Đang tải... (xem toàn văn)
Giáo trình kế toán khách sạn nhà hàng. Giáo trình thực hành kế toán nhà hàng khách sạn. Tài liệu kế toán nhà hàng khách sạn giảng dạy, học tập. Khách sạn – Hotel và Khu nghỉ dưỡng – Resort (được gọi chung là Khách sạn) là một ngành có tính năng động và đang phát triển nhanh. Khách sạn ngoài tuân thủ các nguyên tắc kế toán của chế độ kế toán Việt Nam ban hành thì kế toán khách sạn còn có những đặc điểm nổi bật bị ảnh hưởng bởi một số yếu tố
HOTEL FINANCIAL ACCOUNTING HFA TRAINING Zalo: 0971 421 305 Youtube: https://www.youtube.com/@hfatraining Website: https://www.hfatraining.vn/ Đào tạo: Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần I) Kế toán khách sạn nhà hàng (Học phần II) Kế tốn kiểm sốt chi phí Cost Controller khách sạn nhà hàng Đọc hiểu, phân tích báo cáo P&L kiểm sốt chi phí khách sạn Lập báo cáo kết kinh doanh lãi lỗ P&L khách sạn Lập ngân sách Budget khách sạn Kiểm soát tài quy trình hoạt động khách sạn Hướng dẫn sử dụng phần mềm kế toán Smile Workshop, Sách chủ đề kế toán khách sạn nhà hàng Tư vấn chuyên sâu kế toán khách sạn nhà hàng Xây dựng mô tả công việc JD kế tốn quy trình SOP kế tốn hFA T R A I N I N G Khách sạn – Hotel Khu nghỉ dưỡng – Resort (được gọi chung Khách sạn) ngành có tính động phát triển nhanh Khách sạn tuân thủ nguyên tắc kế toán chế độ kế toán Việt Nam ban hành kế tốn khách sạn cịn có đặc điểm bật bị ảnh hưởng số yếu tố Nội dung Sách HFA Training trình bày sau: Kế Toán Khách Sạn Các yếu tố ảnh hưởng Đặc điểm bật kế toán khách sạn kế toán khách sạn Cơ cấu tổ chức quản lý Báo cáo kết kinh doanh khách sạn lãi lỗ (P&L) khách sạn Hệ thống kế toán quốc tế Sổ nhật ký bán hàng Sự phát triển tốn cơng nghệ phần mềm Độc lập nghiệp vụ kế tốn theo nhóm I CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG KẾ TOÁN KHÁCH SẠN 1.1 Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn Khách sạn loại hình kinh doanh cung cấp dịch vụ lưu trú (phòng ngủ) dịch vụ bổ sung (ăn uống nhà hàng, giặt là, minibar, spa ) cho khách hàng nhằm đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi, ăn uống, giải trí họ địa điểm du lịch nhằm mục đích thu lại lợi nhuận kinh tế Để khách sạn hoạt động cần phối hợp nhiều phận vận hành đến phận khối văn phòng Cùng HFA Training xem tổ chức máy khách sạn phân chia theo phận (chuyên môn công việc trách nhiệm): Trung tâm trách nhiệm Cơ cấu tổ chức quản lý khách sạn theo phận Profit Room HOTEL Other Operated center Department Department Food & Beverage Department Front House Bar Restaurant Kitchen Spa Swimming office Keeping Cost Security HR Finance Sales & IT Engineering Utility center Marketing Trang Bộ phận Phòng (Room Department): Bộ phận phòng thường tiếp xúc trực tiếp với khách Nhân viên lễ tân (Front Office) đăng ký khách nhận phòng, nhân viên buồng phòng (House Keeping) dọn dẹp phòng thực dịch vụ khác suốt thời gian lưu trú khách lại khách sạn Bộ phận Ẩm thực (Food & Beverage Department): Bộ phận (Bar, Nhà hàng, Bếp) có nhân liên quan đến việc chuẩn bị phục vụ đồ ăn đồ uống cho khách Bộ phận Doanh thu khác (Other Operated Department): Bộ phận cung cấp dịch vụ hồ bơi (Swimming), Minibar, Spa cho khách Bộ phận Quản lý (Administration & General): Bộ phận hỗ trợ việc quản lý kinh doanh khách sạn bao gồm nhiều nhiều phận nhỏ riêng biệt ban điều hành, kế toán (Finance), nhân (HR), an ninh (Security) Bộ phận Thông tin liên lạc (IT): Bộ phận liên quan đến thiết bị phần mềm máy tính Bộ phận Kinh doanh (Sales & Marketing): Bộ phận chuyên tiếp thị bán sản phẩm dịch vụ khách sạn đến khách hàng Bộ phận Kỹ thuật (Engineering): Bộ phận chuyên thực việc sửa chữa bảo trì thiết bị, sửa chữa tòa nhà Bộ phận Năng lượng (Utility): Bộ phận liên quan đến chi phí điện, nước Để khách sạn hoạt động kế hoạch nhà quản lý u cầu cần có thơng tin tài báo cáo để đo lường hiệu hoạt động phận Như vậy, khách sạn, Kế toán phận thực chức để phục vụ nhà quản lý Căn cấu tổ chức quản lý khách sạn, Kế toán phải tổ chức theo dõi chi phí lợi nhuận theo phận hay gọi trung tâm trách nhiệm (Cost Center, Profit Center) Trang 1.2 Hệ thống kế tốn quốc tế Báo cáo tài theo quy định gồm phần báo cáo khác nhau, bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết hoạt động kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Báo cáo tài loại báo cáo bắt buộc doanh nghiệp phải tuân thủ quy định quan Nhà nước Điều làm nảy sinh số hạn chế định nhà quản lý doanh nghiệp sử dụng thông tin Báo cáo tài để phân tích số liệu định quản trị doanh nghiệp, sau: Thứ nhất, Báo cáo tài cung cấp Thứ hai, mẫu Báo cáo tài thơng tin mang tính tổng hợp tình quy định đồng áp dụng hình tài sản, nguồn vốn kết hoạt chung cho toàn doanh nghiệp động tồn doanh nghiệp Do đó, tính ngành nên việc so sánh số liệu chi tiết tới phận, sản phẩm phân tích doanh nghiệp dịch vụ, khoản mục cấu thành ngành chưa có nhiều ý nghĩa tiêu báo cáo Điều làm cho việc phân tích định nhà quản lý doanh nghiệp gặp nhiều khó khăn Với mục đích có Báo cáo tài riêng áp dụng chung cho ngành khách sạn, Mỹ có hệ thống kế tốn khách sạn áp dụng cho tất khách sạn phù hợp với thơng lệ kế tốn quốc tế Do đó, việc đánh giá hiệu kinh doanh khách sạn so sánh với khách sạn khác thị trường mức trung bình ngành khách sạn trở nên dễ dàng nhiều Cùng HFA Training nghiên cứu ví dụ để hiểu rõ thêm: DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION HILTON HOTEL SHERATON SỐ TIỀN HOTEL Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ Giá vốn hàng bán SỐ TIỀN 7.514.142.705 8.549.464.082 2.320.751.843 2.959.473.670 Lợi nhuận gộp bán hàng cung cấp dịch vụ 5.193.390.862 5.589.990.412 Ví dụ 1: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO TT 200 (TT 133) Trang HILTON HOTEL SHERATON HOTEL DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION SỐ TIỀN % SỐ TIỀN % Tổng doanh thu Tổng doanh thu phòng (Rooms Revenue) 4.863.423.568 64,7 3.352.324.590 64,7 Tổng doanh thu ẩm thực (F&B Revenue) 2.650.719.137 35,3 5.197.139.492 60,8 7.511.142.705 100 8.549.454.082 100 Tổng doanh thu hoạt động khác (Other Revenue) Tổng doanh thu PPV Bộ phận phòng Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales) Chi phí lương (Labor Cost and Related) 482.396.978 9,9 526.220.398 15,7 Chi phí khác (Other Expenses) 475.685.858 9,6 581.999.288 17,4 Lợi nhuận gộp phận Phòng 3.905.340.732 80,3 2.244.104.904 66,9 Bộ phận Ẩm Thực 364.796.917 13,8 930.188.264 17,9 Giá vốn hàng bán (Cost Of Sales) 514.960.789 19,4 423.960.789 8,2 Chi phí lương (Labor Cost and Related) 482.911.301 18,2 497.104.931 9.6 Chi phí khác (Other Expenses) 1.288.050.130 48,6 3.345.885.508 64,4 Lợi nhuận góp phận Ẩm thực TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN 5.193.390.862 69,1 5.589.990.412 65,4 Ví dụ 2: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH NĂM THEO BÁO CÁO NGÀNH KHÁCH SẠN Qua ví dụ 1, dựa vào báo cáo kết theo quy định Nhà nước nhà quản lý khách sạn đánh giá sai lầm chưa xác hiệu kinh doanh khách sạn Hilton Sheraton Thoạt nhìn, thấy khách sạn Sheraton có doanh thu lợi nhuận cao khách sạn Hilton từ nhà quản lý đánh giá hiệu kinh doanh khách sạn Sheraton tốt Điều chưa Hãy xem ví dụ số liệu trình bày theo báo cáo ngành khách sạn Trang Ở ví dụ 2, báo cáo kết theo ngành khách sạn thể cho nhà quản lý thấy: Về doanh thu, khách sạn Hilton có Về lợi nhuận, khách sạn Hilton có tỷ doanh thu phịng cao khách sạn lệ lợi nhuận/doanh thu (69,1%) cao Sheraton Ngược lại, khách sạn khách sạn Sheraton (65,4%) Do đó, nhà Sheraton có doanh thu ẩm thực cao quản lý đánh giá khách sạn Hilton kinh khách sạn Hilton Qua đó, nhà quản lý doanh hiệu tốt khách sạn biết rằng, điểm mạnh điểm yếu Sheraton khách sạn để có giải pháp phù hợp Với phát triển tồn cầu hóa chuỗi khách sạn thương hiệu quốc tế đến từ Mỹ Hilton (Hilton, Hilton Garden Inn), Marriott (Marriott, Sheraton, Four Points), Wyndham, Radisson, Hyatt mà hệ thống kế toán khách sạn phổ biến toàn khách sạn giới Điều này, đặt yêu cầu kế toán Việt Nam phải hội nhập kế toán quốc tế khách sạn thừa nhận giới Nhằm tạo thống cách trình bày cách thức sử dụng thơng tin kế tốn khách sạn quốc gia; tạo nên kết hợp quy định kế toán quốc gia với thông lệ, quy định quốc tế Tại Việt Nam, khách sạn thương hiệu quốc tế khách sạn nội địa – áp dụng hệ thống kế toán quốc tế khách sạn kết hợp với hệ thống kế toán Việt Nam theo Thông tư 200 (Thông tư 133) 1.3 Sự phát triển công nghệ phần mềm Với thời đại công nghệ 4.0, khách sạn áp dụng phần mềm quản lý khách sạn (hay gọi PMS) nhằm quản lý thông tin liệu kinh doanh phận nhanh chóng, xác tránh thất thoát tài sản nâng cao chất lượng dịch vụ phục vụ khách hàng Phần mềm quản lý khách sạn tạo hệ thống liệu tự động hợp xuyên suốt qua phận phận kinh doanh, lễ tân đến cuối kế tốn ví dụ bên mà HFA Training trình bày Giúp khách sạn có hệ thống thơng tin, sở liệu đầy đủ, liên kết, đồng phận, từ giúp nhà quản lý có nhìn tổng thể, phục vụ tối đa cơng tác quản lý, điều hành Trang Ví dụ 3: SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN THÔNG TIN TRONG KHÁCH SẠN Như vậy, phần mềm kế toán phân hệ nằm phần mềm quản lý khách sạn thiết kế để thực cơng việc kế tốn khách sạn Phần mềm kế tốn đóng vai trị điểm cuối báo cáo thông tin cho Nhà quản lý, phần mềm có nhiệm vụ thu thập tổng hợp số liệu từ phận khác tự động gửi Với phần mềm quản lý khách sạn, người kế tốn dễ dàng truy xuất liệu hoạt động hàng ngày phận cách nhanh chóng Tại Việt Nam, phụ thuộc vào nhận thức người kế toán ngân sách đầu tư Chủ đầu tư mà khách sạn tích hợp khơng tích hợp phân hệ kế tốn vào phần mềm quản lý khách sạn Hiểu đơn giản, phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với phận khác phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với phận khác Cùng HFA Training xem ví dụ bên dưới: Ví dụ 4: SƠ ĐỒ HÌNH THỨC PHẦN MỀM KẾ TỐN TRONG HỆ THỐNG PHẦN MỀM KHÁCH SẠN Trang Điểm khác biệt phần mềm kế toán dùng chung hệ thống với phận khác phần mềm kế toán sử dụng tách riêng hệ thống với phận khác sau: Khác biệt Phần mềm kế toán dùng Phần mềm kế toán sử chung hệ thống với dụng tách riêng hệ thống Ghi nhận giao dịch bán hàng hoạt động 24 phận khác với phận khác ngày Mỗi giao dịch khách hàng Các giao dịch khách hàng trình lưu trú ghi chép tách rời ghi nhận chi tiết hệ thống liên phận phòng, ẩm thực kế tục 24 ngày toán, chưa đạt tính thống cao liệu phương pháp kế tốn khơng đáp ứng yêu cầu giao dịch liên tục 24 ngày Hạch toán doanh thu tự Dữ liệu giao dịch từ phận Người kế toán phải tự tổng hợp động vận hành (phòng, ẩm thực) liệu từ phận vận hành tổng hợp hạch toán tự thực hạch toán trực tiếp động phần mềm kế toán lên phần mềm Độ tin cậy doanh thu Người dùng phần mềm khơng Những số liệu kế tốn phản ánh bán hàng phép xóa giao giao dịch bán hàng có độ tin cậy dịch hạch tốn hạch khơng cao, điều chỉnh toán vào hệ thống liên quan đến trực tiếp bán hàng Để sửa sai giao dịch, phần mềm sử dụng hạch toán ghi âm để điều chỉnh, công cụ giúp số liệu kế tốn có độ tin cậy cao Tại Việt Nam, khách sạn thương hiệu quốc tế khách sạn nội địa – áp dụng hình thức Phần mềm kế tốn dùng chung hệ thống với phận khác có nhiều ưu điểm phân tích Trang ĐẶC ĐIỂM NỔI BẬT CỦA KẾ TOÁN KHÁCH SẠN 2.1 Báo cáo kết kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn Ví dụ 5: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH THEO QUY ĐỊNH NHÀ NƯỚC Thường doanh nghiệp sản xuất, báo cáo kết kinh doanh theo quy định Nhà nước, chi phí tập hợp cho sản phẩm để tính giá vốn hàng bán xác định chi phí trực tiếp hay chi phí gián tiếp Chi phí trực tiếp nguyên vật liệu chi phí lao động nhân cơng mà tập hợp trực tiếp đến sản phẩm sản xuất Chi phí gián tiếp chi phí sản xuất chung ví dụ lương quản lý xưởng, dụng cụ, khấu hao Vì chi phí khơng thể trực tiếp tập hợp cho sản phẩm cụ thể nên thực phương pháp phân bổ cho sản phẩm Ngược lại, báo cáo kết kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn, báo cáo nhấn mạnh bắt đầu vào doanh thu phận, từ trừ chi phí trực tiếp (là chi phí phận phịng, phận ẩm thực, phận doanh thu khác) chi phí gián tiếp (là chi phí phận quản lý, phận IT, phận kinh doanh, phận kỹ thuật, phận lượng) Việc đến từ nguyên tắc, chi phí xếp theo cấp bậc khác theo trách nhiệm kiểm soát người quản lý Cấp độ (chi phí trực tiếp) người quản lý kiểm sốt chi phí phụ thuộc doanh thu biến động tăng hay giảm Và cấp độ thứ hai (chi phí gián tiếp) người quản lý kiểm sốt chi phí chi phí gián tiếp có số chi phí biến động tăng hay giảm theo doanh thu Trang Do đó, khách sạn, chi phí mà liên quan trực tiếp đến phận phòng, phận ẩm thực, phận doanh thu khác gọi chi phí phận Cịn chi phí gián tiếp khơng dễ dàng xác định đến phận cụ thể ví dụ chi phí điện, nước, IT, quản lý, kinh doanh gọi chi phí khơng phân bổ Cùng HFA Training xem ví dụ mẫu báo cáo kết kinh doanh lãi lỗ (P&L) khách sạn: DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION THỰC TẾ % Tổng doanh thu Tổng doanh thu phòng Tổng doanh thu ẩm thực Tổng doanh thu hoạt động khác Tổng doanh thu PPV Bộ phận phịng Giá vốn hàng Chi phí lương Chi phí khác Lợi nhuận gộp phận Phòng Bộ phận Ẩm Thực Giá vốn hàng bán Chi phí lương Chi phí khác Lợi nhuận gộp phận Âm Thực Bộ phận hoạt động khác Giá vốn hàng bán Chi phí lương Chi phí khác Lợi nhuận gộp phận hoạt động khác TỔNG CHI PHÍ BỘ PHẬN TỔNG LỢI NHUẬN GỘP BỘ PHẬN Chi phí khơng phân bổ Chi phí quản lý Chi phí thơng tin liên lạc Chi phí chi phí bán hàng Chi phí bảo trì Chi phí lượng Tổng chi phí khơng phân bổ Lợi nhuận hoạt động khách sạn(GOP) Trang DIỄN GIẢI/ DESCRIPTION THỰC TẾ % Chi phí sau hoạt động Thu nhập tài thu nhập khác Phí quản lý Chi phí thuê Bảo hiểm Chi phí thuê Tổng chi phí sau hoạt động Lợi nhuận trước lãi vay, thuế khấu hao (EBITDA) Lãi vay khấu hao Khấu hao TSCĐ hữu hình Khấu hao TSCĐ vơ hình Chi phí tài Tổng lãi vay khấu hao LỢI NHUẬN TRƯỚC THUẾ TNDN Thuế TNDN LỢI NHUẬN SAU THUẾ TNDN Ví dụ 6: BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH LÃI LỖ (P&L) KHÁCH SẠN Ví dụ trên, phần doanh thu chi phí hoạt động phận chia riêng biệt cho phận trực tiếp tạo doanh thu khách sạn, bao gồm: phận Phòng, phận ẩm thực phận doanh thu khác (Spa, Giặt là, Vận chuyển, Shop) Tương ứng với phận đó, lợi nhuận tạo theo phận Tiếp đến là, phần chi phí hoạt động khơng phân bổ chi phí thực khơng thể phân bổ cho phận, đó, chi phí khơng nằm chi phí phận Chi phí hoạt động khơng phân bổ kể đến chi phí phát sinh phận gián tiếp phận bán hàng (Kinh doanh), phận Quản lý (Ban điều hành, Nhân sự, Kế toán, An ninh), phận bảo trì (Kỹ thuật), phận IT phận lượng Sau phần chi phí hoạt động khơng phân bổ, ta tính lợi nhuận hoạt động khách sạn (GOP) Đến, phần chi phí sau hoạt động hiểu khoản không liên quan đến hoạt động kinh doanh chi phí mà chủ sở hữu phải chịu Bao gồm: Thu nhập khác, Chi phí thuê, Bảo hiểm, Thuế tài sản Qua phần chi phí sau hoạt động, ta tính lợi nhuận trước lãi vay, thuế khấu hao (EBITDA) Phần lãi vay, khấu hao, thuế hiểu chi phí cố định khơng biến động doanh thu tăng hay giảm Qua phần lãi vay, khấu hao, thuế, ta tính lợi nhuận rịng (lợi nhuận sau thuế) Trang 10 Như vậy, kiến thức kế toán ngành khách sạn nhà hàng có nhiều điểm khác biệt so với kế toán ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ 2.2 Sổ nhật ký bán hàng toán Như biết, Sổ kế toán dùng để ghi chép giao dịch nghiệp vụ kinh tế phát sinh doanh nghiệp hệ thống kế toán Tuy nhiên, số lượng giao dịch thực tế xảy khách sạn nhiều với giao dịch có tính chất tương tự việc ghi chép vào sổ kế tốn trở nên cồng kềnh, tốn thời gian khơng cần thiết gây khó khăn việc truy tìm lại giao dịch Ví dụ 7: VẤN ĐỀ CỦA KẾ TỐN KHÁCH SẠN Ở ví dụ 7, khách sạn có 500 phòng khách sạn áp dụng ghi nhận doanh thu theo ngày Tại ngày 29/04/2024 có 500 khách hàng nhận phòng lưu trú kết thúc trả phòng lưu trú vào ngày 01/05/2024 Vấn đề nhân viên kế toán hạch toán vào sổ sách kế toán doanh nghiệp theo thông lệ thông thường là: Mở Sổ chi tiết theo dõi Hạch toán 500 bút toán Hạch tốn 500 bút tốn cho 500 đối tượng cơng doanh thu chi tiết theo đối toán chi tiết theo đối nợ khách hàng tượng công nợ khách tượng công nợ khách hàng theo ngày hàng theo ngày Việc hạch toán doanh nghiệp thông thường áp dụng cho ngành khách sạn, khách sạn thường có hai nhân viên kế tốn đảm nhận vị trí kế tốn doanh thu cơng nợ Do đó, hệ thống kế tốn khách sạn sử dụng Sổ Nhật ký bán hàng toán điểm bán hàng (Lễ tân, Nhà hàng hay gọi Outlet) Với phát triển công nghệ mà Sổ nhật ký bán hàng toán sử dụng rộng rải phần mềm quản lý khách sạn Trang 11 Đầu tiên, khách lưu trú đến khách sạn mở Hồ sơ khách hàng phần mềm gọi Guest Folio Guest Folio theo dõi cụ thể giao dịch mà khách sử dụng dịch vụ hình thức tốn khách suốt q trình từ lúc nhận phịng đến lúc trả phịng: 1.Dịch vụ sử dụng gồm: Dịch vụ 2.Hình thức tốn gồm: Tiền phịng, Giặt là, Minibar, Nhà hàng, Vận mặt, Thẻ Card, Ngân hàng, Phải thu chuyển, Spa công nợ (City Ledger) Phải thu khách (Guest Ledger) Guest Ledger Guest Folio mà khách khách sạn Đây coi khoản phải thu dịch vụ mà khách sử dụng chưa toán Chúng toán khách trả phòng City Ledger Guest Folio mà khách trả phịng chưa tốn tiền cho khoản dịch vụ sử dụng Khoản toán toán sau Các giao dịch sử dụng dịch vụ hình thức tốn khách ghi nhận nhân viên Lễ tân (nhân viên Nhà hàng) vào Guest Folio phần mềm Guest Folio thường trình bày sau (giả sử khách sạn ngày 31/03 có hai khách lưu trú): Số Folio (Folio No): Tên khách(Guest name): Số phòng (Room no): 10014 Nguyen Van long 1403 Ngày (Date) Nội dung (Description) Giá trị (Amount) 31/03 2.200.000 31/03 Dịch vụ phòng (2.200.000) (Room Charge) Tiền mặt (Cash) Số dư (Balance) Và Tên khách(Guest Name): Số phòng (Room no): Số Folio (Folio No): Tran Minh Tan 1501 10015 Ngày (Date) Nội dung (Description) Giá trị (Amount) 31/03 880.000 Dịch vụ phòng 880.000 (Room Charge) Số dư (Balance) Trang 12 Sau đó, hàng ngày liệu từ Guest Folio đưa lên Sổ nhật ký bán hàng toán Sổ nhật ký bán hàng tốn thường trình bày sau: Tên Folio Bill Room Giá trị Dịch vụ phòng (Room Charge) 2.200.000 880.000 Nguyen Van 10014 1403 3.080.000 Long (2.200.000) Tran Minh Long 10015 1501 (2.200.000) Total: Dịch vụ phòng (Room Charge) Tiền mặt (Cash) Nguyen Van 10014 1403 Long Total: Tiền mặt (Cash) Hoặc Sổ nhật ký bán hàng tốn trình bày dạng sau: Diễn giải 31/03 Tổng cộng Dịch vụ phòng (Room) 3.080.000 3.080.000 Giặt (Laundry) 3.080.000 3.080.000 2.200.000 2.200.000 Minibar 880.000 880.000 Nhà hàng (F&B) 3.080.000 3.080.000 Tổng doanh thu & VAT Thanh toán Tiền mặt (Cash) Thẻ Vísa Card (Vía Cash) Phải thu công nợ (City Ledger) Phải thu khách (Guest Ledger) Tổng tốn & cơng nợ Trang 13 Tiếp theo, số liệu tổng hàng ngày Sổ nhật ký bán hàng toán phần mềm điểm bán hàng phần mềm kế tốn tự động hạch toán bút toán doanh thu bán hàng toán khách HFA Training tổng kết lại ưu điểm việc khách sạn sử dụng Sổ nhật ký bán hàng toán điểm bán hàng: Hiển thị giao dịch Tiết kiệm thời gian ghi Phân công công việc khách hàng đầy đủ sổ vào tài khoản kế tốn chun mơn hóa để thể số dư công nợ cụ Các giao dịch ghi người chịu trách nhiệm thể Nhân viên có nhận sổ nhật ký bán ghi nhận giao dịch phân quyền phần hàng toán, sau sổ nhật ký mềm tự truy tìm tổng hợp hạch người có trách nhiệm ghi nhanh giao dịch thơng toán vào tài khoản kế sổ kế toán đáp ứng qua số Folio toán đặc thù hoạt động khách sạn 24 ngày Doanh nghiệp ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ kế toán theo dõi chi tiết khách hàng liên quan đến công nợ Sổ kế tốn chi tiết, cịn khách hàng lẻ tốn tiền mặt, ngân hàng khơng theo dõi đối tượng chi tiết Ngược lại, khách sạn kế toán sử dụng Sổ nhật ký bán hàng toán để theo dõi chi tiết tất khách hàng lưu trú, sử dụng dịch vụ khách sạn Trang 14 2.3 Độc lập nghiệp vụ kế tốn theo nhóm phận tài kế tốn Trong cấu khách sạn, Bộ phận tài kế tốn có chức kiểm sốt biến động tài khách sạn, hỗ trợ ban giám đốc việc hoạch định chiến lược kinh doanh, theo dõi báo cáo sổ sách thu chi, cơng nợ, hàng hóa thực nghĩa vụ Nhà nước Dưới sơ đồ tổ chức vị trí kế tốn Bộ phận Tài kế tốn HFA Training minh họa lại: Trang 15 Mức độ quan trọng báo cáo vị trí kế tốn phận tài kế tốn: Chức báo cáo % mức độ quan trọng Công nợ phải thu 100% Công nợ phải trả 99 Lương 95 Doanh thu 94 Tiền 86 F&B Cost Controls 78 Mua hàng 77 Nhận hàng 66 Kho 66 Thuế 61 Căn vào nghiệp vụ kinh tế chủ yếu mà có nhóm nhân viên kế tốn thực công việc liên quan độc lập so với nhóm nhân viên kế tốn khác phận tài kế tốn Các nghiệp vụ kinh Các nghiệp vụ kinh Các nghiệp vụ linh Các nghiệp vụ kinh tế liên quan tế liên quan tế liên quan tế liên quan trình trình mua hàng trình cung cấp dịch trình bán hàng Xác định KQKD vụ Nhân viên thu mua Cost Controller Kế toán doanh thu Kế toán trưởng Kế tốn lương Kế tốn cơng nợ Nhân viên nhận hàng Kế toán toán Thủ quỹ Kế toán kho Kế toán tài sản Cost Controller Kế toán toán Thường doanh nghiệp ngành sản xuất, thương mại, dịch vụ tổ chức phận kế tốn có từ hai đến bốn nhân viên kế toán thường có chức danh nhân viên kế tốn tổng hợp làm kiêm nhiệm nhiều vị trí kế tốn Ngược lại, khách sạn với quy mô tiêu chuẩn – sao, tổ chức máy kế tốn lên đến mười bốn nhân viên kế toán, trung bình có từ sáu đến tám nhân viên kế toán Mỗi nhân viên kế toán đảm nhận vị trí cơng việc tính chun mơn hóa nghiệp vụ cao Do đó, khách sạn quy mơ -5 thấy có chức danh vị trí kế tốn tổng hợp mà có vị trí Assistant Chief Accountant gọi Phó phận tài kế tốn Trợ lý kế tốn trưởng Trang 16