Qui trình xuất nhập hàng hóa tại công ty tnhh phước hưng thịnh ht

Được sự cho phép của Khoa Quản Trị Kinh Doanh tại trường và sự tiếp nhận thực tập của Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT và sự quan tâm, giúp đỡ chỉ đạo của giáo viên phụ trách đảm nhiệm t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN LANGKHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

-o0o -BÁO CÁO THỰC TẬP

NGÀNH: QUẢN TRỊ VẬN HÀNH VÀ CHUỖI CUNG ỨNG

QUI TRÌNH XUẤT NHẬP HÀNG HÓATẠI CÔNG TY TNHH PHƯỚC HƯNG

Lời nói đầu

Sau thời gian học tập tại trường, sinh viên được hệ thống lại toàn bộ lý thuyết chuyên ngành và được tham gia kiến tập một số nghiệp vụ cơ bản của các kiến thức lý thuyết đã được học Được sự cho phép của Khoa Quản Trị Kinh Doanh tại trường và sự tiếp nhận thực tập của Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT và sự quan tâm, giúp đỡ chỉ đạo của giáo viên phụ trách đảm nhiệm theo sát em trong quá trình thực tập của bản thân mình Khoảng thời gian thực tập tuy ngắn nhưng em đã học hỏi, trải nghiệm được rất nhiều điều mới từ công việc thực tế Thời gian này đã cho em rất nhiều bài học kinh nghiệm quý báu, những kỹ năng cần thiết về ngành của bản thân mình mà học tại trường chưa có, để cho em một nền tảng tốt để bắt đầu công việc sau này.

Vì đây là bài báo cáo thực tập được thực hiện trong thời gian hạn hẹp và còn hạn chế nhiều về mặt kiến thức chuyên môn vì thế bài báo cáo của em không thể tránh khỏi những sai sót nhất định Đồng thời em cũng rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của Thầy / Cô để có thể hoàn thiện hơn về bản thân.

Em xin cảm ơn sâu sắc đến cô TS Trương Thị Ái Nhi - giảng viên hướng dẫn cho em trong thời gian thực tập đã luôn quan tâm giúp đỡ tận tình,tạo điều kiện để em có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này.

Lời cuối cùng em xin kính chúc các Thầy / Cô trường Đại Học Văn Lang cùng các anh / chị tại công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT có thật nhiều sức khỏe, bình an, luôn ngày càng thành công và phát triển.

ĐÁNH GIÁ, NHẬN XÉT SINH VIÊN THỰC TẬP

(Dành cho đơn vị nhận sinh viên thực tập)

PHIẾU GHI NHẬN QUÁ TRÌNH LÀM BÁO CÁO THỰC TẬP

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ BÁO CÁO &CÔNG TY THỰC TẬP

1.1.MỤC TIÊU VÀ Ý NGHĨA CỦA ĐỢT THỰC TẬP VÀ LÝ DO1.1.1 Lý do thực tập

Quá trình học tập tại trường đã cho mỗi sinh viên một lượng kiến thức lý thuyết về chuyên ngành mà họ đã chọn Những lý thuyết ấy có thể giúp em hiểu biết về những con số trên giấy tờ, hiểu biết những khái niệm đặc thù của ngành nghề nhưng như thế vẫn chưa đủ Đối với xã hội ngày càng phát triển hiện nay thì việc cọ xát với thực tế với những kiến thức cơ bản đã học tại trường là cực kỳ quan trọng Hoạt động đó giúp em biết được việc làm thật là như thế nào,kiến thức trên giảng đường khác với việc thực hành tại công ty là như thế nào Chính vì vậy các trường đại học hiện nay đã áp dụng tốt các chương trình đào taọ thực tế hay còn gọi là “thực tập” để em có thể biến các kiến thức sách vở thành các kỹ năng trong công việc thực tế.

Thực tập còn giúp em không còn bỡ ngỡ khi kết thúc chương trình học tại trường mà vẫn không xác định được là bản thân sẽ làm những gì sau đó Nó làm tăng sự tự tin trong nghề nghiệp của bản thân, giúp vượt qua nỗi sợ hãi không tên mà mình phải đối mặt ở môi trường làm việc khác nhau Thông qua các hoạt động đó em còn có cơ hội làm việc tại các tập đoàn lớn, mở ra một tương lai tươi sáng Vì thế em đã bắt đầu bằng việc đi thực tập tại một môi trường cận với chuyên ngành mình đã học và em đã chọn công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT là nơi để thực tập.

1.1.2 Mục tiêu cần đạt được của đợt thực tập

Được tham gia vào việc vận hành của doanh nghiệp trong thị trường, trở thành nhân viên chính thức của công ty và được tiếp nhận công việc về bộ phận kho hàng tại công ty Vận dụng được tất cả các kiến thức đã học tại trường lớp và áp dụng vào thực tiễn Học hỏi thêm nhiều kiến thức về công tác quản lý nhân sự, tồn kho, xuất- nhập kho, kiểm kê hàng hóa, đảm bảo chuỗi cung ứng và logistics tại kho hàng để có thể thành một nhà quản trị kho trong tương lại Không ngừng trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm về cách quản lý kho hàng, các vấn đề phát sinh khi vận hành kho Nghiêm túc và thận

trọng trong các công việc được giao tại công ty và hoàn thành tốt bài báo cáo thực tập cuối kỳ.

1.1.3 Ý nghĩa thực tập

Đối với cá nhân em, hoạt động thực tập tốt nghiệp có ý nghĩa và vai trò rất quan trọng không chỉ với quá trình học tập mà còn với cả sự nghiệp của em sau này Kết quả thực tập tốt nghiệp thường được tính điểm với trọng số tương đối lớn trong học kỳ, ảnh hưởng đến kết quả xếp loại tốt nghiệp của em Nhưng thực ra, điểm số chỉ đóng một vai trò nhỏ Kỳ thực tập này giúp bản thân em được tiếp cận với nghề nghiệp mà em đã lựa chọn khi bước chân vào trường đại học Các hoạt động thực tiễn thêm một lần nữa giúp em hiểu được mình sẽ làm công việc như thế nào sau khi ra trường và có những điều chỉnh kịp thời, cùng với chiến lược rèn luyện phù hợp hơn để làm hành trang bước vào đời sau khi học xong đại học.

Quá trình áp dụng các kiến thức học được trong nhà trường vào thực tế công việc giúp bản thân em nhận biết được điểm mạnh, điểm yếu của mình và cần trang bị thêm những kiến thức, kỹ năng gì để đáp ứng nhu cầu công việc Trong thực tế, chương trình đào tạo trong các trường đại học đã cung cấp hệ thống lý luận và lý thuyết hữu dụng về ngành nghề và nhất thiết cần được áp dụng vào thực tiễn sinh động với đối tượng và môi trường nghề nghiệp cụ thể Vì thế, các kỳ thực tập càng trở nên rất là cần thiết Những trải nghiệm ban đầu này giúp em có thêm kinh nghiệm, sự tự tin hơn sau khi ra trường và đi tìm việc

Trong quá trình thực tập, em còn thiết lập được các mối quan hệ trong nghề nghiệp của mình, điều này em nghĩ sẽ rất hữu ích cho bản thân em khi ra trường Nếu thực tập tốt, sau này em còn có cơ hội kiếm được việc làm ngay sau quá trình thực tập.

1.2.THÔNG TIN CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH PHƯỚC HƯNGTHỊNH HT

Tên công ty: Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT Mã số thuế: 0317006385

Địa chỉ: 234/60/3 Lê Đức Thọ,P.6,Quận Gò Vấp Giám đốc: Ngô Minh Hùng

Tel: 028 388 039 39

Thành lập: 1/11/2021

Email: hung@phuochungthinh.com Website: www.phuochungthinh.com

1.2.Hình logo Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT

1.2.1.Thông tin về các sản phẩm, dịch vụ của công ty cung cấp

Công Ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT chuyên cung cấp dịch vụ lắp đặt hệ thống kho lạnh và sửa chữa máy lạnh công nghiệp, dân dụng như, tủ lạnh, máy giặt, tháo lắp máy lạnh, vệ sinh máy lạnh

Bên cạnh đó công ty còn nhận sửa chữa hệ thống lạnh công nghiệp phục vụ khu vực Tp Hồ Chí Minh và một số vùng lân cận gần thành phố.

Những ưu điểm vượt trội khi lựa chọn dịch vụ tại Phước Hưng Thịnh : Tối ưu chi phí nhất có thể trong lắp đặt kho lạnh, hệ thộng điện lạnh Tư vấn, khảo sát, đưa ra phương án nhanh chóng

Thiết kế hệ thống, thiết kế kho lạnh hoàn toàn miễn phí Thi công đảm bảo kỹ thuật, chất lượng

Hỗ trợ bảo dưỡng định kỳ, bảo hành dài hạn.

Các lĩnh vực kinh doanh của công ty 3 Lắp đặt, sửa chữa, bảo trì

máy móc, thiết bị cơ điện

cơ điện lạnh dân dụng và công nghiệp

6 Bán buôn máy móc, thiết bị

1.3 QUÁ TRÌNH HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN CỦA CÔNGTY TNHH PHƯỚC HƯNG THỊNH HT

Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT được thành lập vào ngày 1/11/2021 và trong 1 năm đầu bắt đầu kinh doanh công ty không ngừng mở rộng và phát triển ra những thị trường nhỏ lẻ trong khu vực quận 10 và các vùng lân cận Bước đầu kinh doanh trong lĩnh vực này doanh nghiệp gặp rất nhiều khó khăn vì đang trong giai đoạn kinh tế khó khăn hậu Covid 19 dẫn đến rất nhiều khó khăn trong việc tìm kiếm khách hàng Hơn hết thời điểm này nhu cầu các dịch vụ hay sản phẩm của công ty chưa được phát triển nhiều dẫn đến việc các đơn đặt hàng không nhiều và chưa thường xuyên Chính vì thế,công ty đã rất cố gắng trong việc tìm kiếm và duy trì lượng khách hàng trung thành và nhiều chính sách ưu đãi cùng với chăm sóc khách hàng.

Sau 1 năm đi vào hoạt động công ty đã phát triển mở rộng đến phạm vi toàn TP.HCM Sau 2 năm hoạt động,tính đến thời điểm tháng 7 năm 2023, công ty đã đạt được những thành công nhất định khi thị trường kinh doanh được mở rộng hơn về số lượng đơn hàng và khách hàng trung thành đã tăng lên

1.4 CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH PHƯỚCHƯNG THỊNH HT

1.4.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Phước Hưng ThịnhHT

1.1.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT

1.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban

Là người lãnh đạo cao nhất của công ty, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động sản xuất kinh doanh, phương hướng phát triển của công ty Các lĩnh vực công tác kế hoạch, tài chính đầu tư, tổ chức lao động và bảo vệ nội bộ, quyết định các phương hướng và đổi mới công nghệ Là người trực tiếp giám sát việc sử dụng vốn, lao động, đại diện cho công ty ký hợp đồng và là người chịu trách nhiệm trực tiếp kết quả hoạt động kinh doanh của công ty.

Phòng hành chính-nhân sự

Tham mưu cho giám đốc về tổ chức cán bộ, các chính sách đối ngoại với người lao động, phòng cháy chữa cháy, vệ sinh công nghiệp, quản trị hành chính văn thư lưu trữ, quản lý con dấu, tổ chức giao tiếp phục vụ đối nội, đối ngoại của công ty.

Quản lý việc chấm công, thực hiện việc tuyển dụng, tổ chức sắp xếp bộ máy quản lý của công ty, xây dựng chế độ công tác, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ-công nhân viên.

Phòng kinh doanh:

Xây dựng mục tiêu, chiến lược phát triển sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch kinh doanh ngắn hạn, trung hạn và dài hạn của Công ty Phối hợp các phòng, ban khác trực thuộc công ty nghiên cứu thị trường, khai thác và tìm kiếm khách hàng, theo dõi, kiểm soát toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty.

Tổng hợp, phân tích các hoạt động kinh doanh toàn công ty, lập báo cáo và các văn bản khác liên quan công tác sản xuất kinh doanh cho các kỳ họp giao ban.

Xây dựng kế hoạch kinh doanh, tiêu thụ hàng hóa Giúp giám đốc quản lý, điều hành thực hiện theo kế hoạch.

Phòng kế toán – tài chính:

Đảm nhận và chịu trách nhiệm trước công ty về lĩnh vực tài chính kế toán Phòng có chức năng xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm.

Tổ chức công tác hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính theo quy định và các báo cáo quản trị theo yêu cầu của công ty.

Thực hiện thu tiền bán hàng, quản lý kho quỹ, chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc lập hóa đơn chứng từ ban đầu cho công tác hạch toán kế toán, hướng dẫn, tổng hợp báo cáo thống kê.

Phòng kỹ thuật – nghiệp vụ

Thực hiện việc bảo trì, sửa chữa và tháo lắp các linh kiện,sản phẩm của công ty cũng như các việc khác nhằm cải tiến chất lượng sản phẩm của công ty đến tay người dùng Xử lý thông tin từ các bộ phận phản hồi của bộ phân dịch vụ sau bán hàng.

Công tác quản lý: thống kê thông số kỹ thuật các loại máy.

Công tác thiết kế: thiết kế thay đổi đặc trưng, thiết kế triển khai các loại thiết máy móc.

Kho hàng:

Có nhiệm vụ quản lý vật tư,hàng hóa , đồng thời kiểm tra, giám sát chất lượng hàng hóa nhập kho Trực tiếp làm thủ tục nhập xuất hàng hóa ra vào kho cho khách và báo cáo lên phòng kế toán.

1.4.3.Sơ đồ tổ chức của kho hàng

1.2.Sơ đồ cơ cấu tổ chức của kho hàng

1.4.4 Chức năng của các phòng ban trong kho hàng

Quản lý kho:

Tổ chức quản lý,điều hành các hoạt động tại kho hàng như việc xây dựng và triển khai, kiểm soát mọi hoạt động xảy ra bên trong kho hàng, quản lý và phân bổ các nguồn lực của bộ phận kho.

Tổ chức thực hiện các hoạt động giao nhận hàng hóa theo kế hoạch đã đề ra Lên kế hoạch để quản lý và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong bộ phận, hướng dẫn và đáp ứng môi trường làm việc có hiệu quả,năng suất trong từng bộ phận bên trong kho hàng.

Có trách nhiệm tổ chức quản lý kho hàng hóa: số lượng nhập,tồn,xuất kết hợp thực hiện hoàn tất các thủ tục đặt hàng sản xuất và đàm phán với các bên vận chuyển.

Kho hàng

Quản lý kho

Thủ kho Kế toán kho Nhân viên kho

Kế toán kho:

Kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn chứng từ trước khi làm thủ tục xuất nhập hàng hóa Đối chiếu và nhập dữ liệu hàng hóa vào hệ thống chung.

Làm các báo cáo hàng tồn kho và báo cáo xuất nhập Kiểm soát tất cả các khoản thu chi trong kho hàng.

Thu tiền về và gửi cho bộ phận kế toán chính hoặc bên được chỉ định.

Thủ kho:

Đảm bảo an toàn hàng hóa tại kho Sắp xếp tối ưu hàng hóa bên trong kho Ghi thẻ kho.

Hỗ trợ các công việc khác từ quản lý kho.

Nhân viên kho:

Đóng hàng và xuất hàng hóa khỏi kho Kiểm tra hàng hóa khi nhập kho Vệ sinh và dọn dẹp kho.

1.5 KẾT CẤU CỦA BÀI BÁO CÁO VÀ PHẠM VI THỰC TẬP1.5.1 Kết cấu của báo cáo thực tập

Kết cấu của bài báo cáo thực tập sẽ bao gồm 3 chương:

Nội dung đề tài”Quy trình xuất nhập hàng hóa tại công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT”

Chương 1: Tổng quan về công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT

Chương 2: Các công việc thực tập tại công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HTChương 3: Kết luận và bài học kinh nghiệm

1.5.2 Phạm vi thực tập

Thực tập tại Công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT Bắt đầu thực tập từ ngày 8/9/2023 đến 15/12/2023 Làm việc từ thứ 2 đến thứ 6, từ 8h15 đến 17h00

CHƯƠNG 2 : QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO VÀXUẤT NHẬP HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY TNHH

PHƯỚC HƯNG THỊNH HT

2.1 GIỚI THIỆU VỀ BỘ PHẬN THỰC TẬP VÀ CÁC QUYTRÌNH CÔNG VIỆC

2.1.1.Giới thiệu về bộ phận thực tập

Bộ phận thực tập : Kho hàng 148 Nguyễn Hữu Dật Vị trí thực tập : Nhân viên xuất nhập hàng hóa

Kho hàng chịu trách nhiệm về việc nhận hàng, xuất hàng tên danh sách chi tiết từng mặt hàng xem những mặt hàng gì công ty đã nhập vào, những mặt hàng gì công ty còn tồn và bộ phận chịu trách nhiệm này là phòng xuất nhập hàng hóa Ngoài ra em cũng được các anh chị tại kho hàng chỉ dạy thêm nhiều kiến thức về kiểm kê hàng hóa và sắp xếp các hàng hóa trong kho, cách bàn giao hàng cho đơn vị vận chuyển, đóng gói hàng hóa giao đi.

Em đã được thực tập tại bộ phận này và em thấy rằng bộ phận này cực kỳ quan trọng với công ty vì bộ phận này quyết định các vấn đề về hàng hóa ví dụ hỏng hóc hoặc xuất nhập hàng thiếu cũng rất ảnh hưởng đến cả công ty.

Ngoài ra em cũng được anh/chị tại kho hướng dẫn thêm công việc bên bộ phận kinh doanh cụ thể là khâu chăm sóc khách hàng của công ty.Em được hướng dẫn trực tiếp các quy trình chăm sóc khách hàng cụ thể như tiếp nhận các phản hồi sau khi khách hàng sử dụng các sản phẩm bên công ty kết hợp trực tiếp liên hệ để tư vấn giúp đỡ khách hàng qua kênh online của công ty.

2.2.CÔNG VIỆC CHUYÊN MÔN TẠI CÔNG TY TNHHPHƯỚC HƯNG THỊNH HT

2.2.1.Mô tả qui trình xuất nhập hàng hóa tại kho hàng của công tyTNHH Phước Hưng Thịnh HT

Qui trình nhập kho

Hình 2.1: Sơ đồ quy trình nhập kho hàng tại công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT Bắt đầu từ bộ phận kinh doanh hoặc quản lý kho căn cứ vào số lượng hàng hóa còn thiếu, số lượng hàng hóa tối đa trong kho và danh sách mặt hàng hiện tại đang có của công ty để thông báo cho bộ phận kinh doanh lập đơn đặt hàng

Tiếp đến trình đơn đặt hàng lên giám đốc ký duyệt nếu đơn đặt hàng được giám đốc ký duyệt thì bộ phận kinh doanh sẽ gửi đơn đặt hàng tới công ty nhà cung cấp Nếu được công ty nhà cung cấp chấp nhận cung cấp hàng thì bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếu mua hàng và phiếu nhập kho để nhận hàng đưa về kho.

Mỗi lần nhập kho về đều phải làm một phiếu nhập bao gồm: Thông tin đầy đủ về nhà cung cấp, danh sách các mặt hàng, số lượng, ngày nhập, phiếu kiểm định chất lượng

Người yêu cầu

theo mẫu đã được in sẵn Phiếu này sẽ được chuyển đến thủ kho để ghi thẻ kho sau đó sẽ chuyển phiếu nhập và phiếu thanh toán tới bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán và thanh toán tiền hàng cho công ty nhà cung cấp.

Mỗi lần nhập kho thì phải tiến hành cập nhật lại danh mục hàng hóa như là thêm mặt hàng(nếu có mặt hàng mới) và cập nhật lại số lượng.

Qui trình xuất kho

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình xuất kho hàng tại công ty TNHH Phước Hưng Thịnh HT Khi nhận được yêu cầu xuất kho từ quản lý hoặc bộ phận kinh doanh, bộ phận kho hàng sẽ kiểm tra hàng hóa còn trong kho, sau đó đối chiếu với đơn hàng Nếu hàng trong kho đủ đáp ứng thì lập phiếu xuất kho và chuẩn bị hàng hóa tương ứng để chuẩn bị xuất kho và giao hàng cho khách.Cuối cùng là bộ phận kế toán sẽ ghi sổ kết toán Nếu lượng hàng không đủ thì thông báo lại bên yêu cầu để bộ phận kinh doanh từ chối hoặc hẹn lại với khách hàng chờ mua hàng bổ sung.

Người yêu cầu xuất

Yêu cầu xuất kho Kiểm tra lại hàng còn tồn trong kho

Thông báo lại cho bên yêu cầu