Đang tải... (xem toàn văn)
Quy trinh tiep nhan soan thao va review hop dong phap che doanh nghiep 2023 duoc xay dung boi Phong Phap Che co 10 nam kinh nghem. Noi dung quy trinh ve viec tiep nhan soạn thao review tư Ban lanh dao va cac bo phan phong ban khác
CƠNG TY CỔ PHẦN – TẬP ĐỒN UBG QUY TRÌNH TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG Số:………./2022/QT/UBG NĂM 2022 TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG I MỤC ĐÍCH - Hướng dẫn Phịng, Ban, Cá nhân cơng ty nắm kỹ quy trình sau: Quy trình gửi, tiếp nhận thơng tin để soạn thẢO hợp đồng theo yêu cầu từ Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng Phòng, Ban nhân viên cơng ty Quy trình gửi, tiếp nhận thông tin để review hợp đồng theo yêu cầu từ Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng Phịng, Ban cơng ty nhân viên cơng ty II PHẠM VI ÁP DỤNG - Áp dụng cho Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng Phịng, Ban cơng ty nhân viên cơng ty III GIẢI THÍCH VÀ QUY ĐỊNH Giải thích: “Cty” xem Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng Phịng, Ban cơng ty nhân viên cơng ty có nhu cầu Soạn thảo/ Review hợp đồng “RE” viết tắc từ REVIEW (xem lại) “DR” viết tắc từ DRAFT (Soạn thảo) Quy định: 2.1 Những yêu cầu Soạn thảo/Review Hợp đồng xem không hợp lệ Pháp chế có quyền từ chối soạn thảo/review nếu: 2.1.1 Nội dung hợp đồng trái đạo đức, phong mỹ tục, quy định pháp luật 2.1.2 Nội dung hợp đồng trái với quy định công ty, ảnh hưởng đến quyền lợi ích hợp pháp cơng ty, gây tổn hại đến doanh thu công ty LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG 2.1.3 Khơng tn thủ quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, form quy định quy trình 2.2 Kể từ thời điểm áp dụng Quy trình này, yêu cầu không tuân thủ bị xem xét không review/soạn thảo trừ trường hợp (1)Khẩn (2) Theo yêu cầu từ Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc công ty “Khẩn” hợp đồng khơng soạn thảo/review ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích hợp pháp cơng ty Những hợp đồng yêu cầu review/soạn thảo theo luồng “khẩn” phải ghi từ “KHẨN” kèm theo tin nhắn 2.3 STT Thời gian: Tiêu chí Thời gian trả kết Bình thường Khẩn Tron g ngày Tron g ngày Soạn thảo ngày kể từ ngày nhận Review ngày kể từ ngày nhận IV Theo yêu cầu từ Chủ tịch, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc công ty Trong ngày Trong ngày NỘI DUNG TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC PHỊNG, BAN CHỨC NĂNG - Phịng Pháp chế: Là đơn vị nắm việc tư vấn, soạn thảo, review Hợp đồng - Chủ tịch Công ty, Tổng Giám đốc, Ban Giám đốc, Trưởng Phịng, Ban cơng ty nhân viên cơng ty: Có trách nhiệm cung cấp đầy đủ thông tin theo yêu cầu xây dựng hợp đồng cho Pháp chế LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG QUY TRÌNH PHỐI HỢP GIỮA CÁC PHÒNG, BAN CHỨC NĂNG Trách nhiệm Quy trình Cty gửi “Đề nghị soạn thảo/review Hợp đồng” cho PC PC, Cty Bước 1: Cty gửi thông tin PC, Cty Bước 2: PC tiến hành tiếp nhận thông tin soạn thảo/review Hợp đồng Cty hoàn thiện nội dung yêu cầu gửi cho PC PC, Cty Bước 3: PC tiến hành soạn thảo/ review Hợp đồng gửi phản hồi lại cho Cty Nếu chưa đủ thông tin, PC yêu cầu Cty bổ sung PC, Cty Bước 4: PC gửi lại Hợp đồng cho Cty Nếu Hợp đồng cần sửa đổi, bổ sung gửi lại PC PC, Cty Bước 5: PC gửi Hợp đồng thức cho Cty PC, Cty Bước 6: PC lưu file word Hợp đồng Cty ký Sổ giao nhận Hợp đồng (nếu có) LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG HƯỚNG DẪN GỬI “ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG” a CÁCH 1: GỬI ĐỀ NGHỊ QUA ZALO i Bước 1: Cty gửi PC tin nhắn theo cú pháp (copy paste) Kính gửi Anh/Chị phòng Pháp chế, - - kính nhờ anh/chị Phịng Pháp chế Hợp đồng theo yêu cầu đây: Mong Anh/chị hoàn thành trước Trân trọng Ví dụ: “Kính gửi Anh/Chị phịng Pháp chế, Nguyễn Văn A – nhân viên – Phòng Kinh Doanh kính nhờ anh/chị Phịng Pháp chế soạn thảo Hợp đồng theo yêu cầu đây: -Chuyển nhượng cổ phần từ ông A sang bà B 3000 cổ phần trị giá 30.000.000 đồng Mong Anh/chị hoàn thành trước 15/09/2022 Trân trọng.” ii Bước 2: Cty đính kèm theo tin nhắn - File word Hợp đồng trường hợp yêu cầu review - File word Đề nghị Soạn thảo hợp đồng trường hợp yêu cầu Soạn thảo (sẽ đính kèm theo quy trình này) iii Bước 3: PC gửi lại Hợp đồng soạn thảo/review cho Cty Trong trường hợp Cty có u cầu soạn thảo/review lại soạn tin nhắn theo cú pháp, đính kèm file gửi qua zalo: Kính đề nghị Anh/chị Pháp chế: 1) Sửa lại: Điều … (khoản …) với nội dung sau:… 2) Bổ sung: …… vào Điều … (Khoản …) 3) Bỏ: Điều … (Khoản …) Mong Anh/chị hoàn thành trước iv Bước 4: Sau Cty PC đồng ý Hợp đồng, pháp chế sửa lại tên file word Hợp đồng gửi lại cho Cty (xác nhận hoàn thành) Trường hợp Review: “(RE) ” , ví dụ: “(Khoa RE) Hợp đồng thuê nhà UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022 LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG Trường hợp Soạn thảo: “(DR) ” , ví dụ: “(Khoa DR) Hợp đồng thuê nhà UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022 b CÁCH 2: GỬI ĐỀ NGHỊ QUA EMAIL i Bước 1: Cty gửi PC email theo form (copy paste) To: nhan.tran@ubg.vn; khoa.dung@ubg.vn; anh.dang@ubg.com Cc: Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG Dear Anh/Chị, - - kính nhờ anh/chị Phịng Pháp chế Hợp đồng theo yêu cầu đây: Mong Anh/chị hồn thành trước Trân trọng Ví dụ: To: nhan.tran@ubg.vn; khoa.dung@ubg.vn; anh.dang@ubg.com Cc: khoi.huynh@ubg.com Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG Dear Anh/Chị, Nguyễn Văn A – nhân viên – Phịng Kinh Doanh kính nhờ anh/chị Phịng Pháp chế soạn thảo Hợp đồng theo yêu cầu đây: -Chuyển nhượng cổ phần từ ông A sang bà B 3000 cổ phần trị giá 30.000.000 đồng Mong Anh/chị hoàn thành trước 15/09/2022 Trân trọng v Bước 2: Cty đính kèm theo tin nhắn - File word Hợp đồng trường hợp yêu cầu review - File word Đề nghị Soạn thảo hợp đồng trường hợp yêu cầu Soạn thảo (sẽ đính kèm theo quy trình này) LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG vi Bước 3: PC gửi lại Hợp đồng soạn thảo/review cho Cty Trong trường hợp Cty có u cầu soạn thảo/review lại soạn tin nhắn theo cú pháp, đính kèm file gửi qua email: Subject: ĐỀ NGHỊ SOẠN THẢO/REVIEW LẠI HỢP ĐỒNG Kính đề nghị Anh/chị Pháp chế: 4) Sửa lại: Điều … (khoản …) với nội dung sau:… 5) Bổ sung: …… vào Điều … (Khoản …) 6) Bỏ: Điều … (Khoản …) Mong Anh/chị hoàn thành trước Trân trọng vii Bước 4: Sau Cty PC đồng ý Hợp đồng, pháp chế sửa lại tên file word Hợp đồng gửi lại cho Cty (xác nhận hoàn thành) Trường hợp Review: “(RE) ” , ví dụ: “(Khoa RE) Hợp đồng thuê nhà UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022 Trường hợp Soạn thảo: “(DR) ” , ví dụ: “(Khoa DR) Hợp đồng thuê nhà UBG Mart4.0 Đà Nẵng 15.09.2022 c CÁCH 3: GỬI ĐỀ NGHỊ TRỰC TIẾP i Bước 1: Cty liên hệ Phòng Pháp chế để: - Gửi Hợp đồng (bản giấy) - Nhận hoàn thiện Đề nghị soạn thảo hợp đồng (bản giấy) ii Bước 2: Cty hoàn thiện Đề xuất soạn thảo hợp đồng gửi lại cho pháp chế iii Bước 3: Pháp chế tiến hành thực Soạn thảo/Review Hợp đồng iv Bước 4: Pháp chế gửi lại cho Cty Nếu có yêu cầu sửa đổi, bổ sung PC yêu cầu Cty gửi lại đề nghị tiến hành thực lại v Bước 5: Pháp chế gửi Cty Hợp đồng (hoàn thành) vi Bước 6: Cty ký xác nhận vào Sổ xác nhận Soạn thảo/Review Hợp đồng LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG Biểu mẫu BIỂU MẪU ĐỀ XUẤT SOẠN THẢO/REVIEW HỢP ĐỒNG Phòng/Ban:……………………………………………………………………………… Họ tên:……………………………………………………………………………… Chức vụ:………………………………………………………………………………… Thời gian yêu cầu:……………………………………………………………………… Deadline:………………………………………………………………………………… PHÒNG PHÁP CHẾ BÊN YÊU CẦU Ghi chú: - Yêu cầu Soạn thỏa gửi Biểu mẫu Biểu mẫu -Yêu cầu Review cần gửi Biểu mẫu STT UBG ĐỐI TÁC Nội dung công việc/hợp tác hai bên gì? (cái gì, đâu, thời gian nào…) ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Công việc UBG việc hợp tác này? (cung cấp gì, thuê gì, bán gì, nhận gì, chuyển nhượng gì, làm gì, góp gì…) chi tiết: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Nội dung công việc/hợp tác hai bên gì? (cái gì, đâu, thời gian nào…) ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Cơng việc UBG việc hợp tác này? (cung cấp gì, thuê gì, bán gì, nhận gì, chuyển nhượng gì, làm gì, góp gì…) chi tiết: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Từ việc cung cấp/mua bán/góp (tại câu hỏi 2) phạm vi cơng việc UBG gì? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Từ việc cung cấp/mua bán/góp (tại câu hỏi 2) phạm vi cơng việc Đối tác gì? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Quyền lợi UBG gì? ……………………………………………………………………… Quyền lợi Đối tác gì? ……………………………………………………………………… LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Trách nhiệm UBG gì? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Trách nhiệm Đối tác gì? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Nếu sai phạm UBG chịu phạt bao nhiêu/khách hàng chịu phạt (nếu có)? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Nếu sai phạm Đối tác chịu phạt bao nhiêu/khách hàng chịu phạt (nếu có)? ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Điều kiện/thỏa thuận khác Hợp đồng gì? (Điều kiện đặc biệt: Ví dụ điều kiện tốn, tốn, tốn %, hồn trả %, văn giấy tờ quan trọng phải có tốn, phương thức tốn…) ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Điều kiện/thỏa thuận khác Hợp đồng gì? (Điều kiện đặc biệt: Ví dụ điều kiện tốn, tốn, tốn %, hồn trả %, văn giấy tờ quan trọng phải có tốn, phương thức tốn…) ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Lưu ý: Điều kiện Hợp đồng có hiệu lực thời điểm toán hay ký Hợp đồng phụ thuộc vào vị trí/vai trị UBG ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Khác bổ sung thêm: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Khác bổ sung thêm: ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… ……………………………………………………………………… Biểu mẫu CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN UBG Số:…… /2022/QĐ/UBG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2022 QUYẾT ĐỊNH Về việc ban hành Quy trình tiếp nhận soạn thảo hợp đồng tiếp nhận review hợp đồng; Quy trình thành lập cơng ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh văn phòng đại diện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ CƠNG TY CỔ PHẦN-TẬP ĐỒN UBG LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG - Căn Bộ Luật dân 2015 số 91/2015/QH13; Căn Luật Doanh nghiệp 2020 văn hướng dẫn liên quan; Căn Điều lệ Cơng ty Cổ phần - Tập đồn UBG QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định là: i ii Quy trình tiếp nhận soạn thảo hợp đồng tiếp nhận review hợp đồng; Quy trình thành lập cơng ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh văn phòng đại diện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh Điều 2: Quyết định có hiệu lực từ ngày ký Điều 3: Chủ tịch công ty; Tổng Giám đốc; Ban Giám đốc; người đứng đầu Phịng, Ban trực thuộc cơng ty, tập thể cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./ Nơi nhận: - KT.CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ Như Điều 3; HĐQT công ty (b/c); Các đơn vị trực thuộc Công ty; Lưu: VT, PC, KT HUỲNH MINH KHÔI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN UBG Số:…… /2022/TB/UBG CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc TP Hồ Chí Minh, ngày … tháng … năm 2022 THƠNG BÁO Về việc ban hành Quy trình tiếp nhận soạn thảo hợp đồng tiếp nhận review hợp đồng; Quy trình thành lập cơng ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh văn phòng đại diện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh 10 LƯU HÀNH NỘI BỘ TIẾP NHẬN SOẠN THẢO HỢP ĐỒNG VÀ TIẾP NHẬN REVIEW HỢP ĐỒNG Kính gửi: Tồn thể Phịng, Ban nhân viên cơng ty Nhằm chuẩn hóa tạo thuận lợi cho công tác soạn thảo review hợp đồng, đăng ký kinh doanh Căn vào Quyết định số ………./2022/QĐ/UBG Chủ tịch Hội đồng quản trị công ty ký ngày …………/2022 Về việc ban hành Quy trình tiếp nhận soạn thảo hợp đồng tiếp nhận review hợp đồng; Quy trình thành lập công ty, chi nhánh, địa điểm kinh doanh văn phòng đại diện thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh Nay Cơng ty xin thơng báo đến tồn thể Phịng, Ban nhân viên cơng ty Quy trình Hợp đồng điện tử biết thực hiện./ Trân trọng Nơi nhận: - Như Điều 3; - HĐQT công ty (b/c); - Các đơn vị trực thuộc Công ty; - Lưu: VT, PC, KT KT.CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ HUỲNH MINH KHÔI 11 LƯU HÀNH NỘI BỘ