ĐỀ TÀI : MỘT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ LÀ NHƯ THẾ NÀO? LIÊN HỆ THỰC TẾ ĐẾN CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ I. Lý do chọn đề tài Thông tin hiện nay được coi là một trong những loại tài sản quan trọng nhất đối với bất kỳ tổ chức nào. Đối với các tổ chức hoạt động trong tất cả các lĩnh vực, phần lớn ngân sách hoạt động được dùng vào việc xử lý thông tin vì thế trong các lĩnh vực kinh doanh thì thông tin cực kì quan trọng và 1 hệ thống quản trị thông tin có hiệu quả sẽ giúp ích rất nhiều trong việc phát triển của doanh nghiệp Chúng ta hãy cùng nhau tìm hiểu và thảo luận về tầm quan trọng của hệ thống quản trị thông tin II. Một số khái niệm 1) Quản trị thông tin là gì? Quản trị thông tin là việc một tổ chức sử dụng các phương thức để lập kế hoạch, tập hợp, tạo mới, tổ chức, sử dụng, kiểm soát, phổ biến và loại bỏ một cách hiệu quả các thông tin của tổ chức đó. Các thông tin này bao gồm cả các bản ghi đã được cấu trúc lẫn thông tin chưa được cấu trúc. Thông qua quản trị thông tin, tổ chức có thể đảm bảo rằng giá trị của các thông tin đó được xác lập và sử dụng tối đa để hỗ trợ cho các hoạt động trong nội bộ tổ chức cũng như góp phần nâng cao hiệu quả của bộ phận cung cấp thông tin Mô hình của Michel de Coster về việc truyền đạt thông tin Nguồn thông tin Phản hồi Nguồn thông tin Giải thích thông điệp Phát thảo thông điệp Bộ lọc Bộ lọc Giải mã Mã hóa thông tin Kênh truyền tin Bộ lọc Thu nhận 2) Phân loại thông tin Gồm 4 loại: + Dữ liệu đã được cấu trúc + Dữ liệu chưa được cấu trúc + Thông tin tham khảo và thư viện + Thông tin trong quản trị kinh doanh 3) Vai trò của hệ thống quản trị thông tin :  Đưa ra thông tin cho các nhà quản trị phân tích và ra quyết định trước cơ hội và rũi ro của dự án được đề xuất  Thực hiện được các chức năng của quản trị như hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra  Đóng vai trò liên lạc và cung cấp thông tin giữa các bộ phận với nhau III. Hệ thống quản trị thông tin hiệu quả là như thế nào 1. Các nhân tố chính để một hệ thống quản trị thông tin thành công • Tất cả các nhân viên sẵn sàng truy cập các thông tin họ cần để thực hiện công việc tại tất cả các cấp độ trong tổ chức. • Tài sản thông tin được khai thác tối đa thông qua quá trình chia sẻ thông tin trong nội bộ tổ chức và với các cơ quan hoạt động trong lĩnh vực công cộng khác • Chất lượng thông tin của tổ chức phải được duy trì và các thông tin sử dụng trong kinh doanh phải chính xác, đáng tin cậy, luôn được cập nhật, toàn diện , nhất quán và đảm bảo tính thời sự • Các yêu cầu về mặt luật pháp cũng như các yêu cầu khác như vấn đề bảo mật tính riêng tư, bí mật, tính xác thực và toàn vẹn của thông tin phải được thực hiện tốt • Thông tin cần phải được đưa tới công chúng một cách thuận tiện, dễ hiểu thông qua nhiều kênh khác nhau. • Các bản ghi và các phần thông tin cần thiết phải được lưu trữ tốt. • Tổ chức đạt được mức độ cao về tính hiệu quả trong các hoạt động xử lý thông tin 2. Các quy tắc quản trị thông tin • Tính chính xác - Đảm bảo tính chính xác của thông tin cho đến người nhận là yếu tố quan trọng nhất của thông tin. - Thông tin trải qua nhiều cấp bậc khác nhau trước khi đến được người sử dụng cuối cùng, do vậy đảm tính chính xác, trung thực của thông tin là yếu tố rất quan trọng. - Để đảm bảo tính chính xác cần phải tạo ra những thông tin bằng văn bản, hạn chế các thông tin “phi chính thức”. Những yếu tố hạn chế tính chính xác: - Các mệnh lệnh yêu cầu phi văn bản. Ví dụ, Giám đốc yêu cầu trưởng phòng nhắc nhân viên đảm bảo đúng định mức tồn, nhưng trưởng phòng quên không triển khai. - Các thông tin bằng văn bản không rõ nghĩa hoặc thiếu thông tin làm người sử dụng thông tin hành động sai hoặc chưa đúng theo yêu cầu. • Sự phản hồi Có thể nói phản hồi là yếu tố quan trọng thứ hai trong quản trị thông tin. Nguyên tắc phản hồi thể hiện qua các yếu tố:  Phản hồi ngay ý kiến khi nhận được một thông tin.  Phản hồi về kết quả từng phần.  Phản hồi ngay khi làm không đúng hạn. • Bằng chứng chuyển giao Việc chuyển giao thông tin có thể bằng văn bản hoặc lời nói. Trong việc chuyển giao, thì bằng chứng của quá trình chuyển giao thông tin là rất quan trọng. Do vậy, trong hoạt động kinh doanh, việc chuyển giao phải có bằng chứng để chứng minh. Tại sao phải có bằng chứng ? Vì: - Khách hàng khiếu nại là họ chưa nhận được thông tin. - Bằng chứng về kết quả thực hiện công việc của chúng ta khi chúng ta bị khiếu nại. - Truy tìm nguồn gốc khi cần tìm lại thông tin. 3. Kết quả từ quản trị thông tin có hiệu quả Thông tin là một nguồn lực then chốt trong tổ chức cùng với nguồn nhân lực, tài chính và các nguồn lực hữu hình khác. Thông tin cũng là một vấn đề kinh doanh. Thông qua quản trị có hiệu quả nguồn thông tin và hệ thống thông tin của một tổ chức, các nhà quản lý trong tổ chức có thể: • Tăng thêm giá trị cho các dịch vụ cung cấp tới khách hàng • Giảm thiểu rủi ro trong hoạt động • Giảm chi phí trong quá trình hoạt động và cung cấp dịch vụ • Khuyến khích đổi mới quá trình hoạt động trong nội bộ và cung cấp dịch vụ cho bên ngoài IV. Liên hệ thực tế Hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp PERP Gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt hơn, hiệu quả hơn. Bộ ứng dụng mạnh cho quản lý doanh nghiệp : trợ giúp các nghiệp vụ tổ thực hiện, quản lý và kiểm tra các hoạt động về tài chính – kế toán, bán hàng, dự án. . . và thông tin điều hành chính xác, nhanh chóng, thuận tiện, giảm chi phí và tăng hiệu quả công việc Cung cấp và xử lý kịp thời các thông tin cần thiết trong quá trình hoạt động : Hệ thống cho phép lãnh đạo doanh nghiệp nắm bắt được thông tin trực tuyến cần thiết về hoạt động hàng ngày ngay cả khi đi công tác. Ra quyết định tốt hơn : Tìm được cơ hội và xác định các vấn đề nhanh chóng có thể tạo ra sự khác biệt giữa kinh doanh thành công và thất bại. Ứng dụng PERP tăng tối đa khả năng đưa ra quyết định bằng cách bảo đảm các thông tin kinh doanh chính xác được đưa tới đúng người, đúng lúc. Đáp ứng quy mô phát triển của doanh nghiệp : Kiến trúc ứng dụng PERP dựa trên nền tảng công nghệ hàng đầu thế giới Oracle cho phép mang lại hiệu suất, khả năng linh hoạt và phát triển mở rộng cho doanh nghiệp Các ứng dụng trong hệ thống PERP a. Hệ thống Quản lý Tài chính - Kế toán PERP-Acc b. Hệ thống Quản lý Bán hàng PERP-Sales c. Hệ thống Quản lý Vật tư PERP-Inv d. Hệ thống Quản lý Nhân sự và Tiền lương PERP-HrPr e. Hệ thống Thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu Hệ thống Quản lý f. Dự án PERP-Proj g. Hệ thống Thông tin Điều hành Doanh nghiệp PERP-Info . ĐỀ TÀI : MỘT HỆ THỐNG QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ LÀ NHƯ THẾ NÀO? LIÊN HỆ THỰC TẾ ĐẾN CÁC MÔ HÌNH QUẢN TRỊ THÔNG TIN HIỆU QUẢ I. Lý do chọn đề tài Thông tin hiện nay được. PERP-Sales c. Hệ thống Quản lý Vật tư PERP-Inv d. Hệ thống Quản lý Nhân sự và Tiền lương PERP-HrPr e. Hệ thống Thông tin quản lý sản xuất PERP-Manu Hệ thống Quản lý f. Dự án PERP-Proj g. Hệ thống Thông tin. chưa được cấu trúc + Thông tin tham khảo và thư viện + Thông tin trong quản trị kinh doanh 3) Vai trò của hệ thống quản trị thông tin :  Đưa ra thông tin cho các nhà quản trị phân tích và ra