Tổng quan về quản trị văn phòng

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo. Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính. Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó. Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư. Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

Lời mở đầu

Cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân hay các loại hình công ty… cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp.

Có nhiều việc khác nhau trong văn phòng nhưng công việc chủ yếu là thu thập, xử lý, lưu giữ thông tin, tổ chức văn phòng, tổ chức các buổi họp, chiêu đãi, công tác lễ tân, ….để công tác quản lý thu được kết quả cao trong công việc.

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú và phức tạp QTVP là việc tổ chức, quản lý, điều hành hoạt động của bộ phận Văn phòng hoặc bộ phận hành chính.

Đối với sinh viên khoa quản trị, sau khi tốt nghiệp công việc của họ thường gắn liền với công tác văn phòng nên trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết Để đáp ứng nhu cầu đó, chúng tôi đã biên soạn đề cương bài giảng quản trị văn phòng cho sinh viên quản trị.

Nội dung:

Chương 1 Tổng quan về quản trị văn phòng

Chương 2 Hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm soát công việc văn phòng Chương 3 Một số nghiệp vụ cơ bản của văn phòng

Chương 4 Tổ chức công tác lễ tân trong doanh nghiệp Chương 5 Quản lý và giải quyết hồ sơ, tài liệu.

Trong quá trình biên soạn không tránh khỏi những sai sót, chúng tôi mong nhận được sự góp ý và nhận xét của đồng nghiệp và sinh viên để chúng tôi hoàn thiện đề cương bài giảng.

Xin chân thành cảm ơn Tập thể tác giả

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG1.1.Văn phòng

1.1.1 Khái niệm

Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo Các cơ quan thẩm quyền chung hoặc có quy mô lớn thì thành lập văn phòng, những cơ quan nhỏ thì có phòng hành chính.

Văn phòng được hiểu là trụ sở làm việc của cơ quan, đơn vị, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan, đơn vị đó.

Văn phòng là một phòng làm việc cụ thể của lãnh đạo, của những người có chức vụ như Tổng giám đốc, nghị sĩ…

Văn phòng là một dạng hoạt động của cơ quan, tổ chức, trong đó diễn ra việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ các loại văn bản, giấy tờ, những công việc liên quan đến công tác văn thư.

Tóm lại, Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp của một cơ quan chức năng , phục vụ cho việc điều hành của lãnh đạo; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo các điều kiện về vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung của toàn cơ quan, tổ chức đó.

Sơ đồ 1.1 Hoạt động của văn phòng

1.1.2 Đặc điểm của văn phòng

- Văn phòng phải là một tổ chức có cơ cấu thích hợp phục vụ cho chức năng, nhiệm vụ Với cơ quan, doanh nghiệp có quy mô lớn thì là Văn phòng; với cơ quan, doanh nghiệp có quy mô hoạt động nhỏ thì đó là phòng Hành chính hoặc chỉ đơn giản là một bộ phận nhỏ gồm một đến hai người nhưng vẫn đảm trách tất cả các nghiệp vụ của văn phòng

- Văn phòng phải có địa điểm hoạt động giao dịch cụ thể, nhất định Tức là văn phòng của bất kỳ một cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phải có một địa điểm chính thức, cố định và đầy đủ cơ sở hạ tầng để phục vụ cho các công tác hành chính văn phòng cần

Môi trường

Quá trìnhxử lýthông tin

Sự phản hồi thông tin

phải thực hiện Vị trí, quy mô của văn phòng phụ thuộc vào tính chất, đặc điểm tổ chức và quy mô hoạt động của từng cơ quan, doanh nghiệp.

Văn phòng phải gồm hai mặt: mặt hình thức (gồm các yếu tố vật chất như nhà cửa, trang thiết bị, máy móc kỹ thuật…) và mặt nội dung (cơ chế hoạt động, phương pháp quản lý, yếu tố con người…).

1.1.3 Chức năng của Văn phòng :

a Chức năng tham mưu tổng hợp:

Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp nhàng, khoa học Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều lĩnh vực, phải có mặt mọi lúc mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn đề Điều đó vượt quá khả năng thực hiện của các nhà quản lý Do đó, đòi hỏi phải có một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất Chủ thể làm công tác tham mưu trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ thể quản lý Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi Để có ý kiến tham mưu, văn phòng phải tổng hợp các thông tin bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định Ngoài bộ phận tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán

Cách tổ chức này cho phép tận dụng khả năng của các chuyên gia ở từng lĩnh vực chuyên môn song cũng có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn trong việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạng này, văn phòng là đầu mối tiếp nhận các phương án tham mưu từ các bộ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống nhất trình hoặc đề xuất với lãnh đạo những phương án hành động tổng hợp trên cơ sở các phương án riêng biệt của các bộ phận nghiệp vụ

b.Chức năng giúp việc điều hành :

Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó.

Văn phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản

c Chức năng hậu cần, quản trị:

Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các phương tiện thiết bị dụng cụ đó để đảm bảo sử dụng có hiệu quả Đó là chức năng hậu cần của văn phòng Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị Chi phí thấp nhất với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp cho việc lãnh đạo thông qua ba chức năng quan trọng trên đây Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị

1.1.4 Nhiệm vụ của Văn phòng

Ở mỗi cơ quan, doanh nghiệp do đặc điểm riêng nên văn phòng của các cơ quan đó có những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Tuy nhiên, nhìn chung văn phòng của mọi doanh nghiệp có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện chương trình đó; bố trí; sắp xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, 6 tháng, năm của cơ quan và của văn phòng.

- Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động trong đơn vị, đề xuất kiến nghị các biện pháp thực hiện, phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của thủ trưởng

- Tư vấn văn bản cho thủ trưởng, chịu trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản của cơ quan ban hành

- Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ, giải quyết các văn thư tờ trình của các đơn vị và cá nhân theo quy chế của cơ quan; tổ chức theo dõi việc giải quyết các văn thư, tờ trình đó;

- Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp cơ quan tổ chức trong công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò là chiếc cầu nối cơ quan, tổ chức mình với cơ quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự toán kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế toán, cân đối hàng quý, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ;

- Mua sắm trang thiết bị cơ quan, xây dựng cơ bản, sửa chữa, quản lý cơ sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc của cơ quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho hoạt động và công tác của cơ quan;

- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn cơ quan; tổ chức phục vụ các buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực hiện công tác lễ tân , tiếp khách một các khoa học và văn minh

- Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ Cán bộ nhân viên trong văn phòng, từng bước hiện đại hoá công tác hành chính - văn phòng; chỉ dẫn và hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần thiết

Ngoài các nhiệm vụ nói trên, tuỳ theo nhu cầu công tác và đặc điểm của doanh nghiệp, Văn phòng có thể được giao thêm các công tác dưới đây:

- Công tác thi đua khen thưởng; - Công tác pháp chế văn bản;

- Công tác tuyên truyền, giáo dục truyền thống, bảo tàng của doanh nghiệp

1.2.Quản trị văn phòng1.2.1 Quản trị

a.Khái niệm: Quản trị là sự phối hợp tất cả các tài nguyên, thông qua tiến trình:

hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra nhằm đạt các mục tiêu đã đề ra.

b Các chức năng quản trị:

* Hoạch định (planning): xây dựng chương trình, mục tiêu chiến lược, kế hoạch

hoạt động cho từng giai đoạn, từng bộ phận và quyết định lựa chọn các giải pháp thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó.

* Tổ chức: (organizing): lựa chọn, bồi dưỡng và sắp xếp nhân sự theo một cơ cấu,

bộ phận phù hợp để đảm nhiệm các hoạt động nhằm đạt được mục tiêu Xác định nhiệm vụ, quyền hạn, trách nhiệm các cá nhân, bộ phận, mối quan hệ giữa các cá nhân, bộ phận đó.

* Lãnh đạo (leading): Phân công, giao nhiệm vụ, hướng dẫn nhân viên thực hiện

cụ thể động viên, khuyến khích nhân viên

* Kiểm soát (controlling): Theo dõi, kiểm tra, đánh giá tình hình & kết quả của

từng công việc, từng nhiệm vụ và toàn bộ chương trình, kế hoạch, áp dụng các biện pháp xử lý (khen thưởng, xử phạt).

Rút kinh nghiệm, chỉnh sửa nguyên tắc, chương trình, biện pháp tổ chức thực hiện

1.2.2 Quản trị văn phòng:

a Khái niệm

Quản trị văn phòng là việc hoạch định, tổ chức, phối hợp, tiêu chuẩn hóa và kiểm soát các hoạt động thu thập, xử lý, quản lý và sử dụng thông tin.

b Đặc điểm quản trị văn phòng.

- Quản trị văn phòng là một hệ thống - Quản trị văn phòng có mục tiêu

- Quản trị văn phòng là quá trình thu thập, đánh giá, xử lý và truyền tin - Quản trị văn phòng vừa là khoa học vừa là nghệ thuật.

c Vai trò của quản trị văn phòng

- Văn phòng là bộ máy giúp việc cho lãnh đạo cơ quan, doanh nghiệp, là “tai mắt”

của lãnh đạo.

- Văn phòng giúp lãnh đạo xác định chương trình công tác chung của cơ quan; xác

định các biện pháp giúp lãnh đạo chỉ đạo, điều hành bộ máy để thực hiện chương trình công tác đã đề ra.

- Văn phòng bảo đảm các điều kiện vật chất phụ vụ cho hoạt động của cơ quan,

doanh nghiệp.

- Văn phòng là trung tâm thu thập, phân tích, xử lý thông tin phục vụ cho nhu cầu

chỉ đạo điều hành của lãnh đạo.

- Văn phòng là nơi giao tiếp đầu tiên cơ quan, doanh nghiệp với các tổ chức khác

và xã hội Nói cách khác thì văn phòng là “bộ mặt” của doanh nghiệp.

Như vậy, có thể nói, công tác văn phòng có vị trí rất quan trọng trong quá trình hoạt động của mọi cơ quan, doanh nghiệp Làm tốt công tác văn phòng sẽ góp phần quan trọng và kết quả điều hành của lãnh đạo và hoạt động chung của tổ chức.

d Các chức năng quản trị văn phòng*Hoạch định công việc hành chính:

Theo chức năng, nhiệm vụ được giao, nội dung hoạch định trong quản trị Văn phòng bao gồm các công việc chủ yếu dưới đây:

+ Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan + Xây dựng chương trình công tác thường kỳ của Văn phòng.

+ Hoạch định các cuộc hội họp, hội thảo, lễ hội của cơ quan và của lãnh đạo cơ quan.

+ Hoạch định các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan.

+ Hoạch định cơ sở vật chất, phương tiện làm việc của cơ quan.

+ Hoạch định tài chính, kinh phí đảm bảo cho cơ quan hoạt động v.v

Trong việc xây dựng chương trình, kế hoạch, đề án công tác phải xác định rõ ràng, cụ thể các nội dung: Làm việc gì? Tại sao phải làm? Làm như thế nào? Ai làm? Làm ở đâu? Bao giờ làm?

Để hoạch định có kết quả tốt, cần phải có các công cụ hoạch định, căn cứ các lĩnh vực hoạt động khác nhau ta có các công cụ hoạch định khác nhau nhưng nhìn chung hoạch định có các công cụ sau:

 Lịch làm việc hàng ngày;  Lịch công tác tuần;

 Chương trình công tác hàng tháng

* Tổ chức công việc hành chính:

+Thành lập bộ phận làm văn phòng: Khi cơ quan được thành lập thì đơn vị làm

công tác văn phòng được thành lập Có cơ quan gọi đơn vị đó là Văn phòng, cũng có cơ quan gọi là phòng Hành chính - Quản trị - Tổ chức hoặc phòng Hành chính - Tổ chức

Có nhiều cơ quan, do khối lượng công việc ít, biên chế có hạn, công tác Văn phòng được giao cho một người chuyên trách hoặc kiêm nhiệm.

+Xác định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và phạm vi hoạt động của bộ phận vănphòng: Sau khi thiết kế bộ máy, nhà quản trị có trách nhiệm nghiên cứu, xác định đầy đủ,

rõ ràng chức năng nhiệm vụ, quyền hạn và phạm vi hoạt động của cả đơn vị và của từng bộ phận văn phòng Kết quả của việc nghiên cứu được biên tập và ban hành văn bản để làm cơ sở thực hiện trong quá trình quản trị.

+Xác định nhân lực làm công tác văn phòng: Nhân lực làm công tác văn phòng ở

đây bao gồm tất cả những người thuộc quyền quản lý và điều hành của thủ trưởng Văn phòng Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, phạm vi hoạt động của Văn phòng, nhà quản trị nghiên cứu, đề nghị cấp có thẩm quyền quyết định các vấn đề về: Tổng số lao động của Văn phòng là bao nhiêu người, trong đó xác định cụ thể, hợp lý các chỉ số về lao động thuộc biên chế Nhà nước, lao động hợp đồng, trình độ văn hoá, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, giới tính, độ tuổi.v.v

+Phân bổ lao động về các tổ chức của Văn phòng.

Trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng, căn cứ vào tổng số biên chế, trình độ cán bộ và nhu cầu công tác, nhà quản trị có trách nhiệm phân bổ nguồn lực được giao vào các vị trí công tác cho phù hợp.

Nhà quản trị thực hiện chức năng tổ chức trong quản trị Văn phòng phải đảm bảo các yêu cầu: Tổ chức bộ máy gọn nhẹ, xác định chức năng, nhiệm vụ phân công, phân nhiệm rõ ràng Tránh chồng chéo hoặc bỏ sót việc không có đơn vị nào, người nào đảm nhận Phát huy được khả năng của mỗi thành viên và tạo ra sức mạnh chung của cả Văn phòng

* Lãnh đạo công việc hành chính: Một tổ chức bao giờ cũng gồm nhiều người,

mỗi một cá nhân có cá tính riêng, hoàn cảnh riêng và vị trí khác nhau Nhiệm vụ của lãnh đạo là phải biết động cơ và hành vi của những người dưới quyền, biết cách động viên, điều khiển, lãnh đạo những người khác, chọn lọc những phong cách lãnh đạo phù hợp với những đối tượng và hoàn cảnh cùng sở trường của người lãnh đạo, nhằm giải quyết các

xung đột giữa các thành phần, thắng được sức ỳ của các thành viên trước những thay đổi Lãnh đạo xuất sắc có khả năng đưa công ty đến thành công dù kế hoạch và tổ chức chưa thật tốt, nhưng sẽ chắc chắn thất bại nếu lãnh đạo kém

* Kiểm soát công việc hành chính: là những hoạt động có nội dung so sánh, đối

chiếu giữa hiện trạng Văn phòng với các căn cứ kiểm tra nhằm xác định kết quả và uốn nắn những sai lệch so với mục tiêu đã đề ra.

+ Nội dung thứ nhất là kiểm tra hành chính Có nghĩa là kiểm tra việc đề ra mục tiêu, chương trình kế hoạch, quy chế công tác, quy trình công việc Thực chất của việc kiểm tra này là kiểm tra lại chính mình, kiểm tra quản trị.

+ Nội dung thứ hai là kiểm tra công việc Căn cứ vào chương trình, kế hoạch, chỉ tiêu đề ra, công tác kiểm tra xác định kết quả đạt được ở tất cả các lĩnh vực công tác của Văn phòng.

+ Nội dung tứ ba là kiểm tra nhân sự: Nội dung này nhằm xem xét việc thực hiện các quy chế làm việc trong Văn phòng Đánh giá khả năng chuyên môn của cán bộ công nhân viên Văn phòng.

* Thực hiện dịch vụ hành chính

Hoạt động của doanh nghiệp ví như một chiếc xe ô tổ, các chức năng dịch vụ hành chính văn phòng là 4 bánh xe.

Như vậy, Quản trị văn phòng trước hết phải thực hiện các chức năng quản trị (phòng, ban nào cũng có), và bổ sung thêm chức năng dịch vụ hành chính (chỉ có ở phòng hành chính).

1.2.3 Phân biệt công việc hành chính văn phòng và công việc quản trị:

a Công việc hành chính văn phòng:

Đó là các công việc hành chính đơn thuần như xử lý công văn, soạn thảo VB, giao dịch điện thoại…do các nhân viên hành chính văn phòng thực hiện Họ làm việc với giấy tờ, máy móc, trang thiết bị văn phòng.

Mặc dù công việc hành chính văn phòng chủ yếu do nhân viên văn phòng thực hiện, nhưng công việc hành chính VP có mặt ở mọi phòng ban trong tổ chức, mọi thành viên (từ cấp nhân viên đến cấp quản trị) đều thực hiện công việc hành chính ở các mức độ khác nhau.

b Công việc quản trị:

Công việc quản trị do nhà quản trị thực hiện , đó chính là: hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiểm tra Họ làm việc với con người và các ý tưởng

Mọi thành viên đều thực hiện công việc hành chính VP, nhưng cáp quản trị càng cao thì các công việc hành chính văn phòng càng ít và công việc quản trị càng nhiều.

1.3 TỔ CHỨC VĂN PHÒNG:1.3.1 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng:

a Lãnh đạo Văn phòng:

- Chánh văn phòng (Trưởng phòng hành chính): Chánh VP là người điều hành chung, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác VP, chỉ đạo một số công việc quan trọng như xây dựng và theo dõi thực hiện chương trình, kế hoạch công tác, hoàn chỉnh các dự thảo VN quan trọng, công tác cơ yếu…

- Giúp việc có các Phó văn phòng (hoặc Phó Trưởng phòng HC)

Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng Chánh, Phó Chánh văn phòng phải đề cao trách nhiệm quản lý trong VP và chịu trách nhiệm trước thủ trưởng.

b Các bộ phận trực thuộc Văn phòng :

Do đặc điểm công tác, ở từng cơ quan cụ thể, các đơn vị trong Văn phòng có thể có tên gọi khác nhau nhưng nhìn chung trong Văn phòng thường có các đơn vị tổ chức dưới đây:

- Bộ phận hành chính,văn thư :

+ Quản lý, điều hành công tác tiếp nhận, xử lý, bảo quản, chuyển giao văn bản trong và ngoài cơ quan, doanh nghiệp;

+ Tổ chức công tác lễ tân, khánh tiết

+ Quản lý, sử dụng có hiệu quả các trang thiết bị kỹ thuật phục vụ cho hoạt động của văn thư

- Bộ phận tổng hợp: gồm một số chuyên viên, có nhiệm vụ nghiên cứu chủ

trương, đường lối, chính sách của cấp trên, các lĩnh vực chuyên môn có liên quan; + Tư vấn văn bản cho thủ trưởng trong công tác lãnh đạo, điều hành hoạt động; + Theo dõi, tổng hợp tình hình hoạt động của cơ quan đơn vị để báo cáp kịp thời cho thủ trưởng và đề xuất phương án giải quyết.

- Bộ phận lưu trữ :Thực hiện công tác lưu trữ

+ Phân loại, đánh giá, chỉnh lý, thống kê tài liệu lưu trữ; + Khai thác, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

- Bộ phận Quản trị :

+ Cung cấp đầy đủ kịp thời các phương tiện, điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp;

+ Sửa chữa , quản lý, sử dụng các phương tiện vật chất có hiệu quả

- Bộ phận tài vụ ( tuỳ từng cơ quan )

Công việc quản trị

Công việc HC-VP

- Bộ phận bảo vệ, lễ tân, tạp vụ …

1.3.2 Tổ chức và bố trí nơi làm việc :

Nơi làm việc là những khoảng không gian nhất định được trang bị và bố trí những phương tiện cần thiết, trong đó Cán bộ, công chức thực hiện công vụ, nhiệm vụ của mình Nơi làm việc thực sự có ảnh hưởng đến năng suất và hiệu quả công việc Tổ chức không gian làm việc sao cho đảm bảo sự thuận tiện thoải mái, an toàn cho nhân viên trong các thao tác và hoạt động là 1 yêu cầu mà người quản lý cần quan tâm.

Nơi làm việc rất dễ tác động đến trạng thái tâm lý của nhân viên Nhân viên nào cũng mong muốn được làm việc trong một môi trường năng động, dễ chịu và thoải mái.

Nơi làm việc tốt là nguồn động lực mạnh mẽ giúp họ sáng tạo hay đưa ra những quyết định, phương án và chiến lược đúng đắn.

a Những nguyên tắc bố trí nơi làm việc:

*, Đáp ứng nhu cầu sử dụng, phù hợp với tính chất và quy mô hoạt động củacơ quan, doanh nghiệp

Trước khi bố trí văn phòng hay cần thay đổi cách bố trí hiện tại, người quản lý cần biết rõ nhu cầu về sử dụng mặt bằng, máy móc cũng như thiết bị văn phòng.

Không có quy định cứng nhắc nào về diện tích sử dụng dành cho cá nhân, nhưng thông thường các vị trí quản lý, người có chức vụ thường được bố trí mặt bằng rộng hơn , tùy vào mặt bằng chung mà công ty có được.

*, Mối tương quan giữa các bộ phận, phòng ban

- Sắp xếp sao cho khi một tổ chức phát triển, chúng ta có thể dễ dàng thay đổi vị trí các phòng ban.

- Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau Mặc dù tất cả các bộ phận có quan hệ với nhau nhưng vài bộ phận có quan hệ nhiều hơn Ví dụ: Phòng họp nên ở gần phòng của các cấp quản trị thường hay sử dụng nó.

- Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân.

- Bộ phận nào cần tập trung suy nghĩ thì bố trí ở khu vực yên tĩnh.

- Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới.

- Cần lưu ý lối thoát hiểm điều kiện kinh tế của công ty Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết.

*, Bàn ghế phù hợp với nhu cầu sử dụng.

Khi lựa chọn bàn ghế, người quản lý cần chú ý tạo ra một môi trường làm việc thoải mái cho nhân viên Cần lựa chọn loại ghế phù hợp với vị trí từng công việc Loại ghế sử dụng cho văn phòng thường là loại có thể điều chỉnh được độ cao, có tựa lưng và dễ dàng xoay chuyển khi cần thiết Nói chung cách lựa chọn và sắp xếp bàn ghế không chỉ ảnh hưởng đến năng suất làm việc mà cả đến sức khỏe và sự an toàn của nhân viên.

*, Đảm bảo tính dễ dàng liên hệ giao dịch*, Đảm bảo tính bảo mật.

*, Lưu ý yếu tố nhiệt độ, ánh sáng, màu sắc, âm thanh.

- Nhiệt độ

Không khí trong phòng làm việc rất quan trọng Tiêu chuẩn về khối lượng không khí cần thiết cho một người trong một phòng được ấn định là trong 4 giờ làm việc ít nhất phải có 7m3 không khí sạch.

Nhiệt độ ảnh hưởng đến sức khỏe con người Ở nhiệt độ thấp, phần lớn năng lượng của cơ thể bị tiêu phí không phải để làm việc mà để chống lạnh vì vậy khả năng tập trung sự chú ý của nhân viên bị giảm nhanh.

Khi làm việc ở nhiệt độ cao, cơ thể lại mất thêm năng lượng để giữ cho nhiệt độ cơ thể được bình thường Điều đó làm cho sự hô hấp tăng nhạn, tăng bài tiết mồ hôi, giảm hàm lượng muối trong cơ thể Kết quả là nhân viên cảm thấy uể oải, các động tác thực hiện sẽ chậm và năng suất lao động sẽ giảm xuống.

- Ánh sáng

Để đảm bảo các điều kiện lao động có hiệu quả, nhà quản trị hành chính cần phải coi trọng yếu tố ánh sáng vì nó ảnh hưởng đến năng suất lao động Chúng ta có thể phân chia ánh sáng ra làm 2 loại:

- Ánh sáng thiên nhiên là ánh sáng của mặt trời Các văn phòng cần được thiết kế cửa sổ sao cho tiếp nhận ánh sáng dễ dàng nhất.

- Ánh sáng nhân tạo là ánh sáng của những bóng đèn điện, đèn phát quang Trong việc mắc đèn người ta nhận thấy tường nhà và trần bẩn sẽ làm giảm đến 50% công suất đèn Tường phòng nên sơn màu càng sáng thì hệ số phản chiếu ánh sáng càng cao.

- Màu sắc.

Sử dụng màu sắc thích hợp không những cải thiện nâng cao vẻ bề ngoài của cơ quan mà còn nâng cao năng suất lao động, giảm mệt mỏi, nâng cao tinh thần của nhân viên Sau đây là một số nguyên tắc cơ bản khi sử dụng màu:

- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ phía Bắc hoặc phía Đông thì ánh sáng có màu mát Để tạo không khí vui vẻ hãy sử dụng màu ấm trên bức tường đối diện.

- Khi ánh sáng tự nhiên chiếu từ hướng Nam hoặc hướng Tây thì ánh sáng có màu đo đỏ, vàng hoặc màu ấm Để làm cho nó dịu đi chúng ta hãy sử dụng màu mát trên tường đối diện.

- Hành lang: sử dụng màu sáng như màu vàng hay màu trắng để tạo ánh sáng tự nhiên.

- Các văn phòng chung: hãy dùng màu trắng trên trần nhà, màu mát trên tường trước mặt nhân viên vì nó làm dịu mắt nhưng dùng màu ấm trên các bức tường khác.

- Các phòng tiếp tân: hãy dùng màu vui vẻ, trung hòa và tránh đơn điệu - Các phòng riêng: tùy theo ý thích của người làm việc

- Phòng vệ sinh: đàn ông thích màu xanh da trời, phụ nữ thích màu hồng Hãy sử dụng các màu đó để khuyến khích sự sạch sẽ và nâng cao tinh thần.

- Phòng họp: nếu phòng dài và hẹp hãy dùng màu sáng trên tường hai bên và màu tối trên tường hai đầu để tạo cảm giác phòng rộng hơn.

- Phòng lưu trữ hồ sơ: Dùng một màu duy nhất trên các bức tường và một màu cho các dụng cụ Nên dùng màu sáng có phản chiếu ánh sáng cao.

- Âm thanh

Tiếng động không những ảnh hưởng đến công việc mà còn làm ảnh hưởng đến thần kinh của con người Khung cảnh quá ồn ào làm con người bị lãng trí Nếu tiếng động cứ liên tục và lớn có thể gây nên tình trạng rối loạn thần kinh Biện pháp giải quyết tiếng động thường xảy ra trong cơ quan như sau:

- Nhân viên lớn tiếng gọi nhau để hỏi han công việc: khuyên họ nói nhỏ lại - Tiếng đóng cửa: dùng nẹp cao su để khi đóng lại cửa không kêu.

- Chuông điện thoại kêu: nên dùng điện thoại loại đèn báo hiệu hoặc tiếng nhạc reo và đặt gân người trực.

- Tiếng ồn do ghế di động: nên lót dưới đế chân ghế một miếng cao su cho êm - Nhân viên đi lại nhiều: nên sắp xếp các nhân viên có liên hệ công việc ngồi gần nhau để họ hạn chế việc di chuyển trong phòng.

b Sắp xếp bố trí nơi làm việc:

- Các bộ phận lãnh đạo, văn phòng: cần được bố trí ở nơi dễ giao dịch nhất và có tư thế nhất Các phòng làm việc được bố trí theo nguyên tắc bảo đảm giải quyết dây chuyền giải quyết công việc, các phòng ban có quan hệ thường xuyên với nhau được bố trí gần nhau , các phòng ban tiếp khách được bố trí gần lối ra vào …

- Các phòng có phương tiện máy móc, kỹ thuật, lưu trữ nên bố trí ở vị trí biệt lập, cần trang bị các phương tiện bảo quản giữ gìn máy móc, thiết bị

- Diện tích phòng làm việc phải phù hợp với tính chất của từng bộ phận

- Các đồ dùng văn phòng, bàn ghế , tủ hồ sơ, các loại sổ sách, giấy bút…cần bố trí sắp xếp phù hợp với động tác làm việc, ngăn nắp tạo không khí thoải mái trong làm việc.

- Phòng làm việc phải bảo đảm phát huy hết tác dụng tích cực của các yếu tố tác động đến năng suất lao động như sự thoáng mát, nhiệt độ, tiếng ồn, ánh sáng, màu sắc….

- Có hệ thống bảng chỉ dẫn hành chính toàn cơ quan, từng phòng làm việc, từng chức danh công vụ để dễ tìm, liên hệ công tác.

c Các phương pháp bố trí văn phòng:* Văn phòng “mở”:

Hiện nay các cơ quan, Doanh nghiệp có xu hướng sắp xếp hệ thống văn phòng mở Các phòng ban được ngăn cách bởi vách ngăn kính, mica trong, các ô vuông cao khoảng 2m….

- Ưu điểm:

+ Tiết kiệm chi phí diện tích; + Dễ giám sát quản lý;

+ Thuận tiện trong việc giao tiếp giữa nhân viên và công việc; + Dễ tập trung các hoạt động trong văn phòng;

+ Dễ thay đổi khi cần thiết

Hình 1.1 Văn phòng bố trí mở

* Văn phòng “đóng”:

Hệ thống văn phòng đóng được ngăn cách bởi các phòng riêng Ưu điểm của nó là đảm bảo tính an toàn, bí mật, sự riêng tư, và phù hợp với công việc đòi hỏi tập trung cao Tuy nhiên nó có những nhược điểm là chiếm diện tích, tăng chi phí trong việc chi trả tiền điện, trang thiết bị văn phòng, khó kiểm tra và làm trì trệ luồng công việc.

Hình 1.2 Văn phòng bố trí đóng

b Tổ chức và bố trí các khu vực chuyên biệt.

*, Khu vực lễ tân

Khu vực lễ tân có tầm quan trọng rất lớn vì đây là nơi tiếp xúc đầu tiên với khách, tạo ấn tượng ban đầu về doanh nghiệp Đối với công ty có mặt bằng rộng rãi, khu vực lễ tân có thể là nguyên một đại sảnh lộng lẫy và sang trọng Với công ty nhỏ chí ít đây cũng là chỗ tiếp khách khang trang Khu vực này cần được trang trí đẹp, cần bố trí đủ bàn ghế, nước uống cho khách ngồi đợi; có thể đặt thêm báo, tạp chí mới cho khách xem để thời gian chờ đợi không trở thành nặng nề.Nhân viên lễ tân phải có ngoại hình ưa nhìn, ngôn ngữ và hành vi đúng mực, giao tiếp tốt.

Hình 1.3 Khu vực lễ tân của công ty an ninh mạng BKAV

*, Phòng họp, hội nghị

Phòng họp cần trang bị đủ vật dụng, thiết bị như máy chiếu, tivi, bàn ghế, tủ hồ sơ… Tùy theo điều kiện của mình mà công ty có thể trang bị một số phòng họp lớn nhỏ phù hợp với từng cuộc họp Thư ký hoặc nhân viên hành chính chịu trách nhiệm lên lịch sử dụng phòng họp.

Phòng họp với bàn hình chữ nhật thích hợp cho những cuộc họp có phân định ngôi thứ, bàn hình oval thích hợp cho những cuộc họp nhóm mà các thành viên có vai trò tương đương

Nhưng nếu là phòng họp dành cho những dịp quan trọng có sự chủ trì của những người lãnh đạo thì sử dụng loại bàn oval được thiết kế đặc biệt, với một chỗ dành cho người có vị trí cao nhất tại cuộc họp Những kiểu bàn như thế này sẽ rất thích hợp cho những cuộc họp với Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc giám đốc công ty.

Một số công ty có hội trường lớn dành cho các hội nghị, các buổi lễ quan trọng có sự tham dự của toàn thể cán bộ nhân viên trong cơ quan và số lượng khách mời bên ngoài.

Hình 1.4.Phòng họp nhỏ

Hình 1.5 Phòng họp lớn*, Phòng làm việc dành cho các cấp lãnh đạo

Theo tiêu chuẩn quốc tế, phòng làm việc của lãnh đạo cao cấp được bài trí sang trọng Văn phòng này thường gồm có phòng tiếp khách, một phòng họp, chỗ nghỉ ngơi, phòng vệ sinh Các vật dụng trang trí nội thất hoặc làm việc cũng như thiết bị của văn phòng phải ở mức tiêu chuẩn cao

Hình 1.6 Phòng làm việc dành cho lãnh đạo.1.3.3 Hiện đại hóa công tác văn phòng:

Là một đòi hỏi cấp thiết của nhà quản trị , nó có thể thực hiện theo các hướng: văn phòng điện tử, văn phòng tự động hóa…

a Mục tiêu của hiện đại hoá văn phòng:

- Tổ chức lại bộ máy gọn nhẹ, khoa học, đúng chức năng - Từng bước công nghệ hóa công tác văn phòng.

- Tạo tiền đề để phát triển cho mỗi cơ quan, tổ chức

- Giảm thời gian lãng phí và những ách tắc trong tiếp nhận, xử lí, chuyển tải thông tin phục vụ cho hoạt động của cơ quan, tổ chức.

- Nâng cao năng suất lao động của cơ quan, tổ chức, giúp nhà quản lí thoát khỏi những công việc hành chánh mang tính sự vụ, tạo điều kiện phát huy tính sáng tạo của mỗi người trong văn phòng.

- Thực hiện tiết kiệm chi phí cho công tác văn phòng.

b Những nội dung cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng:* Về trang thiết bị kỹ thuật.

- Trang thiết bị kỹ thuật trong Văn phòng là thành phần “cách mạng” nhất và dễ đưa vào Văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ

Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã nhanh chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử Các thế hệ máy

tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh tranh gay gắt của nhiều hãng sản xuất trên thế giới Máy tính điện tử được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong công tác Văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao.

- Các phương tiện thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet cùng các thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ, toàn quốc và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi.

- Các vật dụng thông thường trong Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ ngày càng tiện dụng và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã đẹp, giá cả thích hợp.

- Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương, một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác.

- Cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn thông Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu tường thích hợp

- Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office) với diện tích khoảng 60 - 80 m2, đủ chỗ cho khoảng 20 vị trí làm việc Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như:

 Tạo điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý thông tin của Văn phòng được liên tục;

 Người lãnh đạo Văn phòng kiểm soát công việc Văn phòng được dễ dàng;  Giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết bị cho Văn phòng;  Dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo Văn

phòng có những sáng kiến mới v.v

*, Con người làm Văn phòng.

Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn phòng

Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết Lao động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày càng tăng Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử

Theo hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã hội học, dân tộc học, mỹ học v.v giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí

của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp Các ngành khoa học này cũng giúp người lao động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc (stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v

*, Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.

Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất, hợp lý Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao.

Mỗi công việc trong Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn, những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý.

Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu quả thiết thực, cụ thể.

CHƯƠNG 2 HOẠCH ĐỊNH, TỔ CHỨC, LÃNH ĐẠO VÀ KIỂM SOÁT CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG.2.1 Hoạch định công việc văn phòng

2.1.1 Khái niệm:

Hoạch định là một chức năng của quản trị bao gồm các hoạt động xác định ra các mục tiêu cho tương lai và các phương tiện thích hợp để hoàn thành các mục tiêu đó Kết quả của hoạch định là một bản kế hoạch, nghĩa là một tài liệu được viết ra xác định rõ các chuỗi hoạt động mà công ty hay tổ chức sẽ thực hiện.

Trong lĩnh vực hành chính văn phòng, hoạch định bao gồm việc thu thập các thông tin, sử dụng chúng và triển khai cho các bước hành động Cuối cùng, hoạch định là sự duy trì, bảo quản những thông tin cần thiết, cập nhật hoá, chính xác hoá chúng để tham khảo khi cần đến.

2.1.2.Tầm quan trọng của hoạch định công việc văn phòng

- Giữ vai trò mở đường của hoạt động quản trị VP Thông qua hoạch định thì các mục tiêu được xác định chính xác, các biện pháp được đề ra một cách hợp lý, các nguồn lực được tổ chức chặt chẽ nhằm mục đích cuối cùng là hoàn thành nhiệm vụ Chính vì thế, kết quả của hoạch định là cơ sở quan trọng để thực hiện các chức năng khác như tổ chức thực hiện, điều hành lãnh đạo và giám sát kiểm tra thực hiện.

- Giúp các nhà quản trị văn phòng chủ động trong việc điều hành và tổ chức thực hiện nhiệm vụ của văn phòng trong mối quan hệ công tác với các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, doanh nghiệp Nó giúp nhà quản trị văn phòng tư duy một cách có hệ thống để dự đoán, đề phòng những bất trắc hay những cơ hội có thể đến trong tương lai để có biện pháp giải quyết phù hợp

- Giúp cho nhà quản trị văn phòng phối hợp hiệu quả các nguồn lực của văn phòng

(ngân sách, nhân sự, thời gian, cơ sở vật chất, thông tin ), giảm thiểu các chi phí từ đó

gia tăng kết quả các nhiệm vụ.

- Các bản hoạch định là căn cứ để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát và đánh giá năng lực thực hiện công việc của các đơn vị và từng cá nhân trong văn phòng Giúp cho các đơn vị và các cá nhân hoàn thành công việc đúng theo mục tiêu và định hướng đã được xác định.

Nói cách khác, hoạch định là giai đoạn đầu tiên và rất cần thiết trong công tác quản trị văn phòng Nếu không có hoạch định hoặc hoạch định không chính xác sẽ dẫn tới kết quả công việc khó hoàn thành, lãng phí về nhân lực, thời gian, tài chính hay các chi phí khác, từ đó ảnh hưởng tới hiệu quả hoạt động của nhà quản trị văn phòng nói riêng và của bộ máy văn phòng nói chung.

2.1.3 Nguyên tắc hoạch định công việc văn phòng.

Hoạch định hoạt động văn phòng thường được thư ký xây dựng Vì vậy thư ký văn phòng cần nắm một số nguyên tắc sau:

*, Nguyên tắc hệ thống:

Nguyên tắc này đòi hỏi sự thống nhất đồng bộ của kế hoạch, không được để hoạt động bị trùng lắp ở hai trong ba yếu tố: Thời gian, địa điểm và nhân sự Ngoài ra, còn đảm bảo thống nhất theo hệ thống dọc về nội dung kế hoạch, giữa cấp trên với cấp dưới, giữa ngắn hạn và dài hạn không bị chồng chéo nhau

Ví dụ: Giám đốc không thể điều hành cùng một lúc hai cuộc họp ở hai địa điểm khác nhau.

*,Nguyên tắc ưu tiên:

Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi trong hang loạt những vấn đề của kế hoạch, phải tìm ra các nhiệm vụ trọng tâm của kế hoạch, các hoạt động mang tính chất quyết định đến kết quả của kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên giải quyết.

Để thực hiện nguyên tắc này, văn phòng cần yêu cầu các bộ phận phải thông báo dự kiến các hoạt động của mình đến văn phòng trước một thời gian quy định để có kế hoạch sắp xếp, bố trí Nội dung thông báo này cần rõ rang, cụ thể các thông tin về thời gian, địa điểm, nhân sự và tầm quan trọng của hoạt động đó.

*, Nguyên tắc dự phòng:

Trong thực tế, không phải lúc nào mọi hoạt động cũng đều diễn ra như đã định, nên đòi hỏi khi xây dựng kế hoạch, nhất là khi sắp xếp lịch, cần phải có các phương án dự phòng để tránh bị bất ngờ trong trường hợp có sự thay đổi

Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi bên cạnh phương án chính phải có các yếu tố dự phòng về thời gian, về nhân lực và các điều kiện cần thiết khác Đó là sự cân nhắc, lường trước những trở ngại có thể xảy ra và được tính tới để hạn chế rủi ro…

2.1.4 Các căn cứ hoạch định:

- Chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng và pháp luật của nhà nước; - Các chỉ tiêu của Nhà nước , quyết định của cấp trên trực tiếp;

- Yêu cầu thực tế đặt ra trong từng giai đoạn lịch sử tương ứng với chức năng, nhiệm vụ cụ thể của từng cơ quan.

- Chương trình, kế hoạch dài hạn, trung hạn, ngắn hạn của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp.

Ngoài ra còn phải quan tâm nghiên cứu những vấn đề sau:

- Tình hình giao dịch với các cơ quan khác

- Sự trưởng thành và phát triển của tổ chức công sở - Sự thay đổi nhân sự (lãnh đạo, biên chế…)

- Những biến động chính trị, kinh tế, xã hội nói chung có tác động đến hoạt động của cơ quan, đơn vị.

2.1.5 Các công cụ hoạch định:

Các công cụ hoạch định HC-VP bao gồm các dự án lớn, nhỏ khác nhau Một số công cụ để lên kế hoạch và lịch công tác hàng ngày là:

- Lịch thời gian biểu công tác (lịch làm việc);

Bảng 2.2 Danh sách các việc cần phải làm hôm nay

Bảng 2.3.Danh sách các công việc phải làm trong tuần

Xếp theo thứ tự tầm quan trọng và các ô cần phải làm ngay và nên làm JOB TASK LIST

Priority Task Must do Nice to do

Ưu tiên Kế hoạch hoạt động trong tuần Ngày hết hạn

2.1.6 Nội dung hoạch định trong hành chính văn phòng.

Thông thường một bản hoạch định cho dù là chiến lược hay tác nghiệp trong một tổ chức thường bao gồm bảy nội dung cơ bản sau (six W questions-one H ):

 Xác định công việc cần thực hiện (What)

 Tại sao cần thực hiện những công việc đó (Why)  Thời gian thực hiện (When)

 Địa điểm thực hiện (Where)  Biện pháp thực hiện (How)

 Đơn vị, cá nhân chị trách nhiệm thi hành (Who)  Xác định phương pháp kiểm tra.

*, Xác định công việc cần thực hiện: Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải quyết

hay khối lượng công tác đặt ra là gì?

Kế hoạch được đặt ra giải quyết vấn đề gì? Gồm các nội dung, yêu cầu nào? Phạm vi ảnh hưởng của nó ra sao? Nội dung công việc được đặt ra có hợp lý, hợp pháp hay không?

*,Xác định thời gian thực hiện nhiệm vụ trong kế hoạch:

Nhiệm vụ công việc đó thực hiện khi nào? Thời gian chi tiết để thực hiện nhiệm vụ? Việc gì trước, việc gì sau, việc nào đan xen với việc nào? Thời gian này phụ thuộc vào nhiệm vụ và nguồn nhân lực, phân phối quỹ thời gian một cách hợp lý và hiệu quả Xác định thời gian tiến hành công việc có ý nghĩa quan trọng vì thời gian gắn liền với điều kiện thời tiết, khí hậu, mùa vụ, thời cơ…

*, Địa điểm, địa bàn, vị trí thực hiện

Các nhiệm vụ công việc được đặt ra sẽ thực hiện ở địa điểm, địa bàn, cấp nào? Trong nhiều trường hợp, vị trí thực hiện kế hoạch phải được chỉ ra một cách cụ thể, chi tiết sau khi phân tích những thuận lợi và khó khăn về địa điểm thực hiện kế hoạch.

*, Tại sao phải làm việc đó?

Tại sao phải nêu vấn đề, nhiệm vụ đó ra? Tại sao phải giải quyết vấn đề, nhiệm vụ đó? Cần thận trọng xem xét các nhiệm vụ, nội dung công việc đã được đặt ra trong mối quan hệ tổng thể với nhiệm vụ chung và với công việc khác

*, Ai thực hiện?

Nhiệm vụ cụ thể cho từng người, từng bộ phận chức năng nào? Cần sự phối hợp giữa từng người, từng bộ phận chức năng như thế nào?

*, Làm việc đó bằng cách nào?

Phương thức thực hiện các công việc, nhiệm vụ đặt ra? Chỉ rõ cách thức tiến hành và các điều kiện vật chất, tài chính, phương tiện cần thiết khác?

*, Xác định phương pháp kiểm tra

+ Có những bước công việc nào cần phải kiểm tra? + Tần suất kiểm tra như thế nào?

+ Ai là người kiểm tra?

+ Những điểm kiểm tra nào là trọng yếu?

Có thể nói khi thực hiện hoạch định người chịu trách nhiệm cần phải xác định được bảy yếu tố cơ bản trên và tính toán, cân nhắc và lựa chọn những điểm hợp lý nhất, từ đó sẽ xây dựng được một bản kế hoạch có tính khả thi cao, dễ áp dụng, dễ quản lý và kiểm soát cho việc hoàn thành nhiệm vụ

Hoạch định trong văn phòng các cơ quan, doanh nghiệp thường tập trung vào cácnội dung công việc sau:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ; lịch công tác tuần, tháng, quý, năm.

- Kế hoạch tổ chức các phong trào, các cuộc họp, các hội nghị, lễ kỷ niệm, sự kiện của doanh nghiệp…

- Kế hoạch tổ chức các chuyến công tác của lãnh đạo và các thành viên trong cơ quan, doanh nghiệp

- Kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện cơ sở vật chất phục vụ hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp

- Kế hoạch nhân sự, phúc lợi…

2.1.7.Quy trình lập kế hoạch trong hành chính văn phòng

điều kiện thực thi.

Để công tác hoạch định được hiệu quả, cần có sự phối hợp của nhiều đơn vị chức năng, đặc biệt là việc trao đổi thông tin giữa đơn vị theo dõi tổng hợp việc thực hiện hoạch định với các đơn vị phối hợp thực thi khác Trong quá trình thực hiện cần linh hoạt để có thể điều chỉnh kịp thời những phát sinh không theo ý muốn của thực tế nhằm đạt tới mục đích cuối cùng mà bản hoạch địch hướng tới.

2.1.8 Xây dựng kế hoạch công tác năm, tháng, tuần của cơ quan

Một trong những công việc mà bất cứ văn phòng nào cũng phải chịu trách nhiệm thực hiện đó là lập kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan, doanh nghiệp Đây là một công việc có liên quan tới tất cả các đơn vị trong cơ quan từ bộ phận quản lý cấp cao tới các đơn vị chức năng Các bản kế hoạch công tác này được thể hiện cụ thể thành các bản công tác hàng năm, hàng tháng, hàng tuần mà tất cả các đơn vị đều phải tuân thủ Trong công tác này, nhà quản trị văn phòng thường phải chịu trách nhiệm rất lớn là chỉ đạo xây dựng, tổ chức thực hiện và lập báo cáo về việc thực hiện kế hoạch Để xây dựng loại kế hoạch công tác này, nhà quản trị văn phòng cần chú ý tới một số vấn đề cơ bản sau:

a,Xây dựng kế hoạch năm

Nguồn thông tin từ để lập kế hoạch năm bao gồm: - Từ chiến lược của công ty

- Từ các dự án tham gia

- Từ mục tiêu của công ty và mục tiêu bộ phận do công ty giao - Từ các nhiệm vụ theo chức năng nhiệm vụ bộ phận.

Nội dung của kế hoạch công tác năm: - Nội dung các mục tiêu công việc - Thời gian thực hiện

- Mức độ quan trọng của các công việc (để giúp bộ phận có thể đặt trọng tâm vào công tác nào và đánh giá công việc cuối năm).

b, Xây dựng kế hoạch tháng:

Nguồn thông tin lập kế hoạch tháng - Các công việc trong kế hoạch năm - Các công việc tháng trước còn tồn tại

- Các công việc mới phát sinh do công ty giao Nội dung kế hoạch tháng

- Các công việc quan trọng trong tháng

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện.

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tháng hoặc làm trong tháng sau)

c,Xây dựng kế hoạch tuần

Nguồn thông tin để lập kế hoạch tuần:

- Các công việc trong kế hoạch tháng

- Các công việc trong tuần trước chưa thực hiện xong - Các công việc mới phát sinh do công ty giao thêm Nội dung kế hoạch tuần

- Các công việc quan trọng trong tuần

- Phần các công việc cụ thể gồm: nội dung công việc, thời gian thực hiện, người thực hiện, ghi chú (yêu cầu kết quả).

- Các công việc chưa xác định được lịch (nhưng phải làm trong tuần hoặc làm trong tuần sau)

2.2 Tổ chức, lãnh đạo hoạt động văn phòng.

2.2.1.Nội dung cơ bản trong tổ chức, lãnh đạo hoạt động văn phòng

a, Thiết kế và phân tích công việc trong công sở:

- Thiết kế công việc: phân chia các công việc lớn, nhỏ hợp lý * Yêu cầu:

+ Phù hợp với mục tiêu của cơ quan, doanh nghiệp.

+Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế.

+ Công việc phải có ý nghĩa đối với nhiệm vụ chung

+ Tạo ra khả năng sáng tạo cho cán bộ, Công nhân viên (phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức giải quyết công việc)

+ Tạo được khả năng hợp tác khi giải quyết công việc + Có khả năng kiểm tra việc thi hành công việc thuận lợi.

*Phương pháp thiết kế công việc:

-Thiết kế công việc theo dây chuyền: một nhiệm vụ được chia thành nhiều công việc có liên quan với nhau như một dây chuyền có nhiều mắt xích VD: nhiệm vụ tuyển dụng nhân viên có thể chia thành nhiều công việc cụ thể để giao cho các bộ phận giải quyết như: thông báo tuyển dụng, xác định các tiêu chuẩn lựa chọn, tiếp nhận hồ sơ, phỏng vấn tuyển dụng, tuyển dụng

- Thiết kế công việc theo nhóm: đòi hỏi phải có một tập thể cùng tham gia thực hiện công việc, nhưng mỗi người chỉ thực hiện một phần việc mà thôi

- Thiết kế công việc theo từng cá nhân: giao cho cá nhân phụ trách các công việc có tính độc lập VD: làm báo cáo, tờ trình, hoặc theo dõi việc thực hiện 1 dịch vụ hành chính.

- Phân tích công việc:

+ Khái niệm: là một khía cạnh quan trọng của kỹ thuật hành chính, phản ánh năng lực làm việc của các nhà quản lý.

+ Mục đích: Xác định cách thức tối ưu nhằm mang lại hiệu quả cao cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.

Khi phân tích công việc cần làm sáng tỏ tính chất của nội dung công việc, chú ý xem xét những điều kiện vật chất, môi trường, đánh giá ảnh hưởng môi trường đối với công việc và phát hiện các yếu tố làm hạn chế kết quả công việc, loại bỏ các yêu cầu không cần thiết Đồng thời lựa chọn cán bộ hợp lý và sắp xếp vào những vị trí cần thiết để triển khai công việc Những kỹ năng cần có của nhân viên là:

+ Kỹ năng tự quản lý: có trách nhiệm, có thái độ làm việc tích cực

+ Kỹ năng giao tiếp: những kỹ năng xã hội, truyền thông và giải quyết vấn đề + Kỹ năng kỹ thuật: là kỹ năng cần cho những công việc thông thường (sửa chữa máy móc tự động đặc biệt)

Cần đánh giá kết quả công việc sau khi hoàn tất

b.Phân công công việc: dựa trên cơ sở thực tế.- Cơ sở của quá trình phân công công việc

+Theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan; + Theo khối lượng và tính chất công việc;

+Theo khối lượng biên chế và cơ câu tổ chức của cơ quan

-.Các kiểu phân công công việc:

+ Phân công theo chuyên môn hoá: Là phương pháp để nhân viên đi sâu vào công

việc và có thói quen nghề nghiệp tốt Từ đó sẽ có khả năng tăng năng suất lao động Muốn chuyên môn hóa tốt cần có hiểu biết rộng Kiến thức chuyên môn và các kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho nhau, nâng cao hiểu biết và bản lĩnh cho nhà quản lý.Trong thời đại KHKT, chuyên môn hoá công việc không chỉ trong sản xuất mà trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

+ Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể: Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì sẽ

càng thuận lợi khi phân công Khi xây dựng tiêu chuẩn phải chú ý hai mặt: chất và lượng Các tiêu chuẩn, định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ, công chức làm việc

+ Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực nhân viên: Dựa trên

nguyên tắc phù hợp khả năng trước mắt, lâu dài, yêu cầu của công việc và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới Chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân, từng bộ phận (pháp lý, tổ chức, kiểm tra,…).Tạo điều kiện để nhân viên có thể tiến bộ qua công việc được giao

+ Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong cơ quan, đơn vị: tạo ra

sự đoàn kết, tăng thêm tiềm lực nội bộ cho cơ quan Sự hợp tác lệ cần thuộc vào trình độ, nhận thức mỗi người, nội dung và sự phân công công việc và nhân viên có thể thay thế lẫn nhau khi cần thiết

2.2.2 Tổ chức, điều hành công việc

a.Khái niệm: là phải đảm bảo cho nhân viên thuộc quyền thực hiện tốt nhất các

công việc được giao để hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức

b.Nguyên tắc điều hành:

- Mệnh lệnh điều hành phải thống nhất, phù hợp với thực tế - Mệnh lệnh điều hành phải được truyền đạt kịp thời, chính xác

+Nội dung mệnh lệnh liên quan đến lợi ích của các thành viên trong tổ chức, cơ quan và khi nó được thực hiện thành công sẽ làm cho nhiều người phấn khởi

+ Có tính khả thi

+Đúng với pháp luật, quy chế cho phép.

+Có tính thực tế, nghĩa là có căn cứ, theo đúng kế hoạch đã được xem xét cẩn thận.

+Được giải thích rõ ràng, cụ thể về phương thức thực hiện, thời gian hoàn thành - Phải đảm bảo sự hài hoà và có thể hỗ trợ cho nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan, đơn vị: các mục tiêu đề ra không phải bao giờ cũng thống nhất, vì vậy Lãnh đạo quản lý phải có đủ uy quyền cần thiết, có các thông tin; cấp dưới phải có tinh thần kỷ luật Mọi thành viên có quyền đóng góp sáng kiến để thực hiện mục tiêu nhưng phải trong khuôn khổ mục tiêu chung và tôn trọng mục tiêu của đơn vị khác; phải có chương trình hoạt động, làm việc thống nhất

-Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ áp dụng: thủ tục là phương tiện giúp cho việc điều hành được thống nhất theo những quy trình cần thiết Nó giúp cho việc điều hành không tuỳ tiện (nhưng nếu quá câu nệ thủ tục sẽ dẫn đến tình trạng công việc không được giải quyết kịp thời) Thủ tục điều hành đề ra phải khoa học, phù hợp với thực tế hoạt động của cơ sở

-Tránh vi phạm thẩm quyền (Vì sẽ dẫn tới sự rối loạn trong điều hành công việc)

2.2.3.Xây dựng các quy chế làm việc

a.Khái niệm: là văn bản quy định cụ thể về các quyền và nghĩa vụ của người giữ

chức vụ, quan hệ làm việc trong cơ quan khi giải quyết một công việc nhất định, trách nhiệm của mỗi chức vụ, mỗi bộ phận trong cơ quan, cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả, tiêu chuẩn để đánh giá công việc.…

b.Yêu cầu: Khi xây dựng quy chế chú ý các quy định, có hai loại khác nhau: một

loại mang tính chất quy phạm chung và một loại là những quy phạm mang tính cá biệt Trách nhiệm quy định trong quy chế chia làm ba loại: Nhà quản lý, nhân viên chuyên môn nghiệp vụ và các bộ phận phục vụ

c Phương pháp xây dựng quy chế:

-Xác định phạm vi điều chỉnh của quy chế và thẩm quyền ban hành.

- Xây dựng các khung điều chỉnh cụ thể, cách điều chỉnh, các điều kiện thực hiện quy chế rõ ràng, thuận lợi cho việc kiểm tra.

-Quy chế cần được thảo luận dân chủ

-Về hình thức: được xây dựng thành các điều khoản, được phê duyệt và ban hành

2.2.4 Các nguyên tắc tổ chức đối với nhà quản trị: - Nguyên tắc về ủy quyền

- Nguyên tắc về tầm hạn kiểm soát - Nguyên tắc điều hành tổ chức

2.2.5 Các mối quan hệ của nhà Quản trị hành chính:

- Mối quan hệ nội bộ - Mối quan hệ liên bộ phận - Mối quan hệ với khách hàng - Mối quan hệ nghề nghiệp

2.3 Kiểm tra công việc hành chính văn phòng2.3.1 Khái niệm

Kiểm tra là một tiến trình quy định các hoạt động của tổ chức sao cho kết quả hoàn thành trong thực tế phù hợp với các tiêu chuẩn và mục tiêu kỳ vọng của tổ chức Kiểm tra

- Xử lý những tình huống phức tạp - Phân quyền có hiệu quả hơn

2.3.3 Mức độ kiểm tra

a Kiểm tra chiến lược (Strategic con trol):

Bao gồm việc giám sát các yếu tố môi trường có thể ảnh hưởng đến khả năng tồn tại của các kế hoạch chiến lược, đánh giá kết quả các hoạt động chiến lược trong toàn cơ quan và bảo đảm rằng các kế hoạch chiến lược được thực hiện như đã ấn định Kiểm tra ở mức độ này thuộc phạm vi của cấp quản trị cao cấp Thời gian thực hiện: hàng quý, 6 tháng, hàng năm.

Yếu tố môi trường được phân thành 2 loại chính:

- Môi trường vĩ mô: yếu tố chính trị, kinh tế, văn hóa, sự phát triển của KHKT, yếu tố tự nhiên… Nhà quản trị hầu như không thay đổi được các yếu tố vĩ mô.

- Môi trường vi mô: khách hàng, đối thủ cạnh tranh, nhà cung cấp, nhà môi giới… Nhà quản trị có thể thay đổi được các yếu tố vi mô nhằm đem lại lợi ích lâu dài và tối ưu cho tổ chức

b Kiểm tra chiến thuật (Tactical control): Tập trung vào việc đánh giá việc thực

hiện các cấp độ bộ phận chuyên môn, giám sát các kết quả theo định kỳ và tiến hành sửa chữa sai lầm khi cần thiết Kiểm tra ở mức độ này chủ yếu do các nhà quản trị trung cấp đảm nhiệm liên quan đến các mục tiêu, các chương trình và ngân sách của bộ phận chuyên môn Do nhà quản trị trung gian thực hiện hàng tuần và hàng tháng.

c Kiểm tra tác vụ, tác nghiệp (Operational control): bao gồm việc giám sát việc

thực hiện các kế hoạch tác vụ, giám sát các kết quả hàng ngày, tiến hành các hoạt động sửa chữa theo yêu cầu Kiểm soát ở mức độ này thuộc về trách nhiệm của các nhà quản trị cấp cơ sở, là người quan tâm đến các lịch trình thời biểu công tác, ngân sách, luật lệ qui định và năng suất đầu ra gắn liền với từng cá nhân.Do cấp quản trị tuyến cơ sở thực

Pham vi bộ phận chuyên mônTrung hạn theo từng thời kỳ

CẤP THẤPPham vi đơn vị nhỏNgắn hạn

2.3.4 Các lĩnh vực kiểm tra:

Kiểm tra hành chính (administrative control) là kiểm tra qua công văn giấy tờ.Nhà

quản trị hành chính phải tạo mọi sự thuận lợi cho việc kiểm tra hành chính trong toàn cơ quan

Kiểm tra tác nghiệp (operative control) là kiểm tra các nghiệp vụ chuyên môn như

sắp xếp hồ sơ, lưu trữ, thông tin liên lạc và các hoạt động hành chính khác trong cơ quan xem có đúng tiêu chuẩn và thủ tục không.

Hai lĩnh vực kiểm tra nói trên sẽ được triển khai cụ thể bởi những phương thức như sau:

- Kiểm tra dự phòng (pre check): là hệ thống tiên liệu trước sai sót xảy ra để tiến

hành điều chỉnh ngay lập tức hoặc đề ra các biện pháp kiểm soát phòng ngừa Kiểm tra dự phòng được thực hiện bằng cách giám sát các yếu tố đầu vào của quá trình để chắc chắn rằng những yếu tố đầu vào đáp ứng được yêu cầu của dự kiến, có khả năng làm cho quá trình đi đến kết quả mong đợi, nếu không sẽ có sự thay đổi và điều chỉnh kịp thời.

- Kiểm tra trong khi thực hiện (check in): là quá trình kiểm tra trực tiếp công việc

hoặc hành vi dang thực hiện Kiểm tra trong khi theo dõi các hoạt động đang diễn ra để đảm bảo rằng các hoạt động đều hướng tới mục tiêu.

- Kiểm tra sau khi thực hiện: là kiểm tra sau khi quá trình đã hoàn thành Kết quả

của quá trình sẽ được đối chiếu với mục tiêu và tiêu chuẩn Kiểm tra sau được thực hiện thông qua hệ thống báo cáo nội bộ và hệ thống hồ sơ của bộ phận.

2.3.5.Nguyên tắc kiểm tra

- Hệ thống kiểm tra cần được thiết kế theo kế hoạch Thông qua hệ thống kiểm tra các nhà quản trị nắm được diễn biến của quá trình thực hiện kế hoạch

- Kiểm tra phải mang tính đồng bộ Trong quá trình kiểm tra cần quan tâm đến chất lượng hoạt động của toàn hệ thống Cần quan tâm đến chất lượng của cả quá trình hoạt động chứ không phải kết quả cuối cùng.

- Phải công khai, chính xác và khách quan Việc đánh giá con người và hoạt động phải dựa vào những thông tin phản hồi chính xác, đầy đủ, kịp thời và hệ thống tiêu chuẩn rõ ràng, thích hợp.

- Cần phù hợp với tổ chức và con người Hệ thống kiểm tra phải phù hợp với đặc điểm của hệ thống Phản ánh cơ cấu tổ chức, đảm bảo có người chịu trách nhiệm trước một hoạt động nào đó và chịu trách nhiệm điều chỉnh khi có sao lệch xảy ra Phù hợp với trình độ vị trí công tác của cán bộ quản trị.

- Kiểm tra phải linh hoạt và có độ đa dạng hợp lý Phải có một hệ thống kiểm tra cho phép tiến hành đo lường, đánh giá, điều chỉnh các hoạt động một cách có hiệu quả Trong quá trình kiểm tra cần phối hợp nhiều hình thức và thủ thuật kiểm tra khác nhau đối với cùng một đối tượng kiểm tra.

- Cần có hiệu quả Yêu cầu này đòi hỏi lợi ích của kiểm tra phải tương xứng với chi phí cho nó Để giảm chi phí kiểm tra cần lựa chọn các lĩnh vực quan trọng, thiết yếu để tiến hành kiểm tra.

- Phải có trọng điểm Cần tập trung kiểm tra vào các hoạt động thiết yếu và quan trọng.

- Phải có địa điểm kiểm tra Yêu cầu cần có địa điểm cụ thể khi tiến hành hoạt động kiểm tra.

2.3.6 Phương pháp kiểm tra: 11 phương pháp

- Thanh tra: xem xét, nghiên cứu và đánh giá tình hình - Kiểm tra ngân sách: một công cụ tốt nhất cho việc kiểm tra - Kiểm tra tập trung: vào một vấn đề cụ thể.

- Kiểm tra biểu mẫu - Kiểm tra bằng máy móc - Kiểm tra chính sách - Kiểm tra các thủ tục - Kiểm tra hồ sơ văn bản

- Kiểm tra các bản tường trình, báo cáo - Kiểm tra bằng các tiêu chuẩn

- Kiểm tra bằng lịch công tác.

2.3.7.Tiến trình kiểm tra:

a Tiến trình kiểm tra tổng quát:

b Tiến trình kiểm tra hành chính:

- Lên kế hoạch - Lên lịch công tác - Chuẩn bị

- Phân công công tác - Tiến hành kiểm tra - Đánh giá kết quả - So sánh đối chiếu

- Công nhận thành tích nếu công tác đạt hay vượt chỉ tiêu hoặc rút kinh nghiệm, sửa sai, chấn chỉnh nếu không đạt hiệu quả, chỉ tiêu.

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG3.1 Quản trị thời gian.

3.1.1 Khái niệm

Quản trị thời gian là một tiến trình hoạch định, tổ chức và kiểm soát việc sử dụng quỹ thời gian vô giá của mình một cách có hiệu quả.

Thời gian là thứ hiếm có nhất trong các loại tài sản và nếu không kiểm soát được nó thì chúng ta sẽ không kiểm soát được gì cả Đối với các nhà lãnh đạo, thời gian được xem là tài sản quan trọng và có tính quyết định Làm quản lý thường là giao việc cho người khác nhưng người lãnh đạo không thể tổ chức giao việc hiệu quả nếu họ không tự mình tổ chức công việc cho mình Tính chất phức tạp trong tổ chức ngày nay khiến cho người ta phải thực sự quan tâm đến việc sắp xếp chương trình sao cho tận dụng thời gian tốt nhất để đạt hiệu quả cao nhất.

Quản lý thời gian hiệu quả đem lại nhiều lợi ích thuyết phục như: làm cuộc sống dễ dàng hơn, giảm căng thẳng, tăng hiệu quả công việc, tăng năng suất cá nhân và tập thể, tăng thời gian riêng tư cho mỗi người.

3.1.2 Nhận diện nguyên nhân gây mất thời gian

Trong quá trình làm việc, có rất nhiều nguyên nhân gây mất thời gian: - Các cuộc điện thoại

- Các cuộc thăm viếng xã giao, tiếp khách - Không biết nói “ không”

- Các câu hỏi của nhân viên - Các cuộc họp kéo dài - Đọc và trả lời thư tín

- Văn phòng bừa bộn, giấy tờ quá nhiều - Truyền đạt thông tin kém hiệu quả - Không biết giao việc hoặc uỷ quyền

- Khung cảnh văn phòng làm việc không thích hợp

Tính theo hiệu quả thì 1 giờ của thời gian làm việc không gián đoạn giá trị bằng 3 giờ của thời gian làm việc bị gián đoạn.

3.1.3 Các biện pháp quản trị thời giana Hoạch định thời gian biểu

Muốn quản lý thời gian hiệu quả phải sử dụng hiệu quả các công cụ hoạch định thời

gian biểu và lập trật tự ưu tiên cho các công việc.

*, Lịch thời gian biểu công tác hàng ngày

Theo luật 20-80: chúng ta thường sử dụng 80% thời gian cho các công việc tương đối không quan trọng hoặc không cần thiết và chỉ có 20% cho các công việc thực sự là quan trọng hoặc có năng suất cao.

Bảng 3.1 Thời gian thường được sử dụng và nên được sử dụng.

80% thời gian dành cho các hoạt động kém hiệu quả

20% các công việc kém hiệu quả

20% các công việc có hiệu quả 80% thời gian dành cho các công việc có hiệu quả, những công việc quan trọng có mục tiêu dài hạn

Theo nghiên cứu của các nhà quản lý, các cấp quản trị sử dụng thời gian như sau: - 50% thời gian được sử dụng trong các cuộc họp đối mặt

- 20% thời gian được sử dụng để đọc và viết - 6% thời gian được sử dụng để gọi điện.

- 24% thời gian còn lại được sử dụng để phân tích, lên lịch thời gian biểu và làm các công việc hành chính văn phòng và các công việc khác.

*, Sổ tay, nhật ký và lịch để bàn.

Sổ tay, nhật ký, lịch để bàn là công cụ giúp ích cho các bạn ghi nhớ các công việc phải làm

Có 4 lời khuyên:

+ Phải cập nhật hoá kế hoạch làm việc của mình.

+ Xếp những vấn đề quan trọng nhất lên hàng đầu và đánh số nó không phải theo thứ tự quan trọng hay ưu tiên, mà theo lúc nào thực hiện nó tốt nhất.

+ Dùng lúc nào cũng để bị lôi cuốn theo ý muốn giải quyết những việc nhỏ trước, đó là con đường đã dọn sẵn để đi đến thất vọng.

+ Loại khỏi kế hoạch của bạn tất cả mọi việc có thể phân công cho người khác.

*, Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký

Bìa hồ sơ và thẻ hồ sơ nhật ký là các công cụ rất hữu ích cho các nhà quản trị và thư ký ghi chép những việc cần phải làm từng ngày trong tháng

Hình 3.2 Mẫu thẻ hồ sơ nhật ký

Kỳ hạn 27 tháng mười hai Lập ngân sách cho năm tài khóa 2013

( Dự kiến tăng 10% doanh thu)

Lê Xuân Thành

Hình 3.3 M u ghi chép các cu c h n ho c các vi c c n gi i quy tẫu ghi chép các cuộc hẹn hoặc các việc cần giải quyếtộc hẹn hoặc các việc cần giải quyếtẹn hoặc các việc cần giải quyếtặc các việc cần giải quyếtệc cần giải quyết ần giải quyếtải quyếtết

*, Lập trật tự ưu tiên cho các công việc

Công việc kiểm soát được: Hãy tự hỏi mình có thể tự kiểm soát được bao nhiêu công việc Hãy xem lại khung thời gian biểu của mình và chọn ra những công việc mình phải thực hiện thay vì do người khác đề nghị.

Công việc quan trọng: Hãy sắp xếp công việc theo mức độ quan trọng “Có” và “Không” Nghĩa là phải nghĩ đến hậu quả của các quyết định và hành động Sẽ phí thời gian nếu bị mắc kẹt vào những điều không quan trọng so với mục tiêu đề ra và trách nhiệm chính Khi thật quan trọng nhưng chưa thật khẩn trương thì vẫn còn thời gian sắp xếp và giao phó cho người khác một phần để bắt đầu công việc Cũng đừng để lâu quá bởi vì đó là công việc quan trọng liên quan đến kết quả Ví dụ: Phải báo cáo về tình hình nhân sự của công ty cho Giám đốc vào tháng tới, việc này phải làm nghiêm túc vì nó ảnh hưởng đến vị trí công tác và các phòng ban trong cơ quan.

Công việc khẩn cấp: Công việc có khẩn cấp và cần làm ngay không ? Liệu có thể để lúc khác được không ? Hãy phân biệt rõ việc “khẩn” và việc “quan trọng”, việc “khẩn” nhiều khi không quan trọng nhưng lại chiếm chỗ trước, việc “khẩn” thường do người khác tác động Hãy kiểm soát lượng thời gian dành cho việc “khẩn” Ví dụ: Giám đốc cần danh sách nhân viên đang nghỉ phép trong 1 giờ tới, đậy là việc cần phải làm cho xong nhưng tính chất công việc không quan trọng mà chỉ mang tính thống kê.

Công việc quan trọng và khẩn cấp: Khi công việc thật quan trọng và khẩn cấp hãy làm ngay không thể do dự Ví dụ: không quyết định giá nhanh trong sáng nay sẽ bị đối thủ cạnh tranh giành mất hợp đồng; không thanh toán cho khách hàng ngay trong tuần này sẽ bị cắt hợp đồng mua vật liệu cho công trình sắp thi công…

Công việc không quan trọng cũng không khẩn cấp: Loại việc này có thể bỏ qua hoặc giao cho ai khác Ví dụ: người trợ lý hỏi màu xanh hay màu đỏ thích hợp cho bìa bản báo cáo – vấn đề này hãy để tùy người trợ lý đó lựa chọn.

Lên lịch làm việc là một quá trình bạn sắp xếp thời gian thích hợp cho từng công việc, là việc lên kế hoạch cho hoạt động của văn phòng để đạt được mục tiêu trong