Knlvn ôn tập kỹ năng làm việc nhóm

ôn tập kỹ năng làm việc nhóm KNLVN Ngành quản trị kinh doanh k20 Làm việc nhóm (Teamwork) là quá trình mà các cá nhân trong một tổ chức, công ty hoặc dự án hợp tác cùng nhau để đạt được mục tiêu chung. Trong làm việc nhóm, mỗi thành viên đều có vai trò và trách nhiệm riêng, đồng thời hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành công việc và giải quyết các vấn đề phát sinh. Làm việc nhóm giúp: Tận dụng sức mạnh của sự đa dạng Phân chia trách nhiệm Học hỏi và phát triển Tăng cường động lực Nâng cao chất lượng công việc Để làm việc nhóm hiệu quả, các thành viên cần tuân thủ các nguyên tắc và kỹ năng làm việc nhóm như: giao tiếp rõ ràng, tôn trọng ý kiến của người khác, chia sẻ trách nhiệm, giải quyết xung đột một cách chuyên nghiệp và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung.

ĐỀ CƯƠNG ÔN THI GIỮA KỲ

MÔN KỸ NĂNG LÀM VIỆC NHÓM

1 Anh/chị hãy nêu khái niệm Nhóm, Làm việc (theo) nhóm là gì?

- Khái niệm Nhóm: là hai hay nhiều người có các kĩ năng hỗ trợ cho nhau, làm việc với nhau thường xuyên để cùng hoàn thành một mục tiêu chung

- Làm việc theo nhóm: là khả năng làm việc cùng nhau của các thành viên trong nhóm nhằm hướng tới một mục tiêu chung.

2 Trình bày những ưu và nhược điểm của làm việc nhóm?

- Ưu điểm của làm việc nhóm: tập trung khả năng của nhiều người; hỗ trợ lẫn

nhau về kinh nghiệm, kiến thức, chuyên môn, nghiệp vụ; tập trung các nguồn lực của nhóm; tạo sự gắn kết trong nhóm, hiệu quả công việc tốt hơn, nhanh “đến đích” hơn - Nhược điểm của làm việc nhóm: đùn đẩy trách nhiệm cho người khác; nể

nang các mối quan hệ; không chú ý đến công việc của nhóm; đề cao ý kiến cá nhân; chia rẽ, bất đồng quan điểm.

3 Theo Anh/chị, những nguyên nhân nào dẫn đến hoạt động làm việc nhóm củacác có hiệu quả thấp? Cho ví dụ minh họa.

Nguyên nhân dẫn đến nhóm làm việc kém hiệu quả: mục tiêu công việc không rõ ràng; sự phối hợp giữa các thành viên là không chặt chẽ, nhịp nhàng, thiếu tinh thần đoàn kết; các nguồn lực chưa sẵn sàng, nhóm thiếu sự tự chủ; tồn tại sự độc tài và chia rẽ trong nhóm; phân chia nhiệm vụ không phù hợp với năng lực của các thành viên; giao tiếp kém làm dẫn đến làm việc nhóm kém hiệu quả; các cá nhân không chú ý đến công việc của nhóm; không có sự phân công công việc rõ ràng dẫn đến sự đùn đẩy trách nhiệm cho nhau; hay nể nang, ngại va chạm.

4 Các cá nhân tham gia làm việc nhóm vì lý do gì?

- An toàn: khi tham gia một nhóm nào đó, các cá nhân có thể giảm được tình

trạng mất an toàn của tình trạng đứng đơn lẻ Họ sẽ cảm thấy tự tin hơn và mạnh mẽ

hơn khi họ thuộc vào một nhóm nào đó.

- Hội nhập: các nhóm có thể đáp ứng các nhu cầu xã hội Mọi người có thể

phát triển các mối quan hệ khi là thành viên nhóm Đối với nhiều người, những mối quan hệ trong công việc sẽ thỏa mãn nhu cầu hội nhập của họ.

- Sức mạnh: điều gì một cá nhân riêng lẻ không thể đạt được lại thường có thể đạt được thông qua hành động nhóm Trong nhiều trường hợp, nhóm thường có lợi thế hơn cá nhân vì nó hội tụ được tài năng, kiến thức để hoàn thành công việc.

5 Theo anh/chị, làm việc nhóm cần đảm bảo những yêu cầu gì? 11 Cải tiến liên tục.

6 Tại sao làm việc nhóm lại quan trọng trong thời đại công nghệ 4.0?

Trong thời đại ngày nay, khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết

+ Không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau

+ Làm việc nhóm tạo điều kiện tăng năng suất và hiệu quả công việc cao hơn + Phát huy tốt tiềm năng của từng người

=> Vì thế làm việc theo nhóm rất là quan trọng trong thời đại 4.0 này

7 Trình bày tóm tắt các hình thức làm việc nhóm mà Anh/chị đã được học.

Phân tích những ưu điểm và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm? Theo anh/chị, nhóm của mình thuộc hình thức nhóm nào? Vì sao?

*Các hình thức làm việc nhóm: Phân loại theo hình thức tổ chức: - Nhóm chính thức (nhóm kết cấu):

Khái niệm: Là nhóm có tổ chức ổn định, có chức năng nhiệm vụ rõ ràng,

thường tập hợp những người cùng chung chuyên môn hoặc có chuyên môn gần gũi nhau, tồn tại trong một thời gian dài

Nhóm thực hiện những công việc cụ thể theo theo cơ cấu tổ chức

Trong các nhóm chính thức, mục tiêu của tổ chức là cơ sở thúc đẩy và định hướng các hoạt động cá nhân.

- Nhóm chính thức có thể phân loại nhỏ hơn thành nhóm chỉ huy và nhóm nhiệm vụ:

+ Nhóm chỉ huy được xác định theo sơ đồ tổ chức Nó bao gồm một nhà quản lí và một số nhân viên dưới quyền.

+ Nhóm nhiệm vụ bao gồm một số người cùng làm việc để hoàn thành một

công việc nào đó theo sự phân công của tổ chức Nhóm này không quá chú trọng đến thứ bậc trong các mối quan hệ Với loại hình nhóm này, lưu ý thêm nó có hai dạng là nhóm thường trực và nhóm đột xuất Thường trực là thực hiện các nhiệm vụ thường xuyên, chịu trách nhiệm xử lý các vấn đề định kỳ trong một lĩnh vực đã được xác định Đột xuất là nhóm tạm thời được thành lập để xử lý những vấn đề cụ thể trong một khung thời gian nhất định và thường tan rã ngay sau khi đã hoàn thành nhiệm vụ như nhóm nghiên cứu, nhóm dự án,

Cần ghi nhớ, tất cả các nhóm chỉ huy đều là nhóm nhiệm vụ Tuy nhiên các nhóm nhiệm vụ chưa chắc đã phải là nhóm chỉ huy.

- Nhóm không chính thức (nhóm phi kết cấu):

Khái niệm: Thường được hình thành theo những yêu cầu nhiệm vụ đột xuất, có thể là tập hợp của những người có chuyên môn không giống nhau và ở nhiều lĩnh vực

khác nhau

Nhóm không chính thức có nhiệm vụ giải quyết nhanh một hoặc một số vấn đề trong thời gian ngắn Liên minh giữa các cá nhân trong nhóm này được hình thành không phụ thuộc vào cơ cấu tổ chức mà do nhu cầu về giao tiếp xã hội.

- Nhóm không chính thức có thể phân thành nhóm lợi ích và nhóm bạn bè + Nhóm lợi ích là nhóm mà các thành viên liên kết với nhau để đạt được một

mục tiêu cụ thể mà mỗi người trong số họ quan tâm Chẳng hạn, các nhân viên có thể họp lại với nhau, nêu ra yêu cầu đối với các cấp lãnh đạo trong việc tăng lương, giải quyết chế độ, thực hiện các cam kết

+ Nhóm bạn bè được hình thành khi các cá nhân có những đặc điểm chung, bất kể họ có làm việc cùng nhau hay không Những đặc điểm chung có thể là tuổi tác, sở thích, quan điểm.

Các nhóm không chính thức thực hiện một chức năng quan trọng là thỏa mãn nhu cầu xã hội của các thành viên: họ có thể cùng nhau chơi thể thao, cùng nhau ăn trưa, cùng nhau đi làm, và mối quan hệ giữa các cá nhân trong nhóm, mặc dù mang tính không chính thức nhưng có ảnh hưởng rất lớn đến hành vi và kết quả.

Phân loại theo hình thức làm việc: - Nhóm chức năng

Gồm các cá nhân làm việc cùng nhau để thực hiện các công việc có tính chất

tương đồng và tương hỗ Nhóm này thường tồn tại trong nội bộ các phòng ban chức năng như phòng nhân sự, tài chính, marketing

- Nhóm liên chức năng

Gồm các thành viên từ các lĩnh vực, công việc khác nhau trong tổ chức được tập hợp lại thành một nhóm để giải quyết các vấn đề liên quan đến lĩnh vực, công việc họ đang đảm nhận.

- Nhóm giải quyết vấn đề

Gồm các thành viên được tập hợp một cách tạm thời để xác định các vấn đề hoặc tìm ra các giải pháp khả thi cho một vấn đề nào đó mà tổ chức đang phải đối

mặt Nhóm giải quyết vấn đề thường được trao quyền để tự hành động trong một thời gian nhất định và giải tán khi vấn đề được giải quyết.

- Nhóm làm việc tự chủ

Gồm các thành viên cùng làm việc với nhau, nhằm tạo hiệu quả trong quá trình sản xuất và cung cấp dịch vụ Nhóm tự chịu trách nhiệm về thành phần cơ cấu nội bộ Có thẩm quyền để gây ảnh hưởng và kiểm soát hoạt động của các thành viên trong nhóm Nhóm làm việc tự chủ thường được trao quyền để tự thực hiện các công việc của mình sao cho đạt hiệu quả cao nhất.

- Nhóm trực tuyến (Nhóm Ảo)

Gồm các thành viên có mối quan hệ công việc với nhau, nhóm ảo thường không gặp gỡ trực tiếp mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo, facebook, diễn đàn, Các nhóm này được hình thành ở các loại hình doanh nghiệp lớn, quy mô sản xuất và quản trị phức tạp, hoặc có khoảng cách về mặt địa lý.

Nhóm ảo đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức toàn cầu với hoạt động phân tán rộng khắp Nhóm ảo có ưu điểm là tập hợp được nhân tài từ mọi nơi, giảm thiểu các chi phí và điều kiện làm việc, tăng doanh thu, giảm các hoạt động trung gian, nhưng nhược điểm của loại hình nhóm này là cách biệt không gian, lệch thời gian, bất đồng ngôn ngữ, trình độ văn hóa, giữa các thành viên.

* Ưu và nhược điểm của các hình thức làm việc nhóm:

- Ưu điểm:

+ Hoạt động làm việc nhóm sẽ nâng cao tính tương tác giữa các thành viên nhằm tác động tích cực đến người học như tăng cường động cơ học tập, nảy sinh những hứng thú mới, kích thích sự giao tiếp, phát triển các mối quan hệ và quan tâm lẫn nhau giữa các thành viên trong nhóm.

+ Hoạt động làm việc nhóm giúp chúng ta học hỏi được kiến thức của nhau, cùng chia sẻ kinh nghiệm

+ Hoạt động làm việc nhóm sẽ tăng khả năng phối hợp và tinh thần trách nhiệm

của mỗi thành viên trong nhóm.

+ Hoạt động làm việc nhóm giúp chúng ta cải thiện khả năng giao tiếp, trình bày, tự tin thể hiện trước đám đông.

-Nhược điểm:

+ Vấn đề thời gian và khoảng cách địa lí

+ Làm việc nhóm rất dễ tạo tâm lí ỷ lại dẫn đến hiện tượng trong nhóm chỉ có một số thành viên tích cực làm việc, đóng góp ý kiến còn các thành viên còn lại thì không chịu làm việc, chỉ chờ người khác làm và hưởng thành quả.

+ Cái tôi quá lớn của thành viên trong nhóm - đây là trở ngại đến hoạt động làm việc nhóm hiệu quả.

Theo em nhóm của mình thuộc hình thức nhóm trực tuyến vì nhóm của em

không gặp trực tiếp ở ngoài mà phần lớn thời gian làm việc của nhóm là giao tiếp qua các phương tiện như điện thoại, thư điện tử (Email), mạng xã hội zalo, facebook, zoom, => Có khoảng cách về mặt địa lí.

8 Theo Anh/chị trong hoạt động học tập và nghiên cứu khoa học của sinhviên, hình thức làm việc nhóm nào là hiệu quả nhất? Vì sao? Cho ví dụ.

Hình thức làm việc nhóm không chính thức là hiệu quả nhất vì các nhóm này được các sinh viên tổ chức, tự tham gia vào các nhóm, mà không có sự chấp thuận của ban quản lí để đáp ứng nhu cầu của sinh viên trong việc học tập và nghiên cứu VD: Mặc dù một nhân viên trong nhóm bán hàng và một người khác làm việc

trong bộ phận sản xuất có thể không phải là thành viên của một nhóm chính thức, nhưng họ có thể có một tình bạn tuyệt vời Mối quan hệ này cho phép nhân viên bán hàng nhận thức được lịch trình giao hàng, tăng cường nỗ lực bán hàng của anh ta Ngược lại, vì tình thân, nhân viên sản xuất có thể thích những mặt hàng do nhân viên kinh doanh bán ra làm ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất chung do đó ảnh hưởng đến kết quả hoạt động của tổ sản xuất.

9 Kỹ năng là gì? Để rèn luyện được một kỹ năng anh/chị thực hành theocác bước nào? Cho ví dụ minh họa.

“Kỹ năng là khả năng thực hiện đúng hành động, hoạt động phù hợp với những mục tiêu và điều kiện cụ thể tiến hành hoạt động ấy cho dù đó là hành động cụ thể hay hành động trí tuệ” (Trích: Từ điển Giáo dục học).

Để rèn luyện được một kỹ năng, bạn có thể thực hành theo các bước sau:

- Learn (Làm quen): tiếp cận và làm chủ được kiến thức chuyên môn và trau dồi thêm kiến thức liên ngành.

- Apply (Áp dụng): áp dụng kiến thức học được và không ngừng cải tiến vào công việc, cuộc sống hàng ngày Đây là quá trình rất quan trọng để dần biến kiến thức mới thành kỹ năng của bản thân Lúc này, bạn cũng cần tiếp thu ý kiến đóng góp, chỉnh sửa nhằm hoàn thiện các kỹ năng đến mức thuần thục.

- Master (Mài sắc): sau một thời gian áp dụng, kỹ năng mới đã dần được hoàn thiện Lúc này, bạn đã có thể thuần thục kỹ năng này, nhưng còn một vài điểm cần gọt giũa thêm để đưa kỹ năng lên đỉnh cao.

- Share (Sẻ chia): đỉnh cao nhất của việc học một kỹ năng chính là có thể chia

sẻ, hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình Bởi chỉ khi bạn hoàn toàn làm chủ kiến thức, thấu hiểu một kỹ năng, bạn mới có đủ tự tin để chia sẻ cho người khác Bạn cần đặt mục tiêu 4 giai đoạn này ngay từ đầu để có một lộ trình học tập, rèn luyện hiệu quả hơn

VD: Bạn muốn phát triển kĩ năng thuyết trình, bạn cần phải:

- Learn: Học cách xây dựng nội dung cuốn hút, cách làm chủ nói, chọn ngôn ngữ phù hợp, luyện tập ngôn ngữ hình thể và kĩ thuật dẫn dắt người nghe - Apply: Luyện tập mỗi ngày, áp dụng từng bước một như thuyết trình ở nhóm nhỏ đến nhóm lớn hơn

- Master: Sau một thời gian áp dụng, bạn đã làm nó tốt hơn rất nhiều, dần làm chủ được kĩ năng này, bạn bắt đầu chỉnh sửa những lỗi nhỏ nhất, nhằm biến nó trở thành “ đặc sản” riêng của mình với những kĩ thuật riêng , mang phong cách cá nhân - Share: Bạn tự tin chia sẻ lại, hướng dẫn lại cho người khác làm giống mình.

10 Kỹ năng làm việc nhóm là gì? Từ khái niệm, quá trình làm việc nhóm

cần trang bị những kỹ năng gì? Theo Anh/chị, kỹ năng nào là quan trọng nhất?Vì sao?

Kỹ năng làm việc nhóm là kỹ năng tương tác giữa các thành viên trong một

nhóm, là cách thức khiến nhiều người hợp sức cùng thực hiện một nhiệm vụ chung nhằm thúc đẩy hiệu quả công việc, đạt được mục tiêu Để có thể làm việc nhóm hiệu quả, mỗi thành viên trong nhóm cần có những kỹ năng nhất định để có thể thích nghi, hòa nhập tốt nhất trong môi trường làm việc nhóm Từ đó, hiệu quả công việc mới được tăng cao, tinh thần gắn kết nhóm được thắt chặt và kỹ năng làm việc nhóm không ngừng được cải thiện hơn.

Từ khái niệm kỹ năng làm việc nhóm, quá trình làm việc nhóm cần trang

bị những kỹ năng cần thiết sau: Kỹ năng giao tiếp (Giao tiếp ngoài văn bản, Lắng nghe, Giao tiếp phi ngôn ngữ); Kỹ năng tổ chức và điều hành cuộc họp; Kỹ năng thuyết phục; Kỹ năng giải quyết mâu thuẫn, xung đột; Kỹ năng lập kế hoạch và tổ chức làm việc nhóm; Kỹ năng tổ chức - phân công công việc; Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin; Kỹ năng thuyết trình; Kỹ năng ra quyết định; Kỹ năng quản lý thời gian; Kỹ năng giải quyết vấn đề.

Kĩ năng quan trọng nhất trong quá trình làm việc nhóm là kĩ năng giao

tiếp vì giao tiếp chính là chìa khóa để duy trì các mối quan hệ xung quanh, để trao đổi các ý tưởng và đôi khi cần phản biện nếu có ý kiến đối lập Khi nắm vững được kĩ năng giao tiếp rồi bạn sẽ biết cách lắng nghe, thấu hiểu cảm xúc của người nói Bạn sẽ chủ động hơn khi trò chuyện với người khác, khiến người đối diện cảm nhận được sự quan tâm, trân trọng Khi đó bạn sẽ kết nối thêm nhiều bạn bè mới, mối quan hệ của bạn sẽ rộng mở.Vị thế của bạn trong mắt mọi người cũng được nâng cao hơn Nhờ vậy quá trình làm việc nhóm của bạn sẽ trở nên dễ dàng và đạt được những công như mong đợi.

11 Anh/chị hãy trình bày quá trình hình thành và phát triển nhóm làm

việc? Là thành viên của nhóm, bạn nên làm gì để góp phần giúp nhóm vượt quagiai đoạn “Sóng gió”? Cho ví dụ minh họa.

* Quá trình hình thành và phát triển nhóm làm việc:

- Giai đoạn “Hình thành”: Tập hợp các cá nhân khác biệt giống thời kỳ khởi

đầu của quan hệ tình cảm xã hội Tâm lý thường là háo hức, kỳ vọng, nghi ngờ, lo âu, rụt rè Điều quan trọng trong giai đoạn này là phải thúc đẩy các hoạt động giao tiếp để làm quen giữa các thành viên và các thành viên cũng cần phải thử vai trò lãnh đạo của Trưởng nhóm.

- Giai đoạn “Sóng gió”: Công việc bắt đầu được triển khai một cách chậm

chạp, đầy trắc trở, không khí làm việc trong nhóm trở nên căng thẳng, chất lượng công việc không cao Sự khác biệt về cá tính, cách làm việc, khả năng nhìn nhận vấn đề sẽ dẫn đến những mâu thuẫn, thậm chí là xung đột giữa các thành viên, làm gia tăng nguy cơ đổ vỡ nhóm làm việc Khi mức độ không hài lòng đồng hành cùng cảm giác bất mãn, thay vì tập trung lại và hướng tới mục tiêu chung, họ dành sức mạnh để phòng thủ và sẵn sang chĩa vào nhau Trong giai đoạn này, điều quan trọng là phải khuyến khích các thành viên tham gia để giải tỏa mâu thuẫn và sự khác biệt để họ cùng nhau thiết lập các nguyên tắc và cách thức làm việc Các cá nhân có hành vi “không phù hợp” phải bị đào thải.

- Giai đoạn “Chuẩn hóa”: Các mâu thuẫn và vấn đề đang tồn tại được dàn xếp và giải quyết Các quan hệ đi vào ổn định Các chuẩn mực được hình thành và hoàn thiện Các thành viên trong nhóm quen dần và điều hòa những khác biệt giữa họ Sự xung đột về tính cách giảm dần và tính thích hợp tăng lên Quan hệ bạn bè, đồng đội thực sự hình thành trong giai đoạn này Sự chân thành, tin tưởng và gắn bó trở nên rõ nét Các trật tự được thiết lập.

- Giai đoạn “Thể hiện”: Đây là giai đoạn phát triển cao nhất của làm việc theo nhóm - giải đoạn hợp tác để thực hiện các mục tiêu của nhóm Cảm giác tin tưởng, hòa nhập, gắn kết mạnh mẽ Sự háo hức thể hiện rõ Mức độ cam kết về công việc cao Họ đối mặt để giải quyết các vấn đề một cách chín chắn và tích cực vì lợi ích chung Cảm giác trưởng thành thực thụ ở tất cả các thành viên của nhóm - Giai đoạn “Kết thúc”: Từ đánh giá tổng thể đến chi tiết các nhiệm vụ đã thực

hiện, đối chiếu với mục tiêu xác định ban đầu xem đã hoàn thành hay chưa Việc kết thúc dự án cũng đưa làm việc theo nhóm bước vào giai đoạn này.

* Là thành viên của nhóm để góp phần giúp nhóm vượt qua giai đoạn

+ Tìm được điểm tương đồng của mình với các thành viên còn lại + Thể hiện sự quan tâm đến quan điểm của các thành viên trong nhóm + Trang bị kĩ năng giao tiếp tốt

+ Làm việc vì mọi người và vì tập thể

=> Từ đó khuyến khích các thành viên hợp sức làm việc để vượt qua những trở ngại, chấp nhận sự khác biệt cá nhân và cùng nhau loại bỏ những mâu thuẫn vì một nhiệm vụ và mục tiêu chung của nhóm

VD: Trong một nhóm làm việc nếu nhóm trưởng chưa xác định được rõ cách

thức hoạt động của nhóm thì mọi người trong nhóm sẽ có thể cảm thấy bị choáng ngợp bởi khối lượng công việc mà nhóm trưởng đặt ra Là một thành viên trong nhóm em sẽ nói chuyện riêng với nhóm trưởng và đưa ra những ý kiến của mình một cách khéo léo để cho nhóm trưởng hiểu được các thành viên còn lại trong nhóm.

12 Theo anh/chị, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giaiđoạn nào là khó khăn nhất? Để vượt qua giai đoạn khó khăn này, Anh/chị cầnsử dụng những kỹ năng nào?

* Theo em, trong các giai đoạn hình thành và phát triển nhóm, giai đoạn “sóng gió” là khó khăn nhất Tuy trong giai đoạn này các thành viên trong nhóm đã bắt đầu làm quen với những việc làm cùng nhau, có sự cởi mở và thể hiện quan điểm của mình Tuy nhiên, thời gian chưa đủ để họ tin tưởng và đồng cảm với các cộng sự, những người làm việc chung với mình Mặt khác, trong giai đoạn này ai cũng muốn

thể hiện “Cái tôi” vốn có, nhằm khẳng định giá trị của bản thân trong nhóm Nếu quan điểm trái ngược nhau rất dễ nảy sinh mâu thuẫn, tranh luận, tranh cãi, có thể gây mất đoàn kết

*Để vượt qua giai đoạn khó khăn này ta cần phải sử dụng kĩ năng:

+ Kĩ năng giao tiếp + Kĩ năng lắng nghe + Kĩ năng thấu hiếu

13 Nếu là trưởng nhóm, anh/chị sẽ làm gì và áp dụng những kỹ năng nàođể nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hình thành và phát triển?

*Nếu là trưởng nhóm, em sẽ: - Đối với giai đoạn “hình thành”:

+ Giúp các thành viên nắm rõ mục đích của nhóm và xác lập mục tiêu cụ thể + Thống nhất các quy tắc chung đảm bảo hoạt động nhóm

+ Quan sát, đánh giá các thành viên và có sự phân công nhiệm vụ phù hợp Phân tích nhân sự, giao việc và xác định mức độ cân bằng.

- Đối với giai đoạn “sóng gió”:

+ Đảm bảo mọi người mọi người lắng nghe nhau, hiểu quan điểm của nhau và tôn trọng sự khác biệt của nhau Tất cả đều mang lại một quan điểm độc đáo cho dự án và tất cả sẽ có ý tưởng để chia sẻ

+ Tạo điều kiện cho các cuộc trao đổi trong các cuộc họp nhóm để giữ cho nhóm đi đúng hướng

- Đối với giai đoạn “chuẩn hóa”:

+ Gia tăng quan hệ, tính thân mật, gần gũi với các thành viên trong nhóm - Đối với giai đoạn “thể hiện”:

+ Giao phó nhiều nhiệm vụ nhất cho các thành viên nhóm + Tập trung vào việc phát triển các thành viên trong đội ngũ

+ Duy trì mối quan hệ đó giữa các thành viên, giữ vững tinh thần làm việc chung và khuyến khích sự sáng tạo

- Đối với giai đoạn “kết thúc”:

+ Tổng kết, cùng nhau chỉ ra những việc nhóm đã làm tốt, cần phát huy và tránh lặp lại những lỗi sai để hoàn thiện hơn trong những lần làm việc tiếp theo.

*Áp dụng kĩ năng để nhóm có thể hoạt động tốt trong mỗi giai đoạn hìnhthành và phát triển:

- Giai đoạn “Hình thành” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe, kĩ năng phản biện,kĩ năng thuyết phục

- Giai đoạn “Sóng gió” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe

- Giai đoạn “ Chuẩn hóa” : kĩ năng giao tiếp, kỹ năng đưa ra quyết định - Giai đoạn “Thể hiện” : kĩ năng truyền cảm hứng làm việc, kĩ năng trình bày - Giai đoạn “Kết thúc” : kĩ năng giao tiếp, kĩ năng lắng nghe

14 Anh/chị trình bày khái niệm Chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thựchiện - Kiểm tra - Hành động)? Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới? Vận dụngChu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm.

* PDCA hay Chu trình PDCA (Lập kế hoạch Thực hiện Kiểm tra

-Hành động) là chu trình cải tiến liên tục được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950 Lúc đầu, ông gọi là “Chu trình Shewart” để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30 Tuy nhiên, người Nhật lại quen gọi nó là “Chu trình Deming” hay “Vòng tròn Deming”.

*Phân biệt giữa cải tiến và đổi mới:

Tiêu chíCải tiếnĐổi mới

Thời gianTăng dần và liên tụcNgắt quãng, đột phá

Cách thứcDuy trì và cải tiếnPhá bỏ và xây mớiTính chấtKỹ thuật hiện tạiKỹ thuật mới

Hiệu quảDài hạn, không đột ngộtNgắn hạn,tác động ngay

*Vận dụng chu trình PDCA vào tiến trình làm việc nhóm như sau:

- Xác định mục tiêu; - Hình thành nhóm;