Báo cáo thực tập khoa kinh tế đại học thương mại công ty cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế đông dương

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠI

KHOA KINH TẾ VÀ KINH DOANH QUỐC TẾ

-o0o -

BÁO CÁO THỰC TẬP TỔNG HỢP

Đơn vị thực tập

CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG

Giáo viên hướng dẫn: ThS VŨ PHƯƠNG THẢO Sinh viên thực hiện: BÙI QUANG VŨ ANH Lớp: K56LQ2

Mã sinh viên: 20D300082

HÀ NỘI – 2024

Mục lục

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ

QUỐC TẾ ĐÔNG DƯƠNG – INDOCHINA POST 9

1.1 Thông tin chung về Công ty 9

1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty 10

1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường 12

1.5 Một số kết quả kinh doanh chủ yếu 18

1.6 Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập 19

1.6.1 Tìm kiếm khách hàng 19

1.6.2 Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác 20

1.6.3 Lập kế hoạch và báo cáo 21

1.6.4 Xử lý đơn hàng 21

1.6.4 Xử lý các công việc phát sinh 22

CHƯƠNG 2: BỐI CẢNH VÀ THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LOGISTICS VÀ QUẢN LÝ CHUỖI CUNG ỨNG CỦA INDOCHINA POST 23

2.1 Các yếu tố môi trường vĩ mô/ngành ảnh hưởng đến hoạt động logistics/quản lý chuỗi cung ứng của công ty 23

2.2 Các yếu tố vi mô 26

- Khách hàng 26

- Nhà cung cấp 26

- Đối thủ cạnh tranh 26

2.2 Thực trạng hoạt động kinh doanh của công ty 26

- Vận chuyển hàng hóa nội địa 28

- Chuyển phát quốc tế 29

- Dịch vụ khác 29

2.3 Thực trạng quản trị logistics và chuỗi cung ứng của công ty 30

2.3.1 Thực trạng chuỗi cung ứng của công ty 30

2.3.2 Quan hệ với các bên liên quan 30

2.3.2.1 Quan hệ với khách hàng 30

2.3.2.2 Quan hệ với đối tác vận chuyển 31

2.3.2.3 Quan hệ với người nhận 31

2.3.3 Thực trạng hoạch định Logistics tại Indochina Post 31

2.3.3.1 Kế hoạch tìm kiếm khách hàng 31

- Tìm kiếm thông qua website 32

2.3.3.2 Kế hoạch duy trì mối quan hệ với khách hàng cũ 34

2.3.3.3 Kế hoạch duy trì mối quan hệ với các đại lý vận tải 34

2.3.4 Thực trạng dịch vụ khách hàng và quá trình đáp ứng đơn hàng 35

o Tư vấn khách hàng 36

o Chốt đơn 36

o Xử lý đơn hàng 37

*Đối với các đối tác vận chuyển quốc tế 39

*Đối với đối tác vận chuyển nội địa 39

o Theo dõi đơn hàng 39

o Quyết toán và báo cáo 39

o Theo dõi và chăm sóc khách hàng 39

2.3.5 Thực trạng mua và quản lý nguồn cung 40

2.3.6 Thực trạng quản trị vận tải 40

2.3.7 Thực trạng quản trị kho & dự trữ hàng hóa 40

2.3.8 Thực trạng hệ thống thông tin logistics 40

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CẤP THIẾT VÀ ĐỀ XUẤT HƯỚNG ĐỀ TÀI KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP 41

3.1 Đánh giá về thực trạng hoạt động logistics và quản lý chuỗi cung ứng của công ty 41

3.1.1 Ưu điểm 41

3.1.2 Nhược điểm 41

3.1.3 Đề xuất một số định hướng giải quyết các vấn đề đặt ra 42

3.2 Định hướng đề tài khóa luận tốt nghiệp 42

Đề tài 1: Nâng cao chất lượng quy trình cung ứng dịch vụ tại Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương – Indochina Post 43

Đề tài 2: Nâng cao năng lực cung ứng dịch vụ đườngh àng không tuyến Việt Nam – Indonesia tại công ty cổ phần bưu kiện nội địa và quốc tế Đông Dương 43

Đề tài 3: Ảnh hưởng của hoạt động Marketing kỹ thuật số lên quá trình kinh doanh dịch vụ Logistics tại Indochina Post 43

LỜI MỞ ĐẦU

Đầu tiên, em muốn bày tỏ lòng biết ơn và lòng tri ân sâu sắc đến tất cả các giảng viên thuộc Khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế cũng như các giảng viên tâm huyết của các bộ môn thuộc chuyên ngành Logistics và Chuỗi cung ứng Sự hướng dẫn và chia sẻ kiến thức lý thuyết cùng những kinh nghiệm thực tiễn mà thầy cô đã truyền đạt cho em trong suốt khoảng thời gian vừa qua đã tạo được nền tảng vững chắc trong hành trình sự nghiệp tương lai của em

Sau thời gian dài học tập và tích lũy kiến thức tại Trường Đại học Thương mại, thời gian của kỳ thực tập này đã mang lại cho em cơ hội quý báu để áp dụng những kiến thức về Logistics đã được chỉ bảo vào thực tế Với vai trò là một thực tập sinh kinh doanh dịch vụ Logistics, em đã được áp dụng những kiến thức các bộ môn như quản trị nguồn cung, đàm phán và thanh toán trong thương mại quốc tế vào các hoạt động xuất, nhập khẩu hàng hóa của doanh nghiệp

Em muốn gửi lời cảm ơn chân thành đến Thạc sĩ Vũ Phương Thảo đã đồng hành cùng trong quá trình viết báo cáo Em cũng muốn gửi lời biết ơn đến ban lãnh đạo và toàn thể đồng nghiệp của Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương

(Indochina Post) đã hỗ trợ rất nhiều trong quá trình thực tập này

Qua thời gian thực tập, em đã hiểu rõ hơn về quy trình xây dựng, cung ứng và duy trì hoạt động các hoạt động Logistics cũng như xử lý các vấn đề phát sinh thực tế Từ những kinh nghiệm này, em đã có thể hoàn thiện báo cáo thực tập của mình bao gồm 3 phần chính:

 Phần 1: Tổng quan về Công ty CP PTMXD Việt Nam

 Phần 2: Bối cảnh hoạt động Logistics và quản lý chuỗi cung ứng của Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương

 Phần 3: Một số vấn đề cấp thiết của Công ty Cổ phần bưu vận nội địa và quốc tế Đông Dương và định hướng cho đề tài khóa luận tốt nghiệp

Do bản thân vẫn tự nhận thức được những hạn chế trong kinh nghiệm, cho nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Em mong nhận được sự góp ý từ quý thầy cô để báo cáo được hoàn thiện hơn Em xin chân thành cảm ơn!

DANH MỤC CÁC BẢNG

Bảng 2 Kết quả kinh doanh năm 2020 – 2023 (2 quý đầu) của

Biểu đồ 1 Kết quả kinh doanh năm 2020 – 2023 (2 quý đầu) tại Indochina Post

16

Biểu đồ 2 Tỷ lệ doanh thu theo ngành nghề kinh doanh tại Indochina Post (Đơn vị %)

Hình 2 Mô hình chuỗi cung ứng dịch vụ của Indochina Post 28 Hình 3 Quy trình tiếp nhận đơn hàng tại Indochina Post 33

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN BƯU VẬN NỘI ĐỊA VÀ QUỐC TẾ ĐÔNG

DƯƠNG – INDOCHINA POST

1.1 Thông tin chung về Công ty

 Tên đầy đủ: Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương Indochina

Post

 Tên giao dịch: Indochina Post

Logo Công ty:

 Người đại diện theo pháp luật: Vũ Quốc Đạt

 Slogan: Faster, Cheaper and Better – Làm hơn sự mong đợi của khách hàng

 Tầm nhìn: Phát triển và trở thành một trong những Công ty cung ứng dịch vụ

Logistics – chuyển phát nhanh chuyên nghiệp nhất Việt Nam, kết nối mọi người và cải thiện cuộc sống của họ Và chúng tôi làm điều đó bằng cách tận tình hướng dẫn khách hàng

 Sứ mệnh:

o Sự hải lòng của khách hàng là ánh sáng dẫn đường cho chúng tôi

o Trở thành Công ty Logistics – Chuyển phát nhanh chuyên nghiệp nhất Việt o Nam

o Cung ứng dịch vụ đa dạng, đáng tin cậy với giá rẻ hơn, nhanh hơn và tốt hơn

1.1.1 Lịch sử hình thành và quá trình phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Bưu vận Nội địa và Quốc tế Đông Dương Indochina Post được thành lập và chính thức đi vào hoạt động theo Giấy phép kinh doanh số 0107912577 cấp ngày 12/07/2017 do Sở kế hoạch và đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Indochina Post

Logistics được khởi đầu xây dựng và phát triển bởi các chuyên gia trong lĩnh vực vận tải hàng không, marketing, kho vận và chuỗi cung ứng Ý tưởng được hình thành bởi Danny Vu, người có kinh nghiệm hơn 10 năm làm việc cho Vietnam Airlines với tư cách là chuyên gia hệ thống quy trình của VNA Danny sau này còn làm việc với tư cách là giám đốc Marketing của một số tập đoàn lớn tại Việt Nam như: Meizu, Kangaroo, Menard và VPBank Security

o Về lịch sử hình thành của Indochina Post

Năm 2017 thành lập NAGS Chuyên làm dịch vụ đưa đón khách VIP tại sân bay, các

dịch vụ hậu cần sân bay Trong cùng năm, công ty lấy tên Indochina Logistics, chuyên làm dịch vụ logistic và môi giới cước hàng không

Năm 2018 đổi thành Indochina Post Logistics Cung cấp dịch vụ chuyển phát nhanh

quốc tế và dịch vụ Logistics

Năm 2019 Indochina Post Logistics hoàn thiện bổ sung các dịch vụ: Chuyển phát nhanh

quốc tế; Chuyển Phát Nhanh Nội Địa; Vận tải hàng không nội địa; Vận tải hàng không quốc tế; Vận tải đường bộ; Vận tải xuyên biên giới CBT

Năm 2020 Phát triển dịch vụ Logistics Tổng Hợp; Dịch vụ Khai Báo Hải quan Sân bay;

Dịch Vụ Mua Hộ Hàng; Tư Vấn Xuất Nhập Khẩu Quốc Tế, Thương Mại Điện Tử, Airchartering, Vận Chuyển Hàng Dự Án

+ Tháng 06-2020: Phát Triển Chi Nhánh Indochina Post Bình Dương + Tháng 07-2020: Mở rộng chi nhánh Indochina Post Cần Thơ

+ Tháng 08-2020: Mở rộng chỉ Nhánh Indochina Post Vũng Tàu

Năm 2021: Phát triển hệ thống đại lý quốc tế bao gồm Hermes World Transport

Germany, Spedman Global Logistics Sweenden, Finland, Norway, Denmark, Express Line Corp Line Hoa Kỳ, Pacific Airlift Singapore, Pos Indonesia và nhiều đối tác lớn trên toàn cầu Công ty tạo dựng một mạng lưới giao nhận khắp thế giới

Năm 2022: IndochinaPost Logistics tự hảo là đối tác, đại lý Booking tải hàng không

quan trọng của Vietjet Aircargo và Bamboo Airway, Vietnam Airlines

Hiện nay, Công ty Indochina Post là đại lý vận tải hàng không TOP 10 tại Việt Nam với khối lượng vận tải hàng không, chuyển chở bằng máy bay đạt 100 tấn hàng tháng

Trong thời gian hoạt động của mình, Indochina Post đã có được những phát triển lớn mạnh bằng tầm nhìn và lối sách hoạch định phù hợp của lãnh đạo Đương nhiên, kết quả này cũng có được nhờ vượt qua những khó khăn mà công ty gặp phải trong suốt thời gian từ khi thành lập Tuy nhiên, bằng cách liên tục học hỏi và phát triển, đặc biệt là chú trọng vào phát triển con người – những nhân sự tận tụy của công ty, Indochina Post đã từng bước gỡ được những nút thắt và khẳng định được vị thế trên thị trường của mình Trong những năm kinh doanh, công ty đã đạt được các chỉ tiêu, duy trì và phát triển doanh thu, lợi nhuận và quan trọng nhất là tên tuổi, uy tín trên thị trường dịch vụ Logistics

1.2 Ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh và đặc điểm thị trường

o Hỗ trợ đóng gói (Hút chân không)

Indochina Post là một doanh nghiệp hoạt động với tư cách là một Forwarder, tức doanh nghiệp không trực tiếp sở hữu tàu biển, xe tải hay tàu bay, mà có năng lực tìm kiếm, kết hợp những bên sở hữu những tài sản đó để có xử lý và vận chuyển hàng hóa đúng theo nhu cầu của khách hàng

1.2.2 Đặc điểm thị trường

- Thị trường mục tiêu: Khách hàng cá nhân có nhu cầu vận chuyển hàng hóa nội địa, quốc

tế, bao gồm cả hàng hóa đặc biệt như động vật sống Công ty cũng nhắm đến các khách hàng là những công ty, doanh nghiệp sản xuất, xuất, nhập khẩu có nhu cầu giao thương hàng hóa và vận tải quốc tế

- Thị trường trọng điểm: 5 khu vực kinh tế trọng điểm trên toàn quốc mà ở đó Indochina

Post đã xây dựng lên 5 văn phòng đại diện Năm khu vực đó bao gồm:

Hà Nội và Hải Phòng nằm trong Vùng kinh tế trọng điểm của Bắc Bộ Đây là trung tâm kinh tế năng động và là đầu tàu kinh tế quan trọng của miền Bắc và của cả nước Việt Nam Ưu thế lớn nhất của vùng kinh tế này là nhân lực có đào tạo tốt, trình độ cao, có điểm thi vào các trường đại học, cao đẳng và tỷ lệ sinh viên trên đầu người cao nhất nước Hai thành phố này được kết nối bởi tuyến đường quốc lộ lớn, cảng hàng không quốc tế Cát bi và Nội Bài, tuyến đường sắt Bắc – Nam

Thành phố Hồ Chí Minh (TP.HCM) là trung tâm kinh tế lớn nhất của Việt Nam và đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển của cả nước.TP.HCM có một nền kinh tế đa dạng, với sự phát triển mạnh mẽ trong các ngành công nghiệp như chế biến thực phẩm, dệt may, điện tử và cơ khí Ngoài ra, ngành dịch vụ, đặc biệt là du lịch, giáo dục và tài chính, cũng đóng góp lớn vào nền kinh tế Với vị trí địa lý thuận lợi, TP.HCM là một cổng giao thương quan trọng của Việt Nam Cảng Cát Lái và cảng Tân Cảng là hai cảng lớn, đóng vai trò quan trọng trong hoạt động xuất nhập khẩu của đất nước

Đà Nẵng là một trong năm thành phố trực thuộc trung ương của Việt Nam, nằm tại vùng Duyên hải Nam Trung Bộ Đây là thành phố trung tâm và lớn nhất của toàn bộ khu vực Miền Trung, đóng vai trò là hạt nhân quan trọng của Vùng kinh tế trọng điểm Miền Trung Thành phố Đà Nẵng hiện là đô thị loại 1, là thành phố trung tâm cấp vùng và cấp quốc gia

1.3 Cơ cấu tổ chức

Hình 1: Cơ cấu tổ chức tại Indochina Post

Đại hội đồng cổ đông là cơ quan có thẩm quyền cao nhất công ty Hội đồng có

trách nhiệm và quyền hạn định hướng phát triển, quyết định các phương án, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh mang tính chiến lược, có thể tác động lên toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty; phê duyệt cũng như bãi nhiệm cac thành viên trong Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát và quyết định tổ chức sở tại, thực thi các nhiệm vụ khác theo quy định của Điều lệ công ty

Ban kiểm soát chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp, trung thực, và mức

độ cẩn trọng trong quản lý kinh doanh, công tác kế toán, thống kê, và lập báo cáo tài chính để bảo vệ lợi ích hợp pháp của cổ đông Ban này hoạt động độc lập với HĐQT và Tổng Giám đốc, quyết định các vấn đề liên quan đến sản xuất kinh doanh và chịu trách nhiệm trước HĐQT Tổng Giám đốc có thể bổ nhiệm Phó Tổng Giám đốc (tuân theo Điều lệ Công ty) để hỗ trợ quản lý từng lĩnh vực cụ thể và chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc về nội dung công việc được giao, giải quyết công việc ủy quyền theo quy định của Pháp luật và Điều lệ Công ty

Hội đồng quản trị có trách nhiệm bầu chọn và giám sát Ban Giám đốc, đảm bảo

rằng lãnh đạo của công ty đang hoạt động trong lợi ích tốt nhất cho cổ đông Trách nhiệm này cũng bao gồm về việc phát hành cổ phiếu mới, quyền mua cổ phiếu, và các vấn đề liên quan đến chính sách cổ tức Ngoài ra, họ còn có trách nhiệm giám sát tài chính của công ty và đảm bảo rằng công ty đang thực hiện các biện pháp để giảm thiểu rủi ro và bảo vệ giá trị cho cổ đông, đồng thời tuân thủ đúng pháp luật kinh doanh của nước sở tại

Tổng giám đốc có vai trò như người quản lý chính của công ty, đưa ra quyết định

về mọi vấn đề liên quan đến sản xuất, chịu trách nhiệm trước Hội đồng Quản trị về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ đã được giao Tổng giám đốc cũng có thể chọn một hoặc nhiều Phó Tổng giám đốc (tuân theo quy định trong Điều lệ của công ty) để hỗ trợ trong các lĩnh vực cụ thể, và họ phải chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về nhiệm vụ cụ thể đó Họ phải chủ động và nhất quyết thực hiện công việc đã được giao theo quy định của pháp luật và Điều lệ của công ty

Phòng Nghiệp vụ là tập hợp những người trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và thực

hiện các hoạt động tác nghiệp Đơn vị này chịu trách nhiệm chính liên quan đến việc triển khai, giám sát và xử lý khiếu nại, bồi thường đối với khách hàng phát sinh trong quá trình cung cấp dịch vụ bưu chính của công ty Đứng đầu phòng nghiệp vụ là Trưởng phòng trực tiếp điều phối hoạt động của 3 bộ phận chính: bộ phận kinh doanh, bộ phận nghiệp vụ và bộ phận chăm sóc khách hàng Phòng nghiệp vụ phải hoàn thành tốt việc phục vụ khách hàng cũng như xử lý tốt các vấn đề phát sinh, từ đó đảm bảo việc tối đa hóa lợi ích và sự hài lòng của khách hàng – vốn là mục tiêu cuối cùng của công ty

Phòng Kế toán đảm nhận các nghiệp vụ liên quan đến quản lý dòng tiền, có chức

năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm, tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty Phòng Kế toán chịu trách nhiệm lưu trữ và bảo quản tất cả các giấy tờ, tài liệu pháp lý của công ty

Phòng Nhân sự đảm nhận trách nhiệm tuyển dụng, giám sát, đào tạo, quản lý và

phát triển hệ thống nhân sự theo phân công của Tổng giám đốc Điều này cũng bao gồm đảm bảo các nhân sự và chính công ty hoàn thành đầy đủ nghĩa vụ, trách nhiệm của mình theo đúng với thỏa thuận đã ký với người lao động, cũng như theo Bộ luật lao động tại Việt Nam

1.4 Các nguồn lực của công ty

1.4.1 Nguồn lực tài chính

Vốn điều lệ: 5.000.000.000 VND (Năm tỷ đồng) Doanh thu của công ty trong những năm gần đây cũng có thể được coi là ổn định, vậy nên xét trên phương diện tài chính thì Indochina Post không có vấn đề gì quá đáng lo ngại

1.4.2 Mạng lưới tài sản và các điều kiện cơ sở vật chất kĩ thuật

- Mạng lưới nhà kho, cửa hàng

Indochina Post hiện tại có nhiều văn phòng đại diện được xây dựng trải đều trên cả ba miền Bắc, Trung và Nam tại Việt Nam, trong đó đương nhiên bao gồm các thành phố lớn và các thành phố trực thuộc trung ương

Các chi nhánh khác bao gồm:

 Văn phòng Hải Phòng: số 30 Lô 14 Lê Hồng Phong, Phường Đằng Lâm, Quận Hải An, Hải Phòng

 Văn phòng Hồ Chí Minh: Số 86/12 Phổ Quang, phường 2, quận Tân Bình, TP Hồ Chí Minh

 Văn phòng Cần Thơ: Số 24 đường B4, KDC 91B, phường An Khánh, quận Ninh Kiều, TP Cần Thơ

 Văn phòng Bình Dương: Số 404 Đường Nguyễn Văn Trỗi, Hiệp Thành, Thủ Dầu Một, Bình Dương

Các văn phòng đại diện của Indochina Post đều sử dụng một phần không gian, gắn liền với văn phòng cho chức năng nhà kho Công ty không có một nhà kho chuyên biệt bên ngoài hay thuê ngoài từ bên khác

- Phương tiện vận tải & bốc dỡ: 02 xe mini van, được cung cấp cho các văn phòng Hà

Nội, Hải Phòng và Thành phố Hồ Chí Minh nhằm tạo sự chủ động trong việc giao nhận hàng

- Thiết bị phục vụ bán hàng: Điện thoại di động, Card visit, Poster…

- Thiết bị điều hành cho hoạt động vận tải, kho, dự trữ: Camera giám sát, xe đẩy hàng,

máy hút chân không, băng, keo dính, bọc chống sốc, thùng bìa, thùng xốp và các thiết bị phục vụ mục đích tương tự

Hiện tại, công ty có đến 96% nhân viên đang trong độ tuổi trẻ - độ tuổi “vàng” cho thị trường lao động Trình độ học vấn cũng rất cao khi 100% nhân lực đều có trình độ cao đẳng trở lên Có một sự chênh lệch về tỷ lệ giới tính tại Indochina Post Tại đây, công việc yêu cầu tính tỉ mỉ và độ chính xác cao sẽ được chịu trách nhiệm bởi những nhân viên nữ, trong khi các công việc liên quan đến quản lý hiện trường và xử lý hàng hóa trực tiếp sẽ thuộc về trách nhiệm của nhân viên nam

1.5 Một số kết quả kinh doanh chủ yếu

Trong 3 năm gần nhất, công ty có doanh thu tương đối ổn định và đều đạt lợi nhuận dương, kể cả trong những năm dịch bệnh hoành hành mạnh mẽ như 2021 Tuy

Kết quả kinh doanh 2020 - 2 quý đầu 2023 tại Indochina Post

Doanh thuChi phíLợi nhuận

nhiên, chi phí hoạt động mỗi năm vẫn tăng đều, kéo theo đó là lợi nhuận dù tăng trưởng nhưng vẫn còn hạn chế Con số này tăng trung bình khoảng 300 triệu một năm

1.6 Vị trí và nhiệm vụ của sinh viên tại đơn vị thực tập

Trong quá trình thực tập tại Indochina Post, sinh viên được giao những công việc đúng với chức năng của phòng ban Kinh doanh Đôi khi, sinh viên cũng thực hiện thêm những yêu cầu phát sinh để hỗ trợ những phòng ban khác trong quá trình tác nghiệp

1.6.1 Tìm kiếm khách hàng

o Tìm kiếm và thu hút khách hàng qua website

Qua các nền tảng trực tuyến, trong đó bao gồm: Trang cá nhân, Group, Fanpage, Website

Website chính của Indochina Post bao gồm: indochinapost.com, bestcargo.com, indochinapost.en.com

Nhiệm vụ của một thực tập sinh bao gồm viết những bài để giới thiệu dịch vụ của công ty Bài viết cần được viết một cách hấp dẫn và thú vị, câu chuyện thực tế và ví dụ cụ thể có thể giúp độc giả hiểu rõ hơn về cách các dịch vụ vận chuyển của công ty có thể đáp ứng nhu cầu và giải quyết vấn đề cho khách hàng

Ngoài ra, thực tập sinh cũng phải đảm bảo bài viết đáp ứng những yêu cầu của việc tối ưu hóa nội dung cho công cụ tìm kiếm (SEO), mục đích là dễ dàng được tìm thấy trên Internet

o Tìm kiếm khách hàng qua các mạng xã hội

Chủ yếu là qua Facebook, công ty chủ yếu thúc đẩy hoạc động xúc tiến bằng các bài đăng hàng ngày với nội dung không chỉ liên quan đến dịch vụ công ty, đăng video giải trí, kiến thức hoặc quảng bá dịch vụ mới Ngoài ra, còn tuân thủ quy định của facebook, tăng thiện cảm bằng cách trả lời từng bình luận riêng biệt chứ không để trả lời tự động như:

 Tham gia các hội và nhóm trực tuyến có liên quan đến thú cưng và vận chuyển thú cưng

 Tạo nội dung hấp dẫn và chia sẻ thông tin chất lượng để thu hút sự chú ý

Sinh viên được đào tạo để phát triển những nội dung đa dạng, không phải luôn luôn gắn với kinh doanh của công ty để tránh sự nhàm chán

 Quản trị chất lượng của các nhóm và trang Facebook mà công ty đã thành lập Bằng cách tuân thủ đúng theo quy định của Facebook/Meta Chẳng hạn như giữ tương tác bằng cách đăng bài thường xuyên, chất lượng Xóa những bình luận spam nội dung nhạy cảm, không liên quan…

 Đàm phán trực tiếp với cửa hàng thú cưng

o Tiếp cận các đại lý thú cưng để chào giá và thảo luận về cơ hội hợp tác o Tạo các gói ưu đãi và chính sách đặc biệt để kích thích sự hợp tác  Đàm phán với Fowarder và đối tác vận chuyển

Xây dựng mối quan hệ đối tác chặt chẽ với các công ty vận chuyển và forwarder Ngoài ra, còn phải đàm phán điều kiện vận chuyển và giá cả để tối ưu hóa chi phí và chất lượng dịch vụ

1.6.2 Duy trì mối quan hệ với khách hàng và đối tác

o Thực hiện đánh giá định kỳ về sự hài lòng của khách hàng và đáp ứng nhanh chóng đối với phản hồi

o Tổ chức các chương trình khuyến mãi và ưu đãi đặc biệt cho khách hàng thân thiết

o Tiếp tục tăng cường hoạt động trên các nền tảng mạng xã hội để duy trì sự tương tác và giao tiếp với cộng đồng khách hàng

o Cải thiện và duy trì hệ thống hỗ trợ khách hàng, bao gồm cả tư vấn trực tuyến và tổng đài hỗ trợ

o Tham gia chương trình đào tạo nhân viên của công ty để cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp và nâng cao trải nghiệm khách hàng

o Thực hiện cuộc họp và gửi bản cập nhật định kỳ đối với đại lý và đối tác vận chuyển

o Xây dựng một lịch trình gặp gỡ và giao tiếp chặt chẽ để duy trì thông tin liên tục

o Liên tục đánh giá và điều chỉnh điều kiện hợp tác để đảm bảo lợi ích cả hai bên

1.6.3 Lập kế hoạch và báo cáo

o Lập kế hoạch kinh doanh của bản thân mỗi thứ hai hàng tuần với đề mục chi tiết o Theo dõi và bám sát các đầu mục công việc thực tế so với kế hoạch

o Báo cáo hiệu quả cũng như kết quả của kế hoạch mỗi tuần và mỗi tháng

1.6.4 Xử lý đơn hàng

o Tiếp nhận hàng

Đầu tiên, nhận thông tin đơn hàng từ khách hàng hoặc đối tác thông qua hệ thống trực tuyến hoặc hệ thống quản lý đơn hàng

o Kiểm tra hàng

Tiến hành kiểm tra hàng hóa để đảm bảo rằng chúng đúng với thông tin được cung cấp Xác minh tính hợp pháp của hàng hóa, đảm bảo tuân thủ các quy định và luật lệ về vận chuyển tại Việt Nam cũng như các nước hàng được gửi đến/gửi từ

o Đo đạc

Sử dụng thiết bị cân và đo để xác định khối lượng và kích thước chính xác theo quy định của hãng bay hoặc đối tác vận chuyển

o Đóng gói

Tiến hành đóng gói hàng hóa theo quy định, đảm bảo an toàn và bảo vệ hàng trong suốt quá trình vận chuyển Việc này bao gồm bọc băng keo, chống sốc, chống xước, trầy, dán cảnh báo và lưu ý về hàng hóa lên thùng,…

o Đặt chỗ với hãng tàu bay/Đối tác vận chuyển

Thực hiện các thủ tục đặt chỗ trên tàu/máy bay, bao gồm việc xác định vị trí và đảm bảo sự đồng thuận từ hãng vận tải Đồng thời, liên lạc và kết nối với các đối tác vận chuyển để thông báo về đơn hàng, đồng thời theo dõi và cập nhật tình trạng vận chuyển

o Báo cáo thu/chi

Ghi chép và báo cáo chi phí và khoản thu liên quan đến đơn hàng Quản lý thông tin tài chính và báo cáo các khoản thu/chi liên quan đến đơn hàng

o Hoàn thành đơn hàng

Sau khi đơn hàng đã đến nơi đích và đã được giao thành công, hoàn tất quy trình và bảo đảm rằng mọi thông tin liên quan đã được cập nhật

1.6.4 Xử lý các công việc phát sinh

o Đóng góp vào Video quảng bá dịch vụ theo yêu cầu của công ty

o Xác định mục tiêu chính của video quảng bá, có thể là tăng nhận thức thương hiệu, giới thiệu một sản phẩm hoặc dịch vụ mới, hoặc tăng cường mối quan hệ với khách hàng

o Phát triển ý tưởng và kịch bản cho video, bao gồm cả nội dung chính, cấu trúc, và thông điệp cần truyền đạt

o Thu thập hình ảnh, video clip, hoặc các yếu tố đa phương tiện khác để hỗ trợ nội dung của video

o Nếu cần, tham gia vào quá trình quay phim và đảm bảo rằng tất cả các cảnh được thực hiện một cách chuyên nghiệp và thú vị

o Đưa video ra mắt công chúng thông qua các kênh truyền thông xã hội, trang website của công ty, hoặc các nền tảng khác

o Theo dõi phản hồi từ khách hàng và đối tác, và điều chỉnh video nếu cần thiết để tối ưu hóa hiệu quả quảng bá