tiểu luận môn quản trị hành chánh văn phòng

tài liệu cung cấp đầy đủ nội dung cơ bản về cách soạn thảo văn bản, giấy mời, lập bảng dự toán, bảng quyết toán, các thông số mẫu, sơ lược khát quát về công ty. Mô phỏng các cuộc họp, cách dự trù chi phí, và xử lí tình huống

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

TIỂU LUẬN:

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRÌNH ĐỘ: ĐẠI HỌC

Tháng 4 năm 2024

TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐỒNG THÁP

TIỂU LUẬN CUỐI KỲ

MÔN HỌC: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH

TRÌNH ĐỘ: ĐẠI HỌC

Hướng dẫn: Ths Nguyễn Thanh Dân

Sinh viên thực hiện: 1 Trần Thị Bích Trâm_0022413979 ĐHQTKD22B

NỘI DUNG TÌNH HUỐNG CUỐI KỲ

Khi anh/chị nhận văn bản trên hệ thống quản lý văn bản điều hành có nội dung kế hoạch chuẩn bị hội nghị tổng kết năm 2023, trong đó ngoài thành phần nội bộ còn có khách mời là lãnh đạo UBND Tỉnh, lãnh đạo Sở công thương và lãnh đạo Tổng công (cấp trên) trong kế hoạch không ghi ngày giờ mà chỉ ghi trong tháng 4/2024 Chánh văn phòng bút phê "Chuyền chị Thắm triển khai, có khó khăn báo cáo lại Chánh văn phòng" ? Theo chức năng nhiệm vụ được phân công thì, anh/chị thực hiện trình tự như thế nào?

1 Thông tin thêm:

1.1 Đoàn công tác Tổng công ty gồm 10 người (kể cả 02 lái xe), đến từ chiều hôm trước và về vào chiều ngày diễn ra hội nghị;

1.2 Đoàn công tác UBND tỉnh gồm 03 người (kể cả lái xe);

1.3 Đoàn công tác Sở Công thương gồm 03 người (kể cả lái xe);

1.4 Đơn giá phòng nghỉ cho 02 người là 1.050.000 đồng/phòng/đêm, mỗi phòng là 02 người ở;

1.5 Đơn giá mỗi phần ăn là 450.000 đồng/người/bửa ăn, đoàn cán bộ công ty mình tiếp đoàn Tổng công ty là 10 người (kể cả lái xe)

1.6 Đơn giá mỗi phần ăn là 550.000 đồng/người/bửa ăn cho bửa tiệc sau hội nghị tổng kết, tổng số đại biểu, phục vụ, lái xe công ty tham dự hội nghị là 75 người;

1.7 Chi phí khánh tiết, hậu cần, văn phòng phẩm là 5.500.000 đồng;

1.8 Quà cho đoàn Tổng công ty, UBND tỉnh và Sở Công thương 1.200.0000 đồng/phần/người (kể cả lái xe);

1.9 Đơn giá nêu trên chưa bao gồm thuế giá trị gia tăng với thuế suất là 8%; chi phí dự phòng là 5%; giá trị quyết toán luôn thấp hơn giá trị dự toán

2 Câu hỏi giải quyết tính huống:

Bước 1: Đóng vai trò là phòng kế hoạch công ty anh/chị soạn kế hoạch phân công chuẩn bị hội nghị tổng kết?

Bước 2 Soạn thông báo của văn phòng phân công CBCNV chuẩn bị cho hội nghị tổng kết;

Bước 3: Soạn công văn mời lãnh đạo UBND Tỉnh Bước 4: Soạn công văn mời lãnh đạo Sở công thương Bước 5: Soạn công văn mời lãnh đạo Tổng công (cấp trên) Bước 6: Soạn giấy mời mội bộ

Bước 7: Lập bảng dự toán chi phí (ngày trước ngày diễn ra HN 1-2 ngày)

Bước 8: Lập bảng quyết toán sau khi kết thúc (ghi ngày sau ngày diễn ra HN 1-2 ngày

3 Quy định chung làm bài:

Tiểu luận khoảng 10-15, trên khổ giấy A4 Nội dung chính của tiểu luận phải được trình bày theo quy định sau:

- Kiểu chữ Times New Roman, cỡ chữ 13-14 - Khoảng cách giữa các dòng là 1,5 lines

- Canh lề trái 3,5 cm, lề phải 2 cm, lề trên 2 cm, lề dưới 2 cm

- Đánh số trang ở giữa của lề trên; các trang nội dung đánh số Ả rập 1, 2, 3… ; tiêu đề mỗi văn bản phải năm trên trang mới; các trang tựa, mục lục trước trang nội dung chính (bài làm) đánh số La mã chữ thường i, ii, iii, iv, v… ;

* Ghi chú:

- Các sinh viên làm bài cá nhân hoặc nhóm, mỗi nhóm tối đã không quá 5 sinh viên, trừ trường hợp đặc biệt có sự đồng ý của Giảng viên;

- Bài làm xong sinh viên gửi qua Email theo địa chỉ:

sinhviendhdt2023@gmail.com

BÀI LÀM 6

I KHÁI QUÁT CÔNG TY 6

II SƠ LƯỢC VỀ KẾT QUẢ SẢN XUẤT KINH DOANH: 7

III GIẢI QUYẾT TÌNH HUỐNG: 7

Tổ chức Hội nghị Tổng kết Năm 2023 8

Phân công tổ chức phục vụ hội nghị tổng kết sản xuất kinh doanhnăm 2023 10

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp 13

Kính gửi: Sở công thương Đồng Tháp 14

Kính gửi: Lãnh đạo Tổng công ty Cổ phần Thương mại Dầu khíĐồng Tháp 15

Toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng 16

Phê duyệt dự toán chi phí tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023 17

Phê duyệt quyết toán chi phí tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023 19

BÀI LÀM I.KHÁIQUÁTCÔNGTY

- Tên công ty: Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng - Ngành nghề kinh doanh: Cung cấp xăng dầu

- Địa chỉ: Số 97, Nguyễn Trãi, Phường 2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Ban Giám Soát

P Tổ chức P Kế toán-Tài chính P Đầu tư-Xây dựng hoạch-P Kế

II.SƠLƯỢCVỀKẾTQUẢSẢNXUẤTKINH DOANH:

- Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần - Vốn điều lệ: 40 tỷ đồng

- Lợi nhuận năm 2023: 15 tỷ đồng

III.GIẢIQUYẾTTÌNHHUỐNG:

Bước 1: Đóng vai trò là phòng kế hoạch công ty anh/chị soạn kế hoạch phân công chuẩn bị hội nghị tổng kết?

Bước 2 Soạn thông báo của văn phòng phân công CBCNV chuẩn bị cho hội nghị tổng kết;

Bước 3: Soạn công văn mời lãnh đạo UBND Tỉnh Bước 4: Soạn công văn mời lãnh đạo Sở công thương Bước 5: Soạn công văn mời lãnh đạo Tổng công (cấp trên) Bước 6: Soạn giấy mời mội bộ

Bước 7: Lập bảng dự toán chi phí (ngày trước ngày diễn ra HN 1-2 ngày) Bước 8: Lập bảng quyết toán sau khi kết thúc (ghi ngày sau ngày diễn ra HN 1-2 ngày

TỔNG CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI DẦU KHÍ ĐỒNG

THÁP

CÔNG TY CỔ PHẦN CUNG CẤP NHIÊN LIỆU GIA HƯNG

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Căn cứ vào thông báo số: 100/QĐ-NLGH ngày 01 tháng 04 năm 2024 của Chánh văn phòng công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng;

Căn cứ các Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các nghị quyết của Hội đồng quản trị và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2023 và triển khai nhiệm vụ 2024 như sau:

A MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Căn cứ Nghị quyết của Tỉnh uỷ, chương trình hành động của UBND Tỉnh và mục tiêu, nhiệm vụ thực hiện SXKD năm 2023 của Tổng công ty giao Nhằm đánh giá, làm rõ những kết quả thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ năm 2023, triển khai nhiệm vụ thực hiện kế hoạch năm 2024 của công ty Cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng

- Phân tích làm rõ những thuận lợi, khó khăn vướng mắc trong qúa trình thực hiện nhiệm vụ kế hoạch được giao Từ đó đưa ra kiến nghị , đề xuất để UBND Tỉnh, Sở công thương xem xet, chỉ đạo

- Tập trung thảo luận, đề xuất một số giải pháp nhằm triển khai tốt Chương trình, kế hoạch, đề án của ngành thực hiện Nghị quyết Hội nghị Đảng bộ lần thứ V

- Tuyên dương, khen thưởng cấp Sở cho các tập thể, cá nhân có thành tích xuất sắc trong phong trào thi đua năm 2023 và phát động, ký kết giao ước thi đua năm 2024

B NỘI DUNG, KẾ HOẠCH TỔ CHỨC HỘI NGHỊ Thời gian, địa điểm và thành phần tham gia Hội nghị 1 Thời gian

Dự kiến 1 buổi vào lúc: 08 giờ 00 phút, ngày thứ Hai – 08/4/2024

2 Địa điểm:

- Tại hội trường A1 (lầu 5), Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng Số 97, Nguyễn Trãi, P2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp

3 Thành phàn tham dự: Hội nghị dự kiến 100 đại biểu khách mời gồm:

- Đặt trước và tổ chức vệ sinh địa điểm hội nghị, phòng hội nghị

- Kiểm tra hệ thống, trang thiết bị phụ vụ cho công tác hội họp (đèn, quạt, điện, nước suối, khăn giấy, khăn trải bàn, )

- Chuẩn bị các dụng cụ cần thiết cho phòng họp (Máy chiếu, TV, Micro, )

- Soạn thư mời và trình duyệt

- Bảng tên - bộ phận - chức vụ cho khách mời

Căn cứ vào thông báo số: 05 /NLGH-HĐQT.B ngày 01 tháng 4 năm 2024 của Chánh văn phòng Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng;

Căn cứ các Nghị quyết Đại hội đồng cổ đông, các nghị quyết của Hội đồng quản trị và tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty năm 2023 và triển khai nhiệm vụ 2024

Nay văn phòng Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng phân công các đơn vị triển khai thực hiện nhiệm vụ sau:

Thông tin về thành phần tham dự:

Đoàn khách mời tham dự hội nghị tổng kết năm 2023 của Công ty cổ

phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng có 60 người tham dự: (Đính kèm danh sách)

- Đoàn công tác Tổng công ty gồm 10 người (kể cả 02 lái xe), - Đoàn công tác UBND tỉnh gồm 03 người (kể cả lái xe);

- Đoàn công tác Sở Công thương gồm 03 người (kể cả lái xe); - Đại biểu, phục vụ, lái xe công ty tham dự hội nghị là 75 người;

1 Soạn và gửi thư mời:

- Bà Nguyễn Thị Như Thường ( Thư ký) soạn thảo ba công văn mời lãnh đạo UBND Tỉnh, lãnh đạo Sở Công thương, lãnh đạo

Tổng công ty cổ phần Thương mại Dầu khí Tỉnh Đồng Tháp và một thư mời nội bộ

2 Các thành phần tiếp đoàn như sau:

- Bà Nguyễn Thị Vỹ Hân ( Trưởng phòng Ban tổ chức) phối hợp cùng Bà Nguyễn Thị Như Thường ( Thư ký) và Ông Huỳnh Trung Tín ( Phó Giám đốc) triển khai thực hiện chương trình tiếp đón lãnh đạo lãnh đạo UBND Tỉnh, lãnh đạo Sở công thương;

- Bà Trần Thị Bích Trâm (Chánh văn phòng) đặt phòng nghỉ, đặt ăn cho đoàn lãnh đạo Tổng công ty;

- Thành phần tiếp khách:

- Ông Từ Hoàng Tuấn ( Giám đốc)

3 Lịch trình chương trình và phân công:

- Chủ trì cuộc họp: Ông Từ Hoàng Tuấn ( Giam đốc công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng)

- Bà Nguyễn Thị Như Thường (Thư ký) liên hệ UBND tỉnh để xác định ngày tổ chức hội nghị;

- Phòng Kế toán - Tài chính, Phòng Đầu tư -Xây dựng, Phòng Kinh doanh chuẩn bị hội trường khánh tiết, chuẩn bị nước suối đặt sẳn trên bàn của khách dự, chuẩn bị âm thanh, ánh sáng và đặt hoa gửi tặng thay lời cảm ơn đến các lãnh đạo đến tham dự hội nghị

- Bà Nguyễn Thị Vỹ Hân ( Trưởng phòng Ban tổ chức) chuẩn bị mua quà lưu niệm gửi tặng các lãnh đạo tham dự hội nghị, các phần thưởng cho cán bộ công nhân viên có tên trong danh sách khen thưởng cuối năm của công ty và phát thưởng

- Ông Huỳnh Trung Tín lái xe đến đón lãnh đạo tiếp Sở công thương, lãnh đạo UBND Tỉnh, Tổng công ty (4 chiếc) Và xe đưa đi dùng bữa trưa sau khi tan hội nghị

- Bà Trần Thị Bích Trâm (Chánh văn phòng) đặt tiệc liên hoan sau hội nghị; lập dự toán, quyết toán chi phí

Nơi nhận:

- Các Phó Giám đốc (để biết);

- VP, KH, KD, TC, KT, TCNS (để c/b tiếp

GIÁM ĐỐC

đoàn);

- Lưu: VT, VP NTD.

Từ Hoàng Tuấn

Kính gửi: Ủy ban nhân dân tỉnh Đồng Tháp

Nhằm đánh giá kết quả hoạt động SXKD năm 2023 và triển khai nhiệm vụ năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng trân trọng kính mời lãnh đạo UBND tỉnh Đồng Tháp đến dự hội nghị tổng kết, với thời gian và địa điểm như sau:

- Thời gian: 01 buổi, bắt đầu lúc 08 giờ 00’, ngày 08 tháng 4 năm 2024

(Thứ hai);

- Địa điểm: Tại hội trường A1 (lầu 5), Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng Số 97, Nguyễn Trãi, P2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp;

- Chủ trì hội nghị: Ông Từ Hoàng Tuấn (Giám đốc công ty);

Để hội nghị thêm phần long trọng và thành công tốt đẹp kính đề nghị UBND tỉnh Đồng Tháp sắp xếp thời gian đến dự và chỉ đạo hội nghị

Để thuận tiện cho việc tiếp đón được chu đáo rất mong nhận được phản hồi từ quý lãnh đạo qua số điện thoại: 0706689388 (Bà Trần Thị Bích Trâm

Kính gửi: Sở công thương Đồng Tháp

Nhằm đánh giá kết quả hoạt động SXKD năm 2023 và triển khai nhiệm vụ năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng trân trọng kính mời lãnh đạo Sở công thương đến dự hội nghị tổng kết, với thời gian và địa điểm như sau:

- Thời gian: 01 buổi, bắt đầu lúc 08 giờ 00’, ngày 08 tháng 4 năm 2024

(Thứ hai);

- Địa điểm: Tại hội trường A1 (lầu 5), Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng Số 97, Nguyễn Trãi, P2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp;

- Chủ trì hội nghị: Ông Từ Hoàng Tuấn ( Giám đốc Cty);

Để hội nghị thêm phần long trọng và thành công tốt đẹp kính đề nghị Sở công thương sắp xếp thời gian đến dự và chỉ đạo hội nghị

Để thuận tiện cho việc tiếp đón được chu đáo rất mong nhận được phản hồi từ quý lãnh đạo qua số điện thoại: 0706689388 (Bà Trần Thị Bích Trâm

Nhằm đánh giá kết quả SXKD năm 2023 và triển khai nhiệm vụ năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng trân trọng kính mời lãnh đạo Tổng công ty đến dự hội nghị tổng kết, với thời gian và địa điểm như sau:

- Thời gian: 01 buổi, bắt đầu lúc 08 giờ 00’, ngày 08 tháng 4 năm 2024

(Thứ hai);

- Địa điểm: Tại hội trường A1 (lầu 5), Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng Số 97, Nguyễn Trãi, P2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp;

- Chủ trì hội nghị: Ông Từ Hoàng Tuấn ( Giám đốc cty)

Rất mong sự có mặt của lãnh đạo Tổng công ty để hội nghị diễn ra

Toàn thể cán bộ công nhân viên Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng

Nhằm đánh giá tổng kết quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh và khen thưởng các cá nhân hoạt động tốt trong năm 2023 và triển khai nhiệm vụ năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng trân trọng kính mời: Toàn thể cán bộ công nhân viên công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng đến tham dự hội nghị tổng kết, với thời gian và địa điểm như sau:

- Thời gian: Vào lúc: 08 giờ 00 phút, ngày 08 tháng 4 năm 2023 (Thứ hai);

- Địa điểm: Tại hội trường A1 (lầu 5), Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng Số 97, Nguyễn Trãi, P2, Thành phố Cao Lãnh, tỉnh Đồng Tháp;

- Chủ trì: Ông Từ Hoàng Tuấn ( Giám đốc cty) - Trang phục dự hội nghị:

+ Nam: Quần tây xanh đen, áo sơ mi tay dài, thắt caravat, đi giày tây + Nữ: Mặc áo dài truyền thống, đi giày cao gót

Rất hân hạnh được đón tiếp./

Phê duyệt dự toán chi phí tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023

Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng

Theo kế hoạch ngày 01 tháng 4 năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023 Văn phòng Công ty kính trình Giám đốc phê duyệt Bảng dự toán chi phí tổ chức hội nghị với số tiền như sau:

STT Hạng mục chi phí ĐVT SL Đơn giá Thành tiền

4 Khánh tiết, hậu cần lượt 1 5.500.000 5.500.000 5 Quà lưu niệm phần 16 1.200.000 19.200.000

Chín mươi ba triệu, chín trăm hai mươi ba nghìn, năm trăm năm mươi đồng

Kính trình Giám đốc xem xét chấp thuận

Kèm theo:

- KH số 05 / NLVN-HĐQT.B – ngày 01/4/2024

Phê duyệt quyết toán chi phí tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023

Kính gửi: Giám đốc Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng

Theo kế hoạch ngày 01 tháng 4 năm 2024 Công ty cổ phần cung cấp nhiên liệu Gia Hưng đã tổ chức hội nghị tổng kết SXKD năm 2023 Văn phòng Công ty kính trình Giám đốc phê duyệt Bảng quyết toán chi phí tổ chức hội nghị với số tiền như sau:

Bằng chữ Tám mươi chín triệu, bốn trăm năm mươi mốt nghìn đồng

Kính trình Giám đốc xem xét chấp thuận

Kèm theo:

- KH số 05 / NLVN-HĐQT.B – ngày 01/4/2024

Phê duyệt của lãnh đạo