Chuyên đề thực tập đề tài kế toán nguyên vật liệu tại công ty cổ phần nhựa kiên an

Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An:– Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.– Các nguyên vật liệu tham

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN VIỆN KẾ TOÁN - KIỂM TOÁN

CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP

Đề tài : Kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Cổ phần Nhựa Kiên An

MỤC LỤC

DANH MỤC VIẾT TẮT 4

DANH MỤC BẢNG BIỂU 5

LỜI MỞ ĐẦU 7

CHƯƠNG 1:ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN 9

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 9

1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An: 9

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 9

1.1.3 Nguyên vật liệu tại công ty Kiên An 10

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Kiên An 15

1.2.1 Các phương thức hình thành NVL tại Công ty Kiên An 15

1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL 16

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL tại Công ty Kiên An 16

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Kiên An 16

1.3.1 Công tác thu mua NVL 16

1.3.2 Việc xây dựng định mức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An 17

1.3.3 Việc sử dụng NVL 18

1.3.4 Việc kiểm kê NVL tại Công ty Kiên An 20

CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN 21

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Kiên An 21

2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL tại Công ty Kiên An 21

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 23

2.2 Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại công ty tại Công ty Kiên An 47

2.2.1 Tài khoản và chứng từ được sử dụng tại Công ty Kiên An 47

2.2.2 Trình tự hạch toán NVL tại Công ty Kiên An 47

2.2.3 Hạch toán NVL thừa thiếu sau kiểm kê tại Công ty Kiên An 51

CHƯƠNG 3:HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN 57

3.1 Đánh giá về thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 57

3.1.1 Ưu điểm về kế toán tại Công ty Kiên An 57

3.1.2 Nhược điểm kế toán nguyên vật liệu 59

a Về tổ chức sử dụng chứng từ 59

3.2 Các giải pháp hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 60

3.2.1 Về công tác quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 60

3.2.2 Về công tác sử dụng chứng từ về nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 60

3.2.3 Về tài khoản sử dụng và phương pháp kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 61

3.2.4 Về sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 62

3.2.5 Về sổ kế toán tổng hợp nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An 63

KẾT LUẬN 66

PHỤ LỤC 68

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 77

2

DANH MỤC BẢNG BIỂU

1.1 Danh mục nguyên vật liệu đang được sử dụng tại công ty Kiên An 9 1.2 Mã hàng của một số nguyên vật liệu tại công ty Kiên An 10 1.3 Định mức sản xuất một số sản phẩm tại công ty Kiên An 18

2.2 Sơ đồ chi tiết theo phương pháp thẻ song song 22 2.3 Giấy đề nghị mua vật tư ví dụ nhập kho 1 24 2.4 Biên bản kiểm nghiệm ví dụ nhập kho 1 25

2.8 Giấy đề nghị mua vật tư ví dụ nhập kho 2 29 2.9 Biên bản kiểm nghiệm ví dụ nhập kho 2 30

2.11 Thẻ kho 1 nhập NVL ví dụ nhập kho 2 32 2.12 Thẻ kho 2 nhập NVL ví dụ nhập kho 2 33

2.15 Thẻ kho xuất màng vân ví dụ xuất kho1 36 2.16 Thẻ kho xuất màng vinyl ví dụ xuất kho 1 37

4

2.22 Sổ chi tiết NVL màng vân 43

2.26 Quy trình ghi sổ hạch toán tổng hợp Nguyên vật liệu 47

2.36 Phiếu giao nhận chứng từ nhập (xuất) nguyên vật liệu 62

LỜI MỞ ĐẦU

Ngành công nghiệp được coi là ngành kinh tế trọng yếu, có vai trò quan trọng trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội của đất nước Thúc đẩy phát triển sản xuất công nghiệp sao cho phù hợp với xu thế toàn cầu trong những năm tới là nhiệm vụ không chỉ của ngành công nghiệp mà còn là thách thức cần phải vượt qua trong tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế

Nguyên vật liệu là yếu tố quan trọng không thể thiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Chất lượng nguyên vật liệu ảnh hưởng trực tiếp và là yếu tố quyết định đến chất lượng sản phẩm của doanh nghiệp sản xuất Vì thế việc sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả nguyên vật liệu là việc rất quan trọng Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất rất đa dạng phong phú về chủng loại nên yêu cầu phải có điều kiện không gian bảo quản lưu trữ thoáng đãng, mát mẻ Việc bảo quản tốt nguyên vật liệu sẽ là một trong những yếu tố quan trọng quyết định sự thành công của công tác quản lý sản xuất kinh doanh.

Chính vì những lý do trên mà công tác quản lý và hạch toán nguyên vật liệu là cần thiết trong mỗi công ty Khi nguyên vật liệu đ ợc quản lý tốt sẽ góp phầnƣ xác định được các định mức về cung cấp, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu một cách hợp lý nhất, góp phần tiết kiệm tránh lãng phí, mất mát, góp phần giảm chi phí, tăng lợi nhuận cho công ty.Vì vậy, quá trình thu mua, bảo quản, sử dụng, hạch toán và sử dụng nguyên vật liệu có ý nghĩa rất quan trọng.

Xuất phát từ những lý do trên, với những kiến thức đã học ở truờng và thời gian thực tập tại Công ty Cổ Phần Nhựa Kiên An, em đã đi sâu nghiên cứu đề tài: “ Nguyên vật liệu tại Công ty Cổ Phần Nhựa Kiên An”

Kết cấu của đề tài ngoài phần mở đầu và kết luận, được chia làm 3 chương: Chương I: Đặc điểm tổ chức và quản lý nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An Chương III: Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An

Em xin chân thành cảm ơn thầy giáo PGS.TS Nguyễn Ngọc Quang thuộc viện Kế toán- Kiểm toán của trường Đại học Kinh tế Quốc dân, cùng 6

các cán bộ nhân viên phòng kế toán của công ty Kiên An đã giúp đỡ em hoàn thành bản chuyên đề thực tập này.

Trong quá trình xây dựng chuyên đề, mặc dù đã cố gắng tìm hiểu và được sự hướng dẫn tận tình của giảng viên hướng dẫn cùng các anh chị phòng kế toán của công ty nhưng do sự hiểu biết còn hạn chế và thiếu kinh nghiệm thực tế nên em không tránh khỏi những thiếu sót và khiếm khuyết, chứng từ thu thập được cũng chưa đầy đủ, hoàn thiện tất cả các yếu tố Vì vậy, em kính mong sự đóng góp và ý kiến bổ sung của những người quan tâm để báo cáo chuyên đề thực tập của em được hoàn thiện hơn.

CHƯƠNG 1

ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝNGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY KIÊN AN

1.1 Đặc điểm nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An

1.1.1 Đặc điểm của nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An:

– Các nguyên vật liệu sẽ thay đổi về hình thái, không giữ nguyên được trạng thái ban đầu khi đưa vào sản xuất.

– Các nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất kinh doanh (một chu kỳ sản xuất kinh doanh).

– Toàn bộ giá trị của nguyên vật liệu được chuyển trực tiếp vào sản phẩm, là căn cứ cơ sở để tính giá thành.

1.1.2 Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An

Để tiện cho công tác quản lý và kế toán ở doanh nghiệp, phân loại NVL thường dựa vào vai trò và tác dụng của NVL trong quá trình sản xuất - kinh doanh Theo đặc trưng này, NVL ở các công ty Kiên An được phân ra các loại sau đây:

- Nguyên vật liệu chính: Bao gồm các loại nguyên liệu, vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình sản xuất để cấu tạo nên thực thể của sản phẩm, ví dụ: các chất gia công, bột đá, bột đen, bột nguyên sinh

- Vật liệu phụ: Bao gồm các loại vật liệu được sử dụng kết hợp với vật liệu chính để nâng cao chất lượng cũng như tính năng, tác dụng của sản phẩm như dầu uv, thuốc tẩy,…

- Nhiên liệu: Bao gồm các loại vật liệu được dùng để tạo ra năng lượng phục vụ cho sự hoạt động của các loại máy móc thiết bị và dùng trực tiếp cho sản xuất như: xăng, dầu, hơi đốt phục vụ cho máy móc tham gia vào hoạt động sản xuất có thể hoạt động.

- Phế liệu và vật liệu khác: Phế liệu là các loại vật liệu loại và trong quá trình sản xuất sản phẩm như gỗ, sắt thép vụn hoặc phế liệu thu hỏi trong quá trình thanh lý tài sản cố định hoặc các sản phẩm hỏng trong quá trình sản xuất Vật liệu khác là

8

loại vật liệu không thuộc những loại vật liệu đã nêu ở trên: bao bì đóng gói sản phẩm, băng dính, vỏ hộp,

1.1.3 Nguyên vật liệu tại công ty Kiên An a Danh mục NVL đang được sử dụng tại công ty

Hình 1.1 Danh mục nguyên vật liệu đang được sử dụng tại công ty

TNG Thanh nẹp góc

b Cách mã hóa NVL của Công ty Kiên An

Công ty Kiên An sẽ mã hóa nguyên vật liệu theo số thứ tự và chi tiết từng loại nguyên vật liệu trong cùng một nhóm theo số thứ tự hoặc mã nguyên vật liệu mà nhà cung cấp ghi trên bao bì và kích thước nguyên vật liệu để dễ phân biệt và tiện theo dõi.

Hình 1.2 Mã hàng của một số nguyên vật liệu tại công ty kiên An

NL0002 CPE - 135A (Tạo độ cứng - Chống va đập) Kg

NL0006.12 Bột nhựa nguyên sinh PVC PR-1000 Kg NL0006.19 Bột nhựa nguyên sinh PVC WL 2100 Kg

TEMEF10630110 Tem 1063-1 5mm 10 thanh/ 1 hộp Cái TEMEF109910 Tem 1099 5mm 10 thanh/ 1 hộp Cái TEMEF1108-410 Tem 1108-4 5mm 10 thanh/1 hộp Cái

VOHOPMORN Vỏ hộp Morn Thăng Long Cái

c Cách tính giá nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An

c.1 Tính giá nhập kho NVL

- Giá gốc của nguyên liệu vật liệu mua ngoài, bao gồm Giá mua ghi trên hóa đơn, các khoản thuế không được hoàn lại, chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm, nguyên liệu, vật liệu từ nơi mua về đến kho của doanh nghiệp, công tác phí của cán bộ thu mua, chi phí của bộ phận thu mua độc lập, các chi phí khác có liên quan trực tiếp đến việc thu mua nguyên vật liệu và số hao hụt tự nhiên trong định mức (nếu có).

- Trường hợp thuế GTGT hàng nhập khẩu được khấu trừ thì giá trị của nguyên liệu, vật liệu mua vào được phản ánh theo giá mua chưa có thuế GTGT - Công thức tính giá nhập kho của nguyên vật liệu mua trong nước

Giá nhập NVL = Giá trị tiền trên  Giá trị trên hóa đơn là: Giá trị hàng hơn trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn

bán hàng, công ty Kiên An kê khai thuế thưo phương pháp khấu trừ nên giá trị trên hóa đơn không bao gồm thuế GTGT.

 Các chi phí mua hàng: chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản,… các khoản chi phí liên quan khác đến khi hàng về nhập kho tại DN,  Các khoản giảm giá hàng bán: chiết khấu thương mại, chiết khấu thanh

toán, giảm giá hàng bán.

Ví dụ: 2/3/2022 công ty Kiên An phát sinh mua nguyên vật liệu bột đá nhập kho sản xuất có giá trước thuế là 18.076.500, thuế GTGT 10% là 1.807.650 + Nếu thanh toán 1 lần trước khi nhận hàng:

Giá hàng mua = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán

12

Đơn giá xuất kho lần thứ n =

(Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch) + Nếu thanh toán 1 lần sau khi nhận hàng: Trường hợp này thì sẽ có 2 tỷ giá là: Tỷ giá ngày hàng về và tỷ giá ngày thanh toán, cụ thể như sau:

 Giá mua ngày hàng về = Tính theo tỷ giá ngày hôm đó (Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch)

 Ngày thanh toán = Tính theo tỷ giá ngày thanh toán (Theo tỷ giá Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch).

+ Nếu thanh toán nhiều lần trước và sau khi nhận hàng: Trường hợp này sẽ có nhiều tỷ giá từng ngày giao dịch và nhận hàng, cụ thể như sau:

 Ngày thanh toán trước: Lấy theo tỷ giá ngày thanh toán  Ngày hàng về: Lấy theo tỷ giá ngày hàng về

 Ngày thanh toán nốt: Lấy theo tỷ giá ngày thanh toán nốt (Tất cả đều theo Tỷ giá của Ngân hàng mà DN mở TK giao dịch Không lấy tỷ giá trên tờ khai hải quan)

Ví dụ: 30/3/2022 công ty Kiên An phát sinh mua nhập khẩu nguyên vật liệu màng vân nhập kho sản xuất, công ty đã thanh toán 3000 USD 1 lần trước khi nhận hàng cho nhà cung cấp Tỷ giá bán ra của ngân hàng công ty mở tài khoản giao dịch ngày hôm đó là 23.300.

Giá NVL nhập kho = 3000 * 23.300 = 69.900.000 (VNĐ)

c.2 Tính giá xuất kho NVL

Công ty Kiên An tính giá xuất kho nguyên vật liệu theo phương pháp bình quân tức thời.

Phương pháp bình quân tức thời hay còn gọi là phương pháp tính theo giá bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập Khi áp dụng phương pháp này, kế toán sẽ xác định lại giá trị tồn kho của từng loại hàng hóa sau mỗi lần nhập hàng, theo đó giá trị xuất kho mỗi lần xuất có thể khác nhau.

Công thức tính giá NVL theo phương thức bình quân tức thời: Giá trị hàng tồn kho trước lần xuất thứ n Số lượng vật tư hàng hóa còn tồn trước lần xuất thứ n Khi áp dụng phương pháp này sau mỗi lần xuất, doanh nghiệp sẽ biết được ngay giá trị xuất kho của hàng hóa, nguyên vật liệu.

Ví dụ: Đầu kỳ: NVL Bột đá 30 tấn, đơn giá 500 đồng/kg  Ngày 10/1/2022: Nhập 30 tấn bột đá, đơn giá 450 đồng/kg  Ngày 11/1/2022: Xuất 40 tấn bột đá cho sản xuất (30.000 * 500) + (30.000 * 450) 30.000 + 30.000

Trị giá NVL xuất kho ngày 11/1/2022 = 40.000 * 475 = 19.000.000 (VNĐ)

1.2 Đặc điểm luân chuyển nguyên vật liệu của Công ty Kiên An

1.2.1 Các phương thức hình thành NVL tại Công ty Kiên An

Nguyên vật liệu của công ty Kiên An đều do thu mua bên ngoài nhập về sản xuất Đối với tất cả các loại nguyên vật liệu, những hợp đồng mua bán vật liệu đều phải có sự phê duyệt và xác nhận của Tổng giám đốc công ty thì mới có hiệu lực về việc mua bán Công ty Kiên An là công ty sản xuất công nghiệp từ nhựa, các nguyên liệu đầu vào trực tiếp sản xuất ra sản phẩm đòi hỏi số lượng rất lớn, nếu công ty sản xuất nguyên vật liệu sẽ không đủ nguồn lực để sản xuất ra thành phẩm Chính vì vậy, hầu hết các nguyên liệu đều được công ty mua về để sử dụng cho sản xuất Công ty cũng thường làm việc với một số nhà cung cấp nhất định chuyên cung cấp nguyên vật liệu cho công ty, một đến hai nhà cung cấp phụ trách một loại nguyên vật liệu Trong trường hợp xấu khi nhà cung cấp xảy ra vấn đề sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tình hình sản xuất và năng suất của công ty Trong số nguyên vật liệu công ty sử dụng sẽ có một bộ phận rất nhỏ được bán cho công ty con là Công ty cổ phần sàn ANZ (ANZ FLOORING JOINT STOCK COMPANY) khi công ty ANZ vì đây là công ty mới, còn đang gặp khó khăn trong việc tìm nhà cung cấp nguyên vật liệu dài hạn.

Ngoài việc mua nguyên vật liệu thì công ty còn tạo ra nguyên vật liệu, đó chính là phế liệu Các tấm thành phẩm sau khi trộn và tạo thành khuôn, có thể đã phủ màng vân hoặc chưa, nhưng không đạt tiêu chuẩn (có thể là hàng lỗi trong lúc sản xuất, hoặc đã phủ xong nhưng chất lượng không đạt yêu cầu ) sẽ được đưa đến máy nghiền để nghiền tấm lỗi thành phế.

Giá của vật liệu nhập kho được tính bằng giá thực tế trên hóa đơn hoặc trên hợp đồng (bao gồm cả chi phí vận chuyển) Trong trường hợp có các chi phí khác 14

phát sinh thêm trong quá trình thu mua được công ty hạch toán cộng vào giá của vật liệu

1.2.2 Các phương thức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An:

Công ty Kiên An là công ty sản xuất nên các nguyên vật liệu mua về đều để phục vụ cho công việc sản xuất, tạo ra bán thành phẩm và bán đi tạo nên doanh thu và lợi nhuận.

1.2.3 Hệ thống kho tàng, bến, bãi chứa đựng NVL tại Công ty Kiên An - Công ty có 2 nhà máy, cả hai đều được xây dựng tại khu công nghiệp Kim Bình, huyện Kim Bảng, tỉnh Hà Nam Công ty xây dựng và thiết kế xung quanh mỗi nhà máy 2 nhà kho để thuận tiện cho việc di chuyển nguyên vật liệu phục vụ sản xuất Nguyên vật liệu trước khi được bảo quản cũng sẽ được phân loại thành từng nhóm và bảo quản riêng từng khu vực, duy trì cách sắp xếp khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho sản xuất và kiểm kê

- Công ty Kiên An có 2 sản phẩm chính là ván sàn vân gỗ và tấm ốp tường, các nguyên vật liệu nhập về không có yêu cầu bảo quản nghiêm ngặt nhưng vẫn rất cần không gian thoáng mát để có thể giữ gìn, đảm bảo chất lượng tốt nhất cho nguyên vật liệu dưới thời tiết nóng ẩm, khí hậu nhiệt đới gió mùa do vị trí địa lí của Việt Nam Các nhà kho và nhà máy đều rất cao và thoáng để tránh ẩm mốc cũng như nắng nóng sẽ làm hỏng, trực tiếp ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu (các loại màng, dầu, ) và gián tiếp ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm sản xuất.

1.3 Tổ chức quản lý nguyên vật liệu của Công ty Kiên An

1.3.1 Công tác thu mua NVL tại Công ty Kiên An

Công tác thu mua NVL sẽ do phòng kinh doanh chịu trách nhiệm, cụ thể là nhân viên Đỗ Thị Hạnh phụ trách thu mua vật tư Hàng tháng, sau khi kiểm kê và đánh giá mức độ sử dụng, kế toán kho sẽ lên danh sách những NVL cần bổ sung cho kế toán trưởng, kế toán trưởng sẽ đối chiếu, kiểm tra lại lần nữa Sau cuộc họp cuối tháng, kế toán kho dựa vào định mức NVL đã được thống nhất để điều chỉnh danh sách và đưa cho ban Giám đốc kiểm duyệt

Sau khi có chữ ký của ban Giám đốc, danh sách nguyên vật liệu cần mua sẽ chuyển cho phong kinh doanh để tiến hành công tác thu mua Trong tháng, nếu có NVL có tình trạng dùng hết hoặc sẽ dùng hết trong thời gian gần, xưởng sản xuất sẽ lập đơn đề nghị mua NVL để đưa cho giám đốc xét duyệt, sau khi đơn đề nghị được ban giám đốc xét duyệt sẽ đưa cho phòng kinh doanh để nhân viên liên hệ và

đặt hàng với nhà cung cấp.

1.3.2 Việc xây dựng định mức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An a Định mức sử dụng NVL

 Là cơ sở, căn cứ quan trọng để kế hoạch hóa, tính toán kiểm tra và đánh giá các hoạt động sản xuất kinh doanh nói chung và tiêu dùng nguyên vật liệu của doanh nghiệp nói riêng.

 Là cơ sở để lập cân đối nguyên vật liệu của doanh nghiệp, từ đó xác định mối quan hệ cung ứng và kí kết hợp đồng cung ứng giữa doanh nghiệp và tổ chức cung ứng.

 Là căn cứ trực tiếp để tổ chức cấp phát nguyên vật liệu một cách hợp lí, kịp thời cho các bộ phận sản xuất.

 Là mục tiêu cụ thể để thúc đẩy công nhân viên sử dụng hợp lí, tiết kiệm nguyên vật liệu.

 Là thước đo trình độ tiến bộ khoa học công nghệ và tổ chức sản xuất, căn cứ để thực hiện hạch toán kinh tế.

 Công ty xây dựng định mực sử dụng nguyên vật liệu theo phương pháp thống kê kinh nghiệm được xác định trên cơ sở của phương pháp bình quân gia truyền (ở công ty Kiên An là phương pháp bình quân gia quyền sau mỗi lần nhập), xem xét theo các kết quả tiêu dùng nguyên vật liệu ở các kì trước đó Phương pháp này tuy chưa thật chính xác và khoa học nhưng đơn giản, dễ vận dụng.

b Xây dựng định mức sử dụng NVL tại Công ty Kiên An

- Vào cuối tháng, phòng kinh doanh sẽ lập bản kế hoạch sản xuất kinh doanh cho tháng tới và chuyển cho phòng kế toán.

16

- Phòng kế toán tiếp nhận bản kế hoạch cho tháng tới, căn cứ vào bản kế hoạch và định mức NVL, tình hình sản xuất kinh doanh, hao hụt nguyên vật liệu tháng trước để xây dựng định mức sử dụng nguyên vật liệu.

- Thứ 6 cuối cùng của tháng, công ty sẽ tổ chức cuộc họp tổng kết cho tháng và chuẩn bị cho tháng sau Phòng kinh doanh và phòng kế toán sẽ trình bày bản kế hoạch và định mức NVL cho Ban giám đốc Ban giám đốc sẽ xem xét và chỉnh sửa nếu cần thiết

- Sau khi được Ban giám đốc phê duyệt, bản định mức sử dụng sẽ được lưu lại ở phòng kế toán để đưa ra đánh giá và rút kinh nghiệm cho tháng sau.

1.3.3 Việc sử dụng NVL tại Công ty Kiên An

a Xưởng sản xuất sử dụng hợp lý, hiệu quả, tránh lãng phí, không tự ý điều chỉnh công thức sản xuất khi chưa có thông báo

Xưởng sản xuất là cơ quan liên quan trực tiếp đến việc sử dụng NVL Hàng tháng, xưởng sản xuất sẽ nhận được bảng kế hoạch định mức sử dụng NVL, đồng thời hàng ngày trong tháng xưởng sản xuất cũng sẽ nhận lệnh sản xuất theo các đơn đặt hàng công ty nhận Việc xưởng sản xuất sử dụng NVL hợp lý, hiệu quả theo đúng kế hoạch và công thức sẽ đảm bảo sản phẩm sản xuất ra đạt hiệu quả cao nhất

Công ty Kiên An sản xuất thành 2 ca, ca ngày (8h-17h) và ca đêm (20h- 5h), hàng ngày, các tổ trưởng sản xuất sẽ báo cáo số liệu về các NVL được dùng cho sản xuất từng ca để phòng kế toán và phòng kinh doanh nắm được tiến trình sản xuất và mức hao hụt NVL thường xuyên, liên tục.

b Cuối tháng, kế toán kho sẽ lập bảng thể hiện định mức sản xuất thực tế của các sản phẩm để thấy được sự chênh lệch định mức được xây dựng theo kế hoạch và định mức thực tế sản xuất.

Hình 1.3 Định mức sản xuất một số sản phẩm

18

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

1.3.4 Việc kiểm kê NVL tại Công ty Kiên An

Công ty Kiên An sẽ kiểm kho vào tuần cuối cùng của tháng, phụ trách kiểm kê là kế toán kho và thủ kho Kế toán kho và thủ kho sẽ đi kiểm kê, đối chiếu với bảng xuất nhập tồn, nếu có chênh lệch thì tìm ra nguyên nhân và xử lý theo quy định của công ty

Kế toán kho sẽ từ kết quả kiểm kê đối chiếu với mức hao hụt NVL, so sánh tình hình sản xuất của tháng so với tháng trước, tình hình sản xuất của tháng với bảng định mức NVL được lập cho tháng để thấy được sự thay đổi và lập báo cáo cho cuộc họp hàng tháng để ban lãnh đạo công ty đưa ra quyết định điều chỉnh định mức NVL cho hợp lý, phù hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.

20

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆUTẠI CÔNG TY KIÊN AN

2.1 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty Kiên An

2.1.1 Chứng từ sử dụng và thủ tục nhập xuất NVL tại Công ty Kiên An

 Tổng hợp nhập-xuất-tồn nguyên vật liệu  Sổ chi tiết nguyên vật liệu

b Tình hình luân chuyển nguyên vật liệu

- Sau khi kiểm kê vật tư tháng trước và đối chiếu với bảng định mức NVL, hoặc nhận được giấy đề nghị mua NVL từ xưởng sản xuất đã được Ban giám đốc đóng dấu xác nhận, phòng kinh doanh sẽ đặt hàng với nhà cung cấp và nhận được hợp đồng mua hàng Phòng kinh doanh sẽ đưa bản hợp đồng cho Tổng giám đốc xét duyệt và gửi lại 1 bản hợp đồng, 1 bản sẽ được lưu trữ tại phòng kinh doanh - Khi nguyên vật liệu được giao đến, cán bộ cung ứng sẽ thông báo cho kế toán kho, thủ kho và QC (kiểm tra chất lượng hàng mua) Việc kiểm tra của 3 nhân viên phụ trách các vị trí này là kiểm tra số lượng, mẫu mã hàng, phân loại nguyên vật liệu Thủ kho tiến hành kiểm tra, đối chiếu chính xác số lượng từng mặt hàng theo từng lô so với hoá đơn phải trùng nhau, nếu không khớp báo ngay cho người trực tiếp giao hàng để kiểm tra, xem xét, giải quyết.

- Thủ kho sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, cập nhật thẻ kho trên phần mềm và kế toán kho có trách nhiệm ghi nhận nghiệp vụ và lập phiếu nhập kho gồm 2 liên:

 Liên 1: Lưu ở phòng thủ kho

 Liên 2: Lưu tại phòng Kế toán để ghi sổ kèm theo Hóa đơn thanh toán - Thủ kho có trách nhiệm chuyển giao nguyên vật liệu dựa vào số lượng thực tế khớp với thống kê sẽ chuyển vật liệu vào kho nguyên vật liệu theo quy định của công ty và ghi thẻ kho.

- Kế toán kho sẽ tập hợp các chứng từ có liên quan (Hợp đồng mua hàng, biên bản kiểm nghiệm, phiếu nhập kho) thành 1 tập hồ sơ phân theo đối tượng nhà cung cấp và cất giữ, bảo quản tại phòng kế toán.

 Một số quy định quy định của công ty khi nhập nguyên vật liệu: - Không nhập hàng không đạt tiêu chuẩn chỉ tiêu chất lượng Nếu đã nhận hàng phải ngay lập tức thông báo cho Ban giám đốc, số hàng đó phải được gián nhãn loại bỏ và xếp biệt trữ ở khu vực riêng.

- Sau khi đảm bảo chất lượng, thủ kho sẽ lập biên bản kiểm nghiệm vật tư, đồng thời gián nhãn chấp nhận cho lô hàng trên, đồng thời tiến hành đối chiếu về: tên, số lượng, chỉ số, kích thước, nơi sản xuất, v.v và chuyển hàng vào kho bảo quản theo quy định Trên cơ sở phiếu nhập kho, thủ kho vào thẻ kho lượng NVL vừa nhập kho cho từng mặt hàng Vệ sinh kho gọn gàng sạch sẽ.

22

b.2 Xuất kho NVL

Quy trình xuất kho NVL cho sản xuất của công ty Kiên An rất đơn giản và ngắn gọn do quá trình sản xuất lặp đi lặp lại, các thông số cũng không thay đổi quá nhiều giữa các lần sản xuất Kế toán kho sẽ dựa vào bảng tổng hợp nguyên vật liệu của từng ca sản xuất để tạo phiếu xuất kho Phiếu xuất kho sẽ được lập thành 2 liên:

- Liên 1: Thủ kho lưu trữ

- Liên 2: Phòng kế toán lưu trữ và bảo quản

Đồng thời, thủ kho cũng sẽ cập nhật vào thẻ kho trên phần mềm số liệu sản xuất theo bảng tổng hợp.

2.1.2 Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty Kiên An

Để tiến hành sản xuất, DN phải cần rất nhiều loại NVL khác nhau, nếu thiếu một loại nào đó có thể gây ra sản xuất ngừng trệ, ảnh hưởng tới hoạt động thường xuyên của DN Điều đó đòi hỏi DN phải theo dõi được tình hình biến động của từng danh điểm NVL để có kế hoạch thu mua, sử dụng, dự trữ hợp lý Công ty Kiên An lựa chọn phương pháp thẻ song song để kế toán chi tiết

Đối chiếu, kiểm tra hàng tháng

Phương pháp ghi thẻ song song rất đơn giản trong khâu ghi chép, đối chiếu số liệu và phát hiện sai sót, đồng thời cung cấp thông tin nhập, xuất, tồn kho của từng danh vật liệu chính xác Tuy nhiên việc ghi chép còn nhiều trùng lặp, vì thế, chỉ thích hợp với doanh nghiệp có quy mô nhỏ, số lượng nghiệp vụ ít Kiên An là doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy là công ty sản xuất, các nghiệp vụ nhập xuất kho nguyên vật liệu có sự lặp lại khá nhiều, nhưng số lượng nghiệp vụ không lớn Chính vì vậy, công ty Kiên An đã lựa chọn phương án phù hợp cho công ty.

* Nội dung phương pháp:

+ Ở kho: Hàng ngày khi có nghiệp vụ nhập, xuất vật tư, hàng hoá thực tế phát sinh, thủ kho thực hiện việc thu phát vật tư, hàng hoá và ghi số lượng thực tế nhập, xuất vào chứng từ nhập, xuất Căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lượng nhập, xuất vật tư, hàng hoá vào sổ vật tư Định kỳ cuối tuần, thủ kho sẽ tổng các chứng từ nhập, xuất kho và sổ vật tư được sắp xếp lại một cách hợp lý để giao cho kế toán để kế toán đối chiếu.

+ Ở phòng kế toán: Hàng ngày hay cuối tuần ngày, nhân viên kế toán xuống kho kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, và nhận chứng từ nhập, xuất kho, sổ vật tư về phòng kế toán

Tại phòng kế toán, nhân viên kế toán hàng tồn kho thực hiện ghi nhận nghiệp vụ xuất nhập kho hàng ngày vào phần mềm kế toán AMIS Phần mềm kế toán sẽ tự động cập nhật số hiệu chứng từ để khi tự động tổng hợp phiếu nhập xuất kho được ghi sổ vào thẻ kho, sổ chi tiết nguyên vật liệu, bảng xuất-nhập-tồn, chứng từ vẫn được lưu giữ, thuận tiện cho việc tra cứu giám sát các phiếu xuất nhập kho trên phần mềm Cách hai tuần, kế toán kho sẽ đối chiếu sổ chi tiết và thẻ kho để kiểm tra, kiểm soát các số liệu nhập, xuất của hai sổ với sổ vật tư của thủ kho Cuối tháng, kế toán kho sẽ đối chiếu, kiểm tra sổ chi tiết nguyên vật liệu với bảng xuất-nhập-tồn của nguyên vật liệu.

a Ví dụ nguyên vật liệu nhập kho

24

a.1 Công ty Kiên An nhập mua 35 tấn bột đá từ công ty CP Khoáng sản nông nghiệp Yên Bái.

a.1.1 Xưởng sản xuất gửi Giấy đề nghị mua vật tư cho Ban giám đốc

Hình 2.3 Giấy đề nghị mua vật tư

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) a.1.2 Sau khi được thủ trưởng công ty phế duyệt, phiếu đề nghị vật tư được chuyển đến phòng kinh doanh Phòng kinh doanh sẽ liên hệ với nhà cung cấp để lập hợp đồng và thực hiện mua hàng (Hợp đồng mua bán giữa Công ty Kiên An và Công ty CP Khoáng sản Yên Bái có tại Phụ lục mục 1 trang 67)

a.1.3 Khi hàng được chuyển đến kho, thủ kho và QC sẽ kiểm kê và lập biên bản kiểm nghiệm Biên bản kiểm nghiệm gồm hai liên :

- Liên 1: Thủ kho lưu giữ - Liên 2: Bảo quản tại phòng kế toán

Hình 2.4 Biên bản kiểm nghiệm

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) a.1.4 Kế toán lập phiếu nhập kho: Sau khi thủ kho đã kiểm kê, đảm bảo đúng số lượng và chất lượng của đơn hàng đạt chuẩn, đủ điều kiện sản xuất, kế toán kho sẽ lập phiếu nhập kho Phiếu nhập kho gồm 2 liên:

 Liên 1: Lưu ở phòng thủ kho

 Liên 2: Lưu tại phòng Kế toán để ghi sổ kèm theo Hóa đơn thanh toán

26

Hình 2.5 Phiếu nhập kho

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.1.5 Thẻ kho được thủ kho cập nhật vào phần mềm kế toán mỗi ngày

Hình 2.6 Thẻ kho nhập NVL

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) a.1.6 Hóa đơn bán hàng liên 2 do nhà cung cấp gửi đến được kế toán kho giữ lại và chuyển cho kế toán tiền để tiến hàng ghi công nợ và thanh toán khi đến hạn theo đúng hợp đồng.

Hình 2.7 Hóa đơn bán hàng

Thủ trưởng

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.2 Công ty Kiên An nhập mua 3.000 vỏ hộp trắng kích thước 1245x188x67 và 300 vỏ hộp trắng kích thước 3005x320x28 của Công ty TNHH Thành Phát.

(Tương tự các bước với ví dụ nhập kho số 1)

a.2.1 Xưởng sản xuất gửi Giấy đề nghị mua vật tư cho Ban giám đốc Hình 2.8 Giấy đề nghị mua vật tư

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.2.2 Giám đốc ký xét duyệt và chuyển sang phòng kinh doanh, phòng kinh doanh đặt hàng và nhận được hợp đồng mua bán (Hợp đồng mua bán giữa Công ty Kiên An và Công ty TNHH Thành Phát có tại Phụ lục mục 2 trang 72) a.2.3 Khi kiểm kê hàng, thủ kho lập biên bản kiểm nghiệm

Hình 2.9 Biên bản kiểm nghiệm

30

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.2.4 Kế toán lập phiếu nhập kho

Hình 2.10 Phiếu nhập kho

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.2.5 Thẻ kho được thủ kho cập nhật vào phần mềm Hình 2.11 Thẻ kho 1 nhập NVL

32

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

Hình 2.12 Thẻ kho 2 nhập NVL

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

a.2.6 Hóa đơn bán hàng liên 2 được kế toán kho giữ lại Hình 2.13 Hóa đơn bán hàng

34

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

b Ví dụ nguyên vật liệu xuất kho:

b.1 Công ty Kiên An xuất kho màng vân CW1063 và màng vinyl 0.3 để sản xuất b.1.1 Công ty Kiên An có số lượng xuất nhập nguyên vật liệu hàng ngày lớn nên công ty sẽ lập phiếu xuất kho NVL cho từng ca sản xuất Đối với phiếu xuất kho thành phẩm đi bán hoặc các phiếu xuất kho ra khỏi nhà máy và công ty sẽ có thêm một dấu đỏ của công ty lên phần trên cùng bên tay trái Công ty Kiên An là công ty sản xuất nên phiếu xuất kho NVL là rất nhiều và thường xuyên liên tục nên công ty đã quyết định giảm bớt dấu đỏ này.

Kế toán nhận bảng số liệu từ xưởng sản xuất và lập phiếu xuất kho Phiếu xuất kho được chia làm 2 liên:

- Liên 1: Thủ kho lưu trữ

- Liên 2: Phòng kế toán lưu trữ và bảo quản Hình 2.14 Phiếu xuất kho

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An) b.1.2 Thẻ kho được ghi nhận bởi thủ kho: thủ kho tiếp tục thực hiện ghi nhận thẻ kho trên phần mềm kế toán theo từng đối tượng mã NVL.

Hình 2.15 Thẻ kho xuất màng vân

36

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

Hình 2.16 Thẻ kho xuất màng vinyl

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

b.2 Công ty Kiên An xuất kho Chất ổn định nhiệt F611 để phục vụ cho sản xuất b.2.1 Kế toán nhận được bảng kê số liệu từ xưởng sản xuất và lập phiếu xuất kho

Hình 2.17 Phiếu xuất kho

38

(Nguồn: Phòng kế toán Công ty CP Kiên An)

b.2.2 Thẻ kho được cập nhật bởi thủ kho.

Hình 2.18 Thẻ kho xuất NVL