Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn Tăng cường lực công nghệ hạt giống rừng phục vụ hoạt động nghiên cứu, phát triển bảo tồn ngoại vi Mã số 058/04VIE BÁO CÁO CHUYÊN CÔNG TÁC Tiếp theo khóa đào tạo cài đặt phần mềm quản lý liệu hạt giống ATSC 15th – 21st April, 2007 by Ms Bronwyn Clarke Australian Tree Seed Centre ensis Genetics ensis (The joint forces of CSIRO and SCION) PO Box E4008 Kingston ACT 2604 AUSTRALIA Ph: +61 6281 8211 Fax: +61 6281 8266 email: Bronwyn.Clarke@ensisjv.com TĨM TẮT Chuyến cơng tác tới RCFTI thực để đảm bảo hệ thống quản lý sở liệu hạt giống hoạt động hiệu để giúp đào tạo kỹ đánh giá việc sử dụng hệ thông phần mềm việc quản lý nguồn hạt RCFTI Hai cán bô RCFTI đào tạo sâu cài đặt, sử dụng quản lý Cùng liệu có RCFTI kiểm tra dẫn cho việc sử dụng sở liệu nguồn hạt sẵn có đưa Mức độ thành thạo thấy rõ cán thuộc Trung tâm hạt RCFTI, cô Hoa ông Hưng việc cài đặt sử dụng liệu để tiến hành việc in ấn số liệu nguồn hạt bán hạt Vấn đề tồn chuyến công tác lần trước tạo file lưu trữ chỉnh lại toi làm thành công việc tạo file lưu trữ cac liệu có phần mềm Bối cảnh Điểm thành cơng Dự án xây dựng phần sở liệu ban đầu trợ giúp cho hệ thông quản lý hạtg iống RCFTI Hà Nội Điểm mạnh hệ thống phần mềm sở liệu hạt hiệu cung cấp u cầu thơng tin hạtg iống, đóng gói, vận chuyển quản lý Ngay bắt đầu dự án, Trung tâm hạt giống Australia (ATSC) xây dựng sở liệu hạt cho RCFTI việc điều chỉnh phần mềm Những điều chỉnh bao gồm báo giá, liệt kê danh sách, báo giá… để có logo FSIV chi tiết địa RCFTI; sử dụng đơn vị tiền tệ VNĐ bảng, biểu mẫu báo cáo; sử dụng mã vùng để quy định cho vị trí trường; thay đổi mã giá để làm trở nên mềm dẻo Điều đạt thông qua tư vấn ban đầu cho cán RCFTI chuyến thăm họ đến Canberra năm 2005 Bản hướng dẫn “Cài đặt phần mềm quản lý sở liệu” (Phụ lục 1) cung cấp cho việc cài đặt hệ thống Việt Nam cập nhật thêm chuyến thăm làm chi tiết dự trợ giúp cán để thực việc cài đặt thành công để phản ảnh thay đổi phiên Cài đặt phần mềm Seeds Database RCFTI Việt Nam: Trước đây, cán RCFTI hoc cài đặt phần mềm điều bộc lộ điểm yếu trì phần mềm, chảng hạn cán vắng thời gian dài Phiên điều chỉnh ATSC cài đặt lại thành công bà Chi máy tính RCFTI, Từ Liêm, Hà Nội quyền phần mềm MICROSOFT cung cấp dự án Dữ liệu máy tính chính, sử dụng phần mềm quyền cung cấp dự án, đáp ứng đầy đủ chức năng, bao gồm khả tạo lưu trữ thông tin dự liệu Kiểm tra việc cài đặt phần mềm máy tính khác chạy phần mềm khơng quyền gặp vấn đề bắt buộc cần đến phần mềm có quyền để tương tác với dự liệu Bà Hoa ông Hưng nhập liệu cân hạt cho lô hạt kho họ kiểm tra thêm thông tin khách hàng báo giá Như phần việc đào tạo cài đặt phần mềm đưa photo liệu cài đặt máy riêng rẽ để kiếm tra liệu Hiện chúng xóa liệu thử phần “Prơductin” để đảm bảo độ xác liệu thực Cán RCFTI hỏi họ bán hạt số lô hạt phân mềm chúng không làm báo giá hợp đồng, có nghĩa khối lượng lơ hạt có phần mềm khơng xác Chúng thảo luận cách tốt để sửa chữa vấn đề cân lại lô hạt nhập lại khối lượng cho lô hạt vào phần mềm sử dụng liệu cập nhật báo giá tương lai Trong phần tập cài đặt nhận thấy hướng dẫn cài đặt mà trước bà Chi dùng hỗ trợ tốt cho cán khác chúng làm chi tiết số lệnh quy tắc Họ tiến hành cài đặt thành cơng máy tính khác sử dụng hướng dẫn cập nhật (Phụ lục 1) Đào tạo: Khi bà Hoa ông Hưng tham gia vài lần hướng dẫn chuyến công tác trước hay bà Chi, lần để giải thích rõ cho phàn hỏi đáp họ trình sử dụng Họ hiểu tốt làm để nhập liệu lô hạt, xong khái niệm liên quan đến liệu trường cần xác định giải thích để liên kết với kiến thức họ Chúng tơi giải nhiều khía cạnh dạng liệu khác chức liệu chi tiết so với chuyến công tác trước họ quen nỗ lực sử dụng hệ thống theo nhiều cách khác Trong chuyến công tác trước, nhận thấy bước cho cán trung tâm hạt RCFTI để bắt đầu việc tài liệu hóa tất lơ hạt thu hái sử dụng phiếu ghi liệu xắp xếp tủ để lưu giữ chúng tra cứu Trong chuyến công tác nhận thấy chúng điền đầy đủ Tuy có số liệu thiếu, chảng hạn kinh độ vĩ độ, điều trao đổi với bà Hoa ông Hưng đến thống thiếu sót bổ sung hồn sớm Tơi đề nghị họ nên bắt đầu tệp tài liệu liên quan đến khách hàng hợp đồng bán hạt giống chuyển Thường nhân viên khác quan tâm đến phần khách hàng giai đoạn khác tìm kiếm phương tiện thích hợp Như đề cập, phần cuối chuyến công tác này, cán trung tâm hạt RCFTI để: • • • Đảm bảo nhập lơ hạt cập nhật liệu theo khối lượng lô hạt Tìm kiếm dự liệu thiếu thêm thơng tin cho phiếu ghi thông tin cập nhật liệu với liệu Bắt đầu cặp tài liệu/ điền thông tin theo hệ thống để giữ mối liên hệ với khách hàng Lịch làm việc bà Bronwyn Clarke từ ngày 15 – 21/ 4/2007 Ngày 15/ – Đến Hà Nội Ngày 16/ – Gặp TS Thịnh, cô Chi, cô Hoa ông Hưng, thảo luận mục tiêu chuyến thăm vòng tuần Bắt đầu việc xem qua phần mềm cô Hoa ông Hưng để xây dựng chương trình làm việc liên quan đến nhập liệu, sử dụng phần mềm… trả lời thắc mắc hướng dẫn để thực nhiệm vụ khác Ngày 17/ – Hướng dẫn cách cài đặt phần mềm máy tính khác Bản cài đặt sử dụng để kiểm tra liệu Ngày 18/ 4- Theo dõi giúp ông Hưng cài đặt phần mền máy tính thứ ba Tạo file lưu trữ liệu lưu giữ thông tin Ngày 19/ 4- Cán tiến hành đặt giá theo mức giá, tạo báo giá hợp đồng Xem xét việc quản lý báo cáo tạo báo cáo trợ giúp việc tìm kiếm liệu Ngày 20/ – Cán tập cài đặt liệu máy tính thứ tư sử dụng hướng dẫn cài đặt cập nhật Cán tập tạo lưu trữ liệu Ngày 21/ – Về Australia Phụ lục Bản hướng dẫn cài đặt phần mềm quản lý liệu hạt giống (9/ 9/ 2005) cập nhật 17/ 4/ 2007 Check the version of Operating System and Office installed on the computer Check whether the machine needs to be defragmented and carry out if necessary All required files are on the CD provided To start the Seeds Database Installation you need to install the software for the database backend (MSDE) INSTALL MSDE To begin: • make a folder under C:\Temp called Seeds Install and • then make a folder under that called MSDERelA: C:\Temp\SeedsInstall\MSDERelA\ • Copy the MSDE files into this directory from the CD To run the setup and apply settings including setting the System Administrator Password • Go to Start/Run and type in ‘cmd’ • Path to the folder where the MSDE ‘setup.exe’ file is as follows: CD enter (repeat till back to root directory ie C: ) CD Temp CD SeedsInstall CD MSDERelA Till the path line looks like: C:\TEMP\SeedsInstall\MSDERelA> Type in the following command at the end of the path: Setup SAPWD=”H0Ch1M1n” INSTANCENAME=”SeedsServer” DISABLENETWORKPROTOCOLS=0 SECURITYMODE=SQL /L*v C:/MSDELog.log (Note: SAPWD requires a strong password with at least letters and including numbers and symbols; the password above is an example, another password may be used but must be used in every following instance where the password is specified in these notes) • • • When the installation has finished running, check the MSDELog.log file in the C:\ drive, to see if it has been successful (go to end of file to see) If so, restart the computer to complete setup Check for icon in the System Tray (RH lower corner of screen) Once you have successfully installed MSDE you can begin installation of the Seeds Database INSTALL SEEDS DATABASE To begin • by making a folder under C:\Temp\SeedsInstall called DatabaseCreation: C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\ • Copy the Seeds installation sql script file (e.g SeedsVN1-0_export) to this folder from the CD To load the database from the SQL script you must again open the dos command window (as above in 2) • Go to start/run and type cmd • Next path to the database creation folder ie CD enter (repeat till back to root directory ie C: ) CD TEMP CD SeedsInstall CD DatabaseCreation Till the path line looks like: C:\TEMP\SeedsInstall\DatabaseCreation> • Type in the following command at the end of the path: osql –S (local)\SeedsServer –U sa –P H0Ch1M1n –q –i SeedsVN10_export.sql –o SeedsInstall.txt NB this can take some time to run • • When finished check the SeedsInstall.txt document in the DatabaseCreation folder to see if the installation was successful A second check is to go to C:\Program Files and look for Micrsoft SQL Server folder, check in it that the instance is there ie MSSQL$SEEDSSERVER If it says that the installation was unsuccessful check the Errors section under a) If the installation was successful continue: Next: i) open Access ii) Select File/New Project using existing data in XP; or Access DB Wizards, pages and projects in 2000 iii)Select General Tab (only 2000) iv) Select 'Project (Existing Database)' (right hand side menu of screen in XP) v) Create in C:\…\DatabaseCreation; name: Seeds.adp; Select Create vi) Data Link Properies: (local)\SeedsServer Use specific user name and password a User Name: sa b Click off Blank Password c Password: H0Ch1M1n or your password Select database on server; in drop down list select 'Seeds' (if its not there then the installation has been unsuccessful; go to Errors a) for what to do) If its there then select the 'Test Connection' button; a if successful Select 'Ok' and go to b if not successful go to Errors a) or b) Load Data into empty database: Copy the Seeds installation data sql script file (e.g SeedsVN1-0Data_export) to C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\ from the CD In the command prompt repeat the instructions for loading the database from the sql script using the data.sql file (e.g SeedsVN1-0Data_export.sql) ie C:\TEMP\SeedsInstall\DatabaseCreation> osql –S (local)\SeedsServer –U sa – P H0Ch1M1n –q –i SeedsVN1-0Data_export.sql –o SeedsDataInstall.txt When this has finished check the SeedsDataInstall.txt document in the DatabaseCreation folder to see that it was successful Another check is to open Seeds.adp and look in the relevant tables for the uploaded data To import Gaz data: Copy file Vietnam2000.mdb from CD to C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\ - open seeds.adp - Select File/Get External Data/Import - Point to Vietnam2000.mdb - In ‘Import objects window’ select Gaz then OK - rename Gaz file to GazOld - rename Gaz1 to Gaz - open Gaz in design view; find GazId field; deselect use of null; then set as the primary key - save and close INSTALL SEEDS FRONTEND: • Create folder under C:\ called SeedsProd and • copy front end file (SeedsProdVN1-0u.mdb) and workfiles folder to this directory (ie C:\SeedsProd\Workfiles and C:\SeedsProd\SeedsProdVN10u.mdb INSTALL SOFTWARE TO ENABLE EMAILING OF DOCUMENTS • Create folder called Accessories in: C:\Temp\SeedsInstall\DatabaseCreation\Accessories • Copy files Ghostscript and GhostView in front-end folder on the CD to this the Accessories folder • Create a folder called Map under the C:\Program Files folder • Go to the Accessories folder and run the setup program for both Ghostscript (gs800w32.exe) and GhostView (gsv44w32.exe) When the setup programs ask you where the software should be installed navigate to the Map folder you created i.e C:\Program Files\Map folder • Next you need to make some changes to the environment of your system To this: o In Windows XP select Start/Control Panel/System then select the Advanced tab and click the Environment button o Add the following entries to the Path environment variable: ;C:\Program Files\Map\Ghostscript\gs8.00\bin; C:\Program Files\Map\Ghostscript\gs8.00\lib; C:\Program Files\Map\gsview\gsview Note: To check that the above has worked select Start/Run/cmd and at the > type in set (i.e >set) then Enter You will get a list of all the setup details for the computer including the path variables Check the ones you have added are all there and there are no spaces or missing semi-colons etc There should be no semi-colon after the last environmental variable you add to the Path SET UP ODBC CONNECTION (so that the frontend file can talk to the data source ‘Seeds’) These instructions are also in the ‘Seeds Database Installation Guide’ which includes screen shots which are very useful to refer to • • • • • • • • • • • • To start select Start/Settings/Control Panel/Administrative Tools/Data Sources (ODBC) Select the System DSN tab and click Add and then select SQL Server from the list of drivers that is displayed (This may alternatively be under the Drivers tab in some versions) Click Finish and when the next screen appears enter the following parameters: o Name: Seeds o Description: Seeds Production Database o Server: (local)\SeedsServer Click Next On the next screen enter the following: o For the question ‘How should SQL Server verify the authenticity of the login ID?’ Check the radio button: With SQL Server authentication using a login ID and password entered by the user o Login ID: sa o Password: use the password you used to setup the database e.g H0Ch1M1n Click Next Tick the ‘Change the default database to: and select Seeds from the drop down list Also tick the ‘Use ANSI quoted identifiers’ and ‘Use ANSI nulls, padding and warning’ Click Next Tick the ‘Change the language of SQL Server system messages to: and select English Also tick ‘Perform translation of character data’ and the ‘Use regional settings…’ boxes Click Finish • On the next screen click the ‘Test ODBC Data Source’ button to check if a connection to MSDE can be established If unsuccessful see ‘Installation Guide’ for what to CHANGE REGIONAL SETTING BEFORE OPENING THE DATABASE! - - Start/Settings/Control Panel/Regional and Language Options/Customize/Currency and change the following parameters: o Currency Symbol: delete $ and put in a space o Number of Digits After decimal: select Select Apply and then OK FINISH INSTALLING THE DATABASE FRONTEND • • • • • • • Open the file C:\SeedsProd\SeedsProdVN1-0u.mdb A message box will be displayed informing you that you are not linked to a valid database and suggesting that you unlink and relink to a new database Click the OK button If you click Cancel then Access will close down When the Seeds Database Main Menu appears select Utilities then Set Database Options from the Utilities Menu Enter the following values for the fields in the form: o Database Name: Seeds o Database Type: ODBC o Database Location: This machine o Data Source Name: Seeds o Current Drive: C: o Working Directory: C:\SeedsProd\Work o User Organisation: RCFTI o User Country: Vietnam o User Tax Name: VAT o User Tax Rate current rate e.g 0.1 o Email "Copy to" Address: Optional This is a general email address at your site to which a copy of all emailed quotes is logged E.g RCFTI@vnn.vn o Seiko Label Printer Type: Optional Select from drop down list o Printer Port Network Address:Optional The local printer port or network address of the Seiko printer Local ports are COM1 or COM2 or USB (eg USB001) and network address should be in the form \\MyMachine\PrinterName the When you have entered the data into the fields click Save button Exit ‘Database Options’ Select Unlink Database from the Utilities Menu followed by Link Database Log out of the Seeds database completely and when you next log on you should be linked to the correct server database Note: If on attempting to open the database you get a message that says the working drive is not valid you will need to click on the window behind the logon screen Go to tables and open ‘Main Menu’ Then follow instructions above and, in the Utilities/Database Options Form, change the Working Directory to: C:\SeedsProd\Work Note: If on attempting to open the database it says the user name and/or password are wrong you need to check instructions under Errors c) below IF YOU ARE GETTING REFERENCE ERRORS CHECK REFERENCES: After installing front end but before logging on (i.e open database window without logging on at logon screen) you need to check for any missing references, especially if getting errors In front-end with the database window (not final version just for users where you hide the DB window) Open Database Window Modules Appl MVB editor: Tools References This shows software linked to your application Access can fix some of these if they are different to the version in which the database was created but it is not smart enough to fix: MS Outlook Object Library; and MS Excel Object Library At the top of the list are the ones the software that are linked if any of these have missing references scroll down to Microsoft section and look for something with the same name If its there click on it and it will then use that one/ unclick the matching one that says ‘missing reference’ at the top of the list After all changes go the menu and select Debug Compile SeedsDev.mdb If it wont compile it means you probably still have broken references The Seeds Access database is in Access 2000 format If the computer it’s being installed on is in XP (ie Access 2002 or 2003) you can run a convert and change to this mode Usually is a bit more efficient in one of these versions To this go to: Tools Database Utilities Convert Database and select the appropriate version CUT FINAL VERSION OF DATABASE FRONTEND ie make a copy called SeedsVN1-0.mdb To cut a final version for users which hides the database window so that users cant accidentally make changes that could be detrimental to the database carry out the following: Copy and paste a copy of the development/installation version of the front end in the frontend folder, which has a lower case (little) ‘u’ at the end of the name e.g SeedsVN1-0u.mdb Rename the copy without the lower case ‘u’ Compact and repair if you have done any work on it (This is under Tools, Database Utilities) Then go to: Tools Startup Uncheck ‘Display Database Window’ Leave ‘Status Bar’ checked In ‘Menu Bar’ select Seeds Uncheck everything below Menu Bar and Shortcut Menu Bar Select OK Then in the top menu bar of the application window, right click in any blank area of the window Select Customize Toolbar tab Uncheck Form View (in mine at home Database View was checked not Form view but unchecking it still works Try to Uncheck Menu View (it wont but don’t worry) CLOSE (with X at top RH of screen) If it doesn’t work just delete this version and start again from the beginning of instructions to cut front end version of the database ERRORS Some possible errors are: a) If MSDELog.log file says the installation was unsuccessful you will need to check the setup.ini file and other commands for errors Then you can try again Also, if SeedsInstall.txt says that the installation has not been successful this means that for some reason the database has not been created and possibly the tables have been put into the master database For example, this can happen if the ‘instance’ names don’t match In this case you will need to uninstall MSDE To this: i) go to Start/Settings/ControlPanel/AddRemovePrograms and find Microsoft SQL Server Desktop Engine (SEEDSSERVER) Select Remove and then restart process from the beginning b) If the SeedsInstall.txt says the installation was not successful but it has not put the tables into the master but was unsuccessful for some other reason you may only need to drop the database Seeds (not uninstall MSDE) To drop the database for re-installation you need to log onto the server in osql: Open cmd window type in osql –S (local)\SeedsServer –U sa –P H0Ch1M1n at the 1) type: a drop database seeds b go if it has worked you will get the following message: Deleting database file ‘C:\ProgramFiles\Microsoft SQL Server\MSSQL$SeedsServer\Data\Seeds_Log.LDF ; Deleting database file ‘C:\ProgramFiles\Microsoft SQL Server\MSSQL$SeedsServer\Data\Seeds_Data.MDF c) If the password will not logon: - first check that you have entered it correctly ie retype it; if it still doesn’t work: - check it in the command window using osql ie o osql -S (local)\SeedsServer –U username –P password then use enter key if you get >1 then you have successfully logged on this way - check it by using it to log on to the seeds.adp file; If it works in osql and seeds.adp then it could be because the Data Source Name does not match the one used when setting up the ODBC connection To check: - go behind the logon screen and open database window; - open forms ‘menu utility’ and select ‘Database Options’ - check that the Data Source Name is ‘Seeds’ (ie it must match the Data Source Name used when setting up the ODBC connection) ADDITIONAL TASKS Adding a New User (This enables each user to be identified on quotes and for updates to data, good for database and customer management) To Create a new user, grant them access to the Seeds database and grant them owner rights To this in MSDE you need to use the OSQL command line utility At the command line type the command below substituting your server name following the –S parameter and the password you allocated to sa following the -P parameter osql –S (local)\InstanceName –U sa –P YoursaPassword You wll then be presented with a numbered prompt which looks like the following 1> Type the following lines substituting the new user’s name and password where indicated After each line press the key To exit osql type Exit and then press the key use seeds exec sp_addlogin ‘NewUserName’,’NewUserPassword’,’Seeds’ exec sp_grantdbaccess ‘NewUserName’,’NewUserName’ exec sp_addrolemember ‘db_owner’,’NewUserName’ go Exit Examples: To add a General User use the following details: In command window use the osql utility to enter the following commands: osql –S (Local)\SeedsServer –U sa –P H0Ch1M1n use Seeds exec sp_addlogin 'SeedsUser','S33dzUs3r','Seeds' exec sp_grantdbaccess 'SeedsUser','SeedsUser' exec sp_addrolemember 'db_owner','SeedsUser' go Type 'exit' to exit osql To add an Individual User follow the following format substituting the correct User Name and the password he or she wishes to use: In command window C:\osql –S (Local)\SeedsServer –U sa –P H0Ch1M1n use Seeds exec sp_addlogin ‘Chi’,’Chi123!’,’Seeds’ exec sp_grantdbaccess ‘Chi’,’Chi’ exec sp_addrolemember ‘db_owner’,’Chi’ go Exit FINAL INSTRUCTIONS: Now that the database is fully installed and operational you still need to keep the installation files and, in particular, the seeds.adp file for making backup copies of your data and performing other management tasks To this move the folder ‘Seeds Install’ out of the ‘Temp’ folder and directly under the C:\ drive Instructions for carrying out and restoring a backup using the seeds.adp file are in the detailed Installation Manual Backups should be made as often as necessary to secure additional or editing of data in the database Backups of both the sql database and the seeds.adp file should be kept separate to the computer containing the main database, and along with the cd of all the installation files and documentation They should be dated to ensure that any restoration is carried out with the most up to date data  ... cơng tác tới RCFTI thực để đảm bảo hệ thống quản lý sở liệu hạt giống hoạt động hiệu để giúp đào tạo kỹ đánh giá vi? ??c sử dụng hệ thông phần mềm vi? ??c quản lý nguồn hạt RCFTI Hai cán bô RCFTI đào... cho vi? ??c sử dụng sở liệu nguồn hạt sẵn có đưa Mức độ thành thạo thấy rõ cán thuộc Trung tâm hạt RCFTI, cô Hoa ông Hưng vi? ??c cài đặt sử dụng liệu để tiến hành vi? ??c in ấn số liệu nguồn hạt bán hạt. .. thông tin Ngày 19/ 4- Cán tiến hành đặt giá theo mức giá, tạo báo giá hợp đồng Xem xét vi? ??c quản lý báo cáo tạo báo cáo trợ giúp vi? ??c tìm kiếm liệu Ngày 20/ – Cán tập cài đặt liệu máy tính thứ