Quản trị mua hàng Quy trình thu mua gừng tươi

Quy trình thu mua gừng tươi Các yêu cầu pháp lý đối với củ gừng nhập khẩuQuy trình mua hàng của công ty? Phần mềm quản lý công ty đang sử dụng? Xác định yêu cầu đối với gừng tươi và tìm kiếm nhà cung cấp

QUY TRÌNH THU MUA GỪNG TƯƠI CÔNG TY TNHH RICH MOONa) Giới thiệu sơ bộ về công ty và lĩnh vực hoạt động

❖ Giới thiệu tổng quan

Công ty TNHH Rich Moon được tọa lạc tại địa chỉ 261 Lê Đình Cẩn, Khu phố 6, Phường Tân Tạo, Quận Bình Tân, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.

Công ty được thành lập vào 24/09/2014 , kinh doanh cung cấp các mặt hàng nông sản cho thị trường quốc tế và nội địa Thế mạnh của công ty là chuyên về mảng xuất khẩu các mặt hàng nông sản Việt Nam sang thị trường quốc tế.

Hình: Trang web của Công ty TNHH Rich Moon.

Công ty TNHH Rich Moon là công ty thương mại kinh doanh với số lượng lên đến 1000 sản phẩm phục vụ nhu cầu thực phẩm tiêu dùng, chăn nuôi, trang trí, sản xuất Trong số 1000 sản phẩm thì có một số sản phẩm xuất khẩu chủ lực như dầu động thực vật, gừng, nang mực, vỏ ốc, với kinh nghiệm lâu năm và sự ổn định với nhà cung cấp, do đó công ty luôn mang đến giá cả cạnh tranh và chất lượng sản phẩm làm hài lòng khách hàng.

❖ Lĩnh vực hoạt động và định hướng phát triển của công ty

Công ty TNHH Rich Moon hoạt động xuất khẩu nông sản Việt sang thị trường quốc tế, công ty thực hiện dựa trên yêu cầu của khách hàng và khả năng cung ứng của nhà cung cấp mang lại chất lượng với giá cả tốt làm hài lòng khách hàng Công ty hoạt động mạnh mẽ trên sàn thương mại Alibaba, cung cấp các loại trái cây, gia vị, dầu động thực vật, sản phẩm thủ công mỹ nghệ,…

Công ty đẩy mạnh kế hoạch phát triển thương mại với xuất khẩu quốc tế và đang lấn sang lĩnh vực nội địa, nên trong thời gian tới đây công ty TNHH Rich Moon có mong muốn thương mại quốc tế lẫn nội địa Mang chất lượng hàng hoá đạt chuẩn quốc tế với giá cả ưu đãi cho thị trường nội địa Cùng với đó là mang sự chất lượng với giá cả cạnh tranh của sản phẩm người nông dân Việt ra thị trường quốc tế, giúp đỡ về đời sống kinh tế cho người nông dân cũng như quảng bá sản phẩm nước nhà cho bạn bè quốc tế.

b) Sản phẩm, NVL cần mua là gì?Đặc tính về củ gừng

Gừng là loài thực vật phổ biến và phần củ của gừng thường được dùng để làm gia vị và thuốc chữa trị Củ gừng to bề ngoài có màu nâu nhạt, trên củ còn có các lằn ngang rõ ràng, bên trong màu vàng Phần củ có mùi thơm đặc trưng, vị cay, đặc tính nóng.

Hình 2: Cây và củ gừng.

Các yêu cầu pháp lý đối với củ gừng nhập khẩu vào Bangladesh_ Quy định về các chất ô nhiễm

Độc tố nấm mốc: Các loại nấm mốc sinh ra các loại khí độc gây hại cho người tiêu

dùng, phổ biến là Aflatoxins và Ochratoxin A (Bộ Thương Mại, 2016).

Nhiễm khuẩn: Củ gừng tươi không được bị nhiễm khuẩn, chứa các sinh vật gây hại

cũng sẽ bị từ chối nhập sản phẩm vào thị trường (Bộ Thương Mại, 2016).

Quy định về giấy chứng nhận

Dựa vào luật nhập khẩu của Bangladesh đối với thị trường xuất khẩu nông sản cụ thể là củ gừng vào Bangladesh thì không có ưu đãi về thuế quan, ngoài ra thì thị trường này còn yêu cầu một số chứng thư xác nhận kiểm dịch như:

Chứng nhận chiếu xạ: Cần chỉ ra mức độ có chất phóng xạ CS - 137 của sản phẩm

trong mỗi kilôgam hàng hoá được vận chuyển nhằm xác định được thực phẩm có mức phóng xạ trong mức cho phép được tiêu thụ Cơ quan, người có thẩm quyền của nước xuất khẩu sẽ thẩm định (Tanvir Mahmud, 2022).

Giấy chứng nhận y tế: Cần chứng nhận được phù hợp cho người tiêu dùng, an toàn

thực phẩm, chất lượng, sức khỏe cộng đồng, được cung cấp bởi phòng thí nghiệm có thẩm quyền của nước xuất khẩu (Tanvir Mahmud, 2022).

Giấy chứng nhận nguồn gốc: Xác định được quốc gia của sản phẩm được nhập

khẩu vào Bangladesh Được xác nhận bởi cơ quan có thẩm quyền hay hiệp hội có liên quan đến sản phẩm (Tanvir Mahmud, 2022).

Giấy chứng nhận kiểm dịch thực vật: Nhằm xác định hàng hoá không có các mối

nguy hại và phù hợp với yêu cầu kiểm dịch của nước nhập khẩu (Tanvir Mahmud, 2022).

_ Yêu cầu chất lượng (do công ty yêu cầu)

Vệ sinh: Gừng tươi phải được rửa sạch lớp đất cát, hong khô gừng, củ nguyên vẹn,

rắn chắc Củ gừng phải lớn đạt đến độ có khả năng chịu được khi vận chuyển, khiêng vác để hạn chế tình trạng gãy Không gặp phải cái vấn đề như thối rữa, không bị ẩm, không có mùi lạ, không bị quá trầy.

Kích thước: Từ 150 gam trở lên đối với củ gừng, loại gừng to và cho phép sai số

+/-5% Củ to nhất và nặng nhất không được nặng gấp đôi củ nhỏ nhất

Đóng gói: Vào bao bì thông thoáng, bao bì mới, vệ sinh sạch sẽ, bao bì đồng nhất.

Có tem nhãn, in mực không gây độc hại

c) Quy trình mua hàng của công ty? Phần mềm quản lý công ty đang sử dụng?(nếu có)

Hình: Quy trình thu mua gừng tươi.

Bước 1: Tiếp nhận đơn đặt hàng

Nhân viên kinh doanh sẽ gửi yêu cầu đến bộ phận thu mua Gồm tên sản phẩm, công dụng, số lượng đó là các yêu cầu cơ bản Bên cạnh đó nếu có thêm bất cứ thông tin nào

liên quan đến đặc thù sản phẩm mà khách hàng yêu cầu thì nhân viên kinh doanh cũng sẽ đính kèm thêm.

Bước 2: Xác định yêu cầu đối với gừng tươi và tìm kiếm nhà cung cấp

Dựa trên thông tin mà nhân viên kinh doanh thông báo bằng tin nhắn cho bộ phận thu mua về yêu cầu của khách hàng về mặt hàng gừng tươi xuất khẩu sang Bangladesh Bộ phận thu mua có trách nhiệm tìm nguồn hàng dựa trên cách tiêu chí mà khách hàng mong muốn có một số yêu cầu về chất lượng như củ gừng được rửa sạch hong khô Sau đó nhân viên thu mua sẽ tổng hợp lại thông tin và bắt đầu liên hệ nhà cung cấp.

Có thể tìm trong danh sách các nhà cung cấp gừng đã từng làm việc hoặc tham gia vào các hội nhóm trên Facebook và Zalo nhằm tìm ra nhà cung cấp tiềm năng Đăng bài viết và liên hệ cho từng nhà cung cấp có sẵn hoặc các thông tin liên lạc nhà cung cấp để lại trong khi đăng bài viết tìm nhà cung cấp ở trên các hội nhóm mạng xã hội Sau đó nhân viên thu mua sẽ tổng hợp lại thông tin và đưa ra tiêu chí tìm nhà cung cấp.

Bước 3: Xác định và lựa chọn đánh giá nhà cung cấp

Sau khi đã xác nhận về yêu cầu gừng tươi mà nhân viên kinh doanh cung cấp thì tiếp đến là bước xác định và lựa chọn đánh giá nhà cung cấp Trong bước 2 này sẽ gồm quy trình xác định và lựa chọn đánh giá nhà cung cấp Tìm ra nhà cung cấp phù hợp với công ty và đơn hàng của khách hàng Quy trình đánh giá này gồm lần sàng lọc đầu vào giữ lại các nhà cung cấp tiềm năng và báo cáo trưởng phòng xem xét chọn lựa nhà cung cấp.

Hình: Sơ đồ chọn lựa nhà cung cấp.

Bước 4: Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp được chọn

Trưởng bộ phận thu mua sẽ tiến hành liên lạc, trao đổi thông tin thêm với nhà cung cấp dựa trên những thông tin mà nhân viên thu mua đã báo cáo Sau khi hoàn tất đàm phán về hợp đồng, giá cả, thống nhất về số lượng, thời gian giao hàng, quy cách, bao bì, hao hụt, chất lượng, thông tin cá nhân của nhà cung cấp và điều khoản thanh toán, nhân viên thu mua tiến hành soạn hợp đồng mua bán mặt hàng gừng tươi.

Sau khi soạn xong hợp đồng dựa trên các tiêu chí đã trao đổi thì sẽ gửi cho nhà cung cấp xem lại nội dung và điều khoản, nhà cung cấp đồng ý với nội dung hợp đồng thì sẽ gửi trình cho trưởng bộ phận thu mua ký tên xác nhận.

Bước 5: Lên kế hoạch lập đơn mua hàng và tiến hành đặt cọc

Sau khi đã thực hiện việc lên hợp đồng dựa trên nhu cầu và gửi cho nhà cung cấp xem xét lại các yêu cầu điều khoản đã được thỏa thuận và nêu trên hợp đồng, để nhà cung cấp phê duyệt Sau đó sẽ lập phiếu yêu cầu mua hàng (PR) dựa trên số lượng và chất lượng cùng giá tiền đã được nêu trong bản hợp đồng để gửi cho phòng kế toán phê duyệt và trình cho giám đốc/phó giám đốc duyệt, sau đó kế toán sẽ phát hàng đơn đặt hàng (PO), từ đó nhân viên thu mua sẽ dùng đơn đặt hàng (PO) gửi cho nhà cung cấp nhằm xác nhận đặt hàng và nhà cung cấp sẽ chuẩn bị hàng hoá.

Hình: Phiếu yêu cầu mua hàng.

Cùng với đó là tiến hành làm đơn đề nghị thanh toán để đặt cọc giữ hàng theo điều khoản hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp đã thoả thuận là cọc 20% số tiền hàng Lúc này nhân viên thu mua sẽ tiến hành làm đơn đề nghị thanh toán gửi cho trưởng phòng thu mua và bộ phận kế toán Nội dung cụ thể chi tiết kèm theo hợp đồng giữa công ty và nhà cung cấp Sau đó bộ phận kế toán sẽ xem xét, xác nhận và trình lên cho giám đốc/phó giám đốc phê xét duyệt Nhân viên thu mua sẽ tiến hành liên hệ lại với nhà cung cấp về việc xác nhận đơn đặt hàng và chờ phản hồi về tiền đặt cọc vào tài khoản nhà cung cấp.

Phần còn lại sẽ được thanh toán toàn bộ sau khi đóng hàng xong để hàng được vận chuyển ra cảng xuất.

Hình 19: Mẫu đơn đề nghị thanh toán.

(Nguồn:Bộ phận thu mua - Công ty TNHH Rich Moon, 2023)

Bước 6: Kiểm soát tiến độ, kiểm tra chất lượng đóng hàng gừng, Bàn giao hàng hóa

Sau khi phát hành đơn đặt hàng và thanh toán tiền đặt cọc thì nhân viên thu mua sẽ liên hệ với bộ phận kế toán để đặt vé máy bay và chỗ ở để nhân viên thu mua trực tiếp đi đến kho hàng của nhà cung cấp xem xét, đưa hợp đồng cho nhà cung cấp ký tên trực tiếp và biên bản bàn giao đã được nhân viên thu mua tại văn phòng thực hiện soạn và in ấn ra thành 3 bảng, chỉ chừa lại thời gian đóng hàng xong, ngày giờ xác nhận, ký tên sẽ để các bên liên quan điền sau và biên bản này sẽ giữ lại đến cuối khi thanh toán xong sẽ thực hiện.

Nhân viên kinh doanh sẽ liên hệ các công ty giao nhận để vận chuyển từ kho nhà cung cấp đến Bangladesh để giao cho khách hàng.

Nhân viên thu mua sẽ kiểm tra chất lượng gừng thực tế về số gram của gừng, xem gừng có bị tróc quá nhiều trong quá trình rửa, theo dõi và giám sát không để cho bất cứ sai sót nào xảy ra trong suốt quá trình Quan sát tiến độ làm việc rửa sạch hong khô gừng, không để cho gừng quá ướt dẫn đến bị ẩm mốc mềm củ Sau đó theo dõi tiến độ của hàng bao bì đóng gói đúng loại bao và màu sắc, nhắc nhở nếu có sai sót, trò chuyện với nhà cung cấp và các công nhân ở kho.

Nhân viên thu mua sẽ theo dõi tiến độ đóng hàng, ghi giấy và chụp hình gửi về cho nhóm các nhân viên phụ trách đơn hàng gừng, nhóm này được tạo trên Zalo Trong nhóm sẽ có trưởng phòng thu mua, nhân viên thu mua ở văn phòng, nhân viên thu mua thực tế, nhân viên kinh doanh, nhân viên của bên đơn vị giao nhận, tài xế.

Sau khi đã hoàn thành việc đóng hàng và hàng lên xe đầy đủ bấm seal tạm, thì sẽ ký tên lên biên bản bàn giao hàng hóa Nhiệm vụ của nhân viên thu mua thực tế là thông báo lại toàn bộ quá trình đóng hàng và xác nhận việc thanh toán, trong suốt quá trình này đòi hỏi nhân viên thu mua phải trung thực tuyệt đối không được nhận tiền từ nhà cung cấp để chấp nhận cho hàng hóa không đạt tiêu chuẩn.

Hình: Biên bản bàn giao hàng hóa

Bước 7: Nhận hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp

Tiếp đến là quá trình thanh toán toàn bộ số tiền còn lại, sau khi hàng được đóng hoàn tất trên container sẽ thanh toán toàn bộ số tiền để hàng được vận chuyển đến cảng xuất, nếu có sự cố thì nhân viên thu mua thực tế sẽ ở lại và hàng hóa sẽ đi trước nhằm kịp tiến độ giao hàng, sau khi nhà cung cấp nhận được và xác nhận đã hoàn thành thanh toán thì lúc này nhân viên thu mua sẽ được rời đi (điều này sẽ được thỏa thuận trước với NCC).

Do đã lập phiếu đề nghị thanh toán từ lúc đặt cọc nhà cung cấp và trên phiếu có ghi cụ thể nội dung về đơn hàng và điều khoản thanh toán cùng với thời hạn dự kiến nhà cung cấp giao hàng lên container Do đó nhân viên thu mua thực tế sẽ liên hệ với trưởng phòng thu mua, từ đó trưởng phòng sẽ liên hệ kế toán để thực hiện thanh toán.

Bước 8: Lưu trữ hồ sơ mua bán

Sau khi đã hoàn thành thu mua hàng hoá thì mọi giấy tờ có liên quan đến thu mua sẽ được lưu lại trong hồ sơ đơn hàng của khách Và bên cạnh đó mọi thông tin liên hệ của nhà cung cấp được chọn và được sàng lọc sẽ được lưu trữ lại trên Google Drive vì có thể các đơn hàng sau sẽ phù hợp với nhà cung cấp đó và tiện để giữ mối quan hệ với nhà

cung cấp, thực hiện các ghi chép vào sổ về những lưu ý trong quá trình thực hiện đơn hàng gừng.

d) Phương pháp sử dụng dự báo nhu cầu của công ty Nêu ví dụ.

Vì Công ty TNHH Rich Moon là công ty thương mại nên sẽ thực hiện thu mua hàng khi có đơn đặt hàng của khách hàng.

e)Cách thức tìm kiếm NCC?

Nhận yêu cầu của bộ phận kinh doanh, sau đó trưởng bộ phận sẽ phân công cho nhân viên thu mua phụ trách về mặt hàng gừng này Ở bước đầu tiên này có thể tìm trong danh sách các nhà cung cấp gừng đã từng làm việc hoặc tham gia vào các hội nhóm trên Facebook và Zalo nhằm tìm ra nhà cung cấp tiềm năng Đăng bài viết và liên hệ cho từng nhà cung cấp có sẵn hoặc các thông tin liên lạc nhà cung cấp để lại trong khi đăng bài viết tìm nhà cung cấp ở trên các hội nhóm mạng xã hội Từ các yêu cầu ở bước 1, sau đó nhân viên thu mua sẽ tổng hợp lại thông tin và đưa ra tiêu chí tìm nhà cung cấp.

f)Lập bảng tiêu chí đánh giá NCC mới (Xin bảng đánh giá thực tế).

Giá cả: Nguồn gừng đầu vào phải khoảng 13.000 đ/kg Mang lại giá cả cạnh tranh

cho công ty Số tiền trên đã bao gồm vấn đề vệ sinh và đóng gói bao bì cho khách hàng Bên cạnh đó là giá cả ổn định theo thỏa thuận không tăng đột biến và không thiếu hàng.

Kích thước: Củ gừng to phải từ 150 gram trở lên, củ lớn khi trồng được 7-8 tháng

thì thu hoạch, không dùng củ gừng lâu năm vì khi ấy chất lượng đã giảm đồng thời củ dễ gãy sẽ trở thành gừng vụn không còn nguyên củ như yêu cầu của khách hàng Khi gừng đủ tuổi để thu hoạch thì khi chất xếp khiêng vác sẽ hạn chế được tình trạng gãy vụn củ gừng.

Vệ sinh: Củ gừng được rửa sạch và hong khô không còn đất cát và không được quá

trầy xước lớp vỏ vàng nâu bên ngoài Củ không bị tình trạng thối rửa, phải rắn chắc và còn nguyên vẹn.

Đóng gói: Vào bao lưới đỏ để thông thoáng, 1 bao 21kg nhưng tính tiền 20kg do củ

gừng để lâu sẽ có hao hụt nhất định.

Giao hàng: Chuẩn bị hàng đã đóng gói tại kho, sẵn sàng để chất hàng lên cont đúng

hạn theo thỏa thuận Cty sẽ điều xe tới lấy hàng tại kho.

Khả năng cung ứng: Khả năng cung ứng lớn có thể xuất 1 tuần cho 4 container Ổn

định nguồn hàng hoá Bởi vì cùng lúc có nhiều khách hàng gừng nên tiêu chí được tăng lên để đáp ứng nhằm dự phòng vì thời điểm gừng đang sốt và khách hàng có nhu cầu lớn tăng vọt.

Thiết bị: Các thiết bị rửa, hong khô hỗ trợ quá trình vệ sinh làm sạch củ gừng giúp

cho tốc độ và sản lượng đáp ứng đúng đủ thời hạn giao hàng.

Sau khi tìm được các nhà cung cấp mặt hàng gừng thì sẽ tiến hành trao đổi, thu thập thông tin Nêu lên mong muốn và yêu cầu với nhà cung cấp Sau khi trao đổi sơ bộ nắm được các thông tin cần thiết, tiến hành loại trực tiếp các nhà cung cấp không đáp ứng được mong muốn đầu vào của mặt hàng gừng.

Giữ lại các nhà cung cấp đáp ứng được yêu cầu đầu vào Trao đổi sâu hơn với nhà cung cấp về giá cả, bao bì, thời gian giao hàng, sản lượng có thể cung cấp theo tuần, máy móc thiết bị, kinh nghiệm trong lĩnh vực củ gừng, nhân công, giới thiệu về công ty hoặc đối tác, trò chuyện trao đổi để xây dựng niềm tin nhằm gắn kết cải thiện mối quan hệ và chăm sóc đối tác của công ty Và quan trọng ở bước này chính là yêu cầu nhà cung cấp báo giá tốt nhất.

Tổng hợp thông tin nhà cung cấp

Làm bảng báo cáo chi tiết cụ thể về các nhà cung cấp gừng sau khi đã sàng lọc các nhà cung cấp trong quá trình trao đổi làm việc Tổng hợp lại các thông tin liên hệ, sản lượng, điều kiện thanh toán, địa chỉ kho hàng, chi tiết thông tin về củ gừng mà nhà cung cấp hiện có, hình ảnh kho và gừng, kèm những lưu ý về nhà cung cấp trong quá trình trao đổi từ xa thông qua các cuộc gọi và tin nhắn.

Tiến hành làm báo cáo tổng hợp thông tin, đánh giá so sánh

Nhân viên thu mua sẽ tiến hành làm bảng báo cáo các thông tin của nhà cung cấp và đánh giá cả khả năng đáp ứng, thay đổi và gửi cho trưởng phòng thu mua xem xét.