Bài Thảo Luận Đề Tài Phát Triển Phần Mềm Cho Hệ Thống Quản Lý Nhân Sự.pdf

TRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ & THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ

-BÀI THẢO LUẬN

HỌC PHẦN: PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Giảng viên hướng dẫn: ThS Hàn Minh PhươngLớp học phần: 2162eCIT1611

Nhóm thực hiện: Nhóm 2

Đề tài: Phát triển phần mềm cho hệ thống quản lý nhân sự

Hà Nội – 11/2021

LỜI MỞ ĐẦU 3

I.HÌNH THÀNH DỰ ÁN 4

1 Mô tả bài toán 4

a Quản lý hồ sơ nhân viên 4

b Quản lý hoạt động chấm công 4

c Hoạt động quản lý lương thưởng 4

7 Phân công công việc 7

II ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM 7

6 Báo cáo thống kê 8

7 Xác định yêu cầu phi chức năng 9

3 Biểu đồ triển khai 23

4 Thiết kế cơ sở dữ liệu 23

5 Thiết kế giao diện 25

KẾT LUẬN 31

2

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay Công nghệ thông tin đã trở thành một phần tất yếu của cuộc sống con người, có người đã nói rằng nước Mỹ giàu mạnh một phần là nhờ và Công nghệ thông tin Nếu lúc trước Công nghệ thông tin là một điều viễn tưởng thì giờ đây nó đã trở thành một phần không thể thiếu trong tất cả các lĩnh vực từ y học, kinh doanh đến cả giáo dục…

Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty Để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả Hôm nay nhóm chọn đề tài tốt nghiệp là phát triển phần mềm quản lý nhân sự Ai cũng biết công ty nào cũng vậy muốn tồn tại và phát triển thì phải có nhân tố con người Cùng với tốc độ phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin các lập trình viên đã phát minh ra nhiều phần mềm hữu ích nhằm phục vụ cho công việc của con người và phần mềm quản lý nhân sự cũng là một trong những vấn đề con người quan tâm nhiều nhất, nó giúp cho công tác nghiệp vụ của các công ty giảm thiểu tối đa những vất vả trong công việc giúp cho việc lưu trữ hồ sơ dễ dàng hơn, giảm thiểu diện tích các kho và thậm chí là không cần.

Đề tài phát triển phần mềm quản lý nhân sự là một đề tài không phải là mới, hiện tại trên thị trường cũng có rất nhiều các phần mềm của các Công ty phần mềm có chức năng tương tự và chuyên nghiệp, nhưng vì mong muốn có thể tìm hiểu một phần kiến thức nhỏ nhoi trong một sa mạc Công nghệ thông tin nên em đã đi vào tìm hiểu về cơ cấu tổ chức và phát triển công ty để có thể viết ra một phần mềm quản lý nhân sự nhằm phục vụ cho lợi ích của công ty Ứng dụng phần mềm của em có thể chưa hoàn chỉnh và còn nhiều thiếu sót nhưng đó là sự cố gắng của em trong bước đầu hòa nhập vào môi trường làm việc bên ngoài và tiếp xúc chập chững với Công nghệ thông tin

3

I.HÌNH THÀNH DỰ ÁN1 Mô tả bài toán

a Quản lý hồ sơ nhân viên

Quản lý sẽ phải cập nhật hồ sơ nhân viên (Sửa đổi, nâng cấp, ) trong quá trình nhân viên còn làm việc với công ty.

Thêm thông tin nhân viên mỗi nghi phòng tuyển dụng nhận thêm nhân viên mới Quản lý sẽ xóa hồ sơ nhân viên mỗi khi có nhân viên xin nghỉ làm 1 khoảng thời gian, nhân viên xin chuyển nơi công tác,

b Quản lý hoạt động chấm công

Phòng nhân sự có trách nghiệm thực hiện hoạt động này với chức năng cơ bản là cập nhật và điều chỉnh chấm công.

Hàng ngày thì phòng nhân sự phải theo dõi và cập nhật thông tin ngày làm của nhân viên để ghi vào bảng theo dõi chấm công Bản chấm công này được nhân viên kiểm tra với thực tế ngày làm việc của mình

Khi công ti có nhu cầu tăng cường nhân lực làm thêm cho một công việc nào đó, Ban Giám đóc sẽ đưa ra quyết định cho phòng nhân sự điều dộng nhân viên làm thêm giờ Việc điều động của phòng nhân sự phải đựa trên cơ sở cập nhật thông tin về ngày làm thực tế của nhân viên trong tháng.

Cập nhật ngày công liên tục cho nhân viên để tránh sai sót trong những trường hợp như: nhân viên đi làm muộn, nhân viên xin nghỉ làm, nhân viên làm tăng ca,

Bảng theo dõi chấm công sẽ được đối chiểu với với nhân viên.

Mỗi cuối tháng phòng nhân sự sẽ dựa trên bảng theo dõi chấm công để kiểm tra và nộp báo cáo chấm công trình lên Ban Giám đốc duyệt.

c Hoạt động quản lý lương thưởng

Trách nhiệm thực hiện chính của các hoạt động này là phòng kế toán với chúc năng cơ bản là tính và lập các báo cáo lương thưởng.

Mỗi cuối tháng, phòng kế toán nhận báo cáo chấm công (đã được Ban Giám đốc kí duyệt) để tính lương cho nhân viên

Dựa vào các thông tin bên trên, Phòng kế toán sẽ lập phiếu lương cho từng nhân viên với đầy đủ mức lương thưởng và khấu trừa các khoản phải nộp.

Sau khi lập phiếu lương, kế toán sẽ lên bảng lương và gửi cho Giám đốc kí duyệt Sau khi Ban Giám đốc kí duyệt thì nhân viên sẽ được nhận lương, kế toán sẽ phải lập báo cáo về lương và các phụ phí đi kèm.

Các báo cáo này sẽ được trình cho Ban Giám đốc xem để nắm bắt tình hình lương, thưởng, của công ty.

4

d Lập báo cáo, thống kê

Hàng tháng các phòng ban phải gửi báo cáo lại cho ban Giám đốc để nắm bắt được tình hình chung.

2 Phân tích tính khả thi

Quản lý nhân sự luôn là một bài toán nan giải đối với lãnh đạo doanh nghiệp Công ty có quy mô càng lớn thì việc quản lý nhân viên lại càng khó, nhất là việc tạo được niềm tin và “giữ chân” các nhân viên giỏi để tiếp tục cống hiến cho doanh nghiệp Quản lý nhân sự không chỉ cần đầu óc thông minh mà còn phải cần cả sự tinh tế và các kỹ năng cần thiết Hay nói cách khác, quản lý con người là một nghệ thuật và khoa học.

Nếu như trước đây, cách quản lý nhân sự truyền thống khiến người lãnh đạo tốn nhiều thời gian và công sức, thì hiện nay, bài toán nhân sự đã được giải quyết dễ dàng hơn nhờ các phần mềm và hệ thống quản lý nhân sự.

Khi sử dụng phần mềm và hệ thống quản lý nhân sự, các dữ liệu của nhân viên đều được số hóa và theo dõi trên hệ thống Dựa vào đó, nhà lãnh đạo có thể đánh giá chính xác năng lực nhân viên qua những con số cụ thể, làm cơ sở để hoạch định nguồn nhân lực sao cho phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp.

3 Phân tích thị trường

Nhu cầu thực tế của xã hội đòi hỏi con người phải luôn năng động và sáng tạo để tạo ra ngày càng nhiều sản phẩm cho xã hội Các công ty luôn luôn phát triển, các hồ sơ tuyển vào sẽ nhiều lên vì vậy đòi hỏi phải cần rất nhiều những kho chứa hồ sơ để lưu trữ hồ sơ của nhân viên khi vào công ty để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả Đó là những nội dung cơ bản đề cập đến trong đề tài này.

Dựa trên nhu cầu thực tế của xã hội nhằm giải quyết để giảm đi những bất cập trong công tác quản lý nhân sự và lương trong công ty, giải pháp hiệu quả nhất hiện nay là đầu tư công nghệ và thiết bị hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin và tự động hoá trong điều hành và quản lý nhân sự để nâng cao chất lượng phục vụ, đổi mới phương thức quản lý, tăng năng xuất hiệu quả.

4 Xác định vấn đề mà hệ thống cần giải quyết

Hệ thống quản lý nhân sự giúp cải tiến tối ưu cho doanh nghiệp và nắm rõ các thông tin nhân sự trong mỗi tổ chức Và từ đó còn có những tác động để nâng cao hiệu

5

quả của mỗi cá nhân, cũng như giúp gia tăng sự gắn gắn kết với tổ chức Một số chức năng điển hình của hệ thống thông tin quản lý về nhân sự gồm:

Quản lý chi tiết thông tin về người lao động như: Mã nhân viên, sổ bảo hiểm, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, đơn vị công tác, chức danh công tác, chức danh nghề

Quản lý quá trình công tác của nhân sự, cập nhật các thông tin về những thay đổi, biến động của từng cán bộ nhân viên trong quá trình làm việc

Quản lý việc lưu trữ hồ sơ của người lao động: Lưu tài liệu, hồ sơ, bằng cấp, các chứng chỉ chuyên môn của người lao động;

Theo dõi quá trình khen thưởng, kỷ luật người lao động

Dễ dàng tra cứu quá trình làm việc, năng lực nhân viên để đưa ra đánh giá, xếp loại, quy hoạch, bổ nhiệm hợp lý

Đào tạo và phát triển nhân sự theo đúng thời hạn Lập kế hoạch nhân sự đảm bảo yêu cầu tổ chức

5 Lập kế hoạch, lên lịch phát triển dự án

Cả nhóm đã tập chung lại để chọn đề tài xây dựng phát triển phần mềm và đã đưa ra quyết định làm về Xây dựng phát triển phần mềm quản lý nhân sự.

Để hoàn thành đề tài này, nhóm đã chia ra thành 4 hoạt động:  Hình thành dự án

 Đặc tả các yêu cầu phần mềm  Phân tích, xây dựng biểu đồ  Thiết kế phần mềm

Nhóm đã để cho Nguyễn Công Dương và Nguyễn Thành Đại cùng nghĩ và đưa ra kế hoạch để hình thành dự án xây dựng phần mềm quản lý nhân sự

Sau đó sẽ chuyển giao xuống Nguyễn Linh Chi để mô tả các đặc tả yêu cầu của phần mềm Khi 2 hoạt động này được hoàn thành thì sẽ bàn giao tài liệu xuống cho Nguyễn Mai Hạnh, Nguyễn Ngọc Minh Châu và Lê Phát Đạt để Xây dựng các biểu đồ và Thiết kế phần mềm Khi bộ khung hoạt động được hoàn thành thì Nguyễn Thành Đại tổng hợp lại rồi gửi cho Đỗ Thị Hiền và Vũ Minh Hiệu xây dựng Slide và trình

 Tra cứu dữ liệu được xử lý chính xác các thông tin về nhân viên trong công ty nhằm phục vụ cho các thao tác hoặc các chức năng sau nó

6

Nguyễn Mai Hạnh

II.ĐẶC TẢ YÊU CẦU PHẦN MỀM

Một hệ thống thông tin quản lý có những yêu cầu chức năng chính như sau:

Thông tin trong hệ thống sẽ được lưu trữ, sắp xếp hợp lý Chức năng này giúp doanh nghiệp dễ dàng tra cứu, tìm kiếm một nhân viên hay một nhóm nhân viên, biết được các thông tin của họ, việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, kiểm soát nhân sự

2 Quản lý nhân viên

Khi vào làm việc tại doanh nghiệp, nhân viên sẽ phải nộp hồ sơ xin việc gồm: đơn xin việc, sơ yếu lí lịch, giấy khám sức khỏe…Nếu nhân viên được nhân vào làm, hồ sơ, thông tin cá nhân của nhân viên sẽ được cập nhật và lưu trữ trong hệ thống của doanh nghiệp Những thông tin này giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi, quản lý nhân viên Thông tin cá nhân của nhân viên có thể được lưu trữ dưới dạng sau:

7

viên sinh thoại học vấn làm

3 Quản lý chấm công

Nhân viên vào làm tại doanh nghiệp cần phải chấm công hàng ngày và được thống kê lại theo từng tháng Việc chấm công giúp doanh nghiệp nắm bắt được, số giờ, số ngày làm việc của mỗi công nhân Từ việc chấm công, các bộ phận liên quan sẽ có thể dễ dàng thực thi các quy định, nội quy của doanh nghiệp, hỗ trợ rất lớn cho việc tính lương, thưởng hoặc khiển trách nhân viên Một bảng chấm công có thể được xây dựng

Nhân viên được deo dõi và quản lý trong quá trình làm việc tại doanh nghiệp và được tính lương dựa theo bảng chấm công của nhân viên Lương của nhân viên sẽ gồm lương cơ bản theo ngày chấm công, lương làm thêm giờ, lương làm thêm ngày nghỉ, lễ tết và được cộng thêm tiền khen thưởng hoặc trừ tiền phạt vi phạm kỷ luật Bảng tính

Nhân viên khi làm việc tại doanh nghiệp sẽ được hưởng các chế độ mà doanh nghiệp cung cấp như: Bào hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ khen thưởng, kỷ luật vi phạm…Việc quản lý chế độ vừa giúp nhân viên đảm bảo quyền lợi, phúc lợi được hưởng vừa giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý

6 Báo cáo thống kê

Thông tin lương, thưởng, các chế độ của nhân viên sẽ được thống kê, báo cáo lại theo từng tháng Chức năng này đưa ra đánh giá tổng quan về tình hình nhân sự của doanh nghiệp, hỗ trợ công tác quản lý, lập kế hoạch bổ sung hay cắt giảm nhân viên cho doanh nghiệp.

Hệ thống quản lý nhân sự phải đảm bảo:

 Có thể thêm, xóa, chỉnh sửa thông tin trong hệ thống  Có thể tìm kiếm thông tin dựa trên từ khóa có trong thông tin

 Hệ thống phải đọc được các định dạng khác nhau của tài liệu: word, excel, pdf…

 Hệ thống đáp ứng được yêu cầu quản lý, xử lý dư liệu, phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp

Hệ thống đảm bảo giảm thiểu tối đa các khâu xử lý thủ công, giảm thiểu cán bộ quản lý nhân sự, tiết kiệm cả về vật chất lẫn con người

Chương trình được thiết kế sao cho phân tích, săp xếp, xử lí dữ liệu đầy đủ, chính xác

7 Xác định yêu cầu phi chức năng

Hiệu năng hoạt động: Hệ thống quản lý nhân sự phải đảm bảo hoạt động một cách nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, phải hoạt động với công suất tối đa và xử lý dữ liệu nhanh chóng, chính xác nhất.

Tính khả dụng: giao diện phải đơn giản, thuận mắt, người dung dễ đang thao tác Hệ thống đảm bảo khả năng truy cập, tìm kiếm, khai thác dữ liệu nhanh chóng, thuận tiện

Tính tin cậy: Hệ thống phải đảm bảo sự hoàn thiện, toàn vẹn, không có lỗi Khi gặp phải lỗi thì phải có khả năng soa lưu, phục hồi dữ liệu nguyên vẹn Phải đảm bảo trưởng hợp xảy ra lỗi ít nhất có thể, khoảng thời gian giữa các lần xảy ra lỗi dài

An toàn thông tin: Hệ thống phải đảm bảo thông tin trong hệ thống: thông tin cá nhân của nhân viên và thông tin của doanh nghiệp phải tuyệt đối bảo mật, an toàn, xác thực Tránh để xảy ra các tình trạng mất cắp thông tin, lộ thông tin, xáo trộn thông tin…

Tương thích: Hệ thống có thể dễ dàng cài đặt trên nhiều hệ quản trị khác nhau: Windows, IOS,

9

III.PHÂN TÍCH1 Biểu đồ Ca sử dụng

a Tìm kiếm

10

b Quản lý hồ sơ nhân viên

c Quản lý chấm công

11

d Quản lý lương

e Quản lý chế độ

12

f Báo cáo thống kê

13

2 Biểu đồ lớp

14

3 Biểu đồ tuần tự

a Đăng nhập

b Tìm kiếm

15

c Quản lý hồ sơ nhân viên

d Quản lý chấm công

16

e Quản lý lương

f Quản lý chế độ

17

g Báo cáo thống kê

4 Biểu đồ hoạt động a Đăng nhập

18

b Tìm kiếm

c Quản lý hồ sơ nhân viên

19

d Quản lý chấm công

e Quản lý lương

20

f Quản lý chế độ

g Báo cáo thống kê

21

IV.THIẾT KẾ1 Thiết kế tổng thể

2 Biểu đồ gói

22

3 Biểu đồ triển khai

4 Thiết kế cơ sở dữ liệu

23

b Form Menu

c Form nhân viên

26

d Form chấm công

e Form lương

27

f Form chế độ

g Form báo cáo

28

Thông báo thêm thông tin thành công

Thông báo sửa thông tin thành công

Thông báo xoá thông tin

Thông báo xoá thông tin thành công

29

Thông báo lưu thông tin thành công

Thông báo xuất file excel

Thông báo xuất file excel thành công

Thiết kế động: https://eesgwz.axshare.com (tài khoản: nhom2pro; mật khẩu: 1)

30

KẾT LUẬN

Chương trình xây dựng có giao diện thân thiện dễ sử dụng, cung cấp những chức năng phù hợp với thực tế của việc tìm kiếm thông tin, trao đổi và quản lý nhân sự Trước mắt đáp ứng được những nhu cầu căn bản của nghiệp vụ quản lý nhân viên trong doanh nghiệp, đóng góp vào sự phát triển của công ty.

Bài thảo luận đã nêu rõ các bước để có thể xây dựng được một bản phân tích thiết kế với các loại biểu đồ cơ bản Dựa trên những phân tích trên chúng em có thể có một vài định hướng cho tương lai như sau :

 Bổ sung thêm những tính năng còn thiếu đáp ứng những yêu cầu từ phía doanh nghiệp

 Cài đặt thêm tính năng lưu vết các hoạt động tác vụ trên phần mềm

 Phân quyền cho người dùng hệ thống, mỗi cá nhân của cơ quan tùy vào chức vụ mà sẽ có những quyền khác nhau đối với hệ thống.

 Cải tiến sửa chữa một số lỗi nhỏ còn mắc phải trên phần mềm

31