Đang tải... (xem toàn văn)
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠOTRƯỜNG ĐẠI HỌC THƯƠNG MẠIKHOA HTTT KINH TẾ VÀ THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
-BÀI THẢO LUẬN
Môn học phần: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
Giảng viên bộ môn: Đỗ Thị Thu HiềnNhóm: 3
Mã lớp học phần: 2316eCIT0311
Trang 2
DANH SÁCH THÀNH VIÊN NHÓM
Trang 3CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcBIÊN BẢN HỌP THẢO LUẬN NHÓM
(lần thứ nhất)
Thời gian: 20h ngày 5 tháng 4 năm 2022Địa điểm: Phòng họp google meet
Thành phần tham dự: Toàn bộ thành viên nhóm 4 tham gia đầy đủ.
Chủ trì: Nguyễn Việt Hùng Thư kí: Nguyễn Thị Thanh Huyền
Nội dung cuộc họp:
1 Tìm hiểu đề tài thảo luận.
2 Các thành viên đóng góp xây dựng đề cương bài thảo luận.
3 Nhóm trưởng thống nhất đề cương và thông báo lịch họp nhóm tiếp theo.
Nhận xét: Các thành viên đều chuẩn bị đề cương cụ thể của mình và đóng góp
sôi nổi để thống nhất thành 1 bản đề cương hoàn chỉnh.
Cuộc họp kết thúc vào lúc 21h30 cùng ngày.
Hà Nội, ngày 05 tháng 04 năm 2022
Nhóm Trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Việt Hùng
Trang 4CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAMĐộc lập – Tự do – Hạnh phúcBIÊN BẢN HỌP THẢO LUẬN NHÓM
(lần thứ nhất)
Thời gian: 20h ngày 15 tháng 4 năm 2022Địa điểm: Phòng họp google meet
Thành phần tham dự: Toàn bộ thành viên nhóm 4 tham gia đầy đủ.
Chủ trì: Nguyễn Việt Hùng Thư kí: Nguyễn Thị Thanh Huyền
Nội dung cuộc họp:
1 Thống nhất công việc cần hoàn thiện 2 Phân công và tiến hành làm nhiệm vụ
3 Nhóm trưởng thống nhất và thông báo lịch họp nhóm tiếp theo.
Nhận xét: Các thành viên đều chuẩn bị đề cương cụ thể của mình và đóng góp
sôi nổi để thống nhất thành 1 bản đề cương hoàn chỉnh.
Cuộc họp kết thúc vào lúc 21h30 cùng ngày.
Hà Nội, ngày 15 tháng 04 năm 2022
Nhóm Trưởng (Ký và ghi rõ họ tên) Nguyễn Việt Hùng
Trang 5MỤC LỤC
DANH MỤC HÌNH VẼ 6
LỜI MỞ ĐẦU 7
I CƠ SỞ LÝ THUYẾT 8
1 Tổng quan về hệ thống thông tin 8
1.1 Khái niệm hệ thống thông tin 8
1.2 Các thành phần cơ bản trong hệ thống thông tin 8
2 Biểu đồ phân cấp chức năng 10
2.1 Khái niệm: 10
2.2 Các ký pháp sử dụng xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng: 10
2.3 Sơ đồ tổng quát của biểu đồ phân cấp chức năng: 10
3 Biểu đồ luồng dữ liệu 11
II Hệ thống thông tin quản lý siêu thị: 12
3 Sơ đồ phân cấp chức năng 15
4 Sơ đồ luồng dữ liệu 16
4.1 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 16
4.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 16
4.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 17
KẾT LUẬN 23
TÀI LIỆU THAM KHẢO 23
Trang 6DANH MỤC HÌNH VẼ
1 Hình 1: Sơ đồ phân cấp chức năng 15
2 Hình 2: Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh 16
3 Hình 3: Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 17
4 Hình 4: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý bán hàng 17
5 Hình 5: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý khách hàng 18
6 Hình 6: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý nghiệp vụ tài chính 19
7 Hình 7: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý nhân viên 20
8 Hình 8: Sơ đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh Quản lý kho hàng 21
Trang 7LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm trở lại đây, hệ thống thông tin đang dần trở thành một phần không thể thiếu và đóng vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp Trong điều kiện môi trường kinh doanh đang thay đổi liên tục, việc áp dụng hệ thống thông tin vào chu trình quản lý sẽ giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ, kịp thời những thông tin về các diễn biến thuộc môi trường vĩ mô và vi mô, nhận diện, đánh giá được mức độ tác động của chúng Từ đó, công ty có thể đưa ra được những biện pháp, chiến lược ứng phó kịp thời giúp doanh nghiệp đứng vững và phát triển hơn trong thị trường.
Trong các hệ thống thông tin quản lý, hệ thống thông tin quản lý quy trình nghiệp vụ bán hàng chiếm vai trò khá quan trọng, quyết định sự thành bại của một doanh nghiệp Ngoài ra, nó còn là thước đo, là kim chỉ nam giúp doanh nghiệp ngày càng phát triển Hệ thống này giúp doanh nghiệp kiểm soát , quản lý lượng hàng hóa một cách chặt chẽ, tối ưu việc hiện diện của hàng hóa, dịch vụ với chi phí hợp lý, đạt hiệu quả tối đa và đạt được mục tiêu marketing của công ty về ngắn hạn cũng như dài hạn Việc quản lý của hệ thống sẽ được thể hiện cụ thể qua các nhiệm vụ: quản lý thông tin khách hàng, quản lý đơn hàng, quản lý kho hàng, quản lý dịch vụ và chăm sóc khách hàng, thống kê báo cáo,… Để hiểu hơn về hệ thống trên, nhóm chúng tôi đã xây dựng lên một bài toán mô tả hệ thống thông tin siêu thị để làm rõ điều này Có thể bài thảo luận không tránh khỏi những thiếu sót trong quá trình nghiên cứu và trình bày Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của thầy cô và các bạn để đề tài được hoàn thiện hơn Nhóm chúng tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 8I CƠ SỞ LÝ THUYẾT
1 Tổng quan về hệ thống thông tin.
1.1 Khái niệm hệ thống thông tin.
Hệ thống thông tin là một tập hợp phần cứng, phần mềm, cơ sở dữ liệu, mạng viễn thông, con người và các quy trình thủ tục khác nhằm thu thập, xử lý, lưu trữ và truyền phát thông tin trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin hỗ trợ việc ra quyết định, phân tích tình hình, lập kế hoạch, điều phối và kiểm soát các hoạt động trong một tổ chức, doanh nghiệp Hệ thống thông tin có thể là thủ công nếu dựa vào các công cụ thủ công như giấy, bút, thuốc, tủ hồ sơ, còn hệ thống thông tin hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào mạng máy tính và các thiết bị công nghệ khác.
Hệ thống thông tin có thể chứa thông về đối tượng mà tổ chức, doanh nghiệp quan tâm như thông tin, về con người, các thị trường kinh doanh, các địa điểm, các sự kiện, các hiện tượng và các hoạt động trong phạm vi một tổ chức, doanh nghiệp, hoặc trong môi trường hoạt động nói chung.
1.2 Các thành phần cơ bản trong hệ thống thông tin.
1.2.1 Nguồn lực phần cứng.
Trong thiết bị phần cứng của hệ thống thông tin gồm các thiệt bị vật lý được sử dụng trong quá trình xử lý thông tin như nhập dữ liệu vào, xử lý và truyền phát thông tin ra Phần cứng là các thiết bị hữu hình có thể nhìn thấy, cầm nắm được.
Trong thiết bị phần cứng của hệ thống thông tin thường được chia thành hai nhóm nhỏ: Các thiết bị phần cứng máy tính và các thiết bị phần cứng viễn thông.
1.2.2 Nguồn lực phần mềm.
Phần mềm là các chương trình được cài đặt trong hệ thống, thực hiện công việc quản lý hoặc các quy trình xử lý trong hệ thống thông tin Phần mềm được sử dụng để kiểm soát và điều phối phần cứng, thực hiện xử lý và cung cấp thông tin theo yêu cầu của người sử dụng.
Có ba loại phần mềm cơ bản:
Phần mềm hệ thống là các chương trình giúp cho người sử dụng quản lý, điều hành hoạt động của các thiết bị phần cứng Phần mềm hệ thống giống như một bộ phận kết nối giữa máy tính và chương trình ứng dụng.
Phần mềm chuyên dụng là thành phần quan trọng nhất trong quy trình xử lý thông tin, cho phép thực hiện các hoạt động nghiệp vụ trong tổ chức, doanh nghiệp một cách tự động.
Trang 9Phần mềm bảo mật là các chương trình đảm bảo an toàn cho dữ liệu bên trong hệ thống như phần mềm sao lưu dự phòng, phần mềm bảo mật mạng, phần mềm diệt virus.
1.2.3 Nguồn lực dữ liệu.
Cơ sở dữ liệu là tập hợp dữ liệu có tổ chức và có liên quan đến nhau được lưu trữ trên các thiệt bị lưu trữ thứ cấp (như băng từ, đĩa từ) để phục vụ yêu cầu khai thác thông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiều mục đích tại nhiều thời điểm khác nhau Chẳng hạn, cơ sở dữ liệu của một tổ chức, doanh nghiệp có thể chứa thông tin về khách hàng, nhân viên, hàng tồn kho, thông tin về bán hàng của các đối thủ cạnh tranh.
1.2.4 Nguồn lực mạng.
Mạng máy tính gồm tập hợp máy tính và các thiết bị vật lý được kết nối với nhau nhờ đường truyền vật lý theo một kiến trúc nhất định dựa trên các giao thức nhằm chia sẻ các tài nguyên trong mạng của tổ chức, doanh nghiệp Mạng máy tính giúp con người giao tiếp với nhau thông qua các giao thức truyền nhận như thư điện tử, đàm thoại điện tử, truyền tệp tin, Dựa trên mạng máy tính, các nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp có thể dễ dàng trao đổi thông tin cho nhau, chia sẻ tài nguyên trong hệ thống cho nhau, làm việc cùng nhau không phụ thuộc vào vị trí địa lý Trong tổ chức doanh nghiệp hiện như phổ biến các kiến trúc như: LAN, Intracnet hoặc Extracnet, Internet.
1.2.5 Nguồn lực con người.
Trong hệ thống thông tin hiện đại, yếu tố con người bao gồm tất cả những đối tượng tham gia quản lý, xây dựng, mô tả, lập trình, sử dụng, nâng cấp và bảo trì hệ thống Con người được coi là thành phân quan trọng nhất, đóng vai trò chủ động để tích hợp các thành phần trong hệ thống để đạt được hiệu quả cao nhất trong hoạt động Những người sử dụng hệ thống bao gồm từ nhà quản lý đến tất cả nhân viên có thao tác trên các thành phần cấu thành hệ thống của tổ chức, doanh nghiệp Người sử dụng có thể là các nhà quản lý tài chính, các nhóm đại diện bán hàng, người điều hành sản xuất và nhiều người khác nữa.
Ngoài 5 thành phần cơ bản trên, trong hệ thống thông tin còn có các quy trình, thủ tục đảm bảo cho sự hoạt động của hệ thống được thống nhất và ổn định Quy trình thủ tục chính là những quy chauarn mà mọi người cần tuân theo trong quá trình tham gia hoạt động hệ thống thông tin của tổ chức, doanh nghiệp Đó là những quy định, quy tắc hướng dẫn, chỉ thị liên quan đến các hoạt động của tổ chức doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đề ra trong những điều kiện cụ thể.
Quy trình, thủ tục được chia thành 3 nhóm trính: Quy trình, thủ tục quản lý; Quy trình, thủ tục về doanh nghiệp; Quy trình, thủ tục về kỹ thuật Tất cả những quy trình, thủ tục này là ràng buộc mà tất cả các bộ phận trong hệ thống thông tin của tổ chức cần phải tuân theo và thực hiện nhằm đảm bảo cho tổ chức, doanh nghiệp hoạt động theo pháp luật và phát triển đi lên.
Trang 102 Biểu đồ phân cấp chức năng.
2.1 Khái niệm:
Biểu đồ phân cấp chức năng dùng để xác định mô hình nghiệp vụ hay các chức năng nghiệp vụ trong một tổ chức, doanh nghiệp, các mối quan hệ bên trong giữa các chức năng, nghiệp vụ cũng như mối quan hệ của chúng với môi trường bên ngoài
Biểu đồ phân cấp chức năng giúp người xây dựng có một bức tranh toàn cảnh về hoạt động nghiệp vụ của tổ chức, doanh nghiệp, đây là công cụ mô tả các chức năng, nghiệp vụ của hệ thống thông qua việc phân rã có thứ bậc các chức năng.
Biểu đồ phân cấp chức năng cho phép phân rã dần các chức năng cao thành chức năng chi tiết nhỏ hơn ở mức thấp hơn và kết quả cuối cùng là thu được một cây chức năng Cây chức năng này xác định một cách rõ ràng, dễ hiểu các công việc cần làm (làm gì chứ không phải làm như thế nào) trong hệ thống.
2.2 Các ký pháp sử dụng xây dựng biểu đồ phân cấp chức năng:
Các chức năng: được biểu diễn bằng hình chữ nhật trên có gán tên (nhãn) Tên của chức năng thường là một động từ (có thể kèm theo bổ ngữ).
Các kết nối: kết nối giữa các chức năng, thể hiện tính chất phân cấp và được biểu diễn bằng đoạn thẳng nối chức năng “cha” (trên) tới chức năng “con” (dưới).
2.3 Sơ đồ tổng quát của biểu đồ phân cấp chức năng:
Trang 113 Biểu đồ luồng dữ liệu
Khái niệm:
Biểu đồ luồng dữ liệu (còn gọi là sơ đồ luồng/dòng dữ liệu) (Dât Flow Diagram – DFD) được sử dụng để mô hình hóa tiến trình xử lý nghiệp vụ hay biểu diễn đồ thị các chức năng của quá trình thu thập, thao tác, lưu trữ và phân phối dữ liệu giữa các bộ phận trong một hệ thống nghiệp vụ cũng như giữa hệ thống nghiệp vụ và môi trường của nó.
Biểu đồ luồng dữ liệu là một công cụ trợ giúp cho hoạt động chính của các phân tích viên hệ thống như phân tích, thiết kế, biểu đạt và dùng làm tài liệu, trong phân tích Biểu đồ luồng dữ liệu được dùng để mô hình hóa tiến trình nghiệp vụ cũ và mới ở dạng vật lý, logic nhằm phát hiện độ chênh khi phát triển các mô hình cho tiến trình nghiệp vụ cũng như phát hiện sự không hiệu quả: các luồng dữ liệu dư thừa, dữ liệu cập nhật ở nhiều nơi,… Việc so sánh các biểu đồ luồng dữ liệu khác nhau cho phép xác định một số phần tử cần được thảo luận khi đánh giá về yêu cầu của hệ thống.
Trang 12II Hệ thống thông tin quản lý siêu thị:
1 Khái niệm:
Hệ thống thông tin trong siêu thị là một tập hợp các công nghệ, phần mềm và cơ sở hạ tầng kỹ thuật được sử dụng để quản lý thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh trong siêu thị Hệ thống thông tin này cho phép các siêu thị thu thập, lưu trữ, xử lý và chia sẻ thông tin về hàng hóa, kho hàng, nhân viên, khách hàng, doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác.
Hệ thống thông tin trong siêu thị có thể bao gồm các thành phần như phần mềm quản lý kho, phần mềm quản lý bán hàng, phần mềm quản lý tài chính, phần mềm quản lý khách hàng, máy tính tiền, máy đọc mã vạch, hệ thống camera giám sát, hệ thống mạng và các thiết bị kết nối khác.
Hệ thống thông tin trong siêu thị cung cấp cho các nhân viên của siêu thị và các quản lý một cách dễ dàng truy cập thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh của siêu thị và hỗ trợ quyết định kinh doanh Nó cũng giúp siêu thị tăng hiệu quả và năng suất trong quản lý hàng hóa, quản lý kho, quản lý doanh thu và các hoạt động khác.
2 Vai trò:
Hệ thống thông tin trong siêu thị có vai trò rất quan trọng trong việc quản lý và điều hành hoạt động kinh doanh của siêu thị Dưới đây là một số vai trò chính của hệ thống thông tin trong siêu thị:
Quản lý thông tin về hàng hóa: Hệ thống thông tin giúp siêu thị quản lý thông tin về các sản phẩm, số lượng tồn kho, giá cả, thông tin chi tiết về sản phẩm, v.v Hệ thống giúp siêu thị kiểm soát và cập nhật thông tin sản phẩm một cách chính xác và nhanh chóng.
Quản lý thông tin khách hàng: Hệ thống thông tin cho phép siêu thị quản lý thông tin về khách hàng, bao gồm thông tin cá nhân, hành vi mua hàng, lịch sử mua hàng, v.v Hệ thống giúp siêu thị định hướng và tối ưu hoá chính sách marketing, tăng cường tương tác với khách hàng để tạo ra những trải nghiệm mua sắm tốt hơn.
Quản lý thông tin về doanh thu: Hệ thống thông tin giúp siêu thị quản lý thông tin về doanh thu, từ đó phân tích và đưa ra những quyết định kinh doanh nhằm tăng cường lợi nhuận.
Quản lý thông tin nhân viên: Hệ thống thông tin giúp siêu thị quản lý thông tin về nhân viên, bao gồm thông tin liên quan đến lương, chấm công, quản lý chức vụ, v.v.
Trang 13Hệ thống giúp siêu thị dễ dàng quản lý nhân viên và tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự.
Quản lý thông tin kho: Hệ thống thông tin giúp siêu thị quản lý thông tin về kho, bao gồm thông tin về lượng hàng tồn kho, vị trí của sản phẩm, v.v Hệ thống giúp siêu thị đưa ra những quyết định thông minh nhằm tối ưu hóa quản lý kho và giảm thiểu chi phí lưu trữ hàng hóa.
Với vai trò quan trọng như vậy, hệ thống thông tin trong siêu thị đóng một vai trò không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của siêu thị.
3 Ưu điểm và hạn chế:
Về mặt lợi, hệ thống thông tin quản lý siêu thị giúp tăng hiệu quả quản lý, cải thiện quy trình kinh doanh, giảm thiểu chi phí và tăng doanh thu Hệ thống cũng cung cấp thông tin và phân tích dữ liệu về khách hàng, giúp tạo ra các chiến lược marketing hiệu quả và nâng cao trải nghiệm khách hàng Ngoài ra, hệ thống cũng giúp cải thiện quy trình quản lý nhân viên, tăng năng suất lao động và giảm lỗi phát sinh trong quy trình.
Tuy nhiên, hệ thống thông tin quản lý siêu thị cũng mang lại một số rủi ro, bao gồm việc rò rỉ thông tin khách hàng, mất dữ liệu do lỗi hệ thống hoặc tấn công từ phía hacker Ngoài ra, việc triển khai hệ thống cũng đòi hỏi chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì hệ thống sau này.
Do đó, khi triển khai hệ thống thông tin quản lý siêu thị, cần xác định các lợi hại và rủi ro tiềm năng và đưa ra các giải pháp để giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa lợi hại Các giải pháp bao gồm đảm bảo an ninh thông tin, đưa ra các quy định và chính sách bảo mật thông tin, cập nhật và bảo trì hệ thống thường xuyên, v.v.
III THỰC HÀNH
1 Bài toán mô tả hệ thống thông tin siêu thị
Hệ thống siêu thị chúng ta đề cập ở đây là một hệ thống kinh doanh tổng hợp với đầy đủ các chủng loại hàng hóa như: thực phẩm, quần áo, đồ gia dụng, điện tử, Mang đầy đủ các đặc trưng của một hệ thống siêu thị.
Quản lý bán hàng:
Quản lý thanh toán: Khách hàng mang đơn hàng đến quầy thu ngân thanh toán.
Nhân viên thu ngân ghi nhận mặt hàng và thực hiện thanh toán cho khách hàng Hệ thống tính, hiển thị tổng tiền bán hàng, số tiền dư phải trả lại và in ra hóa đơn thanh toán cho khách hàng Thông tin đơn hàng sẽ được lưu vào sổ quản lý khách hàng Kết thúc ca thu ngân tổng hợp và báo cáo doanh thu