

* Tài chính các đơn vị trực thuộc: Đơn vị không biên chế tài chính mà Quản lý bếp kiêm nhiệm

Nhiệm vụ: Quản lý Bếp kiêm nhiệm tài chính Tiểu đoàn, Trung đoàn bộ có nhiệm vụ tham mưu cho Đảng ủy, chỉ huy Tiểu đoàn mọi mặt về công tác tài chính của đơn vị mình; theo dõi, cấp phát các chế độ tiền không ăn, tiền ốm trại, Định kỳ tổng hợp báo cáo lên cơ quan Tài chính Trung đoàn những nội dung có liên quan Các ngành nghiệp vụ (TM,CT,HC,KT), mỗi ngành có 01 đồng chí trợ lý kiêm nhiệm tài chính, thống kê

2.1.4 Tình hình công tác kế toán, tài chính của Trung đoàn 657 - Cục Hậu cần Quân khu 7

Trước hết, bộ phận Tài chính Trung đoàn chấp hành nghiêm các văn bản quy phạm pháp luật có liên quan đến các nội dung quản lý Ngân sách của đơn vị, cụ thể:

- Luật đấu thầu 43/2013/QH13 ngày 26/11/2013 - Luật NSNN số 83/2015/QH13 ngày 25/6/2015

- Nghị định số 63/2014/NĐ-CP ngày 26/6/2014

- Nghị định số 163/2016/NĐ-CP ngày 21/12/2016 của Chính phủ về việc quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật NSNN

- Nghị định số 165/2016/NĐ-CP ngày 24/12/2016 của Chính phủ về việc ban hành quy định về quản lý, sử dụng nhà nước đối với một số hoạt động thuộc lĩnh vực quốc phòng, an ninh

- Luật số 15/2017/QH14 ngày 21/6/2017 về quản lý, sử dụng tài sản công - Nghị định số 11/2020/NĐ-CP ngày 20/01/2020 Quy định về thủ tục hành chính thuộc lĩnh vực Kho bạc Nhà nước

- Quyết định số 3500/QĐ-BQP, ngày 26/8/2018, phê duyệt Đề án “Đổi mới cơ chế quản lý tài chính quân đội theo Luật Ngân sách nhà nước giai đoạn 2018 - 2025 và những năm tiếp theo

- Các thông tư hướng dẫn có liên quan của Bộ Tài chính, Bộ Quốc phòng và các cơ quan, ban, ngành khác có liên quan đcác đối tượng, tiêu chuẩn, định mức áp dụng cụ thể cho đơn vị

- Các quyết định, chỉ thị, hướng dẫn của BQP, Cục Tài chính - BQP về hướng dẫn lập, chấp hành, quyết toán NSNN trong quân đội

- Điều lệ công tác tài chính QĐND Việt Nam (năm 2020)

Đơn vị đã nghiên cứu, tham khảo, hoàn thiện và xây dựng Quy chế chi tiêu Quỹ vốn đơn vị quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn của Đảng ủy Trung đoàn, Trung đoàn trưởng (Chủ tài khoản) đối với các khoản chi tiêu của Trung đoàn

Đơn vị cũng đã xây dựng Quy chế Đảng ủy: Quy chế lãnh đạo công tác Tài chính nhiệm kỳ 2020-2025, Quy chế mua sắm hàng hóa, trang bị kỹ thuật nhiệm kỳ 2020-2025, quy định cụ thể về trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ công tác của các tổ chức Đảng có liên quan trong Trung đoàn về các mặt công tác tài chính, công tác mua sắm tài sản Bên cạnh đó phân rõ vai trò tham mưu, giúp việc các ngành có liên quan đó là 4 cơ quan nghiệp vụ, ngành Tài chính