Đang tải... (xem toàn văn)
Kinh Doanh - Tiếp Thị - Báo cáo khoa học, luận văn tiến sĩ, luận văn thạc sĩ, nghiên cứu - Kiểm toán 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của Đề tài Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa. Để thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống, trong đó Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này. Việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết. Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán. 2 2. Tổng quan về đề tài nghiên cứu: Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng, trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự. Vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty. 3. Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty. 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản xuất. Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng sản xuất sắt thép. 5. Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng thông qua các kỹ thuật tổng hợp, phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ 3 vấn đề cần nghiên cứu. Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài. 6. Đóng góp của luận văn Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép và bất động sản tại công ty. 7. Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp. Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim. CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ. Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: 4 Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả. + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy. + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định. Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị. + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin. + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý. + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý. KSNB được chia thành: Kiểm soát kế toán Kiểm soát quản lý 1.1.2. Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ. - Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả. - Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó. - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết. - Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp. - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh. 5 - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan. - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích. 1.1.3. Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp. 1.1.4. Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1. Môi trường kiểm soát Bao gồm các nhân tố : - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý - Phân định quyền hạn và trách nhiệm - Sự trung thực và các giá trị đạo đức - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự - Kế hoạch và dự toán - Thành lập Ủy ban kiểm soát - Các yếu tố bên ngoài 1.1.4.2. Hệ thống kế toán 1.1.4.3. Các thủ tục kiểm soát. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm. - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: - Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ. - Kiểm soát vật chất: - Kiểm tra độc lập việc thực hiện. 1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1. Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền. 6 Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng. Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp 1.2.2. Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền. Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau: Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua. Xét duyệt bán chịu. Chuyển giao hàng hóa. Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu. Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền.. Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu. Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi. Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi. 1.2.3. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền. 1.2.3.1. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng: - Rủi ro về đơn đặt hàng. - Rủi ro về bán chịu. - Rủi ro về giao hàng. - Rủi ro lập hoá đơn. 1.2.3.2. Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền. Đối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ 7 phải thu khó đòi không đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu. 1.3. Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền. 1.3.1. Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền. Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên tục có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro. Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết. 1.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1.3.2.1. Tổ chức chứng từ Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu tiền : Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT; Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hoá, dịch vụ; Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân hàng; Các chứng từ khác có liên quan. 1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán. Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu; Bảng tổng hợp doanh thu; Sổ chi tiết giá vốn; Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng, Bảng chi tiết công nợ phải thu. Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền: TK111, TK112, TK 131, TK 138, TK 155, TK 156, TK 157, TK 511, 512, 338; TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332; TK 3331; TK 139 8 1.3.2.3. Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ. Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng....trong từng khoảng thời gian. Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ... 1.3.3 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền. 9 Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Đơn đặt hàng Duyệt bán hàng Xuất kho hàng hoá - Đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng - Xem xét tình hình thực tế của đơn vị - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng - Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất Bộ phận được giao tiến hành xuất kho Chuyển giao hàng hoá và lập hoá đơn Lập hoá đơn vận chuyển Lập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự Ghi nhận doanh thu bán hàng Theo dõi thanh toán Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng Chuẩn y hàng bán bị trả lại Dự phòng nợ phải thu khó đòi Xử lý vào sổ các khoản thu tiền mặt Nhận tiền người mua: séc, giấy báo nhận tiển .. Cập nhật sổ thu tiền Cập nhật các khoản phải thu: số tiền các khoản phải thu… Theo dõi các khoản phải thu khách hàng 10 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM 2.1. Tổng quan về công ty 2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển 2.1.2. Chức năng và nhiệm vụ. 2.1.3. Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.4. Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty. 2.2. Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty 2.2.1. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.2.1.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2.2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận. 2.2.2. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán 2.2.2.2. Hình thức tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại công ty. 2.3. Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 2.3.1. Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 2.3.1.1. Môi trường kiểm soát 2.3.1.2. Các quy định, quy chế tại công ty. 2.3.2. Tổ chức thông tin phục vụ cho KSN...
1 MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết của Đề tài Hiện nay, các doanh nghiệp đang phải đối mặt với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt và gay gắt trên một thị trường với xu hướng toàn cầu hóa Để thành công trong môi trường này, các doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc có chiến lược kinh doanh khôn khéo, có một đội ngũ nhân viên lành nghề, đa dạng hóa sản phẩm…mà còn đòi hỏi công tác quản lý, quản trị doanh nghiệp nói chung và công tác kiểm tra kiểm soát nói riêng cần phải được coi trọng nhằm kiểm soát tốt chi phí, nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình Với ba lĩnh vực kinh doanh không có tính tương đồng mà Công ty đang kinh doanh là sắt thép, bất động sản và cho thuê văn phòng thì việc tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ sao cho hiệu quả là một việc khá khó khăn bởi lẽ với lĩnh vực và môi trường kinh doanh của ba mảng hoạt động trên đều có tính đặc thù riêng dẫn đến hệ thống kiểm soát phải đảm bảo hoạt động tốt nhưng phải tiết kiệm nhân lực và chi phí cho hệ thống, trong đó Chu trình bán hàng – thu tiền là một chu trình quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp chịu nhiều ảnh hưởng bởi sự hữu hiệu và hiệu quả của chu trình này Việc kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền vừa tuân thủ các quy định của nhà nước, vừa phù hợp với chuẩn mực kế toán Việt Nam, vừa đáp ứng các yêu cầu quản lý tại đơn vị trong giai đoạn khó khăn hiện nay là một yêu cầu mang tính cấp thiết Từ những vấn đề trên, em đã chọn đề tài : “Hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim ” làm luận văn tốt nghiệp cao học chuyên ngành kế toán 2 2 Tổng quan về đề tài nghiên cứu: Do đặc điểm về lĩnh vực hoạt động kinh doanh nhiều mảng, trong đó mỗi mảng hoạt động có tính đặc thù riêng biệt cộng với hoạt động bán hàng và thu tiền tại Công ty CP Thiên Kim ra thường xuyên liên tục nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro nhưng chưa có công trình nào nghiên cứu và đưa ra các giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền áp dụng cho các đơn vị kinh doanh có lĩnh vực hoạt động tương tự Vì vậy, em đã tập trung nghiên cứu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim để đưa ra các giải pháp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền gắn liền với thực tiễn công ty 3 Mục đích nghiên cứu Trên cơ sở nghiên cứu thực trạng về KSNB chu trình bán hàng và thu tiền ở công ty cổ phần Thiên Kim, cùng với việc vận dụng lý luận để đề xuất một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền phù hợp với đặc thù của công ty 4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài được giới hạn trong công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty CP Thiên Kim tại văn phòng chính và xưởng sản xuất Phạm vi nghiên cứu giới hạn trong việc tìm hiểu thực tế công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền ở các lĩnh vực kinh doanh sắt thép, sàn giao dịch bất động sản và cho thuê văn phòng tại văn phòng chính, xưởng sản xuất sắt thép 5 Phương pháp nghiên cứu Luận văn vận dụng phương pháp luận duy vật biện chứng thông qua các kỹ thuật tổng hợp, phân tích, so sánh…để làm sáng tỏ 3 vấn đề cần nghiên cứu Phương pháp tổng hợp và đối chiếu là phương pháp cơ bản để thực hiện mục tiêu của đề tài 6 Đóng góp của luận văn Thông qua việc nghiên cứu và tìm hiểu thực tế tại công ty, luận văn đã phân tích, đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền, chỉ ra những thành tựu đã đạt được, những rủi ro có thể xảy ra trong kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty cổ phần Thiên Kim, từ đó đề ra các giải pháp nhằm hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền trong lĩnh vực kinh doanh thép và bất động sản tại công ty 7 Kết cấu của luận văn Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương: Chương 1 : Cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ đối với chu trình bán hàng và thu tiền trong doanh nghiệp Chương 2 : Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim Chương 3 : Một số giải pháp hoàn thiện kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty cổ phần Thiên Kim CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Những vấn đề cơ bản về kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp 1.1.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ * Theo COSO (committee of sponsoring oranization) vào năm 1992: 4 Kiểm soát nội bộ là một quá trình chịu ảnh hưởng bởi các nhà quản lý và các nhân viên của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm thực hiện các mục tiêu sau: + Hoạt động hữu hiệu và hiệu quả + Thông tin báo cáo tài chính đáng tin cậy + Sự tuân thủ các luật lệ và qui định * Theo Liên đoàn Kế toán Quốc Tế (IAFC): Hệ thống KSNB là một hệ thống chính sách và thủ tục nhằm giúp công ty thỏa mãn các mục tiêu sau: + Bảo vệ tài sản của đơn vị + Bảo đảm độ tin cậy của các thông tin + Bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý + Bảo đảm hiệu quả của hoạt động và hiệu năng quản lý KSNB được chia thành: * Kiểm soát kế toán * Kiểm soát quản lý 1.1.2 Chức năng của hệ thống kiểm soát nội bộ - Giúp cho việc quản lý hoạt động của doanh nghiệp một cách hiệu quả - Bảo đảm rằng các chế độ và quyết định quản lý được thực hiện đúng thể thức và giám sát mức hiệu quả của các chế độ và quyết định đó - Phát hiện kịp thời những vấn đề trong kinh doanh để đề ra biện pháp giải quyết - Ngăn chặn, phát hiện kịp thời các sai phạm và gian lận trong các hoạt động, các bộ phận doanh nghiệp - Ghi chép kế toán đầy đủ, chính xác và đúng thể thức về nghiệp vụ và hoạt động kinh doanh 5 - Đảm bảo việc lập các báo cáo tài chính kịp thời, hợp lệ và tuân theo các yêu cầu pháp định có liên quan - Bảo vệ tài sản và thông tin không bị lạm dụng và sử dụng sai mục đích 1.1.3 Sự cần thiết phải xây dựng hệ thống KSNB trong doanh nghiệp 1.1.4 Các yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ 1.1.4.1 Môi trường kiểm soát Bao gồm các nhân tố : - Quan điểm, phong cách điều hành và tư tưởng của nhà quản lý - Phân định quyền hạn và trách nhiệm - Sự trung thực và các giá trị đạo đức - Cơ cấu tổ chức - Chính sách nhân sự - Kế hoạch và dự toán - Thành lập Ủy ban kiểm soát - Các yếu tố bên ngoài 1.1.4.2 Hệ thống kế toán 1.1.4.3 Các thủ tục kiểm soát - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc phân công phân nhiệm - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Phân chia trách nhiệm theo nguyên tắc ủy quyền và phê chuẩn: - Chứng từ và sổ sách phải đầy đủ - Kiểm soát vật chất: - Kiểm tra độc lập việc thực hiện 1.2 Những vấn đề cơ bản về chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.1 Đặc điểm của chu trình bán hàng và thu tiền 6 Bán hàng và thu tiền là quá trình chuyển quyền sở hữu của hàng hoá qua quá trình trao đổi hàng - tiền giữa doanh nghiệp với khách hàng Chu trình bán hàng và thu tiền được xem là giai đoạn cuối cùng của hoạt động sản xuất kinh doanh, nó đánh giá hiệu quả của giai đoạn trước đó và hiệu quả của toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp 1.2.2 Chức năng cơ bản của chu trình bán hàng và Thu tiền Với những đặc điểm như trên, ta có thể cụ thể hóa chu trình bán hàng – thu tiền trong doanh nghiệp với các chức năng sau: Nhận và xủ lý đơn đặt hàng của người mua Xét duyệt bán chịu Chuyển giao hàng hóa Lập và giao hoá đơn bán hàng, đồng thời ghi sổ doanh thu Xử lý và ghi sổ các khoản thu bằng tiền Xử lý và ghi sổ các khoản giảm trừ doanh thu Lập dự phòng các khoản nợ phải thu khó đòi Xoá sổ các khoản thu không có khả năng thu hồi 1.2.3 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng và thu tiền 1.2.3.1 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình bán hàng: - Rủi ro về đơn đặt hàng - Rủi ro về bán chịu - Rủi ro về giao hàng - Rủi ro lập hoá đơn 1.2.3.2 Các rủi ro thường xảy ra trong chu trình thu tiền Đối với chu trình thu tiền thường xảy ra các rủi ro về việc kế toán có thể không ghi hoặc ghi chậm số tiền khách hàng thanh toán, ghi sai khách hàng thanh toán, thu hồi nợ chậm trễ, lập dự phòng nợ 7 phải thu khó đòi không đúng, thủ quỹ hoặc nhân viên thu ngân có thể ăn cắp tiền mặt khách hàng thanh toán trước khi khoản tiền mặt đó được ghi nhận là doanh thu 1.3 Nội dung Kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1.3.1 Mục tiêu KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Chu trình bán hàng và thu tiền là hoạt động thường xuyên liên tục có liên quan đến những tài sản nhạy cảm như nợ phải thu, hàng hoá, tiền… và liên quan nhiều bộ phận nên dễ xảy ra gian lận và rủi ro Do đó việc đặt ra các mục tiêu kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền nhằm hạn chế những sai phạm trên là rất cần thiết 1.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền 1.3.2.1 Tổ chức chứng từ * Chứng từ được sử dụng chủ yếu trong chu trình bán hàng thu tiền : Đơn đặt hàng của khách hàng; Lệnh bán hàng; Phiếu xuất kho, Chứng từ vận chuyển, Hoá đơn bán hàng hoặc hoá đơn GTGT; Biên bản thanh lý hợp đồng kinh tế, bản quyết toán cung cấp hàng hoá, dịch vụ; Phiếu thu giấy báo Có, các bản sao kê, sổ phụ của ngân hàng; Các chứng từ khác có liên quan 1.3.2.2 Tổ chức hệ thống tài khoản và sổ sách kế toán * Các loại sổ kế toán chi tiết được sử dụng trong chu trình bán hàng – thu tiền: Sổ chi tiết theo dõi doanh thu; Bảng tổng hợp doanh thu; Sổ chi tiết giá vốn; Bảng tổng hợp giá vốn bán hàng, Bảng chi tiết công nợ phải thu * Các tài khoản kế toán được sử dụng trong chu trình bán hàng thu tiền: TK111, TK112, TK 131, TK 138, TK 155, TK 156, TK 157, TK 511, 512, 338; TK 521, TK 531,TK 532, TK 3333, TK 3332; TK 3331; TK 139 8 1.3.2.3 Các báo cáo kế toán trong quá trình tiêu thụ Ở mức độ chi tiết việc xử lý, thì bộ phận kế toán có thể lập Báo cáo chi tiết như là báo cáo chi tiết theo từng hoá đơn bán hàng, báo cáo chi tiết sản phẩm theo từng khách hàng trong từng khoảng thời gian Ở mức độ tổng quát, bộ phận kế toán lập báo cáo kiểm tra số tổng như báo cáo tổng doanh số bán hàng, tổng sản lượng hàng hoá tiêu thụ trong kỳ 1.3.3 Thủ tục kiểm soát trong chu trình bán hàng và thu tiền 9 Sơ đồ khái quát về kiểm soát chu trình bán hàng và thu tiền Đơn - Đánh giá khả năng thanh toán của khách đặt hàng hàng - Xem xét tình hình thực tế của đơn vị Duyệt bán hàng - Nếu không đồng ý bán chịu: Thông báo lại cho khách hàng - Nếu đồng ý bán chịu: Tiến hành xuất bán Xuất kho hàng hoá Bộ phận bảo vệ, thủ kho và người nhận hàng theo dõi lượng hàng thực xuất Bộ phận được giao tiến hành xuất kho Chuyển giao hàng Lập hoá đơn vận chuyển hoá và lập hoá đơn Lập hoá đơn bán hàng ( thu tiền ) đúng qui định, hoá đơn phải được đánh số thứ tự Ghi nhận doanh thu bán hàng Theo dõi thanh Xử lý vào sổ các Nhận tiền người mua: séc, toán khoản thu tiền giấy báo nhận tiển mặt Cập nhật sổ thu tiền Chuẩn y hàng Theo dõi các khoản Cập nhật các khoản phải thu: số bán bị trả lại phải thu khách hàng tiền các khoản phải thu… Dự phòng nợ phải thu khó đòi Sổ sách ghi chép các nghiệp vụ bán hàng và thu tiền phải được thẩm tra hàng tháng 10 CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM 2.1 Tổng quan về công ty 2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ 2.1.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của công ty 2.1.4 Đặc điểm hoạt động bán hàng và thu tiền của công ty 2.2 Các nhân tố ảnh hưởng tới công tác KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty 2.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty 2.2.1.1 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 2.2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận 2.2.2 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty 2.2.2.1 Tổ chức bộ máy kế toán 2.2.2.2 Hình thức tổ chức hạch toán kế toán áp dụng tại công ty 2.3 Thực trạng công tác kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại công ty 2.3.1 Giới thiệu hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty 2.3.1.1 Môi trường kiểm soát 2.3.1.2 Các quy định, quy chế tại công ty 2.3.2 Tổ chức thông tin phục vụ cho KSNB chu trình bán hàng và thu tiền 2.3.2.1 Tổ chức chứng từ 2.3.2.2 Tổ chức sổ sách và tài khoản kế toán 11 2.3.2.3 Tổ chức báo cáo 2.3.3 Các thủ tục kiểm soát chu trình bán hàng thu tiền tại công ty 2.3.3.1 Đối với nghiệp vụ bán hàng + Bán hàng cho các đại lý, nhà phân phối Lưu đồ kiểm soát: Khách hàng P kinh Thủ Kế toán Kế toán doanh kho tiêu thụ công nợ Người (1) L2 PXK L3 HĐBH (HĐGTGT) có nhu cầu mua hàng Lập HĐ kinh Ghi thẻ Ghi sổ nhật tế kho ký bán hàng ( 2 bản) (4’) Ghi sổ theo dõi (2) chi tiết công nợ HĐKT TK 131 HĐKT Giao cho khách Lập phiếu xuất hàng kho (3) L1 PXK L2 PXK Lập hoá đơn BH(HĐGTGT) (4) L1 HĐBH L2 HĐBH L3 HĐBH (HĐGTGT) 12 + Đối với trường hợp bán lẻ Được thể hiện cụ thể qua lưu đồ sau: Khách hàng P.kinh doanh Thủ kho Kế toán thanh toán Có nhu cầu Ghi mua hàng sổ kế toán Lập HĐ GTGT HĐ GTGT Xuất hàng HĐ GTGT Nhận hàng HĐ GTGT Thanh toán 2.3.3.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền + Thu tiền mặt Khi mua sắt thép, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt cho thủ quỹ Căn cứ để thu tiền mặt là Hoá đơn GTGT Tại công ty CP Thiên Kim, khi khách hàng nộp tiền mua hàng hoá, thủ quỹ căn cứ vào số tiền trên hoá đơn sẽ kiểm tra và nhận đủ số tiền khách hàng nộp Sau đó thủ quỹ ghi vào Sổ bán hàng thu tiền mặt Để chứng thực 13 đã thu tiền cho khách hàng, thủ quỹ đóng dấu Đã Thu Tiền vào Hoá đơn GTGT và ký xác nhận Cuối mỗi ngày kế toán tiến hành ghi phiếu thu cho các khoản tiền bán hàng thu được trong ngày Vì đã xác nhận thu tiền vào hoá đơn cho nên khách hàng không cần nhận thêm phiếu thu, vì thế mà kế toán tiền không viết phiếu thu ngay khi nhận tiền Khi nộp tiền giao dịch bất động sản, vì đây là loại tài sản có giá trị lớn nhưng khách hàng thường thanh toán bằng tiền mặt nên khi ghi phiếu thu kế toán phải xem kỹ hợp đồng ký giữa hai bên xem thu ở lần thứ mấy vì thường để giảm áp lực tài chính cho khách hàng thì công ty sẽ giản thời gian thanh toán ra thành nhiều lần, do đó tương ứng với mỗi lần thu tiền kế toán phải photo 1 bản hợp đồng kẹp theo phiếu thu, khi thủ quỹ thu tiền thì ký nháy vào lần thu tương ứng trên hợp đồng, trên phiếu thu phải ghi rõ số hợp đồng và lần thu Thu xong đóng dấu và giao khách hàng 1 liên Sau đó thu quỹ sẽ cập nhật sổ thu tiền mặt Qua ngày hôm sau các chứng từ này sẽ giao lại nhân viên kế toán kiểm tra và cập nhật theo dõi trong bảng báo cáo thu tiền riêng bằng excel để theo dõi tiến độ thu tiền đối với từng khách hàng xem có đúng thời hạn không + Thu qua ngân hàng 14 Kế toán công nợ Lưu đồ kiểm soát: Kế toán Sổ chi tiết phải NH của công ty thu KH Tờ kê chi Nhận được lệnh tiết chuyển tiền do NH TK131 CT khác chuyển trả ghi sổ Lập giấy báo Có Nhận giấy báo Có, Sổ các chứng từ ngân Cái giấy báo Có, hàng chuyển đến chứng từ liên Giấy báo Có, quan chứng từ NH chuyển đến Sổ phụ ngân hàng Sổ tiền gửi Tờ kê chi tiết TK 112 CT ghi sổ Sổ cái 15 Đến hạn thanh toán, khách hàng phải chuyển tiền nộp vào tài khoản của công ty tại ngân hàng Sau đó, ngân hàng sẽ lập giấy báo Có chuyển đến công ty, kế toán ngân hàng sẽ căn cứ vào giấy báo Có để vào sổ tiền gửi sau đó máy sẽ tự động ghi vào tờ kê chi tiết TK 112, chứng từ ghi sổ và sổ Cái Đồng thời, kế toán công nợ phải thu cũng căn cứ vào giấy báo Có để ghi giảm khoản nợ của khách hàng váo sổ chi tiết phải thu khách hàng, máy tính sẽ tự động vào tờ kê chi tiết TK 131 2.4 Đánh giá thực trạng KSNB chu trình bán hàng và thu tiền tại Công Ty 2.4.1 Ưu điểm a Môi trường kiểm soát Các vấn đề kiểm tra, kiểm soát luôn được quan tâm và đặt lên hàng đầu Bên cạnh đó công ty thiết lập các chính sách, thủ tục kiểm soát khá phù hợp với tình hình thực tế của công ty và tương đối chặt chẽ Những điều này nhằm tạo một môi trường hoạt động lành mạnh và hiệu quả Về cơ cấu tổ chức, công ty được tổ chức theo mô hình trực tuyến chức năng Mọi phòng ban trong công ty đều được phân cấp quản lý và phân cấp tài chính tương xứng với nhiệm vụ thực hiện, không có sự chồng chéo trách nhiệm lẫn nhau, có mối quan hệ mật thiết và chặt chẽ với nhau tạo thành một thể thống nhất tạo điều kiện cho việc thực hiện mục tiêu chung của công ty Để đảm bảo tính trung thực và đáng tin cậy của thông tin, hàng năm công ty tổ chức thuê công ty kiểm toán độc lập đến để thực hiện kiểm toán các Báo Cáo Tài Chính 16 b Hệ thống kế toán Bộ máy kế toán của công ty CP Thiên Kim được tổ chức khá tốt, sự phân công phân nhiệm rõ ràng, không có sự chồng chéo công việc giữa các nhân viên Các chế độ kế toán mới luôn được cập nhật và vận dụng một cách nhanh chóng tạo điều kiện trong tác hạch toán và cung cấp thông tin cho ban lãnh đạo công ty cũng như các đối tượng bên ngoài công ty c Các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát được Ban giám đốc thiết lập dựa trên ba nguyên tắc cơ bản: - Nguyên tắc phân công, phân nhiệm - Nguyên tắc bất kiêm nhiệm - Nguyên tắc uỷ quyền phê chuẩn 2.4.2 Nhược điểm - Cơ cấu tổ chức : Vai trò và chức năng của Ban Kiểm Soát tại công ty chưa hiệu quả, chỉ mang tính hình thức, nguyên nhân là do thiếu tính độc lập - Nhận và xử lý ĐĐH: việc nhận đặt hàng hiện nay chủ yếu vẫn thông qua điện thoại và fax cho nên chưa thống nhất trong việc kiểm ra và đối chiếu Quá trình truyền đạt bằng ngôn ngữ có thể gây nhầm lẫn, dẫn đến giao hàng không đúng với yêu cầu của khách hàng và làm ảnh hưởng đến tiến độ giao hàng - Quản lý chứng từ sử dụng: Việc giao hoá đơn giữa phòng bán hàng và phòng kế toán vẫn được thực hiện một cách chiếu lệ Nhân viên kế toán khi nhận chứng từ chỉ kí vào sổ giao nhận mà không đối chiếu giữa sổ và chứng từ thực nhận - Công tác hạch toán: Thủ quỹ khi nhận tiền trong trường hợp bán lẻ, mua hàng trả tiền ngay dựa vào hoá đơn hoặc hợp đồng hoặc 17 do khách hàng giao tiền cho nhân viên kinh doanh nộp hộ rồi nhận phiếu thu sau nên kế toán không viết phiếu thu ngay mà để cuối ngày hoặc vài ngày mới viết, điều này không đúng nguyên tắc kế toán - Quản lý các khoản phải thu: công tác thu hồi công nợ chưa được công ty tiến hành thường xuyên và nghiêm túc Một số khách hàng nợ kéo dài nhưng không tổ chức các biện pháp thu hồi nợ làm tổn thất một khoản không nhỏ cho công ty vì công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để chi cho các hoạt động sản xuất kinh doanh của mình - Quản lý dữ liệu: Do tên gọi một số thành phẩm hàng hoá giữa phòng kế toán và phòng bán hàng chưa thống nhất nên khi lấy số liệu từ phòng bán hàng qua đối chiếu thường gặp rất nhiều khó khăn Mặt khác việc phân quyền trong việc sử dụng phần mềm không được thực hiện triệt để dẫn đến một nhân viên kế toán có thể vào và chỉnh sửa số liệu trên tất cả các phần hành sẽ tạo điều kiện cho một số đối tượng có hành vi chỉnh sửa số liệu trên phần hành không phải do mình chịu trách nhiệm, dẫn đến nguy cơ gian lận và sai sót có thể xảy ra CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THIÊN KIM 3.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng và thu tiền Xuất phát từ yêu cầu của Hội đồng quản trị và chiến lược kinh doanh của Công Ty của những năm tới, hoạt động phân phối thép và cho thuê văn phòng vẫn là trọng tâm và ngày càng mở rộng, mặt khác doanh thu của Công Ty ngày càng tăng do đó công tác kiểm soát nội 18 bộ chu trình bán hàng và thu tiền có ý nghĩa đặc biệt quan trọng Do đó kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng và thu tiền tại Công ty Cp Thiên Kim cần phải được hoàn thiện bằng cách khắc phục những hạn chếKhđácãh nhàênug tại cPh ưkiơnhng 2, đGâiyámlàđốccách tTôhtủ nkhhoất nhằKmế tođáánp ứngKyếêtouáncầu doanh tiêu thụ của ban lãnh đạo công ty nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công nợ CôNnggườtiyc.ó Sai nhu cầu Kiể 3.2 Một số giải phmáp nhằm hoàn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền tại(1c)ông tytraCP Thiên Kim ĐĐH ĐĐ 3.2.1 Đối với nghiệHp vụ bán hàng Đúng Xé Bán cho các đại lý, nhà phâtn phối Để hoàn thiện KS(2N) B trongdunghiệp vụ bán hàng cho đại lý cần duyệt yệt hoàn thiện quLi ậtprìHnĐhkkinihểtmế soát tại công ty, được thể hiện qua lưu đồ kiểm soát sau: HĐKT Ký Ký duy (2’) duy ệt ệt HĐKT L2 L3 Đối với trường hợp bán lẻ PXK HĐKT HĐGTGT Cần lập PXK và có sự đối chiếu như lưu đồ sau: Lập phiếu xuất Ghi thẻ Ghi sổ nhật kho kho ký bán hàng L1 PXK Ghi sổ theo L2 PXK dõi chi tiết Lập hoá đơn công nợ BH(HĐGTGT) Giao cho khách hàng L1 HĐBH Giao cho L2 HĐBH khách hàng L3 HĐBH (HĐGTGT) Khách hàng 19 Thủ kho Kế toán thanh toán Có nhu cầu P.kinh doanh mua hàng (1) Ghi sổ kế Lập HĐ toán GTGT Nhận hàng HĐ GTGT xuất hàng HĐGTGT PXK Thanh toán (1) Lập PXK Thẻ kho (3’) PXK (2) (3) Bảng kê HH bán lẻ 3.2.2 Đối với nghiệp vụ thu tiền 3.2.2.1 Nghiệp vụ thu tiền mặt Để hoàn thiện kiểm soát đối với nghiệp vụ thu tiền mặt công ty có thể xây dựng lại các thủ tục, thể hiện qua lưu đồ kiểm soát: Khách hàng Kế toán tiền 20 Giám đốc Thủ quỹ Kế toán công nợ Đề nghị Kế toán nộp tiền trưởng nộp tiền sai CT liên (1) quan: HĐ GTGT kiểm tra chứng từ đúng lập phiếu thu phiếu thu Ký duy (2) Ký duy ệt ệt phiếu thu phiếu thu (3) Thu tiền và xác nhận vào phiếu thu (4’) phiếu thu (4) Ghi vào sổ Ghi vào sổ chi tiết phải tiền mặt sổ quỹ thu KH Tờ kê chi Tờ kê tiết chi tiết TK131 CT Ghi sổ CT Ghi sổ Sổ cái Sổ cái